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Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

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Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Abstract zum Vortrag von Dr. Bastian Gillner: #Neuland – Die Entdeckung der digitalen Archivstrategie

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Die abschließende Sektion wird durch Dr. Bastian Gillner eingeleitet. In seinem Vortrag stellt er die Herausforderungen und Potentiale digitaler Angebote für Archive vor. Im Zentrum der Ausführung steht die Entwicklung einer digitalen Archivstrategie.

Die digitale Transformation ist in nahezu allen Lebensbereichen in vollem Gange. Auch die Archive reagieren auf die Veränderungen und richten ihre Angebote auf die digitale Welt aus: Homepages, Soziale Medien, Archivportale, Virtuelle Lesesäle. Dieser Veränderungsprozess verläuft asynchron und allgemein eher langsam und zäh, vermutlich v.a., weil das Kernangebot der Archive, die Bereit­stellung von Archivgut, ungeachtet aller Digitalisierungsbemühungen, ein analoges Angebot ist und noch auf lange Frist bleiben wird. Nichtsdesto­trotz kann die digitale Welt aber kaum als irrelevant abgetan werden: Erwartungshaltungen der Nutzerinnen und Nutzer und erhebliche Chancen für die Archive bedingen eine aktive und offene Ausmessung des häufig noch so empfundenen Neulands. Grundsätzliche Diskussionen über die Aufgaben, die Möglichkeiten und die Rollen von Archiven in der digitalen Welt sind abseits vom allgemeinen (und nunmehr auch schon zwanzig Jahre alten) Wunsch nach einer Online-Stellung von Findmitteln und Archivgut noch kaum geführt worden. Der Vortrag will erste Überlegungen zu einer solchen digitalen Archivstrategie anstellen, die auch und gerade auf die Nutzerinnen und Nutzer und den Servicegedanken von Archiven abzielen.

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Kurzvita von Bastian Gillner

  • 1997–2009 Studium der Neueren und Neuesten Geschichte, Mittleren Geschichte und Politikwissenschaften an der Westfälischen Wilhelms-Universität (WWU) Münster, daneben Tätigkeit als Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl Frühe Neuzeit der WWU Münster (Prof. Dr. B. Stollberg-Rilinger) sowie bei der Historischen Kommission für Westfalen
  • 2009 Promotion („Freie Herren – Freie Religion. Der Adel des Oberstifts Münster zwischen konfessionellem Konflikt und staatlicher Verdichtung 1500-1700“)
  • 2009–2011 Archivreferendariat beim Hessischen Staatsarchiv Marburg
  • 2011 Projektarbeit bei der Hessischen Archivberatungsstelle Darmstadt (Benutzung von Digitalkameras im Lesesaal)
  • 2011 Wissenschaftlicher Archivar beim Landesarchiv Baden-Württemberg, Hohenlohe-Zentralarchiv Neuenstein (Ordnung und Erschließung des Partikulararchivs Hohenlohe-Öhringen)
  • Seit 2011 Archivrat beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen Abteilung Rheinland: Überlieferung der Polizeibehörden seit 1815 bis heute; Überlieferung der Schulverwaltungsbehörden seit 1815 bis heute; Mitarbeit im Geheimschutz: Verschlusssachen (VS-Unterlagen); Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit: Facebook-Auftritt
  • Daneben Aktivitäten im Bereich Archive und soziale Medien, z.B. Redakteur des Blogs Archive 2.0 (http://archive20.hypotheses.org)
  • Seit 2016 beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen Fachbereich Grundsätze in Duisburg, zuständig als stellvertretender Dezernatsleiter in Dezernat F4 für E-Government und Elektronische Unterlagen.
  • Seit 2016 Mitglied und seit 2018 Vorsitzender des KLA-Ausschusses Records Management. Daneben aktiv im Bereich Archive 2.0/Offene Archive, u.a. im VdA-AK Offene Archive

Link zur Publikationsübersicht

Sektion 3: Dr. Kathrin Pilger / Helen Buchholz: Aggregatorfunktionen in archivrelevanten Portalen

