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Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

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Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Aktuelle Stunde

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Fachkräftemangel und Ausbildung

In der von Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) moderierten Aktuellen Stunde wurde zunächst der akute Fachkräftemangel, insbesondere im gehobenen Dienst, thematisiert und verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, diesen zu beheben.

Zum einen gebe es den Lösungsweg der berufsbegleitenden Studiengänge. Hier bestehe die Möglichkeit der Begleitung von Kolleg*innen durch die zuständigen Gebietsreferent*innen. Darüber hinaus könne dieses Studium im Rahmen eines Wissenschaftlichen Volontariates im LVR-AFZ absolviert werden.

Insgesamt sei bei vielen Quereinsteiger*innen eine große Motivation zu beobachten, diesen Weg zu gehen. Allerdings, so Gregor Patt, würden sie auf strukturelle Probleme stoßen.   Mögliche Auswege sei eine „maximale Flexibilität“ der Archivleitungen, eine frühzeitige Einbindung der Gebietsreferent*innen sowie das Gespräch mit Vorgesetzten. Aber auch die möglichst gute Integration der Prüfungsleistungen in den Alltag und eine Vernetzung unter Kommiliton*innen sei von großer Bedeutung

Zum anderen stelle die Beteiligung der Landschaftsverbände an der Ausbildung von Archivinspektor*innen einen Lösungsweg dar. Über diesen Ausbildungsweg berichtet der Absolvent Stefan Dünker (Stadtarchiv St. Augustin). Mit diesem Gemeinschaftsprojekt der “Auftragsausbildung” vom Landesarchiv NRW, dem LWL-Archivamt und dem LVR-AFZ für interessierte Kommunen habe man sehr gute Erfahrungen gemacht. Aus der letzten Gruppe der Absolvent*innen hätten sieben Kolleg*innen Stellen in nichtstaatlichen Archiven im Rheinland angetreten. Im Anschluss berichtet Dünker auch von seinen Erfahrungen des Berufseinstiegs. Die nächste Ausbildungsrunde beginne laut Gregor Patt im Jahr 2024.

Archivförderung und LISE

Das zweite Thema ist die Archivförderung des LVR und das aktualisierte Antragsverfahren. Durch den Umstieg auf Formulare für die Antragstellung und für den Verwendungsnachweis und eine Anpassung der Fördergrundsätze soll eine Vereinfachung des Verfahrens erreicht werden. Der Kreis der förderfähigen Institutionen und Projekte habe sich allerdings nicht verändert. Gregor Patt ruft die Tagungsteilnehmenden nachdrücklich zur Antragstellung auf. Antragsfrist sei der 31. Januar.

Im Anschluss daran berichtet Dr. Thomas Krämer (LVR-AFZ) vom Förderbereich LISE. Der Schwerpunkt liege auf der Massenentsäuerung. Die meisten Projekte liefen derzeit, z. T. lägen schon Verwendungsnachweise vor. Im September 2022 wird wieder eine verbindliche Bedarfsabfrage stattfinden. Er berichtet von den Engpässen bei den Dienstleistern und einer Steigerung der Materialkosten. Daher bittet Krämer um eine rechtzeitige Kontaktierung der Dienstleister nach dem Erhalt der Zusage. Darüber hinaus sei eine rechtzeitige Vorbereitung zu empfehlen, insbesondere wenn eine Kombination der Förderlinien LISE und KEK geplant sei. Dr. Krämer weist schließlich auf den aktualisierten Flyer hin.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Auswirkungen auf die Arbeit von Archiven

Dr. Carla Lessing (ALVR) berichtet über den Stand der Arbeiten des ALVR an einem Onlineformular für Anfragen an das Archiv, das auf die Nutzerbedürfnisse angepasst werden könne.  Als Vorlage dazu habe das Formular des Stadtarchivs Siegen gedient.

Neues vom Digitalen Archiv NRW

Dr Thomas Krämer (LVR-AFZ) berichtet über Entwicklung und Sachstand des Digitalen Archivs NRW (DA NRW). Das DA NRW habe sich als als Verbundlösung etabliert – alleine 53 Kommunalarchive seien beteiligt. Es biete eine Kombination aus technischer Lösung, Service und Community. Für kleine Archive böte sich auch die Möglichkeit von Verbundarchiven. Zudem gebe es Handreichungen zu verschiedenen Themen, wie etwa Daten aus Fachverfahren oder der Archivierung von AV-Medien. Aktuell befänden sich verschiedene Schnittstellen in der Weiterentwicklung und Produktivsetzung. Schließlich berichtet Dr. Krämer von der geplanten Online-Stellung des Portals des Digitalen Archivs NRW.

Webarchivierung – Ein Praxistest

Im Anschluss wird über die Erfahrungen des “Arbeitskreises digitale Langzeitarchivierung im südlichen Rheinland” im Bereich der Webseitenarchivierung berichtet. Eine Publikation, in der sieben Werkzeuge zur Webseitenarchivierung mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden, stehe kurz vor der Veröffentlichung und könne als Entscheidungshilfe dienen.

