Schlagwort-Archive: Verwaltung

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen

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von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Herr Dr. Cecconi präsentiert heute die Etablierung und Umsetzung des Archiventwicklungsplan des Stadtarchiv Chemnitz, welcher 2017 nach einer Umstrukturierung innerhalb der Stadtverwaltung angestoßen worden ist.

Ausgangspunkt war eine IST-Analyse des Archivs im Jahr 2017. Untersucht wurden u.a. die Zukunft der verschiedenen Standorte und die ausbleibenden Arbeitszeiten der damaligen Mitarbeitenden, Integration neuer Gesetze und Aufgaben und anstehende Großprojekte der kommenden Jahre. Kurzfristige Baustellen waren v. a. die Einbindung  und Vernetzung des Archivs in die Kulturlandstrategie mit Blick auf das anstehende Stadtjubiläum und die Erhebung Chemnitz zur Kulturhauptstadt Europas 2025. Langfristig waren insbesondere die Sicherung von Personalressourcen über die Verrentung der aktuellen Mitarbeitenden hinaus und die Planung des benötigten Neubaus.

Für die Personalplanung ging er von den Pflichtaufgaben des Archivs aus und formulierte gegenüber der Verwaltung sogar einen Mehrbedarf für neue Aufgaben wie die digitale Langzeitarchivierung. Für die Planung eines neuen Standortes ging das Stadtarchiv von einer Kalkulation der in Zukunft zu übernehmenden Akten aus und plante auf dieser Grundlage den Bedarf. Auch in der Digitalen Agenda der Stadt Chemnitz hat sich das Archiv als eine tragende Säule zur Digitalisierung der Stadtverwaltung aktiv eingebracht.

Alle diese Maßnahmen und Herausforderungen und Lösungen haben im Archiventwicklungskonzepts des Stadtarchiv einen einheitlichen Rahmen erhalten. Dieser wurde für einen Horizont von sechs Jahren gemeinsam mit dem Hauptamt und der Kämmerei erarbeitet und durch einen Ratsbeschluss offiziell beschlossen. Die Coronakrise hat allerdings die Umsetzung des Plans in der Realität erschwert. Die vorhandenen Ressourcen stimmten nicht mehr mit der Planung überein, neue Aufgaben traten hinzu. Dennoch ist heute ein Umsetzungsstand von rund 70% erreicht. Ungeklärt ist beispielsweise die Lösung der Standortfrage.

 

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

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von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Das BKK-Positionspapier “Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft” und seine Zielsetzung

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von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Mit dem von der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) vollständig neu verfassten und im Oktober 2022 veröffentlichten Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ stellte Dr. Quadflieg ein wichtiges Hilfsmittel für die Positionierung von Kommunalarchiven im kulturpolitischen Diskurs und zu ihrer strategischen Ausrichtung innerhalb gesamtgesellschaftlicher digitaler Transformationen vor. Das Positionspapier soll den Kommunalarchiven nicht nur als Richtlinie zur übergeordneten Konzeption, sondern auch als wertvolles Hilfsmittel in ihrer alltäglichen Arbeit dienen.

Dr. Quadflieg gab zunächst einen Rückblick des 2002 von der BKK veröffentlichten Vorgängerpapiers, welches über die Definition des Kommunalarchivs dessen Fachaufgaben ableitete. Aus diesen resultierten wiederum die zur Aufgabenerledigung notwendigen Institutionen. Dies begründete letztlich die zur Erfüllung der gesetzlich geregelten Fachaufgaben den Archiven bereitzustellenden personellen und materiellen Ressourcen. Es thematisierte dabei auch die Einbindung des Archivs in die Kommune, wie z. B. im Bildungssystem, definierte Aufgaben und Verantwortungsträgerschaften. Das Vorgängerpapier zielte voranging auf den innerfachlichen Diskurs und befürwortete eine Konzentration auf archivische Kernaufgaben bei gleichzeitiger Auslagerung anderer Arbeitsbereiche.

Die BKK beschloss 2020 eine grundlegende Überarbeitung des Positionspapiers, da in der Neufassung sowohl ein Mehrwert für Kommunalarchive als auch für andere archivinteressierte Gruppen, v. a. Trägerverwaltungen, entstehen sollte. Es sollte außerdem das Themenfeld der digitalen Transformation mit aufnehmen und sich nicht zu sehr auf fachliche Detailaspekte fixieren. Die hiermit befasste Arbeitsgruppe setzte sich aus Repräsentanten mittlerer und großer Kommunalarchive zusammen und achtete bei der konkreten personellen Besetzung auf möglichst große Diversität.

Im Vordergrund des neuen Positionspapiers stand die Bedeutung der Kommunalarchive innerhalb ihrer Kommune und gegenüber den dortigen Anspruchsgruppen. Diese wurden in vier wesentlichen Wirkungsbereichen verortet: Rechtsicherung und Transparenz, digitale Transformation und moderne Verwaltung, Bewahrung wertvollen Kulturgutes und der Begegnung mit Kultur, sowie Forschung und Bildung. Diese Gliederung ist nicht als hierarchisch aufzufassen, denn der Ressourceneinsatz und Output muss zwangsläufig in jedem Archiv nach dessen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen und verlagert sich im Zeitverlauf.

