Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich

von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.

Notfallbewältigung und Notfallvorsorge – Ein E-Learning Projekt

von Anna-Katharina Fahrenkamp, LVR-AFZ; Christine Frick, Landesarchiv Saarland

In Ihrem Vortrag stellen Anna-Katharina Fahrenkamp (LVR-AFZ) und Christine Frick (Landesarchiv Saarland) ein E-Learning Projekt zum Thema Bestandserhaltung vor, welches in den kommenden Monaten allen Interessierten zu Verfügung gestellt wird. Dies stelle neben der Vielfalt der Informationsmöglichkeiten zu Notfallvorsorge und -prävention im Internet und praktischen Übungen wie beispielsweise Notfallworkshops des LVR-AFZ ein wichtiges Angebot dar, um für den Schadensfall vorbereitet und handlungsfähig zu sein.

E-Learning-Angebote ermöglichten laut Frau Fahrenkamp orts- und zeitunabhängiges individuelles Lernen. Darüber hinaus bestehe die Möglichkeit den Kurs nach persönlichen Lernvorlieben zu erarbeiten, Inhalte zu wiederholen oder zu vertiefen. Das Lerntempo könne darüber hinaus den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Die Themen werden über verschiedene didaktische Formate aufgearbeitet. So werden abstrakte Inhalte mit Videos, schematischen Darstellungen oder Handlungsabläufe zur Visualisierung genutzt. Darüber hinaus würden Kursteilnehmer*innen durch verschiedene Aufgabenarten zum ‘Selbermachen’ aufgefordert. Der Wechsel der eingesetzten Medien sorge für eine fortwährende Aktivierung der Aufmerksamkeit der Lernenden. Im besten Fall hätten sie Spaß bei der Durchführung des E-Learning Kurses. Durch ein Feedback an die Teilnehmenden nach Abschluss der Aufgaben sei es möglich, den individuellen Lernfortschritt selbst einzuschätzen.

Es sei möglich über den E-Learning-Kurs, Fachwissen aufzubauen, das dann in die eigene berufliche Praxis integriert werden könne. Bezüglich des Themenkomplexes “Notfallvorsorge” werde den Teilnehmenden vermittelt, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen. Sie seien nun in der Lage, Präventionsmaßnahmen für ihr Archiv zu entwickeln.

In Bezug auf das Thema „Notfallvorsorge“ lernten die Teilnehmenden, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen und sie bekommen das Handwerkszeug, Präventionsmaßnahmen für ihr eigenes Haus zu entwickeln. Dies ermögliche ihnen, im Notfall mit verschiedenen Materialien und Objektarten sachgerecht umzugehen und zu entscheiden, welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen.

Im Anschluss weisen die Referentinnen auf das geplante zweite E-Learning Modul zum Thema Notfallvorsorge auf der Internetseite www.bestandserhaltung.eu hin und berichten über den Entstehungsprozess dieses Angebots.

Der erste Kurs zum Thema “Bestandserhaltung” sei im Rahmen eines Erasmus+-Projekts entstanden, einem EU-Programm zur Förderung von allgemeiner und beruflicher Bildung, Jugend und Sport. Neben dem LVR-AFZ als antragstellender Einrichtung waren das Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht, das Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provincien/Staatsarchiv Löwen, die Archives nationales de Luxembourg sowie das Saarländische Landesarchiv an dem Projekt beteiligt. Darüber hinaus war die Open Universiteit in Heerlen für die didaktische Betreuung und technische Umsetzung des auf zwei Jahre angelegten Projektes (2014-2016) zuständig.

Das Ziel war es, neue Wege im Bereich der archivischen Aus-und Fortbildung einzuschlagen. Als Thema wurde die “Bestandserhaltung” gewählt, da die Herausforderungen hinsichtlich der Bewahrung des kulturellen Erbes in den beteiligten Ländern und auch weltweit vergleichbar sei. Obwohl eine weitgehende Einigkeit im Bereich Bestandserhaltung herrsche, zeigte sich in den Diskussionen, dass es doch gewisse Unterschiede gibt.

Im Zuge der Projektentwicklung zeigte sich, das ein einzelner E-Learning Kurs zum Gesamtthema Bestandserhaltung nicht ausreichen würde, um diese umfangreiche Thematik vermitteln zu können. Es wurden drei Teilbereiche herausgegriffen: die vorbereitenden präventiven Maßnahmen, die fachgerechte Lagerung sowie die gängigsten Schadensbilder.

Der Kurs richte sich in erster Linie an Mitarbeiter*innen kleiner Archive ohne eigene Restaurierungswerkstatt, Quereinsteiger*innen oder auch Verwaltungsmitarbeiter*innen. Der Kurs gliedere sich in die Level Anfänger, Fortgeschrittene und Profis. Während in Level 1 Grundlagenwissen im Umgang mit Archivgut vermittelt werde, würden in Level 2 diese Kenntnisse im Umgang mit geschädigten Archivgut thematisiert. Das abschließende Level 3 behandele die Aspekte Schimmel, Schäden und Gesundheitsschutz.

Das zweite Modul zum Thema Notfallprävention sei von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts (KEK) als Modellprojekt in den Jahren 2020/2021 gefördert worden. Auch hier war das LVR-AFZ der Antragsteller, die weiteren Projektpartner hätten sich aber auf die Archives nationales in Luxemburg sowie das Saarländische Landesarchiv reduziert. Die Themenwahl, der Projektantrag sowie der Projektbeginn lagen über zwölf Monate vor der Flutkatastrophe im Juli 2021, die deutlich machte, wie notwendig die Notfallvorsorge ist.

Neben den größere Havarien und Katastrophen, die hoffentlich die Ausnahmen bleiben werden, setze der Kurs bei kleineren, überschaubareren Notfällen an, auf die Archive und andere kulturbewahrende Einrichtungen sich vorbereiten müssten.

Das neue E-Learning-Modul „Notfallvorsorge“ soll den Teilnehmenden als Werkzeug dienen, sich auf Notfallszenarien – vor allem auf das im Fokus stehende Thema „Wasserschaden“ – vorbereiten zu können. Im folgenden stellt Frau Fahrenkamp die drei Kapitel des Moduls vor: Kapitel 1: „Handeln im Schadensfall“, Kapitel 2: „Warum Notfallvorsorge? Vorsorge ist besser als Nachsorge“ und Kapitel 3: „Vorbereitet sein“.

In Kapitel 1 lernen die Lernenden den Handlungsprozess in Gänze kennen sowie alle Elemente, die notwendig sind, einen Notfall zu koordinieren und zu organisieren. Die Bergung und Erstversorgung von Archivgut, das die unterschiedlichsten Materialien und Objekte umfassen kann, ist ein weiterer Themenschwerpunkt. Die Kursteilnehmer*innen lernen den Umgang mit feuchten und nassen Archivalien und wie sie diese für die Gefriertrocknung bzw. die Lufttrocknung vorbereiten. Am Ende von Kapitel 1 wird auf die Nachsorgemaßnahmen eingegangen.

Der E-Learning Kurs basiere wie schon im ersten Modul auf verschiedenen Elementen, wobei Fachtexte das Grundgerüst bildeten. Neu seien die Vertiefungsebenen, in denen weiterführende Informationen zu finden sind. Die Lernenden würden regelmäßig dazu aufgefordert, Aufgaben zu lösen. Multiple Choice- oder Drag-and-Drop-Aufgaben lockern die Theorie auf und dienen als Lernkontrolle.

Anders als im ersten Modul sind im neuen E-Learning Kurs Videoaufnahmen mit  Aufnahmen aus einem Notfallworkshop enthalten, um eine reale Notfallsituation zu verdeutlichen. Zudem sind Zeitzeug*inneninterviews enthalten, in denen drei Personen von ihren Erlebnissen im Umgang mit einem Wasserschaden berichten. Zusätzlich stünden verschiedene Unterlagen zum Download zu Verfügung, die eine sinnvolle Ergänzung zum eigenen Notfallplan darstellen könnten.

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Aufgabentypen vorgestellt. Neben Freitextaufgaben, sind sogenannte “Dialog Cards” vorhanden, in denen unterschiedliche Möglichkeiten der Lufttrocknung verdeutlicht werden. Diese Multiple Choice Aufgabe wurde mit Bildern hinterlegt. Die Lernenden sollen bei neun Fotos zur Erstversorgung und zum Handling von wassergeschädigten Objekten die richtige Antwort auf die jeweilige Frage anklicken und bekommen am Ende ein Feedback.

Das zweite Kapitel dient als Motivationskapitel. Die Kursteilnehmer*innen sollen motiviert werden, Notfallvorsorge zu betreiben. Dies geschieht mit Hilfe von Bildbeispielen, auf denen verdeutlicht wird, welche Schäden durch Wasser verursacht werden können. Darüber hinaus wird der Aspekt der Kosten thematisiert.

Die Beseitigung von Schäden, die durch Wasser an Archivgut entstanden sind, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern meistens auch kostenintensiv – und manchmal leider auch nicht mehr möglich. Günstiger als die Versorgung und Wiederherstellung geschädigter Unterlagen ist die Notfallprävention. Anhand verschiedener Beispielrechnungen und einer Aufstellung möglicher Kostenfaktoren soll verdeutlich werden, dass die Waage immer zugunsten der Prävention ausschlägt.