Zukünftige Notfallplanung im LVR-AFZ

Matthias Senk (LVR-AFZ) stellt die erste Ausgabe des Notfallplans des LVR-AFZ vor, der als Ergänzung der jeweiligen Notfallpläne in den einzelnen Archiven dienen könne. Dieser enthalte u. a. zentrale Kontakte sowie Ablaufpläne sowie Hilfestellungen für den Notfall. Darüber hinaus seien Muster für Notfallpläne enthalten. Der Notfallplan des LVR-AFZ werde eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung durch das LVR-AFZ erfahren und demnächst online auf der Homepage des LVR-AFZ abrufbar sein (www.afz.lvr.de). Bestandteil des Notfallplans werde zudem eine Tabelle der Notfallkategorien mit fünf Kategorien sein, die als zukünftige Grundlage für die Workflows im Rahmen eines Notfalls dienen könne.

Daran anschließend berichtet er über die dezentral gelagerten Notfallboxen und Notfallmaterialien. Die Notfallboxen werden dezentral in den einzelnen Kreisen gelagert. Derzeit findet eine Überarbeitung der Inhalte der LVR-AFZ Notfallboxen statt. Die individuelle Schutzausrüstung (u. a. Sicherheitsschuhe und Helme) sollten laut Matthias Senk zukünftig für jeden Mitarbeitenden vor Ort vorgehalten werden.

In Planung seit derzeit die Anschaffung und Bereitstellung zusätzlichen Materials für die Einrichtung von Bergungsstationen durch das LVR-AFZ. Zudem befinde sich die Einbindung der neuen Notfallbergungscontainer in die Notfallstruktur in Planung.

Abschließend berichtet Senk über den Stand der vorhandenen und in Gründung befindlichen Notfallverbünde und betont die Unterstützung durch das LVR-AFZ.

Beiträge aus dem Plenum

Volker Hingst (LVR-AFZ) mahnt die zeitnahe Implementierung des Integrated Pest Management (IPM) in den Archiven an (“Geben Sie den Papierfischchen keine Chance!”).

Dr. Steinert (Leiter des LVR-AFZ) berichtet über den Stand der Arbeiten am Archivgesetz NRW. Leider gebe es keine neuen Entwicklungen.

Aktuelle Stunde des 54. Rheinischen Archivtages

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Dr. Gregor Patt, Referent und Leiter des Teams Archivberatung, Aus- und Fortbildung des LVR-AFZ, eröffnet als Moderator die aktuelle Stunde des 54. Rheinischen Archivtages. Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Arbeitsbereichen berichten in Kurzbeiträgen über aktuelle Entwicklungen und Projekte in ihren Fachbereichen.

Den Auftakt macht Anna Katharina Fahrenkamp M. A., Restauratorin des LVR-AFZ, mit einem Statusbericht zum derzeit entwickelten E-Learning-Kurs “Notfallvorsorge im Archiv” und verweist zugleich auf den schon bestehenden E-Learning-Kurs “Bestandserhaltung”. Damit knüpft sie direkt an den Vorbericht zu den Auswirkungen des Hochwassers 2021 für die Archivlandschaft im Rheinland an. Fahrenkamp nennt die Vorteile von E-Learning-Angeboten, u. a. das standort- und zeitunabhängige Lernen. Es sollen standardisierte Handlungsempfehlungen für die Notfallvorsorge vermittelt werden, die in die Praxis übertragen werden können. Ziel des Kurses ist es, die Handlungskompetenz im Schadensfall zu stärken und auf das Thema Notfallprävention aufmerksam zu machen. Der Kurs sei als ein zusätzliches, niederschwelliges Informationsangebot zu sehen und ergänze praktische Notfallübungen. Aus dem Plenum wird außerdem auf das Conservation Kit des LVR-AFZ verwiesen.

Als nächstes berichtet Richard Irmler M. A., wissenschaftlicher Volontär bei der Stabstelle Kultur und Tourismus des LVR-AFZ, über ein derzeit laufendes Oral History-Projekt zur jüngeren Geschichte der Abtei Brauweiler. Das Projekt entsteht mit Blick auf das Abteijubiläum 2024. Irmler spricht über offene Fragen zu Beginn des Projekts, u. a. in welcher Form Interviews aufgezeichnet werden könnten, um den Gewohnheiten und Erwartungen von Ausstellungsbesucher*innen entgegenzukommen. Er erörtert die Überlegungen zum Equipment wobei das LVR-AFZ die Expertise durch das Bergbau-Museum Bochum hinzuzog. Insgesamt wurden 25 Personen als Zeitzeug*innen interviewt und ihre Erinnerungen für das Projekt aufgezeichnet.

Dr. Gerhilt Dietrich vom sv:dok gibt einen Statusbericht zur Archivierung der Bestände der lokalen Ortskassen im Rheinland. Das Archivprojekt wurde von der AOK Rheinland/Hamburg in Auftrag gegeben und lehnt sich an ein vorheriges Projekt aus 2010 an. Ziel ist die Abgabe der Überlieferungen an das jeweilige Kommunal- oder Kreisarchiv. Insgesamt umfasst das Projekt Bestände aus 26 (ehemals) selbstständigen Ortskrankenkassen im Rheinland sowie der AOK Hamburg. Förderung erfährt das Projekt durch das LVR-AFZ sowie ideell auch durch das LWL-Archivamt für Westfalen. Erste Sichtungen der Bestände und der grundsätzlich archivwürdigen Unterlagen erfolgten im Laufe des Jahres 2020 an 27 Standorten. Demnächst wird das sv:dok Kontakt mit den jeweiligen Kreis- und Kommunalarchiven aufnehmen und die Unterlagen dann in Absprache mit den Archiven verzeichnen. Im Anschluss an die Verzeichnung und Umverpackung bei der sv:dok werden die Unterlagen an die Archive übergeben. Die Abgabe wird in Form von Depositalverträgen geregelt.

