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Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

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von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.

 

Aktuelle Stunde

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Fachkräftemangel und Ausbildung

In der von Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) moderierten Aktuellen Stunde wurde zunächst der akute Fachkräftemangel, insbesondere im gehobenen Dienst, thematisiert und verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, diesen zu beheben.

Zum einen gebe es den Lösungsweg der berufsbegleitenden Studiengänge. Hier bestehe die Möglichkeit der Begleitung von Kolleg*innen durch die zuständigen Gebietsreferent*innen. Darüber hinaus könne dieses Studium im Rahmen eines Wissenschaftlichen Volontariates im LVR-AFZ absolviert werden.

Insgesamt sei bei vielen Quereinsteiger*innen eine große Motivation zu beobachten, diesen Weg zu gehen. Allerdings, so Gregor Patt, würden sie auf strukturelle Probleme stoßen.   Mögliche Auswege sei eine „maximale Flexibilität“ der Archivleitungen, eine frühzeitige Einbindung der Gebietsreferent*innen sowie das Gespräch mit Vorgesetzten. Aber auch die möglichst gute Integration der Prüfungsleistungen in den Alltag und eine Vernetzung unter Kommiliton*innen sei von großer Bedeutung

Zum anderen stelle die Beteiligung der Landschaftsverbände an der Ausbildung von Archivinspektor*innen einen Lösungsweg dar. Über diesen Ausbildungsweg berichtet der Absolvent Stefan Dünker (Stadtarchiv St. Augustin). Mit diesem Gemeinschaftsprojekt der “Auftragsausbildung” vom Landesarchiv NRW, dem LWL-Archivamt und dem LVR-AFZ für interessierte Kommunen habe man sehr gute Erfahrungen gemacht. Aus der letzten Gruppe der Absolvent*innen hätten sieben Kolleg*innen Stellen in nichtstaatlichen Archiven im Rheinland angetreten. Im Anschluss berichtet Dünker auch von seinen Erfahrungen des Berufseinstiegs. Die nächste Ausbildungsrunde beginne laut Gregor Patt im Jahr 2024.

Archivförderung und LISE

Das zweite Thema ist die Archivförderung des LVR und das aktualisierte Antragsverfahren. Durch den Umstieg auf Formulare für die Antragstellung und für den Verwendungsnachweis und eine Anpassung der Fördergrundsätze soll eine Vereinfachung des Verfahrens erreicht werden. Der Kreis der förderfähigen Institutionen und Projekte habe sich allerdings nicht verändert. Gregor Patt ruft die Tagungsteilnehmenden nachdrücklich zur Antragstellung auf. Antragsfrist sei der 31. Januar.

Im Anschluss daran berichtet Dr. Thomas Krämer (LVR-AFZ) vom Förderbereich LISE. Der Schwerpunkt liege auf der Massenentsäuerung. Die meisten Projekte liefen derzeit, z. T. lägen schon Verwendungsnachweise vor. Im September 2022 wird wieder eine verbindliche Bedarfsabfrage stattfinden. Er berichtet von den Engpässen bei den Dienstleistern und einer Steigerung der Materialkosten. Daher bittet Krämer um eine rechtzeitige Kontaktierung der Dienstleister nach dem Erhalt der Zusage. Darüber hinaus sei eine rechtzeitige Vorbereitung zu empfehlen, insbesondere wenn eine Kombination der Förderlinien LISE und KEK geplant sei. Dr. Krämer weist schließlich auf den aktualisierten Flyer hin.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Auswirkungen auf die Arbeit von Archiven

Dr. Carla Lessing (ALVR) berichtet über den Stand der Arbeiten des ALVR an einem Onlineformular für Anfragen an das Archiv, das auf die Nutzerbedürfnisse angepasst werden könne.  Als Vorlage dazu habe das Formular des Stadtarchivs Siegen gedient.

Neues vom Digitalen Archiv NRW

Dr Thomas Krämer (LVR-AFZ) berichtet über Entwicklung und Sachstand des Digitalen Archivs NRW (DA NRW). Das DA NRW habe sich als als Verbundlösung etabliert – alleine 53 Kommunalarchive seien beteiligt. Es biete eine Kombination aus technischer Lösung, Service und Community. Für kleine Archive böte sich auch die Möglichkeit von Verbundarchiven. Zudem gebe es Handreichungen zu verschiedenen Themen, wie etwa Daten aus Fachverfahren oder der Archivierung von AV-Medien. Aktuell befänden sich verschiedene Schnittstellen in der Weiterentwicklung und Produktivsetzung. Schließlich berichtet Dr. Krämer von der geplanten Online-Stellung des Portals des Digitalen Archivs NRW.

Webarchivierung – Ein Praxistest

Im Anschluss wird über die Erfahrungen des “Arbeitskreises digitale Langzeitarchivierung im südlichen Rheinland” im Bereich der Webseitenarchivierung berichtet. Eine Publikation, in der sieben Werkzeuge zur Webseitenarchivierung mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden, stehe kurz vor der Veröffentlichung und könne als Entscheidungshilfe dienen.

Zukünftige Notfallplanung im LVR-AFZ

Matthias Senk (LVR-AFZ) stellt die erste Ausgabe des Notfallplans des LVR-AFZ vor, der als Ergänzung der jeweiligen Notfallpläne in den einzelnen Archiven dienen könne. Dieser enthalte u. a. zentrale Kontakte sowie Ablaufpläne sowie Hilfestellungen für den Notfall. Darüber hinaus seien Muster für Notfallpläne enthalten. Der Notfallplan des LVR-AFZ werde eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung durch das LVR-AFZ erfahren und demnächst online auf der Homepage des LVR-AFZ abrufbar sein (www.afz.lvr.de). Bestandteil des Notfallplans werde zudem eine Tabelle der Notfallkategorien mit fünf Kategorien sein, die als zukünftige Grundlage für die Workflows im Rahmen eines Notfalls dienen könne.

Daran anschließend berichtet er über die dezentral gelagerten Notfallboxen und Notfallmaterialien. Die Notfallboxen werden dezentral in den einzelnen Kreisen gelagert. Derzeit findet eine Überarbeitung der Inhalte der LVR-AFZ Notfallboxen statt. Die individuelle Schutzausrüstung (u. a. Sicherheitsschuhe und Helme) sollten laut Matthias Senk zukünftig für jeden Mitarbeitenden vor Ort vorgehalten werden.

In Planung seit derzeit die Anschaffung und Bereitstellung zusätzlichen Materials für die Einrichtung von Bergungsstationen durch das LVR-AFZ. Zudem befinde sich die Einbindung der neuen Notfallbergungscontainer in die Notfallstruktur in Planung.