Diese Gliederung erlaubt es den Archiven, sich den eigenen Ressourcenaufwand in den einzelnen Feldern bewusst zu machen und den eigenen Gestaltungsanspruch strategisch zu steuern. So lassen sich auch die Ansprechpartner in den Trägerverwaltungen effektiver „triggern“.

Das BKK-Positionspapier führt danach die Rolle des Archivs in den einzelnen Wirkungsbereichen  im Umgang mit den Anspruchsgruppen näher aus. Auf dieser Grundlage leitet es, ähnlich dem Vorgängerpapier, die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Rahmenbedingungen zur Wahrung der gesetzlichen Pflichtaufgaben ab. Gleichzeitig soll innerhalb des gesetzlichen Rahmens auch der erhebliche und konstruktive Spielraum der Kommunen zur Gestaltung ihrer Archive als Institutionen demokratischer Gemeinwesen verdeutlicht werden.

In der nachfolgenden Diskussion kam die Nachfrage aus dem Plenum, ob in der BKK-Redaktion tatsächlich keine kleineren Archive von Kommunen unter 75.000 Einwohnern repräsentiert seien.

Dr. Quadflieg erläuterte, dass in dem 7köpfigen Gremium tatsächlich nur größere Archive partizipierten. Dies liege v. a. daran, dass in Archiven mit größerer Personalbasis in der Regel mehr Kapazitäten für die Redaktionsarbeit vorhanden seien. Jedoch wurden die Inhaltsentwürfe des Positionspapier bei zwei Gelegenheit der Vollversammlung der BKK präsentiert und Veränderungsvorschläge aufgegriffen.

Dr. Lessing erkundigte sich, ob sich bereits eine Resonanz auf das Positionspapier abzeichnete.

Herr Quadflieg räumte ein, dass sich außerhalb der BKK-Jahresversammlung noch keine breite Resonanz abzeichne. Allerdings seien die wichtigsten Adressaten auf dem Deutschen Städtetag erreicht worden, da es bei der Vorstellung in dessen Kulturausschuss zu positiven Rückmeldungen kam.

Abschließend bat Herr Quadflieg im Namen der BKK um Kritik und sonstiges Feedback zum Positionspapier, damit künftig eine regelmäßige Weiterentwicklung und Aktualisierung erfolgen kann.

 

Prof. Dr. Charles Jeurgens (Universität Amsterdam): Dutch appraisal and selection policy. Hotspots and the MH17-crash as an example

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Am Beispiel des Abschuss der Boeing 777 von Malaysian Airlines am 17. Juni 2014 über der Ukraine erläutert der Referent die Grundlagen der Debatte um und über Überlieferungsbildung in den Niederlanden. Dabei geht er von den rechtlichen Grundlagen aus, insbesondere dem Archivgesetz (Archives Act) aus dem Jahr 1995, um die Grundzüge der archivfachlichen Debatte zu skizzieren und auf dieser Grundlage die archivischen Konsequenzen für den Umgang mit Unterlagen und Informationen zum Flugzeugabsturz zu beleuchten.

Für den Referenten besteht das Grunddilemma zeitgenössischer Überlieferungsbildung darin, dass sie grundsätzlich einer guten Kenntnis der gesellschaftlichen Entwicklung bedürfen, die moderne Gesellschaft sich aber durch eine so hohe Komplexität auszeichnet, dass es kaum möglich ist, einen solchen Überblick zu gewinnen.

1. Gesetzliche Grundlagen in den Niederlanden

Grundlage ist das Archivgesetz (Archives Act) der durch eine Rechtsverordnung (Archives decree) ausgestaltet und präzisiert wird. Mit Blick auf die Überlieferungsbildung dekretiert das Gesetz eine grundsätzliche Ablieferungspflicht, die in der Rechtsverordnung durch Verfahrensvorschriften präzisiert werden. Eine Novellierung dieser Rechtsvorschriften steht derzeit an, die u.a. mit einer Reduzierung der Ablieferungspflichten von 20 auf 10 Jahre einhergehen wird.

2. Praktische Umsetzung der Rechtsvorschriften durch die staatlichen Archive in den Niederlanden

Übernahme und Bewertung verlaufen in den Niederlanden anders als in Deutschland. Bei der Abgabe an das Archiv beginnt alles mit einer „Top Level Consultation“ zwischen abgebender Stelle, zuständigem Archiv und einer unabhängigen Stelle, die die Interessen der Bürgerinnen und Bürger repräsentiert. Unter Berücksichtigung wird eine Bewertungsentscheidung getroffen bzw. ein „retention schedules“ erarbeitet, die anschließend von übergeordneten Stellen (z.B. Ministerien) genehmigt werden müssen. Welche Kriterien hierbei angelegt werden müssen, steht in Grundzügen im Archivgesetz – methodische Vorgaben gibt es jedoch nicht. Diese entsprechen vielmehr dem jeweiligen Stand der archivwissenschaftlichen Diskussion. Von großer Bedeutung seien die PIVOT- Methode (ca. 1990er Jahre bis 2010) sowie der Zugang des „Macro Appraisal“, auf die Jeugens im Folgenden intensiver eingeht.

