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Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

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Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Dr. Matthias Buchholz (Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur, Berlin): Zur Philosophie einer guten Überlieferungsbildung

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Herr Dr. Buchholz beschäftigt sich mit der Frage, was eine qualitativ hochwertige Überlieferungsbildung ausmacht. Dies erläutert er anhand von vier Praxisbeispielen, die unterschiedliche Herangehensweisen bei der Bewertung und ihre Auswirkungen auf die Überlieferungsqualität verdeutlichen.

Zunächst beurteilt der Referent den Stellenwert von Bewertungskatalogen: Ihnen mangele es oftmals einer fundierten Erläuterung über ausschlaggebenden Gründe für die jeweilige Bewertungsentscheidung. Eine Einteilung in die Kategorien „archivwürdig“, „kassabel“ und „zu bewerten“ sei demnach kritisch zu hinterfragen. Durch derartige Kataloge würde suggeriert, dass bei der Bewertung eine objektive Allgemeingültigkeit existiere. Bewertungshilfen implizierten überdies hinaus das Risiko, dass der Eindruck, archivarische Arbeit könne auf das bloße Abarbeiten einer Liste reduziert werden, entstehe. Dennoch sieht Dr. Buchholz in derartigen Hilfestellungen auch Potential. Vor allem für Quereinsteiger bieten sie eine gute Orientierungsmöglichkeit.

Weiterhin geht Dr. Buchholz auf die Problematik einer Bewertung ein, die lediglich auf die Erreichung einer gesetzten Übernahmequote abzielt und dabei eine Vielzahl relevanter Kriterien außer Acht lässt. Hierbei sieht er die Schwierigkeiten darin verankert, dass die Quantität einer Überlieferung nicht als Indiz für eine Qualität gelten könne. Bei der Bewertung solle, so Buchholz, die Qualität gegenüber der Quantität Vorrang erhalten.

Auch in der Bildung von repräsentativen Samples (beispielsweise durch die Auswahl nach bestimmten Buchstaben) sieht Dr. Buchholz diverse Komplikationen. Eine tatsächliche Repräsentation könne nur bei Vollarchivierung gewährleistet werden. Auswertungsmöglichkeiten würden durch die archivarische Bewertung immer beeinträchtigt. Vielmehr stelle sich bei der Auswahl von Stichproben die Frage, welche potentiellen Nutzungsinteressen und Forschungsmethoden zukünftig eine Rolle spielen könnten.

Zudem geht der Referent auch auf die Folgen der Digitalisierung ein. Die Bewertungsentscheidung sei durch die Vorgaben darüber, welche Eigenschaften bzw. Formate Dokumente bei der Überführung in ein digitales Langzeitarchiv aufweisen müssen, bereits beeinflusst. Dr. Buchholz stellt die These auf, dass sich die Kosten zur Langzeitspeicherung von Daten zukünftig verdreifachen werden. Folglich gewinne die Bewertungsentscheidung mehr Bedeutung und müsse ausführlicher begründet und transparenter dargelegt werden. Technische Einschränkungen und erhöhte Kosten könnten zwangsläufig zu einer vereinheitlichen Überlieferungsbildung führen. Auch der Umgang mit Dokumenten, welche keinen langzeitstabilen Formaten entsprechen, sei noch nicht geklärt. Insgesamt werden sich Archive im Bereich der Überlieferungsbildung in der digitalen Welt zukünftig anspruchsvollen Aufgaben stellen müssen.

Dr. Buchholz betont abschließend, dass es bei Bewertungsentscheidungen aufgrund der Heterogenität und Komplexität des Schriftgutes keinen Königsweg gebe und eine allgemein- sowie alleingültige Antwort auf die Frage, was gute Überlieferungsbildung ist, nicht existiere. Eine Einteilung in „richtig“ und „falsch“ sei nicht möglich. Jede Entscheidung sei zugleich sowohl richtig als auch falsch. Gerade wegen der vielfältigen und umfangreichen Aspekte, die in die Bewertungsentscheidung einfließen, sei fraglich, ob es ausreicht, lediglich 5 bis 10 % der Arbeitszeit in die sogenannte archivarische Königsdisziplin zu investieren. Die Qualität der Überlieferungsbildung könne jedoch unter gewissen Gesichtspunkten sicher gestellt werden. Dazu dienen laut Buchholz kollegialer Austausch und Kontakt zur Forschung. Er plädiert für eine positive Diskurskultur. Die Grundlage solcher Diskussionen und einer Sicherstellung bestimmter Standards liege in Transparenz begründet. Zum einen müssten Überlieferungsziele und zum anderen Methoden zur Erreichung eben dieser Ziele offengelegt und nachvollziehbar gemacht werden. Transparenz sei der Schlüssel zur Selbstversicherung.

 

Abstract zum Vortrag von Andrea Wendenburg M.A.: Überlieferungsbildung aus kommunaler Perspektive

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Andrea Wendenburg M.A. vom Historischen Archiv der Stadt Köln referiert über Aspekte der Überlieferungsbildung auf kommunaler Ebene. Neben der Schaffung von Transparenz bei Bewertungsentscheidungen, liegt der Schwerpunkt auf der Einführung einer prospektiven Bewertung und den Veränderungen durch digitale Fachverfahren.

Überlieferungsbildung gilt als Kernkompetenz archivischer Aufgaben. Dies gilt auch für kommunale Archive. Allerdings werden die fachlichen Diskussionen zur modernen Überlieferungsbildung vornehmlich von Archivarinnen und Archivaren der Staatsarchive und des Bundes geführt. Was macht kommunale Überlieferungsbildung aus? Die Etablierung eines Dokumentationsprofils durch die BKK für die Kommunen hat hier hilfreiche Anregungen gegeben: Mit einem entsprechenden Dokumentationsprofil und der Benennung von Überlieferungszielen wird die kommunale Überlieferungsbildung transparent dargestellt. Dadurch können Bürgerinnen und Bürger klar erkennen, welche Unterlagen sie in einem kommunalen Archiv erwarten können.

Letztendlich wird in der Literatur und in vielen fachlichen Diskussionen Schriftgut behandelt, dessen Aufbewahrungsfristen lange abgelaufen sind. Dies ist in den kommunalen Dienststellen und Ämtern oft anders: insbesondere in der Phase der Umstellung von analogem zu digitalem Schriftgut wird dem Kommunalarchiv recht junges Schriftgut angeboten. Bei diesem Wandel ist das Kommunalarchiv stark gefordert, sich einer prospektiven Bewertung und Überlieferungsbildung zuzuwenden.

