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Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

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von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.

 

KulturGutSchutz in Archiven. Maßnahmen und Kooperationsmöglichkeiten für Prävention und Ernstfall

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von Dr. Ulrich Fischer, Historisches Archiv der Stadt Köln

Dr. Steinert begrüßt nach der Mittagspause zur zweiten Sektion zum Thema Notfallereignisse und Notfallmanagement

Dr. Ulrich Fischer hält zu Beginn fest: Kulturgutschutz hat Konjunktur. Es sei eine Aufgabe, vor der Archive sich – auch im Angesicht klammer Haushalte – nicht wegducken könnten. Dabei seien die Gefahren vielfältig: In den kriegerischen Auseinandersetzungen im Nahen Osten, Mali, Bosnien bis hin zur Ukraine sei Kulturgut zum Ziel von Zerstörungen geworden. Der Klimawandel bedrohe das Kulturgut durch globale Erwärmung sowie zunehmende Extremwetterereignisse. Hinzu kämen altbekannte Themen wie die endogenen Veränderungen im Kulturgut selbst, Schädlingsbefall, unsachgemäße Aufbewahrung oder gar Diebstahl und Vandalismus. Die Politik setze sich zwar für den Schutz des schriftlichen Kulturgutes ein, jedoch seien die zur Verfügung gestellten Mittel ausbaufähig.

Unter Kulturgutschutz versteht Fischer alle Maßnahmen, die eine Beschädigung oder Zerstörung, aber auch den Diebstahl oder die Unterschlagung von Kulturgut verhindern würden. Auch sei das Kulturgutschutzgesetz zu beachten.

Fischer ruft mehrere Katastrophenfälle mit Beschädigung von Kulturgut in Erinnerung: Beispielsweise den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek 2004, das Hochwasser im Jahr 2021, aber auch die Brandkatastrophe in Kapstadt 2021. Auch hätten die Tornados in Paderborn und Lippstadt im Mai 2022 Archive treffen können.

Zu den Maßnahmen des Kulturgutschutzes zählt Dr. Fischer die Bundessicherungsverfilmung und die damit verbundene Einlagerung der Filme im Barbarastollen als traditionelle Tätigkeit. Daneben zählt er die Prävention, die Notfallvorbereitung nach ISO 21110 oder Priorisierung für Notfälle. Der Krieg in der Ukraine zeige zudem die Wichtigkeit von Überlegungen zur Evakuierung beziehungsweise Flüchtung von Kulturgut.

Als Akteure beziehungsweise Maßnahmenträger des Kulturgutschutzes sieht Fischer jedes Archiv selbst. Diese seien verantwortlich dafür, das eigene Kulturgut zu schützen und zu diesem Zwecke auch die eigene Trägerinstitution in die Pflicht zu nehmen. Dazu sei die Zusammenarbeit in Notfallverbünden unerlässlich: Die Kooperation mit anderen Kulturgutinstitutionen ermögliche es beispielsweise, die finanziellen Lasten auf mehrere Schultern zu verteilen. In NRW seien zudem die Landschaftsverbände als wichtige Vermittlungsinstanzen für Technik und Fachkenntnisse unerlässlich. Als darüber liegende Ebene existierten verschiedene Förderprogramme wie beispielsweise die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) oder die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), die Mittel zur Bestandserhaltung (und damit auch für den Kulturgutschutz) zur Verfügung stellen würden. Der Weg von der Antragstellung zur Umsetzung sei zwar anstrengend, doch würde er sich lohnen. Die Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände könnten auch hier mit ihrem Wissen unterstützen.

In der Beteiligung innerhalb eines Notfallverbundes sieht Fischer viele Vorteile, wie beispielsweise den Austausch von Fachkompetenz, verstärkte Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit oder die Koordination zwischen den Kulturgutinstitutionen. Zudem bestehe innerhalb von Notfallverbünden die Verpflichtung, Notfallübungen abzuhalten. Ohne diese disziplinierende Maßnahme würden solche Tätigkeiten gerne vergessen werden.

