Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.

Notfallbeauftragte: Kommunikationsgeschick und Kompetenzgerangel – (k)ein Erfahrungsbericht

von Gilles Regener, Nationalarchiv Luxemburg

Dr. Steinert stellt Gilles Regener aus dem Nationalarchiv in Luxemburg vor. Seit 2007 ist er Konservator der Abteilung für Wirtschaftsgeschichte im Luxemburger Nationalarchiv. Unter anderem ist er Notfallbeauftragter im Luxemburger Nationalarchiv.

Nach dem Motto “Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt!” hält Regener fest, dass sich für Notfälle nicht alles planen ließe. Jedoch sollten vor einem Katastrophenfall folgende Fragen geklärt werden:

  1. Was könnte wann, wie und wo passieren (Risikoanalyse)?
  2. Wie muss im Akutfall reagiert werden (Notfallplan)?
  3. Wie ist nach der Katastrophe mit dem Schaden umzugehen (Nachsorge)?

Notfallvorsorge mache sich erst im Schadensfalle bezahlt. Dennoch sei es eine Führungsaufgabe, die gleichzeitig eine essentielle bestandserhalterische Notwendigkeit und fachliche Daueraufgabe sei. Es koste viel Zeit, Zuständigkeiten zu definieren, Fachkompetenz aufzubauen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen. Auch an den Notfallbeauftragten würden eine Reihe von Anforderungen gestellt: Er benötige beispielsweise umfangreiche Kenntnisse zu den Beständen des Archivs oder zum Gebäude. Im Akutfall seien die Führungsqualitäten des Beauftragten gefragt: Entscheidungen müssten schnell und ohne Kompetenzgerangel getroffen werden. Hierzu ist es laut Regener hilfreich, wenn der Notfallbeauftrage auch im Arbeitsalltag eine Führungsaufgabe innehabe.

Gilles Regener betont, dass er die Funktion des Notfallbeauftragen zunächst ad hoc übernommen habe und er dadurch zum Ansprechpartner geworden sei. Dennoch sei er bereits im Rahmen mehrerer Notfälle zum Einsatz gekommen. Von zweien berichtet er im Folgenden:

Am 25. Juli 2019 sei es im Nationalarchiv Luxemburg zur Flutung des Magazins gekommen, die nur durch Zufall vor der Mittagspause entdeckt worden sei. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten aus der Mittagspause gerufen und der Einsatz koordiniert werden. Da die Ursache des ansteigenden Wassers zunächst nicht gefunden werden konnte, sei die Räumung der unteren Regalböden beschlossen und begonnen worden. Die Feuerwehr sei alarmiert worden. Diese habe jedoch während des Einsatzes zu einem weiteren Einsatz mit Personenschaden abrücken müssen, da Personenschutz vor dem Schutz von Gegenständen steht. Im Nationalarchiv selbst seien noch keine Erfahrungen mit solchen Notfällen gesammelt worden, sodass die Unterstützung des Nationalmuseums gesucht worden sei. Diese habe nicht nur in der Zurverfügungstellung von Fachkenntnissen bestanden, sondern auch in praktischer Hilfe, wie beispielsweise die Unterstützung durch einen Mitarbeiter mit LKW-Führerschein. Zudem seien weitere praktische Fragen zu klären gewesen, darunter: Wo kann die Gefriertrocknung durchgeführt werden? Wie kann die hohe Luftfeuchtigkeit in den Räumen gesenkt werden ohne die Stromversorgung des Gebäudes zu überlasten – sofern denn noch eine Stromversorgung besteht? Erschwerend sei hinzu gekommen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Nationalarchiv nach mehreren Stunden körperlichen Einsatzes am Ende gewesen seien. Der Einsatz habe am folgenden Tag fortgesetzt werden müssen. Dabei sei festgestellt worden, dass sich in einigen Beständen aufgrund der hohen Luftfeuchtigkeit bereits ein Schimmelbefall gebildet habe.