Abschließend berichtet Senk über den Stand der vorhandenen und in Gründung befindlichen Notfallverbünde und betont die Unterstützung durch das LVR-AFZ.

Beiträge aus dem Plenum

Volker Hingst (LVR-AFZ) mahnt die zeitnahe Implementierung des Integrated Pest Management (IPM) in den Archiven an (“Geben Sie den Papierfischchen keine Chance!”).

Dr. Steinert (Leiter des LVR-AFZ) berichtet über den Stand der Arbeiten am Archivgesetz NRW. Leider gebe es keine neuen Entwicklungen.

So kann Zusammenarbeit gelingen. Feuerwehren und Archive

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von Frank Peters, Feuerwehr Köln

Im nachfolgenden Vortrag wird Frank Peters (Feuerwehr Köln) die notwendigen Grundlagen in der Zusammenarbeit von Feuerwehren und Archiven als Kulturgut bewahrende Einrichtung vermitteln.

Das Gesetz über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BKHG) in NRW regelt den Einsatz der Feuerwehren. Unter den in §1 festgelegten Aufgaben finden sich der Brandschutz für Unglücksfälle ausgelöst durch Naturereignisse oder Explosionen sowie Großeinsätze und Katastrophen. Die Zuständigkeit der Feuerwehren sei laut den Ausführungen von Herrn Peters auf die Beseitigung der Gefahr mit dem Ziel der sicheren Übergabe an den Betreiber beschränkt.

Der Bereich Kulturgutschutz fehle in den gesetzlichen Regelungen allerdings. Dieses Thema falle in den Bereich Schutz erheblicher Sachwerte. Dieses bedinge die eher zurückhaltende Haltung der Feuerwehren hinsichtlich des Themas Kulturgutschutz. Da dieser im §1 BHKG keine fest definierte Aufgabe sei, fehlten die notwendigen personellen und materiellen Ressourcen.

Peters verdeutlicht, dass die Feuerwehren kommunale Einrichtungen sind, die je nach örtlichen Gegebenheiten unterschiedlich organisiert sind. Er führt aus, dass die ländlichen Feuerwehren andere Anforderungen hätten als diejenigen im städtischen Umfeld. Dieser Umstand wirke sich auch auf den Kulturgutschutz aus.

Die Feuerwehren in NRW unterteilen sich in Berufsfeuerwehren, Freiwillige Feuerwehren mit hauptamtlichen Kräften und freiwillige Feuerwehren sowie Werksfeuerwehren. Die freiwilligen Feuerwehren seien je nach örtlichen Verhältnissen im Bereich Fachwissen und Leistungsfähigkeit auf gleichem Niveau wie die Berufsfeuerwehren. Aufgrund ihrer ehrenamtlichen Struktur gestalte sich die Zusammenarbeit mit Letzteren allerdings anders, da die dort Engagierten mitunter nicht uneingeschränkt für Besprechungen und Planungen zur Verfügung stehen.

Die Kooperation mit den örtlichen Feuerwehren erfordert laut Peters eine offene Kommunikation. Für eine gute Zusammenarbeit sei ein Bewusstsein über den Rang eines Archivs im Kontext von Kulturgut und über die Art der in den Archiven verwahrten “Schätze” von besonderer Bedeutung.

Bei der Entstehung des Notfallverbundes Köln seien Fürsprecher bei der Feuerwehr für das Thema Kulturgutschutz von besonderer Relevanz gewesen. Die Feuerwehr Köln ist im Notfallverbund als “beratendes Mitglied” beteiligt. Die Mitglieder des Notfallverbundes werden von der Feuerwehr Köln beraten und können von kostenloser Unterstützung im Notfall profitieren. Trotz der großen Bedeutung gebe es derzeit keine zusätzlichen personellen Ressourcen für den Bereich Kulturgutschutz.

Durch die gute Zusammenarbeit entstand letztlich auch der Kölner Notfallcontainer. Dieser, in der Fachsprache “Abrollbehälter” genannte Container, diene einerseits als Lagerungsort für das Material für den Notfallverbund. Andererseits ermögliche er außerdem witterungsunabhängiges Arbeiten. Der Container mache die Logistik der Feuerwehr übersichtlicher. Darüber hinaus dienten die fest eingebauten Arbeitsplätzen zur Erstversorgung von schriftlichem Kulturgut.

Zum Ende seines Vortrags hebt Frank Peters hervor, dass die Feuerwehren als örtlich zuständige Gefahrenabwehrbehörde der ersten Ansprechpartner für Archive sein sollten.  Selbstverständlich sei auch eine Zusammenarbeit mit dem Technischem Hilfswerk oder anderen Hilfsorganisationen denkbar. Hier sei allerdings eine besondere Abstimmung notwendig, da die Arbeit dieser Organisationen auf anderen Rechtsgrundlagen basierten.

Notfallbeauftragte: Kommunikationsgeschick und Kompetenzgerangel – (k)ein Erfahrungsbericht

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von Gilles Regener, Nationalarchiv Luxemburg

Dr. Steinert stellt Gilles Regener aus dem Nationalarchiv in Luxemburg vor. Seit 2007 ist er Konservator der Abteilung für Wirtschaftsgeschichte im Luxemburger Nationalarchiv. Unter anderem ist er Notfallbeauftragter im Luxemburger Nationalarchiv.

Nach dem Motto “Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt!” hält Regener fest, dass sich für Notfälle nicht alles planen ließe. Jedoch sollten vor einem Katastrophenfall folgende Fragen geklärt werden:

  1. Was könnte wann, wie und wo passieren (Risikoanalyse)?
  2. Wie muss im Akutfall reagiert werden (Notfallplan)?
  3. Wie ist nach der Katastrophe mit dem Schaden umzugehen (Nachsorge)?

Notfallvorsorge mache sich erst im Schadensfalle bezahlt. Dennoch sei es eine Führungsaufgabe, die gleichzeitig eine essentielle bestandserhalterische Notwendigkeit und fachliche Daueraufgabe sei. Es koste viel Zeit, Zuständigkeiten zu definieren, Fachkompetenz aufzubauen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen. Auch an den Notfallbeauftragten würden eine Reihe von Anforderungen gestellt: Er benötige beispielsweise umfangreiche Kenntnisse zu den Beständen des Archivs oder zum Gebäude. Im Akutfall seien die Führungsqualitäten des Beauftragten gefragt: Entscheidungen müssten schnell und ohne Kompetenzgerangel getroffen werden. Hierzu ist es laut Regener hilfreich, wenn der Notfallbeauftrage auch im Arbeitsalltag eine Führungsaufgabe innehabe.