Im dritten Kapitel mit dem Titel Vorbereitet sein, liege der Schwerpunkt auf dem Erkennen, Analysieren, Bewerten und Minimieren von Risiken. Aus diesen Kernelementen des Risikomanagements leiten sich nicht nur die definierten Lernziele, sondern auch der Aufbau dieses Kapitels ab. Darüber hinaus zählten das Zusammenstellen von Notfallmaterialien, das Erarbeiten eines Notfallplans sowie das Durchführen von Notfallübungen zu den weiteren Lernzielen. Demzufolge gehörten nicht nur das Risikomanagement, sondern auch die Gefahrenabwehr und die Vorbereitung für einen möglichen Notfall zu den Lerninhalten.

Ähnlich wie im ersten Teil gebe es auch in diesem Kapitel verschiedene Elemente der Wissensvermittlung: Texte, Aufgaben und – hier liegt ein Schwerpunkt – Checklisten, die im Kurs integriert sind oder als Download zur Verfügung stehen. Gleich zu Beginn des Abschnitts sollen die Kursteilnehmer*innen mit Hilfe einer Checkliste für die Risiken im eigenen Archiv sensibilisiert werden. Fragen zum Archivstandort, zu Evakuierungsmöglichkeiten, zu Wasser-, Brand- und Einbruchschutz sowie zur Notfallplanung können mit ja oder nein beantwortet werden. Wird die Checkliste in Excel ausgefüllt, erfolgt durch farbige Kennzeichnung des Feldes mit rot oder grün unmittelbar eine Auswertung. Ähnlich verhalte es sich bei der Checkliste die am Ende des Kapitels bei der Notfallplanung zur Anwendung kommt. Man könne zu den einzelnen Bestandteilen eines Notfallplans über Dropdown-Menü auswählen, ob die Informationen vollständig, teilweise oder gar nicht vorhanden sind. Durch das Einfärben der Zellen (grün, gelb oder rot) bekomme man so einen schnellen visuellen Überblick über den eigenen Bearbeitungsstand und den daraus abzuleitenden Handlungsbedarf.

Auch in diesem theoretischen und etwas textlastigen Kapitel wird versucht, für Abwechslung zu sorgen. Das Content-Management-System stellt unterschiedlichste Tools für die Erstellung von Aufgaben zur Verfügung, die die Lernenden lösen sollen. So kann man sich ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen des Risikomanagements und der Notfallprävention spielerisch erarbeiten, in dem man den Begriff der richtigen Definition zuordnet. Oder man muss auf Fotos die Hotspots mit Gefahrenquellen finden und markieren.

Ein Kernpunkt dieses Kapitels sei die Risikoanalyse, für die wiederum ein Exceldokument zum Download zur Verfügung steht. Gefahren bzw. Risiken, die man für das eigene Archiv identifiziert hat, werden in die Exceltabelle eingetragen und um Ursache und Auswirkung ergänzt. In zwei weiteren Spalten werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß erfasst, indem über ein Dropdown-Menü ein Wert zwischen 1 (sehr unwahrscheinlich bzw. unbedeutend) und 5 (sehr wahrscheinlich bzw. katastrophal) ausgewählt wird. Excel berechne anhand einer hinterlegten Formel den Risikograd und färbe die Zelle entsprechend ein. Anschließend kann man zu einem zweiten Tabellenblatt, der Risikomatrix, wechseln und dort die Risiken visualisieren. Unten rechts findet sich ein automatisch erstellter Übertrag mit den wichtigsten Angaben des vorherigen Tabellenblattes. Jedes Risiko muss nun in das passende Feld der Matrix gezogen bzw. eingetragen werden, indem die Eintrittswahrscheinlichkeit über die x-Achse und das Schadensausmaß über die y-Achse ausgewählt werden. Als Ergebnis erhalte man einen Gefahrenkatalog und eine Risikomatrix für das eigene Archiv. Die Durchführung dieser Risikoanalyse sollten in regelmäßigen, z. B. jährlichen Abständen wiederholt werden; denn Notfallvorsorge sei keine Eintagsfliege, sondern eine Daueraufgabe!

Manchen Risiken könne man vorbeugen und sie beseitigen, andere zumindest minimieren; falls es aber trotz der besten Prävention dennoch zu einem Schadensereignis kommt, helfe die vorbereitende Notfallplanung bei der Bewältigung dieser Situation; und eine anschießende Auswertung des Schadensfalls fließt dann wieder in die Überarbeitung der Risikoanalyse ein.

Das E-Learning-Modul thematisiere diese beiden Aspekte, das Risikomanagement und die Notfallvorsorge auf der einen Seite sowie das Krisenmanagement und die Notfallbewältigung auf der anderen Seite. Die Referentinnen laden ein, sich den Kurs anzusehen, sobald er in Kürze online zur Verfügung steht; aber nicht nur das –  er gilt als Einladung, sich überhaupt mit der Thematik zu beschäftigen und Notfallvorsorge zu betreiben.

Abschließend berichtet Frau Fahrenkamp über die starken Einschränkungen der Projektentwicklung durch die Corona-Pandemie. Das neue Modul sei mit dem freien Content-Management-System „WordPress“ erstellt worden. Es ist dieses Mal – anders als beim ersten Modul – Aufgabe der Arbeitsgruppe, die Lerninhalte in das System einzupflegen. Die Aufgaben werden mit H5P umgesetzt, einer Software zum Erstellen von interaktiven Inhalten für das Web. Hierbei bedürfe es an Kreativität, damit für die didaktische Vermittlung der Lerninhalte das jeweils passende Tool gefunden werden könne.

Bettina Rütten und Matthias Senk (LVR-AFZ): Die Hochwasserkatastrophe vom 14./15. Juli 2021 im Rheinland und ihre Auswirkungen auf Archive und Archivalien

Zum Auftakt nehmen Bettina Rütten und Matthias Senk M. A., beide vom LVR-AFZ, die Folgen für die betroffenen Archive der Hochwasserkatastrophe im Sommer 2021 in den Blick.

Matthias Senk, Archivar und wissenschaftlicher Referent des LVR-AFZ, beginnt mit einem Überblick über die Chronologie der Ereignisse und das Ausmaß der Schäden. Das LVR-AFZ ereilten am 14. Juli 2021 die ersten Schadensmeldungen. An diesem und dem darauffolgenden Tag wurde bekannt, dass zahlreiche Orte betroffen waren, insbesondere in der Nord- und Voreifel und dem Bergischen Land. Der erste Hilfseinsatz begann bereits am 15. Juli 2021 im kdf-Archiv in Düsseldorf. Der LVR-AFZ richtete am 16. Juli 2021 einen Krisenstab ein und wandte sich in einer Rundmail an alle Archive in der Region. Es wurde versucht, zu stark betroffenen Kommunen telefonisch Kontakt aufzunehmen, was jedoch aufgrund des fehlenden Netzes nicht immer möglich war.

In den folgenden Tagen gingen weitere Meldungen über Schäden ein und ab dem 19. Juli 2021 gingen erste Teams zu Hilfseinsätzen in den Außendienst, unter anderem nach Kall, Stolberg, Bad Münstereifel und Euskirchen. Zuletzt am 26. Juli 2021 konnte der Bergungseinsatz in Leichlingen starten. Die Einsätze waren am 4. August 2021 beendet und das betroffene Archivgut an allen Orten erstversorgt.

Wie viel ist betroffen? Es wird geschätzt, dass ca. 3.000 lfm Archiv- und Schriftgut betroffen sind. In vier Kommunalarchiven (Bad Münstereifel, Kall, Leichlingen und Stolberg) und dem Archiv des Nationalparks Eifel entstand Totalschaden, d. h. Archivgut war in Gänze vom Wasser betroffen und wurde beschädigt. Im Stadtarchiv Schleiden kam es zum Teilverlust von Archivgut. Geringere Schäden gab es in fünf weiteren Kommunalarchiven bzw. kommunalen Registraturen. Darüber hinaus waren Archive von Kirchengemeinden, Vereinen und Privatarchive sowie weitere Kultureinrichtungen betroffen. Aus dem LVR-AFZ waren 30 Mitarbeitende drei Wochen lang im Einsatz. Die Hilfsbereitschaft war sehr groß – zahlreiche Kolleg*innen und freiwillige Helfer*innen waren an verschiedenen Orten dabei und packten mit an. Auch einige Notfallverbünde wurden aktiviert und kamen zum Einsatz, u. a. in Stolberg und Leichlingen.

Matthias Senk geht kurz auf die Hilfseinsätze vor Ort und angetroffene Herausforderungen ein. In der Regel gestaltete sich die Situation vor Ort als sehr unübersichtlich. Problematisch war vielerorts die zerstörte Infrastruktur und das oftmals nicht eindeutige Ausmaß der Schäden. Die Bergung gestaltete sich schwierig, da betroffene Archive teils nur schwer erreichbar waren und sich Feuerwehren und THW, deren Unterstützung benötigt wurde, im Dauereinsatz befanden. Für die Erstversorgung des betroffenen Archiv- und Schriftguts wurde sauberes, fließendes Wasser und Strom benötigt. Beides stand häufig nicht (direkt) zur Verfügung. Teilweise waren die Hilfskräfte vor Ort persönlich betroffen und entsprechend traumatisiert. Matthias Senk zieht dennoch ein positives Fazit zu den Einsätzen, denn alle Orte konnten erstversorgt werden.

Nun übernimmt Bettina Rütten, Restauratorin des LVR-AFZ, die auf die Sicherungsmaßnahmen und Schadensbilder eingeht und anhand von Fotos veranschaulicht. Das Archivgut musste geborgen, grob gereinigt, luftgetrocknet bzw. fürs Einfrieren vorbereitet werden.