Als vierte Referentin gibt Alica Kann M. A. einen Statusbericht zum DA NRW und informiert darüber, dass die Kosten bis 2024 beibehalten werden können. Außerdem hat die Arbeitsgemeinschaft die Entscheidung getroffen, dass künftig auch nichtöffentliche und private Einrichtungen am DA NRW partizipieren können. Dazu wird eine neue Rechtsform nötig sein. Die Modalitäten werden derzeit geprüft. Kann berichtet, dass auch die Bedarfsabfrage von Anfang des Jahres derzeit geprüft wird. Sie informiert über verschiedene Workshops für Kund*innen des DA NRW und den Umfang der bereits im DA NRW eingespeisten Daten. Neukunden bzw. Interessierte können sich an die Geschäftsstelle des DA NRW wenden und eine Beratung einholen.

Nun öffnet Dr. Gregor Patt die aktuelle Stunde für Beiträge und Rückfragen aus dem Plenum und thematisiert den akuten Fachkräftemangel im Archivwesen. Er gibt eine Übersicht über die vom LVR im Zeitraum von 2013 bis 2025 abgeschlossenen und laufenden Ausbildungen von Fachkräften sowie begleitete Stellenbesetzungsverfahren: 

2016 bis 2025: 11 Anwärter*innen, 9 davon im Rahmen der Auftragsausbildung
2013 bis 2024: 3 Volontär*innen zu Archivar*innen des hD ausgebildet
2019 bis 2021: 13 Praktikant*innen, 2 davon jetzt im Referendariat, 2 als Hilfskräfte übernommen
2019 bis 2021: ca. 32 Stellenbesetzungsverfahren begleitet
2019 bis 2021: mehrere Kolleg*innen bei Bewerbung und Studium an der FH Potsdam unterstützt

Vortrag von Dr. Christoph Schmidt: Können Fachverfahren das Archiv ersetzen? Zum Problem der behördeninternen Langzeitspeicherung archivrelevanter Daten

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Dr. Schmidt führt ein, dass die fortschreitende Digitalisierung, die sich beispielsweise auch in der Verabschiedung des E-Government-Gesetzes äußert, den Archiven besondere Möglichkeiten bietet, aber auch existenzielle Fragen aufwirft: Warum das Archivgut nicht im Produktivsystem belassen? Braucht es wirklich ein separates digitales Archiv?

Schmidt zitiert zustimmend das 2018 verabschiedete Positionspapier der BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive) “Systeminterne Langzeitarchivierung ist keine Alternative!” und weist auf die Regelungen des ArchivG NRW hin, die eine solche Vorgehensweise verbieten. So wird die gesetzliche Pflicht verletzt, Archive institutionell zu betreiben, und die verpflichtete Anbietung wäre nicht mehr sinnvoll zu gestalten. Auch das Verbot der Nachnutzung personenbezogener Daten durch die abgebende Stelle widerspricht dem Gedanken, Daten “auf ewig” im Produktivsystem zu belassen.

Schmidt betont, dass Fachverfahren keine angemessene Bestandserhaltung gewährleisten können. Daten drohen verloren zu gehen, beispielsweise wenn ein IT-Verfahren eingestellt wird, Lizenzen proprietärer Anwendungen nicht verlängert werden (können) oder Hersteller vom Markt verschwinden. Migrationszyklen und Auswirkungen von Formatkonvertierungen können zudem nicht fachlich beeinflusst werden. Behördeninterne Langzeitarchivierung sei also auch fachlich falsch.

Zuletzt  erläutert Schmidt, warum eine solche “ewige” systeminterne Aufbewahrung letztlich unwirtschaftlich wäre. Jedes (!) eingesetzte Fachverfahren müsste nämlich technisch an die Archivzwecke angepasst, eine Trennung von Verwaltungs- und Archivbereich sichergestellt, Erschließungs- und Recherchesoftware bereitgestellt werden usw. Zudem bedeute es einen enormen Aufwand ggf. “tote” Systeme für das Archiv weiter zu betreiben und das Archivpersonal kontinuierlich in der Nutzung aller relevanten Fachverfahren zu schulen.

Schmidt fasst zusammen: “Eine systeminterne Aufbewahrung digitaler Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist illegal, fachlich falsch, unwirtschaftlich!”

Schmidt weist anschließend auf die umfangreichen Hilfsangebote rund um die digitale Archivierung des LWL-Archivamts oder des Archivberatungs- und Fortbildungszentrum des LVR hin und betont die Bedeutung des Digitalen Archivs NRW und fasst sein Angebot zusammen: ein niedrigschwelliger Einstieg in die digitale Archivierung, die Nutzung einer kompletten technischen Infrastruktur, eine kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung des Systems und natürlich Hilfe und Support.

