Sektion 1: Jacques van Rensch – Genealogen in NL in Verbindung mit „Foto zoekt familie“ – Projekt des Koninklijk Instituut voor de Tropen

Freiwillige, externe Mitarbeiter werden bereits seit einiger Zeit in den niederländischen Archiven eingesetzt. Dies kann grob vereinfachend auf zwei Arten erfolgen: Klassisch als Mitarbeiter im Archiv, denen Aufgaben übertragen werden, die sie vor Ort erledigen. Zum anderen arbeiten Archivare und Interessierte im Rahmen von Crowdsourcing-Projekten zusammen, wobei die Möglichkeiten des Web 2.0 genutzt werden.

Das erste große Crowdsourcing-Projekt Genlias wurde bereits in den 1990er Jahren ins Leben gerufen, um eine nationale Datenbank zu entwickeln, die Personenstandsdaten aus den ganzen Niederlanden aufnehmen sollte. Die Benutzerfreundlichkeit und das Angebot an Archivalien, die z. T. als Digitalisat angeboten werden, wurde im Lauf der Zeit kontinuierlich verbessert, allerdings ist das Angebot nicht mehr gänzlich kostenfrei.

Ein zweites, kleineres Projekt „Foto zoekt familie“ beruht auf  ca.330 Familienalben von Niederländern, die in der ehem. Kolonie Indonesien lebten. Die Eigentümer dieser Alben, die im Zuge der Dekolonisation ihren Besitz verließen, konnten nicht mehr ausfindig gemacht werden. Die Fotografien wurden digitalisiert und stießen auf großes Interesse der noch lebenden Rückkehrer sowie ihrer Nachkommen. Die Eigentümer von 16 Alben konnten auf diese Weise ermittelt werden. Die Digitalisate sind durch Tags erschlossen und können kommentiert werden. Des Weiteren wird um Hilfe bei der Transkription von Handschriften gebeten.

Das letzte Projekt „Vele Handen“ („Viele Hände“) ist als Forum organisiert, wobei ein kommerzielles Unternehmen mit Archiven und der „Crowd“, d. h. die ehrenamtlichen Mitarbeiter kooperiert. Innerhalb dieses Rahmens können Bestände auf unterschiedliche Weise in kleinen Projekten erschlossen und digitalisiert werden. Beispielsweise beginnt das Unternehmen mit der Digitalisierung eines Bestandes, der von Freiwilligen, die ein Projekt wählen, erschlossen wird. Diese können im Gegenzug Digitalisate kostenfrei downloaden, was ansonsten kostenpflichtig ist. Wichtig sind hierfür klare Anweisung in den Formularen, eine Kontrolle durch erfahrene Mitarbeiter und eine Begleitung der Verzeichnung durch Archivmitarbeiter.

Abschließend betont Jacques van Rensch, dass Archive selbst investieren müssen, um Projekte zum Erfolg werden zu lassen. Gleichwohl profitieren sie von der Zusammenarbeit. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass keine regulären Arbeitsplätze durch die Tätigkeiten Externer ersetzt werden.

Dr. Brigitte Streich, Die Rolle der Fördervereine

In ihrer Rolle als Leiterin des Stadtarchivs Wiesbaden und damit qua Amt geborenes Vorstandsmitglied des Vereins zur Förderung des Stadtarchivs Wiesbaden informierte Dr. Brigitte Streich das Plenum über Voraussetzungen und Vorteile archivischer Fördervereine.
Die Stadt Wiesbaden verfügt über ca. 80 verschiedene Fördervereine für Schulen, kulturelle und soziale Institutionen, Sportvereine und weitere Einrichtungen. Der Verein zur Förderung des Stadtarchivs Wiesbaden e. V. wurde 2005 gegründet.

Die Gründung von Fördervereinen unterliegt dem BGB und erfordert mindestens sieben Mitglieder, eine Vereinssatzung und die Wahl eines Vorstands. Aus der Satzung muss der steuerbegünstigte Zweck des Vereins zur Förderung des Gemeinwohls deutlich hervor gehen, um vom Finanzamt eine Anerkennung der Gemeinnützigkeit und damit das Recht zur Ausstellung von Spendenquittungen zu erhalten.
Während normale Vereine die eingenommenen Gelder nur für die eigenen satzungsgemäßen Zwecke nutzen dürfen, können Fördervereine ihre Einnahmen auch an die zu fördernde gemeinnützige Körperschaft weiterleiten.

