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Von analog zu digital. Digitalisierung von Werkfotografien der Firma Krupp aus der Zeit 1945

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von Frau Mag. Manuela Fellner-Feldhaus, Historisches Archiv Krupp, Essen

Frau Fellner-Feldhaus, Archivarin auf dem Historischen Archiv Krupp, nutzte die Gelegenheit, am Rheinischen Archivtag das spannende Projekt zur Digitalisierung der Werksfotografien der Firma Krupp aus der Zeit nach 1945 vorzustellen. In ihrer Präsentation gibt sie einen umfassenden Einblick in die Geschichte des Archivs, die Herausforderungen und Ziele der Digitalisierung sowie die Bedeutung dieser Bestände für die Forschung und Öffentlichkeit.

Geschichte des Archivs Krupp:

Das Historische Archiv Krupp, gegründet im Jahr 1905, ist das älteste Wirtschaftsarchiv Deutschlands. Heute befindet es sich in Essen und beherbergt über 10 laufende Kilometer Archivgut. Darunter befinden sich mehr als 2,5 Millionen Fotografien, hauptsächlich Gebrauchsfotografien, die einen wertvollen Einblick in die Geschichte der Firma Krupp und deren sozialer sowie industrieller Einfluss geben.

Fokus auf die Werkfotografien

Der Schwerpunkt des aktuellen Projekts liegt auf den Fotografien, die seit 1945 entstanden sind. Diese Bestände, die 1999 in das Archiv überführt wurden, dokumentieren den Alltag und die Geschäftstätigkeit der Firma Krupp. Die Fotografien umfassen Betriebsanlagen, Mitarbeiteralltag, Geschäftsreisen und internationale Kontakte der Führungsebene, was ein detailliertes Bild der Industriegeschichte Deutschlands im 20. Jahrhundert liefert.

Warum Digitalisierung?

Die Wahl dieses Bestands für die Digitalisierung basiert auf mehreren Gründen: Die Menge der Fotografien nach 1945 ist enorm, und eine digitale Erfassung ist notwendig, um die Nutzung und den Zugang zu erleichtern. Der Prozess der Digitalisierung stellt sicher, dass die Fotografien in Zukunft besser genutzt werden können, sei es für wissenschaftliche Zwecke, Ausstellungen oder digitale Archivplattformen. Mit einem Bestand von 100.000 Verzeichnungseinheiten, darunter Kleinbildnegative und 6×6 cm Negative, überwiegend in Schwarzweiß, ist die Digitalisierung eine logische Weiterentwicklung der Archivpraxis

Technische Details der Digitalisierung

Das Projekt verfolgt einen umfassenden Ansatz, um die Fotografien in hoher Qualität zu digitalisieren. Die Daten werden im TIFF-Format gespeichert und in PDF/A-1b konvertiert. Die Bildbearbeitung wurde minimal gehalten, um die Authentizität der Aufnahmen zu bewahren. Alle Metadaten, einschließlich Informationen zu Fotografen und Erhaltungszustand, wurden dokumentiert. Die Digitalisierung wird über Daguerreobase.org, Archiv.nrw.de und das Archivportal-d.de zugänglich gemacht.

Projektfortschritt und Herausforderungen

Seit dem Projektbeginn im Jahr 2021 konnten bereits 15.673 bis 18.986 Fotografien digitalisiert werden, was etwa 650.000 Motive umfasst. Die Digitalsierungslast beträgt 140 GB an JPG-Dateien oder 805 Highbytes. Frau Fellner-Feldhaus hob hervor, dass trotz guter Vorbereitung immer wieder kurzfristige Lösungen gefunden werden mussten, um technische und logistische Herausforderungen zu meistern.

Fragerunde:

In der anschließenden Fragerunde teilte Herr Dr. Leonhard seine Erfahrungen mit einem ähnlichen Digitalisierungsprojekt und betonte die zahlreichen Herausforderungen, die damit verbunden sind. Frau Fellner-Feldhaus stimmte zu und wies darauf hin, dass trotz sorgfältiger Planung immer wieder kurzfristige Lösungen gefunden werden mussten. Sie berichtete von guten Erfahrungen mit Dienstleistern und unterstrich die Bedeutung einer klaren Kommunikation.

Auf die Frage nach dem Volumen des Projekts antwortete Frau Fellner-Feldhaus, dass sie genaue Zahlen nicht nennen könne, aber betonte, dass das Projekt inhouse durchgeführt wurde und die Entscheidung zur Digitalisierung aufgrund der Bedeutung des Bestands und der Menge der Fotografien nach 1945 getroffen wurde.

Eine weitere Frage betraf die technischen Details der Digitalisierung, insbesondere ob die Fotos in Schwarzweiß oder Farbe digitalisiert wurden. Frau Fellner-Feldhaus erklärte, dass es wichtig war, ein sichtbares Ergebnis zu erzielen, und dass es sich um einen Massenbestand handelte, bei dem eine Einzelbewertung nicht möglich war. Die Digitalisierung wurde daher in Schwarzweiß durchgeführt, was mit dem Dienstleister so abgesprochen war.

Frau Marner fragte, ob der gesamte Bestand digitalisiert wurde oder nach bestimmten Kriterien ausgewählt wurde. Frau Fellner-Feldhaus erklärte, dass der Bestand als Einheit betrachtet und aufgrund seines Überlieferungsbildes vollständig digitalisiert wurde, was eher die Ausnahme darstellt.

Eine weitere interessante Frage aus dem Plenum betraf den Umgang mit retuschierten Glasplatten. Hier erklärte Frau Fellner-Feldhaus, dass bei der Digitalisierung in Farbe auch Retuschen sichtbar gemacht werden können, sie aber nur wenige Retuschen hatten und diese nur einseitig digitalisiert wurden.

Abschließende Worte und Ausblick

Herr Steiner übernahm dann das Wort und schloss den Archivtag mit einem Plädoyer für den fortlaufenden Dialog und interdisziplinären Austausch. Er bedankte sich bei der Stadt Wesseling und insbesondere bei Frau Martina Zech und ihrem Team für die Gastfreundschaft und die reibungslose Organisation der Veranstaltung. Er lobte die inspirierenden Beiträge der Referenten und das Interesse des Publikums.

Zum Schluss kündigte er den 58. Archivtag für 2025 in Viersen an, was bereits jetzt Vorfreude bei den Teilnehmern weckte, und machte Werbung für die Veranstaltungen der Abtei Brauweiler, dem Sitz des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums

Die Handreichung zu AV-Medien und Datenformaten des DA NRW

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Lea Althoff (LVR-Industriemuseum) und Nicola Bruns (Historisches Archiv der Stadt Köln)

Die Referierenden, Lea Althoff und Nicola Bruns stellen zwei Handreichung zu den Themen AV-Medien und Dateiformaten vor, die in Kürze online zur Verfügung stehen werden.

Frau Bruns erläutert zu Beginn einige Hintergrundinformationen zur Arbeit im Lösungsverbund DA-NRW vor. Der Verbund DA NRW bietet mehr als lediglich zwei technische Lösungen für die digitale Langzeitarchivierung. So trägt der Verbund zur Bildung von Netzwerken bei, die sich über die diversen Kultursparten hinweg erstrecken und so zur Vernetzung nach Innen wie auch nach Außen beitragen. Als Beispiel nennt Frau Bruns die Mitgliedschaft in der Open Preservation Foundation, die daran arbeitet, gemeinsame Standards und Lösungen für die Erhaltung elektronischer Inhalt voranzutreiben.

Auf dieser Grundlage findet ein regelmäßiger fachlicher Austausch in Workshops statt. Die Erkenntnisse aus diesen Arbeitsgruppen tragen dazu bei, kontinuierlich Fachwissen imBereich der digitalen Langzeitarchivierung aufzubauen und in Form von Veröffentlichungen weiterzugeben. Die beiden vorgestellten Handreichungen sind als ein Teil dieser Arbeit zu verstehen und tragen dazu bei, die Ergebnisse aus den Workshop als Unterstützung für die tägliche Arbeit mit digitalen Medien in die breite Fläche zu tragen.

Beteiligte Institutionen sind

  • das Landesarchiv NRW,
  • von Seiten des Landschaftsverbandes Rheinland
    • das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum
    • das LVR-Industriemuseum
    • die LVR-InfoKom
    • das LVR-Zentrum für Medien und Bildung  
  • von Seiten des Landschaftsverbandes Westfalen Lippe
    • das LWL-Archivamt für Westflen
    • das LWL-Freilichtmuseum
    • die LWL.IT Service Abteilung
    • die LWL-Museen für Industriekultur
  • von Seiten der Stadt Köln
    • das Amt für Informationsverarbeitung
    • das Historische Archiv der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv

Die Personen oder Teilnehmenden können je nach fachlichem Bezug und Thema wechseln.

