Abstract zum Vortrag von Prof. Dr. Christian Keitel: Die Südwestdeutsche Archivalienkunde – ein Projekt von LEO-BW

Referent: Prof. Dr. Christian Keitel, Landesarchiv Baden-Württemberg

Im Archiv sind alle Akten Archivalien. Dennoch sind nicht alle Archivalien auch Akten. Die Südwestdeutsche Archivalienkunde zeigt den Nutzerinnen und Nutzern diese Unterschiede auf, sie bietet ihnen andere Informationen als die klassischen Findmittel. Wie unterscheiden sich beispielsweise die verschiedenen Aktentypen oder strukturierte Informationssammlungen in formaler, wie in inhaltlicher Hinsicht? Wie können wir konventionelle und digitale Archivalien in einem halbwegs stimmigen System so beschreiben, dass es möglichst viele bei der Nutzung aufkommende Fragen beantwortet? Thematisiert werden dabei auch die grundlegenden Vorannahmen, Klassifikationen und Unterscheidungen der Südwestdeutschen Archivalienkunde.


Vita

Dr. Prof. Christian Keitel

  • Studium der Geschichte und Germanistik in Tübingen und Salamanca (Spanien)
  • Promotion in Geschichte über die Zusammenhänge von Leibherrschaft und Territorialisierung im Spätmittelalter
  • 1998 bis 2000 Archivreferendariat
  • 2000 bis 2003 in der Landesarchivdirektion in Stuttgart
  • 2003 bis 2008 am Staatsarchiv Ludwigsburg
  • seit 2009 im Landesarchiv Baden-Württemberg in der Abteilung Archivischer Grundsatz mit Schwerpunkten in der digitalen Archivierung und der Überlieferungsbildung
  • seit 2011 stellvertretender Abteilungsleiter in der Abteilung 2 (Archivischer Grundsatz)
  • Seit 2015 Honorarprofessor an der FH-Potsdam im Feld der Archivwissenschaft.
  • 2018 Publikation von „Zwölf Wege ins Archiv. Umrisse einer offenen und praktischen Archivwissenschaft“.
  • seit 2015 Honorarprofessor an der FH-Potsdam im Feld der Archivwissenschaft

 

Schlusswort und Einladung zum RAT 2020

Dr. Steinert fasst die Ergebnisse des Archivtages zusammen: Digitalisierung sei ein wichtiger Teilaspekt unserer Arbeit – im Digitalen Zeitalter habe Überlieferungsbildung höchste Priorität. Durch Fachverfahren würde die Bewertung in keinem Falle abnehmen. Neue Schwerpunkte gäbe es und werde es geben. Dafür sei die Abstimmung zwischen Archiven unerlässlich: Überlieferungsbildung im Verbund bzw. im Dialog müsse es geben.

Er bedankt sich bei der Stadt Duisburg, Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Referentinnen und Referenten und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für das Gelingen.

Dr. Steinert lädt zum nächsten Archivtag in Wesseling ein.

Dr. Matthias Buchholz (Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur, Berlin): Zur Philosophie einer guten Überlieferungsbildung

Herr Dr. Buchholz beschäftigt sich mit der Frage, was eine qualitativ hochwertige Überlieferungsbildung ausmacht. Dies erläutert er anhand von vier Praxisbeispielen, die unterschiedliche Herangehensweisen bei der Bewertung und ihre Auswirkungen auf die Überlieferungsqualität verdeutlichen.

Zunächst beurteilt der Referent den Stellenwert von Bewertungskatalogen: Ihnen mangele es oftmals einer fundierten Erläuterung über ausschlaggebenden Gründe für die jeweilige Bewertungsentscheidung. Eine Einteilung in die Kategorien „archivwürdig“, „kassabel“ und „zu bewerten“ sei demnach kritisch zu hinterfragen. Durch derartige Kataloge würde suggeriert, dass bei der Bewertung eine objektive Allgemeingültigkeit existiere. Bewertungshilfen implizierten überdies hinaus das Risiko, dass der Eindruck, archivarische Arbeit könne auf das bloße Abarbeiten einer Liste reduziert werden, entstehe. Dennoch sieht Dr. Buchholz in derartigen Hilfestellungen auch Potential. Vor allem für Quereinsteiger bieten sie eine gute Orientierungsmöglichkeit.

Weiterhin geht Dr. Buchholz auf die Problematik einer Bewertung ein, die lediglich auf die Erreichung einer gesetzten Übernahmequote abzielt und dabei eine Vielzahl relevanter Kriterien außer Acht lässt. Hierbei sieht er die Schwierigkeiten darin verankert, dass die Quantität einer Überlieferung nicht als Indiz für eine Qualität gelten könne. Bei der Bewertung solle, so Buchholz, die Qualität gegenüber der Quantität Vorrang erhalten.

