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Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements

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von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.

Aktiv gegen den Fachkräftemangel: FaMI-Ausbildung im Kreisarchiv Heinsberg

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von Anja Mülders, Kreisarchiv Heinsberg

Das Kreisarchiv Heinsberg ist ein relativ kleines Kreisarchiv im ländlichen Raum; der Fachkräftemangel ist in der Region ein erhebliches Problem. Dieser schwierigen Ausgangssituation sucht das Archiv schon seit längerem, durch die eigene Ausbildung von FaMIs entgegenzuwirken.

Das Kreisarchiv verwahrt ausschließlich die Überlieferung der Kreisverwaltung, nicht der kreisangehörigen Kommunen. Für Nutzer*innen ist neben dieser Überlieferung insbesondere die umfangreiche Zeitungssammlung von Relevanz. Die Personalausstattung stellte sich ursprünglich als erheblich zu niedrig dar. Neben einer detaillierten Feststellung des Bedarfs stellten die Ermittlung von Stärken und Schwächen die Basis für eine vorausschauende Personalplanung dar.

Anfänglich erhielt das Archiv nur sporadische personelle Unterstützung (Praktikanten, Ehrenamtler, vereinzelte Unterstützung beispielsweise durch Hausmeister); die Einstellung von weiterem archivischen Fachpersonal des gehobenen oder höheren Dienstes stellte für den Archivträger aus Kostengründen keine Option dar.

Die Einführung des Ausbildungsberufs “Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv” im Jahr 1998 brachte eine realistische Option mit sich, dieser Problematik entgegenzutreten. Da die Anwerbung bereits ausgebildeter Fachkräfte dieses Berufs auf dem freien Arbeitsmarkt unrealistisch war, kam de facto nur die selbstständige Ausbildung durch das Kreisarchiv in Frage. Erforderliche Bedingungen hierfür waren u.a. der Erwerb der Ausbildereignung, die Schaffung räumlicher Voraussetzungen und die Berücksichtigung des für die Ausbildung erforderlichen Zeitbedarfs. Seit 2007 konnte das Kreisarchiv regelmäßig FaMIs ausbilden, zumeist für den Eigenbedarf, aber auch für kreisangehörige Kommunen. Eine Garantie, dass die ausgebildeten Fachkräfte jedoch selbst auch längerfristig im Ausbildungsarchiv (oder auch im Ausbildungsberuf) arbeiten wollen, ist freilich nicht von vornherein gegeben.

Langfristig hat das Kreisarchiv Heinsberg seine Personalproblematik durch die Ausbildung von FaMIs deutlich verbessern können. Frau Mülders betont den Wert einer offensiven Werbung für den Ausbildungsberuf – beispielsweise bei Archivführungen und der Zusammenarbeit mit Schülerinnen und Schülern – wie auch die Vernetzung und das Einholen von Unterstützung, die sie durch die LVR-Archivberatung sowohl mit Blick auf das Schaffen von Rahmenbedingungen für die Ausbildung als auch für eine kontinuierliche Evaluierung der Gesamtsituation und personellen Bedarfe des Kreisarchivs erhalten hat. Zugleich betont Frau Mülders die Notwendigkeit, die Attraktivität des Archivs als Arbeitsplatz durch flankierende Maßnahmen stets aufrechtzuerhalten und zu verbessern, um Fachkräfte motivieren und halten zu können.