Gilles Regener betont, dass er die Funktion des Notfallbeauftragen zunächst ad hoc übernommen habe und er dadurch zum Ansprechpartner geworden sei. Dennoch sei er bereits im Rahmen mehrerer Notfälle zum Einsatz gekommen. Von zweien berichtet er im Folgenden:

Am 25. Juli 2019 sei es im Nationalarchiv Luxemburg zur Flutung des Magazins gekommen, die nur durch Zufall vor der Mittagspause entdeckt worden sei. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten aus der Mittagspause gerufen und der Einsatz koordiniert werden. Da die Ursache des ansteigenden Wassers zunächst nicht gefunden werden konnte, sei die Räumung der unteren Regalböden beschlossen und begonnen worden. Die Feuerwehr sei alarmiert worden. Diese habe jedoch während des Einsatzes zu einem weiteren Einsatz mit Personenschaden abrücken müssen, da Personenschutz vor dem Schutz von Gegenständen steht. Im Nationalarchiv selbst seien noch keine Erfahrungen mit solchen Notfällen gesammelt worden, sodass die Unterstützung des Nationalmuseums gesucht worden sei. Diese habe nicht nur in der Zurverfügungstellung von Fachkenntnissen bestanden, sondern auch in praktischer Hilfe, wie beispielsweise die Unterstützung durch einen Mitarbeiter mit LKW-Führerschein. Zudem seien weitere praktische Fragen zu klären gewesen, darunter: Wo kann die Gefriertrocknung durchgeführt werden? Wie kann die hohe Luftfeuchtigkeit in den Räumen gesenkt werden ohne die Stromversorgung des Gebäudes zu überlasten – sofern denn noch eine Stromversorgung besteht? Erschwerend sei hinzu gekommen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Nationalarchiv nach mehreren Stunden körperlichen Einsatzes am Ende gewesen seien. Der Einsatz habe am folgenden Tag fortgesetzt werden müssen. Dabei sei festgestellt worden, dass sich in einigen Beständen aufgrund der hohen Luftfeuchtigkeit bereits ein Schimmelbefall gebildet habe.

Am 15. Juli 2021 sei Gilles Regener zu einem Notfall im Literaturarchiv in Mersch gerufen worden. Dort war das Archiv vom Sommerhochwasser betroffen, was zu einer Überschwemmung des Gebäudes geführt habe. Hier habe Regener bereits auf seine Erfahrungen aus dem Notfall im Jahre 2019 zurückgreifen können. Bei seiner Ankunft in Mersch habe er die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Literaturarchivs in unkoordinierten Aktionen aufgefunden, bei denen diese auch den Eigenschutz vernachlässigt hätten.  Regener habe mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Nationalarchivs die Koordinierung übernehmen können. Unterstützung habe es vonseiten der örtlichen Feuerwehr sowie der Luxemburger Armee gegeben.

Zum Abschluss fasst Gilles Regener seine Erfahrungen zusammen. Wichtig sei im Katastrophenfall eine klare und unmissverständliche Kommunikation. Zudem müssten vorher geplante Arbeitsabläufe gegebenenfalls angepasst werden. Auf persönlicher Ebene müssten die Notfallbeauftragen im Katastrophenfall ihre Grenzen kennen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren. Jeder Mensch reagiere in Notfallsituationen anders, was in Akutsituationen zu beachten sei.

Dr. Steinert dankt für den anschaulichen Vortrag und die Schlussfolgerungen. Viele Archivarinnen und Archivare, die im Rahmen der Flutkatastrophe des Jahres 2021 geholfen hätten, könnten sich darin wiederfinden.

Sektion 1: Pandemie und Krieg: Unerwartete Herausforderungen für Archive und Kulturgutschutz

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Nach dem Eröffnungsvortrag von Dr. Corinna Franz eröffnet Dr. Wolfgang Schaffer (LVR-AFZ) den fachlichen Teil des 55. Rheinischen Archivtags mit der ersten Sektion. Diese steht in diesem Jahr unter dem Motto: “Pandemie und Krieg: Unerwartete Herausforderungen für Archive und Kulturgutschutz”. 

Wolfgang Schaffer begrüßt Anna Furman vom Babyn Yar Holocaust Memorial Center in Kiew, die heute aus Lwiw online zugeschaltet ist. Frau Furman berichtet hautnah von den Ereignissen in der Ukraine und den daraus resultierenden Herausforderungen für den Kulturgutschutz.

Eröffnungsvortrag “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive”

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von Dr. Corinna Franz, LVR-Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege

Den Eröffnungsvortrag zur Tagung hält Dr. Corinna Franz, seit dem 1. Februar 2022 Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege des Landschaftsverbands Rheinland. Unter dem Titel “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive” schildert sie die gravierenden Auswirkungen der Flutkatastrophe im vergangenen Sommer. Die Wassermassen des 14. Juli 2021 nahmen Menschenleben und Existenzen, sie zerstörten Städte und Dörfer und die Infrastruktur ganzer Regionen im Rheinland. Darunter waren auch zahlreiche Archive bis zur Vollständigkeit betroffen, darunter die Archive in Leichlingen, Bad Münstereifel, Kall und Stollberg. Historische Bauten und unersetzliches Kulturgut aus Museen und Archiven zählten zu den Opfern der Katastrophe. Dr. Franz spricht in Bezug auf die Archive vom “Glück im Unglück”, konnte doch das meiste gerettet werden – auch dank des Eingreifens von Kolleginnen und Kollegen sowie der Koordinierung des Landschaftsverbandes.

Die Referentin spricht die Änderung der klimatischen Bedingungen und die Auswirkungen für Archive an. Mittel und langfristige Entwicklungen wie Hitzesommer und feuchte, warme Wintermonate führten dazu, dass eine natürliche Klimatisierung von Archivmagazinräumen erschwert wenn nicht gar unmöglich wird. Die Bedingungen der hohen Temperaturen, hohen Luftfeuchten und Klimaschwankungen seien eine unmittelbare Bedrohung für das Archivgut. Hinzu kämen weitere Risiken durch Schädlingsbefall, u. a. die omnipräsenten Papierfischchen. Grundsätzlich würden die Entwicklungen nachhaltige bestandserhalterische Maßnahmen erforderlich machen, darunter eine fachgerechte Lagerung, saubere Magazinräume mit stabilem Raumklima, und konsequente Schädlingsprävention bzw. -bekämpfung.