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In seiner Anmoderation erinnert Dr. Peter Weber an die vor vielen Jahren erstellte und publizierte Beständeübersicht, die letztlich die Grundlage für die Daten in archive.nrw bildete. Frau Dr. Pilger nimmt zunächst Bezug auf die Entwicklung der Portallandschaft in den letzten 10 Jahren und stellt eine zunehmende Vernetzung fest. Daher wäre eine weitere Zersplitterung nicht zielführend, da die vorhandenen Portale an der Übernahme einer Aggregatorenfunktion für das Archivportal D arbeiten.
Helen Buchholz bietet im Anschluss einen kurzen Überblick über das Portalangebot, das inzwischen regionale, spartenspezifische und nun auch ein bundesweites und ein europäisches Portal umfasst. Die nun übernommene Aggregatorenfunktion dient der Aktualisierung von Daten in einem Schritt in verschiedenen Portalen.

Frau Dr. Pilger resümiert die Entwicklung des Archivportals D bis zur Freischaltung im September 2014 und weist darauf hin, dass NRW  früh an den Vernetzungsaktivitäten beteiligt war. Für die an archive.nrw beteiligten Archive gibt es einen Aggregatorenvertrag zur Durchleitung der Daten an das Archivportal D, den bisher ca. 50 Archive unterschrieben haben. Die Weiterleitung ist noch nicht in allen Fällen durchgeführt sondern verläuft sukzessive.
Zur Beteiligung ist neben dem Abschluss des Aggregatorenvertrags die Beantragung eines ISIL-Codes bei der Staatsbibliothek zu Berlin notwendig. Nach Erfüllung der Voraussetzungen und der Aktualisierung der Daten in archive.nrw dauert es in der Regel 14 Tage bis die Daten dann im Archivportal D ankommen.

Zum Sachstand räumen die Referentinnen ein, dass es technische Probleme und damit Verzögerungen bei der Einrichtung der persistent identifier gab. Da die DFG-Förderung verlängert wurde und nun die Verbesserung des Dateningest im Mittelpunkt steht, wird an der Lösung dieser Schwierigkeiten massiv gearbeitet.
Zum Abschluss weist Frau Dr. Pilger noch einmal auf die Vorzüge zur Nutzung der Aggregatorenfunktion auch für kleine Archive hin, da die Datenübermittlung an das Archivportal D automatisch die Präsenz im Archivportal Europa ohne weiteren Aufwand nach sich zieht. Sie appelliert an die Kolleginnen und Kollegen, dringend die zum Teil sehr veralteten Daten in archive.nrw zu aktualisieren und dann der Bereitstellung im Archivportal D zuzustimmen.

In der anschließenden Diskussion weist Dr. Jens Metzdorf, Stadtarchiv Neuss, auf rechtliche Probleme hin, die in den Haftungsbedingungen des Aggregatorenvertrags schlummern. Herr Dr. Steinert ergänzt, dass zumindest das bisher fehlende ausdrückliche Kündigungsrecht nachgebessert werden soll, auch wenn die Ausstiegsmöglichkeit implizit ist, wenn ein Vertrag sich grundlegend ändert.
Eine weitere Frage zielt auf die Planungen zur Verbesserung der Zugänglichkeit und die Öffnung der Nutzungsbedingungen für die zukünftigen User und zur Ausschöpfung des User-Wissens. Kathrin Pilger stellt klar, dass es sich mit den jetzigen Aktivitäten um einen ersten, für viele Archive aber dennoch sehr großen Schritt in der Bereitstellung und Öffnung ihrer Daten handelt. Es gebe Überlegungen zum Einstieg in das semantic web oder dem Ausbau mit Crowdsourcing-Funktionalitäten, aber diese seien zur Zeit nicht auf der aktiven Agenda. Nachfragen zur bisherigen Präsenz von Wirtschafts- und kirchlichen Archiven ergeben, dass es einige Archive dieser Sparten vorhanden sind, aber dort noch viel Potenzial erwartet wird. Für die erste Phase der Weiterleitung an das Archivportal D wurde von Seitens des Landesarchivs ein Querschnitt der Archive gebildet, die den Vertrag bereits unterschrieben haben.