Eine weitere Herausforderung für die kommunale Überlieferungsbildung stellen die digitalen Fachverfahren dar. Viele werden in ganz NRW eingesetzt. Hier ist eine enge Zusammenarbeit der kommunalen Archive mit dem Landesarchiv notwendig. Welche Folgen hat eine solche Zusammenarbeit letztendlich für die kommunale Überlieferungsbildung einer Kommune? Was hat die Bürgerschaft davon? Würden kommunale Spezifika verloren gehen?

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Kurzvita von Andrea Wendenburg

  • Studium der Mittleren und Neueren Geschichte sowie Volkskunde in Göttingen mit Magisterabschluss
  • Arbeit in mehreren Kommunalarchiven
  • Seit 01.04.2008 beim Historischen Archiv der Stadt Köln
  • Mitarbeit im VdA-Arbeitskreis Bewertung sowie im Arbeitskreis Bewertung NW

Dr. Benjamin Bussmann: Informationserhalt und –verlust bei Datenmigrationen im Zuge der elektronischen Langzeitarchivierung

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Zunächst stellt Dr. Bussmann die Herausforderungen in der Langzeitarchivierung  vor: Die schnelle technische Weiterentwicklung, die Dynamik und die Vielfalt der Programme.
Die bisher verfolgten Erhaltungsstrategien sind u. a. die Analogisierung, das so genannte „Gerätemuseum“, die Emulation als Nachbildung der ursprünglich genutzten Software und die Migration als Anpassung der digitalen Objekte in ein neues Umfeld. Aktuell gilt die Migration als vielversprechendster Ansatz. Herausforderungen dabei sind Veränderungen der ursprünglichen Daten in neue Formate und die damit verbundene Frage, ob Authentizität und Integrität dieser Daten und damit verbunden ihre Vertrauenswürdigkeit weiterhin als gegeben betrachtet werden können. Damit einher geht die Frage nach dem Original von digitalen Objekten und ihrer juristischen Belastbarkeit.

Die Performance (Kombination aus Daten, Software und Hardware) gilt als die entscheidende Ebene für die Feststellung von Authentizität und Integrität von Daten. Das bedeutet, dass nicht der ursprüngliche Bitstream als solcher als unveränderbar definiert wird. Doch wie können Authentizität und Integrität von Daten ansonsten aufrecht erhalten werden? Die gängigen Modelle sind das Repräsentationenmodell, das darauf aufbaut die Ursprungsversion einer Datei bei jeder Migration mitzunehmen und somit den unveränderten Bitstream für Emulationen oder zukünftige andere Lösungen zur Verfügung zu stellen. Allerdings ist es fraglich, wie viele Emulationen mit dieser Repräsentation 0 tatsächlich durchgeführt werden können.

Ein weiteres Modell ist das der signifikanten Eigenschaften, das nach den Eigenschaften einer Datei fragt, die bei jeder Migration unbedingt erhalten bleiben müssen, um die Authentizität und Integrität zu gewährleisten und somit einen Datensatz als vertrauenswürdig definieren. Die Formulierung signifikanter Eigenschaften ist derzeit in der Diskussion, z. B. im Interpares II-Projekt aber auch in den nationalen und internationalen archivischen Fach-Communities

Da die Signifikanz den digitalen Objekten nicht per se innewohnt, erweisen sich die subjektiven Kriterien bei der Definition von signifikanten Eigenschaften bisher als Problem. In letzter Konsequenz hängt diese Definition vom Ziel der Archivierung und damit von jedem Archiv und seinem Überlieferungsprofil ab. Wichtig ist also die Festlegung der Merkmale, deren Erhalt auf der Performance-Ebene für das Archiv unverzichtbar gilt.

Podiumsdiskussion: Wie soll und wie kann sich das Rheinland “als Archivlandschaft” künftig weiterentwickeln?

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Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg, stellt das Podium vor: Dr. Thomas P. Becker (Archiv der Universität Bonn), Dr. Michael Habersack (LVR-AFZ), Dr. Olaf Richter (Stadtarchiv Krefeld) und Dr. Stephen Schröder (Archiv im Rhein-Kreis Neuss)

Der erste Schwerpunkt der Runde dreht sich um das während des Archivtags mehrfach angesprochene Thema der Vernetzung, der Kooperation und der bereits vorhandenen Strukturen. Was macht das Rheinland als Archivlandschaft aus? Wo liegen die Stärken? Was lohnt weiter entwickelt zu werden?

Dr. Schröder sieht zwar bereits einen hohen Grad der Vernetzung, der u. a. auch durch die Dienstleistungen des LVR-AFZ begünstigt werde, erkennt aber dennoch Bedarf, die Dichte der Archivlandschaft weiter zu stärken und auszubauen. Als wichtigste institutionell verankerte Netzwerke sieht Dr. Richter die Arbeitsgemeinschaft der nordrhein-westfälischen Stadtarchive im Städtetag NRW (ARGE), die AG der Archive beim Städte- und Gemeindebund (ASGA), den Arbeitskreis nordrhein-westfälischer Kreisarchive beim Landkreistag NRW (AKKA) sowie die Arbeitsgruppe am Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) für das Spezialthema der digitalen Langzeitarchivierung. Dr. Becker sieht eine große Stärke im Bereich der regionalen Arbeitsgemeinschaften, die – häufig auf Kreisebene organisiert – regelmäßige Treffen durchführen, an denen auch Archive anderer Sparten beteiligt sind. Der Moderator greift diesen Aspekt auf und bittet Dr. Habersack um einen Überblick über diese regionalen Netzwerke, die jeweils auch vom LVR-AFZ begleitet werden. Dr. Habersack führt aus, dass die angesprochenen AGs nahezu flächendeckend aber in unterschiedlicher Intensität funktionieren. Es gebe sie in den Kreisen Kleve, Wesel, Mettmann, Euskirchen sowie im Rhein-Sieg-Kreis und im Rhein-Erft-Kreis. Im Bergischen Land habe sich kreiseübergreifend der Arbeitskreis der bergischen Archivarinnen und Archivare konstituiert. Lücken gebe es dort, wo die Archivlandschaft ohnehin dünn sei. Als Beispiel nennt er den Kreis Düren, wo sich das Stadt- und Kreisarchiv Düren der AG des Rhein-Erft-Kreises angeschlossen habe. Diese sehr praxisnahen regionalen Gremien bieten nach Ansicht von Dr. Habersack Plattformen für den fachlichen Austausch sowie für gemeinsame Ausstellungen, Publikationen und für eine abgestimmte Überlieferungsbildung. Vom Zuschnitt her nicht identisch und zum Teil kultursparten-übergreifend angelegt seien auch die entstandenen und zurzeit entstehenden Notfallverbünde.