Ergebnissicherung Sektionen 3 und 4

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Die Moderatoren Dr. Peter Weber und Dr. Arie Nabrings fassen die Vorträge ihrer Sektion zusammen. Dr. Weber zieht das Fazit aus den Beiträgen aller Referierenden, dass bei der Überlieferungsbildung der Austausch und die Kooperation Chancen und Synergien eröffnet, aber die Zunft auch die Neigung hat, in bestimmten Fragestellungen in geschlossenen Kreisen zu verharren. Dr. Nabrings fasste v. a. die Diskussion seiner Sektion zusammen. Dort stand vor allem die Frage nach den finanziellen Anforderungen des DA NRW, die aber weiterhin nicht entgültig feststehen. Ebenfalls diskutiert wurden Initiativen einzelner Kommunen, Speziallösungen außerhalb des DA NRW zu verwirklichen. Zur abschließenden Frage, ob die beiden vorgestellten Systeme in Konkurrenz zu einander stehen oder sich ergänzen, bilanzierte Dr. Nabring, dass beide Lösungen wertvolle Ansätze liefern und noch nicht in allen Punkten ausgereift sind, das aber der Dialog nach anfänglichen Divergenzen nun im vollen Gange sei.

Sektion 4: Ulrich Fischer: DiPS, Prozessdarstellung

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Herr Fischer stellt fest, dass man beim Historischen Archiv der Stadt Köln auf eine lange, meist von Verständnis geprägte Zusammenarbeit mit der städtischen IT zurückblicke. Er betont, dass DiPS im Gegensatz zum DNS des DA NRW von Anfang an als Spartenlösung konzipiert worden sei. Innerhalb dieser Lösung habe man sich um eine gemeinsame Lösung DiPS-kommunal zwischen LWL-Archivamt und dem Archiv der Stadt Köln bemüht. Der von Seiten der IT vorgetragene Gedanke sei dann gewesen, diese gemeinsame Lösung im Rahmen des Dachverbands der kommunalen Rechenzentren KDN auch anderen Kommunen weiterzugeben.

DiPS schalte der Übernahme ins Archiv einen Pre-Ingest vor, um darin spätere Verzeichnungseinheiten zu formieren, die im DiPS-System als SIPs (Submission Information Packages) – gewissermaßen Archivkapseln – verstanden werden. Die Erschließungsinformationen und die Archivalien selbst würden getrennt gehalten wie im klassischen Papierbereich Archivalie und Findbuch. Herr Fischer stellt den Übernahmeprozess anhand von einigen Screenshots dar.

Frau Pauels (Aachen) fragt nach den Kosten der Systeme. Herr Fischer hält es für notwendig, die Gesamtkosten langfristig finanzierbar darzustellen. Er hält es für gut, dass das Land mit im Boot sei. Das Finanzierungskonzept wird derzeit entwickelt. Herr Nabrings ergänzt, dass eine Schätzung der jährlichen Kosten inzwischen vorliege. Offen sei jedoch noch, wie die Kosten verteilt würden. Er weist allerdings auch auf die archivgesetzliche Pflicht ein, archivwürdige Unterlagen in die zuständigen Archive zu übernehmen.

Herr Dr. Pilger (Duisburg) fragt nach dem Umgang mit dem Wunsch des städtischen Rechenzentrums nach einer kostengünstigen Lösung.

Herr Dr. Teske weist auf die Papiere hin, die die Anforderungen an elektronische Langzeitarchive formulieren und fragt, ob sich die beiden technischen Lösungen ergänzen könnten, also das DNS für die Verarbeitung von Digitalisaten und das DiPS für die Verarbeitung von genuin digitalen Daten verwendet werden könnte. Herr Fischer hält dies für unrealistisch, weil bei beiden Systemen Kosten anfallen werden und kaum einem Kämmerer vermittelbar sei, beide Systeme zu nutzen und zu finanzieren. Er geht darüber hinaus davon aus, dass sich langfristig auch eine Anpassung der Systeme ergeben wird.

Sektion 4: Impulsreferat von Arie Nabrings: Digitale Langzeitarchivierung

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Dr. Nabrings erinnert daran, dass es Zusammenarbeit zwischen Archiven auf kollegialer Ebene immer schon gegeben habe. Darüber hinaus habe sich die institutionelle Zusammenarbeit immer weiter entwickelt. So sei 1990 die Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) entstanden. Seit 1997 gebe es außerdem den Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS), der jährlich tage. Die Unterlagen des Arbeitskreises finden sich auf der Webseite des Staatsarchivs St. Gallen: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html. Aus einem konkreteren Anlass habe sich 2012 eine ad-hoc-Arbeitsgruppe zur Digitalen Langzeitarchivierung zusammengefunden, weil man befürchtete, dass archivische Anforderungen bei der Entwicklung des Digitalen Archivs nichts genügend berücksichtigt würden.

Als Konsequenz aus den zahlreichen Initiativen und Arbeitsgruppen sieht Herr Nabrings eine Koordinierungs-, Abstimmungs- und Kooperationsbedarf. Derzeit fänden intensive Gespräche zwischen den Rechenzentren und den Städten über die weiteren notwendigen Schritte statt.

Herr Nabrings verweist weiterhin auf die Kooperation der HP-SER-Nutzergruppe zwischen Stadtarchiv Stuttgart, LWL-Archivamt, Bundesarchiv, Landesarchiv NRW, Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz und Stadtarchiv Köln.

Ein dritter Bereich seien Kooperationen zwischen Kultureinrichtungen mit einem breiteren, spartenübergreifenden Ansatz. Hier nennt Herr Nabrings zunächst das Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung “nestor”, das wesentlich an der Erstellung verschiedener DIN-Normen mitgewirkt hat und verschiedene Materialien zur Langzeitarchivierung auf seiner Internetseite www.langzeitarchivierung.de bereitstellt.