Auch in der Bildung von repräsentativen Samples (beispielsweise durch die Auswahl nach bestimmten Buchstaben) sieht Dr. Buchholz diverse Komplikationen. Eine tatsächliche Repräsentation könne nur bei Vollarchivierung gewährleistet werden. Auswertungsmöglichkeiten würden durch die archivarische Bewertung immer beeinträchtigt. Vielmehr stelle sich bei der Auswahl von Stichproben die Frage, welche potentiellen Nutzungsinteressen und Forschungsmethoden zukünftig eine Rolle spielen könnten.

Zudem geht der Referent auch auf die Folgen der Digitalisierung ein. Die Bewertungsentscheidung sei durch die Vorgaben darüber, welche Eigenschaften bzw. Formate Dokumente bei der Überführung in ein digitales Langzeitarchiv aufweisen müssen, bereits beeinflusst. Dr. Buchholz stellt die These auf, dass sich die Kosten zur Langzeitspeicherung von Daten zukünftig verdreifachen werden. Folglich gewinne die Bewertungsentscheidung mehr Bedeutung und müsse ausführlicher begründet und transparenter dargelegt werden. Technische Einschränkungen und erhöhte Kosten könnten zwangsläufig zu einer vereinheitlichen Überlieferungsbildung führen. Auch der Umgang mit Dokumenten, welche keinen langzeitstabilen Formaten entsprechen, sei noch nicht geklärt. Insgesamt werden sich Archive im Bereich der Überlieferungsbildung in der digitalen Welt zukünftig anspruchsvollen Aufgaben stellen müssen.

Dr. Buchholz betont abschließend, dass es bei Bewertungsentscheidungen aufgrund der Heterogenität und Komplexität des Schriftgutes keinen Königsweg gebe und eine allgemein- sowie alleingültige Antwort auf die Frage, was gute Überlieferungsbildung ist, nicht existiere. Eine Einteilung in „richtig“ und „falsch“ sei nicht möglich. Jede Entscheidung sei zugleich sowohl richtig als auch falsch. Gerade wegen der vielfältigen und umfangreichen Aspekte, die in die Bewertungsentscheidung einfließen, sei fraglich, ob es ausreicht, lediglich 5 bis 10 % der Arbeitszeit in die sogenannte archivarische Königsdisziplin zu investieren. Die Qualität der Überlieferungsbildung könne jedoch unter gewissen Gesichtspunkten sicher gestellt werden. Dazu dienen laut Buchholz kollegialer Austausch und Kontakt zur Forschung. Er plädiert für eine positive Diskurskultur. Die Grundlage solcher Diskussionen und einer Sicherstellung bestimmter Standards liege in Transparenz begründet. Zum einen müssten Überlieferungsziele und zum anderen Methoden zur Erreichung eben dieser Ziele offengelegt und nachvollziehbar gemacht werden. Transparenz sei der Schlüssel zur Selbstversicherung.

 

Dr. Eva Rödel (Hessisches Landesarchiv, Präsidialbüro, Darmstadt): Bewertungsmanagement – Steuerungs- und Prozessoptimierung im Hessischen Landesarchiv

Die Übernahme von Managementkonzepten ermögliche auch Archiven die Beibehaltung oder sogar Verbesserung von Standards und Arbeitsabläufen bei geringer werden personellen und finanziellen Ressourcen. Strategische Prozessoptimierung sei integraler Bestandteil der Arbeit im Hessischen Landesarchiv und betreffe somit auch die Überlieferungsbildung: Bereits bei der Gründung des Landesarchivs 2013 sei deutlich geworden, dass es Defizite gebe – das Fehlen eines Bewertungsmanagements habe zu Reibungsverlusten geführt. Ausgangspunkt um ein Management zu entwickeln sei die Erstellung einer „Eröffnungsbilanz“ gewesen. Im Rahmen dieser Erstellung sei deutlich geworden, dass zu einer ganzen Reihe von anbietungspflichtigen Stellen überhaupt kein Kontakt bestand. Deshalb habe man ein Kataster Überlieferungsbildung entwickelt, ihm komme eine Steuerungs- und Dokumentationsfunktion zu. Hier werden Informationen zu den abgebenden Stellen hinterlegt. Es ermögliche die Implementierung eines „Betreuungsturnus“ (jährlich, 2-jährlich, 5-jährlich) und sei der Ort, an dem alle maßgeblichen Informationen zu allen Kunden zusammengefasst würden. (Ein vergleichbares Instrument gibt es im LVR-AFZ für die Koordination der Archivberatung bereits seit über 17 Jahren: Die sog. „Archivkartei“, G.P.). Ohne Kataster sei die Perpetuierung und Intensivierung der Behördenkontakte kaum möglich. Geplant sei die Ausweitung auf nichtstaatliche Stellen und Akteure.