Die Handreichungen wurden bzw. werden in Kürze auf der Internetseit des DA.NRW veröffentlicht. Neben ihrer Eigenschaft als praktische Hilfen für den Arbeitsalltag schaffen sie ebenfalls Transparenz hinsichtlich der Arbeit der technischen Lösung DA.NRW.

Handreichung AV-MEDIEN

Lea Althoff fasst zunächst die Umstände der AV-Überlieferung im LVR-Industriemuseum zusammen. Die Medien liegen auf unterschiedlichsten Trägermaterialien vor. Das LVR-Industriemuseum verfügt über ein klimatisiertes Depot. Daher sind die Materilien aus Sicht der Lagerung gut aufgehoben. Zur weiteren Bearbeitung der AV-Medien ist jedoch technisches Know-How nötigt, was nicht überall selbstverstädlich ist. Im Unterschied zu Archiven sind AV-Bestände in Museen eher nicht Überlassungen also  genuine Musemsbestände, es handelt sich vorrangig um Eigenproduktionen des Hauses, häufig mit einer mangelhaften Dokumentation der Rechte. Das LVR-Industriemuseum ist in der glücklichen Lage durch das LVR-Zentrum für Medien und Bilder die Bestände kostenneutral digitaliseren zu können.

Im Bezug auf das Vorgehen bei der Digitalisierung plädiert Frau Althoff dafür, dass die Digitalisierung auch das erste Ansehen der Medien darstellen sollte. Auf ein Abspielen mit eigenen eventuell nicht korrekt gewartete Geräten sollte verzichtet werden, das auf diese weise irreparable Schäden und somit Informationsverlust auftreten können. Es sollten zunächst die Medien zusammengetragen werden und dann an Digitlaisierungsexperten herangetreten werden. Athoff weist weiter darauf hin, dass es sich bei den die bei ihnen vorliegenden Datenträger nicht um hochwertige Master-Tapes handelt, wie sie etwa im Archiv des WDR vorkommen. Auch der Umgang mit Dubletten ist zu überdenken. Frau Althoff weist darauf hin, dass aufgrund der technisches Obsolenzens und des schlechten Zustandes der Bänder von verschiedenen Bändern zusammengeschnitten und Informationsverlust verhindert werde kann.

Anschließen stellt Frau Althoff den Aufbau der Handreichung AV-MEDIEN vor, die sich wie folgt zusammenstellt und die Zusammenführung des gesammelten Know-hows des Arbeitskreises darstellt:

  • Bewertung und Erschließung
  • Urheberrechtliche Apsekte
  • Kriterienkatalog für Digitalisierungsprojekte
  • Grundsätze zur Bestandserschließung
  • Weiterführerende Informationen
  • Abspielmöglichkeit LWL Medienzentrum
  • Liste gängiger Ton- Viedeoformate
  • Software- Empfehlungen
  • Links und Literatur

Die Handreichung ist seit 2022 veröffentlicht und somit auch auf dem Stand von 2022.

Handreichung FORMATBEWERTUNG

Abschließend stellt Nicola Bruns die Handreichung FORMATBEWERTUNG vor.

Frau Bruns betont eingangs, dass eine verlässliche Identifikation und eine ebenso verlässliche Validierung von Dateiformaten für die digitale Langzeitarchivierung von essentieller Bedeutung ist. Nur die Langzeistabilität von Formaten kann die langfristige Interpretierbarkeit von Daten gewährleisten. Der Workshop hat bei den zugelassenen Formaten zwischen Konvertierungs- und Archivierungsformaten unterschieden. Nur letztere eigenen sich für die digitale Langezeitarchivierung. Konvertierungsformate werden im Rahmen der Übernahme in entsprechende Archivformate gewandelt. Bei weniger verbreiteten oder komplexen Formaten müssen archivwürdige Dateien bereits vor der Übernahme mit einem geeigneten Tool in ein gültiges Archivformat überführt werden.

Zur Festlegung der jeweils gültigen Archiv- und Konvertierungsformaten wurden die einzelnen Formate geprüft und hinsichtlich ihrer Eignung für die digitale Langzeitarchivierung bewertet. Dazu wurde auch auf bereits vorhandene Empfehlungen zurückgegriffen.

Nicola Bruns betont, dass sich die Handreichung auf den aktuellen Blick auf Formate bezieht. In ihrer Zielsetzung ist die Handreichung zugeschnitten auf die Belange des DA.NRW, vor allem um die Einlieferung zu unterstützen. Die bereits bekannten Empfehlungen der KOST sind in die Ausarbeitung eingeflossen.

Die Handreichung besteht zum einen Teil aus einer tabellarische Übersicht, die eine Kurzeinschätzung von Dateiformaten inklusiver eines Ampelsystem beinhaltet (Grün = Archivformat, gelb = Konvertierungsformat, rot = abgelehntes Format, grau = Prüfung des Formats noch nicht abgeschlossen). Hierin werden neben den Formaten Formate auch Tools zur Konvertierung und Kurzeinschätzungen zur schnellen Orientierung angegeben. Die Tabelle wird künfitg fortgeschrieben.

Weiterhin besteht die Handreichung aus folgenden Angaben zu den Dateiformaten:

  • Angaben zum Stand der Information (wann im Workshop das letzte Mal betrachtet und wie zu dieser Einschätzung gekommen wurde)
  • Link zur PRONOM Datenbank
  • technische Infos und Kurzeinschätzung dieser
  • eingesetzte Software zur Verarbeitung der Dateiformate
  • einschätzung KOST
  • Kurzeinschätzung durch die Teilnehmenden des Formatworkshops
  • Software zur Anzeige des Zielformats
  • Einschätzung aus Sicht der Archive & Kommentare aus dem Nutzungskreises

Frau Bruns weist abschließend darauf hinn, dass die Praxiserfahrung aus den Übernahmen in beiden technischen Lösungen in die Ausarbeitung der Handreichung eingeflossen sind. Daraus folgt, dass je größer die Aktivität der Einlieferung ist, die Fortschreibung der Handreichung desto mehr davon profitiert  und somit eine gegenseitige Unterstützung zustande kommt.

Auch wenn die Handreichung, keine grundlegende Einführung in die Dateiformate selbst bietet, so sieht Frau Bruns mehrere Anknüpfungspunkte für eine gewinnbringende Nutzung der Handreichung:

  • Hilfsmittel für den Arbeitsalltag, der Praxisbezug schaffen möchte
  • Ersteinschätzung zum Umgang mit den vorliegenden Formaten
  • Bündelung aller vorhandenn Quellen erspart intensive Individualrecherchen
  • Nutzen des Verbundnetzwerkes
  • Argumentationsgrundlage innerhalb der eigenen Verwaltung (z.B. in Bezug auf die Zulassung von Formaten in DMS da direkter Bezug zum Digitalen Langzeitarchiv gegeben ist)
  • Transparenz der Arbeit und der technischen Läsungen des DA.NRW

Feedback zur Handreichung ist erwünscht. Auch zur Mitarbeit in den Workshops wird herzlich eingeladen. Dazu können Interessiert an die bekannten Ansprechpartner für das DA.NRW wenden.

Aus dem Plenum wurde darum gebitten, die Tabelle barrierefreier zu gestalten, in dem die Ampelfarben sich auch in ihrer Form unterscheiden sollten. Herr Patt hebt hervor, dass in dieser Thematik noch einiger Diskussionsbedarf besteht. Die Spannung zwischen den beiden auf dem Archivtag vorgestellten Ansätzen der radikalen Bewertung (vgl. Vortrag Matthias Senk) und der Digitalisierung ohne Vorbewertung (vgl. Vortrag Frau Althoff) bieten Anreiz für weiteren fachlichen Austausch. Frau Althoff betonte, dass hier zunächst die Unterschiedlichkeit der Materialien Bild und Film zu beachten sind, da man insbesondere Filme nicht ohne technische Unterstützung sichten kann. Frau Bruns unterstreicht daraufhin, dass diese unterschiedlichen Ansätze den interessanten Charakter des Diskurs unter den verschiedenen Kultursparten widerspiegelt, da hier unter anderem sehr unterschiedliche Überlieferungsziele vorliegen.

Erschließung von Bilddaten mit KI

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von Mag. Florian Leitner MSc, Bundesdenkmalamt, Wien

Florian Leitner, seit 2022 Leiter der Abteilung Digitalisierung und Wissensmanagement des österreichischen Bundesdenkmalamtes, geht in seinem Vortrag auf die Herausforderungen ein, die mit den Umzug des Fotobestands des Bundesdenkmalamtes auf die neue Datenbank HERIS einhergehen. Die effiziente Zuordnung der umfangreichen Fotobestände soll dabei durch eine eigens entwickelte KI erleichtert und unterstützt werden.