Weiterhin weist Herr Nabrings auf das vom Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) koordinierte Projekt des spartenübergreifenden Digitalen Archivs NRW (DA NRW) hin, unter dessen Dach zwei technischen Lösung  angeboten werden sollen. Für die Vorstellung der DNS-Basissoftware des DA NRW übergibt Herr Nabrings zunächst Herrn Thissen vom Stadtarchiv Kleve das Wort.

Sektion 4: Bert Thissen: Digitales Archiv NRW , Prozessdarstellung

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Mit Blick auf die Notwendigkeit der Kooperation erklärt Herr Thissen, dass die Stadt Kleve mit 50.000 Einwohnern ein Archiv mit drei Vollzeitstellen habe. Dagegen habe das drei- bis viermal so große Nimwegen 30-40 Mitarbeiter. Herr Thissen unterstützt daher die Aussage von Herrn Fischer, dass die Kooperation von Archiven im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung für die meisten Archive alternativlos sei.

Das Digitale Archive NRW solle in der Rechtsform einer Arbeitsgemeinschaft organisiert werden. Dabei gehe es um das kulturelle Erbe des ganzen Landes, unabhängig, ob es staatlicher, kommunaler, kirchlicher oder anderer Provenienz sei und unabhängig von der Kultursparte, von der es stamme (Archive, Bibliotheken, Museen). Außerdem sei an den Datenaustausch und die Aggregation der Daten in den Portalen auf nationaler (Archivportal D) und internationaler Ebene (Europeana) gedacht.

Herr Thissen betrachtet das DA NRW dem Wesen nach als politisch angestoßenes Projekt und referiert die Merkmale eines Projekts nach der Definition von Kathy Schwalbe, An Introduction to Project Management. Es sei demnach bei einem Projekt unter anderem mit unvorhergesehenen Kosten zu rechnen. Die Überschreitung von Kosten sei derzeit auch das Thema einer Untersuchung in den niederländischen Ministerien. Kostenüberschreitungen seien also ein scheinbar strukturelles Problem von Projekten. Ein Faktor für die Kostenüberschreitung sei unter anderem der Einsatz von privatwirtschaftlichen Firmen. Solche seien bislang an der Entwicklung der DNS-Basissoftware des DA NRW nicht beteiligt, so dass dieser Faktor entfalle. Ein weiterer Kostenfaktor sei jedoch der unbedingte politische Wille zur Umsetzung eines Projekts. Dieser Projekt-Aspekt treffe auf das DA NRW zu, das wesentlich auf den Anstoß durch den ehemaligen Staatssekretär Grosse-Brockhoff zurückzuführen sei.

Ein Projekt wie das DA NRW sei auch ein sozialer Prozess mit zahlreichen stakeholders. Dazu zählten letztlich selbst seine Opponenten. Es habe im Projekt DA NRW keine grundsätzlichen Gegner gegeben. Wohl aber habe man von Seiten der Spitzenverbände auf eine stärkere Beteiligung der Kommunen gedrängt. Seitens der Archive habe es von Anfang an viele eher inhaltliche Fragen gegeben wie etwa zur Sicherheit der Daten oder zur rechtlichen Organisationsform.

Es sei gut, dass sich das DA NRW für eine technische Alternativlösung zur Basissoftware DNS geöffnet habe. Die Organisation von Speicherknoten oder die Klärung von Rechtsfragen seien auch mit den zwei technischen Lösungen mögliche Punkte einer synergetischen Zusammenarbeit.

Das Projekt DA NRW werde mit seiner Basissoftware in seiner ersten Umsetzungsphase die digitale Langzeitarchivierung von Digitalisaten ermöglichen. Die Übernahme von genuin digitale Daten aus Fachverfahren und elektronischen Akten sei dagegen einer weiteren Projektstufe vorenthalten.

Auftaktvortrag von Dr. Frank M. Bischoff: Archivfachliche Kooperationen in NRW

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Der Präsident des Landdesarchivs NRW Dr. Frank M. Bischoff eröffnet seinen Vortrag mit einem Rückblick auf die Schulzeit, in der seine Generation mit kooperativen Arbeitsweisen vertraut gemacht wurde. Er sieht in NRW bereits viele gut gelungene Kooperationen von Archiven, wie z. B. das Portal archive.nrw.

Wie Dr. Nabrings betont auch Dr. Bischoff, dass es handfeste Ziele braucht, um Kooperationen nicht um ihrer selbst Willen zu initiieren. Kooperationen müssen die Effektivität erhöhen und Ziele anstreben, die alleine nicht erreicht werden können.

Im Weiteren stellt Dr. Bischoff verschiedene erfolgreiche Kooperationen in den Mittelpunkt. Als gelungene räumliche Kooperation betrachtet er die gemeinsam untergebrachten Archive in Detmold. Hier sind Landesarchiv, Kreis- und Stadtarchiv unter einem Dach, nutzen einen gemeinsamen Lesesaal, eine Restaurierungswerkstatt und profitieren durch höhere personelle Flexibilität. Auch im Bereich der Notfallvorsoge und – planung wächst die Zahl der Verbünde, die eine Aufgabe abdecken sollen, die weder Archive noch verwandte Kultureinrichtungen allein bewältigen können. Ein weiteres Beispiel für Kooperationen an denen das Landesarchiv als Partner beteiligt ist, ist die Landesinitiative Substanzerhalt, die durch die Zusammenarbeit des Landes NRW mit den Landschaftsverbänden mittlerweile eine beachtliche Menge Archivgut entsäuert werden konnte. Auch bei der Überlieferungsbildung verfolgt das Landesarchiv Initiativen zu Verbundlösungen. Bischoff spricht hier vom Ziel der “Überlieferungsbildung im Dialog”. In der staatliche Überlieferung werden z. B. Behördernbesuche gemeinsam durchgeführt, wenn es zu Veränderungen in den Zuständigkeiten zwischen kommunalen und staatlichen Behörden gekommen ist, wie z. B. beim heutigen Landesbetrieb “Straßen NRW”. Im Bereich der Ergänzungsüberlieferung wurde vom Landesarchiv ein Profil erstellt und veröffentlicht, um hier in einen Austausch mit anderen Archivträgern einzutreten. Auch im Bereich der Erwerbungen für den so genannten Sammlungsbereich herrscht aus Sicht von Dr. Bischoff eher Kooperation und Dialog als Konkurrenz.

