Die „Digitale Modellregion“ Aachen: Zur Nachhaltigkeit der durchgeführten Archivprojekte

Dr. René Rohrkamp (Stadtarchiv Aachen)

Dr. René Rohrkamp, Leiter des Stadtarchivs Aachen, stellt in seinem Vortrag die Projekte vor, die das Stadtarchiv Aachen im Rahmen des Förderprogramms “Digitale Modellregion NRW” umsetzte. Ziel des Förderprogramms war die Entwicklung nachhaltiger Musterlösungen für verschiedene Bereiche der Verwaltung und des öffentlichen Lebens. Diesbezüglich bezeichnet Nachhaltigkeit die kosten- und zeitminimierende Nachnutzbarkeit der geförderten Projekte durch andere Verwaltungen in NRW.

Zu seines Beginn seines Vortrages erläutert Dr. René Rohrkamp die Gründe für die Teilnahme am Förderprogramm. Bis 2019 war das Stadtarchiv Aachen nur theoretisch digital. Faktisch fehlten die personellen und finanziellen Ressourcen. Im Förderprogramm sah Dr. René Rohrkamp die Chance, die Stadt Aachen vom Fachwissen des Archivs in die kommunalen Verwaltungsprozesse zu überzeugen, um die wachsenden finanziellen und personellen Ressourcen auch nach Förderschluss zu sichern. Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Etablierung des Stadtarchivs Aachen als kompetenter Berater in Digitalisierungsfragen der kommunalen Verwaltung sollte vorangetrieben werden. Damit gehörte das Stadtarchiv Aachen zu den insgesamt 67 Teilnehmern, die zu 85% gefördert wurden.

Anschließend präsentierte Dr. René Rohrkamp die einzelnen Projekte. Im Rahmen des bis 2023 finanzierten Förderprogramms entwickelte das Stadtarchiv gemeinsam mit IT-Dienstleistern eine Schnittstelle zwischen dem kommunalen DMS und dem digitalen Langzeitarchiv dips.kommunal, womit der erfolgreiche Aufbau einer stringenten, digitalen Wertschöpfungskette verfolgt wurde. Zudem wurde ein Aktenstrukturkataster für die kommunale Verwaltung entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Metadatensammlung zur digitalen Aktenführung mit Organisationsstrukturen und Informationen. Dies soll den Wissen- und Erkenntnisstand anderer Ämter einsehbar machen und der optimierten Organisation von Verwaltungsaufgaben dienen. Allerdings kam es bei der Umsetzung der Projekte, insbesondere beim Aktenstrukturkataster auch zu Problemen. Interne Umstrukturierungen beim IT-Dienstleister verzögerten die Veröffentlichung des Katasters.

Zusammenfassend beendete Dr. René Rohrkamp seinen Vortrag mit der Bemerkung, dass die Entwicklung der Projekte auf der “grünen Wiese” eine Chance für Archive sein kann, sich erfolgreich gegenüber ihren Trägern zu profilieren. Unerlässlich bleibt dafür ein hinreichendes Fachwissen über die jeweiligen Verwaltungsprozesse.

 

 

 

Dipl.-Kauffrau Beate Behnke-Hahne (Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt der Stadt Essen): Die Nutzung der eAkte in Verwaltung und Archiv

Die Referentin stellt die e-Akte im Bereich des Steueramts der Stadt Essen vor. Die eAkte  (eigentlich elektronische aktive Vorgangsbearbeitung) sorgt dafür, dass die Kommune ihre Aufgaben auch künftig nach gesetzlichen Vorgaben zu e-Governement wahrnehmen kann.

Die Einsatzbereiche sind die Zweitwohnungssteuer, die Grundbesitzabgaben, und die Gewerbesteuer. Insgesamt waren 60 Arbeitsplätze betroffen, daher mussten auch rechtliche Rahmenbedingen der Personalverwaltung und der einzelnen Beschäftigen berücksichtigt werden.
Die technische Implementierung der aktiven Vorgangsbearbeitung dauerte vier Jahre (von 2009 bis 2013). Insgesamt gab es über 200.000 Papierakten, die in verschiedenen Bereichen verwahrt  wurden, was zahlreiche organisatorische Schwierigkeiten mit sich brachte. Die Einführung der eAkte versprach hier erhebliche organisatorische Verbesserungen.
Der Gesetzgeber gab mit dem 2013 erlassenen eGovernment Gesetz des Bundes und folgend dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW die vereinfachte Kommunikation der Verwaltung rechtlich vor: bis 2021 muss die elektronische Zugänglichkeit der Verwaltungsakte für den Bürger gewährleistet sein.
Der Vorteil des Projektes im Steueramt:  Da geplant ist, die Steuerakten im Original zu vernichten, gab es keine gesetzlichen Vorgaben zur dauerhaften Aufbewahrung, da keine notariellen Urkunden oder urkundlichen Bescheide enthalten sind, die einer Kassation entgegen stünden.

Es gab natürlich Stolpersteine im Projekt, beispielsweise wie die elektronische Prozessveränderung, die den organisatorischen Ablauf der künftigen  Arbeit der Mitarbeiter betrifft und wie diese mit der Belastung der parallelen Führung von Papier- und eAkten umgehen könnten. Diese Besorgnisse haben sich in der Praxis weitgehend aufgelöst. Die Referentin sprach von einem Hürdenlauf, der letztendlich doch zu einem Erfolg führte, da die Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitgehend ausgeräumt werden konnten.

Die Einführung der eGovernment-Akte ist ein Pilotprojekt der Stadtverwaltung Essen für die Einführung in der gesamten Verwaltung, wobei der gesetzlich vorgegebene Zeitraum bis 2021 sehr eng gesteckt ist, nämlich dass in NRW die Durchführung von elektronischer Kommunikation der Verwaltung 2021 verpflichtend werden soll.