Dr. Franz spricht aber auch noch eine weitere Bedrohungslage an, die kaum für möglich gehalten wurde: den Krieg in der Ukraine mitten in Europa. Der russische Überfall bringe nicht nur millionenfaches Leid für die Menschen mit sich, sondern auch Zerstörung und damit den Verlust von unwiederbringlichem Kulturgut. Die Folgen des Krieges auf ukrainisches Kulturgut werden in der nächsten Sektion noch Thema sein, sie weist aber auf das Thema Zivilschutz hin, das wieder an Bedeutung gewinne.

Zwei weitere, einschneidende Ereignisse in den letzten Jahren lässt Dr. Franz nicht unerwähnt – den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar und den Einsturz des Kölner Stadtarchivs. Beide Ereignisse hätten dazu geführt, dass das Bewusstsein bzw. die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Prävention gewachsen sei. Der Katastropheneinsatz habe im Sommer 2021 dafür gesorgt, dass sich die “Überlieferungsverluste in den betroffenen Einrichtungen in vergleichsweise engen Grenzen hielten”. Zugleich sei “nach der Katastrophe auch wieder vor der Katastrophe”. Dr. Franz warnt, dass künftig verstärkt mit dem Auftreten von extremen Wetterphänomenen zu rechnen ist und daher die Fragen wie Archive mit den Gefahren und Auswirkungen umgehen sollen bzw. wie diesen Katastrophen begegnet werden kann umso dringlicher werden. Dr. Franz unterscheidet drei Maßnahmen – bzw. Planungsebenen: 1: Prävention, 2. konkreter Notfalleinsatz und 3. Nachsorge.

Zu 1 Prävention: Es gehe darum, Maßnahmen zu ergreifen, die das Risiko eines Schadenseintritts weitgehend minimieren, wobei über die bestandserhalterischen Maßnahmen hinausgegangen werden müsse. Maßnahmen, die grundsätzlich in jedem Archiv umgesetzt werden könnten, sind: eine realistische Einschätzung der Gefährdungslage, Vorkehrungen zum Brand- und Wasserschutz, fachgerechte Verpackung von Archivgut sowie grundsätzlich ein gewisser Grad an Ordnung und Sauberkeit in allen Archiv- und Magazinräumen. Gleichwohl weiß Dr. Franz um die in diesen Bereichen vorherrschenden Mängel in vielen Archiveinrichtungen. Darüber hinaus zähle eine institutionenübergreifende Zusammenarbeit zur Notfallprävention, etwa die Bildung von Notfallverbünden, auch unter Beteiligung weiterer Kultureinrichtungen und unter Einbeziehung der Verwaltungen. Es bedarf einer Infrastruktur mit Unterstützung durch Technisches Hilfswerk und Feuerwehren. Diesen Notfallverbund gilt es “mit Leben zu füllen”, d. h. das alle Akteure sich miteinander vernetzen, Notfallpläne erarbeitet werden und regelmäßige Notfallübungen gemeinsam durchgeführt werden. Ziel ist der Aufbau einer Einsatzinfrastruktur. Auch Notfallboxen, mit denen Archive im Rheinland flächendeckend von der LVR-Archivberatung ausgestattet wurden, sowie Notfallanhänger und Notfallcontainer gehören zu den Soforthilfemaßnahmen. Für deren Anschaffung stellte der Bund 2021 Gelder bereit.

Zu 2 Notfalleinsatz: Im Falle einer Katastrophe sei bei den Rettungsmaßnahmen vor allem schnelles Handeln geboten. Bei großflächigen Katastrophen müsse dieses Handeln über eine gemeinsame Anlaufstelle koordiniert werden. Im Land NRW falle dies bei den nichtstaatlichen Archiven in die Pflicht der Landschaftsverbände und damit der beiden Archivberatungsstellen. In akuten Notsituationen müsse das Vorgehen unbürokratisch sein, müssten Hilfsmaßnahmen kurzfristig greifen und Gelder schnell bereitgestellt werden. Betroffene und nicht betroffenen Einrichtungen sollten kooperieren. Je besser die einzelnen Beteiligten hier schon miteinander vertraut seien, desto reibungsloser ließen sich Abläufe und Maßnahmen umsetzen, egal ob es um den Einsatz vor Ort, d. h. zur Sicherung, Bergung und Erstversorgung, oder den Abtransport geborgener Unterlagen in Asylarchive oder Kühlhäuser gehe.

Zu 3 Notfallnachsorge: Die Nachsorge sei vor allem eine Frage des Geldes. Dr. Franz verweist auf die langwierigen Prozesse und hohen Kosten der Wiederherstellung von Archivbeständen, etwa für die Gefriertrocknung, konservatorische Behandlung, Restaurierungsmaßnahmen, Verpackung und Neuverzeichnung und nicht zuletzt die Neueinrichtung bzw. Wiederherstellung von Magazinräumen. Nicht in jedem Falle werden – wie nach der Katastrophe im Sommer 2021 – erforderliche Gelder über ein Sonderhilfsprogramm innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stehen.

Abschließend resümiert Dr. Franz, dass in den vier Bereichen Bestandserhaltung, Notfallplanung, Notfallprävention und Notfallbewältigung in den letzten Jahren Fortschritte erzielt wurden, der Handlungsbedarf dennoch weiterhin groß ist. Eine nachhaltige und flächendeckende Infrastruktur sowie eine notwendige technische Ausstattung, wie Notfallboxen und Notfallcontainer, sei für die Vorsorge unabdingbar. Im Notfall sei der Einsatz aller verfügbaren und benötigten Kräfte notwendig – und das ohne bürokratische Hürden. Nicht zuletzt bedürfe es in der Nachsorge einer unbürokratische Bereitstellung verfügbarer Gelder und schneller Entscheidungsprozesse. Zuletzt fügt Dr. Franz an, dass Krisen- und Katastrophenmanagement “ein wichtiges Handlungs- und Aufgabenfeld für alle Archive und Archiveinrichtungen” sei – denn der Schutz des kulturellen Erbes “geht uns alle an”.

Aktuelle Stunde des 54. Rheinischen Archivtages

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Dr. Gregor Patt, Referent und Leiter des Teams Archivberatung, Aus- und Fortbildung des LVR-AFZ, eröffnet als Moderator die aktuelle Stunde des 54. Rheinischen Archivtages. Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Arbeitsbereichen berichten in Kurzbeiträgen über aktuelle Entwicklungen und Projekte in ihren Fachbereichen.