Sie berichtet, dass die vorhandenen Archiveinrichtungen teils sehr stark zerstört wurden und stark verschlammt waren, insbesondere in Archiven, in denen das Wasser bis zur Decke stand. Der Wasserdruck war so stark, dass Rollregalanlagen aus ihrer Führung gehoben wurden und einsturzgefährdet waren. Regale mussten demnach nach und nach abgebaut werden, wobei auf die örtlichen Hilfskräfte wie Feuerwehr und THW mit entsprechender Ausrüstung zurückgegriffen werden musste. Archivalien wurden in Teilen aus ihren Regalen gespült und im ganzen Raum verteilt.

Die Grobreinigung wurde je nach räumlicher Situation und vorhandenen Gegebenheiten an einfachen Spülstationen durchgeführt. Nach Möglichkeit wurde der grobe Schmutz zur Vorbereitung für die nächsten Schritte entfernt. Wichtig sei dabei die persönliche Schutzausrüstung der Helfenden, da der Schlamm belastet sein konnte. Auch das LVR-Reinigungszentrum in Brauweiler hat größere Mengen und verschiedenen Objekte zeitnah fachgerecht behandelt. In einigen Archiven konnte Archivgut luftgetrocknet werden, was abhängig von der Wetterlage war sowie den örtlichen Gegebenheiten. Bettina Rütten erläutert, dass die grob gesäuberten Archivalien – einzeln oder im Stapel – vor dem Einfrieren in Folie eingestretcht und für den Abtransport ins Kühlhaus vorbereitet werden mussten. Im Kühlhaus lagert das Archivgut aktuell bei einer Termperatur von -21°C und wartet auf seine weitere Bearbeitung in einer Vakuumgefriertrocknungsanlage.

Wir kommen zu den Schadensbildern, die Bettina Rütten anhand von Beispielen zeigt: Die Verschmutzungen waren von unterschiedlicher Intensität. Durch das eindringende Wasser kam es zu Volumenzuwächsen beim Schriftgut, die die Bergung erschwerten. Problematisch waren zudem ausblutende Tinten und Farben sowie Schmutz- und Wasserränder. Darüber hinaus kam es zu mechanischen Schäden und Deformationen sowie Schimmelbildung. Insgesamt führten die Schäden teilweise zu Informationsverlust. Besonders Foto und Glasplattenbestände seien stark betroffen. Hier wurde mitunter die Bildschicht aufgelöst, sodass die Schäden teilweise bis zum Totalverlust reichen. Zuletzt berichtet Bettina Rütten über die weiteren Maßnahmen und erklärt den Vorgang der Vakuumgefriertrocknung. Nach diesem Vorgang seien wiederum Schritte der Reinigung und Restaurierung notwendig, auf jeden Fall eine Trockenreinigung der betroffenen Archivalien. Sie weist darauf hin, dass das Hauptziel der Einsätze eine schnelle Bergung war und fachgerecht verpacktes Archivgut besser geschützt war als unverpacktes Archivgut.

Zum Abschluss berichtet Matthias Senk über das weitere Vorgehen. Er nennt die Wiederaufbauplanung im Land NRW und dass restauratorische Maßnahmen aus dem Wiederaufbaufonds NRW bestritten werden können. Das LVR-AFZ steht dabei betroffenen Archiven beratend und unterstützend zur Seite, u. a. bei der Antragstellung und Koordination. 

Matthias Senk zieht Bilanz: Was lernen wir aus der Katastrophe? Welche Konsequenzen ziehen wir daraus? Dazu formuliert er drei Thesen: 1. Notfallpläne müssen auch Katastrophenszenarien berücksichtigen, 2. lokale Notfallstrukturen müssen (weiter) gestärkt werden / Notfallprävention ist Aufgabe der gesamten Verwaltung und 3. archivarische Grundlagenarbeit ist Notfallprävention. Vielerorts waren die Kommunen nur unzureichend auf Notfälle eingerichtet und die Archivar*innen wurden in einigen Fällen mit ihren Aufgaben vor Ort alleine gelassen. Zum Schluss lenkt Senk den Blick auf die breite Berichterstattung zur Rettung der Archive in Printmedien, Radio und Fernsehen. Das Thema ist von den Medien breit aufgegriffen worden, was für den Stellenwert der Archive im allgemeinen Bewusstsein durchaus als positiv zu bewerten ist.

Abstract zum Vortrag von Bettina Rütten und Matthias Senk M.A.: Die Hochwasserkatastrophe vom 15. Juli 2021 im Rheinland und ihre Auswirkungen auf Archive und Archivalien

Referierende: Bettina Rütten und Matthias Senk M.A., LVR Archivberatungs- und Fortbildungszentrum

Die Hochwasser vom Juli 2021 haben auch in mehreren Archiven im Rheinland schwere Schäden angerichtet. Über Wochen waren Mitarbeitende vom LVR-AFZ im Einsatz, um gemeinsam mit Archivar*innen aus der Region und freiwilligen Helfern rund 3.000 lfm. geschädigtes Archiv- und Schriftgut zu bergen und zu versorgen. Dabei stellten die vielen parallelen Einsatzorte, unzugängliche und verwüstete Archivmagazine und eine teilweise stark gestörte Infrastruktur vor Ort besondere Herausforderungen dar. Der Vortrag informiert über die Ausmaße der Schäden in den betroffenen Archiven und gibt einen Überblick über die Schadensbilder und Möglichkeiten der Rettung und Restaurierung des geschädigten Archivguts. Ebenso gibt es einen ersten Ausblick auf das weitere Vorgehen zur Wiederherstellung des Archivguts und erste Überlegungen zu einer zukünftigen Notfallprävention und -planung im LVR-AFZ.


Viten:

Bettina Rütten

  • Handwerkliche Ausbildung zur Buchbinderin im Bereich Einzel- und Sonderfertigung und Gesellenzeit in der Buchbinderei des Rheinischen Landwirtschaftsverlags, Bonn (ehemals Kunstbuchbinderei Zieher)
  • 1993-1997 Buchbinderische Tätigkeit in der Rheinischen Landesbibliothek, Koblenz. Währenddessen Meisterprüfung im Buchbinderhandwerk und berufsbegleitende Weiterbildung zum „Geprüften Buchbinder für Restaurierarbeiten“
  • Seit 1997: Restauratorin im heutigen LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum
  • Seit 2002 Mitarbeit im Arbeitskreis der NRW-Papierrestauratoren e.V.
  • Seit April 2021: Koordination der Gruppe Bestandserhaltung im Technischen Zentrum des LVR-AFZ

Matthias Senk M.A.

  • 2006 bis 2013 Magisterstudium der Geschichts- und Politikwissenschaften an der Universität zu Köln
  • 2013 bis 2019 Archivar am Historischen Archiv des Erzbistums Köln, schwerpunktmäßig zuständig für Sammlungen, Bestandserhaltung und Notfallvorsorge
  • 2015 bis 2018 Archivar am Stadtarchiv Aachen, zuständig für personenbezogenes Schriftgut und Recherchen
  • 2015 bis 2019 berufsbegleitendes Masterstudium der Archivwissenschaften an der FH Potsdam
  • seit Dezember 2019 wissenschaftlicher Referent und stellvertretender Teamleiter „Archivberatung, Aus- und Fortbildung“ am LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum

Aktuelle Stunde

Anna Katharina Fahrenkamp, M.A. (LVR-AFZ)
Das Conservation-Kit des LVR-AFZ und der E-Learning-Kurs Bestandserhaltung

Frau Fahrenkamp ist Papierrestauratorin beim LVR-AFZ. Ihr Focus liegt auf dem Originalerhalt von Archivalien, Schäden an Archivgut frühzeitig zu erkennen, zu beheben und zukünftig zu vermeiden. Dazu gehört auch die Objekt-, Magazin- und Lufthygiene, ein sachgerechter Umgang mit gealterten Materialien sowie eine geeignete Verpackung und Lagerung.
Dieses Wissen weiterzugeben, am besten mit einem praktischen Bezug, ist das Ziel des E-Learning-Kurses Bestandserhaltung, den man auf dem Bestandserhaltungsportal (www.bestandserhaltung.eu) aufrufen kann.
Der E-Learning-Kurs wurde im Rahmen des EU-Programms Erasmus+ gefördert, die Projektpartner stammen aus Belgien, Deutschland, Luxemburg und den Niederlanden, momentan ist die deutschsprachige Version abrufbar, demnächst soll der Kurs auch in anderen Sprachen verfügbar sein.
Der E-Learning-Kurs vermittelt niedrigschwellig die Grundlagen der sachgerechten konservatorischen Bearbeitung von Kulturgut auf Papier und bietet die Möglichkeit, selbstständig zu lernen, neues Wissen zu erlangen und bereits erworbene Kenntnisse zu vertiefen bzw. aufzufrischen. Die Grundlagen der Bestandserhaltung werden auf verschiedene Arten vermittelt: Fachtexte, Freitextaufgaben, Minispiele, Videos und Multiple-Choice-Aufgaben.
Aber wichtig ist: Bei komplexeren Schadensbildern sollte man immer einen Fachmann oder eine Fachfrau kontaktieren – daher wenden Sie sich an Restauratorinnen und Restauratoren.