Auf bundesdeutscher Ebene erwähnt Fischer verschiedene Vereinigungen, die im Kulturgutschutz tätig sind. So beispielsweise BlueShield Deutschland, die Deutsche Gesellschaft für Kulturgutschutz oder auch Berufsverbände wie den Verband der Restauratoren e. V. (VdR).

Wichtig in der Prävention und Notfallbetreuung ist laut Fischer die Zusammenarbeit mit Behörden und Organisationen für Sicherheitsaufgaben (BOS), also Feuerwehr oder Technische Hilfswerke. Dort liege das nötige Wissen für den Umgang mit Katastrophen im Allgemeinen, welches sich auch auf den Notfall im Archiv anwenden ließe. Zur Risikoanalyse seien jedoch bereits basale Tätigkeiten unverzichtbar, wie beispielsweise die Betrachtung der Gebäude mit Kolleginnen und Kollegen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Fischer plädiert auch dafür, den Kontakt zu Versicherern zu suchen. Des Weiteren könnten die Umsetzung archivischer Fachaufgaben zum Kulturgutschutz beitragen: Schadenskataster, fachgerechte Verpackungen, Ordnung im Gebäude sowie eine fachgerechte Erschließung würden die Maßnahmen im Notfall wesentlich vereinfachen. Zudem sei eine Datensicherung unerlässlich, um notwendige Daten im Notfall nicht zu verlieren.

Zum Abschluss verweist Fischer auf die Webseiten der LVR- Archivberatung sowie des Notfallverbundes Münster, den SicherheitsLeitfaden Kulturgut (SiLK) sowie die ISO 21110 (Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr). Dort fänden sich entsprechende weiterführende Informationen. Diese seien zur Vorbereitung für den Notfall hilfreich. Zudem dienten sie gegenüber dem Archivträger als Argumentationshilfe.

Dr. Steinert fasst zusammen, dass nicht jede Institution das Rad neu erfinden müsse. In Archiv, Notfallverbünden sowie in den Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände seien bereits Fachkenntnisse vorhanden, von denen auch kleinere Archive profitieren könnten.

Eröffnungsvortrag “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive”

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von Dr. Corinna Franz, LVR-Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege

Den Eröffnungsvortrag zur Tagung hält Dr. Corinna Franz, seit dem 1. Februar 2022 Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege des Landschaftsverbands Rheinland. Unter dem Titel “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive” schildert sie die gravierenden Auswirkungen der Flutkatastrophe im vergangenen Sommer. Die Wassermassen des 14. Juli 2021 nahmen Menschenleben und Existenzen, sie zerstörten Städte und Dörfer und die Infrastruktur ganzer Regionen im Rheinland. Darunter waren auch zahlreiche Archive bis zur Vollständigkeit betroffen, darunter die Archive in Leichlingen, Bad Münstereifel, Kall und Stollberg. Historische Bauten und unersetzliches Kulturgut aus Museen und Archiven zählten zu den Opfern der Katastrophe. Dr. Franz spricht in Bezug auf die Archive vom “Glück im Unglück”, konnte doch das meiste gerettet werden – auch dank des Eingreifens von Kolleginnen und Kollegen sowie der Koordinierung des Landschaftsverbandes.

Die Referentin spricht die Änderung der klimatischen Bedingungen und die Auswirkungen für Archive an. Mittel und langfristige Entwicklungen wie Hitzesommer und feuchte, warme Wintermonate führten dazu, dass eine natürliche Klimatisierung von Archivmagazinräumen erschwert wenn nicht gar unmöglich wird. Die Bedingungen der hohen Temperaturen, hohen Luftfeuchten und Klimaschwankungen seien eine unmittelbare Bedrohung für das Archivgut. Hinzu kämen weitere Risiken durch Schädlingsbefall, u. a. die omnipräsenten Papierfischchen. Grundsätzlich würden die Entwicklungen nachhaltige bestandserhalterische Maßnahmen erforderlich machen, darunter eine fachgerechte Lagerung, saubere Magazinräume mit stabilem Raumklima, und konsequente Schädlingsprävention bzw. -bekämpfung.