Am 15. Juli 2021 sei Gilles Regener zu einem Notfall im Literaturarchiv in Mersch gerufen worden. Dort war das Archiv vom Sommerhochwasser betroffen, was zu einer Überschwemmung des Gebäudes geführt habe. Hier habe Regener bereits auf seine Erfahrungen aus dem Notfall im Jahre 2019 zurückgreifen können. Bei seiner Ankunft in Mersch habe er die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Literaturarchivs in unkoordinierten Aktionen aufgefunden, bei denen diese auch den Eigenschutz vernachlässigt hätten.  Regener habe mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Nationalarchivs die Koordinierung übernehmen können. Unterstützung habe es vonseiten der örtlichen Feuerwehr sowie der Luxemburger Armee gegeben.

Zum Abschluss fasst Gilles Regener seine Erfahrungen zusammen. Wichtig sei im Katastrophenfall eine klare und unmissverständliche Kommunikation. Zudem müssten vorher geplante Arbeitsabläufe gegebenenfalls angepasst werden. Auf persönlicher Ebene müssten die Notfallbeauftragen im Katastrophenfall ihre Grenzen kennen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren. Jeder Mensch reagiere in Notfallsituationen anders, was in Akutsituationen zu beachten sei.

Dr. Steinert dankt für den anschaulichen Vortrag und die Schlussfolgerungen. Viele Archivarinnen und Archivare, die im Rahmen der Flutkatastrophe des Jahres 2021 geholfen hätten, könnten sich darin wiederfinden.

Eröffnungsvortrag “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive”

von Dr. Corinna Franz, LVR-Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege

Den Eröffnungsvortrag zur Tagung hält Dr. Corinna Franz, seit dem 1. Februar 2022 Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege des Landschaftsverbands Rheinland. Unter dem Titel “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive” schildert sie die gravierenden Auswirkungen der Flutkatastrophe im vergangenen Sommer. Die Wassermassen des 14. Juli 2021 nahmen Menschenleben und Existenzen, sie zerstörten Städte und Dörfer und die Infrastruktur ganzer Regionen im Rheinland. Darunter waren auch zahlreiche Archive bis zur Vollständigkeit betroffen, darunter die Archive in Leichlingen, Bad Münstereifel, Kall und Stollberg. Historische Bauten und unersetzliches Kulturgut aus Museen und Archiven zählten zu den Opfern der Katastrophe. Dr. Franz spricht in Bezug auf die Archive vom “Glück im Unglück”, konnte doch das meiste gerettet werden – auch dank des Eingreifens von Kolleginnen und Kollegen sowie der Koordinierung des Landschaftsverbandes.

Die Referentin spricht die Änderung der klimatischen Bedingungen und die Auswirkungen für Archive an. Mittel und langfristige Entwicklungen wie Hitzesommer und feuchte, warme Wintermonate führten dazu, dass eine natürliche Klimatisierung von Archivmagazinräumen erschwert wenn nicht gar unmöglich wird. Die Bedingungen der hohen Temperaturen, hohen Luftfeuchten und Klimaschwankungen seien eine unmittelbare Bedrohung für das Archivgut. Hinzu kämen weitere Risiken durch Schädlingsbefall, u. a. die omnipräsenten Papierfischchen. Grundsätzlich würden die Entwicklungen nachhaltige bestandserhalterische Maßnahmen erforderlich machen, darunter eine fachgerechte Lagerung, saubere Magazinräume mit stabilem Raumklima, und konsequente Schädlingsprävention bzw. -bekämpfung.

Dr. Franz spricht aber auch noch eine weitere Bedrohungslage an, die kaum für möglich gehalten wurde: den Krieg in der Ukraine mitten in Europa. Der russische Überfall bringe nicht nur millionenfaches Leid für die Menschen mit sich, sondern auch Zerstörung und damit den Verlust von unwiederbringlichem Kulturgut. Die Folgen des Krieges auf ukrainisches Kulturgut werden in der nächsten Sektion noch Thema sein, sie weist aber auf das Thema Zivilschutz hin, das wieder an Bedeutung gewinne.

