von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.