Die Referentin stellt den E-Learning-Kurs Bestandserhaltung vor:

  • Einführung mit dem Lebenszyklus von Archivgut
  • Level 1: Einführung von Basishandgriffen: trockenreinigen, entmetallisieren, verpacken, signieren
  • Level 2 und 3: Schadensbilder, Präventionen und Behandlungsmöglichkeiten
  • Level 4: Schadensprävention bei der Benutzung
  • Level 5: Schadensbilder
  • Literatur zum Thema

Abschließend stellte die Referentin das LVR-Conservation-Kit vor, das in Zusammenarbeit mit der Archivberatung und der Werkstatt für Papierrestaurierung im LVR-AFZ entwickelt wurde. Es handelt sich um einen Werkzeugkoffer, der alle nützlichen Materialien und Werkzeuge enthält, um kleine Reinigungs- und Sicherungsmaßnahmen selbständig durchzuführen. Hierzu gibt es ein bebildertes Handbuch. Derzeit befinden sich 10 Koffer in der praktischen Erprobungsphase und sollen 2019 über Drittmittel finanziert in größer Stückzahl erscheinen. Die Kosten eines solchen Koffers belaufen sich derzeit auf ca. 280€.

Dr. Riccarda Henkel, LVR-AFZ, Archiv des LVR
Die Geschichte der “NS-Euthanasie” im Rheinland archivpädagogisch vermitteln. Vorstellung der Unterrichtsmaterialien des LVR-AFZ als Angebot für Schulen und Archive

Mehr als 200.000 Menschen mit körperlichen oder geistigen Behinderungen oder psychischen Erkrankungen wurden Opfer den „NS-Euthanasie“-Maßnahmen, darunter etwa 10.000 Betroffene aus dem Rheinland, die Patienten von verschiedenen Kliniken und Einrichtungen, die in der Trägerschaft des Provinzialverbandes Rheinland standen, stammten. Der LVR als heutiger Träger dieser Kliniken widmet sich seit etlichen Jahren der Aufarbeitung der Geschichte dieser Institutionen. Hierfür wurden Projektmittel zur wissenschaftlichen Erforschung bereitgestellt und die wissenschaftlichen Publikationen finanziert.
Doch man will nicht allein ein historisches Fachpublikum ansprechen, sondern dieses Thema an eine breite Öffentlichkeit tragen. 2012 bewilligt daher der LVR die Mittel für das Projekt „Geschichte der NS-Euthanasie im Rheinland an Schüler vermitteln“.

Aufbau des Projekts:

  • Das Projekt wird von einem Beirat bestehend aus Historikern, Archivaren und Pädagogen begleitet
  • Dr. Bettina Bouresh und Dr. Frank Sparing sind das Redaktionsteam für das Schülerarbeitsheft und die digitale Dokumentensammlung
  • Barbara Lipinska ist die Regisseurin des Dokumentarfilms
  • LVR-Zentrum für Medien und Bildung in Düsseldorf erstellt das Medienpaket

Themen und Zielgruppen:
Bislang konnten drei thematische Medienpakete veröffentlicht werden:

  • 2014: „Transport in den Tod“ (Euthanasie), Zielgruppe: Sekundarstufe 2
  • 2015: „Kinder müssen schlafen nachts“ (Kindereuthanasie): Zielgruppe Sekundarstufe 1
  • 2017: „Diagnose Jude“ (jüdische Psychatriepatienten zwischen Euthanasie und Holocaust): Zielgruppe Sekundarstufe 2
  • 2019: geplantes Medienpaket „Mein Gewissen ist rein“. Die Täter in der NS-Euthanasie vor und nach 1945.

Anwendung der Medienpakete in der Historischen Bildungsarbeit:
Das Angebot der Medienpakete richtet sich nicht ausschließlich an Schulen, sondern auch an andere Bildungsträger und natürlich auch an Archive. Die Medienpakete sind modular aufgebaut, also nicht nur gesamt nutzbar, sondern auch einzelne Kapitel für eigene Projekte, die bei Archiven durch eigene Quellen ergänzt werden können. Die Medienpakete bieten auch Möglichkeiten des fächerübergreifenden Einsatzes außer Geschichte auch Religion, Ethik, Philosophie, Pädagogik, Kunstunterricht etc.
Kostenlose Bestellungen für Archive und Bildungseinrichtungen und weitere Informationen per E-Mail unter: archiv@lvr.de
Abschließend: Das Land NRW fördert Fahrten zu Gedenkstätten und Erinnerungsorten in NRW. Vom 29.8.2018 bis 31.7.2019 stehen für Exkursionen 200.000 € zur Verfügung.

Dr. Bettina Joergens und Dr. Kathrin Pilger, Landesarchiv NRW, Duisburg
Das Relaunchprojekt zum Archivportal NRW

Das Portal „Archive in Nordrhein-Westfalen“, das das Landesarchiv NRW seit 1998 betreibt, eröffnet sparten- und institutionenübergreifend einen Zugang zur überlieferungsreichen Archivlandschaft in NRW. Nicht nur das Landesarchiv und die Kommunalarchive, sondern auch die Archive der politischen Parteien, katholische und evangelische Kirchenarchive, Unternehmensarchive sowie Privatarchive und Archive der Hochschulen, der Medien und von Kultur- und anderen Einrichtungen informieren im Archivportal NRW über ihre Angebote und Bestände.
480 Einrichtungen beteiligen sich zurzeit am Archivportal NRW; über 1700 Findmittel zu Beständen mit 2 Millionen Verzeichnungseinheiten stehen online im Portal zur Verfügung und können recherchiert werden. Insgesamt sind 30 Mio. Zugriffe pro Jahr registriert.
Zahlreiche Archive haben schon begonnen, auch Archivgut in digitaler Form online über das Portal zugänglich zu machen.
Mit der Freischaltung des Archivportals D als deutschlandweitem Archivportal im September 2014 hat das Portal “Archive in NRW” nun zusätzlich zu seiner eigenen Portalfunktion die Funktion als Regionalaggregator für das Archivportal D übernommen. Es nimmt damit den Archiven im Land die Mühe ab, ihre Daten an zwei verschiedenen Stellen pflegen und synchron halten zu müssen.

Das Relaunchprojekt: 2018/19

Mit den neuen Funktionen und einer grundlegenden Überarbeitung der Navigation erreicht das Portal eine übersichtlichere und moderne Darstellung der nordrhein-westfälischen Archivlandschaft. Hinzu kommt, dass die Weiterentwicklung auch die Voraussetzung schafft für einen Ausbau der Erschließungsinformationen und archivischen Digitalisatangebote. Beständeübersichten und Findmittel können ab sofort als EAD-Dateien importiert werden. Das verbessert die Kompatibilität des Portals mit den unterschiedlichen Erschließungssystemen in den Archiven; neue Inhalte können so für das Portal erschlossen werden. In der neuen Entwicklungsstufe besteht schließlich auch die Möglichkeit, Findbücher direkt auf der Basis des Metadatenstandards METS mit Digitalisaten zu verknüpfen. Zu diesem Zweck wurde der DFG-Viewer für METS-Dateien mit dem Portal verlinkt und dabei zugleich eine Möglichkeit geschaffen, Findbucheinträge aus der Datenbank in die Digitalisatanzeige zu übernehmen.

Nach dem Relaunch wird es einen Zugang zu den Archiven auch über topographische Karte geben, auf der die Archive nach Archivsparten farblich gekennzeichnet sind, außerdem eine navigierende Schlagwortliste und einfache Pflege der Beständedatenbank.

Allerdings ist es bei den Planungen zu deutlichen Verzögerungen gekommen. Die Überführung der Daten in das neue Portal ist noch nicht abgeschlossen, sondern dauert noch an. Die Tests des Systems, an dem sich das ALVR, das StA Duisburg, das KrsA Kleve und das StA Düsseldorf beteiligen, finden bis zum 20. Juli statt. Die Abnahme erfolgt voraussichtlich Ende August. Für den 21.9. ist eine Schulung für 20 Personen angedacht. Die Freischaltung wird voraussichtlich Ende 2018 erfolgen.

Susanne Harke-Schmidt, Stadtarchiv Kerpen
„Mein Stadtarchiv“ – Ein Projekt des Stadtarchivs Kerpen mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrals (KDVZ) Rhein-Erft-Rur

Zum Pilot-Projekt „Mein Stadtarchiv“ bei Open.NRW
Die Kolpingstadt Kerpen hat sich zusammen mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur im April 2017 um die Förderung eines Pilotprojekts im Rahmen von „Kommunalem Open Government in NRW“ beworben. Ziel dieses Projektes war die Schaffung einer Open-Data-Plattform für Informationen und digitalisierte Medien aus dem Stadtarchiv und gleichzeitig die Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern zu den im Stadtarchiv überlieferten Archivalien. Aus einer Vielzahl von Bewerbern wurden landesweit 10 ganz unterschiedliche Open-Data-Projekte prämiert, darunter das Kerpener Projekt, das mit 45.000 € vom Land NRW gefördert wird.

Realisierung der Plattform „Mein Stadtarchiv“
Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der KDVZ und der Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. (OKF) binnen sechs Monaten realisiert. Um die organisatorische Umsetzung kümmerte sich Karl-Matthias Pick von der KDVZ, die Softwareentwicklung und technische Bereitstellung der Plattform übernahm Ernesto Ruge von der OKF, der seit Jahren ehrenamtlich im Umfeld von OpenData aktiv ist und daher neben der technischen Umsetzung viele wertvolle Hinweise einbringen konnte, wie eine solche Plattform sinnvoll zu gestalten ist.