Dr. Franz spricht aber auch noch eine weitere Bedrohungslage an, die kaum für möglich gehalten wurde: den Krieg in der Ukraine mitten in Europa. Der russische Überfall bringe nicht nur millionenfaches Leid für die Menschen mit sich, sondern auch Zerstörung und damit den Verlust von unwiederbringlichem Kulturgut. Die Folgen des Krieges auf ukrainisches Kulturgut werden in der nächsten Sektion noch Thema sein, sie weist aber auf das Thema Zivilschutz hin, das wieder an Bedeutung gewinne.

Zwei weitere, einschneidende Ereignisse in den letzten Jahren lässt Dr. Franz nicht unerwähnt – den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar und den Einsturz des Kölner Stadtarchivs. Beide Ereignisse hätten dazu geführt, dass das Bewusstsein bzw. die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Prävention gewachsen sei. Der Katastropheneinsatz habe im Sommer 2021 dafür gesorgt, dass sich die “Überlieferungsverluste in den betroffenen Einrichtungen in vergleichsweise engen Grenzen hielten”. Zugleich sei “nach der Katastrophe auch wieder vor der Katastrophe”. Dr. Franz warnt, dass künftig verstärkt mit dem Auftreten von extremen Wetterphänomenen zu rechnen ist und daher die Fragen wie Archive mit den Gefahren und Auswirkungen umgehen sollen bzw. wie diesen Katastrophen begegnet werden kann umso dringlicher werden. Dr. Franz unterscheidet drei Maßnahmen – bzw. Planungsebenen: 1: Prävention, 2. konkreter Notfalleinsatz und 3. Nachsorge.

Zu 1 Prävention: Es gehe darum, Maßnahmen zu ergreifen, die das Risiko eines Schadenseintritts weitgehend minimieren, wobei über die bestandserhalterischen Maßnahmen hinausgegangen werden müsse. Maßnahmen, die grundsätzlich in jedem Archiv umgesetzt werden könnten, sind: eine realistische Einschätzung der Gefährdungslage, Vorkehrungen zum Brand- und Wasserschutz, fachgerechte Verpackung von Archivgut sowie grundsätzlich ein gewisser Grad an Ordnung und Sauberkeit in allen Archiv- und Magazinräumen. Gleichwohl weiß Dr. Franz um die in diesen Bereichen vorherrschenden Mängel in vielen Archiveinrichtungen. Darüber hinaus zähle eine institutionenübergreifende Zusammenarbeit zur Notfallprävention, etwa die Bildung von Notfallverbünden, auch unter Beteiligung weiterer Kultureinrichtungen und unter Einbeziehung der Verwaltungen. Es bedarf einer Infrastruktur mit Unterstützung durch Technisches Hilfswerk und Feuerwehren. Diesen Notfallverbund gilt es “mit Leben zu füllen”, d. h. das alle Akteure sich miteinander vernetzen, Notfallpläne erarbeitet werden und regelmäßige Notfallübungen gemeinsam durchgeführt werden. Ziel ist der Aufbau einer Einsatzinfrastruktur. Auch Notfallboxen, mit denen Archive im Rheinland flächendeckend von der LVR-Archivberatung ausgestattet wurden, sowie Notfallanhänger und Notfallcontainer gehören zu den Soforthilfemaßnahmen. Für deren Anschaffung stellte der Bund 2021 Gelder bereit.