Ergänzt werde das Kataster durch den Masterplan „Bewertungs- und Übernahmestrategie“. Ziel sei die Erarbeitung von Bewertungsmodellen für alle Ressorts (https://landesarchiv.hessen.de/bewertungsmodelle), aber auch die Evaluierung und Novellierung alter bzw. inzwischen veralteter Bewertungsmodelle. Teil des Masterplans sei zudem die Feinbewertung von elektronischen Fachverfahren. Die Referentin fasst die Ergebnisse der bisherigen Erfolge auf diesem Gebiet summarisch zusammen.

Masterplan und Kataster seien für sich allein jedoch nur ein Bestandteil eines Managementkonzepts. Wichtig seien auch Kontrolle und regelmäßiges Controlling. Im Falle der Konstatierung von Mängeln müsse es zudem auch Möglichkeiten der Sanktionierung geben.

Im Folgenden geht Rödel auf die Evaluation personeller Ressourcen und organisatorischer Strukturen durch eine Unternehmensberatung ein. Ergebnisse seien der Übergang von der Bestände- zur Aufgabenverantwortlichkeit, Überlegungen zu einer Neustrukturierung der Sprengel sowie Überlegungen zur Personalbedarfsmessung für unterschiedliche Aufgaben. Insbesondere letzteres führte dazu, dass ein erheblicher Mehrbedarf belegt werden konnte.

Abschließend wendet sich die Referentin dem (noch im Aufbau befindlichen) Beratungsmanagement zu. Hier habe man eine Behördenumfrage vorgenommen, deren Ergebnisse die Referentin kurz zusammenfasst. Als Reaktion auf die Umfrage habe man u.a. ein Kompetenzcenter „Records Management“ gegründet – hier sei noch viel Arbeit zu leisten, um alle Behörden zu erreichen. Es bestehe jedoch Anlass zu großem Optimismus.

Prof. Dr. Charles Jeurgens (Universität Amsterdam): Dutch appraisal and selection policy. Hotspots and the MH17-crash as an example

Am Beispiel des Abschuss der Boeing 777 von Malaysian Airlines am 17. Juni 2014 über der Ukraine erläutert der Referent die Grundlagen der Debatte um und über Überlieferungsbildung in den Niederlanden. Dabei geht er von den rechtlichen Grundlagen aus, insbesondere dem Archivgesetz (Archives Act) aus dem Jahr 1995, um die Grundzüge der archivfachlichen Debatte zu skizzieren und auf dieser Grundlage die archivischen Konsequenzen für den Umgang mit Unterlagen und Informationen zum Flugzeugabsturz zu beleuchten.

Für den Referenten besteht das Grunddilemma zeitgenössischer Überlieferungsbildung darin, dass sie grundsätzlich einer guten Kenntnis der gesellschaftlichen Entwicklung bedürfen, die moderne Gesellschaft sich aber durch eine so hohe Komplexität auszeichnet, dass es kaum möglich ist, einen solchen Überblick zu gewinnen.

1. Gesetzliche Grundlagen in den Niederlanden

Grundlage ist das Archivgesetz (Archives Act) der durch eine Rechtsverordnung (Archives decree) ausgestaltet und präzisiert wird. Mit Blick auf die Überlieferungsbildung dekretiert das Gesetz eine grundsätzliche Ablieferungspflicht, die in der Rechtsverordnung durch Verfahrensvorschriften präzisiert werden. Eine Novellierung dieser Rechtsvorschriften steht derzeit an, die u.a. mit einer Reduzierung der Ablieferungspflichten von 20 auf 10 Jahre einhergehen wird.

2. Praktische Umsetzung der Rechtsvorschriften durch die staatlichen Archive in den Niederlanden

Übernahme und Bewertung verlaufen in den Niederlanden anders als in Deutschland. Bei der Abgabe an das Archiv beginnt alles mit einer „Top Level Consultation“ zwischen abgebender Stelle, zuständigem Archiv und einer unabhängigen Stelle, die die Interessen der Bürgerinnen und Bürger repräsentiert. Unter Berücksichtigung wird eine Bewertungsentscheidung getroffen bzw. ein „retention schedules“ erarbeitet, die anschließend von übergeordneten Stellen (z.B. Ministerien) genehmigt werden müssen. Welche Kriterien hierbei angelegt werden müssen, steht in Grundzügen im Archivgesetz – methodische Vorgaben gibt es jedoch nicht. Diese entsprechen vielmehr dem jeweiligen Stand der archivwissenschaftlichen Diskussion. Von großer Bedeutung seien die PIVOT- Methode (ca. 1990er Jahre bis 2010) sowie der Zugang des „Macro Appraisal“, auf die Jeugens im Folgenden intensiver eingeht.