Den Auftakt macht Anna Katharina Fahrenkamp M. A., Restauratorin des LVR-AFZ, mit einem Statusbericht zum derzeit entwickelten E-Learning-Kurs “Notfallvorsorge im Archiv” und verweist zugleich auf den schon bestehenden E-Learning-Kurs “Bestandserhaltung”. Damit knüpft sie direkt an den Vorbericht zu den Auswirkungen des Hochwassers 2021 für die Archivlandschaft im Rheinland an. Fahrenkamp nennt die Vorteile von E-Learning-Angeboten, u. a. das standort- und zeitunabhängige Lernen. Es sollen standardisierte Handlungsempfehlungen für die Notfallvorsorge vermittelt werden, die in die Praxis übertragen werden können. Ziel des Kurses ist es, die Handlungskompetenz im Schadensfall zu stärken und auf das Thema Notfallprävention aufmerksam zu machen. Der Kurs sei als ein zusätzliches, niederschwelliges Informationsangebot zu sehen und ergänze praktische Notfallübungen. Aus dem Plenum wird außerdem auf das Conservation Kit des LVR-AFZ verwiesen.

Als nächstes berichtet Richard Irmler M. A., wissenschaftlicher Volontär bei der Stabstelle Kultur und Tourismus des LVR-AFZ, über ein derzeit laufendes Oral History-Projekt zur jüngeren Geschichte der Abtei Brauweiler. Das Projekt entsteht mit Blick auf das Abteijubiläum 2024. Irmler spricht über offene Fragen zu Beginn des Projekts, u. a. in welcher Form Interviews aufgezeichnet werden könnten, um den Gewohnheiten und Erwartungen von Ausstellungsbesucher*innen entgegenzukommen. Er erörtert die Überlegungen zum Equipment wobei das LVR-AFZ die Expertise durch das Bergbau-Museum Bochum hinzuzog. Insgesamt wurden 25 Personen als Zeitzeug*innen interviewt und ihre Erinnerungen für das Projekt aufgezeichnet.

Dr. Gerhilt Dietrich vom sv:dok gibt einen Statusbericht zur Archivierung der Bestände der lokalen Ortskassen im Rheinland. Das Archivprojekt wurde von der AOK Rheinland/Hamburg in Auftrag gegeben und lehnt sich an ein vorheriges Projekt aus 2010 an. Ziel ist die Abgabe der Überlieferungen an das jeweilige Kommunal- oder Kreisarchiv. Insgesamt umfasst das Projekt Bestände aus 26 (ehemals) selbstständigen Ortskrankenkassen im Rheinland sowie der AOK Hamburg. Förderung erfährt das Projekt durch das LVR-AFZ sowie ideell auch durch das LWL-Archivamt für Westfalen. Erste Sichtungen der Bestände und der grundsätzlich archivwürdigen Unterlagen erfolgten im Laufe des Jahres 2020 an 27 Standorten. Demnächst wird das sv:dok Kontakt mit den jeweiligen Kreis- und Kommunalarchiven aufnehmen und die Unterlagen dann in Absprache mit den Archiven verzeichnen. Im Anschluss an die Verzeichnung und Umverpackung bei der sv:dok werden die Unterlagen an die Archive übergeben. Die Abgabe wird in Form von Depositalverträgen geregelt.

Als vierte Referentin gibt Alica Kann M. A. einen Statusbericht zum DA NRW und informiert darüber, dass die Kosten bis 2024 beibehalten werden können. Außerdem hat die Arbeitsgemeinschaft die Entscheidung getroffen, dass künftig auch nichtöffentliche und private Einrichtungen am DA NRW partizipieren können. Dazu wird eine neue Rechtsform nötig sein. Die Modalitäten werden derzeit geprüft. Kann berichtet, dass auch die Bedarfsabfrage von Anfang des Jahres derzeit geprüft wird. Sie informiert über verschiedene Workshops für Kund*innen des DA NRW und den Umfang der bereits im DA NRW eingespeisten Daten. Neukunden bzw. Interessierte können sich an die Geschäftsstelle des DA NRW wenden und eine Beratung einholen.

Nun öffnet Dr. Gregor Patt die aktuelle Stunde für Beiträge und Rückfragen aus dem Plenum und thematisiert den akuten Fachkräftemangel im Archivwesen. Er gibt eine Übersicht über die vom LVR im Zeitraum von 2013 bis 2025 abgeschlossenen und laufenden Ausbildungen von Fachkräften sowie begleitete Stellenbesetzungsverfahren: 

2016 bis 2025: 11 Anwärter*innen, 9 davon im Rahmen der Auftragsausbildung
2013 bis 2024: 3 Volontär*innen zu Archivar*innen des hD ausgebildet
2019 bis 2021: 13 Praktikant*innen, 2 davon jetzt im Referendariat, 2 als Hilfskräfte übernommen
2019 bis 2021: ca. 32 Stellenbesetzungsverfahren begleitet
2019 bis 2021: mehrere Kolleg*innen bei Bewerbung und Studium an der FH Potsdam unterstützt

Bettina Rütten und Matthias Senk (LVR-AFZ): Die Hochwasserkatastrophe vom 14./15. Juli 2021 im Rheinland und ihre Auswirkungen auf Archive und Archivalien

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Zum Auftakt nehmen Bettina Rütten und Matthias Senk M. A., beide vom LVR-AFZ, die Folgen für die betroffenen Archive der Hochwasserkatastrophe im Sommer 2021 in den Blick.

Matthias Senk, Archivar und wissenschaftlicher Referent des LVR-AFZ, beginnt mit einem Überblick über die Chronologie der Ereignisse und das Ausmaß der Schäden. Das LVR-AFZ ereilten am 14. Juli 2021 die ersten Schadensmeldungen. An diesem und dem darauffolgenden Tag wurde bekannt, dass zahlreiche Orte betroffen waren, insbesondere in der Nord- und Voreifel und dem Bergischen Land. Der erste Hilfseinsatz begann bereits am 15. Juli 2021 im kdf-Archiv in Düsseldorf. Der LVR-AFZ richtete am 16. Juli 2021 einen Krisenstab ein und wandte sich in einer Rundmail an alle Archive in der Region. Es wurde versucht, zu stark betroffenen Kommunen telefonisch Kontakt aufzunehmen, was jedoch aufgrund des fehlenden Netzes nicht immer möglich war.

In den folgenden Tagen gingen weitere Meldungen über Schäden ein und ab dem 19. Juli 2021 gingen erste Teams zu Hilfseinsätzen in den Außendienst, unter anderem nach Kall, Stolberg, Bad Münstereifel und Euskirchen. Zuletzt am 26. Juli 2021 konnte der Bergungseinsatz in Leichlingen starten. Die Einsätze waren am 4. August 2021 beendet und das betroffene Archivgut an allen Orten erstversorgt.