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Kathrin Pilger und Helen Buchholz: Aggregatorfunktionen in archivrelevanten Portalen

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Dr. Kathrin Pilger und Helen Buchholz, beide vom Landesarchiv NRW stellen vor, welche Aufgaben das Archivportal NRW zukünftig in der Landschaft der Archivportale erfüllen kann.

Das Thema „Online-Portale“ hat in den letzten fünfzehn Jahren in der nationalen, aber auch regionalen Kulturlandschaft zunehmend an Bedeutung gewonnen.
Dabei hat sich das Portalangebot vielfach ausdifferenziert, nicht nur inhaltlich, sondern auch spartenspezifisch. Gab es zu Beginn dieser Entwicklung eine über­schaubare Anzahl von Internetauftritten einzelner (größerer) Kulturinstitutionen, so stehen wir heute einer Vielzahl von Angeboten gegenüber, die zunehmend eine starke Tendenz zur Vernetzung aufweisen. Diese Entwicklung gewinnt im Augenblick v. a. im Bereich der Archive an Dynamik; hier sind Aggregatoren nützlich, um rechtliche Voraussetzungen zu schaffen und einen möglichst reibungslosen Datentransfer von einem Portal in das nächste zu gewährleisten.
Im Rahmen des Vortrags stellen die Referentinnen die Bedeutung von Kultur- bzw. Archivportalen vor, unter besonderer Berücksichtigung des Archivportals NRW. Dabei wird die Aggregatorenfunktion des Landesarchivs NRW, das das Re­gionalportal mit Unterstützung der beiden Landschaftsverbände betreibt, vorge­stellt und die rechtlichen und technischen Teilnahmevoraussetzungen erläutert. Schließlich wird  anhand von Beispielen der Weg vom Archivportal NRW in die weiterführenden Portale (v.a. Archivportal-D, Archivportal Europa) veranschau­licht.

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Kurzbiografie von Dr. Kathrin Pilger

  • Studium der Neueren und neuesten Geschichte, Kunstgeschichte, Romanistik und Politikwissenschaften an der Universität Münster
  • Stipendiatin am Institut für Europäische Geschichte in Mainz
  • Promotion über die Geschichte des Kölner Zentral-Dombauvereins im 19. Jahrhundert
  • 1999–2001 Archivreferendarin am Staatsarchiv Münster und an der Archivschule Marburg
  • seit 2001 Dezernentin am Hauptstaatsarchiv Düsseldorf (seit 2004 Landesarchiv NRW) in verschiedenen Dezernaten
  • seit 2014 Dezernatsleiterin für Öffentlichkeitsarbeit im Fachbereich Grundsätze des Landesarchivs NRW in Duisburg

Kurzbiografie von Helen Buchholz

  • 2007 bis 2011 Bachelorstudium an der Fachhochschule Potsdam im Fachbereich Informationswissenschaften mit dem Schwerpunkt Archiv
  • 2011 bis 2012 Masterstudium an der Fachhochschule Potsdam mit dem Schwerpunkt Wissenstransfer und Projektkoordination
  • Seit 2012 Mitarbeiterin im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, zunächst in der Abteilung Westfalen und seit 2013 im Fachbereich Grundsätze Dezernat Öffentlichkeitsarbeit in Duisburg

Ergebnissicherung Sektionen 1 und 2

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Dr. Wolfgang Schaffer resümiert die Sektion 2 und betont die Bandbreite der Portale, die beispielhaft in der Sektion vorgestellt wurden. Dabei sieht er eher eine Ergänzung der verschiedenen Portale als eine Redundanz. Die Vernetzung der Portale verschaffe vor allem kleineren Archiven einen Zuwachs an Öffentlichkeit.

Allerdings gibt es auf der anderen Seite weiterhin viele Archive, die seit Jahren ihre Informationen z. B. auf archive.nrw.de nicht aktualisiert haben. Die Anforderungen werden immer differenzierter, so dass auch die Frage im Raum steht, ob v. a. kleinere Einrichtungen mit den Anforderungen überfordert werden. Dennoch sollte die Mobilisierung weiterer Archive für die etablierten Portale fort geführt werden.