3. PIVOT-Methode

Die Methode sei nach Erlass der Archivgesetze 1995 entwickelt worden, mit der insbesondere auf die deutliche Verkürzung von Ablieferungsfristen reagiert worden ist (50 auf 20 Jahre). Ziel seine die Vereinfachung und zeitliche Verkürzung des Bewertungsprozesses gewesen. Der Nachteil habe jedoch darin bestanden, dass die Methode v.a. formalistisch-legalistische Kriterien die Bewertungsentscheidung präjudiziert hätten und es eine starke Zentrierung auf die staatliche Verwaltung gegeben habe. Deshalb habe um 2010 – parallel zu entsprechenden Debatten in Deutschland zwischen Befürwortern von Evidenztheorie und Dokumentationsprofilen – ein Umdenken eingesetzt. Man habe eine bessere Abdeckung der tatsächlichen gesellschaftlichen Wirklichkeit angestrebt, ohne die unbestreitbaren Vorteile von PIVOT aufzugeben.

Die Folge seien drei Instrumente entwickelt worden.

4. Neue Instrumente (systeme analysis, risk analysis, Hotspot monitor)

Man habe die Analyse von Systemen und Risiken eingeführt, um den Archivwert anhand der mit den jeweiligen Informationen verbundenen Risiken bzw. Relevanz für Gesellschaft und Verwaltung bestimmen zu können. Hinzukomme der sog. „Hotspot Monitor“ – der Versuch zeitgenössische Ereignisse rechtzeitig zu erkennen, denen eine besondere Bedeutung zukomme bzw. zukommen werden. Hier sei der Abschuss der Passagiermaschine 2014 (https://de.wikipedia.org/wiki/Malaysia-Airlines-Flug_17) ein besonders eindrucksvolles Beispiel, bei dem sich zeige, dass man bereits sehr frühzeitig, ja vorzeitig damit anfangen könne, entsprechende Informationen zu sammeln bzw. Bewertungsentscheidungen zu treffen. Hier gebe es sogar eindeutige politische Stellungnahmen, die die staatlichen Archive verpflichte, das gesamte Forschungsmaterial zu sammeln, zu erhalten und zugänglich zu machen. Diese politische Entscheidung habe sich auch auf extrem volatile, kaum archivfähige elektronische Unterlagen bezogen und die Staatsarchive vor große Herausforderungen gestellt. Eine Vielzahl von staatlichen und sonstigen Stellen sei mit dem herausragenden, tragischen Ereignis befasst gewesen.

5. Fazit und Diskussion

Zusammenfassend stellt Jeurgens fest, dass die drei neuen Instrumente – auch am Beispiel des Flugzeugabsturzes – ihre Vorteile bewiesen hätten. Sie müssten allerdings immer zusammen gedacht werden und beruhten auf der Einbeziehung von nicht archivischen „Stake holdern“ im engeren Sinn (Verwaltung, Wissenschaftler, Zivilgesellschaft). Allerdings dürfe man sich auch nichts vormachen: Auch die Beteiligung von nicht archivischen Akteuren sowie die Entwicklung von innovativen Instrumenten, mache Überlieferungsbildung nicht zu einem einfachen, standardisierbaren Verfahren. Bewertung bleibe zeitaufwendig und komplex. Insbesondere die Abstimmung und der Dialog seien nicht immer einfach.

Im Anschluss konstatiert Yvonne Bergerfurth (StA Geldern), ihr sei im Laufe des Vortrags eine (noch) größere Nähe zwischen Records Management und Archiven als in Deutschland deutlich geworden. Die Grenzen zwischen beiden Aufgaben verschwämmen und sie fragt, ob ihr Eindruck richtig sei, dass der niederländische Zugang mit einem (noch) höheren Personalaufwand als in Deutschland einhergehe. Jeurgens bejaht dies grundlegend, macht in seiner Replik aber auch deutlich, dass die Festlegung von „Hotspots“ eine Aufgabe bei der abgebenden Stelle sei. Es gebe eine andere Aufgabenverteilung zwischen Archivaren und anderen Stake holdern als in Deutschland. Überlieferungsbildung werde nicht nur im Dialog zwischen Archiven, sondern v.a. zwischen Archiven, Verwaltung und Wissenschaft betrieben.

Hr. Pilger (StA Duisburg) erkundigt sich, in welchem Verhältnis die Ermittlung von Hotspots zur „Trend analysis“ stehe – wie er sie am Vortrag z.B. mit Blick auf die Dokumentationsstrategie zur Migrationsgeschichte skizziert habe. Jeurgens antwortet, dass die Analyse von gesellschaftlichen Entwicklungen in kommunalen Archiven und Dokumentationsstellen eine große Bedeutung zukommt, nicht aber in den von ihn dargestellten staatlichen Archiven.

Bettina Joergens (LAV NRW) fragt nach den Problemen, die aus der notwendigen Kollaboration zwischen Archivaren, Verwaltung und Wissenschaftlern bzw. dem faktischen Fehlen der archivischen Bewertungshoheit resultiere.

Peter Weber (LVR-AFZ) weist auf die großen Parallelen mit dem Prinzip des Dokumentationsprofils hin. Er und Jeurgens sind sich einig, dass es sich um einen Versuch handele, Überlegungen von Hans Booms zu operationalisieren, in die Realität umzusetzen.

Josef van Elten (HAEK) stellt die Frage in den Raum, ob dieser Anspruch nicht mit einer massiven Überlastung der Archive einhergehe.