Wie viel ist betroffen? Es wird geschätzt, dass ca. 3.000 lfm Archiv- und Schriftgut betroffen sind. In vier Kommunalarchiven (Bad Münstereifel, Kall, Leichlingen und Stolberg) und dem Archiv des Nationalparks Eifel entstand Totalschaden, d. h. Archivgut war in Gänze vom Wasser betroffen und wurde beschädigt. Im Stadtarchiv Schleiden kam es zum Teilverlust von Archivgut. Geringere Schäden gab es in fünf weiteren Kommunalarchiven bzw. kommunalen Registraturen. Darüber hinaus waren Archive von Kirchengemeinden, Vereinen und Privatarchive sowie weitere Kultureinrichtungen betroffen. Aus dem LVR-AFZ waren 30 Mitarbeitende drei Wochen lang im Einsatz. Die Hilfsbereitschaft war sehr groß – zahlreiche Kolleg*innen und freiwillige Helfer*innen waren an verschiedenen Orten dabei und packten mit an. Auch einige Notfallverbünde wurden aktiviert und kamen zum Einsatz, u. a. in Stolberg und Leichlingen.

Matthias Senk geht kurz auf die Hilfseinsätze vor Ort und angetroffene Herausforderungen ein. In der Regel gestaltete sich die Situation vor Ort als sehr unübersichtlich. Problematisch war vielerorts die zerstörte Infrastruktur und das oftmals nicht eindeutige Ausmaß der Schäden. Die Bergung gestaltete sich schwierig, da betroffene Archive teils nur schwer erreichbar waren und sich Feuerwehren und THW, deren Unterstützung benötigt wurde, im Dauereinsatz befanden. Für die Erstversorgung des betroffenen Archiv- und Schriftguts wurde sauberes, fließendes Wasser und Strom benötigt. Beides stand häufig nicht (direkt) zur Verfügung. Teilweise waren die Hilfskräfte vor Ort persönlich betroffen und entsprechend traumatisiert. Matthias Senk zieht dennoch ein positives Fazit zu den Einsätzen, denn alle Orte konnten erstversorgt werden.

Nun übernimmt Bettina Rütten, Restauratorin des LVR-AFZ, die auf die Sicherungsmaßnahmen und Schadensbilder eingeht und anhand von Fotos veranschaulicht. Das Archivgut musste geborgen, grob gereinigt, luftgetrocknet bzw. fürs Einfrieren vorbereitet werden.

Sie berichtet, dass die vorhandenen Archiveinrichtungen teils sehr stark zerstört wurden und stark verschlammt waren, insbesondere in Archiven, in denen das Wasser bis zur Decke stand. Der Wasserdruck war so stark, dass Rollregalanlagen aus ihrer Führung gehoben wurden und einsturzgefährdet waren. Regale mussten demnach nach und nach abgebaut werden, wobei auf die örtlichen Hilfskräfte wie Feuerwehr und THW mit entsprechender Ausrüstung zurückgegriffen werden musste. Archivalien wurden in Teilen aus ihren Regalen gespült und im ganzen Raum verteilt.

Die Grobreinigung wurde je nach räumlicher Situation und vorhandenen Gegebenheiten an einfachen Spülstationen durchgeführt. Nach Möglichkeit wurde der grobe Schmutz zur Vorbereitung für die nächsten Schritte entfernt. Wichtig sei dabei die persönliche Schutzausrüstung der Helfenden, da der Schlamm belastet sein konnte. Auch das LVR-Reinigungszentrum in Brauweiler hat größere Mengen und verschiedenen Objekte zeitnah fachgerecht behandelt. In einigen Archiven konnte Archivgut luftgetrocknet werden, was abhängig von der Wetterlage war sowie den örtlichen Gegebenheiten. Bettina Rütten erläutert, dass die grob gesäuberten Archivalien – einzeln oder im Stapel – vor dem Einfrieren in Folie eingestretcht und für den Abtransport ins Kühlhaus vorbereitet werden mussten. Im Kühlhaus lagert das Archivgut aktuell bei einer Termperatur von -21°C und wartet auf seine weitere Bearbeitung in einer Vakuumgefriertrocknungsanlage.

Wir kommen zu den Schadensbildern, die Bettina Rütten anhand von Beispielen zeigt: Die Verschmutzungen waren von unterschiedlicher Intensität. Durch das eindringende Wasser kam es zu Volumenzuwächsen beim Schriftgut, die die Bergung erschwerten. Problematisch waren zudem ausblutende Tinten und Farben sowie Schmutz- und Wasserränder. Darüber hinaus kam es zu mechanischen Schäden und Deformationen sowie Schimmelbildung. Insgesamt führten die Schäden teilweise zu Informationsverlust. Besonders Foto und Glasplattenbestände seien stark betroffen. Hier wurde mitunter die Bildschicht aufgelöst, sodass die Schäden teilweise bis zum Totalverlust reichen. Zuletzt berichtet Bettina Rütten über die weiteren Maßnahmen und erklärt den Vorgang der Vakuumgefriertrocknung. Nach diesem Vorgang seien wiederum Schritte der Reinigung und Restaurierung notwendig, auf jeden Fall eine Trockenreinigung der betroffenen Archivalien. Sie weist darauf hin, dass das Hauptziel der Einsätze eine schnelle Bergung war und fachgerecht verpacktes Archivgut besser geschützt war als unverpacktes Archivgut.

Zum Abschluss berichtet Matthias Senk über das weitere Vorgehen. Er nennt die Wiederaufbauplanung im Land NRW und dass restauratorische Maßnahmen aus dem Wiederaufbaufonds NRW bestritten werden können. Das LVR-AFZ steht dabei betroffenen Archiven beratend und unterstützend zur Seite, u. a. bei der Antragstellung und Koordination. 

Matthias Senk zieht Bilanz: Was lernen wir aus der Katastrophe? Welche Konsequenzen ziehen wir daraus? Dazu formuliert er drei Thesen: 1. Notfallpläne müssen auch Katastrophenszenarien berücksichtigen, 2. lokale Notfallstrukturen müssen (weiter) gestärkt werden / Notfallprävention ist Aufgabe der gesamten Verwaltung und 3. archivarische Grundlagenarbeit ist Notfallprävention. Vielerorts waren die Kommunen nur unzureichend auf Notfälle eingerichtet und die Archivar*innen wurden in einigen Fällen mit ihren Aufgaben vor Ort alleine gelassen. Zum Schluss lenkt Senk den Blick auf die breite Berichterstattung zur Rettung der Archive in Printmedien, Radio und Fernsehen. Das Thema ist von den Medien breit aufgegriffen worden, was für den Stellenwert der Archive im allgemeinen Bewusstsein durchaus als positiv zu bewerten ist.