Leitners Vortrag gliedert sich in sechs Abschnitte.

  1. Archiv des Bundesdenkmalamtes
  2. Denkmaldatenbank (DMDB)
  3. Heritage Information System (HERIS)
  4. Umstieg – Fileserver
  5. Einsatz KI – Gebäudedetektion
  6. Einsatz KI in Goobi

Zunächst stellt Leitner das Archiv des Bundesdenkmalamtes vor. Dieses gliedert sich in drei Bereiche: Archiv, Fotoarchiv und Planarchiv. Die Bestände gehen dabei bis in die 1850er Jahre zurück. Die Zusammenfassung der Archivbereiche erleichtert die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen und ermöglicht zudem die effizientere Nutzung von (Speicher-)Platz. Aktuell werden die Bestände des Bundesdenkmalamtes in vier Phasen digitalisiert. Dabei sind die Phasen Ia und Ib abgeschlossen, welche die Digitalisierung von 13 Inventarbüchern zu Kleinbilddias und circa 150.000 Kleinbilddias umfassen. Ebenso abgeschlossen ist die Phase II, die Digitalisierung von circa 60.000 Plänen. Die bereits digitalisierten Bestände stehen nun zu einer weiteren Bearbeitung zur Verfügung. In der Umsetzung befindet sich Phase III, die Digitalisierung von circa 1.000 Glasplatten, und Phase IV, die Digitalisierung von Karteikarten zu Kunst am Bau.

Nach diesem Einführung gibt Leitner einen Einblick in die Denkmaldatenbank (DMDB), die ehemalige Datenbank zur Verzeichnung von Bildbeständen des Bundesdenkmalamtes. Diese wurde in den 1990er Jahren entwickelt, mit dem Ziel alle denkmalwürdigen Objekte Österreichs zu erfassen und das führende und zentrale System zur Verzeichnung von Denkmalen zu sein. Diese Datenbank beinhaltet u.a. eine textuelle Beschreibung, die Kategorisierung mit einem Thesaurus, Fotos und topographische Informationen. Bis zum Jahr 2020 konnten dort Fotos eingespielt werden, danach war das System veraltet. Es bestand also Handlungsbedarf. Um die Daten zu erhalten und weiter nutzen zu können, wurde eine neue Datenbank entwickelt, in welche die Daten aus der DMDB überführt werden sollten.

Im Jahr 2020 wurde die DMDB also von einer neuen Datenbank abgelöst, dem Heritage Information System (HERIS). HERIS ist eine vom Bundeskanzleramt entwickelte online nutzbare Datenbank, die die Bestände von Denkmaldatenbank (DMDB) und Fundstellendatenbank (FSDB) vereint. Beide alte Datenbanken konnten zuvor nicht mehr gewartet werden und stellten somit ein Sicherheitsrisiko dar. Die neue Anwendung vereint beide alte Datenbanken und bietet die Möglichkeit, die Objekte kartographisch zu verorten. Die Überführung beider alter Datenbanken in die neue ist inzwischen abgeschlossen. In der Benutzeroberfläche gliedert sich HERIS in die Bereiche Archäologie und Denkmalforschung. Wählt man dort eine der Kategorien, öffnet sich eine entsprechende Karte, auf der alle Objekte verzeichnet sind. Nach Auswahl einer Gegend ist über eine Suchmaske eine genauere Suche möglich. Die in HERIS verzeichneten Objekte sind jeweils kartiert und verortet, es sind zudem bis zu 5 Fotos pro Objekt einfügbar.

In der neuen Datenbank werden zur Zeit an die 115.000 Datensätze verwaltet. HERIS enthält damit den gesamten österreichischen Bestand an Baudenkmalen und potentiellen Denkmalen, jeweils versehen mit Texten, Fotos, Verwaltungsdaten und sonstigen aus der Denkmaldatenbank stammenden Informationen. Eine zentrale Neuerung stellt darüber hinaus die kartographische Visualisierung der dort verzeichneten Baudenkmale dar, wie Leitner ausführt. Zudem bietet HERIS die Möglichkeit, die dort verzeichneten Objekte mit den entsprechenden Aktenbeständen zu verknüpfen. Die Zusammenführung und Verknüpfung all dieser Informationen in einer Datenbank (HERIS) hat für das Bundesdenkmalamt die zentrale Verwaltung des baulichen kulturellen Erbes in Österreich und die Möglichkeit zur standardisierten Datenpflege zum Ziel.

Allerdings leistet HERIS dabei in erster Linie die Objektverwaltung, es wurde entschieden, dass es eine andere Verwaltung von Fotos geben müsse. Schon in der DMDB wurden die Bildbestände auf einem eigenen Fileserver verwaltet, wie Leitner erläutert. Die Ablage dort erfolgte allerdings nicht nach einem logischen Prinzip, sodass eine einfache Übertragung in HERIS nicht möglich ist. Zudem wären die Bestände auf diese Art nicht kartographisch zuordenbar. Um diesem Problem zu begegnen und eine effiziente Zuordnung der Bildbestände zu ermöglichen, wurde durch das Bundeskanzleramt bei Joanneum Research die Entwicklung einer KI zur Kategorisierung und kartographischen Zuordnung der umfangreichen Fotobestände in Auftrag gegeben. Diese KI wird zunächst auf die Zuordnung von Außenaufnahmen großer Gebäude trainiert. Der Thesaurus, mit dem die Fotos in der alten DMDB hinterlegt sind, dient dabei als Lern-Grundlage. Seit Herbst 2020 nutzt das Bundesdenkmalamt eine Bearbeitungsmaske für Bilddaten im Goobi-Workflow, die dann in einem Viewer dargestellt werden. Bisher ist nur die interne Nutzung möglich. Zum kommenden Jahreswechsel ist geplant, dass die Öffentlichkeit ebenfalls darauf zugreifen kann.

Nach einer Trainingsphase soll diese KI (Goobi) in der Lage sein, Fotos sowohl aus Altbeständen (DMDB) als auch neue Fotoaufträge zu kategorisieren. Im Falle von Altbeständen werden diese zunächst analysiert und aufbereitet, dann in Goobi importiert. Dort erfolgt mit Hilfe der in HERIS zur Verfügung stehender Daten und dem Einsatz der KI die Strukturierung und Metadatenbearbeitung. Nach einer Qualitätsprüfung werden die Daten schließlich wieder exportiert und sind nun in einem Viewer darstellbar und nutzbar. Im Falle neuer Fotoaufträge erfolgt zunächst der Datenabzug aus HERIS, bevor eine Fotografin oder ein Fotograf mit der Erstellung des Fotos beauftragt wird. Das entstandene Foto wird anschließend hochgeladen, unter Einsatz der KI strukturiert und seine Metadaten bearbeitet. Ebenso wie bei den Altbeständen werden die Daten dann nach einer Qualitätsprüfung exportiert und sind nun nutzbar. Die Qualitätsprüfung durch die Mitarbeiter:innen trägt auch zum Training der KI bei.

Leitner schließt seinen Vortrag mit einen Ausblick auf die noch nötigen Arbeitsschritte und auch die Chancen, die die vom Bundesdenkmalamt in Angriff genommene Erschließung von Bilddaten mit Hilfe von KI bietet. Nötig ist zunächst das Trainieren der KI mit entsprechendem Bildmaterial und die Unterstützung der KI bei der Klassifikation von Gebäuden. Nach Abschluss dieser Lern-Phase, solle die KI künftige Digitalisierungsmaßnahmen erleichtern und zu einem automatisierten Ablauf von Arbeitsschritten beitragen, die bisher viele Ressourcen auf Mitarbeiter:innenebene binden. Diese frei werdenden Ressourcen könnten dann, so die von Leitner ausgedrückte Hoffnung, beispielsweise für die Erforschung von Beständen eingesetzt werden.

Leitner bedankt sich für die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen und Dr. Matthias Buchholz eröffnet die Diskussion. Wenn einerseits die KI zu Einsparungen bei Ressourcen beim Personal beitrage, die dann wiederum in anderen Bereichen eingesetzt werden können, was koste dann die KI selber, erkundigt sich Buchholz. Daraufhin antwortet Leitner, dass er diese Frage konkret nicht beantworten können bzw. dürfe. Er könne aber anmerken, dass es in Österreich einen Digitalisierungsfonds gebe. Von diesem habe das Bundesdenkmalamt profitieren können.