Aus dem Plenum fragt Dr. Albert Eßer (Stadtarchiv Bergisch-Gladbach) nach den Möglichkeiten einen intensiveren Austausch und eine stärkere Zusammenarbeit im Bereich der archivarischen Ausbildung und der Werbung für den Beruf des Archivars / der Archivarin. Dr. Richter sieht mit Hinweis auf die dreigeteilten Ausbildungswege, den Einfluss der nicht-staatlichen Archive auf den mittleren Dienst beschränkt. Bei der Ausbildung der Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (FAMIs) und der darauf aufbauenden Fachwirt-Ausbildung sei verstärktes Engagement wünschenswert. Als positive Beispiele sieht er die von den Archiven angebotenen Praktika für Schüler und Studentinnen und das vom AFZ koordinierte Programm “Erlebnis Archiv”, das sich explizit an Geschichtsstudierende wendet. Dr. Becker weist darauf hin, dass die Archivarinnen und Archivare in den Ausbildungsgremien vertreten sind. Bei der auch vom Uniarchiv angebotenen FaMI-Ausbildung sei der Trend festzustellen, dass das Wissen der Bewerber über die Berufsinhalte abnehme. Hier sei Engagement der Kolleginnen und Kollegen gefragt, auch an Schulen – und nicht nur Gymnasien – über den Beruf zu informieren und dafür zu werben. Dr. Pilger richtet sich erneut an Dr. Habersack und fragt, ob  das LVR-AFZ Hilfestellung anbiete, wenn ein Archiv in die Ausbildung einsteigen wolle. Dr. Habersack  verweist auf die Homepage des AFZ, wo die verschiedenen Ausbildungswege beschrieben und alle Links zu ausbildungsrelevanten Institutionen zusammengestellt sind. Die Archivberatung werde in vielen Fällen von den Kommunen an der Bewerberauswahl beteiligt und könne so auf eine Professionalisierung hinwirken. Aber es gebe auch hier “Lücken”. Der Archivarsberuf werde bei manchen Archivträgern noch nicht als Beruf mit fachlichen Anforderungen wahrgenommen und das Angebot der Beratung und Unterstützung bei der Personalauswahl daher nicht immer angenommen.

Moderator Dr. Pilger lenkt die Diskussion nun von den allgemeinen Fragen der Vernetzung hin zu Kooperationen und Netzwerken in den konkreten archivischen Arbeitsfeldern. Er richtet das Wort an Dr. Habersack mit der Frage, wie die Vernetzung im Bereich der digitalen Archivierung noch verstärkt werden könne.

Dr. Habersack erklärt, dass man hier nach verschiedenen Anforderungen und Aufgaben im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung differenzieren müsse. Er verweist darauf, dass es Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen bereits gebe und nennt den Arbeitskreis Fachliches des Digitalen Archivs NRW, die archivarische Arbeitsgruppe beim Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) und eine Arbeitsgruppe zur Bewertung von Fachverfahren, die durch eine Initiative des AFZ entstanden sei. Die Arbeitsgruppe, der Vertreter von verschiedenen rheinischen Stadt- und Kreisarchiven angehörten, habe gemeinsam im Tagungsband des letzten Rheinischen Archivtags und auf der Homepage des AFZ einen Artikel zu ersten Schritten zur Bewertung von Fachverfahren publiziert. Resümierend stelle der Artikel fest, dass die Archive mit der digitalen Langzeitarchivierung “einfach anfangen” sollten, um Prozesse – auch Lernprozesse im eigenen Haus – in Gang zu setzen. Bei weiterer Passivität der Archive sei zu befürchten, dass sie nicht (mehr) als fachlich zuständiger Partner der IT wahrgenommen würden. Er sieht die Gefahr, dass die neue, zusätzliche Aufgabe von vielen Kolleginnen und Kollegen als zeitliche oder inhaltliche Überforderung wahrgenommen werde und man dadurch ein grundsätzlich archivisches Arbeitsfeld den IT-Anbietern überlasse. Aufgrund der zusätzlichen Anforderungen ohne (bislang) zusätzliches Personal gebe es selbst in mittelgroßen Stadtarchiven den Wunsch, die Aufgabe der Archivierung digitaler Unterlagen anderen zu überlassen Wichtig sei aber eine Beteiligung der Archive auf Augenhöhe. Herr Dr. Schröder betont noch einmal die Prägung der rheinischen Archivlandschaft durch viele kleine Archive – eine Stärke, die im Bereich der digitalen Archivierung an die Grenzen stoße und auf noch stärkere Kooperation notwendig mache. Dr. Pilger verlagert die Diskussion ins Plenum und fragt, wer von den Anwesenden bereits auf dem Feld der digitalen Langzeitarchivierung aktiv und wer in den verschiedenen Gremien unterwegs sei. Da das Ergebnis sehr überschaubar bleibt, schließt sich die Frage an, wo die Kolleginnen und Kollegen sich für das Feld der Digitalisierung und der digitalen Langzeitarchivierung stärkere Unterstützung wünschen – nicht nur bezogen auf Dienstleistungen des LVR-AFZ, sondern insgesamt. Herr Dr. Helbach (Historisches Archiv des Erzbistums Köln) sieht Schwierigkeiten in der Vermittlung der Notwendigkeit digitaler Langzeitarchivierung an die Archivträger. Wie kann man ihnen vermitteln, dass man zusätzliche Stellen für die Digitalisierung brauche?

Als nächsten Themenkomplex spricht Dr. Pilger die Sichtbarkeit der Archive nach außen an. Sind Archive Kulturinstitutionen und wie ist das Verhältnis zur Forschung?