Sektion 1 Vortrag von Dr. Max Plassmann: Der BKK-Unterausschuss “Überlieferungsbildung”

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Herr Dr. Plassmann berichtet über den BKK-Unterausschuss „Überlieferungsbildung“.

Die BKK (=Bundeskonferenz der Kommunalarchive) ist ein berufener Fachverband beim Deutschen Städtetag, der aus 25 Mitgliedern besteht. Zu seinen Aufgaben zählt zum einen die Diskussion aktueller Probleme von Kommunalarchiven. Zum anderen berät die BKK auch den deutschen Städtetag in archivischen Fragen, wodurch sie gleichzeitig ein Sprachrohr der Archive in die Politik hinein ist.

Der BKK-Unterausschuss „Überlieferungsbildung“ wurde 2002 gegründet, kurz nach Gründung des gleichnamigen VDA-Arbeitskreises.

Das bisher wichtigste Produkt ist die Arbeitshilfe „Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive“. Hierin werden auf abstrakter Ebene Hilfestellungen gegeben, wie ein Kommunalarchiv ein eigenes Dokumentationsprofil erstellen kann. Die Arbeitshilfe ist jedoch kein praktisch sofort einsetzbares Mittel zur Überlieferungsbildung, sondern es bedarf der individuellen Zuschneidung auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kommunalarchivs. Diese Aufgabe muss das jeweilige Kommunalarchiv selbst übernehmen. Anders als auf staatlicher Ebene dokumentieren Kommunalarchive nämlich nicht nur das Verwaltungshandeln, sondern auch die lokale Lebenswelt. Dies bedeutet, dass eben nicht nur amtliches Schriftgut, sondern auch nichtamtliches Schriftgut wie Nachlässe und Sammlungen in die Überlieferungsbildung miteinbezogen werden müssen. Es geht nicht nur darum das Verwaltungshandeln zu dokumentieren, sondern ein gesellschaftliches Gesamtbild zu dokumentieren. Grundsätze und Arbeitsweisen gilt es auf die eigene lokale Lebenswelt anzupassen.

2017 wurden „Empfehlungen zum Umgang mit ersetzendem Scannen“ herausgegeben, aktuell in Bearbeitung „Umgang mit Unterlagen aus ARGEN und Jobcentern“ sowie „Bürgerpartizipation im kommunalen Bereich“.

Es braucht auf kommunaler Ebene eigene Arbeitskreise, denn beim VDA werden abstrakte Grundsätze formuliert, die aber nicht auf jede Archivsparte übertragbar sind. Bei Bewertungsdiskussionen dominiert die staatliche Sichtweise.

Auch die Anwendung an sich stellt ein Problem dar, da sie praktisch nicht auf Kommunalebene übertragbar ist. Deshalb ist es wichtig, dass Kommunalarchive hier eine eigene Diskussion führen.

Bei der kommunalpolitischen Überlieferungsbildung spielt die inhaltliche Bewertung wegen ihrer individuellen lokalen Lebenswelt eine größere Rolle, denn sie will in ihrer Besonderheit erfasst und dokumentiert werden. Hierbei spielt auch die Überlieferung im Verbund eine Rolle: Welche anderen Archive in der Region liefern auch Dokumente, die wir deshalb nicht archivieren müssen?

„Das historische Erbe sichern“ bedeutet auch, dass das Kommunalarchiv die Überlieferung vor Ort sichern muss, wenn keine andere Gedächtnisinstitution vorhanden ist. Dann hat es nicht nur die Aufgabe, Verwaltung abzubilden, sondern auch Aspekte aus der lokalen Lebenswelt zu erfassen. Die Verzahnung von Verwaltungshandeln und lokaler Lebenswelt durch die Dokumentation von amtlichem und nichtamtlichem Schriftgut ist deshalb wichtig. Die Grundfrage dabei bleibt: Was macht meine Kommune aus? Diese Antwort kann kein allgemeines Dokumentationsprofil geben, sondern muss individuell erarbeitet werden. Hierbei können Arbeitshilfen und Positionspapiere eine wichtige Hilfestellung sein.

Abstract zum Vortrag von Dr. Stefan Flesch: Zwischen Ehrenamt und Dienstleister _ Bewertung von evangelischen Gemeindearchiven im Rheinland

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Die zweite Gesprächsrunde des 2. Sektion hält zwei Beispiele aus nicht-kommunalen rheinischen Archiven bereit. Zunächst stellt Dr. Stefan Flesch, Leiter des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland, die Herausforderungen der Archivarbeit auf Gemeindeebene vor. Hier gilt es, einen Ausgleich zwischen der Archivbetreuung im  Ehrenamt und der Inanspruchnahme von Dienstleistern für die Bewertungsaufgabe zu schaffen.

Zur Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR) gehören ca. 700 Kirchengemeinden von Saarbrücken bis Emmerich. Die zunehmende Zentralisierung kirchlicher Verwaltungen bedeutet vielfach die Aufgabe bisheriger Aktenmagazine und erhöht den Druck, auf ein effizienteres Schriftgutmanagement zu achten. Gerade in den Arbeitsbereichen der Personalverwaltung und des Bauwesens entstehen schon auf Gemeindeebene beträchtliche Volumina an Schriftgut.