Ziel der Plattform „Mein Stadtarchiv“
Das Stadtarchiv Kerpen bietet schon seit Jahren auf dem Archivportal NRW
Recherchemöglichkeiten zu den im Stadtarchiv Kerpen überlieferten Beständen. Eine Suche in diesem Portal ist zwar über die gängigen Suchmaschinen nach Schlagworten oder im Portal selbst möglich, erschließt sich aber eher historisch oder archivisch vorgebildeten Menschen. Im Gegensatz dazu bietet das Portal „Mein Stadtarchiv“ ein niederschwelliges und gleichzeitig inhaltlich anspruchsvolles Angebot, mit dem sich alle Kerpener Bürgerinnen und Bürger per einfachem Klick über das im Archiv vorhandene Material informieren können. Hier werden Findmittel und die bereits digitalisierten und dafür geeigneten Archivalien angezeigt und stehen zum Download zur Verfügung. Dazu gehören in erster Linie umfassende Fotobestände, aber auch Urkunden, Akten und Karten. Schon im ersten Schritt werden rund 19.000 Datensätze und über 1.900 digitalisierte Unterlagen (die ältesten Urkunden aus dem Adelsarchiv Burg Hemmersbach, historische Karten etc.) zur Verfügung gestellt. Das Angebot soll stetig ausgebaut und erweitert werden. Ziel ist es, auch die Standesregister von 1798 bis 1875 einzustellen, um die Familienforschung zu erleichtern.
Wichtig war im Projekt von Anfang an, dass Bürgerinnen und Bürger einbezogen werden sollen. Daher werden auch digitale Fotos gezeigt, die bisher weder inhaltlich noch zeitlich zugeordnet werden konnten. Die Bürgerinnen und Bürger können sich hier aktiv beteiligen, indem sie Kommentare zu den abgebildeten Fotos abgeben. Es ist jederzeit möglich, die dargestellten Bilder über soziale Medien zu teilen und somit interessante Aspekte der Kerpener Geschichte einfach und schnell zu verbreiten. Auch denjenigen Bürgerinnen und Bürgern, die bisher nicht im Stadtarchiv gearbeitet haben, gewährleistet das Portal eine barrierefreie und leichte Handhabung.

Dr. Weber, LVR-AFZ

Dr. Weber weist auf die Publikation “Dokumentationsprofil Schule” hin, die von Peter Weber, Riccarda Henkel, Gregor Patt und Angelika Neugebauer (LVR-AFZ) erarbeitet wurde und auf der LVR-AFZ-Homepage digital publiziert ist.

Nachtrag: Aktuelle Stunde

In der seit Jahren bewährten Form beschließt die Aktuelle Stunde unter der Moderation von Dr. Peter Weber den Rheinischen Archivtag.

Zum Stand der digitalen Langzeitarchivierung in NRW berichtet Dr. Weber, dass die beiden Lösungen DiPS kommunal und DNS im Lösungsverbund DA NRW in Pilotprojekten getestet werden. Allerdings fehlt es weiterhin bei beiden Produkten an Erfahrungen im produktiven Regelbetrieb außerhalb der jeweiligen Anbieterkonsortien.

Für den Bereich der Bestandserhaltung weist Dr. Weber auf das neue Sonderförderprogramm der Bundesregierung  zum Originalerhalt in Höhe von 1 Mio Euro hin, das durch die KEK (Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts) verwaltet wird. Obwohl die Rahmenbedingungen für eine Beteiligung kleinerer und mittlerer Archive durch das angestrebte Mindestvolumen von 40.000 € pro Projekt schwierig waren, ist es gelungen 10% der Fördersumme für Projekte in NRW anzufordern. (Nähere Informationen zum Sonderförderprogramm der KEK)

In der aktuellen Diskussion zur Evaluierung von Entsäuerungsverfahren konnte u. a. von Seiten der Bundeskonferenz der Kommunalarchive gegen die Überführung der ISO 18344 (Effectiveness of paper deacidification processesin) in eine identische DIN 32701 (liegt zur Zeit als modifizierter Norm-Entwurf „Information und Dokumentation – Wirksamkeit von Papierentsäuerungsverfahren“ vor) interveniert werden.

Volker Hingst (LVR-AFZ) berichtet über den aktuellen Sachstand des LISE-Projekts, das sich nach nunmehr zehn Jahren Laufzeit in der 3. Laufzeitphase bis 2019 befindet. 2017 wurden bislang 860 Kg Material in der Block-Entsäuerung verarbeitet und ca. 220.000 Blatt im Einzelblattverfahren. Herr Hingst bittet darum, weitere Anträge zu stellen und diese möglichst früh dem LVR-AFZ zuzuleiten, damit die Auftragsabwicklung entsprechend geplant werden kann.

Dr. Claudia Kauertz (LVR-AFZ) liefert einen kurzen Bericht zum Thema „Hygiene im Archiv“, das  seit 2015 einen Schwerpunkt in der Beratungs- und Präventionstätigkeit des LVR-AFZ bildet. In den beiden vergangenen Jahren wurden bei der KEK jeweils Mittel für 10 Hygienesets (Luftfilter und Staubsauger) beantragt, die in der Zwischenzeit nach dem Muster der Notfallboxen dezentral verteilt wurden. Die Empfänger der Sets verpflichten sich vertraglich, diese an weitere Archive in der jeweiligen Region auszuleihen. Um alle Mitgliedskörperschaften zu versorgen, wurden bei der KEK Mittel für sechs zusätzliche Hygienesets beantragt. Die Verteilung der Sets wurde einerseits durch Anwendungsworkshops vor Ort flankiert. Darüber hinaus fand im Mai 2017 eine zweitägige Tagung statt, die die „Objekthygiene“ in Theorie und Praxis thematisierte.

Der Informationsblock zum Thema Bestandserhaltung wird von Volker Hingst mit einem kurzen Sachstandsbericht zu Papierfischchen abgeschlossen. Diese sehr resistente Spezies fühlt sich bereits bei deutlich geringerer Luftfeuchtigkeit wohl als das allseits bekannte Silberfischchen und ist bei Befall bisher nur sehr schwierig auszutilgen. Bisher ist ein akuter Fall im Rheinland bekannt. Herr Hingst appelliert noch einmal eindringlich an die Kolleginnen und Kollegen, Neuzugänge des Archivs zunächst zu separieren, da die Schädlinge häufig in/mit den Kartons eingeschleppt werden.

Im Anschluss weist Dr. Weber auf die angespannte Stellensituation in NRW hin. Aktuell gibt es Stellen in der Region, die nicht mit Fachpersonal besetzt werden können. Um mittelfristig für Entspannung zu sorgen beteiligen sich das LVR-AFZ und das LWL-Archivamt seit dem Ausbildungsjahr 2016 aktiv an der Ausbildung der Anwärter für den gehobenen Dienst.

Abschließend stellt Heike Bartel-Heuwinkel (LVR-AFZ) das Landesprogramm zur Digitalisierung historischer Zeitungen vor, das vom bisherigen Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert wird. Grundlage ist ein von 2013 bis 2015 durchgeführtes DFG-Projekt mehrerer Landesbibliotheken zur Digitalisierung überregionaler Zeitungen sowie eine Umfrage zur Erhebung historischer Zeitungstitel unter Archiven, Bibliotheken und anderen Institutionen. Das nun angelaufene Programm wird federführend von den Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn und Münster betreut sowie durch den LVR, das Hochschulbibliothekszentrum als technischem Partner und einzelne kommunale Archive unterstützt. Mittelfristig soll das zunächst bis 2019 bewilligte Programm Zugang zu den verstreut überlieferten und nur teilweise katalogisierten historischen Zeitungsbestände schaffen und Digitalisate auf einem gemeinsamen Online-Portal vorhalten. Da viele dieser Bestände in den lokalen Archiven als Mikrofilme vorhanden sind, liegt das Augenmerk zunächst auf einer Digitalisierung der Filme. Sollte das Programm  wie geplant über 2019 hinaus verstetigt werden, sollen auch Zeitungen in der originalen Druckausgabe einbezogen werden, die bisher in keiner Form technisch kopiert und damit gesichert wurden.

Nach dem Abschluss der aktuellen Stunde übernimmt Dr. Arie Nabrings das Mikrofon für das Schlusswort des diesjährigen Rheinischen Archivtags. Er weist zunächst auf die pointierte Zusammenfassung des Tagungsgeschehens durch Dr. Clemens Rehm zu Beginn der Podiumsdiskussion hin. Dann dankt er der Stadt Essen für die außerordentlich gute Unterstützung bei der Durchführung der Tagung. Als Tagungsort für den nächsten Rheinischen Archivtags übermittelt er die Einladung der Stadt Frechen. Abschließend verabschiedet er sich von den Kolleginnen und Kollegen der rheinischen Archive, da er selbst ab dem 1.1.2018 in den Ruhestand tritt und daher nicht mehr am 52. Rheinischen Archivtag teilnehmen wird.

Abstract zum Vortrag von Dr. Benjamin Bussmann: Informationserhalt und –verlust bei Datenmigrationen im Zuge der elektronischen Langzeitarchivierung

Das Landesarchivgesetz NRW schreibt u. a. die Erhaltung von Archivgut  “in seiner Entstehungsform” vor. Dr. Benjamin Bussmann stellt Überlegungen vor, wie eine diesem Ziel verpflichtete Bestandserhaltung für das genuin entstehende digitale Archivgut aussehen kann.