Dr. Becker sieht auf der Seite der Archive viel Offenheit gegenüber der Forschung, stellt aber auf der anderen Seite einen Rückzug der Geschichtswissenschaften aus den Archiven fest, da Themen präferiert würden, die mit regionalen Beständen nicht zu bearbeiten seien. Angesichts der Zuwendung zur Universalgeschichte und der Vernachlässigung von landesgeschichtlichen Fragen sei es oft einfacher mit anderen wissenschaftlichen Disziplinen zusammenzuarbeiten als mit der Geschichtswissenschaft. Er plädiert dafür, auf allen Ebenen mit den spezifischen Stärken und Eigenheiten der Archive präsent zu sein und auch Themen für Master- und Bachelorarbeiten in die Diskussion zu bringen. Aus dem Plenum weist Frau Zech (Stadtarchiv Wesseling) auf die in der Tagungstasche verteilte Publikation der AG Archive im Rhein-Erft-Kreis “Hin und Weg. Zur Wanderungsgeschichte der Menschen in der Region Rhein-Erft-Rur”, der eine gemeinsame Ausstellung voran gegangen sei. Dies sei ein Beispiel, was durch die Kooperation von Archiven im Hinblick auf weitere Forschungsprojekte und allgemeine Öffentlichkeitsarbeit umgesetzt werden könne.

Zum Abschluss möchte Dr. Pilger vom Podium wissen, ob die Vernetzung Vorteile für die Archive im Hinblick auf ihre Durchsetzungskraft gegenüber der Politik biete?

Dr. Richter antwortet, dass die Tendenz dazu gegeben sei, denn professionalisierte Bereiche hätten bei den politischen Entscheidungsträgern mehr Gewicht. Allerdings könne man aus seiner Sicht auch durch Kooperationen keine politische Unterstützung generieren, wenn von dieser Seite kein Interesse bestehe. Herr Dr. Metzdorf (Stadtarchiv Neuss) und Herr Dr. Schröder vertreten eine optimistischere Einschätzung und verweisen auf ein erfolgreiches Kooperationsprojekt zur Digitalisierung im Rhein-Kreis Neuss, bei dem die finanziellen Erfordernisse durch die Menge der beteiligten Archive in den einzelnen politischen Gremien besser zu vermitteln waren. Herr Dr. Pilger ergänzt, dass gelegentlich allein der Verweis auf Förderung durch den LVR für die Durchsetzung von Projekten hilfreich sei.

 

 

 

Aktuelle Stunde

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Zum Abschluss des Programms moderiert Dr. Peter Weber, Abteilungsleiter im LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, die aktuelle Stunde mit Neuigkeiten aus dem AFZ.

1. Das Archivgesetz Nordrhein-Westfalens von 2010 wird im September 2014 außer Kraft treten.

http://bit.ly/1qEntWz

Eine spannende Frage sei, ob es im Rahmen der Novellierung noch Möglichkeiten zu Änderungen gebe. Die wichtigste Neuerung ist wohl, dass nun auch die Kommunalarchive bei elektronischer Archivierung von Anfang an in die Prozesse mit einbezogen werden müssen.

2. Der Einsatz von Recycling-Papier in den öffentlichen Verwaltungen sollte weiter problematisiert und die Nutzung von höherwertigem Papier propagiert werden. Für amtliches, zu archivierendes Papiergut müssen DIN Normen Vorschrift sein. Zur Zeit wird an einem gemeinsamen Positionspapier von ARK und BKK gearbeitet.

Das AFZ hat entsprechende Empfehlungen zur Bestandserhaltung und Informationen zu DIN-Normen hier veröffentlicht:

http://bit.ly/1otU6mw

http://bit.ly/1xqrkXV

3. Das Projekt Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) läuft aus, aber die Chancen für eine Fortsetzung sind groß, wenn auch mit geringeren finanziellen Ressourcen.

Volker Hingst, Bestandserhaltung LVR-AFZ, gibt einen kurzen Zwischenbericht über das Projekt und fordert die Kolleginnen und Kollegen in den Archiven dringend dazu auf, noch Anträge auf Entsäuerung zu stellen, damit die vom Land bewilligten Gelder nicht verfallen. Das Land NRW übernimmt 70% der Kosten der Massen-Block-Entsäuerung, die Kommunen haben hier nur mit einem geringen Aufwand zu rechnen. Die Antragsstellung auf der nachstehenden Internetseite der Restaurierungswerkstatt sei niedrig­schwellig und man erhalte schnell eine Rückmeldung.

http://bit.ly/1qVmije

Erläuterungen zum Projekt und zur Antragstellung: http://bit.ly/1qEohe9

4. Es wird das neue AG-Projekt „Handbuch der Ruhrgebietsarchive“ vorgestellt, das vom AFZ unterstützt wird: Statt eines gedruckten Archivführers soll eine Online-Plattform erstellt werden, in der die beteiligten Institutionen als Geodaten, Points of Interests, erscheinen. Am Projekt sollen sich auch kleinere Sparten-Archive beteiligen können, sofern sie öffentlich zugänglich sind.

http://www.metropoleruhr.de/regionalverband-ruhr/karten-geodaten/geobasisdaten/points-of-interest.html

5. Aus der Reprografie wird berichtet: Während die Schutzverfilmung in NRW ein (mehr oder weniger) selbstverständlicher Teil der Bestandserhaltung sei, müsse doch weiterhin für sie geworben werden, da in einigen Bundesländern bislang keine einzige Schutzverfilmung durchgeführt wurde. Es bestehe also im bundesweiten Maßstab eine imminente Sicherungslücke. Auch im digitalen Zeitalter bekennt sich die BKK zur Verfilmung: Die Schutzdigitalisierung sollte mit dem totgesagten Mikrofilm kombiniert werden, um ein finanziell günstiges und im Sinne der Bestandserhaltung verlässliches Medium zu behalten.

http://bit.ly/1xqrO0i

http://bit.ly/TTnasM

6. Dr. Weber informiert, dass die Ergebnisse der Umfrage der KEK (Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts) eingeflossen sind in das zur Zeit im Entwurf befindliche Papier „Die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts in Archiven und Bibliotheken in Deutschland. Bundesweite Handlungsempfehlungen für die Kultusministerkonferenz und die Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien“.

7. Dr. Hanns Peter Neuheuser, Fortbildungszentrum LVR-AFZ, weist auf das in den Tagungsmappen enthaltene Jahresprogramm des Fortbildungszentrums hin und lädt zum Abonnieren des AFZ-Newsletters ein, um aktuelle Veranstaltungen nicht zu verpassen.