Dr. Hans-Werner Langbrandtner fasst die Ergebnisse der Sektion 1 zusammen. Er plädiert noch einmal für eine adäquate personelle Ausstattung für Erschließungsarbeit. Aus seiner Sicht zeige sich eine Entwicklung, dass für die archivische Kernaufgabe Erschließung immer weniger festes Personal zur Verfügung steht und Erschließung immer stärker als Projektarbeit stattfindet. Seine Leitfrage lautet, inwieweit durch diese befristeten Arbeiten Kompetenz und Spezialkenntnisse in den Archiven verloren gehen oder auf der anderen Seite neue Kompetenzen durch Projektpartner für die Archive hinzu kommen.

Sektion 2: Jürgen Weise: Das Portal des Arbeitskreises Kölner Archive

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Das letzte Portal, das in der Vormittagssektion zum ersten Mal der Öffentlichkeit gezeigt wird und kurz vor der Veröffentlichung steht, stellt Dr. Jürgen Weise, stellvertretender Archivleiter des RWWA, vor. Er schildert kurz die Anfänge des Arbeitskreises der Kölner Archivarinnen und Archivare, der ursprünglich nur als ein Stammtisch konzipiert war. Nach einer  gemeinsamen Veranstaltung im Jahr 2004 entstand der Wunsch nach einem gemeinsamen Projekt. Es entstand ein gedruckter Archivführer durch Kölner Archive („Signaturen”). Dieser erwies sich aber schnell wieder als veraltet. Der Arbeitskreis war sich einig, dass ein Online-Archivführer nötig sei. Es wurde ein preiswertes und einfaches Programm gewählt, damit alle beteiligten Archive selber Veränderungen vornehmen können. Zurzeit sind 25 Archive beteiligt (von insgesamt 80 bis 90 Archiven in Köln).

Eine Voraussetzung für die Nutzung des Internetauftritts ist, dass die Archive die öffentliche Nutzung des Archivgutes zulassen. In dem Auftritt wird v.a. verlinkt (u.a. zu archive.nrw.de), kleinere Archive veröffentlichen Fotos (da sie keine eigenen online-Findmittel haben) oder es besteht die Möglichkeit News einzustellen.  Jedes Archiv tut dies eigenständig. Dr. Weise zeigt einige Beispiele und betont noch einmal, dass es sich um ein preiswertes, aber ausbaubares Modell handelt.

Sektion 2: Ulrich Helbach: Das Portal „Katholische-Archive.de”

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Der Leiter des Archivs des Erzbistums in Köln Dr. Ulrich Hellbach stellt das Portal „Katholische-Archive.de” vor. Als Grundlage für das Portal diente der „Gelbe Führer” –  die Beständeübersicht der Bistumsarchive in Deutschland,  die 1991 herausgegeben wurde. Der Wunsch nach einer größeren Professionalisierung und nach erhöhter Außenwirkung gehörten zu den Gründen, die die Entstehung  einer  Online-Neuauflage beschleunigt haben. So entstand 20 Jahren nach der gemeinsamen Beständeübersicht das gemeinsame Portal Katholische-Archive.de. Es entwickelt sich in mehreren Phasen weiter (Phase I: 2010-2012, Phase II:  2013-2015, Phase III: ab 2016).

Im Portal findet man Grundinformationen zum katholischen Archivwesen. Darüber hinaus werden die einzelnen Archive kurz vorgestellt. Die überregionale Wirkung dieses Portal ist umso wichtiger, als z.B. in Bayern die katholischen Archive keine Möglichkeit haben, sich in regionalen Portalen zu präsentieren. Das ganze Projekt wird durch die Deutsche Bischofskonferenz finanziert und insgesamt von vier Partnern unterstützt (Bundeskonferenz der kirchlichen Archive, Erzbistum Köln und einem technischen Dienstleister). Zum Start haben sich ca. 100 Archive beteiligt und präsentieren die Erschließungsinformationen für ungefähr 140-150 Regalkilometer Archivgut.