Bei archivischen Fördervereinen kann der Zweck z. B. in der Werbung von weiteren Freunden und Förderern, der Vermittlung von Nachlässen oder in der Kostenübernahme für den Erwerb von Archivgut zur Ergänzung der Überlieferung liegen. Aber auch ehrenamtliches Engagement bei Veranstaltungen des Stadtarchivs oder die Beteiligung an der Erforschung der Stadtgeschichte können zu den Zielrichtungen eines Fördervereins zählen.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Interessenvertretung gegenüber der Stadtverwaltung und anderen Institutionen sowie Lobbyarbeit im Sprengel. Deshalb empfiehlt es sich, einflussreiche und bekannte Honoratioren der Stadtgesellschaft als Vereinsmitglieder zu gewinnen. Als Beispiel wurde Goslar genannt, wo es 2011 Befürchtungen gab, das Archiv könne dicht gemacht werden. Neben anderen Fürsprechern hatte sich auch der Förderverein des Goslarer Stadtarchivs letztlich erfolgreich für den Erhalt eingesetzt. In Wiesbaden konnte der Förderverein eine Zusammenlegung von Museum und Stadtarchiv unter Leitung des Museums verhindern. Aktuell macht sich der Verein „Freunde des Historischen Archivs der Stadt Köln e. V.“ für die Online-Petition zur Aufhebung des Planungsstopps für den Neubau des Stadtarchivs und der Kunst- und Museumsbibliothek Köln stark.

Das Engagement der Förderer sollte allerdings auch nicht als selbstverständlich hin genommen sondern mit einem Nutzen verbunden werden. Dazu zählen in Wiesbaden z. B, das jährliche Archivfest zu dem alle Ehrenamtler und Unterstützer eingeladen werden, aber auch eine Jahresgabe oder Auszeichnungen für besondere Verdienste (z. B. Mann-heimer Pfennig).

Aktuell ist der Förderverein des Kölner Stadtarchivs mit 360 Mitgliedern der mitgliederstärkste Verein dieser Art mit einem Jahresbeitrag von 35 € bzw. 100 € für Institutionen. Das Stadtarchiv Wiesbaden hat immerhin 55 Förderer, die jährlich 30 € bzw. ebenfalls 100 € für Institutionen als Beitrag bezahlen.

Als Fazit betonte Frau Dr. Streich erstens, dass neben der Archivleiterin / dem Archivleiter als geborenem Mitglied eine weitere Person im Vorstand vertreten sein sollte, die Ahnung vom Archivwesen habe.
Zweitens sollten Auseinandersetzungen mit der Politik zwar möglich sein aber nicht zu unüberwindlichen Differenzen führen. Und last but not least sei die Akquise neuer Mitglieder v. a. auch aus dem Bereich der städtischen Honoratioren eine Daueraufgabe, die durch Aktionen und der Präsenz in der örtlichen Presse unterstützt werde.

Kathrin Michels, Das Angebot der Freiwilligenzentralen im Kulturbereich

Die Dipl.-Sozialpädagogin Kathrin Michels vom Regionalen Caritas-Verband Aachen-Stadt und Aachen-Land e. V. stellt die seit 16 Jahren in Deutschland bestehenden Freiwilligenzentralen vor. Freiwilligenzentralen unterstützen und beraten Menschen, die sich engagieren aber auch Institutionen, die ehrenamtliche Tätigkeiten anbieten möchten. Zu den Aufgaben gehören die Öffentlichkeitsarbeit und die Beteiligung an der politischen Diskussion der untereinander gut vernetzten Freiwilligenzentralen.

Unterschieden werden die drei Begriffe des Ehrenamts, des bürgerschaftlichen Engagements und als modernster Variante die Freiwilligenarbeit. Für den kulturellen Bereich ist das ehrenamtliche Engagement die übliche Form. Entscheidend  ist, dass die Tätigkeit unentgeltlich erfüllt wird, auch wenn eine Kostenerstattung selbstverständlich ist. Ehrenamtler dürfen keine Tätigkeiten übernehmen, die vorher von bezahlten Kräften erledigt wurden.
Der Eindruck, dass ehrenamtliche Arbeit rückläufig ist, kann objektiv nicht bestätigt werden, aber die Fluktuation der Interessenten ist gewachsen.

Um die ehrenamtlich Tätigen bei der Stange zu halten, sollten bestimmte Rahmenbedingungen auf Seiten des Anbieters erfüllt sein. Dazu gehören die Regelung der Versicherungsfrage, die Kosten- und Sachmittelerstattung und die Bestimmung eines festen Ansprechpartners.

Es gibt ca. 2 Mio Menschen, die ehrenamtlich im Kulturbereich engagiert sind. Damit liegt der Kulturbereich gemeinsam mit dem Sozialbereich auf dem 4. Platz der verschiedenen Engagements. Insgesamt sind mehr Männer als Frauen ehrenamtlich tätig, wobei Männer sich eher für Sachen und Frauen eher für Menschen einbringen.

Archive oder andere kulturelle Institutionen, die mit Ehrenamtlern zusammen arbeiten möchten, sollten ihren Bedarf möglichst genau einschätzen und beschreiben, damit die Einsatzmöglichkeiten deutlich werden. Zitat Frau Michels: „Denken Sie nicht in Geld!“
Zu den Vorüberlegungen gehört allerdings auch die Entwicklung von Ablehnungsstrategien, denn nicht jede Person ist für jede ehrenamtliche Tätigkeit geeignet.

Es sollte berücksichtigt werden, dass das Ehrenamt die einzige selbstbestimmte Arbeit ist, die wir haben, bei der der Spaß nicht auf der Strecke bleiben darf. Es sollten Vereinbarungen getroffen werden, diese sind aber jederzeit kündbar. Das durchschnittliche zeitliche Engagement ist mit ca. 3-5 Stunden pro Woche anzusetzen.