Als Herausforderung komme  auf die Archive das Thema Inklusion zu. Geltendes Recht (Behindertengleichstellungsgesetz) besage mittlerweile, dass Menschen mit Behinderungen aller Art Zugang zu Kulturgut gewährt werden muss: Archive seien also im Zugzwang, diese Bedingungen zu erfüllen. Das AFZ stehe völlig hinter dieser Idee und möchte helfen, kleineren Archiven die fälligen Umstellungen zu erleichtern: Am 25. August 2014 sind noch Plätze frei für die Veranstaltung: „Teilhabe an Kulturgut. Barrierefreiheit und Inklusion in Archiven, Bibliotheken und Museen“.

http://bit.ly/1mqHEpp

Im nächsten Jahr werde ein Workshop zum Thema „Bildungspartnerschaft Archiv und Schule“ – ein weiterhin sehr erfolgreich laufendes Kooperationsprojekt – angeboten, um etwaige Ängste vor der Antragsstellung und der praktischen Durchführung zu nehmen. 

 

Danksagung

Dr. Arie Nabrings, Dienststellenleiter des AFZ, beendet den 48. Rheinischen Archivtag mit einem positiven Rückblick: Kooperation sei für Archive tatsächlich kein Fremdwort, sondern inzwischen selbstverständlicher Bestandteil der Arbeitspraxis. Herr Nabrings bedankt sich bei Herrn Drs. Thissen und seinem Team vom Stadtarchiv Kleve, bei der Stadthalle für die Räumlichkeiten, Technik und das köstliche Buffet am Donnerstagabend, beim AFZ-Organisationsteam von Herrn Dr. Neuheuser und seinen Bloggern. In das Blog hätten sich bis zum Mittag des zweiten Tages schon rund 850 verschiedene IP-Adressen eingeklinkt, um die laufend festgehaltenen Ergebnisse des 48. Rheinischen Archivtages mitzuverfolgen.

Ergebnissicherung Sektionen 3 und 4

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Die Moderatoren Dr. Peter Weber und Dr. Arie Nabrings fassen die Vorträge ihrer Sektion zusammen. Dr. Weber zieht das Fazit aus den Beiträgen aller Referierenden, dass bei der Überlieferungsbildung der Austausch und die Kooperation Chancen und Synergien eröffnet, aber die Zunft auch die Neigung hat, in bestimmten Fragestellungen in geschlossenen Kreisen zu verharren. Dr. Nabrings fasste v. a. die Diskussion seiner Sektion zusammen. Dort stand vor allem die Frage nach den finanziellen Anforderungen des DA NRW, die aber weiterhin nicht entgültig feststehen. Ebenfalls diskutiert wurden Initiativen einzelner Kommunen, Speziallösungen außerhalb des DA NRW zu verwirklichen. Zur abschließenden Frage, ob die beiden vorgestellten Systeme in Konkurrenz zu einander stehen oder sich ergänzen, bilanzierte Dr. Nabring, dass beide Lösungen wertvolle Ansätze liefern und noch nicht in allen Punkten ausgereift sind, das aber der Dialog nach anfänglichen Divergenzen nun im vollen Gange sei.

Sektion 4: Ulrich Fischer: DiPS, Prozessdarstellung

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Herr Fischer stellt fest, dass man beim Historischen Archiv der Stadt Köln auf eine lange, meist von Verständnis geprägte Zusammenarbeit mit der städtischen IT zurückblicke. Er betont, dass DiPS im Gegensatz zum DNS des DA NRW von Anfang an als Spartenlösung konzipiert worden sei. Innerhalb dieser Lösung habe man sich um eine gemeinsame Lösung DiPS-kommunal zwischen LWL-Archivamt und dem Archiv der Stadt Köln bemüht. Der von Seiten der IT vorgetragene Gedanke sei dann gewesen, diese gemeinsame Lösung im Rahmen des Dachverbands der kommunalen Rechenzentren KDN auch anderen Kommunen weiterzugeben.

DiPS schalte der Übernahme ins Archiv einen Pre-Ingest vor, um darin spätere Verzeichnungseinheiten zu formieren, die im DiPS-System als SIPs (Submission Information Packages) – gewissermaßen Archivkapseln – verstanden werden. Die Erschließungsinformationen und die Archivalien selbst würden getrennt gehalten wie im klassischen Papierbereich Archivalie und Findbuch. Herr Fischer stellt den Übernahmeprozess anhand von einigen Screenshots dar.

Frau Pauels (Aachen) fragt nach den Kosten der Systeme. Herr Fischer hält es für notwendig, die Gesamtkosten langfristig finanzierbar darzustellen. Er hält es für gut, dass das Land mit im Boot sei. Das Finanzierungskonzept wird derzeit entwickelt. Herr Nabrings ergänzt, dass eine Schätzung der jährlichen Kosten inzwischen vorliege. Offen sei jedoch noch, wie die Kosten verteilt würden. Er weist allerdings auch auf die archivgesetzliche Pflicht ein, archivwürdige Unterlagen in die zuständigen Archive zu übernehmen.

Herr Dr. Pilger (Duisburg) fragt nach dem Umgang mit dem Wunsch des städtischen Rechenzentrums nach einer kostengünstigen Lösung.

Herr Dr. Teske weist auf die Papiere hin, die die Anforderungen an elektronische Langzeitarchive formulieren und fragt, ob sich die beiden technischen Lösungen ergänzen könnten, also das DNS für die Verarbeitung von Digitalisaten und das DiPS für die Verarbeitung von genuin digitalen Daten verwendet werden könnte. Herr Fischer hält dies für unrealistisch, weil bei beiden Systemen Kosten anfallen werden und kaum einem Kämmerer vermittelbar sei, beide Systeme zu nutzen und zu finanzieren. Er geht darüber hinaus davon aus, dass sich langfristig auch eine Anpassung der Systeme ergeben wird.

Sektion 4: Impulsreferat von Arie Nabrings: Digitale Langzeitarchivierung

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Dr. Nabrings erinnert daran, dass es Zusammenarbeit zwischen Archiven auf kollegialer Ebene immer schon gegeben habe. Darüber hinaus habe sich die institutionelle Zusammenarbeit immer weiter entwickelt. So sei 1990 die Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) entstanden. Seit 1997 gebe es außerdem den Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS), der jährlich tage. Die Unterlagen des Arbeitskreises finden sich auf der Webseite des Staatsarchivs St. Gallen: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html. Aus einem konkreteren Anlass habe sich 2012 eine ad-hoc-Arbeitsgruppe zur Digitalen Langzeitarchivierung zusammengefunden, weil man befürchtete, dass archivische Anforderungen bei der Entwicklung des Digitalen Archivs nichts genügend berücksichtigt würden.