Aus dem Publikum fragt Hans-Jürgen Serwe, Viktoriaschule Aachen, wie es komme, dass die Entwicklung und das Training der KI so kompliziert sei, wenn andererseits im Amateurfotografiebereich KIs für 200€ erhältlich seien? Leitner antwortet, dass die Bilder tatsächlich in der DMDB bereits kategorisiert waren, der entsprechende Code aus dem Fileserver allerdings nicht eindeutig ausgelesen werden kann, was eine erneute Zuordnung und Kategorisierung der Bilder notwendig macht. Daraufhin möchte Serwe wissen, was die KI denn dann mache, was sie als Metadaten auslese? Leitner antwortet, dass es in der Tat bisher so sei, dass die Mitarbeitenden des Bundesdenkmalamtes mehr für die KI getan hätten als umgekehrt. Sie sei träge und es dauere sie zu trainieren.

Dr. Jonas Springer, Archiv Krupp, erkundigt sich nach den Ressourcen, die die Qualitätsprüfung binde. Wie viel Personal wird für die Qualitätsprüfung eingesetzt? Und was seien klassische Herausforderungen für diese KI? Leitner antwortet, dass drei Leute in der Qualitätsprüfung tätig seien. Eine klassische Herausforderung sei beispielsweise der KI die Unterscheidung von Profan- und Sakralbauten beizubringen. In dieser Hinsicht müsse sie beispielsweise noch von Mitarbeiter:innen trainiert werden.

Dominic Eickhoff, LWL Archivamt Westfalen, erkundigt sich, ob diese KI-Anwendung nachnutzbar sei, ob also auch andere dies als Goobi-Anwendung nutzen könnten? Leitner antwortet, dass zukünftig die österreich-weite Nutzung geplant sei, zu einer eventuellen freien Nutzung könne er aber keine Angaben machen.

Monika Marner möchte wissen, wie viele Bilder nötig seien, aus wie vielen Perspektiven etc., damit eine KI ein Gebäude wiedererkenne? Leitner erwidert, er nähme die Frage mit, könne sie ad-hoc aber nicht beantworten.

Dr. Antje Diener-Staeckling, LWL Archivamt für Westfalen, merkt an, dass Daten das A und O für eine KI seien, mit denen diese zunächst “gefüttert” werden müsse. Demnach sei der Vortrag vielleicht auch als Appell an die Archive zu verstehen, Bestände zu verzeichnen? Dem stimmt Leitner zu.

Konzepte zur Erhaltung fotografischer Bestände: Identifizierung, Digitalisierung und Originalerhalt von über 13 Millionen Bildern

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Anna Meisen M. A., Bundesarchiv Koblenz

Frau Meisen begrüßt das Publikum. Zunächst nennt sie Zahlen und Fakten und stellt dann das Erhaltungskonzept sowie die Digitalisierung von Fotos im Bundesarchiv vor.

Im Bundesarchiv befinden sich seit der Transformation ca. 15 Millionen Fotos, um die es heute in ihrem Vortrag vorrangig geht. Diese teilen sich in ca. 500 Bestände auf. Die Bestände erhalten Fotos aus unterschiedlichsten Materialitäten. 290.000 sind zur Zeit im digitalen Bildarchiv abrufbar. 

Das Bundeserhaltungskonzept zielt auf das Original, d.h. auf den Erhalt des Originals, ab. Grundlegendes Problem ist jedoch das Material an sich, das sich nicht immer dauerhaft erhalten lässt, weshalb manchmal eine Transformation unumgänglich ist. Hinzu kommt das Problem der schier unüberschaubaren Menge. 

Innerhalb des Erhaltungskonzepts werden drei Erhaltungsniveaus unterschieden:

  1. (Groß) Kleine, nicht festgelegte Menge, mit besonderer Bedeutung für die deutsche Geschichte, wird priorisiert.
  2. (Mittel) Größere Menge, die primär durch präventive Maßnahmen stabilisiert wird sowie nach und nach digitalisiert.
  3. (Niedrig) betrifft das Zwischenarchivgut. Hier finden keine Bestandserhaltungsmaßnahmen statt. Ziel ist lediglich die Erhaltung für die Dauer der Benutzung.

Präventive Maßnahmen stehen in diesem Konzept im Fokus.

Bei der Digitalisierung ist eine Priorisierung aufgrund der Menge unumgänglich. Der Fokus liegt hier auf historischer Wichtigkeit und der Nutzungsfrequenz. Die Digitalisierung wird durchgeführt, um das Original vor Benutzung zu schützen und um dessen Erhalt somit zu sichern. Vor der Digitalisierung erfolgt i.d.R. eine restauratorische Bearbeitung.

On Demand Digitalisierungen finden im Bundesarchiv und in der BSTU nach Nutzungsanfragen statt. Hier findet jedoch keine vorherige restauratorische Bearbeitung statt. Jährlich entstehen so ca. 60.000 neue Digitalisate. Die erzeugten Digitalisate werden i.d.R. im Digitalen Bildarchiv online gestellt (Ausnahme bilden Fotos der BSTU). Im Bundesarchiv können die Fotos auch vor Ort abgerufen werden. Etwa 5% aller Bilder des Bundesarchivs sind bisher online einsehbar.

Jedes zu digitalisierende Foto wird zunächst mit einem speziellen Gerät auf Cellulosenitrat getestet. Bei positiver Testung wird das Material priorisiert digitalisiert und im Anschluss nach Hoppegarten transportiert. Dort befindet sich ein Gebäude mit einer speziellen Zelle, die gegen eine eventuelle Explosion des Materials gesichert ist. Das Material wird für den  Transport nach Hoppegarten speziell umverpackt. Das digitalisierte Material wird nach der Digitalisierung in fachgerechte Verpackungen gepackt und dann in einem klimatisch geeigneten Raum im Bundesarchiv eingelagert.

Im Bundesarchiv hat man in den letzten Jahren die Notfall-Infrastruktur verbessert, mit speziellem Fokus auf den AV-Medien.

Eine Frage von Hrn. Patt: Was sagen Sie zum Originalerhalt von Cellulosenitratfilm? Fr. Meisen antwortet: Die Kassation von solchem Material lediglich aufgrund seiner Materialität hält sie für nicht notwendig, denn das Material ist bei richtigen klimatischen Bedingungen recht stabil.

Fr. Joergens weist darauf hin, dass wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, das Original zu erhalten. Fr. Meisen pflichtet dem bei. Digitalisierung soll nicht Originalerhalt ersetzen, sondern nur eine Schutzdigitalisierung sein.

Fotos als Quellen: Erwartungen an Überlieferung und Zugänglichkeit

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von Apl. Prof. Dr. Jens Jäger, Universität zu Köln

In seinem Einführungsvortrag stellt Jens Jäger fest, dass sich die Durchsuchbarkeit von Fotobeständen und die Möglichkeiten einer zielgerichteten Recherche in den letzten Jahrzehnten zwar verbessert hätten, jedoch vielfach noch immer nicht optimal seien. Die tiefere Erschließung und Verschlagwortung unter Einsatz digitaler Hilfsmittel ist gegenwärtig ein laufender Prozess, der Einsatz von KI lässt die Erwartungen an die Durchsuchbarkeit steigen.

Jäger führt in die Geschichte der Fotografie im Rheinland ein, illustriert an (mittlerweile über das Portal Zeitpunkt.NRW online recherchierbaren) Zeitungsartikeln, die es erlauben, die Anfänge fotografischen Interesses in Köln in die Zeit ab 1839 zurückzudatieren. Recherchen nach erhaltenen Fotos der in den Texten namentlich fassbaren Protagonisten der Daguerreotypie gestalteten sich jedoch schwierig; über die gängigen Archiv- und Bildersammlungs-Portale ließen sich kaum Treffer zur Frühgeschichte der regionalen Fotografie ermitteln. Als eine Ursache hierfür macht er die (historische) Sammlungspraxis der einschlägigen Spezialsammlungen aus, die sich auf ästhetisch herausragende, qualitätvolle Objekte fixierte und an den Produkten des jungen und noch nicht ausgereiften Mediums Fotografie lange Zeit wenig Interesse zeigte. Die authentischen Zeugnisse der frühen Fotografie seien daher zum größten Teil verlorengegangen.

