Sektion 4: Ulrich Fischer: DiPS, Prozessdarstellung

Herr Fischer stellt fest, dass man beim Historischen Archiv der Stadt Köln auf eine lange, meist von Verständnis geprägte Zusammenarbeit mit der städtischen IT zurückblicke. Er betont, dass DiPS im Gegensatz zum DNS des DA NRW von Anfang an als Spartenlösung konzipiert worden sei. Innerhalb dieser Lösung habe man sich um eine gemeinsame Lösung DiPS-kommunal zwischen LWL-Archivamt und dem Archiv der Stadt Köln bemüht. Der von Seiten der IT vorgetragene Gedanke sei dann gewesen, diese gemeinsame Lösung im Rahmen des Dachverbands der kommunalen Rechenzentren KDN auch anderen Kommunen weiterzugeben.

DiPS schalte der Übernahme ins Archiv einen Pre-Ingest vor, um darin spätere Verzeichnungseinheiten zu formieren, die im DiPS-System als SIPs (Submission Information Packages) – gewissermaßen Archivkapseln – verstanden werden. Die Erschließungsinformationen und die Archivalien selbst würden getrennt gehalten wie im klassischen Papierbereich Archivalie und Findbuch. Herr Fischer stellt den Übernahmeprozess anhand von einigen Screenshots dar.

Frau Pauels (Aachen) fragt nach den Kosten der Systeme. Herr Fischer hält es für notwendig, die Gesamtkosten langfristig finanzierbar darzustellen. Er hält es für gut, dass das Land mit im Boot sei. Das Finanzierungskonzept wird derzeit entwickelt. Herr Nabrings ergänzt, dass eine Schätzung der jährlichen Kosten inzwischen vorliege. Offen sei jedoch noch, wie die Kosten verteilt würden. Er weist allerdings auch auf die archivgesetzliche Pflicht ein, archivwürdige Unterlagen in die zuständigen Archive zu übernehmen.

Herr Dr. Pilger (Duisburg) fragt nach dem Umgang mit dem Wunsch des städtischen Rechenzentrums nach einer kostengünstigen Lösung.

Herr Dr. Teske weist auf die Papiere hin, die die Anforderungen an elektronische Langzeitarchive formulieren und fragt, ob sich die beiden technischen Lösungen ergänzen könnten, also das DNS für die Verarbeitung von Digitalisaten und das DiPS für die Verarbeitung von genuin digitalen Daten verwendet werden könnte. Herr Fischer hält dies für unrealistisch, weil bei beiden Systemen Kosten anfallen werden und kaum einem Kämmerer vermittelbar sei, beide Systeme zu nutzen und zu finanzieren. Er geht darüber hinaus davon aus, dass sich langfristig auch eine Anpassung der Systeme ergeben wird.