Als Konsequenz aus den zahlreichen Initiativen und Arbeitsgruppen sieht Herr Nabrings eine Koordinierungs-, Abstimmungs- und Kooperationsbedarf. Derzeit fänden intensive Gespräche zwischen den Rechenzentren und den Städten über die weiteren notwendigen Schritte statt.

Herr Nabrings verweist weiterhin auf die Kooperation der HP-SER-Nutzergruppe zwischen Stadtarchiv Stuttgart, LWL-Archivamt, Bundesarchiv, Landesarchiv NRW, Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz und Stadtarchiv Köln.

Ein dritter Bereich seien Kooperationen zwischen Kultureinrichtungen mit einem breiteren, spartenübergreifenden Ansatz. Hier nennt Herr Nabrings zunächst das Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung “nestor”, das wesentlich an der Erstellung verschiedener DIN-Normen mitgewirkt hat und verschiedene Materialien zur Langzeitarchivierung auf seiner Internetseite www.langzeitarchivierung.de bereitstellt.

Weiterhin weist Herr Nabrings auf das vom Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) koordinierte Projekt des spartenübergreifenden Digitalen Archivs NRW (DA NRW) hin, unter dessen Dach zwei technischen Lösung  angeboten werden sollen. Für die Vorstellung der DNS-Basissoftware des DA NRW übergibt Herr Nabrings zunächst Herrn Thissen vom Stadtarchiv Kleve das Wort.

Sektion 4: Bert Thissen: Digitales Archiv NRW , Prozessdarstellung

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Mit Blick auf die Notwendigkeit der Kooperation erklärt Herr Thissen, dass die Stadt Kleve mit 50.000 Einwohnern ein Archiv mit drei Vollzeitstellen habe. Dagegen habe das drei- bis viermal so große Nimwegen 30-40 Mitarbeiter. Herr Thissen unterstützt daher die Aussage von Herrn Fischer, dass die Kooperation von Archiven im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung für die meisten Archive alternativlos sei.

Das Digitale Archive NRW solle in der Rechtsform einer Arbeitsgemeinschaft organisiert werden. Dabei gehe es um das kulturelle Erbe des ganzen Landes, unabhängig, ob es staatlicher, kommunaler, kirchlicher oder anderer Provenienz sei und unabhängig von der Kultursparte, von der es stamme (Archive, Bibliotheken, Museen). Außerdem sei an den Datenaustausch und die Aggregation der Daten in den Portalen auf nationaler (Archivportal D) und internationaler Ebene (Europeana) gedacht.

Herr Thissen betrachtet das DA NRW dem Wesen nach als politisch angestoßenes Projekt und referiert die Merkmale eines Projekts nach der Definition von Kathy Schwalbe, An Introduction to Project Management. Es sei demnach bei einem Projekt unter anderem mit unvorhergesehenen Kosten zu rechnen. Die Überschreitung von Kosten sei derzeit auch das Thema einer Untersuchung in den niederländischen Ministerien. Kostenüberschreitungen seien also ein scheinbar strukturelles Problem von Projekten. Ein Faktor für die Kostenüberschreitung sei unter anderem der Einsatz von privatwirtschaftlichen Firmen. Solche seien bislang an der Entwicklung der DNS-Basissoftware des DA NRW nicht beteiligt, so dass dieser Faktor entfalle. Ein weiterer Kostenfaktor sei jedoch der unbedingte politische Wille zur Umsetzung eines Projekts. Dieser Projekt-Aspekt treffe auf das DA NRW zu, das wesentlich auf den Anstoß durch den ehemaligen Staatssekretär Grosse-Brockhoff zurückzuführen sei.

Ein Projekt wie das DA NRW sei auch ein sozialer Prozess mit zahlreichen stakeholders. Dazu zählten letztlich selbst seine Opponenten. Es habe im Projekt DA NRW keine grundsätzlichen Gegner gegeben. Wohl aber habe man von Seiten der Spitzenverbände auf eine stärkere Beteiligung der Kommunen gedrängt. Seitens der Archive habe es von Anfang an viele eher inhaltliche Fragen gegeben wie etwa zur Sicherheit der Daten oder zur rechtlichen Organisationsform.

Es sei gut, dass sich das DA NRW für eine technische Alternativlösung zur Basissoftware DNS geöffnet habe. Die Organisation von Speicherknoten oder die Klärung von Rechtsfragen seien auch mit den zwei technischen Lösungen mögliche Punkte einer synergetischen Zusammenarbeit.

Das Projekt DA NRW werde mit seiner Basissoftware in seiner ersten Umsetzungsphase die digitale Langzeitarchivierung von Digitalisaten ermöglichen. Die Übernahme von genuin digitale Daten aus Fachverfahren und elektronischen Akten sei dagegen einer weiteren Projektstufe vorenthalten.

Sektion 4: Abstract des Vortrags von Dr. Ulrich Fischer über DiPS

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Dr. Ulrich Fischer stellt in seinem Vortrag „DiPS, Prozessdarstellung“ den Entwicklungsstand der im DA NRW eingesetzten Langzeitarchivlösung vor.

Hinter DiPS, der Digital Preservation Solution im Digitalen Archiv NRW, verbirgt sich eine Langzeitarchivlösung der Firmen HP und SER. Außerhalb NRWs im Bundesarchiv, dem Landesarchiv Rheinland-Pfalz und dem Stadtarchiv Stuttgart eingesetzt, nutzen im Land das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL), das Historische Archiv der Stadt Köln sowie das Landesarchiv NRW die Software produktiv. Als eine Säule im DA NRW wird sie über kommunale Gebietsrechenzentren im KDN verfügbar gemacht – betrieben wird sie beim Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und bei der LWL.IT Service Abteilung.