Zu 2 Notfalleinsatz: Im Falle einer Katastrophe sei bei den Rettungsmaßnahmen vor allem schnelles Handeln geboten. Bei großflächigen Katastrophen müsse dieses Handeln über eine gemeinsame Anlaufstelle koordiniert werden. Im Land NRW falle dies bei den nichtstaatlichen Archiven in die Pflicht der Landschaftsverbände und damit der beiden Archivberatungsstellen. In akuten Notsituationen müsse das Vorgehen unbürokratisch sein, müssten Hilfsmaßnahmen kurzfristig greifen und Gelder schnell bereitgestellt werden. Betroffene und nicht betroffenen Einrichtungen sollten kooperieren. Je besser die einzelnen Beteiligten hier schon miteinander vertraut seien, desto reibungsloser ließen sich Abläufe und Maßnahmen umsetzen, egal ob es um den Einsatz vor Ort, d. h. zur Sicherung, Bergung und Erstversorgung, oder den Abtransport geborgener Unterlagen in Asylarchive oder Kühlhäuser gehe.

Zu 3 Notfallnachsorge: Die Nachsorge sei vor allem eine Frage des Geldes. Dr. Franz verweist auf die langwierigen Prozesse und hohen Kosten der Wiederherstellung von Archivbeständen, etwa für die Gefriertrocknung, konservatorische Behandlung, Restaurierungsmaßnahmen, Verpackung und Neuverzeichnung und nicht zuletzt die Neueinrichtung bzw. Wiederherstellung von Magazinräumen. Nicht in jedem Falle werden – wie nach der Katastrophe im Sommer 2021 – erforderliche Gelder über ein Sonderhilfsprogramm innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stehen.

Abschließend resümiert Dr. Franz, dass in den vier Bereichen Bestandserhaltung, Notfallplanung, Notfallprävention und Notfallbewältigung in den letzten Jahren Fortschritte erzielt wurden, der Handlungsbedarf dennoch weiterhin groß ist. Eine nachhaltige und flächendeckende Infrastruktur sowie eine notwendige technische Ausstattung, wie Notfallboxen und Notfallcontainer, sei für die Vorsorge unabdingbar. Im Notfall sei der Einsatz aller verfügbaren und benötigten Kräfte notwendig – und das ohne bürokratische Hürden. Nicht zuletzt bedürfe es in der Nachsorge einer unbürokratische Bereitstellung verfügbarer Gelder und schneller Entscheidungsprozesse. Zuletzt fügt Dr. Franz an, dass Krisen- und Katastrophenmanagement “ein wichtiges Handlungs- und Aufgabenfeld für alle Archive und Archiveinrichtungen” sei – denn der Schutz des kulturellen Erbes “geht uns alle an”.

Bettina Rütten und Matthias Senk (LVR-AFZ): Die Hochwasserkatastrophe vom 14./15. Juli 2021 im Rheinland und ihre Auswirkungen auf Archive und Archivalien

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Zum Auftakt nehmen Bettina Rütten und Matthias Senk M. A., beide vom LVR-AFZ, die Folgen für die betroffenen Archive der Hochwasserkatastrophe im Sommer 2021 in den Blick.

Matthias Senk, Archivar und wissenschaftlicher Referent des LVR-AFZ, beginnt mit einem Überblick über die Chronologie der Ereignisse und das Ausmaß der Schäden. Das LVR-AFZ ereilten am 14. Juli 2021 die ersten Schadensmeldungen. An diesem und dem darauffolgenden Tag wurde bekannt, dass zahlreiche Orte betroffen waren, insbesondere in der Nord- und Voreifel und dem Bergischen Land. Der erste Hilfseinsatz begann bereits am 15. Juli 2021 im kdf-Archiv in Düsseldorf. Der LVR-AFZ richtete am 16. Juli 2021 einen Krisenstab ein und wandte sich in einer Rundmail an alle Archive in der Region. Es wurde versucht, zu stark betroffenen Kommunen telefonisch Kontakt aufzunehmen, was jedoch aufgrund des fehlenden Netzes nicht immer möglich war.

In den folgenden Tagen gingen weitere Meldungen über Schäden ein und ab dem 19. Juli 2021 gingen erste Teams zu Hilfseinsätzen in den Außendienst, unter anderem nach Kall, Stolberg, Bad Münstereifel und Euskirchen. Zuletzt am 26. Juli 2021 konnte der Bergungseinsatz in Leichlingen starten. Die Einsätze waren am 4. August 2021 beendet und das betroffene Archivgut an allen Orten erstversorgt.