3. PIVOT-Methode

Die Methode sei nach Erlass der Archivgesetze 1995 entwickelt worden, mit der insbesondere auf die deutliche Verkürzung von Ablieferungsfristen reagiert worden ist (50 auf 20 Jahre). Ziel seine die Vereinfachung und zeitliche Verkürzung des Bewertungsprozesses gewesen. Der Nachteil habe jedoch darin bestanden, dass die Methode v.a. formalistisch-legalistische Kriterien die Bewertungsentscheidung präjudiziert hätten und es eine starke Zentrierung auf die staatliche Verwaltung gegeben habe. Deshalb habe um 2010 – parallel zu entsprechenden Debatten in Deutschland zwischen Befürwortern von Evidenztheorie und Dokumentationsprofilen – ein Umdenken eingesetzt. Man habe eine bessere Abdeckung der tatsächlichen gesellschaftlichen Wirklichkeit angestrebt, ohne die unbestreitbaren Vorteile von PIVOT aufzugeben.

Die Folge seien drei Instrumente entwickelt worden.

4. Neue Instrumente (systeme analysis, risk analysis, Hotspot monitor)

Man habe die Analyse von Systemen und Risiken eingeführt, um den Archivwert anhand der mit den jeweiligen Informationen verbundenen Risiken bzw. Relevanz für Gesellschaft und Verwaltung bestimmen zu können. Hinzukomme der sog. „Hotspot Monitor“ – der Versuch zeitgenössische Ereignisse rechtzeitig zu erkennen, denen eine besondere Bedeutung zukomme bzw. zukommen werden. Hier sei der Abschuss der Passagiermaschine 2014 (https://de.wikipedia.org/wiki/Malaysia-Airlines-Flug_17) ein besonders eindrucksvolles Beispiel, bei dem sich zeige, dass man bereits sehr frühzeitig, ja vorzeitig damit anfangen könne, entsprechende Informationen zu sammeln bzw. Bewertungsentscheidungen zu treffen. Hier gebe es sogar eindeutige politische Stellungnahmen, die die staatlichen Archive verpflichte, das gesamte Forschungsmaterial zu sammeln, zu erhalten und zugänglich zu machen. Diese politische Entscheidung habe sich auch auf extrem volatile, kaum archivfähige elektronische Unterlagen bezogen und die Staatsarchive vor große Herausforderungen gestellt. Eine Vielzahl von staatlichen und sonstigen Stellen sei mit dem herausragenden, tragischen Ereignis befasst gewesen.

5. Fazit und Diskussion

Zusammenfassend stellt Jeurgens fest, dass die drei neuen Instrumente – auch am Beispiel des Flugzeugabsturzes – ihre Vorteile bewiesen hätten. Sie müssten allerdings immer zusammen gedacht werden und beruhten auf der Einbeziehung von nicht archivischen „Stake holdern“ im engeren Sinn (Verwaltung, Wissenschaftler, Zivilgesellschaft). Allerdings dürfe man sich auch nichts vormachen: Auch die Beteiligung von nicht archivischen Akteuren sowie die Entwicklung von innovativen Instrumenten, mache Überlieferungsbildung nicht zu einem einfachen, standardisierbaren Verfahren. Bewertung bleibe zeitaufwendig und komplex. Insbesondere die Abstimmung und der Dialog seien nicht immer einfach.

Im Anschluss konstatiert Yvonne Bergerfurth (StA Geldern), ihr sei im Laufe des Vortrags eine (noch) größere Nähe zwischen Records Management und Archiven als in Deutschland deutlich geworden. Die Grenzen zwischen beiden Aufgaben verschwämmen und sie fragt, ob ihr Eindruck richtig sei, dass der niederländische Zugang mit einem (noch) höheren Personalaufwand als in Deutschland einhergehe. Jeurgens bejaht dies grundlegend, macht in seiner Replik aber auch deutlich, dass die Festlegung von „Hotspots“ eine Aufgabe bei der abgebenden Stelle sei. Es gebe eine andere Aufgabenverteilung zwischen Archivaren und anderen Stake holdern als in Deutschland. Überlieferungsbildung werde nicht nur im Dialog zwischen Archiven, sondern v.a. zwischen Archiven, Verwaltung und Wissenschaft betrieben.

Hr. Pilger (StA Duisburg) erkundigt sich, in welchem Verhältnis die Ermittlung von Hotspots zur „Trend analysis“ stehe – wie er sie am Vortrag z.B. mit Blick auf die Dokumentationsstrategie zur Migrationsgeschichte skizziert habe. Jeurgens antwortet, dass die Analyse von gesellschaftlichen Entwicklungen in kommunalen Archiven und Dokumentationsstellen eine große Bedeutung zukommt, nicht aber in den von ihn dargestellten staatlichen Archiven.

Bettina Joergens (LAV NRW) fragt nach den Problemen, die aus der notwendigen Kollaboration zwischen Archivaren, Verwaltung und Wissenschaftlern bzw. dem faktischen Fehlen der archivischen Bewertungshoheit resultiere.

Peter Weber (LVR-AFZ) weist auf die großen Parallelen mit dem Prinzip des Dokumentationsprofils hin. Er und Jeurgens sind sich einig, dass es sich um einen Versuch handele, Überlegungen von Hans Booms zu operationalisieren, in die Realität umzusetzen.