Kerncharakteristika dieser Langzeitarchivlösung sind:
–          OAIS-konforme Spartenlösung für Archive
–          Aufbereitung/Strukturierung von ungeordneten Daten aus  Fileablagen (PIT)
–          Übernahme von Lieferungen / Akzessionen möglich
–          „Inhaltliche Einheit“ als archivisches Strukturprinzip
–          Strikte Trennung von (unveränderbarem) digitalem Archivobjekt und Erschließungsinformation in der jeweiligen Archivsoftware
–          Konfigurierbare Archivierungs- und Übergabeformate; Formaterkennung und -validierung im System inkludiert
–          Hochsichere Speichertechnik bei LWL und Stadt Köln angebunden
–          Modulares System, das in verschiedenen techn. Umgebungen und mit unterschiedlichen Speichern betrieben werden kann.

Für das laufende Jahr ist die Entwicklung eines Moduls zur digitalen Bestandserhaltung (preservation management) und einer Nutzungskomponente (DIP-Viewer) vorgesehen. Weiterhin wird die Technik der Übernahme von Datenbanken und von Fachverfahren über Standardschnittstellen erarbeitet. Die Entwicklung des Systems für kommunale Nutzer in NRW erfolgt einerseits über die enge Kooperation zwischen LWL und Stadt Köln, darüber hinaus in einer Nutzergruppe gemeinsam mit dem Bundesarchiv, den Landesarchiven NRW und Rheinland-Pfalz sowie dem Stadtarchiv Stuttgart.

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Kurzbiographie von Dr. Ulrich Fischer

  • Studium der Geschichte, Englischen Sprache und Literatur und Politischen Wissenschaften in Trier, Durham (Großbritannien) und Münster. Abschlüsse: MA (Durham), Staatsexamen, Promotion (Münster, 2003) mit einer Arbeit über Stadtentwicklung und Großbaustellen in englischen Kathedralstädten nach 1066
  • Archivreferendariat beim Land NRW, ab 2005 Tätigkeit beim Landesarchiv NRW, hauptsächlich Entwicklung des bundesweiten DFG-Projektes „Retrokonversion archivischer Findmittel“
  • Seit 2006 stellvertretender Leiter des Historischen Archivs der Stadt Köln, dort seit 2009 zuständig für „Grundsatzfragen und Wiederaufbau des Historischen Archivs“. 2013 zusätzlich Übernahme des Sachgebietes „Neuzeit“ (städtische Überlieferung seit 1815)
  • Die Arbeitsbereiche umfassen u.a. die Koordination der Wiederaufbauarbeiten, die Steuerung von Übernahme und Erschließung der städtischen Überlieferung, den Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs und die nutzerseitige Betreuung des Archivneubaus

Sektion 4: Abstract zum Vortrag von Drs. Bert Thissen über das Digitale Archiv NRW

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Drs. Bert Thissen berichtet in seinem Vortrag „Digitales Archiv NRW, Prozessdarstellung“ über die Entwicklung dieses kooperativen Portals für Archive, Bibliotheken und Museen.

Die elektronische Langzeitarchivierung stellt für das Archivwesen insgesamt eine große Herausforderung dar, wobei diese Herausforderung, wie sie sich den einzelnen Archiven konkret stellt, allerdings meist eher organisatorischer als technischer Art ist. Voraussichtlich werden sich nur wenige große Archive die Einrichtung eines eigenen digitalen Langzeitarchivs oder E-Depots mit der Erfüllung aller damit verbundenen technischen Voraussetzungen leisten können. Die Mehrzahl der Archive wird auf Kooperationen in irgendwelcher Form angewiesen sein und die erforderliche Technik gemeinsam einkaufen müssen bzw. im Verbund entwickeln lassen. Eine kooperative Lösung ist in Nordrhein-Westfalen seit einigen Jahren mit dem Projekt ‘Digitales Archiv Nordrhein-Westfalen’ in der Entwicklung. Es handelt sich um ein sehr ambitioniertes Projekt, da es eine Lösung für die Archivierung des digitalen Kulturerbes im Lande Nordrhein-Westfalen schlechthin bieten soll. D.h.: Das DA NRW soll sowohl Dienstleister für das Landesarchiv und die Kommunalarchive als auch für Bibliotheken und Museen werden. Außerdem soll es ein Portal umfassen, über das digitale Objekte im elektronischen Archiv, die dazu freigegeben worden sind, recherchierbar und einsehbar sind. Auch soll eine Weitergabe an Portale auf höherer geographischer Ebene, wie die Deutsche Digitale Bibliothek und die Europeana, möglich sein. Eine Betrachtung des Projekts lohnt sich, weil die Archive direkt am Ergebnis interessiert sind. Darüber hinaus kann man das Projekt DA NRW aber auch als Fallbeispiel für ein großes Kooperationsprojekt betrachten, wie sie in Zukunft im Archivwesen möglicherweise öfters eine Rolle spielen werden. Eine Analyse des Projektes macht auf Probleme aufmerksam, mit denen grundsätzlich zu rechnen ist und zeigt potentielle Wege zu deren Lösung auf.

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Kurzbiographie von Drs. Bert Thissen

  • Studium der Geschichte in Nimwegen (Katholieke Universiteit Nijmegen, heutige Radboud Universiteit Nijmegen)
  • Archivausbildung (Höherer Archivdienst) im Haag (nl. Rijksarchiefschool)
  • Seit 1997 Leiter des Stadtarchivs Kleve
  • 2003–2011 Vorsitzender des Facharbeitskreises Archivwesen beim Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN)
  • Seit 2012 Mitglied des Unterarbeitskreises Digitale Langzeitarchiverung beim KRZN
  • Seit 2013 Vertreter des Städte- und Gemeindebundes NRW beim Projekt Digitales Archiv NRW

Abstract des Impulsreferates von Dr. Arie Nabrings, mit dem die Sektion 4 eröffnet wird: Digitale Langzeitarchivierung

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Dr. Arie Nabrings stellt verschiedene Kooperationen vor, die sich der Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung widmen.

Kaum ein Thema hat die archivische Fachdiskussion in den letzten Jahren so nachhaltig dominiert wie die digitale Langzeitarchivierung. Das liegt zum einen an der Komplexität der damit verbundenen Aufgaben, zum anderen aber auch an der Notwendigkeit, dass sich Strukturen erst entwickeln und bewähren müssen. Der Prozess kann als ein gutes Beispiel für die Chancen und Risiken einer Kooperation stehen.