Angesichts der anwachsenden Menge an digitalen Informationen stehen Archivarinnen und Archivare vor der Herausforderung, dass digitale Archivalien (z.B. Datenbanken) im Gegensatz zu analogen Objekten (wie etwa Pergamenturkunden) einem steten technologischen Wandel unterliegen. Diese Veränderungen, die sich auf die Hardware, die Software und/oder die Dateiformate auswirken, können einerseits die Haltbarkeit und andererseits die Authentizität und Integrität der Informationen beeinträchtigen.

Den technologischen Wandel müssen Archivarinnen und Archivare daher fortwährend im Blick behalten und darauf reagieren, damit die digitalen Informationen dauerhaft und vertrauenswürdig erhalten bleiben. Die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung digitaler Objekte erfordert also eine aktive Archivierung. Dagegen stehen die analogen Unterlagen, die – nach ggf. konservatorischen Maßnahmen nahezu statisch archiviert werden können.

Spätestens seit den 1990er Jahren sind in Projekten und Publikationen zahlreiche Lösungsansätze für die Archivierung von digitalen Objekten erarbeitet und präsentiert worden. Nach einer allgemeinen Einführung in das Thema der elektronischen Langzeitarchivierung nimmt der Vortrag mit dem Migrationsansatz sowie der damit verbundenen Definition von signifikanten Eigenschaften einen wesentlichen Aspekt dieser Lösungsstrategien in den Fokus.

In Folge dieses Ansatzes wird auch die rechtliche Fragestellung beleuchtet, wie eine migrierte Datei, die nicht mehr der ursprünglichen Datei 1:1 entspricht, den Anspruch der Authentizität und Integrität erfüllt.

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Kurzvita von Dr. Bussmann

  • 2008–2011 Wissenschaftliche Hilfskraft im Dombauarchiv Köln
  • 2011–2014 Archivmitarbeiter im Bereich Digitalisierung im Historischen Archiv der Stadt Köln (HAStK)
  • 2011–2014 Berufsbegleitender Masterstudiengang Archivwissenschaft an der Fachhochschule Potsdam (FHP)
  • Seit 2014 Archivar im Bereich Digitalisierung im HAStK

Schwerpunkte der Tätigkeit:

  • Administration der Archivdatenbank ACTApro
  • Konzeptionelle Softwareweiterentwicklung
  • Bereitstellung von Findmitteln, Metadaten und Digitalisaten für die regionalen und überregionalen Internetportale
  • Archivische Aufgaben im Bereich Digitalisierung und Software

 

Aktuelle Stunde

Iris Kausemann, Historisches Archiv der Stadt Köln, lädt zum 11. Nationalen Aktionstag für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts am 5. September 2015 in Köln ein, der unter Motto “Zusammen sind wir stark – Bestandserhaltung im Verbund” steht. Als Festredner wurde Frank Schätzing gewonnen.

Der Leiter des Sachgebiets Bestandserhaltung im LVR-AFZ Volker Hingst berichtet über den Stand des Projekts “Landesinitiative Substanzerhalt (LISE)”. Bis Ende des Jahres 2014 haben 19 beteiligte Archive insgesamt 108 Anträge gestellt. Es wurden ca. 8,2 Mio Einzelblatt-Entsäuerungen und 3,6 Mio Maßnahmen im Blockverfahren durchgeführt; das entspricht bei einem Umrechnungsfaktor von 1 Kg = 200 Blatt 18,3 Tonnen Material. Nach Verlautbarung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) wird nach den Sommerferien über die Weiterführung des Programms entschieden. Die Tendenz zur Fortsetzung sei positiv, auch wenn mit einer Kürzung der Förderanteile zu rechnen ist.

Für ihre Masterarbeit im Bereich Restaurierung und Konservierung von Kunst- und Kulturgut an der Fachhochschule Köln zum Thema Zink-Oxyd-Papier sucht Stefanie Kirsten B.A. Archive, die ihr entsprechende Papiere aus Kassanda für die Beprobung zur Verfügung stellen.

Dr. Peter Weber berichtet über den Sachstand Gemeinsamen Positionspapiers
der Konferenz der Archivreferentinnen und -referenten und
Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (ARK)
sowie der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK)
Nur Papier nach DIN EN ISO 9706 erfüllt die Voraussetzungen
für eine dauerhafte Archivierung von schriftlichem Kulturgut”  Es habe in der Zwischenzeit Reaktionen vom Bundesumweltamt und eine damit verbundene Einladung zu einem Fachgespräch im September gegeben. Ziel der Initiative bleibt eine kostengünstige Variante von alterungsbeständigem Papier.

An den Themenkomplex der Bestandserhaltung anschließend weist Dr. Hanns-Peter Neuheuser-Christ, LVR-AFZ von Seiten des Fortbildungszentrums auf eine Veranstaltung am 8. September 2015 hin, die sich unter dem Titel “Externe Dienstleistungen in der Bestandserhaltung. Konzeption, Bedarfsermittlung, Beauftragung” mit dem Prozess von Ausschreibungen und der Auswahl von Dienstleistern für Bestandserhaltungsprojekte beschäftigt.
Zur Anmeldung
Er wirbt für ein weiteres Seminar des LVR-AFZ am 27. August 2015, das sich ebenfalls mit einem auf dem aktuellen Rheinischen Archivtag mehrfach behandelten Thema befasst.  Unter dem Titel “Sichtbar werden – neue Formen archivischer Öffentlichkeitsarbeit” werden die Präsenz in Archivportalen, Erfolg und Aufwand der Nutzung von Facebook und die Kooperationsmöglichkeiten mit dem Wikimedia-Universum vorgestellt und vertieft.
Zur Anmeldung

Dr. Michael Habersack, LVR-AFZ wirbt für das seit 2013 bestehende Landesförderprogramm “Archiv und Schule”, an dem sich alle öffentlichen Archiven beteiligen können. Voraussetzung sind eine Bildungspartnerschaft “Archiv und Schule”, eine Darstellung des Projekts und einen Kosten- und Zeitplan. Bewerbungsschluss in diesem Jahr ist der 15.9.2015. Die eingereichten Projekte werden von einer Jury aus Vertretern des MFKJKS und der beiden Landschaftsverbände begutachtet und erhalten bei einer positiven Bescheidung eine 80prozentige Regelförderung. In bisher vier Förderphasen (2 pro Jahr) wurden bereits 15 Projekte gefördert. Für die Bewilligung sind die Schülerbeteiligung und die Nachhaltigkeit relevant.

Zum Abschluss weist Dr. Peter Weber auf eine weitere Handreichung der BKK zum Umgang mit sozialen Netzwerken im Bereich der historischen Bildungsarbeit hin, die Ende des Jahres erscheinen soll.

 

Programmänderung am 19. Juni

Aufgrund der kurzfristigen Absage des Vortrags von Prof. Dr. Glauert kommt es in der Sektion 3 “Archivlandschaft in der Perspektive” am 19.6.2015 um 9.00 Uhr zu einer Programmänderung. Dr. Ursula Hartwieg, Leiterin der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), wird im Dialog mit Moderator Dr. Peter Weber das Thema “Bundesweiter Originalerhalt in gestufter Verantwortung” aufgreifen.

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Kurzbiografie von Dr. Ursula Hartwieg

  • 1984-1991, Westfälische Wilhelms-Universität in Münster: Magister Artium (Englische Literatur)
  • 1991-1997, Westfälische Wilhelms-Universität in Münster: Promotion bei Professor Bernhard Fabian (Buchwissenschaft, Verlagsgeschichte)
  • 1997-1999, Herzog August Bibliothek Wolfenbüttel, Fachhochschule Köln: Referendariat für wissenschaftlichen Bibliotheksdienst
  • 1999-2011, Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz: Referentin, Abteilungen Historische Drucke sowie Wissenschaftlicher Dienst, Projektleitungen für SBB bei kooperativen Projekten (z.B. Deutsches Textarchiv der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften, Verzeichnis der Deutschen Drucke des 18. Jahrhunderts)
  • seit 2011, Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz: Leitung der 2011 gegründeten Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), damit verbunden Publikations-, Vortrags- und Gremientätigkeit
  • seit 2013, Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft (IBI) der Humboldt-Universität zu Berlin: Lehrauftrag im Weiterbildenden Masterstudiengang Bibliotheks- und Informationswissenschaft im Fernstudium (Lehrgebiet „Bestandssicherung und Archivierung“)

Aktuelle Stunde

Zum Abschluss des Programms moderiert Dr. Peter Weber, Abteilungsleiter im LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, die aktuelle Stunde mit Neuigkeiten aus dem AFZ.

1. Das Archivgesetz Nordrhein-Westfalens von 2010 wird im September 2014 außer Kraft treten.

http://bit.ly/1qEntWz

Eine spannende Frage sei, ob es im Rahmen der Novellierung noch Möglichkeiten zu Änderungen gebe. Die wichtigste Neuerung ist wohl, dass nun auch die Kommunalarchive bei elektronischer Archivierung von Anfang an in die Prozesse mit einbezogen werden müssen.

2. Der Einsatz von Recycling-Papier in den öffentlichen Verwaltungen sollte weiter problematisiert und die Nutzung von höherwertigem Papier propagiert werden. Für amtliches, zu archivierendes Papiergut müssen DIN Normen Vorschrift sein. Zur Zeit wird an einem gemeinsamen Positionspapier von ARK und BKK gearbeitet.