Wie viel ist betroffen? Es wird geschätzt, dass ca. 3.000 lfm Archiv- und Schriftgut betroffen sind. In vier Kommunalarchiven (Bad Münstereifel, Kall, Leichlingen und Stolberg) und dem Archiv des Nationalparks Eifel entstand Totalschaden, d. h. Archivgut war in Gänze vom Wasser betroffen und wurde beschädigt. Im Stadtarchiv Schleiden kam es zum Teilverlust von Archivgut. Geringere Schäden gab es in fünf weiteren Kommunalarchiven bzw. kommunalen Registraturen. Darüber hinaus waren Archive von Kirchengemeinden, Vereinen und Privatarchive sowie weitere Kultureinrichtungen betroffen. Aus dem LVR-AFZ waren 30 Mitarbeitende drei Wochen lang im Einsatz. Die Hilfsbereitschaft war sehr groß – zahlreiche Kolleg*innen und freiwillige Helfer*innen waren an verschiedenen Orten dabei und packten mit an. Auch einige Notfallverbünde wurden aktiviert und kamen zum Einsatz, u. a. in Stolberg und Leichlingen.

Matthias Senk geht kurz auf die Hilfseinsätze vor Ort und angetroffene Herausforderungen ein. In der Regel gestaltete sich die Situation vor Ort als sehr unübersichtlich. Problematisch war vielerorts die zerstörte Infrastruktur und das oftmals nicht eindeutige Ausmaß der Schäden. Die Bergung gestaltete sich schwierig, da betroffene Archive teils nur schwer erreichbar waren und sich Feuerwehren und THW, deren Unterstützung benötigt wurde, im Dauereinsatz befanden. Für die Erstversorgung des betroffenen Archiv- und Schriftguts wurde sauberes, fließendes Wasser und Strom benötigt. Beides stand häufig nicht (direkt) zur Verfügung. Teilweise waren die Hilfskräfte vor Ort persönlich betroffen und entsprechend traumatisiert. Matthias Senk zieht dennoch ein positives Fazit zu den Einsätzen, denn alle Orte konnten erstversorgt werden.

Nun übernimmt Bettina Rütten, Restauratorin des LVR-AFZ, die auf die Sicherungsmaßnahmen und Schadensbilder eingeht und anhand von Fotos veranschaulicht. Das Archivgut musste geborgen, grob gereinigt, luftgetrocknet bzw. fürs Einfrieren vorbereitet werden.

Sie berichtet, dass die vorhandenen Archiveinrichtungen teils sehr stark zerstört wurden und stark verschlammt waren, insbesondere in Archiven, in denen das Wasser bis zur Decke stand. Der Wasserdruck war so stark, dass Rollregalanlagen aus ihrer Führung gehoben wurden und einsturzgefährdet waren. Regale mussten demnach nach und nach abgebaut werden, wobei auf die örtlichen Hilfskräfte wie Feuerwehr und THW mit entsprechender Ausrüstung zurückgegriffen werden musste. Archivalien wurden in Teilen aus ihren Regalen gespült und im ganzen Raum verteilt.

Die Grobreinigung wurde je nach räumlicher Situation und vorhandenen Gegebenheiten an einfachen Spülstationen durchgeführt. Nach Möglichkeit wurde der grobe Schmutz zur Vorbereitung für die nächsten Schritte entfernt. Wichtig sei dabei die persönliche Schutzausrüstung der Helfenden, da der Schlamm belastet sein konnte. Auch das LVR-Reinigungszentrum in Brauweiler hat größere Mengen und verschiedenen Objekte zeitnah fachgerecht behandelt. In einigen Archiven konnte Archivgut luftgetrocknet werden, was abhängig von der Wetterlage war sowie den örtlichen Gegebenheiten. Bettina Rütten erläutert, dass die grob gesäuberten Archivalien – einzeln oder im Stapel – vor dem Einfrieren in Folie eingestretcht und für den Abtransport ins Kühlhaus vorbereitet werden mussten. Im Kühlhaus lagert das Archivgut aktuell bei einer Termperatur von -21°C und wartet auf seine weitere Bearbeitung in einer Vakuumgefriertrocknungsanlage.