Als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Recherche nach frühen Fotografien nennt Jäger das Wissen um die jeweiligen zeitgenössischen technischen Möglichkeiten sowie die Kontexte darüber, in welchen Bereichen Fotografie überhaupt zum Einsatz kam. In diesem Zusammenhang hebt er die Bedeutung des Erfahrungsaustauschs zwischen historisch Forschenden und den Vertretern der Archive und anderer Bild- und Schriftquellen verwahrender Gedächtnisinstitutionen hervor. Als wichtiges Ziel für eine Vertiefung der Materialgrundlage zur Geschichte der frühen Fotografie fordert Jäger eine virtuelle Vernetzung der disparat überlieferten Bildbestände, aber auch der seltener und vielfach an getrennten Orten erhaltenen schriftlichen Kontextüberlieferung. Für zukünftige Erschließungs- und Digitalisierungsprojekte dürften ästhetische Kriterien nicht allzu sehr in den Vordergrund gestellt werden; wichtiger seien die mediale Form und die Verknüpfung von Bild- und Kontextinformationen wie beispielsweise Beschriftungen auf der Rückseite von Fotos. In diesem Zusammenhang hebt er den Wert von Postkarten als visuellen Kommunikationsmitteln um die Wende vom 19. zum 20. Jahrhundert hervor – ein Thema, das bislang noch längst nicht umfassend erforscht sei, obwohl es eine große thematische Bandbreite aufweist und anschlussfähig an sozial-, wirtschafts- und lokalgeschichtliche Fragestellungen ist.

Bei der Recherche nach konkreten Bildmotiven rät Jäger dazu, kreative Wege zu wählen. So sei er selbst beispielsweise bei der Recherche nach fotografischen Belegen für die in Schriftquellen gut überlieferten Maßnahmen zum Ausbau des Straßenwesens in den 1920er und 1930er Jahren zunächst kaum vorangekommen, habe jedoch über eine gezielte Sichtung von Fotosammlungen zu Rad- und Autorennen umfangreiches Bildmaterial zum Zustand von Straßen und Wegen ermitteln können.

Abschließend plädiert Jäger dafür, Fotos als historische Bildquelle ernst zu nehmen und den dokumentarischen Wert gegenüber ästhetischen Kriterien nicht zu vernachlässigen. Stärker als in der Vergangenheit sei darauf zu achten, dass die bildliche Überlieferung und zugehörige Kontextinformationen gemeinsam überliefert und recherchierbar gehalten werden.

Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

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Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

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von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Das BKK-Positionspapier “Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft” und seine Zielsetzung

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von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Mit dem von der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) vollständig neu verfassten und im Oktober 2022 veröffentlichten Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ stellte Dr. Quadflieg ein wichtiges Hilfsmittel für die Positionierung von Kommunalarchiven im kulturpolitischen Diskurs und zu ihrer strategischen Ausrichtung innerhalb gesamtgesellschaftlicher digitaler Transformationen vor. Das Positionspapier soll den Kommunalarchiven nicht nur als Richtlinie zur übergeordneten Konzeption, sondern auch als wertvolles Hilfsmittel in ihrer alltäglichen Arbeit dienen.

Dr. Quadflieg gab zunächst einen Rückblick des 2002 von der BKK veröffentlichten Vorgängerpapiers, welches über die Definition des Kommunalarchivs dessen Fachaufgaben ableitete. Aus diesen resultierten wiederum die zur Aufgabenerledigung notwendigen Institutionen. Dies begründete letztlich die zur Erfüllung der gesetzlich geregelten Fachaufgaben den Archiven bereitzustellenden personellen und materiellen Ressourcen. Es thematisierte dabei auch die Einbindung des Archivs in die Kommune, wie z. B. im Bildungssystem, definierte Aufgaben und Verantwortungsträgerschaften. Das Vorgängerpapier zielte voranging auf den innerfachlichen Diskurs und befürwortete eine Konzentration auf archivische Kernaufgaben bei gleichzeitiger Auslagerung anderer Arbeitsbereiche.

Die BKK beschloss 2020 eine grundlegende Überarbeitung des Positionspapiers, da in der Neufassung sowohl ein Mehrwert für Kommunalarchive als auch für andere archivinteressierte Gruppen, v. a. Trägerverwaltungen, entstehen sollte. Es sollte außerdem das Themenfeld der digitalen Transformation mit aufnehmen und sich nicht zu sehr auf fachliche Detailaspekte fixieren. Die hiermit befasste Arbeitsgruppe setzte sich aus Repräsentanten mittlerer und großer Kommunalarchive zusammen und achtete bei der konkreten personellen Besetzung auf möglichst große Diversität.

Im Vordergrund des neuen Positionspapiers stand die Bedeutung der Kommunalarchive innerhalb ihrer Kommune und gegenüber den dortigen Anspruchsgruppen. Diese wurden in vier wesentlichen Wirkungsbereichen verortet: Rechtsicherung und Transparenz, digitale Transformation und moderne Verwaltung, Bewahrung wertvollen Kulturgutes und der Begegnung mit Kultur, sowie Forschung und Bildung. Diese Gliederung ist nicht als hierarchisch aufzufassen, denn der Ressourceneinsatz und Output muss zwangsläufig in jedem Archiv nach dessen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen und verlagert sich im Zeitverlauf.

Diese Gliederung erlaubt es den Archiven, sich den eigenen Ressourcenaufwand in den einzelnen Feldern bewusst zu machen und den eigenen Gestaltungsanspruch strategisch zu steuern. So lassen sich auch die Ansprechpartner in den Trägerverwaltungen effektiver „triggern“.

Das BKK-Positionspapier führt danach die Rolle des Archivs in den einzelnen Wirkungsbereichen  im Umgang mit den Anspruchsgruppen näher aus. Auf dieser Grundlage leitet es, ähnlich dem Vorgängerpapier, die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Rahmenbedingungen zur Wahrung der gesetzlichen Pflichtaufgaben ab. Gleichzeitig soll innerhalb des gesetzlichen Rahmens auch der erhebliche und konstruktive Spielraum der Kommunen zur Gestaltung ihrer Archive als Institutionen demokratischer Gemeinwesen verdeutlicht werden.

In der nachfolgenden Diskussion kam die Nachfrage aus dem Plenum, ob in der BKK-Redaktion tatsächlich keine kleineren Archive von Kommunen unter 75.000 Einwohnern repräsentiert seien.

Dr. Quadflieg erläuterte, dass in dem 7köpfigen Gremium tatsächlich nur größere Archive partizipierten. Dies liege v. a. daran, dass in Archiven mit größerer Personalbasis in der Regel mehr Kapazitäten für die Redaktionsarbeit vorhanden seien. Jedoch wurden die Inhaltsentwürfe des Positionspapier bei zwei Gelegenheit der Vollversammlung der BKK präsentiert und Veränderungsvorschläge aufgegriffen.

Dr. Lessing erkundigte sich, ob sich bereits eine Resonanz auf das Positionspapier abzeichnete.

Herr Quadflieg räumte ein, dass sich außerhalb der BKK-Jahresversammlung noch keine breite Resonanz abzeichne. Allerdings seien die wichtigsten Adressaten auf dem Deutschen Städtetag erreicht worden, da es bei der Vorstellung in dessen Kulturausschuss zu positiven Rückmeldungen kam.

Abschließend bat Herr Quadflieg im Namen der BKK um Kritik und sonstiges Feedback zum Positionspapier, damit künftig eine regelmäßige Weiterentwicklung und Aktualisierung erfolgen kann.

 

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement. Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

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von Dr. Gerd Schneider, Leipzig

Schneider plädiert dafür, auch im Archivwesen betriebswirtschaftlich zu denken und zu arbeiten. Nur so sei es möglich, Geld für wichtige und drängende Projekte zu beschaffen. In der Digitalisierung, digitalen Langzeitarchivierung, Bewertung, Aussonderung, Übernahme und Bestandserhaltung stünden die deutschen Archive vor entscheidenden Herausforderungen. Es gibt also beinahe in allen archivischen Kernaufgabenfeldern dringende Probleme zu lösen. Für die meisten Herausforderungen gebe es datenbasierte Lösungsansätze, die strategischen Defizite aber sind massiv.

Bewertung und Übernahme

Bewertung und Übernahme sind entscheidende Kostentreiber. Verpackung, Erschließung und Magazinierung sind nur einmalige Aufwendungen, die Kosten für die dauerhafte Unterbringung, Erhaltung, Aufbereitung, Digitalisierung und Bereitstellung für Nutzer*innen hingegen fallen dauerhaft an. Ein Regalmeter Archivgut kostet so in 100 Jahren mehr als 50.000 Euro. Die Archive müssen daher in der Bewertung und Übernahme gezielt steuern, damit sie auch glaubwürdig für ihre Träger sind, denn: die Verantwortung für diese Kosten liegt bei den Archiven! Vielerorts werden jedoch bereits die Altregistraturen nicht systematisch analysiert, Schriftgut bewertet und ausgesondert, was wiederum zu massiven Mehrkosten führt.