In der alltäglichen Archivpflege des Archivs der EKiR bildet daher die Kassationsberatung vor Ort in den Gemeinden und Kirchenkreisen das mit Abstand häufigste Thema. Es geht zumeist um eine Art Luftröhrenschnitt, damit die Altregistraturen überhaupt wieder funktions- bzw. bearbeitungsfähig werden. Rechtliche Grundlage aller Bewertungsentscheidungen ist dabei die Aufbewahrungs- und Kassationsordnung für kirchliche Archive. Deren Fristen sind in den Einheitsaktenplan der EKiR integriert. Praxisnahe Ratschläge bietet die darauf basierende Handlungsempfehlung „Wie werfe ich richtig weg?“.

Bei der Koordinierung von Ordnungsprojekten arbeitet das Archiv der EKiR sowohl mit Ehrenamtlichen als auch mit professionellen Dienstleistern zusammen. Entsprechend differenziert gestaltet sich das konkrete Handling der Bewertung vor Ort. Die örtliche Überlieferungsbildung nach den formalen Kategorien des Aktenplans wird seitens des Archivs der EKiR ergänzt durch Aspekte gängiger Bewertungsmodelle (vertikal-horizontales Bewertungsmodell, Überlieferung im Verbund).

Kurzvita von Stefan Flesch

  • 1981–1987 Studium der Geschichte und Anglistik an den Universitäten
    Saarbrücken und Exeter/GB
  • 1988–1990 Tätigkeit am Institut für Mittelalterliche Geschichte der Universität Saarbrücken und Arbeit an der Dissertation (Die monastische Schriftkultur der Saargegend im Mittelalter)
  • 1991–1993 Archivreferendariat (Staatsarchiv Detmold, Deutsche Archivschule Marburg und Bundesarchiv Koblenz)
  • 1993–2000 Leiter der Ev. Archivstelle Boppard (bis 1996 Koblenz)
  • Seit 2001 Leiter des Landeskirchlichen Archivs in Düsseldorf

Abstract zum Vortrag von Michael Korn: Der Arbeitskreis “Bewertung kommunalen Schriftguts NRW”

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Zum Abschluss der ersten Sektion stellt der Sankt Augustiner Stadtarchivar Michael Korn den in NRW tätigen Arbeitskreis vor. Auch dieser Expertenkreis widmet sich vor allem der Überlieferungsbildung im kommunalen Umfeld. 

Der 2012 gegründete Arbeitskreis versteht sich als Austauschplattform für Kolleginnen und Kollegen aus kleineren und größeren Häusern, möchte die vorhandenen Erfahrungen in Bewertungsfragen bündeln und auf dieser Grundlage praktische Hinweise für den Bewertungsalltag geben. Betrachtet werden analoge und digitale Verwaltungsunterlagen aus Nordrhein-Westfalen seit 1945. Die gemeinsam erarbeiteten Handreichungen mit Bewertungsempfehlungen und Hintergrundinformationen sollen als Arbeitserleichterungen für die einzelnen Kommunalarchive dienen.

Im Vortrag werden, nach einem allgemeinen Einstieg, zunächst die Ziele und die bisherige Entwicklung des Arbeitskreises vorgestellt. Der Referent geht auf die spezifische Arbeit und die aktuelle Zusammensetzung des Arbeitskreises ein. Folgend wird dargestellt, wie die Handreichungen erarbeitet werden sowie welche Ergebnisse bereits vorliegen und nutzbar sind. Abschließend wird der prinzipielle Aufbau der Handreichungen skizziert.

Kurzvita von Michael Korn

  • 1994–1997 Ausbildung zum Diplom-Archivar (FH) im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf und an der Archivschule Marburg
  • 1997–2003 Stadtarchiv Solingen
  • Seit 2003 Leiter des Stadtarchivs Sankt Augustin
  • Seit 2004 Dozent an der Archivschule Marburg mit Vorträgen im Rahmen der
    Anwärterausbildung sowie Kursleiter bei einer archivarischen Fortbildung
  • Seit 2014 Mitglied im Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW

Manfred Huppertz (Archiv des Rheinisch-Bergischen-Kreises) “Archiv und das Amt IT-Services – Und das geht?”

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„Archiv und IT – das geht?“ – ist zumeist die erste Frage, die an den Referenten herangetragen wird. In der Tat stellt das Archiv des Rheinisch-Bergischen Kreises eine Besonderheit unter den Kreisarchiven in NRW dar. Ursprünglich (1981) war das Kreisarchiv ein eigenes Amt, das 2002 in das Kulturdezernat wechselte. Erst seit 2014 ist das Archiv dem Amt IT-Services zugeordnet. Auslöser für die Reorganisation war u. a.  ein enormer Bewertungsrückstand und die Anbietung von Registraturen aus Außenstellen. Ein Neubau des Kreishauses führte zudem zu räumlichen Kapazitätsengpässen. Diese Faktoren führten u. a. zu einer inhaltlichen Neuausrichtung des Kreisarchivs, wie sie sich im Leitbild und einem Dokumentationsprofil ausdrücken.