Zwei weitere, einschneidende Ereignisse in den letzten Jahren lässt Dr. Franz nicht unerwähnt – den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar und den Einsturz des Kölner Stadtarchivs. Beide Ereignisse hätten dazu geführt, dass das Bewusstsein bzw. die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Prävention gewachsen sei. Der Katastropheneinsatz habe im Sommer 2021 dafür gesorgt, dass sich die “Überlieferungsverluste in den betroffenen Einrichtungen in vergleichsweise engen Grenzen hielten”. Zugleich sei “nach der Katastrophe auch wieder vor der Katastrophe”. Dr. Franz warnt, dass künftig verstärkt mit dem Auftreten von extremen Wetterphänomenen zu rechnen ist und daher die Fragen wie Archive mit den Gefahren und Auswirkungen umgehen sollen bzw. wie diesen Katastrophen begegnet werden kann umso dringlicher werden. Dr. Franz unterscheidet drei Maßnahmen – bzw. Planungsebenen: 1: Prävention, 2. konkreter Notfalleinsatz und 3. Nachsorge.

Zu 1 Prävention: Es gehe darum, Maßnahmen zu ergreifen, die das Risiko eines Schadenseintritts weitgehend minimieren, wobei über die bestandserhalterischen Maßnahmen hinausgegangen werden müsse. Maßnahmen, die grundsätzlich in jedem Archiv umgesetzt werden könnten, sind: eine realistische Einschätzung der Gefährdungslage, Vorkehrungen zum Brand- und Wasserschutz, fachgerechte Verpackung von Archivgut sowie grundsätzlich ein gewisser Grad an Ordnung und Sauberkeit in allen Archiv- und Magazinräumen. Gleichwohl weiß Dr. Franz um die in diesen Bereichen vorherrschenden Mängel in vielen Archiveinrichtungen. Darüber hinaus zähle eine institutionenübergreifende Zusammenarbeit zur Notfallprävention, etwa die Bildung von Notfallverbünden, auch unter Beteiligung weiterer Kultureinrichtungen und unter Einbeziehung der Verwaltungen. Es bedarf einer Infrastruktur mit Unterstützung durch Technisches Hilfswerk und Feuerwehren. Diesen Notfallverbund gilt es “mit Leben zu füllen”, d. h. das alle Akteure sich miteinander vernetzen, Notfallpläne erarbeitet werden und regelmäßige Notfallübungen gemeinsam durchgeführt werden. Ziel ist der Aufbau einer Einsatzinfrastruktur. Auch Notfallboxen, mit denen Archive im Rheinland flächendeckend von der LVR-Archivberatung ausgestattet wurden, sowie Notfallanhänger und Notfallcontainer gehören zu den Soforthilfemaßnahmen. Für deren Anschaffung stellte der Bund 2021 Gelder bereit.

Zu 2 Notfalleinsatz: Im Falle einer Katastrophe sei bei den Rettungsmaßnahmen vor allem schnelles Handeln geboten. Bei großflächigen Katastrophen müsse dieses Handeln über eine gemeinsame Anlaufstelle koordiniert werden. Im Land NRW falle dies bei den nichtstaatlichen Archiven in die Pflicht der Landschaftsverbände und damit der beiden Archivberatungsstellen. In akuten Notsituationen müsse das Vorgehen unbürokratisch sein, müssten Hilfsmaßnahmen kurzfristig greifen und Gelder schnell bereitgestellt werden. Betroffene und nicht betroffenen Einrichtungen sollten kooperieren. Je besser die einzelnen Beteiligten hier schon miteinander vertraut seien, desto reibungsloser ließen sich Abläufe und Maßnahmen umsetzen, egal ob es um den Einsatz vor Ort, d. h. zur Sicherung, Bergung und Erstversorgung, oder den Abtransport geborgener Unterlagen in Asylarchive oder Kühlhäuser gehe.