Bestandserhaltung  

Mehr als 90% der Unterlagen bestehen aus holzschliffhaltigem Papier, das in absehbarer Zeit zerfallen wird. Die Archive müssen eine Zustandsanalyse der Bestände erarbeiten, die auch grob geschätzt werden kann. So lassen sich die dringendsten Maßnahmen und größten Gefahren feststellen und angehen. Obwohl es eigentlich mit wenig Aufwand verbunden ist, Restaurierungsaufwände abzuschätzen und ein grobes Bestandserhaltungskonzept zu erstellen, gehen viel zu wenig Archive diese Aufgaben an.

Digitalisierung

Ein wesentliches Problem besteht in der Übernahme digitaler Unterlagen: Vorgangsbearbeitungssysteme werden immer vielfältiger und komplexer, und die Langzeitlesbarkeit der Daten sicherzustellen ist eine große fachliche Herausforderung, für die auch fähige IT-Fachkräfte gebraucht werden.

Die Digitalisierung von analogen Originalen im großen Stil ist keine wirklich tragfähige Option: Zum einen ist die Digitalisierung ganzer Bestände selbst schlichtweg zu teuer, zum anderen lohnt sie sich auch nicht, wenn eine einzelne Archivalie im Schnitt alle 25 Jahre einmal ausgehoben wird. Schließlich ist auch ein digitales Archiv ein großer Kostentreiber, unter anderem weil die regelmäßige Transformation der Daten sehr aufwendig ist. Daher müssen dringend auch Alternativen ernsthaft geprüft werden.

Mit der Einführung der eAkte werden große Mengen analoger Unterlagen gesammelt ins Archiv gelangen, weil die übrigen Registraturen innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahren aufgelöst werden. Es ist mit etwa der dreifachen Menge der bisherigen regelmäßigen Abgaben zu rechnen, worauf die Archive jedoch nicht vorbereitet sind. Entsprechend stark werden die Archivbestände anwachsen. Der Abbau der Registraturen bietet aber auch großes Einsparpotenzial – mit den freien Mitteln ließen sich wieder Stellen im Archiv finanzieren. Dafür müssen die Archive aber proaktiv auf ihre Träger zugehen und deutlich machen, welches Geld an andere Stelle verfügbar wird.

Die Archive stehen also selbst in der Verantwortung, aktuelle Herausforderungen anzugehen, indem sie strategische Steuerungsinstrumente nutzen und ihren Trägern zeigen, welche Maßnahmen sie selbst bereits ergreifen und zukünftig ergreifen können, um das Archivwesen zukunftssicher zu machen.

Archive als Plattformen / Archives as platforms

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von Marc Holtman, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Herr Holtman dankt für die Einladung und freut sich, über die digitale Innovation in Amsterdam zu berichten. In seinem Vortrag wird es darum gehen, wie man als Archiv seinen Platz in der digitalen Welt finden kann. Zum Stadtarchiv Amsterdam

Als Kernfrage steht im Raum: Wie machen wir analoge Archive zugänglich?

Seit 2006 ist das Stadtarchiv im Zentrum von Amsterdam lokalisiert, wo es mitten im gesellschaftlichen Leben verankert ist und von vielen Leuten wahrgenommen werden kann. Das Gebäude war zuvor ein Bankgebäude und beinhaltet heute neben kommunalen Archiven auch Kirchen-, Familien- und Instiutionsarchive. Es umfasst 50 Regalkilometer Archivalien aller Materialitäten. Jährlich besuchen etwa 100 000 Nutzende den Lesesaal des Archivs, hinzu kommen ca. 1 000 000 Online-Nutzer*innen. Die Räumlichkeiten bieten eine offene Atmosphäre, in der temporär auch Ausstellungen und kulturelle Aktivitäten angeboten werden. Herr Holtmann betonte die Wichtigkeit dieser Aktivitäten auch in einer digitalen Welt.

Im Stadtarchiv Amsterdam spricht man mittlerweile von der Brick-Site (dem Gebäude) und der Bit-Site (der digitalen Welt). Insbesondere die digitale Welt bringt neue Herausforderungen mit sich, die Herr Holtman in seinem Vortrag vertiefend betrachtet:

Digital arbeiten heißt für das Stadtarchiv Amsterdam, auch viel zu digitalisieren. Er erläutert kurz die organisatorische Struktur des Archivs und die Wichtigkeit der „digitalen Kette“, die sich in den letzten Jahren herauskristallisiert hat und zu einer Verdichtung der Aufgabengebiete führte. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde im Stadtarchiv Amsterdam ein digitales Department unter dem Titel „Accessability and digital innovation“ gegründet. Hier werden die notwendigen Prozesse eines digitalen Archivs (die digitale Kette) zusammengeführt und koordiniert. Es arbeiten dort etwa 20 Leute mit verschiedenen Spezialgebieten. Die unterschiedlichen Aufgabengebiete werden dennoch von allen in Rotation wahrgenommen – alle arbeiten an allen Orten der Kette. Dabei wird in kleinen Teams und kleinen Schritten gewirkt, um auch große Projekte in kurzer Zeit umsetzen zu können.

Herr Holtman gibt einige Beispiele für digitale Projekte:

Hauptplattform ist die Webseite des Archivs. Hier werden klassischer Weise digitale Findmittel angeboten. Etwa 2007/08 wurden im Sinne der Digitalisierung digitalisierte Inventare und Bilddatenbanken zur Verfügung gestellt. Die Nutzenden fragten schon früh nach dem Button, um Scans zu bestellen. Heute ist es der Ansatz des Archivs, archivische Forschung rund um die Uhr kostenfrei online zu ermöglichen. So werden über die Scan-on-demand-Variante wöchentlich etwa 25 000 Scans erstellt.

Als Resultat ist die Nachfrage, vor Ort in den Findmitteln zu recherchieren, deutlich heruntergegangen und die online-Nachfrage ist deutlich angestiegen. Es wird nun mehr scanning-on-demand betrieben und mehr Archivgut digitalisiert als im Lesesaal vorgelegt. Dies zeigt sich auch anhand der Nutzungszahlen, die ebenfalls eine starke Verschiebung in das Digitale erlebt haben. Bei einer Nutzendenumfrage kam heraus, dass 67% die digitale Nutzung bevorzugten und nur 10% im Lesesaal an den Orginalen arbeiten wollen. Generell herrscht eine große Zufriedenheit mit diesem Vorgehen unter den Nutzer*innen.

Auch die Bereitstellung von Digitalisaten für Crowdsourcing-Projekte wird vom Stadtarchiv betrieben. Auf der Webseite velehanden.nl stellt es Quellen zur Verfügung, die dann von der Community erschlossen werden könne. Etwa 2 000 000 Scans wurden auf diese Weise bereits erschlossen.

Bei einem Projekt der Universität Amsterdam zur Auswertung von notariellen Unterlagen arbeitet das Archiv mit einer Software zur Erkennung von Handschriften zusammen. Diese bietet neue Realitäten für die Forschung. Freiwillige helfen dem Computer, das Lesen zu lernen, in dem die von der Technologie ausgegeben Textblöcke von Menschen überprüft werden. Zum Projekt

Ein weiteres Projekt ist die Verbindung von Beständen zu einzelnen Themen (z.B. Personen und Orten) über mehrere Archive hinweg. So werden virtuelle Bestände erzeugt, die den Nutzenden die Forschung erleichtern.

Das Stadtarchiv Amsterdam setzt auf neue Verzeichnungsstandards. Es ist eine Loslösung von ISAD G in Gang und ein Wandel hin zum konzeptionellen Model der „Records in Context“, eine neue Erschließungsform, die vom EGAD (Expert Group on Archival Description) etabliert wird. Argumente dafür sind: ISAD G sei zu groß und objektorientiert, des weiteren funktioniere das Hierarchiedenken in der digitalen Welt nicht mehr.

Abschließend berichtet Herr Holtman über die Verleihung des niederländischen Transparenzpreises an das Stadtarchiv Amsterdam. Hier wurde etwas für ein Archiv ziemlich Ungewöhnliches umgesetzt: Die über das New National Open Government Gesetz (Woo) online zur Verfügung gestellten Verwaltungsdaten, die im City Archives e-depot bereitgestellt wurden, haben eine direkte Anbindung an das Stadtarchiv. Die Infrastruktur kann auch von kleineren Archiven nachgenutzt werden. Zur Plattform Open Amsterdam
Dies bildet eine neue und bessere Rolle von Archiven aus. Herr Holtmann schließt mit der Hoffnung, dass man weiterhin kreativ arbeiten kann und das Archiv zu einem etablierten Dienstleister für die Stadt wird. Das Archiv wird somit nicht nur Anlaufpunkt für historischen Fragen, sondern auch für zeitgenössische Themen. Ein Wandel von der Schatzkammer zur Plattform für ein breites Spektrum bürgerlicher Belange.

Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

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von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.

Abstract zum Vortrag von Prof. Dr. Christian Keitel: Die Südwestdeutsche Archivalienkunde – ein Projekt von LEO-BW

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Referent: Prof. Dr. Christian Keitel, Landesarchiv Baden-Württemberg

Im Archiv sind alle Akten Archivalien. Dennoch sind nicht alle Archivalien auch Akten. Die Südwestdeutsche Archivalienkunde zeigt den Nutzerinnen und Nutzern diese Unterschiede auf, sie bietet ihnen andere Informationen als die klassischen Findmittel. Wie unterscheiden sich beispielsweise die verschiedenen Aktentypen oder strukturierte Informationssammlungen in formaler, wie in inhaltlicher Hinsicht? Wie können wir konventionelle und digitale Archivalien in einem halbwegs stimmigen System so beschreiben, dass es möglichst viele bei der Nutzung aufkommende Fragen beantwortet? Thematisiert werden dabei auch die grundlegenden Vorannahmen, Klassifikationen und Unterscheidungen der Südwestdeutschen Archivalienkunde.

Vita

Dr. Prof. Christian Keitel

  • Studium der Geschichte und Germanistik in Tübingen und Salamanca (Spanien)
  • Promotion in Geschichte über die Zusammenhänge von Leibherrschaft und Territorialisierung im Spätmittelalter
  • 1998 bis 2000 Archivreferendariat
  • 2000 bis 2003 in der Landesarchivdirektion in Stuttgart
  • 2003 bis 2008 am Staatsarchiv Ludwigsburg
  • seit 2009 im Landesarchiv Baden-Württemberg in der Abteilung Archivischer Grundsatz mit Schwerpunkten in der digitalen Archivierung und der Überlieferungsbildung
  • seit 2011 stellvertretender Abteilungsleiter in der Abteilung 2 (Archivischer Grundsatz)
  • Seit 2015 Honorarprofessor an der FH-Potsdam im Feld der Archivwissenschaft.
  • 2018 Publikation von „Zwölf Wege ins Archiv. Umrisse einer offenen und praktischen Archivwissenschaft“.
  • seit 2015 Honorarprofessor an der FH-Potsdam im Feld der Archivwissenschaft

 

Schlusswort und Einladung zum RAT 2020

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Dr. Steinert fasst die Ergebnisse des Archivtages zusammen: Digitalisierung sei ein wichtiger Teilaspekt unserer Arbeit – im Digitalen Zeitalter habe Überlieferungsbildung höchste Priorität. Durch Fachverfahren würde die Bewertung in keinem Falle abnehmen. Neue Schwerpunkte gäbe es und werde es geben. Dafür sei die Abstimmung zwischen Archiven unerlässlich: Überlieferungsbildung im Verbund bzw. im Dialog müsse es geben.

Er bedankt sich bei der Stadt Duisburg, Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Referentinnen und Referenten und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für das Gelingen.

Dr. Steinert lädt zum nächsten Archivtag in Wesseling ein.

Aktuelle Stunde

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Dr. Peter Weber (LVR-AFZ) begrüßt die Teilnehmer des 53. Rheinischen Archivtags zum zweiten Veranstaltungstag und stellt Programm und Referenten der aktuellen Stunde vor.

Sabine Weber, Stadtarchiv Krefeld, stellt das Projekt „Escape the Archive – Das Geheimnis der Seidenbarone“ vor. Zunächst stellt sie das Prinzip des Escape Rooms vor: In diesem Spiel muss eine Gruppe durch das Lösen von Rätseln einen Auftrag erfüllen, um den entsprechenden Spielraum verlassen zu können. Außerhalb der Archivlandschaft erfreut das Spiel sich einer großen Beliebtheit; international haben auch schon einige Archive dieses Konzept umgesetzt.

Seit November 2018 haben bereits über 130 Personen das Angebot wahrgenommen. Einmal wöchentlich wird das Spiel kostenlos im Lesesaal des Stadtarchivs Krefeld angeboten. Die Betreuung der Spieler erfolgt durch die Mitarbeiter des Archivs. Das Spiel wird durch eine kurze Magazinführung, eine Urkunde sowie die Verewigung auf dem Highscore-Turm im Foyer abgerundet.

Für die Rätsel wurde häufig mit Kopien von Archivalien und Kassanda gearbeitet. Als Sachmittelausgaben sind ungefähr 60 € zu konstatieren. Ferner wurden 40 Arbeitsstunden für die Konzeption veranschlagt.

Die Anbietung eines Escape Rooms stellt, so Fr. Weber, eine sinnvolle Ergänzung der archivischen Öffentlichkeitsarbeit dar: Das Konzept Escape Room lebt von einer guten Story, welche in Archiven reichlich vorhanden sind; auch die Gruppe der Escape Room Spieler ist für Archive interessant, da diese Nutzergruppe in der Regel selten den Weg ins Archiv findet (50 % männlich und weiblich im Alter von 25-50 Jahre).

Im Fokus steht zunächst der „Entertainment-Faktor“, welches durch ein niederschwelliges Angebot ohne die Vermittlung von archivischer Facharbeit erreicht wird. Hierdurch soll die stereotype Vorstellung einer Behörde aufgebrochen werden. Im Anschluss an das Spiel erfolgt durch eine freiwillige Führung eine tiefergehende archivische Bildungsarbeit.

Die Implementierung eines solchen Projekts kann das Image von Archiven bereichern und neue Wege ins Archiv aufzeigen.

Dr. Bettina Joergens (LAV-Projektgruppe) präsentiert den aktuellen Sachstand zum angestrebten Relaunch des Webportals „Archivportal NRW“. Das „Archivportal NRW“, welches Findmittel von über 480 Archive im Land Nordrhein-Westfalen bündelt und das größte regionale Archivportal in der Bundesrepublik Deutschland darstellt, soll seit längerem einen zeitgemäßen Neuaufbau erfahren. Dieses Projekt ist jedoch bereits seit einigen Jahren ins Stocken geraten.

Dr. Joergens verkündet den anwesenden Archivarinnen und Archivaren, dass die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister ISB seitens des LAV beendet wurde. Sie begründet dies mit massiven Kommunikations- und Zielvereinbarungsproblemen. Es ist jedoch zu vermelden, dass derzeit vielversprechende Vertragsverhandlungen mit einem neuen Partner aus der IT-Branche geführt werden. Zwar können derzeit noch keine konkreten Termine benannt werden, als positive Nachricht kann Dr. Joergens jedoch berichten, dass der momentan bestehende „Datenfreeze“ innerhalb des Webportals in Einzelfällen umgangen werden kann. Dies stellt vor allem für die bei den nordrheinwestfälischen Archiven angesiedelten Drittmittelprojekte (zumeist DFG-Projekte), welche mit einem Veröffentlichungszwang verbunden sind, eine gute Nachricht dar. Das LAV bietet sich für solche Fälle als Ansprechpartner der betroffenen Archive an.

Abschließend bittet Dr. Joergens im Namen des LAV um Geduld und Verständnis für die derzeit leider immer noch unbefriedigende Gesamtsituation, versichert jedoch, dass das LAV nichts unversucht lässt, um möglichst zeitig Abhilfe für die derzeit noch bestehenden Probleme zu schaffen.

Im nächsten Vortrag stellt Dr. Mark Steinert, LVR-AFZ, die Ergebnisse der Umstrukturierungsmaßnahmen im LVR-AFZ vor. Dr. Steinert führt aus, dass schon recht kurz nach seiner Amtseinführung ein Prozess der Umstrukturierung angestoßen wurde. Die offizielle Umsetzung begann im November 2019, wobei aktuell noch einige Schlüsselstellen besetzt werden. Die Abteilung unter der Leitung von Dr. Peter Weber wurde umbenannt in Abteilung Archivwesen. Das Ziel der Umstrukturierung war die Einrichtung von drei gleichwertigen Teams, in welchen die Kompetenzen gebündelt werden. Es handelt sich um folgende Teams:

Team 1: Archivberatung und Aus- und Fortbildung

Team 2: Bestandserhaltung und Digitalisierung

Team 3: Archivierung der Unterlagen des LVR.

Die drei wichtigsten Änderungen im Überblick:

  1. Abteilungsumbenennung
  2. Vereinigung der Teams Fortbildungszentrum und Archivberatung zum Team Archivberatung, Aus- und Fortbildung unter der kommissarischen Leitung von Dr. Gregor Patt
  3. Einrichtung des Teams „Technisches Zentrum“ unter der Leitung von Dr. Thomas Krämer; dieses umfasst die Gruppen Digitalisierungszentrum und digitales Kulturerbe, seit 2. Mai 2019 unter der Leitung von Dr. Sarah Rudolf, sowie die Gruppe Bestandserhaltungszentrum unter der Leitung von Dipl.-Restaurator Volker Hingst.