In den vergangenen Jahren wurden zunächst die Rückstände bearbeitet, das Zwischenarchiv aufgelöst sowie eine Bestandsrevision durchgeführt. Auch eine neue Unterkunft für das Kreisarchivs musste gefunden werden. Hier ergeben sich Vorteile durch die Einbindung in das Dezernat I. Auch fällt es leichter, im übergeordneten Amt IT-Services Verständnis für die vergleichsweise junge Aufgabe der Archivierung digitaler Unterlagen zu schaffen. Das Archiv läuft dadurch nicht Gefahr, einem „digitalen Darwinismus“ zum Opfer zu fallen. Im Bereich digitale Aufgabenerledigung bestand auch im Kreisarchiv selbst ein gewisser Nachholbedarf.

Nicht zuletzt begünstigte der generelle Wandel der Aufgabenerledigung in der Verwaltung hin zum Digitalen die Eingliederung in das Amt IT-Services. Die Bedeutung des Wandels lässt auch daran ablesen,  dass die jüngeren Novellierungen des Archivgesetzes NRW entsprechende Passagen aufnahmen. Auch das Archiv bleibt bei diesen Entwicklungen nicht außen vor,  so dass eine Zusammenarbeit des Archivs mit der IT ohnehin unabdingbar ist, um Hard- wie Software zu beschaffen und einzuführen. Erste Projekte konnten bereits umgesetzt werden, z. B. die Einführung einer neuen Archivsoftware oder die Implementierung einer Software zur Archivierung von Webseiten. Verschiedene Digitalisierungsmaßnahmen sind in Vorbereitung. Eine Einbindung in ähnliche Projekte in anderen Verwaltungsbereichen ist durch die Zuordnung zur IT einfach zu etablieren.

Derzeit liegt der Schwerpunkt der Arbeit auf den eher internen Aufgaben für die Trägerverwaltung. Die eher externen Aufgaben treten tendenziell in den Hintergrund. Dennoch versucht das Archiv, in der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. durch verschiedene Internetprojekte, neue Wege zu gehen.

Resümierend führt Huppertz aus, dass die Zuordnung zur IT für das Kreisarchiv sehr gut funktioniert. Voraussetzung sei, dass eine gemeinsame Sprache gefunden wird, die es ermöglicht, die jeweiligen Aufgaben anzugehen.

Dr. Claudia Arndt (Archiv des Rhein-Sieg-Kreises): “Hat die verwaltungsmäßige Zuordnung Einfluss auf die Arbeit eines Kreisarchivs? Theorie und praktische Erfahrungen am Beispiel des Archivs des Rhein-Sieg-Kreises”

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Einführend verweist Frau Dr. Arndt auf den archivischen Aufgabenkanon, wie ihn das Archivgesetz NRW in § 2, 7 definiert. Grundlegend könnten zwei Aufgabenbereiche unterschieden werden: nach innen (gegenüber der Träger-Verwaltung) und nach außen (Bürgerinnen und Bürger, Forschende, usw.). Dabei stellt sich die Frage, ob sich die Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig aufdränge. Sie diskutiert diese Frage auf der breiten Basis einer Umfrage unter allen Kreisarchiven in NRW, in der nach der Zuordnung ebenso wie nach der Stellung (Amt, Abteilung, Sachgebiet) gefragt wurde.

Im Ergebnis ressortiert die überwiegende Mehrheit der NRW-Kreisarchive im Bereich Kultur (15 von 28 ausgewerteten Einrichtungen), gefolgt vom Bereich zentrale Dienste / IT. Vorteile einer Anbindung an den kulturellen Sektor ergeben sich durch mögliche Kooperationen verschiedener Kultureinrichtungen und im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Grundsätzliches Verständnis für archivische Anliegen im Kulturausschuss, dem das Archiv verantwortlich ist, sei meist spürbar. Gegen eine Zuordnung zur Kultur spricht, dass die Querschnittsfunktion von Archiven nicht immer wahrgenommen wird. Die interne (Aufgaben-)Wahrnehmung kann demnach leiden. Ressortiert ein Kreisarchiv im Bereich Zentrale Dienste / IT, werden die Vorteile in umgekehrt in der besseren internen Durchsetzungsfähigkeit bzw. Wahrnehmung gesehen, die sich in unterschiedlichen Bereichen (z. B. Ausstattung) äußere. Dagegen wurden Stimmen laut, die eine mangelnde Außenwirkung und Kooperationsmöglichkeiten beklagen. Ein eindeutiges Stimmungsbild war nicht zu ermitteln.

Von den 27 Kreisarchiven ist die überwiegende Mehrheit als Sachgebiet eingeordnet, gefolgt von einer Einteilung als Fachbereich/Stabsstelle/Amt. Eine gewisse Abhängigkeit von der Größe der Trägerverwaltung bzw. des Archivs ist nachweisbar.

Nach diesen einleitenden Bemerkungen leitet Frau Dr. Arndt zu den eigenen Erfahrungen im Kreisarchiv des Rhein-Sieg-Kreises über. Dazu gehören auch drei Reorganisationen seit dem Amtsantritt 2002. Im Großen und Ganzen entsprechen die Erfahrungen im Rhein-Sieg-Kreis denjenigen in den übrigen Kreisen, z. B. die Synergie-Effekte durch Kooperationen im Kulturbereich. Viele Anliegen bleiben letztlich von persönlichen Kontakten, dem Standing des Archivars und der Vernetzung des Archivs in der Verwaltung abhängig. Die Akzeptanz archivischer Belange hängt damit nicht zuletzt auch den Einstellungen der jeweiligen Vorgesetzten zur Aufgabe und zu den handelnden Personen ab. Zugang zu Entscheidungsträgern sind daher von zentraler Bedeutung, um Anliegen unmittelbar kommunizieren zu können. Dahinter tritt die Bedeutung der konkreten Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig klar zurück.