Ein weiteres großes archivisches Arbeitsfeld, das nur gemeinsam von den Archivträgern bewältigt werden kann, ist die Sicherung der digitalen Überlieferung. Hier bildet das Projekt DA NRW das Dach für verschiedene Lösungsansätze zur Langzeitarchivierung digitaler und digitalisierter Unterlagen.

Als Ausblick plädiert Dr. Bischoff an die Archive, heute die Weichen für weitere, effiziente und erfolgreiche Kooperationen zu stellen, da er für die Zukunft einen weiter steigenden Druck im Bereich der Wirtschaftlichkeit und der personellen Ressourcen erwartet. Wenn auch die Konkurrenz unter den Archiven eher eine geringe Rolle spielt, so stehen die Archive doch in Konkurrenz zu anderen Gedächtniseinrichtungen und Kulturinstitutionen. Daher sollten die Archive die Initiative ergreifen, um selbst Einfluss nehmen zu können und offensiv eine Kooperationsstrategie entwerfen.

Sektion 4: Abstract des Vortrags von Dr. Ulrich Fischer über DiPS

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Dr. Ulrich Fischer stellt in seinem Vortrag „DiPS, Prozessdarstellung“ den Entwicklungsstand der im DA NRW eingesetzten Langzeitarchivlösung vor.

Hinter DiPS, der Digital Preservation Solution im Digitalen Archiv NRW, verbirgt sich eine Langzeitarchivlösung der Firmen HP und SER. Außerhalb NRWs im Bundesarchiv, dem Landesarchiv Rheinland-Pfalz und dem Stadtarchiv Stuttgart eingesetzt, nutzen im Land das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL), das Historische Archiv der Stadt Köln sowie das Landesarchiv NRW die Software produktiv. Als eine Säule im DA NRW wird sie über kommunale Gebietsrechenzentren im KDN verfügbar gemacht – betrieben wird sie beim Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und bei der LWL.IT Service Abteilung.

Kerncharakteristika dieser Langzeitarchivlösung sind:
–          OAIS-konforme Spartenlösung für Archive
–          Aufbereitung/Strukturierung von ungeordneten Daten aus  Fileablagen (PIT)
–          Übernahme von Lieferungen / Akzessionen möglich
–          „Inhaltliche Einheit“ als archivisches Strukturprinzip
–          Strikte Trennung von (unveränderbarem) digitalem Archivobjekt und Erschließungsinformation in der jeweiligen Archivsoftware
–          Konfigurierbare Archivierungs- und Übergabeformate; Formaterkennung und -validierung im System inkludiert
–          Hochsichere Speichertechnik bei LWL und Stadt Köln angebunden
–          Modulares System, das in verschiedenen techn. Umgebungen und mit unterschiedlichen Speichern betrieben werden kann.

Für das laufende Jahr ist die Entwicklung eines Moduls zur digitalen Bestandserhaltung (preservation management) und einer Nutzungskomponente (DIP-Viewer) vorgesehen. Weiterhin wird die Technik der Übernahme von Datenbanken und von Fachverfahren über Standardschnittstellen erarbeitet. Die Entwicklung des Systems für kommunale Nutzer in NRW erfolgt einerseits über die enge Kooperation zwischen LWL und Stadt Köln, darüber hinaus in einer Nutzergruppe gemeinsam mit dem Bundesarchiv, den Landesarchiven NRW und Rheinland-Pfalz sowie dem Stadtarchiv Stuttgart.

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Kurzbiographie von Dr. Ulrich Fischer

  • Studium der Geschichte, Englischen Sprache und Literatur und Politischen Wissenschaften in Trier, Durham (Großbritannien) und Münster. Abschlüsse: MA (Durham), Staatsexamen, Promotion (Münster, 2003) mit einer Arbeit über Stadtentwicklung und Großbaustellen in englischen Kathedralstädten nach 1066
  • Archivreferendariat beim Land NRW, ab 2005 Tätigkeit beim Landesarchiv NRW, hauptsächlich Entwicklung des bundesweiten DFG-Projektes „Retrokonversion archivischer Findmittel“
  • Seit 2006 stellvertretender Leiter des Historischen Archivs der Stadt Köln, dort seit 2009 zuständig für „Grundsatzfragen und Wiederaufbau des Historischen Archivs“. 2013 zusätzlich Übernahme des Sachgebietes „Neuzeit“ (städtische Überlieferung seit 1815)
  • Die Arbeitsbereiche umfassen u.a. die Koordination der Wiederaufbauarbeiten, die Steuerung von Übernahme und Erschließung der städtischen Überlieferung, den Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs und die nutzerseitige Betreuung des Archivneubaus

Sektion 4: Abstract zum Vortrag von Drs. Bert Thissen über das Digitale Archiv NRW

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Drs. Bert Thissen berichtet in seinem Vortrag „Digitales Archiv NRW, Prozessdarstellung“ über die Entwicklung dieses kooperativen Portals für Archive, Bibliotheken und Museen.