Josef van Elten (HAEK) stellt die Frage in den Raum, ob dieser Anspruch nicht mit einer massiven Überlastung der Archive einhergehe.

Sektion 3 Podiumsgespräch “Im Verbund? Die Überlieferung der politischen Akteure”

Teilnehmende: Dr. Jürgen Bacia (Archiv für alternatives Schrifttum), Dr. Frank M. Bischoff (Landesarchiv NRW), Dr. Barabara Hoen, (Archiv des Landtags NRW), Dr. Andreas Pilger (Stadtarchiv Duisburg) Harry Scholz (Archiv der sozialen Demokratie)
Moderator Dr. Mark Steinert (LVR-AFZ) stellt die Beteiligten des Podiums und ihre Verantwortungsbereiche im Bereich der Überlieferung der politischen Akteure kurz vor und umreißt einige Fragestellungen, die im Laufe der Diskussion eine Rolle spielen sollen. 

Dr. Barabara Hoen, (Archiv des Landtags NRW) führt aus, dass das Landtagsarchiv vermutlich den am wenigsten bekannten Akteur im Bereich der politischen Überlieferung darstellt. Die Überlieferung von einzelnen Politikern sowie die Übernahme der Fraktionsüberlieferungen wäre möglich, wird aber bewusst nicht wahrgenommen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Aktionsbereich des Parlaments. Ein schwieriger Aspekt ist der Status der Unterlagen von Abgeordneten, die beim Verlassen des Parlaments entscheiden können, wie sie mit ihren Unterlagen verfahren. Dr. Jürgen Bacia (Archiv für alternatives Schrifttum) stellt die Anfänge des AfAS als regionales, freies Archiv in NRW neben anderen Bewegungsarchive der 1970er und 1980er Jahre vor. Er betont die Freiwilligkeit der Abgabe von Dokumenten, da keine Abgabepflicht oder ähnliche Instrumentarien bestehen. Inzwischen hat das Archiv den regionalen Zuschnitt verlassen und übernimmt zunehmend große überregionale Bestände der sozialen Bewegungen. Dr. Frank M. Bischoff (Landesarchiv NRW) verweist auf das Archivgesetz und den dort formulierten Anspruch des Landesarchivs, auch nichtstaatliche Überlieferung zu übernehmen. Das Landesarchiv sieht sich zuständig für NRW, aber bezieht dies auf Unterlagen landesweiter Bedeutung. Überlieferung regionaler und lokaler Provenienz sei nicht im Fokus des Landearchivs. 
Auch der Aspekt der Verbundüberlieferung werde unter der Fragestellung berücksichtigt, wo Nutzer*innen bestimmte Überlieferungen erwarten würden. 

Dr. Andreas Pilger (Stadtarchiv Duisburg) verweist auf die BKK-Empfehlung zur Dokumentation der lokalen Lebenswelt, sieht aber im Stadtarchiv nicht die Möglichkeiten, alle Bereiche alleine abzudecken. Die städtische Überlieferung des Rates steht im Mittelpunkt, die Überlieferung von Nachlässen ist bereits weniger dicht, konzentriert sich aber intensiv auf die Überlieferung der Oberbürgermeister und Beigeordneten. Harry Scholz (Archiv der sozialen Demokratie) unterstreicht die Ausrichtung des AdsD einerseits als Parteiarchiv der Sozialdemokratie sowie andererseits als Archiv zur Dokumentation der Arbeiterbewegung mit ca. 1500 Personenbeständen.

Dr. Steinert fragt nach, was Herr Scholz empfehlen würde, wenn er den Nachlass eines langjährigen Oberbürgermeisters einer Ruhrgebietsstadt angeboten bekäme. Herr Scholz würde die Abgabe an das zuständige Stadtarchiv empfehlen. Auf die Nachfrage, warum die Menge der Personenbestände im Stadtarchiv Duisburg relativ gering ist, antwortet Herr Pilger, dass aktiv und intensiv auf die Oberbürgermeister zugegangen wird und für die weiteren Ebenen die Ressourcen fehlen. Er verweist auch darauf, dass er den Mehrwert der Überlieferung von lokalen Politikern als eher gering einschätzt. 
Am Beispiel des Nachlasses von Johannes Rau führt Harry Scholz aus, dass die Aufteilung der Bestände nach Provenienzen funktioniert, dass es aber noch Nachholbedarf im Bereich der Kommunikation gegenüber den Nutzer*innen über die einzelnen beteiligten Archivträger besteht. Herr Bacia fragt nach der Relevanz der Überlieferung lokaler politischer Akteure und formuliert die Befürchtung, dass dieser Bereich durch die Dokumentationsraster der kommunalen und staatlichen Archivträger fällt. Dr. Pilger verdeutlicht noch einmal, dass seine Bemerkung sich auf die Qualität der Schrifttums vor allem in Nachlässen lokaler Politiker beziehe, das häufig aus Kopien von Unterlagen bestünden, die auch anderweitig dokumentiert seien.. 