Dr. Arie Nabrings: Das Kommunalarchiv: Querschnittsaufgabe, Kultureinrichtung, Wissenschaftsbetrieb?

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Der Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum Dr. Arie Nabrings sieht für das Rheinland grundlegend zwei Modelle für die Eingliederung in die Verwaltung: Entweder sind die Archive in der Fachverwaltung – und hier meistens im Kulturbereich oder in der Querschnittsverwaltung verankert. Eine Umfrage 2015 ergab 101 Kommunalarchive, die in der Querschnittsverwaltung angesiedelt sind. Ihnen stehen 68 gegenüber, die verschiedenen Fachverwaltungen zugeordnet sind.
Im Laufe der letzten Jahrzehnte wurden die Archive integraler Bestandteil der Kulturarbeit der Kommunen und erfüllen diese Aufgaben auch, wenn sie als Querschnittsbereiche definiert sind.

Sammlung, Ordnung und Tradierung  stellen die Grundlagen der Motivation zur Archivierung dar. Archive bedienen das Grundbedürfnis der Menschen in Raum, Zeit und Gesellschaft Orientierung zu finden. Nabrings sieht eine Verschiebung von der engen Verzahnung mit der Verwaltung im Alten Reich hin zur Vebindung mit der Geschichtsschreibung in der Neuzeit.
Während Archive früher das Recht sichern und damit das Recht darstellen, liefern sie später Maßstäbe zur Erforschung und Beurteilung des Rechts.

Nabrings Schlussfolgerung lautet den Ausführungen entsprechend Archive haben immer eng mit der Verwaltung verknüpfte ebenso wie kulturelle Aufgaben.

Abstract zum Vortrag von Dr. Arie Nabrings: Das Kommunalarchiv: Querschnittsaufgabe, Kultureinrichtung, Wissenschaftsbetrieb?

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Dr. Arie Nabrings, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, stellt in seinem Vortrag Kontinuitäten und Wandlungen in Methodik und Intention von Archiven im Spannungsfeld zwischen Verwaltung, Kultur und Wissenschaft dar.

Bei der organisatorischen Eingliederung des Archivs in die Verwaltung gibt es im Rheinland zwei Modelle: Zu allermeist ist das Archiv entweder Teil der Quer-schnittsverwaltung oder der Fachverwaltung. Bei der Fachverwaltung ist es fast immer im Kulturbereich angesiedelt. Da gibt es nur wenige Ausnahmen. Zu nennen sind die Zuweisung des Archivs zum Büro des Bürgermeisters oder die Einordnung in Sammelbereiche z. B. zusammen mit der Wirtschaftsförderung und dem Denkmalschutz. Wir finden es auch als Teil des Stadtmarketings und im Bereich der Ordnungsverwaltung wieder.

Der Vortrag geht den Hintergründen und Ursachen dieser Situation nach, indem er die dem Archivieren zugrunde liegenden Motive und die daraus entstehenden Leistungen darstellt. Die für die Herrschaftsausübung in der Frühen Neuzeit elementare Bedeutung historischer Überlieferungen führt zur Entstehung von Archiven. Sie nehmen in der Verwaltung eine zentrale Rolle ein, die nach der Französischen Revolution und dem Ende des ius archivi schwindet. Gleichzeitig erfahren Archive Bedeutungszuwachs mit den in ihnen lagernden Unterlagen aufgrund des Aufblühens der Geschichtswissenschaft. Sie definieren ihre Rolle zwischen Verwaltung und Kultur neu.

Ihre Kompetenzen im Bereich der Schriftgutverwaltung und der Ordnung von Überlieferungen sind angesichts unübersichtlicher werdender Aktenführungen und der mit dem Übergang zur elektronischen Aktenführung einhergehenden Erfordernisse weiterhin aktuell. Die Trennung von historischem und Verwaltungsarchiv muss überwunden werden hin zu einem neuen Selbstverständnis, das die basalen Leistungen des Sammelns und Ordnens für die Gegenwart in der Verwaltung wieder fruchtbar macht.

Kurzvita von Arie Nabrings

  • 1974—1981 Studium der Geschichte, Philosophie und Evangelischen Theologie an der Universität Münster
  • 1981 Promotion über den Staatsrechtler Friedrich Julius Stahl
  • 1983—1985 archivarischer Vorbereitungsdienst an der Archivschule Marburg
  • Nach dem Abschluss des Referendariats Leiter des Stadtarchivs Viersen
  • dann in verschiedenen Funktionen in der Kulturverwaltung bei der Stadt Viersen
  • anschließend beim Landschaftsverband Rheinland tätig
  • seit Mai 2007 Leitung des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums in Brauweiler

Abstract zum Vortrag von Manfred Huppertz: Archiv im Amt IT-Services – und das geht?!

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Ist ein Kreisarchiv im Amt IT-Services tatsächlich so ungewöhnlich, oder nicht eher logische Konsequenz der jüngsten Entwicklungen? Manfred Huppertz erläutert innerhalb der Sektion 1 : “Archive in der Querschnittsfunktion” die Stellung des Kreisarchivs des Rheinisch-Bergischen Kreises.