An dem Portal verschafft  eine Übersicht über fast alle katholischen Archive in Deutschland. Man findet hier verschiedene Fortbildungsangebote und aktuelle Informationen. In Phase II wurde ein deutschlandweites Informationsinstrument entwickelt. In Form der gemeinsamen Eingangsseite www.Kirchliche-Archive.de entstand eine Brücke zu den evangelischen Archiven in Deutschland. Darüber hinaus ist das Portal im Portal der Katholischen Kirche verlinkt und erreicht dadurch neue Nutzergruppen. Im Jahr 2013 gab es ca. 7000 Zugriffe pro Monat.  Seit dem Jahr 2014 ist die Online-Stellung der Dokumente durch die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche” – gewissermaßen das Archivgesetz im Bereich der katholischen Kirchenarchive – rechtlich gesichert. Dr. Helbach hofft auf eine baldige Verbindung zum entstehenden Archivportal D, die für 2016 angedacht ist. Die katholischen Archive versprechen sich von dem Portal, dass sie noch besser wahrgenommen werden und auch noch weitere Nutzer gewinnen.

Sektion 2: Wolfgang Schaffer: Einführung in die Sektion „Konkurrenz oder Kooperation der Portale”

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Der Leiter des Archivs des Landschaftsverbandes Rheinland (ALVR) Dr. Wolfgang Schaffer leitet die Sektion 2 „Konkurrenz oder Kooperation der Portale” mit einführenden Worten ein. Er nennt das Internet ein für Archive inzwischen selbstverständliches Hilfsmittel. Eine Recherche oder die Auswertung von Quellen direkt vom Schreibtisch aus zu erledigen, statt das Archiv persönlich zu besuchen, sei  heutzutage in vielen Fällen zum Standard geworden. Die archivische Community unterstützt dieses sehr. Archivische Portale haben Sinn und Wert; die Chancen und Grenzen sollten analysiert werden.  Sie sind ein sehr geeignetes Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Dr. Schaffer nennt die bundesweiten überregionalen Archivportale und stellt kurz die Portale vor, die in den folgenden Beiträgen näher erläutert werden.

Sektion 2: Martina Wiech: Das Archivportal NRW

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Frau Wiech erinnert daran, dass das 1998 online gegangene Archivportal Archive in NRW das älteste Regionalportal sei und sich im Gegensatz zu anderen Portalen als sehr langlebig zeige. Es sei gewissermaßen der VW-Golf der Archivportale mit mehreren Runderneuerungen im Lauf seiner Geschichte.

Die Tatsache, dass im Portal eine Vielzahl von Archiven vertreten sei, sei von Beginn an eine hohe Zahl von Anfragen zusammengekommen, die gleichzeitig auch die Wahrnehmung für die einzelne beteiligte Institution gesteigert hätten. Am Erfolg seien auch die beiden Archivämter, das LWL-Archivamt für Westfalen und das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum (LVR-AFZ) als Spartenadministratoren für die Kommunalarchive beteiligt.

Archivrechtliche Fragen hätten zunächst die Weiterentwicklung des Konzepts. 2006 habe aber ein neuer Prototyp vorgestellt werden können, der ab Mai 2007 online gegangen sei. Einen weiteren Relaunch habe es 2012, verbunden mit der Einführung einer EAD-Schnittstelle gegeben. Es seien mittlerweile über 500 Archive mit rund 5000 Findmitteln im Portal.

Für das inzwischen entwickelte Archivportal D sei das Portal Archive in NRW als Aggregator aufgenommen worden. Die Arbeiten an der EAD (DDB)-Import-Schnittstelle würden derzeit abgeschlossen. Die Aggregationsfunktion für das Archivportal D solle eine Option sein. Mit Archiven, die diese Option nutzen wollten, werde das Landesarchiv eine Nutzungsvereinbarung abschließen, um die Daten auch rechlich abgesichert an das Archivportal D weitergeben zu können.