Zu 3 Notfallnachsorge: Die Nachsorge sei vor allem eine Frage des Geldes. Dr. Franz verweist auf die langwierigen Prozesse und hohen Kosten der Wiederherstellung von Archivbeständen, etwa für die Gefriertrocknung, konservatorische Behandlung, Restaurierungsmaßnahmen, Verpackung und Neuverzeichnung und nicht zuletzt die Neueinrichtung bzw. Wiederherstellung von Magazinräumen. Nicht in jedem Falle werden – wie nach der Katastrophe im Sommer 2021 – erforderliche Gelder über ein Sonderhilfsprogramm innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stehen.

Abschließend resümiert Dr. Franz, dass in den vier Bereichen Bestandserhaltung, Notfallplanung, Notfallprävention und Notfallbewältigung in den letzten Jahren Fortschritte erzielt wurden, der Handlungsbedarf dennoch weiterhin groß ist. Eine nachhaltige und flächendeckende Infrastruktur sowie eine notwendige technische Ausstattung, wie Notfallboxen und Notfallcontainer, sei für die Vorsorge unabdingbar. Im Notfall sei der Einsatz aller verfügbaren und benötigten Kräfte notwendig – und das ohne bürokratische Hürden. Nicht zuletzt bedürfe es in der Nachsorge einer unbürokratische Bereitstellung verfügbarer Gelder und schneller Entscheidungsprozesse. Zuletzt fügt Dr. Franz an, dass Krisen- und Katastrophenmanagement “ein wichtiges Handlungs- und Aufgabenfeld für alle Archive und Archiveinrichtungen” sei – denn der Schutz des kulturellen Erbes “geht uns alle an”.

Eröffnung und Begrüßung zum 55. Rheinischen Archivtag “Katastrophen- und Krisenmanagement” in Erkelenz

Erstmals seit der Corona-Pandemie findet der Rheinische Archivtag wieder vollständig als Präsenzveranstaltung statt. Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, begrüßt alle Teilnehmenden zur Tagung, die in diesem Jahr unter dem hochaktuellen Thema “Katastrophen- und Krisenmanagement” stattfindet. Herr Steinert betont die Bedeutung von Präsenzveranstaltungen für den persönlichen Austausch und freut sich besonders, dass der Archivtag auch in diesem Jahr wieder in dieser Form stattfinden kann.

Gastgeber in diesem Jahr ist die Stadt Erkelenz. Bürgermeister Stephan Muckel begrüßt ebenfalls die Anwesenden. In den letzten Jahren habe sich gezeigt, dass Archive von verschiedensten Krisen und Katastrophen bedroht sein können. Angesichts der aktuellen Herausforderungen sei es wichtig, sich mit den möglichen Szenarien auseinanderzusetzen und die Archive bestmöglich vorzubereiten. Archive seien als wichtige Kulturinstitutionen besonders zu schützen.

Es folgt ein Grußwort von Isabell Pfeiffer-Poensgen, Ministerin für Kultur und Wissenschaft NRW. Die Flutkatastrophe vor einem knappen Jahr hat im Rheinland verheerende Schäden angerichtet; auch zahlreiche Archive waren betroffen. Frau Pfeiffer-Poensgen würdigt die umfangreichen kollegialen Hilfsangebote nach der Flut, durch die die Rettung von großen Teilen des geschädigten Kulturguts erst möglich wurde. Auch sie betont, dass Archive sowohl durch die institutionalisierte Vorsorge wie z. B. in Notfallverbünden, als auch durch ganz praktische bauliche Maßnahmen auf zukünftige Katastrophen vorbereitet werden müssen – in Kellern sei weder Archiv- noch Museumsgut angemessen untergebracht. Es gelte, noch stärker den Dialog zwischen den zuständigen Einrichtungen auf unterschiedlichen Ebenen zu suchen, um Kulturgut langfristig zu erhalten und zukünftigen Generationen zugänglich zu machen.