Die elektronische Langzeitarchivierung stellt für das Archivwesen insgesamt eine große Herausforderung dar, wobei diese Herausforderung, wie sie sich den einzelnen Archiven konkret stellt, allerdings meist eher organisatorischer als technischer Art ist. Voraussichtlich werden sich nur wenige große Archive die Einrichtung eines eigenen digitalen Langzeitarchivs oder E-Depots mit der Erfüllung aller damit verbundenen technischen Voraussetzungen leisten können. Die Mehrzahl der Archive wird auf Kooperationen in irgendwelcher Form angewiesen sein und die erforderliche Technik gemeinsam einkaufen müssen bzw. im Verbund entwickeln lassen. Eine kooperative Lösung ist in Nordrhein-Westfalen seit einigen Jahren mit dem Projekt ‘Digitales Archiv Nordrhein-Westfalen’ in der Entwicklung. Es handelt sich um ein sehr ambitioniertes Projekt, da es eine Lösung für die Archivierung des digitalen Kulturerbes im Lande Nordrhein-Westfalen schlechthin bieten soll. D.h.: Das DA NRW soll sowohl Dienstleister für das Landesarchiv und die Kommunalarchive als auch für Bibliotheken und Museen werden. Außerdem soll es ein Portal umfassen, über das digitale Objekte im elektronischen Archiv, die dazu freigegeben worden sind, recherchierbar und einsehbar sind. Auch soll eine Weitergabe an Portale auf höherer geographischer Ebene, wie die Deutsche Digitale Bibliothek und die Europeana, möglich sein. Eine Betrachtung des Projekts lohnt sich, weil die Archive direkt am Ergebnis interessiert sind. Darüber hinaus kann man das Projekt DA NRW aber auch als Fallbeispiel für ein großes Kooperationsprojekt betrachten, wie sie in Zukunft im Archivwesen möglicherweise öfters eine Rolle spielen werden. Eine Analyse des Projektes macht auf Probleme aufmerksam, mit denen grundsätzlich zu rechnen ist und zeigt potentielle Wege zu deren Lösung auf.

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Kurzbiographie von Drs. Bert Thissen

  • Studium der Geschichte in Nimwegen (Katholieke Universiteit Nijmegen, heutige Radboud Universiteit Nijmegen)
  • Archivausbildung (Höherer Archivdienst) im Haag (nl. Rijksarchiefschool)
  • Seit 1997 Leiter des Stadtarchivs Kleve
  • 2003–2011 Vorsitzender des Facharbeitskreises Archivwesen beim Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN)
  • Seit 2012 Mitglied des Unterarbeitskreises Digitale Langzeitarchiverung beim KRZN
  • Seit 2013 Vertreter des Städte- und Gemeindebundes NRW beim Projekt Digitales Archiv NRW

Abstract des Impulsreferates von Dr. Arie Nabrings, mit dem die Sektion 4 eröffnet wird: Digitale Langzeitarchivierung

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Dr. Arie Nabrings stellt verschiedene Kooperationen vor, die sich der Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung widmen.

Kaum ein Thema hat die archivische Fachdiskussion in den letzten Jahren so nachhaltig dominiert wie die digitale Langzeitarchivierung. Das liegt zum einen an der Komplexität der damit verbundenen Aufgaben, zum anderen aber auch an der Notwendigkeit, dass sich Strukturen erst entwickeln und bewähren müssen. Der Prozess kann als ein gutes Beispiel für die Chancen und Risiken einer Kooperation stehen.

Seit den neunziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts gab es Kooperationen bei der Aufgabenbewältigung der digitalen Archivierung auf verschiedenen Ebenen. Genannt seien beispielhaft die sehr frühen Ansätze bei der Bundeskonferenz der Kommunalarchive mit ihrem entsprechenden Unterausschuss oder der Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen. Ebenfalls früh bildeten sich Arbeitskreise bei den kommunalen Rechenzentren zur Bewältigung der sich abzeichnenden Aufgabe. Schließlich sei die angestrebte Kooperation bei der digitalen Archivierung zwischen Kultureinrichtungen unterschiedlicher Sparten angeführt, und zwar sowohl auf der Beratungsebene (Nestor Kompetenznetzwerk) als auch auf der operativen Ebene wie beim Digitalen Archiv NRW.