Herr Dr. Steinert bringt als Beispiel die Initiative “Ende Gelände” ins Spiel, für die sich vermutlich das AfAS zuständig fühle. Dr. Bischoff betont die fehlende Zuständigkeit des Landesarchivs sowie den fehlenden Zugang zu dieser Überlieferung. In diesem Zusammenhang betonen Dr. Bischoff und Dr. Bacia die Wichtigkeit des gewachsenen Vertrauens auf beiden Seiten. Herr Scholz führt aus, dass es für die politischen Stiftungen rein mengenmäßig nicht möglich sei, die Überlieferung auf Ortsebene zu übernehmen. Das ist unproblematisch, wenn ein kommunales Archiv einspringen kann. Schwierig wird es, wenn auch die kommunale Ebene zu schlecht ausgestattet ist, um diesen Bereich der Ortsüberlieferung zu sichern. 

Die Diskussion wendet sich der Frage zu, wie Überlieferungsbildung bei neu entstehenden politischen Bewegungen und Akteuren aussehen sollte, zu einem Zeitpunkt, wo die Relevanz einer Bewegung oder politischen Gruppe noch nicht eingeschätzt werden kann. 

Herr Bacia sieht gute Ansätze für die Überlieferung im Verbund, sieht aber auch noch viel Vernetzungs- und Kommunikationsbedarf, um diese Kooperation selbstverständlich zu machen. Dr. Bischoff bringt die “Überlieferung im Dialog” ins Gespräch, erkennt aber auch hier noch Bedarf, diesen Dialog auf verschiedenen Ebenen zu verstärken. Er regt an, dass zukünftige Bewertungsmodelle des Landesarchivs bereits im Entstehungsprozess stärker mit den kommunalen Archivträgern abgestimmt werden. Aus dem Plenum meldet sich Frau Dörnemann (thyssenkrupp Konzernarchiv) und weist darauf hin, dass auch in Unternehmensarchiven umfangreiche Überlieferung zu politischen Akteuren vorliege. Auch mit dieser Archivsparte müsse der Dialog intensiviert werden.

Grußwort von Milena Karabaic, LVR-Dezernentin Kultur und Landschaftliche Kulturpflege

Die Kulturdezernentin Milena Karabaic begrüßt die Anwesenden herzlich. Sie verweist auf die wichtigen Themen, die bei vorigen Rheinischen Archivtagen behandelt wurden. Auch das aktuelle Thema ist ein solches: Überlieferungsbildung ist eine der zentralen Aufgaben.

Eine Überprüfung bisheriger Methoden ist sinnvoll, gar geboten. Sie thematisiert kritisch die Verhältnisse von “Ewigkeitskosten” der Archivierung und von nicht genutzten Beständen. Sie betont, dass nicht nur Eliten wie Wissenschaftler mit den Archivalien angesprochen werden sollten, sondern alle Bürgerinnen und Bürger. Erst damit werden Archive wie alle anderen kulturverwahrenden Institutionen ihren Aufgaben gerecht. Das Bewusstsein dieser ihrer Rolle sollte weiter geschärft werden.

Archive im Kontext weiterer kulturschaffender und -verwahrender Institutionen sollten sich immer kritisch ihrer Rolle und ihrer Stellung im kulturellen Umfeld bewusst sein, um die Bewertungspraktiken und Überlieferungsbildung auch dauerhaft auf tragfähige Konzepte aufzusetzen. Sie nennt hier als positives Beispiel das Bewertungsmodell für den Bereich Schule, das im LVR-AFZ entstanden ist und ruft dazu auf, diese wichtige Arbeit fortzusetzen.

 

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Stefan Flesch: Zwischen Ehrenamt und Dienstleister _ Bewertung von evangelischen Gemeindearchiven im Rheinland

Die zweite Gesprächsrunde des 2. Sektion hält zwei Beispiele aus nicht-kommunalen rheinischen Archiven bereit. Zunächst stellt Dr. Stefan Flesch, Leiter des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland, die Herausforderungen der Archivarbeit auf Gemeindeebene vor. Hier gilt es, einen Ausgleich zwischen der Archivbetreuung im  Ehrenamt und der Inanspruchnahme von Dienstleistern für die Bewertungsaufgabe zu schaffen.

Zur Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR) gehören ca. 700 Kirchengemeinden von Saarbrücken bis Emmerich. Die zunehmende Zentralisierung kirchlicher Verwaltungen bedeutet vielfach die Aufgabe bisheriger Aktenmagazine und erhöht den Druck, auf ein effizienteres Schriftgutmanagement zu achten. Gerade in den Arbeitsbereichen der Personalverwaltung und des Bauwesens entstehen schon auf Gemeindeebene beträchtliche Volumina an Schriftgut.