Nicht betroffen ist das Team Archiv, welches unter der Leitung von Dr. Wolfgang Schaffer seine gewohnten Aufgaben nachkommt.

Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ, beschreibt die Neuerungen im Bereich der Landesinitiative Bestandserhalt (LISE). Die dritte Phase des Projekts endet in Kürze. Ein neues Projekt wird derzeit angestoßen, sodass einige Informationen bereits genannt werden können:

  1. Die LISE wird weitergeführt und ausgebaut; es wird neben Massenentsäuerung auch die Bereiche Integrated Pest Management (IPM) sowie Verpackungsmaßnahmen und Restaurierungsmaßnahmen umfassen
  2. Im Zuge der Umorganisationen mussten auch Anpassungen innerhalb des Workflows im AFZ eingerichtet werden. Dr. Krämer bittet um Verständnis, dass manche gewohnten Abläufe sich hierdurch verändern werden
  3. Eine Antragsfrist soll angesetzt werden. Diese Frist sollte eingehalten werden, damit die Kapazitäten und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden können. Die Frist kann derzeit noch nicht endgültig festgelegt werden, da hierfür noch einige Abstimmungen nötig sind. Sobald verlässliche Informationen vorhanden sind, werden die Archive im Rheinland wie gewohnt durch das LVR AFZ informiert.

Dr. Weber stellt abschließend eine internationale Tagung im Zeitraum vom 19. bis 21. September in Brauweiler vor, welche sich mit Provenienzforschung und im speziellen mit dem Kulturgutschutz im Zweiten Weltkrieg befasst. Als Schlüsselbestand diente der Nachlass zu Franziskus Graf Wolff Metternich, welcher Landeskonservator im Rheinland und im besetzten Frankreich war. Aus der Verzeichnung des Nachlasses entstand ein international angesiedeltes Projekt. Die Ergebnisse des Projektes werden auf der Tagung präsentiert. Dr. Weber führt aus, dass derzeit noch einige wenige Plätze verfügbar sind.

Weiterhin wirbt er für die Medienpakete des LVR-AFZ, welche sich mit der NS-Euthanasie beschäftigt. Die Themen wurden so aufbereitet, dass sie für Schüler*innen nutzbar sind. Anfragen nimmt das LVR-AFZ gerne entgegen.

Dr. Sarah Rudolf (LVR-AFZ) stellt im Rahmen der aktuellen Stunde das Digitalisierungsprojekt „Index Librorum Civitatum – Verzeichnis der Stadtbücher des Mittelalters und der Frühen Neuzeit“ vor. Das Langzeitprojekt, welches auf eine Dauer von insgesamt 12 Jahren ausgelegt ist, wird durch die DFG gefördert und soll der historischen Grundlagenforschung dienen. Unter Stadtbüchern werden hier durch Lagenbindung formierte Unterlagen städtischer Ämter verstanden, die unterschiedlichen Inhalt, unter anderem Rechnungs- und Gerichtsunterlagen oder auch Ratsprotokolle, enthalten können. Das Projekt ist bei der Seniorprofessur für mittelalterliche Geschichte von Prof. Andreas Ranft an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg angesiedelt und wird technisch durch das Cologne Center for eHumanities realisiert. Ziel des Gesamtprojektes ist es die Stadtbuchbestände bis 1800 im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland systematisch zu erfassen und mittels einer Online-Datenbank zu verzeichnen. So soll ein für die historische Forschung wertvolles Nachweisinstrument für die kommunale Geschichte vor 1800 geschaffen werden.

Im Rahmen eines Vorgängerprojektes und einer ersten Projektphase in den Jahren 2016-2019 ist bereits eine Erfassung der Stadtbücher in Nord- und Ostdeutschland sowie in den ehemals deutschen Gebieten im heutigen Polen erfolgt. Auf dem Gebiet der Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Hessen soll das Projekt nunmehr bis zum Januar 2022 durchgeführt werden. Die Zuständigkeit für das Projekt im Land NRW liegt bei Frau Jessica Back (Universität Halle-Wittenberg), die leider heute verhindert ist, jedoch versichern lässt für sämtliche Rückfragen zum Projekt jederzeit zur Verfügung zu stehen.

Seitens des LVR-AFZ und seitens des LWL-Archivamtes wird der Wille bekundet, dieses wichtige Projekt zu einer durch die historische Forschung bisher kaum genutzten Quellengattung zu unterstützen. Nicht zuletzt um hiermit auch die bundesweite Sichtbarkeit der nordrheinwestfälischen Archive und ihrer Bestände zu erhöhen. Dr. Rudolf wirbt um Unterstützung des Projektes auch durch die kommunalen Archivare vor Ort, ohne die das angestrebte Projekt nicht umgesetzt werden kann. Diesbezüglich soll in den kommenden Wochen eine E-Mail an die kommunalen Archive in Nordrhein-Westfalen versendet werden, die die Bitte um Meldung relevanter Bestände vor Ort an Frau Back enthält.

Abschließend gibt Dr. Rudolf noch einen Überblick über die Aufmachung und Funktionalität der Website des Projektes, auf der die Verzeichnung der erfassten Stadtbücher erfolgt.

Im Nachgang des Vortrags verweist Dr. Frank Bischoff (LAV) auf die Möglichkeit für die Kommunalarchive für dieses Projekt ebenfalls DFG-Fördermittel zu beantragen, die eine erfreulich hohe Bewilligungsquote aufweisen. Die DFG stellt einen Fördermittelpool in insgesamt siebenstelliger Höhe zur Verfügung. Modalitäten und Fristen der Fördermittelbeantragungsmöglichkeit können beim LVR-AFZ erfragt werden.

Vortrag von Dr. Christoph Schmidt: Können Fachverfahren das Archiv ersetzen? Zum Problem der behördeninternen Langzeitspeicherung archivrelevanter Daten

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Dr. Schmidt führt ein, dass die fortschreitende Digitalisierung, die sich beispielsweise auch in der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes äußert, den Archiven besondere Möglichkeiten bietet, aber auch existenzielle Fragen aufwirft: Warum das Archivgut nicht im Produktivsystem belassen? Braucht es wirklich ein separates digitales Archiv?

Schmidt zitiert zustimmend das 2018 verabschiedete Positionspapier der BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive) “Systeminterne Langzeitarchivierung ist keine Alternative!” und weist auf die Regelungen des ArchivG NRW hin, die eine solche Vorgehensweise verbieten. So wird die gesetzliche Pflicht verletzt, Archive institutionell zu betreiben, und die verpflichtete Anbietung wäre nicht mehr sinnvoll zu gestalten. Auch das Verbot der Nachnutzung personenbezogener Daten durch die abgebende Stelle widerspricht dem Gedanken, Daten “auf ewig” im Produktivsystem zu belassen.

Schmidt betont, dass Fachverfahren keine angemessene Bestandserhaltung gewährleisten können. Daten drohen verloren zu gehen, beispielsweise wenn ein IT-Verfahren eingestellt wird, Lizenzen proprietärer Anwendungen nicht verlängert werden (können) oder Hersteller vom Markt verschwinden. Migrationszyklen und Auswirkungen von Formatkonvertierungen können zudem nicht fachlich beeinflusst werden. Behördeninterne Langzeitarchivierung sei also auch fachlich falsch.

Zuletzt  erläutert Schmidt, warum eine solche “ewige” systeminterne Aufbewahrung letztlich unwirtschaftlich wäre. Jedes (!) eingesetzte Fachverfahren müsste nämlich technisch an die Archivzwecke angepasst, eine Trennung von Verwaltungs- und Archivbereich sichergestellt, Erschließungs- und Recherchesoftware bereitgestellt werden usw. Zudem bedeute es einen enormen Aufwand ggf. “tote” Systeme für das Archiv weiter zu betreiben und das Archivpersonal kontinuierlich in der Nutzung aller relevanten Fachverfahren zu schulen.

Schmidt fasst zusammen: “Eine systeminterne Aufbewahrung digitaler Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist illegal, fachlich falsch, unwirtschaftlich!”

Schmidt weist anschließend auf die umfangreichen Hilfsangebote rund um die digitale Archivierung des LWL-Archivamts oder des Archivberatungs- und Fortbildungszentrum des LVR hin und betont die Bedeutung des Digitalen Archivs NRW und fasst sein Angebot zusammen: ein niedrigschwelliger Einstieg in die digitale Archivierung, die Nutzung einer kompletten technischen Infrastruktur, eine kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung des Systems und natürlich Hilfe und Support.