Wir kommen zu den Schadensbildern, die Bettina Rütten anhand von Beispielen zeigt: Die Verschmutzungen waren von unterschiedlicher Intensität. Durch das eindringende Wasser kam es zu Volumenzuwächsen beim Schriftgut, die die Bergung erschwerten. Problematisch waren zudem ausblutende Tinten und Farben sowie Schmutz- und Wasserränder. Darüber hinaus kam es zu mechanischen Schäden und Deformationen sowie Schimmelbildung. Insgesamt führten die Schäden teilweise zu Informationsverlust. Besonders Foto und Glasplattenbestände seien stark betroffen. Hier wurde mitunter die Bildschicht aufgelöst, sodass die Schäden teilweise bis zum Totalverlust reichen. Zuletzt berichtet Bettina Rütten über die weiteren Maßnahmen und erklärt den Vorgang der Vakuumgefriertrocknung. Nach diesem Vorgang seien wiederum Schritte der Reinigung und Restaurierung notwendig, auf jeden Fall eine Trockenreinigung der betroffenen Archivalien. Sie weist darauf hin, dass das Hauptziel der Einsätze eine schnelle Bergung war und fachgerecht verpacktes Archivgut besser geschützt war als unverpacktes Archivgut.

Zum Abschluss berichtet Matthias Senk über das weitere Vorgehen. Er nennt die Wiederaufbauplanung im Land NRW und dass restauratorische Maßnahmen aus dem Wiederaufbaufonds NRW bestritten werden können. Das LVR-AFZ steht dabei betroffenen Archiven beratend und unterstützend zur Seite, u. a. bei der Antragstellung und Koordination. 

Matthias Senk zieht Bilanz: Was lernen wir aus der Katastrophe? Welche Konsequenzen ziehen wir daraus? Dazu formuliert er drei Thesen: 1. Notfallpläne müssen auch Katastrophenszenarien berücksichtigen, 2. lokale Notfallstrukturen müssen (weiter) gestärkt werden / Notfallprävention ist Aufgabe der gesamten Verwaltung und 3. archivarische Grundlagenarbeit ist Notfallprävention. Vielerorts waren die Kommunen nur unzureichend auf Notfälle eingerichtet und die Archivar*innen wurden in einigen Fällen mit ihren Aufgaben vor Ort alleine gelassen. Zum Schluss lenkt Senk den Blick auf die breite Berichterstattung zur Rettung der Archive in Printmedien, Radio und Fernsehen. Das Thema ist von den Medien breit aufgegriffen worden, was für den Stellenwert der Archive im allgemeinen Bewusstsein durchaus als positiv zu bewerten ist.

Sektion 5: Kooperation in der Bestandserhaltung – Notfallverbünde

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Frau Dr. Kauertz begrüßt die Teilnehmenden der Sektion 5. In ihrem Impulsreferat betont sie, dass die Bestandserhaltung eine unverzichbare Kernaufgabe sei, die in den Archivgesetzen der Länder gesetzlich verankert ist. Sie sieht die Bestandserhaltung als eine gemeinsame Herausforderung aller Kultureinrichtungen, die kooperieren müssen um das Archiv- und Kulturgut sinnvoll schützen zu können. In den folgenden Beiträgen wird gezeigt, wie Kooperationen auf dem Feld der Bestandserhaltung funktionieren können.