In der alltäglichen Archivpflege des Archivs der EKiR bildet daher die Kassationsberatung vor Ort in den Gemeinden und Kirchenkreisen das mit Abstand häufigste Thema. Es geht zumeist um eine Art Luftröhrenschnitt, damit die Altregistraturen überhaupt wieder funktions- bzw. bearbeitungsfähig werden. Rechtliche Grundlage aller Bewertungsentscheidungen ist dabei die Aufbewahrungs- und Kassationsordnung für kirchliche Archive. Deren Fristen sind in den Einheitsaktenplan der EKiR integriert. Praxisnahe Ratschläge bietet die darauf basierende Handlungsempfehlung „Wie werfe ich richtig weg?“.

Bei der Koordinierung von Ordnungsprojekten arbeitet das Archiv der EKiR sowohl mit Ehrenamtlichen als auch mit professionellen Dienstleistern zusammen. Entsprechend differenziert gestaltet sich das konkrete Handling der Bewertung vor Ort. Die örtliche Überlieferungsbildung nach den formalen Kategorien des Aktenplans wird seitens des Archivs der EKiR ergänzt durch Aspekte gängiger Bewertungsmodelle (vertikal-horizontales Bewertungsmodell, Überlieferung im Verbund).


Kurzvita von Stefan Flesch

  • 1981–1987 Studium der Geschichte und Anglistik an den Universitäten
    Saarbrücken und Exeter/GB
  • 1988–1990 Tätigkeit am Institut für Mittelalterliche Geschichte der Universität Saarbrücken und Arbeit an der Dissertation (Die monastische Schriftkultur der Saargegend im Mittelalter)
  • 1991–1993 Archivreferendariat (Staatsarchiv Detmold, Deutsche Archivschule Marburg und Bundesarchiv Koblenz)
  • 1993–2000 Leiter der Ev. Archivstelle Boppard (bis 1996 Koblenz)
  • Seit 2001 Leiter des Landeskirchlichen Archivs in Düsseldorf

Abstract zum Vortrag von Michael Korn: Der Arbeitskreis “Bewertung kommunalen Schriftguts NRW”

Zum Abschluss der ersten Sektion stellt der Sankt Augustiner Stadtarchivar Michael Korn den in NRW tätigen Arbeitskreis vor. Auch dieser Expertenkreis widmet sich vor allem der Überlieferungsbildung im kommunalen Umfeld. 

Der 2012 gegründete Arbeitskreis versteht sich als Austauschplattform für Kolleginnen und Kollegen aus kleineren und größeren Häusern, möchte die vorhandenen Erfahrungen in Bewertungsfragen bündeln und auf dieser Grundlage praktische Hinweise für den Bewertungsalltag geben. Betrachtet werden analoge und digitale Verwaltungsunterlagen aus Nordrhein-Westfalen seit 1945. Die gemeinsam erarbeiteten Handreichungen mit Bewertungsempfehlungen und Hintergrundinformationen sollen als Arbeitserleichterungen für die einzelnen Kommunalarchive dienen.

Im Vortrag werden, nach einem allgemeinen Einstieg, zunächst die Ziele und die bisherige Entwicklung des Arbeitskreises vorgestellt. Der Referent geht auf die spezifische Arbeit und die aktuelle Zusammensetzung des Arbeitskreises ein. Folgend wird dargestellt, wie die Handreichungen erarbeitet werden sowie welche Ergebnisse bereits vorliegen und nutzbar sind. Abschließend wird der prinzipielle Aufbau der Handreichungen skizziert.


Kurzvita von Michael Korn

  • 1994–1997 Ausbildung zum Diplom-Archivar (FH) im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf und an der Archivschule Marburg
  • 1997–2003 Stadtarchiv Solingen
  • Seit 2003 Leiter des Stadtarchivs Sankt Augustin
  • Seit 2004 Dozent an der Archivschule Marburg mit Vorträgen im Rahmen der
    Anwärterausbildung sowie Kursleiter bei einer archivarischen Fortbildung
  • Seit 2014 Mitglied im Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW

Sektion 3: Dr. Wolfgang Sannwald – „Optimierung der Bewertungsentscheidungen im kollegialem Verbund. Das Online-Bewertungsforum der AG Kreisarchive in Baden-Württemberg“

Dr. Wolfgang Sannwald, Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg, stellt mit einem praktischen Beispiel ein seit 2006 existierendes Bewertungsforum vor. Er führt praktisch das geschlossene, anmeldepflichtige Arbeitsinstrument der Kreisarchive vor. Zwischenzeitlich sind über 3000 Aktenzeichen hinterlegt, die einzeln aufgerufen werden können. Zu den eingegebenen Aktenzeichen erscheint eine Diskussion, die den Archivarinnen und Archivaren bei der Bewertungsentscheidung helfen soll.  Dr. Sannwald betont, es handele sich hier um ein Diskussionsforum, weshalb aus Sicherheitsgründen keine Verbindlichkeiten veröffentlicht  werden (z. B. kein V für Vernichten, falls diese  Informationen in falsche Hände geraten). Der Charakter des Arbeitsmediums äußert sich auch darin, dass das  Bewertungsforum kein abgeschlossenes  Bewertungsmodell biete.  Es verursache allerdings für das einzelne Archiv nur geringe Kosten, die über eine Umlage finanziert werden.

