Die „Digitale Modellregion“ Aachen: Zur Nachhaltigkeit der durchgeführten Archivprojekte

Dr. René Rohrkamp (Stadtarchiv Aachen)

Dr. René Rohrkamp, Leiter des Stadtarchivs Aachen, stellt in seinem Vortrag die Projekte vor, die das Stadtarchiv Aachen im Rahmen des Förderprogramms “Digitale Modellregion NRW” umsetzte. Ziel des Förderprogramms war die Entwicklung nachhaltiger Musterlösungen für verschiedene Bereiche der Verwaltung und des öffentlichen Lebens. Diesbezüglich bezeichnet Nachhaltigkeit die kosten- und zeitminimierende Nachnutzbarkeit der geförderten Projekte durch andere Verwaltungen in NRW.

Zu seines Beginn seines Vortrages erläutert Dr. René Rohrkamp die Gründe für die Teilnahme am Förderprogramm. Bis 2019 war das Stadtarchiv Aachen nur theoretisch digital. Faktisch fehlten die personellen und finanziellen Ressourcen. Im Förderprogramm sah Dr. René Rohrkamp die Chance, die Stadt Aachen vom Fachwissen des Archivs in die kommunalen Verwaltungsprozesse zu überzeugen, um die wachsenden finanziellen und personellen Ressourcen auch nach Förderschluss zu sichern. Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Etablierung des Stadtarchivs Aachen als kompetenter Berater in Digitalisierungsfragen der kommunalen Verwaltung sollte vorangetrieben werden. Damit gehörte das Stadtarchiv Aachen zu den insgesamt 67 Teilnehmern, die zu 85% gefördert wurden.

Anschließend präsentierte Dr. René Rohrkamp die einzelnen Projekte. Im Rahmen des bis 2023 finanzierten Förderprogramms entwickelte das Stadtarchiv gemeinsam mit IT-Dienstleistern eine Schnittstelle zwischen dem kommunalen DMS und dem digitalen Langzeitarchiv dips.kommunal, womit der erfolgreiche Aufbau einer stringenten, digitalen Wertschöpfungskette verfolgt wurde. Zudem wurde ein Aktenstrukturkataster für die kommunale Verwaltung entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Metadatensammlung zur digitalen Aktenführung mit Organisationsstrukturen und Informationen. Dies soll den Wissen- und Erkenntnisstand anderer Ämter einsehbar machen und der optimierten Organisation von Verwaltungsaufgaben dienen. Allerdings kam es bei der Umsetzung der Projekte, insbesondere beim Aktenstrukturkataster auch zu Problemen. Interne Umstrukturierungen beim IT-Dienstleister verzögerten die Veröffentlichung des Katasters.

Zusammenfassend beendete Dr. René Rohrkamp seinen Vortrag mit der Bemerkung, dass die Entwicklung der Projekte auf der “grünen Wiese” eine Chance für Archive sein kann, sich erfolgreich gegenüber ihren Trägern zu profilieren. Unerlässlich bleibt dafür ein hinreichendes Fachwissen über die jeweiligen Verwaltungsprozesse.

 

 

 

Sektion 4: Ulrich Fischer: DiPS, Prozessdarstellung

Herr Fischer stellt fest, dass man beim Historischen Archiv der Stadt Köln auf eine lange, meist von Verständnis geprägte Zusammenarbeit mit der städtischen IT zurückblicke. Er betont, dass DiPS im Gegensatz zum DNS des DA NRW von Anfang an als Spartenlösung konzipiert worden sei. Innerhalb dieser Lösung habe man sich um eine gemeinsame Lösung DiPS-kommunal zwischen LWL-Archivamt und dem Archiv der Stadt Köln bemüht. Der von Seiten der IT vorgetragene Gedanke sei dann gewesen, diese gemeinsame Lösung im Rahmen des Dachverbands der kommunalen Rechenzentren KDN auch anderen Kommunen weiterzugeben.

DiPS schalte der Übernahme ins Archiv einen Pre-Ingest vor, um darin spätere Verzeichnungseinheiten zu formieren, die im DiPS-System als SIPs (Submission Information Packages) – gewissermaßen Archivkapseln – verstanden werden. Die Erschließungsinformationen und die Archivalien selbst würden getrennt gehalten wie im klassischen Papierbereich Archivalie und Findbuch. Herr Fischer stellt den Übernahmeprozess anhand von einigen Screenshots dar.

Frau Pauels (Aachen) fragt nach den Kosten der Systeme. Herr Fischer hält es für notwendig, die Gesamtkosten langfristig finanzierbar darzustellen. Er hält es für gut, dass das Land mit im Boot sei. Das Finanzierungskonzept wird derzeit entwickelt. Herr Nabrings ergänzt, dass eine Schätzung der jährlichen Kosten inzwischen vorliege. Offen sei jedoch noch, wie die Kosten verteilt würden. Er weist allerdings auch auf die archivgesetzliche Pflicht ein, archivwürdige Unterlagen in die zuständigen Archive zu übernehmen.

Herr Dr. Pilger (Duisburg) fragt nach dem Umgang mit dem Wunsch des städtischen Rechenzentrums nach einer kostengünstigen Lösung.

Herr Dr. Teske weist auf die Papiere hin, die die Anforderungen an elektronische Langzeitarchive formulieren und fragt, ob sich die beiden technischen Lösungen ergänzen könnten, also das DNS für die Verarbeitung von Digitalisaten und das DiPS für die Verarbeitung von genuin digitalen Daten verwendet werden könnte. Herr Fischer hält dies für unrealistisch, weil bei beiden Systemen Kosten anfallen werden und kaum einem Kämmerer vermittelbar sei, beide Systeme zu nutzen und zu finanzieren. Er geht darüber hinaus davon aus, dass sich langfristig auch eine Anpassung der Systeme ergeben wird.