Das AFZ hat entsprechende Empfehlungen zur Bestandserhaltung und Informationen zu DIN-Normen hier veröffentlicht:

http://bit.ly/1otU6mw

http://bit.ly/1xqrkXV

3. Das Projekt Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) läuft aus, aber die Chancen für eine Fortsetzung sind groß, wenn auch mit geringeren finanziellen Ressourcen.

Volker Hingst, Bestandserhaltung LVR-AFZ, gibt einen kurzen Zwischenbericht über das Projekt und fordert die Kolleginnen und Kollegen in den Archiven dringend dazu auf, noch Anträge auf Entsäuerung zu stellen, damit die vom Land bewilligten Gelder nicht verfallen. Das Land NRW übernimmt 70% der Kosten der Massen-Block-Entsäuerung, die Kommunen haben hier nur mit einem geringen Aufwand zu rechnen. Die Antragsstellung auf der nachstehenden Internetseite der Restaurierungswerkstatt sei niedrig­schwellig und man erhalte schnell eine Rückmeldung.

http://bit.ly/1qVmije

Erläuterungen zum Projekt und zur Antragstellung: http://bit.ly/1qEohe9

4. Es wird das neue AG-Projekt „Handbuch der Ruhrgebietsarchive“ vorgestellt, das vom AFZ unterstützt wird: Statt eines gedruckten Archivführers soll eine Online-Plattform erstellt werden, in der die beteiligten Institutionen als Geodaten, Points of Interests, erscheinen. Am Projekt sollen sich auch kleinere Sparten-Archive beteiligen können, sofern sie öffentlich zugänglich sind.

http://www.metropoleruhr.de/regionalverband-ruhr/karten-geodaten/geobasisdaten/points-of-interest.html

5. Aus der Reprografie wird berichtet: Während die Schutzverfilmung in NRW ein (mehr oder weniger) selbstverständlicher Teil der Bestandserhaltung sei, müsse doch weiterhin für sie geworben werden, da in einigen Bundesländern bislang keine einzige Schutzverfilmung durchgeführt wurde. Es bestehe also im bundesweiten Maßstab eine imminente Sicherungslücke. Auch im digitalen Zeitalter bekennt sich die BKK zur Verfilmung: Die Schutzdigitalisierung sollte mit dem totgesagten Mikrofilm kombiniert werden, um ein finanziell günstiges und im Sinne der Bestandserhaltung verlässliches Medium zu behalten.

http://bit.ly/1xqrO0i

http://bit.ly/TTnasM

6. Dr. Weber informiert, dass die Ergebnisse der Umfrage der KEK (Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts) eingeflossen sind in das zur Zeit im Entwurf befindliche Papier „Die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts in Archiven und Bibliotheken in Deutschland. Bundesweite Handlungsempfehlungen für die Kultusministerkonferenz und die Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien“.

7. Dr. Hanns Peter Neuheuser, Fortbildungszentrum LVR-AFZ, weist auf das in den Tagungsmappen enthaltene Jahresprogramm des Fortbildungszentrums hin und lädt zum Abonnieren des AFZ-Newsletters ein, um aktuelle Veranstaltungen nicht zu verpassen.

Als Herausforderung komme  auf die Archive das Thema Inklusion zu. Geltendes Recht (Behindertengleichstellungsgesetz) besage mittlerweile, dass Menschen mit Behinderungen aller Art Zugang zu Kulturgut gewährt werden muss: Archive seien also im Zugzwang, diese Bedingungen zu erfüllen. Das AFZ stehe völlig hinter dieser Idee und möchte helfen, kleineren Archiven die fälligen Umstellungen zu erleichtern: Am 25. August 2014 sind noch Plätze frei für die Veranstaltung: „Teilhabe an Kulturgut. Barrierefreiheit und Inklusion in Archiven, Bibliotheken und Museen“.

http://bit.ly/1mqHEpp

Im nächsten Jahr werde ein Workshop zum Thema „Bildungspartnerschaft Archiv und Schule“ – ein weiterhin sehr erfolgreich laufendes Kooperationsprojekt – angeboten, um etwaige Ängste vor der Antragsstellung und der praktischen Durchführung zu nehmen. 

 

Danksagung

Dr. Arie Nabrings, Dienststellenleiter des AFZ, beendet den 48. Rheinischen Archivtag mit einem positiven Rückblick: Kooperation sei für Archive tatsächlich kein Fremdwort, sondern inzwischen selbstverständlicher Bestandteil der Arbeitspraxis. Herr Nabrings bedankt sich bei Herrn Drs. Thissen und seinem Team vom Stadtarchiv Kleve, bei der Stadthalle für die Räumlichkeiten, Technik und das köstliche Buffet am Donnerstagabend, beim AFZ-Organisationsteam von Herrn Dr. Neuheuser und seinen Bloggern. In das Blog hätten sich bis zum Mittag des zweiten Tages schon rund 850 verschiedene IP-Adressen eingeklinkt, um die laufend festgehaltenen Ergebnisse des 48. Rheinischen Archivtages mitzuverfolgen.

Ergebnissicherung Sektionen 5 und 6

Frau Dr. Kauertz betont die Bedeutung der Bestandserhaltung als Kernaufgabe der Archive, denn ohne Bestände gibt es kein Archiv! Sie sieht Potential für weitere Kooperationen zwischen Archiven und anderen Kulturinstituten. Der Blick auf Notfallverbünde zeigt, dass gerade dieser Bereich mannigfaltige Möglichkeiten zu spartenreinen und spartenübergreifenden Kooperationen bietet. Auch im Hinblick auf die regionale Ausdehnung gibt es verschiedene Modelle von innerstädtischen Verbünden bis hin zu größeren Regionen. Dass tatsächliche Notfälle Kooperationen unverzichtbar mache, zeige die Zusammenarbeit des LVR mit dem Historischen Archiv der Stadt Köln nach dem Archiveinsturz. Fazit: “Kooperationen in der Bestandserhaltung sind lohnend.”

Für die Sektion 6 fasst Thomas Krämer die Ergebnisse zusammen. Das Blog siwiarchiv stelle eine gute und ressourcenschonende Möglichkeit für die Archive im Kreis Siegen-Wittgenstein zur archivischen Öffentlchkeitsarbeit dar. Für den Umgang mit Twitter spreche der niedrigschwellige Zugang, um Tagungen zu verfolgen und Kontakte zu Kollegen zu pflegen bzw. aufzubauen. Insgesamt wurde angemerkt, dass die Nutzung der Kommentarfunktion im archivischen Umfeld noch sehr zurückhaltend sei. Abschließend äussert Herr Krämer die Hoffenung, dass die durchaus lebhafte Sektion weitere Archive zum Einstieg in das Web 2.0 motiviert habe.

Sektion 5: Kooperation in der Bestandserhaltung – Normen

Der letzte Beitrag in dieser 5. Sektion wird von Dr. Sebastian Barteleit vom Bundesarchiv Berlin bestritten, der den Blick auf überregionale und internationale Kooperationen in der Bestandserhaltung lenken will.

Der Bestandserhaltungsausschuss – früher Restaurierungsausschuss – der Archivreferentenkonferenz (ARK) sei einer der aktivsten, produktivsten Ausschüsse, der mittlerweile zu einem Fachgremium mit 8 Experten ausgebaut wurde. Ein gemeinsames Positionspapier mit dem ähnlich aufgestellten Unterausschuss der BKK zur Alterungsbeständigkeit von Papier ist in Planung.Grundsätzlich ist festzuhalten, dass die Normung inzwischen primär international geprägt sei, aber die Zahl der Experten sei dennoch rückläufig. DIN und ISO Gremien sind direkt auf die Bedürfnisse von Archiven und Bibliotheken ausgerichtet, während die CEN zusätzliche Schwerpunkte für Museen und Denkmalpflege setzt. ISO-Normen müssen in Deutschland durch den DIN bestätigt werden, dagegen sind die CEN-Normen sofort zu übernehmen. Zur Zeit wird die DIN 67700 erarbeitet für sämtliche Fragen von Archivbauten. Ein mittlerweile in der 4. Auflage erschienenes “Handbuch zur Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken” stellt 35 Normen vor für Papier, Lagerung, Mikroverfilmung, Verpackung und Schadstoffe. Die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturgutes (KEK) arbeitet seit 2011 mit den eingangs genannten Ausschüssen der BKK und ARK zusammen. Herr Barteleit zieht das Fazit, dass Kooperationen Wissen und Erfahrungen einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen können. Die Archivarinnen und Archivare werden zur Mitarbeit an der Normung aufgefordert, um ihre Interessen in Zukunft weiterhin vertreten zu sehen.

Sektion 5: Kooperation in der Bestandserhaltung – Restaurierung

Anna Katharina Fahrenkamp M.A. vom LVR-AFZ als dritte Referentin der Sektion stellt das “Kölnflocken”-Projekt vor.