Das erste aktuelle Beispiel der Zusammenarbeit stellt Frau Susanne Haendschke M.A. vor, die Leiterin der Bibliothek im LVR-LandesMuseum Bonn. Sie berichtet über dem Notfallverbund Bonn / Rhein-Sieg, der 13 Institutionen vereint. Es handelt sich sowohl um Archive als auch um Bibliotheken. Die Auslöser für die Gründung von Notfallverbünden in ganz Deutschland waren die Katasprophen in den letzten Jahren (sie nennt das Hochwasser in Dresden, den Brand in Weimar und den Einsturz des Stadtarchivs in Köln). Ausschlaggebend in Bonn und dem Rhein-Sieg-Kreis war die Verteilung der Notfallbox durch den LVR. Nach der Überreichung im Februar 2012 hat schon im Mai die erste Sitzung des gerade entstehenden Notfallverbundes stattgefunden. Im August kamen dann weitere Partner dazu. In Ihrem Vortrag widmet sich Frau Haendschke weiter den Vorrausetzungen für die Teilnahme. Sie stellt die rechtlichen und praktischen Bedingungen des Notfallverbundes Bonn-Siegburg vor, die die Notfallhilfe institutionalisieren und die Mitarbeiter der beteiligten Kulturinstitutionen im Not- und Schadensfall absichern sollen. Dabei wird die Sache nicht einfacher dadurch, dass es 13 unterschiedliche Unterhaltsträger gibt, daneben das Land NRW, kommunale Stadtverwaltungen, die Verwaltung des Rhein-Sieg-Kreises, politische Stiftungen und den LVR – und alle haben ihre eigenen Rechtsabteilungen. Sie betont die Wichtigkeit der gemeinsamen Übungen mit der Feuerwehr um praktische Erfahrungen zu sammeln. Als Problem sieht sie die räumliche Entfernung der beteiligten Archiven und Bibliotheken, was in einem Notfall eine längere Anreise bedeutet. Wichtig ist aber, dass auch die eher ländlich gelegenen Archive mit Hilfe rechnen können. Zum Schluss spricht sie die Hoffnung aus, dass Notfälle nicht zu häufig auftreten mögen.

Dr. Klaus Wisotzky vom Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv spricht im Anschluss über den von seiner Institution initiierten Notfallverbund Essen. Das rege Interesse und der Gewinn weiterer Teilnehmer führte zur Namensänderung in „Notfallverbund mittleres Ruhrgebiet“. Die beteiligten Institutionen sind in ihrer Struktur und Größe sehr unterschiedlich, ihre Bestände sind nicht unbedingt in einem zweckdienlichen Magazinbau untergebracht, einige Häuser haben zusätzliche Außenmagazine. Die Bestände sind dreistufig priorisiert worden (in Essen geschah dies in großen Blöcken: so sind die Archivalien vor 1800 und die Personenstandsregister Stufe 1), um im Notfall schneller agieren zu können, des weiteren müssen die Mitarbeiter in wiederkehrenden Übungen geschult werden, um im Notfall nicht hilflos herumzustehen. Dagegen musste ein regelmäßiger gegenseitiger Besuch mit Notfallübung in allen Institutionen als unpraktikabel aus dem Plan gestrichen werden – die beteiligten Orte liegen einfach zu weit auseinander. Es steht der Vertragsschluss kurz bevor, angestrebt wird indes, dass die Stadtoberhäupter und die archivischen Dienststellenleiter diesen vollziehen, um zu demonstrieren, dass ihnen die Bewahrung der Kulturgüter am Herzen liegt.

Frage von Dr. Andreas Pilger, Leiter des Stadtarchivs Duisburg: Das Ruhrgebiet lässt sich schwer definieren, und da Duisburg mittlerweile selbst an einer Beteiligung an einem Verbund interessiert ist – entstünde nicht eine Konkurrenzsituation zwischen einem westlichen und einem mittleren Verbund des Ruhrgebiets sowie weiterer Regionen? Herr Wisotzky widerspricht, da das Gebiet so groß sei und so viele Institutionen inzwischen sensibilisiert seien, würden verschiedene Verbünde Sinn machen und sich nicht behindern.