Dominik Panic (Behörde für Kultur und Medien Staatsarchiv, Hamburg): Das Transparenzportal Hamburg, der Servicegedanke beginnt beim Sachbearbeiter

Hr. Panic steigt mit einer Vorstellung des Hamburger Transparenzportal ein. Das Transparenzportal Hamburg sei das im Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) geforderte Informationsregister, über das alle per Gesetz veröffentlichungspflichtigen Informationen anonym recherchiert werden können. Zugänglich sei es seit September 2014. Es sei der zentrale Zugang zu aktuellen Daten und Informationen der Hamburger Verwaltung und stellt, um die leichte Auffindbarkeit der gesuchten Inhalte zu gewährleisten, eine Suche über den Volltext aller Datensätze bereit.

Im Transparenzportal fänden sich vor allem alle diejenigen Informationen, die im HmbTG als veröffentlichungspflichtig aufgeführt seien. Überwiegend handele es sich dabei um Dokumente im PDF-Format. Zu den veröffentlichungspflichtigen Inhalten gehörten u.a.:

  1. Mitteilungen des Senats an die Bürgerschaft
  2. Amtliche Statistiken und Tätigkeitsberichte
  3. Gutachten und Studien
  4. Geodaten
  5. Verträge der Daseinsvorsorge oder von öffentlichem Interesse
  6. Bauleit- und Landschaftspläne
  7. Subventionen

Das Transparenzportal sei somit Ausdruck eines wahren Paradigmenwechsels: Von der Auskunftspflicht auf Anfrage sei man zu einer Veröffentlichungspflicht übergegangen. Es gebe erstmals eine einklagbare Auskunfts- und Veröffentlichungspflicht für Verwaltungsschriftgut.

Der Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für Journalisten, Wissenschaftler, Wirtschaftsunternehmen und Softwareentwickler sei – trotz der nach wie vor existierenden Ausnahmetatbestände – erheblich. Funktionsfähig sei das Transparenzportal aber nur dann, wenn es bei den zahlreichen Verwaltungsbeschäftigten auf Akzeptanz stoße. Ein Blick auf die eindrucksvollen Kennzahlen bestätigt, dass dies momentan durchaus der Fall zu sein scheint. Durchschnittlich gab es 2018 bislang circa 1,4 Mio. Zugriffe pro Monat. 130 Fachverfahren seien an das Portal angebunden. Dennoch sei es notwendig, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu begleiten und zu schulen.

In einem nächsten Schritt geht Hr. Panic von der Vorstellung des Transparenzportals zu Bedeutung und Folgen des zugrundeliegenden Servicegedankens ein. Benutzerfreundlichkeit und somit eine nutzerfreundliche Gestaltung des Portals seien Teil des gesetzlichen Auftrags. Barrierefreiheit sei eine Selbstverständlichkeit, sie resultiere aus den Grundlagen des demokratischen Rechtsstaats. Bürgerinnen und Bürger würden dazu befähigt, die aus ihrer Rolle als Souverän resultierenden Recht tatsächlich wahrzunehmen.

Abschließend schlägt Hr. Panic den Bogen zu den Auswirkungen auf die Arbeit von Archivarinnen und Archivaren. Er betont die großen Gemeinsamkeiten zwischen Transparenzportal und entsprechenden archivischen Angeboten, sieht gerade im archivrechtlichen Bereich (Schutzfristen) Anpassungsbedarf. Es sei nicht ersichtlich, warum für Archivgut restriktivere Fristen und Vorschriften gelten sollten als für Registraturgut.

Abstract zum Vortrag von Dominic Panic

Dominic Panic stellt in seinem Vortrag das im Herbst 2012 ratifizierte Transparenzgesetz der Freien und Hansestadt Hamburg vor. Bei seinen Ausführungen stehen besonders die Archive, welche ein wichtiger Bestandteil bezüglich der Umsetzung des Transparenzgesetzes darstellen, im Vordergrund der Betrachtungen.

Im Herbst 2012 wurde in der Hamburger Bürgerschaft das Hamburger Transparenzgesetz verabschiedet. Zu seiner Erfüllung wurde im Oktober 2014 unter www.transparenz.hamburg.de das Hamburger Transparenzportal in Betrieb genommen und in die Verantwortung der Archivarinnen und Archivare des Staatsarchivs als den Experten für Wissens- und Informationsmanagement und die Beratung der öffentlichen Stellen übergeben. Die fachliche Leitstelle Transparenzportal verantwortet seitdem den Betrieb und den weiteren Ausbau. 