Dieses kollegiales Arbeits- und Diskussionsinstrument wird von 35 Landkreisen in Baden-Württemberg genutzt. Es gibt insgesamt 60 angemeldete Nutzer. Durchschnittlich ruft  ein Archiv ca. 100-mal pro Jahr die Seiten auf, was eine sehr zufriedenstellende Quote darstelle. Dagegen halten sich die Kommentare numerisch in Grenzen, wohingegen die inhaltliche Qualität der Kommentare durchweg sehr hoch sei. Die vergleichsweise geringe Zahl liege daher wahrscheinlich im hohen Aufwand begründet, den ein solcher Kommentar mit sich bringe. Dennoch wünscht sich Dr. Sannwald noch eine regere Beteiligung an der Diskussion, da sie die Voraussetzung für eine intensiven fachlichen Austausch sei.

Sektion 3: Überlieferungsbildung und Bewertung im Verbund – Dr. P. Weber – Impulsreferat

Die Sektion 3 wird heute Nachmittag von Herrn Dr. Weber eingeleitet. In seinem Impulsreferat zum Thema „Überlieferungsbildung und Bewertung im Verbund”  erinnert er an eine Umfrage zum Thema Bewertung, die Ausgang der 1990er Jahre  in den Kommunalarchiven durchgeführt wurde. Die Beteiligung lag damals bei 80 Prozent, was einen sehr hohen Wert darstelle und die Bedeutung widerspiegele, die der Thematik bereits damals beigemessen wurde. Die Ergebnisse der Befragung zeigten, dass Bewertung nur fünf bis zehn Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nahm, Bewertungskataloge fehlten und Archive sich mit der Aufgabe alleine gelassen fühlten. Dies wies auf fehlende Professionalisierung hin. Einer der Fragen in dem Katalog widmete sich den Bedingungen unter denen die Bewertung stattfand. Es gab eindeutig keinen fachlichen Austausch unter den Kommunalarchiven. Im Anschluss an die Umfrage entwickelte sich eine intensive fachliche Diskussion. BKK und VdA brachten Positionspapiere in die Diskussion ein und wiesen auf die besondere Bedeutung inhaltlicher Kriterien für die Bewertung hin. Schnell wurde deutlich,  dass ein intensivierter Austausch notwendig ist. Wichtig waren vor allem Dialogfähigkeit und Kommunikationsprozesse. In dieser Hinsicht zählte Clemens Rehm kürzlich vier Arten von Kommunikationsprozessen auf : 1. Kommunikation mit den Archivalien, 2. Kommunikation mit Provenienzstellen, 3. Kommunikation mit KollegInnen, 4. Kommunikation mit der Öffentlichkeit. Weber betonte, dass diese Kommunikationsebenen im Blick bleiben müssten, wobei der gerade dem Austausch unter den Archivarinnen und Archivaren herausgehobene Bedeutung zukomme.

Sektion 3: Abstract zum Vortrag von Dr. Wolfgang Sannwald über Bewertungshilfe im Online-Verbund

Dr. Wolfgang Sannwald zeigt in seinem Vortrag „Optimierung von Bewertungsentscheidungen im kollegialen Verbund. Das Online-Bewertungsforum der AG Kreisarchive in Baden-Württemberg“ die Möglichkeiten zur gegenseitigen Hilfe und Absicherung bei Bewertungen im Web 2.0.

Die Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive in Baden-Württemberg ist von einer intensiven Kultur der Kooperation geprägt. Beispielsweise betreibt sie seit 2006 eine geschlossene Bewertungs-Plattform im Internet. In dieser sind einerseits – nach Aktenzeichen geordnet – Analysen der Aktenbestände in den Landratsämtern samt Aufbewahrungsfristen enthalten. Andererseits stellen Kolleginnen und Kollegen darin ihre Bewertungsentscheidungen zur Diskussion. Die Plattform wird seit ihrer Einrichtung gut genutzt, erleichtert die Analyse zu Aktenbeständen in den Landratsämtern erheblich und ermöglicht die Berücksichtigung unterschiedlicher Standpunkte bei der Erarbeitung eigener Bewertungsentscheidungen.

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Kurzbiographie von Dr. Wolfgang Sannwald

  • Studium der Geschichte, Philosophie und Rhetorik in Tübingen, Paris, Perugia
  • Dissertation über „Spitäler in Pest und Krieg“
  • Kreisarchivar des Landkreises Tübingen seit 1991, seit 2004 Leiter der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit, Archiv und Kultur im Landratsamt Tübingen
  • Lehrbeauftragter an der Universität Tübingen, Lehrbeauftragter an der Verwaltungsschule des Gemeindetags Baden-Württemberg für Archiv und Registratur
  • Seit 2010 Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg, Mitglied der BKK