Seit den neunziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts gab es Kooperationen bei der Aufgabenbewältigung der digitalen Archivierung auf verschiedenen Ebenen. Genannt seien beispielhaft die sehr frühen Ansätze bei der Bundeskonferenz der Kommunalarchive mit ihrem entsprechenden Unterausschuss oder der Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen. Ebenfalls früh bildeten sich Arbeitskreise bei den kommunalen Rechenzentren zur Bewältigung der sich abzeichnenden Aufgabe. Schließlich sei die angestrebte Kooperation bei der digitalen Archivierung zwischen Kultureinrichtungen unterschiedlicher Sparten angeführt, und zwar sowohl auf der Beratungsebene (Nestor Kompetenznetzwerk) als auch auf der operativen Ebene wie beim Digitalen Archiv NRW.

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Kurzbiographie von Dr. Arie Nabrings

  • Studium der Geschichte, ev. Theologie und Philosophie
  • Nach dem Examen für den höheren Archivdienst in Marburg 1985 Leiter des Viersener Stadtarchivs, anschließend zuständig für den Fachbereich Schule, Kultur und Sport
  • 2003 Wechsel zum Landschaftsverband Rheinland – zunächst als Leiter des Kulturamtes und seit Mai 2007 als Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums in Brauweiler
  • Schwerpunkte in den letzten Jahren: Fragen des Archivmanagements (Organisation, Controlling) und der Bestandserhaltung (Massenentsäuerung, Schutzverfilmung, Digitalisierung)

Aktuelle Stunde III: Digitales Archiv NRW

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Über den Stand des Aufbaus des Digitalen Archivs NRW (DA NRW) berichtet Dr. Michael Habersack, wissenschaftlicher Referent im LVR-AFZ. Beim Klärungsbedarf, der im letzten Jahr von archivischer Seite bestand, sind große Fortschritte erzielt worden. Motor hierfür war insbesondere der zu Jahresbeginn eingerichtete Unterarbeitskreis Archive, an dem sich archivarische Vertreter aller Spitzenverbände, vom Landesarchiv sowie vom LWL und vom LVR beteiligten. Es wurde eine Priorisierung der Lösungsentwicklung für digitale Objekte vorgenommen; oben an stehen Digitalisate und genuin digitale Fotos und Audiodaten. Für die Übernahme solcher Daten steht mit dem SIP-Builder bereits ein geeignetes Werkzeug für die SIP-Erzeugung zur Verfügung.

In wenigen Sitzungen wurde von den Vertretern der Archive auch Konsens über die angestrebten Workflows für genuin digitale Daten (born digitals) und für Digitalisate erzielt. Im Konsens aller Beteiligten wurde außerdem ein 13-Punkte-Papier mit den archivischen Anforderungen an das DA NRW verfasst, das die archivischen Desiderate, z. B. den Lieferungsbegriff und die Form der Rückmeldung zur Sprache bringt. Die Anforderungen wurden vom Lenkungskreis des Projekts angenommen.

Insgesamt hat sich das DA NRW zu einem Lösungsverbund weiterentwickelt, in dem die im Aufbau befindlichen Systeme der digitalen Langzeitarchivierung in NRW integriert sind. Testdaten können bereits jetzt eingeliefert werden. Auch für die Speicherung entstehen derzeit keine Kosten. Parallel zur Aktuellen Stunde des Archivtags wurde die rechtliche Vereinbarung in Düsseldorf bei der Sitzung des Lenkungskreises abgesichert.

Da keine weiteren Beiträge zur aktuellen Stunde vorliegen, beendet Dr. Arie Nabrings den offiziellen Teil des Rheinischen Archivtags 2013 mit dem Hinweis, dass Tagungsort und Thema für 2014 noch nicht fest stehen und Vorschläge und Einladungen gerne entgegen genommen werden.

Im Anschluss folgt das Rahmenprogramm mit einer Führung durch das neu eröffnete Stadtarchiv Aachen durch Stadtarchivar Dr. Thomas Kraus und seine Stellvertreterin Angelika Pauels sowie einem  parallel stattfindenden Stadtrundgang mit Dr. Ulrike Heckner vom LVR-Amt für Denkmalpflege im Rheinland.

Tagungsband zum 46. Rheinischen Archivtag 2012 erschienen

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20130529112343100_0001Frisch eingetroffen ist der Tagungsband zum letztjährigen Rheinischen Archivtag, der am 21. und 22. Juni 2012 in Ratingen stattfand. Unter dem Titel “Digital und analog. Die beiden Archivwelten” umfasst die Publikation alle 17 Vorträge, die Grußworte sowie ein Protokoll des Rheinischen Archivtags 2012.
Ergänzt wird der Band um den gemeinschaftlich verfassten Projektbericht  “Der Weg ins Digitale Archiv. Darstellung der Prozesse an einem ausgewählten Beispiel” von Michael Habersack, Marion Karls, Michael Lorscheidt und Arie Nabrings. Der Aufsatz stellt die Erfahrungen mit dem Workflow von der Digitalisierung bis zur Langzeitarchivierung im DA NRW anhand eines Pilotbestandes des Archivs des Landschaftsverbandes Rheinland “Forschungsstelle Rheinländer in aller Welt; Bezirksstelle West des Vereins für das Deutschtum im Ausland” vor.

Insgesamt liefert das 43. Archivheft nicht nur theoretisch fundierte Überblicksdarstellungen zu Strategien der Digitalisierung und elektronischen Archivierung, sondern weist darüber hinaus auf Digitalisierungspotenziale hin und zeigt schließlich weitere Perspektiven für Digitalisierung, elektronische Archivierung und Präsentation im Internet auf. Die Beiträge wurden nicht nur von Archivarinnen und Archivaren verfasst, sondern es kommen auch Vertreterinnen und Vertreter der Forschung und der Bibliotheken zu Wort, die sich der digitalen Welt früher als die Archive geöffnet haben.
Das vollständige Inhaltsverzeichnis finden Sie hier.

Der Tagungsband ist zum Preis von 19,90 Euro beim Habelt-Verlag (Dr. Rudolf Habelt GmbH, Am Buchenhang 1, 53115 Bonn, Tel.: 0228/923830, E-Mail: info@habelt.de) erhältlich.

Digital und analog. Die beiden Archivwelten. 46. Rheinischer Archivtag. Ratingen 21.-22. Juni 2012. Beiträge. Hrsg.: LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum. Bonn 2013 (Archivhefte 43), 199 S., zahlr. Abb., 21 cm, Kt.

ISBN 978-3-7749-3848-9