Service für die Bürger

Das Archiv früherer Zeiten hatte eine klar umrissene Zielgruppe zu bedienen: mindestens der Schriftlichkeit wie der deutschen Sprache mächtig, vertraut mit der Fachsprache deutscher Behörden, darüber hinaus besonders qualifiziert. Anders beim Transparenz-portal: Dieses richtet sich an Jedermann, und über Jedermann wissen wir sehr viel weniger. Weder kann höhere Schriftkompetenz noch Fachsprachlichkeit unterstellt werden, auch nicht deutsche Muttersprache oder Vollständigkeit der sensorischen Fähigkeiten. Es kann nicht von einem bekannten Auftrag ausgegangen werden, auch nicht von einer vertrauten Sozialisation. Und der Kontakt erfolgt in erster Linie über die Transparenzportal-Webseite. Ohne mehr vorauszusetzen, als eine gewisse Vertrautheit mit der Bedienung von Webseiten und Basis-Schriftlichkeit, besteht die Aufgabe mithin in der ständigen Verbesserung der Benutzung und der Suchfunktionen. Der Abbau aller Zugangsbeschränkungen ist hier nicht nur selbstgewählter Serviceauftrag, sondern gesetzliche Verpflichtung (§10 HmbTG), deren Erfüllung überprüft wird (§18 HmbTG). 

Paradigmenwechsel in der Verwaltung, Veränderungen auch für Archivarinnen und Archivare

Das Ergebnis ist ein Portal, das den Bürgerinnen und Bürgern ohne Hürden Zugang zu wichtigen Dokumenten staatlichen Handelns gewährt, und zwar noch in ihrer Gegenwart (z.B. Verträge vorab). Gemäß der Intention des Gesetzes wird sein Mitwirkungs-Spielraum hiermit entscheidend erweitert. Mit dieser Initiative hat sich Hamburg an die Spitze der weltweiten Transparenzbestrebungen gesetzt. Die Auswirkungen sind umfassend und noch nicht abzuschätzen. Es bedeutet einen Paradigmenwechsel im Verwaltungsdenken, wie auch Veränderungen in den Arbeitsabläufen und bei der Bearbeitung und Archivierung von Dateien und Dokumenten. 

Service für alle: Kommunikation 360°

Wie die Benutzenden erhalten auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden bestmögliche Unterstützung, denn ihre verständige, aktive Zuarbeit ist entscheidend für die Qualität des Bestandes.

So wird die laufende technische Weiterentwicklung des Portals flankiert durch Kommunikation mit allen Gruppen. Die Mitarbeitenden der fachlichen Leitstelle sind Ansprechpartner für Besucher des Portals wie für Bearbeiter, für Behörden und Unternehmen in allen Fragen rund um den Betrieb, die Technik und die Benutzung. Sie beraten spezielle Nutzendengruppen, beseitigen Hindernisse, erleichtern und erklären die Nutzung, befördern die Kommunikation und informieren die Öffentlichkeit über die voranschreitende Entwicklung.

Die Vision des virtuellen Lesesaals mit freiem Zugang zu Schriftsätzen von zu Hause am Bildschirm ist mit dem Transparenzportal verwirklicht.

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Kurzvita von Dominic Panic

  • Studium der Informatik an der Universität Hamburg; Schwerpunkte: Software-Entwicklung sowie Modellbildung und Simulation
  • Nach Abschluss des Studiums: Tätigkeit als Software-Entwickler an dem BMBF-geförderten Projekt Emporer in Berlin: Link zum Projekt Emporer
  • Dozententätigkeit in den Bereichen betriebliche Umweltinformationssysteme und Software-Entwicklung
  • Über das Nachwuchsführungskräfteprogramm an die Freie und Hansestadt Hamburg gewechselt; dortige Tätigkeit in den Bereichen Projekt-Management und Anforderungsmanagement in verschiedenen Projekten der FHH; zuletzt Projektleiter und Referent im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement in der FHH verantwortlich für elektronische Entscheidungsvorgänge
  • Seit Ende 2017 Leitung der Fachlichen Leitstelle Transparenzportal im Staatsarchiv Hamburg