„Archiv und IT – Und das geht?” – So oder so ähnlich lautet zumeist die erste Frage, die gestellt wird, wenn die organisatorische Einbindung des Kreisarchivs des Rheinisch-Bergischen Kreises dargestellt wird. Seit 2014 gehört das Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises nämlich nicht mehr zum dortigen Kulturbüro bzw. zum Kulturdezernat, wo es ehemals vor 30 Jahren eingerichtet worden ist, sondern zum Dezernat I Innere Verwaltung und dort zum Amt IT-Services.

Ist die Zusammenarbeit von IT und Archiv auch innerhalb einer Organisation angesichts des rasanten technischen Fortschritts in der digitalen Welt tatsächlich so abwegig? Oder ist die Zusammenarbeit von IT und Archiv vielleicht das Modell der Zukunft? Der Vortrag stellt die Motivationen zur Neuorganisation des Kreisarchivs dar und es wird über die Richtungsänderung des Archivs und die Auswirkungen auf die Archivarbeit berichtet, die diese Neustrukturierung seit 2014 mit sich gebracht hat. Das Fazit lautet dann: „Archiv und IT – Und das geht?” – „Ja, das geht, und zwar sehr gut”.

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Kurzvita von Manfred Huppertz

  • 2000 bis 2003 Ausbildung zum Diplom-Archivar beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen
  • 2003 bis 2007 Archivar im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen im Bereich Oberste und Obere Landesbehörden.
  • 2007 bis 2015 Archivar im Historischen Archiv der Stadt Köln im Bereich städtische Überlieferung (hier: Retrokonversion analoger Findmittel, elektronische Langzeitarchivierung, DMS / elektronische Akten, Administration Erschließungssoftware ACTApro).
  • Seit 2015 Archivar im Kreisarchiv des Rheinisch-Bergischen Kreises

Anmeldung zum 50. RAT ab sofort möglich

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Ab sofort ist die Anmeldung zum Rheinischen Archivtag freigeschaltet.
Hier geht es zum Programm.
Hier geht es zur Anmeldung.

Das Team des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums freut sich darauf, die rheinischen Archivarinnen und Archivare, interessierte Kolleginnen und Kollegen aus dem Bundesgebiet und dem benachbarten Ausland und Fachpublikum aus anderen Kultureinrichtungen am 2. und 3. Juni im Kreishaus in Siegburg zum 50. Rheinischen Archivtag begrüßen zu dürfen. Unter dem Titel “Verwaltung – Kultur – Wissenschaft. Facetten der Archive” steht die Verortung der Archive zwischen Selbstverständnis und der Menge der an sie heran getragenen Ansprüche im Fokus.

Zur Konzeption des 50. Rheinischen Archivtags 2016
Der zum 50. Mal veranstaltete Rheinische Archivtag wird am 2. und 3. Juni 2016 im Siegburger Kreishaus gewiss wieder zahlreiche Vertreterinnen und Vertreter aller Archivsparten versammeln. Traditionell wird bei diesem Jahrestreffen Grundsätzliches und Aktuelles aus der Archivwelt vorgetragen und diskutiert. Wenn 2016 die drei Begriffe „Verwaltung – Kultur – Wissenschaft“ das Leitthema bilden, so ist damit eine Wechselbeziehung zu den Archivinstitutionen angesprochen: Einerseits richten die Archive ihre Aktivitäten auf diese Felder aus, andererseits werden sie von dort in Anspruch genommen. Die Frage aber, ob diese Bereiche gleichwertig sind, ob eine Gewichtung in eine bestimmte Richtung gehen und wer dies festlegen sollte, zeigt den Diskussionsbedarf an.

Zum Auftakt thematisieren zwei Referate, wie sich die Vielfalt archivischer Aufgaben in der Geschichte der Institutionen entwickelt hat, welche Gründe dafür maßgeblich waren hat und wie sich diese Vielfalt im rheinischen Archivwesen abbildet.

Die folgenden drei Sektionen unterziehen die in der Überschrift genannten Begriffe einer näheren Sichtung: Zunächst stehen die Archive im Fokus, die eine dezidierte Querschnittsfunktion erfüllen, sich aber den kulturellen und wissenschaftlichen Herausforderungen nicht verweigern wollen. Sodann werden archivische Konzeptionen vorgestellt, die zum profilierten Kulturinstitut hinführen. Zum Schluss stellt sich die Frage, wie weit Archive nicht nur der Wissenschaft zuarbeiten, sondern auch selbst über Kapazität verfügen, um sich an der Forschung zu beteiligen.

Der zweite Tag sichtet die erarbeiteten Ergebnisse im Hinblick auf die anzustrebende Strategie: Ist eine Symbiose der archivischen Facetten möglich und arbeitspraktisch zu bewältigen? So werden zunächst zwei Referate diese Problematik vor dem Hintergrund der derzeitigen Berufsbilddiskussion beleuchten, bevor dann eine Podiumsdiskussion weitere, vielleicht auch kontroverse Gesichtspunkte einbringt. Letztlich erhebt sich die Frage nach dem Sinn dieser enormen Bandbreite an Aufgaben und den (personellen, finanziellen etc.) Voraussetzungen, unter welchen allein an eine Realisierung zu denken wäre.