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Kurzbiographie von Dr. Arie Nabrings

  • Studium der Geschichte, ev. Theologie und Philosophie
  • Nach dem Examen für den höheren Archivdienst in Marburg 1985 Leiter des Viersener Stadtarchivs, anschließend zuständig für den Fachbereich Schule, Kultur und Sport
  • 2003 Wechsel zum Landschaftsverband Rheinland – zunächst als Leiter des Kulturamtes und seit Mai 2007 als Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums in Brauweiler
  • Schwerpunkte in den letzten Jahren: Fragen des Archivmanagements (Organisation, Controlling) und der Bestandserhaltung (Massenentsäuerung, Schutzverfilmung, Digitalisierung)

Aktuelle Stunde III: Digitales Archiv NRW

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Über den Stand des Aufbaus des Digitalen Archivs NRW (DA NRW) berichtet Dr. Michael Habersack, wissenschaftlicher Referent im LVR-AFZ. Beim Klärungsbedarf, der im letzten Jahr von archivischer Seite bestand, sind große Fortschritte erzielt worden. Motor hierfür war insbesondere der zu Jahresbeginn eingerichtete Unterarbeitskreis Archive, an dem sich archivarische Vertreter aller Spitzenverbände, vom Landesarchiv sowie vom LWL und vom LVR beteiligten. Es wurde eine Priorisierung der Lösungsentwicklung für digitale Objekte vorgenommen; oben an stehen Digitalisate und genuin digitale Fotos und Audiodaten. Für die Übernahme solcher Daten steht mit dem SIP-Builder bereits ein geeignetes Werkzeug für die SIP-Erzeugung zur Verfügung.

In wenigen Sitzungen wurde von den Vertretern der Archive auch Konsens über die angestrebten Workflows für genuin digitale Daten (born digitals) und für Digitalisate erzielt. Im Konsens aller Beteiligten wurde außerdem ein 13-Punkte-Papier mit den archivischen Anforderungen an das DA NRW verfasst, das die archivischen Desiderate, z. B. den Lieferungsbegriff und die Form der Rückmeldung zur Sprache bringt. Die Anforderungen wurden vom Lenkungskreis des Projekts angenommen.

Insgesamt hat sich das DA NRW zu einem Lösungsverbund weiterentwickelt, in dem die im Aufbau befindlichen Systeme der digitalen Langzeitarchivierung in NRW integriert sind. Testdaten können bereits jetzt eingeliefert werden. Auch für die Speicherung entstehen derzeit keine Kosten. Parallel zur Aktuellen Stunde des Archivtags wurde die rechtliche Vereinbarung in Düsseldorf bei der Sitzung des Lenkungskreises abgesichert.

Da keine weiteren Beiträge zur aktuellen Stunde vorliegen, beendet Dr. Arie Nabrings den offiziellen Teil des Rheinischen Archivtags 2013 mit dem Hinweis, dass Tagungsort und Thema für 2014 noch nicht fest stehen und Vorschläge und Einladungen gerne entgegen genommen werden.

Im Anschluss folgt das Rahmenprogramm mit einer Führung durch das neu eröffnete Stadtarchiv Aachen durch Stadtarchivar Dr. Thomas Kraus und seine Stellvertreterin Angelika Pauels sowie einem  parallel stattfindenden Stadtrundgang mit Dr. Ulrike Heckner vom LVR-Amt für Denkmalpflege im Rheinland.

Tagungsband zum 46. Rheinischen Archivtag 2012 erschienen

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20130529112343100_0001Frisch eingetroffen ist der Tagungsband zum letztjährigen Rheinischen Archivtag, der am 21. und 22. Juni 2012 in Ratingen stattfand. Unter dem Titel “Digital und analog. Die beiden Archivwelten” umfasst die Publikation alle 17 Vorträge, die Grußworte sowie ein Protokoll des Rheinischen Archivtags 2012.
Ergänzt wird der Band um den gemeinschaftlich verfassten Projektbericht  “Der Weg ins Digitale Archiv. Darstellung der Prozesse an einem ausgewählten Beispiel” von Michael Habersack, Marion Karls, Michael Lorscheidt und Arie Nabrings. Der Aufsatz stellt die Erfahrungen mit dem Workflow von der Digitalisierung bis zur Langzeitarchivierung im DA NRW anhand eines Pilotbestandes des Archivs des Landschaftsverbandes Rheinland “Forschungsstelle Rheinländer in aller Welt; Bezirksstelle West des Vereins für das Deutschtum im Ausland” vor.

Insgesamt liefert das 43. Archivheft nicht nur theoretisch fundierte Überblicksdarstellungen zu Strategien der Digitalisierung und elektronischen Archivierung, sondern weist darüber hinaus auf Digitalisierungspotenziale hin und zeigt schließlich weitere Perspektiven für Digitalisierung, elektronische Archivierung und Präsentation im Internet auf. Die Beiträge wurden nicht nur von Archivarinnen und Archivaren verfasst, sondern es kommen auch Vertreterinnen und Vertreter der Forschung und der Bibliotheken zu Wort, die sich der digitalen Welt früher als die Archive geöffnet haben.
Das vollständige Inhaltsverzeichnis finden Sie hier.

Der Tagungsband ist zum Preis von 19,90 Euro beim Habelt-Verlag (Dr. Rudolf Habelt GmbH, Am Buchenhang 1, 53115 Bonn, Tel.: 0228/923830, E-Mail: info@habelt.de) erhältlich.

Digital und analog. Die beiden Archivwelten. 46. Rheinischer Archivtag. Ratingen 21.-22. Juni 2012. Beiträge. Hrsg.: LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum. Bonn 2013 (Archivhefte 43), 199 S., zahlr. Abb., 21 cm, Kt.

ISBN 978-3-7749-3848-9

Workshop zum Digitalen Archiv NRW

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Im Januar 2013 bietet das Institut für Historisch-Kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung der Universität zu Köln in Zusammenarbeit mit dem LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum eine kleine Veranstaltungsreihe zum DA NRW an:

Sicherheit für die digitalen Bestände:
Das Beispiel des Digitalen Archivs NRW  Weiterlesen →