Der Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln 2009 bedeutete einen gravierenden Verlust von einzigartigem Kulturgut. Die Bergung der verschütteten Archivalien in einem Erstversorgungszentrum ermöglichte die Begutachtung und Einordnung der trockenen bzw. aus dem Grundwasser geborgenen Fragmente in die weiteren Restaurierungswege. In eine Bergungssoftware wurden alle festzustellenden Angaben (ist der Bestand oder gar die Signatur ersichtlich, welche konservatorische Schritte sind nötig?) eingetragen. Frau Fahrenkamp erläutert die Bearbeitungsschritte, wie sie in der Restaurierungswerkstatt in Pulheim-Brauweiler durchgeführt werden: Verschmutzungen, Risse, Deformierungen usw. sind die Schadensbilder, die sich bei den „Köln-Flocken“ präsentieren. Mit einem Naturkautschukschwamm werden alle Verschmutzungen, vor allem der alkalische Baustaub, trocken und schonend von den Oberflächen entfernt, danach erfolgt das Glätten der Fragmente in einer Klimakammer. Langfristiges Ziel sei es natürlich, die Fragmente wieder zusammenzusetzen – in einer Machbarkeitsstudie des Fraunhofer-Institutes wurde festgestellt, dass auch für die Kölner Fragmente eine digitale, virtuelle Rekonstruktion wie bereits für die zerrissenen Stasiakten sinnvoll und durchführbar sei. Die Ansprüche an die Digitalisierung sind hoch: Farb-, Papier- und Geometriemerkmale werden erfasst und vom Computer später zusammengesetzt. Wie ein Puzzle sollen sich die virtuellen Fragmente Stück für Stück ergänzen, um im Anschluss die ursprüngliche Archivalie nach dieser Vorlage physisch wiederherzustellen. Die zeitliche Dauer dieser Aufgabe lässt sich noch nicht absehen.

Sektion 5: Kooperation in der Bestandserhaltung – Notfallverbünde

Frau Dr. Kauertz begrüßt die Teilnehmenden der Sektion 5. In ihrem Impulsreferat betont sie, dass die Bestandserhaltung eine unverzichbare Kernaufgabe sei, die in den Archivgesetzen der Länder gesetzlich verankert ist. Sie sieht die Bestandserhaltung als eine gemeinsame Herausforderung aller Kultureinrichtungen, die kooperieren müssen um das Archiv- und Kulturgut sinnvoll schützen zu können. In den folgenden Beiträgen wird gezeigt, wie Kooperationen auf dem Feld der Bestandserhaltung funktionieren können.

Das erste aktuelle Beispiel der Zusammenarbeit stellt Frau Susanne Haendschke M.A. vor, die Leiterin der Bibliothek im LVR-LandesMuseum Bonn. Sie berichtet über dem Notfallverbund Bonn / Rhein-Sieg, der 13 Institutionen vereint. Es handelt sich sowohl um Archive als auch um Bibliotheken. Die Auslöser für die Gründung von Notfallverbünden in ganz Deutschland waren die Katasprophen in den letzten Jahren (sie nennt das Hochwasser in Dresden, den Brand in Weimar und den Einsturz des Stadtarchivs in Köln). Ausschlaggebend in Bonn und dem Rhein-Sieg-Kreis war die Verteilung der Notfallbox durch den LVR. Nach der Überreichung im Februar 2012 hat schon im Mai die erste Sitzung des gerade entstehenden Notfallverbundes stattgefunden. Im August kamen dann weitere Partner dazu. In Ihrem Vortrag widmet sich Frau Haendschke weiter den Vorrausetzungen für die Teilnahme. Sie stellt die rechtlichen und praktischen Bedingungen des Notfallverbundes Bonn-Siegburg vor, die die Notfallhilfe institutionalisieren und die Mitarbeiter der beteiligten Kulturinstitutionen im Not- und Schadensfall absichern sollen. Dabei wird die Sache nicht einfacher dadurch, dass es 13 unterschiedliche Unterhaltsträger gibt, daneben das Land NRW, kommunale Stadtverwaltungen, die Verwaltung des Rhein-Sieg-Kreises, politische Stiftungen und den LVR – und alle haben ihre eigenen Rechtsabteilungen. Sie betont die Wichtigkeit der gemeinsamen Übungen mit der Feuerwehr um praktische Erfahrungen zu sammeln. Als Problem sieht sie die räumliche Entfernung der beteiligten Archiven und Bibliotheken, was in einem Notfall eine längere Anreise bedeutet. Wichtig ist aber, dass auch die eher ländlich gelegenen Archive mit Hilfe rechnen können. Zum Schluss spricht sie die Hoffnung aus, dass Notfälle nicht zu häufig auftreten mögen.

Dr. Klaus Wisotzky vom Haus der Essener Geschichte/Stadtarchiv spricht im Anschluss über den von seiner Institution initiierten Notfallverbund Essen. Das rege Interesse und der Gewinn weiterer Teilnehmer führte zur Namensänderung in „Notfallverbund mittleres Ruhrgebiet“. Die beteiligten Institutionen sind in ihrer Struktur und Größe sehr unterschiedlich, ihre Bestände sind nicht unbedingt in einem zweckdienlichen Magazinbau untergebracht, einige Häuser haben zusätzliche Außenmagazine. Die Bestände sind dreistufig priorisiert worden (in Essen geschah dies in großen Blöcken: so sind die Archivalien vor 1800 und die Personenstandsregister Stufe 1), um im Notfall schneller agieren zu können, des weiteren müssen die Mitarbeiter in wiederkehrenden Übungen geschult werden, um im Notfall nicht hilflos herumzustehen. Dagegen musste ein regelmäßiger gegenseitiger Besuch mit Notfallübung in allen Institutionen als unpraktikabel aus dem Plan gestrichen werden – die beteiligten Orte liegen einfach zu weit auseinander. Es steht der Vertragsschluss kurz bevor, angestrebt wird indes, dass die Stadtoberhäupter und die archivischen Dienststellenleiter diesen vollziehen, um zu demonstrieren, dass ihnen die Bewahrung der Kulturgüter am Herzen liegt.

Frage von Dr. Andreas Pilger, Leiter des Stadtarchivs Duisburg: Das Ruhrgebiet lässt sich schwer definieren, und da Duisburg mittlerweile selbst an einer Beteiligung an einem Verbund interessiert ist – entstünde nicht eine Konkurrenzsituation zwischen einem westlichen und einem mittleren Verbund des Ruhrgebiets sowie weiterer Regionen? Herr Wisotzky widerspricht, da das Gebiet so groß sei und so viele Institutionen inzwischen sensibilisiert seien, würden verschiedene Verbünde Sinn machen und sich nicht behindern.

Auftaktvortrag von Dr. Frank M. Bischoff: Archivfachliche Kooperationen in NRW

Der Präsident des Landdesarchivs NRW Dr. Frank M. Bischoff eröffnet seinen Vortrag mit einem Rückblick auf die Schulzeit, in der seine Generation mit kooperativen Arbeitsweisen vertraut gemacht wurde. Er sieht in NRW bereits viele gut gelungene Kooperationen von Archiven, wie z. B. das Portal archive.nrw.

Wie Dr. Nabrings betont auch Dr. Bischoff, dass es handfeste Ziele braucht, um Kooperationen nicht um ihrer selbst Willen zu initiieren. Kooperationen müssen die Effektivität erhöhen und Ziele anstreben, die alleine nicht erreicht werden können.

Im Weiteren stellt Dr. Bischoff verschiedene erfolgreiche Kooperationen in den Mittelpunkt. Als gelungene räumliche Kooperation betrachtet er die gemeinsam untergebrachten Archive in Detmold. Hier sind Landesarchiv, Kreis- und Stadtarchiv unter einem Dach, nutzen einen gemeinsamen Lesesaal, eine Restaurierungswerkstatt und profitieren durch höhere personelle Flexibilität. Auch im Bereich der Notfallvorsoge und – planung wächst die Zahl der Verbünde, die eine Aufgabe abdecken sollen, die weder Archive noch verwandte Kultureinrichtungen allein bewältigen können. Ein weiteres Beispiel für Kooperationen an denen das Landesarchiv als Partner beteiligt ist, ist die Landesinitiative Substanzerhalt, die durch die Zusammenarbeit des Landes NRW mit den Landschaftsverbänden mittlerweile eine beachtliche Menge Archivgut entsäuert werden konnte. Auch bei der Überlieferungsbildung verfolgt das Landesarchiv Initiativen zu Verbundlösungen. Bischoff spricht hier vom Ziel der “Überlieferungsbildung im Dialog”. In der staatliche Überlieferung werden z. B. Behördernbesuche gemeinsam durchgeführt, wenn es zu Veränderungen in den Zuständigkeiten zwischen kommunalen und staatlichen Behörden gekommen ist, wie z. B. beim heutigen Landesbetrieb “Straßen NRW”. Im Bereich der Ergänzungsüberlieferung wurde vom Landesarchiv ein Profil erstellt und veröffentlicht, um hier in einen Austausch mit anderen Archivträgern einzutreten. Auch im Bereich der Erwerbungen für den so genannten Sammlungsbereich herrscht aus Sicht von Dr. Bischoff eher Kooperation und Dialog als Konkurrenz.

Ein weiteres großes archivisches Arbeitsfeld, das nur gemeinsam von den Archivträgern bewältigt werden kann, ist die Sicherung der digitalen Überlieferung. Hier bildet das Projekt DA NRW das Dach für verschiedene Lösungsansätze zur Langzeitarchivierung digitaler und digitalisierter Unterlagen.

Als Ausblick plädiert Dr. Bischoff an die Archive, heute die Weichen für weitere, effiziente und erfolgreiche Kooperationen zu stellen, da er für die Zukunft einen weiter steigenden Druck im Bereich der Wirtschaftlichkeit und der personellen Ressourcen erwartet. Wenn auch die Konkurrenz unter den Archiven eher eine geringe Rolle spielt, so stehen die Archive doch in Konkurrenz zu anderen Gedächtniseinrichtungen und Kulturinstitutionen. Daher sollten die Archive die Initiative ergreifen, um selbst Einfluss nehmen zu können und offensiv eine Kooperationsstrategie entwerfen.