Abstract zum Vortrag von Bettina Rütten und Matthias Senk M.A.: Die Hochwasserkatastrophe vom 15. Juli 2021 im Rheinland und ihre Auswirkungen auf Archive und Archivalien

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Referierende: Bettina Rütten und Matthias Senk M.A., LVR Archivberatungs- und Fortbildungszentrum

Die Hochwasser vom Juli 2021 haben auch in mehreren Archiven im Rheinland schwere Schäden angerichtet. Über Wochen waren Mitarbeitende vom LVR-AFZ im Einsatz, um gemeinsam mit Archivar*innen aus der Region und freiwilligen Helfern rund 3.000 lfm. geschädigtes Archiv- und Schriftgut zu bergen und zu versorgen. Dabei stellten die vielen parallelen Einsatzorte, unzugängliche und verwüstete Archivmagazine und eine teilweise stark gestörte Infrastruktur vor Ort besondere Herausforderungen dar. Der Vortrag informiert über die Ausmaße der Schäden in den betroffenen Archiven und gibt einen Überblick über die Schadensbilder und Möglichkeiten der Rettung und Restaurierung des geschädigten Archivguts. Ebenso gibt es einen ersten Ausblick auf das weitere Vorgehen zur Wiederherstellung des Archivguts und erste Überlegungen zu einer zukünftigen Notfallprävention und -planung im LVR-AFZ.

Viten:

Bettina Rütten

  • Handwerkliche Ausbildung zur Buchbinderin im Bereich Einzel- und Sonderfertigung und Gesellenzeit in der Buchbinderei des Rheinischen Landwirtschaftsverlags, Bonn (ehemals Kunstbuchbinderei Zieher)
  • 1993-1997 Buchbinderische Tätigkeit in der Rheinischen Landesbibliothek, Koblenz. Währenddessen Meisterprüfung im Buchbinderhandwerk und berufsbegleitende Weiterbildung zum „Geprüften Buchbinder für Restaurierarbeiten“
  • Seit 1997: Restauratorin im heutigen LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum
  • Seit 2002 Mitarbeit im Arbeitskreis der NRW-Papierrestauratoren e.V.
  • Seit April 2021: Koordination der Gruppe Bestandserhaltung im Technischen Zentrum des LVR-AFZ

Matthias Senk M.A.

  • 2006 bis 2013 Magisterstudium der Geschichts- und Politikwissenschaften an der Universität zu Köln
  • 2013 bis 2019 Archivar am Historischen Archiv des Erzbistums Köln, schwerpunktmäßig zuständig für Sammlungen, Bestandserhaltung und Notfallvorsorge
  • 2015 bis 2018 Archivar am Stadtarchiv Aachen, zuständig für personenbezogenes Schriftgut und Recherchen
  • 2015 bis 2019 berufsbegleitendes Masterstudium der Archivwissenschaften an der FH Potsdam
  • seit Dezember 2019 wissenschaftlicher Referent und stellvertretender Teamleiter „Archivberatung, Aus- und Fortbildung“ am LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum

Ergebnissicherung Sektionen 5 und 6

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Frau Dr. Kauertz betont die Bedeutung der Bestandserhaltung als Kernaufgabe der Archive, denn ohne Bestände gibt es kein Archiv! Sie sieht Potential für weitere Kooperationen zwischen Archiven und anderen Kulturinstituten. Der Blick auf Notfallverbünde zeigt, dass gerade dieser Bereich mannigfaltige Möglichkeiten zu spartenreinen und spartenübergreifenden Kooperationen bietet. Auch im Hinblick auf die regionale Ausdehnung gibt es verschiedene Modelle von innerstädtischen Verbünden bis hin zu größeren Regionen. Dass tatsächliche Notfälle Kooperationen unverzichtbar mache, zeige die Zusammenarbeit des LVR mit dem Historischen Archiv der Stadt Köln nach dem Archiveinsturz. Fazit: “Kooperationen in der Bestandserhaltung sind lohnend.”

Für die Sektion 6 fasst Thomas Krämer die Ergebnisse zusammen. Das Blog siwiarchiv stelle eine gute und ressourcenschonende Möglichkeit für die Archive im Kreis Siegen-Wittgenstein zur archivischen Öffentlchkeitsarbeit dar. Für den Umgang mit Twitter spreche der niedrigschwellige Zugang, um Tagungen zu verfolgen und Kontakte zu Kollegen zu pflegen bzw. aufzubauen. Insgesamt wurde angemerkt, dass die Nutzung der Kommentarfunktion im archivischen Umfeld noch sehr zurückhaltend sei. Abschließend äussert Herr Krämer die Hoffenung, dass die durchaus lebhafte Sektion weitere Archive zum Einstieg in das Web 2.0 motiviert habe.

Sektion 5: Kooperation in der Bestandserhaltung – Notfallverbünde

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Frau Dr. Kauertz begrüßt die Teilnehmenden der Sektion 5. In ihrem Impulsreferat betont sie, dass die Bestandserhaltung eine unverzichbare Kernaufgabe sei, die in den Archivgesetzen der Länder gesetzlich verankert ist. Sie sieht die Bestandserhaltung als eine gemeinsame Herausforderung aller Kultureinrichtungen, die kooperieren müssen um das Archiv- und Kulturgut sinnvoll schützen zu können. In den folgenden Beiträgen wird gezeigt, wie Kooperationen auf dem Feld der Bestandserhaltung funktionieren können.

Das erste aktuelle Beispiel der Zusammenarbeit stellt Frau Susanne Haendschke M.A. vor, die Leiterin der Bibliothek im LVR-LandesMuseum Bonn. Sie berichtet über dem Notfallverbund Bonn / Rhein-Sieg, der 13 Institutionen vereint. Es handelt sich sowohl um Archive als auch um Bibliotheken. Die Auslöser für die Gründung von Notfallverbünden in ganz Deutschland waren die Katasprophen in den letzten Jahren (sie nennt das Hochwasser in Dresden, den Brand in Weimar und den Einsturz des Stadtarchivs in Köln). Ausschlaggebend in Bonn und dem Rhein-Sieg-Kreis war die Verteilung der Notfallbox durch den LVR. Nach der Überreichung im Februar 2012 hat schon im Mai die erste Sitzung des gerade entstehenden Notfallverbundes stattgefunden. Im August kamen dann weitere Partner dazu. In Ihrem Vortrag widmet sich Frau Haendschke weiter den Vorrausetzungen für die Teilnahme. Sie stellt die rechtlichen und praktischen Bedingungen des Notfallverbundes Bonn-Siegburg vor, die die Notfallhilfe institutionalisieren und die Mitarbeiter der beteiligten Kulturinstitutionen im Not- und Schadensfall absichern sollen. Dabei wird die Sache nicht einfacher dadurch, dass es 13 unterschiedliche Unterhaltsträger gibt, daneben das Land NRW, kommunale Stadtverwaltungen, die Verwaltung des Rhein-Sieg-Kreises, politische Stiftungen und den LVR – und alle haben ihre eigenen Rechtsabteilungen. Sie betont die Wichtigkeit der gemeinsamen Übungen mit der Feuerwehr um praktische Erfahrungen zu sammeln. Als Problem sieht sie die räumliche Entfernung der beteiligten Archiven und Bibliotheken, was in einem Notfall eine längere Anreise bedeutet. Wichtig ist aber, dass auch die eher ländlich gelegenen Archive mit Hilfe rechnen können. Zum Schluss spricht sie die Hoffnung aus, dass Notfälle nicht zu häufig auftreten mögen.

Dr. Klaus Wisotzky vom Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv spricht im Anschluss über den von seiner Institution initiierten Notfallverbund Essen. Das rege Interesse und der Gewinn weiterer Teilnehmer führte zur Namensänderung in „Notfallverbund mittleres Ruhrgebiet“. Die beteiligten Institutionen sind in ihrer Struktur und Größe sehr unterschiedlich, ihre Bestände sind nicht unbedingt in einem zweckdienlichen Magazinbau untergebracht, einige Häuser haben zusätzliche Außenmagazine. Die Bestände sind dreistufig priorisiert worden (in Essen geschah dies in großen Blöcken: so sind die Archivalien vor 1800 und die Personenstandsregister Stufe 1), um im Notfall schneller agieren zu können, des weiteren müssen die Mitarbeiter in wiederkehrenden Übungen geschult werden, um im Notfall nicht hilflos herumzustehen. Dagegen musste ein regelmäßiger gegenseitiger Besuch mit Notfallübung in allen Institutionen als unpraktikabel aus dem Plan gestrichen werden – die beteiligten Orte liegen einfach zu weit auseinander. Es steht der Vertragsschluss kurz bevor, angestrebt wird indes, dass die Stadtoberhäupter und die archivischen Dienststellenleiter diesen vollziehen, um zu demonstrieren, dass ihnen die Bewahrung der Kulturgüter am Herzen liegt.

Frage von Dr. Andreas Pilger, Leiter des Stadtarchivs Duisburg: Das Ruhrgebiet lässt sich schwer definieren, und da Duisburg mittlerweile selbst an einer Beteiligung an einem Verbund interessiert ist – entstünde nicht eine Konkurrenzsituation zwischen einem westlichen und einem mittleren Verbund des Ruhrgebiets sowie weiterer Regionen? Herr Wisotzky widerspricht, da das Gebiet so groß sei und so viele Institutionen inzwischen sensibilisiert seien, würden verschiedene Verbünde Sinn machen und sich nicht behindern.

Auftaktvortrag von Dr. Frank M. Bischoff: Archivfachliche Kooperationen in NRW

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Der Präsident des Landdesarchivs NRW Dr. Frank M. Bischoff eröffnet seinen Vortrag mit einem Rückblick auf die Schulzeit, in der seine Generation mit kooperativen Arbeitsweisen vertraut gemacht wurde. Er sieht in NRW bereits viele gut gelungene Kooperationen von Archiven, wie z. B. das Portal archive.nrw.

Wie Dr. Nabrings betont auch Dr. Bischoff, dass es handfeste Ziele braucht, um Kooperationen nicht um ihrer selbst Willen zu initiieren. Kooperationen müssen die Effektivität erhöhen und Ziele anstreben, die alleine nicht erreicht werden können.

Im Weiteren stellt Dr. Bischoff verschiedene erfolgreiche Kooperationen in den Mittelpunkt. Als gelungene räumliche Kooperation betrachtet er die gemeinsam untergebrachten Archive in Detmold. Hier sind Landesarchiv, Kreis- und Stadtarchiv unter einem Dach, nutzen einen gemeinsamen Lesesaal, eine Restaurierungswerkstatt und profitieren durch höhere personelle Flexibilität. Auch im Bereich der Notfallvorsoge und – planung wächst die Zahl der Verbünde, die eine Aufgabe abdecken sollen, die weder Archive noch verwandte Kultureinrichtungen allein bewältigen können. Ein weiteres Beispiel für Kooperationen an denen das Landesarchiv als Partner beteiligt ist, ist die Landesinitiative Substanzerhalt, die durch die Zusammenarbeit des Landes NRW mit den Landschaftsverbänden mittlerweile eine beachtliche Menge Archivgut entsäuert werden konnte. Auch bei der Überlieferungsbildung verfolgt das Landesarchiv Initiativen zu Verbundlösungen. Bischoff spricht hier vom Ziel der “Überlieferungsbildung im Dialog”. In der staatliche Überlieferung werden z. B. Behördernbesuche gemeinsam durchgeführt, wenn es zu Veränderungen in den Zuständigkeiten zwischen kommunalen und staatlichen Behörden gekommen ist, wie z. B. beim heutigen Landesbetrieb “Straßen NRW”. Im Bereich der Ergänzungsüberlieferung wurde vom Landesarchiv ein Profil erstellt und veröffentlicht, um hier in einen Austausch mit anderen Archivträgern einzutreten. Auch im Bereich der Erwerbungen für den so genannten Sammlungsbereich herrscht aus Sicht von Dr. Bischoff eher Kooperation und Dialog als Konkurrenz.

Ein weiteres großes archivisches Arbeitsfeld, das nur gemeinsam von den Archivträgern bewältigt werden kann, ist die Sicherung der digitalen Überlieferung. Hier bildet das Projekt DA NRW das Dach für verschiedene Lösungsansätze zur Langzeitarchivierung digitaler und digitalisierter Unterlagen.

Als Ausblick plädiert Dr. Bischoff an die Archive, heute die Weichen für weitere, effiziente und erfolgreiche Kooperationen zu stellen, da er für die Zukunft einen weiter steigenden Druck im Bereich der Wirtschaftlichkeit und der personellen Ressourcen erwartet. Wenn auch die Konkurrenz unter den Archiven eher eine geringe Rolle spielt, so stehen die Archive doch in Konkurrenz zu anderen Gedächtniseinrichtungen und Kulturinstitutionen. Daher sollten die Archive die Initiative ergreifen, um selbst Einfluss nehmen zu können und offensiv eine Kooperationsstrategie entwerfen.