Sektion 2: Daniel Fähle: Das Archivportal D

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Das Archivportal D sei nicht einfach ein weiteres Portal in der deutschen Portalelandschaft und keine Insellösung. Es werde realisiert im Rahmen eines zweijährigen, seit 2012 laufenden DFG-Projekts und befinde sich auf der Zielgeraden. Synergien ergäben sich durch die Zusammenarbeit mehrerer Projektpartner. Es gebe zahlreiche Gemeinsamkeiten mit der Deutschen Digitalen Bibliothek, so die gemeinsame Plattform. Es gebe aber auch Unterschiede, die das eigene Portal der Archive rechtfertigten, insbesondere die Darstellung in der Tektonik. Anders als bei der DDB stünden nicht so stark die Digitalisate im Vordergrund, sondern stärker der Strukturzusammenhang der Archivalien.

Für NRW sei die Anbindung des Portals Archive in NRW an das Archivportal D geplant.

Die Oberfläche des Archivportals D sei weitgehend fertig gestellt. Der aktuelle Arbeitsschwerpunkt seien die Datenakquise und der Ingest. Herr Fähle zeigt eine Preview des Archivportals und ruft zur Beteiligung auf. Für die Beteiligung sei zunächst die Registrierung bei der DDB notwendig sowie die Beantragung eines ISO-konformen ISIL-Codes. Wenn Archive in NRW ihre Daten an Archive in NRW liefern, übernimmt das Landesarchiv bei entsprechendem Einverständnis der betreffenden Archive die Datenweitergabe an das Archivportal im Format EAD (DDB). Leider könnten noch nicht alle Archive bzw. Verzeichnungssoftwares im Format EAD (DDB) liefern, weil entsprechende Schnittstellen fehlten.

Neben dem Portal Archive in NRW arbeite man auch mit den anderen Regionalportalen zusammen, zuletzt hätten Gespräche mit den katholischen Kirchenarchiven stattgefunden.

Sektion 2: Abstract zum Referat über das Portal des AKA von Dr. Jürgen Weise

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Dr. Jürgen Weise (Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln) stellt in seinem Referat „Das Portal des Arbeitskreises Kölner Archivarinnen und Archivare (AKA)“ die Vorteile eines Online-Archivführers vor.

Das neue Internet-Portal des Arbeitskreises als „Wegweiser durch die Kölner Archivlandschaft“ stellt die konsequente Fortsetzung und Weiterentwicklung des 2006 in Druckform vorgestellten „Archiv-Guides“ „Signaturen“ dar. Die elektronische Variante des „Archiv-Guides“ will im Grundsatz immer noch dasselbe. Er zeigt die Wege auf, auf denen die Benutzer zielgenau die Archive herausfinden und kontaktieren können. Aber es kann viel mehr. Es ist jederzeit um weitere Archiveinrichtungen erweiterbar, es kann wichtige Nachrichten tagesaktuell transportieren und es kann im „world-wide-web“ Werbung für die Archive Kölns betreiben.

Der Arbeitskreis, der nunmehr seit nahezu 20 Jahren etabliert ist und in freier Vereinbarung gemeinsame Aktivitäten und Fachfragen diskutiert, will mit dem neuen „Archiv-Guide“ den Blick der Öffentlichkeit auch auf die weniger bekannten Archive lenken. Er ist derart konzipiert, dass er nur die wichtigsten Informationen anbietet, aber zusätzlich auf die Web-Sites der zugehörigen Archive und auf bereits bestehende Portale verlinkt.

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Kurzbiographie von Dr. Jürgen Weise

  • Studium der Volkswirtschaft, Wirtschaftsgeschichte und Wirtschaftspädagogik Universität zu Köln
  • Promotion Dr. rer. pol., Köln, Dezember 1988
  • Archivar im Rheinisch-Westfälischen Wirtschaftsarchiv seit 1978 (seit 2000 stv. Archivleiter)

Sektion 2: Abstract zum Vortrag von Dr. Martina Wiech zum Archivportal NRW

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Dr. Martina Wiech ist in dieser Sektion mit einem Referat über „Das Archivportal NRW“ vertreten, am Nachmittag hält sie in Sektion 3 zusammen mit Dr. Matthias Meusch einen Vortrag zur Überlieferung im Verbund zwischen Staat und Kommunen.

Das Portal „Archive in NRW“ ist das älteste regionale deutsche Archivportal. Der Vortrag fragt nach den Erfolgsfaktoren und den Herausforderungen für den dauerhaften und nachhaltigen Betrieb eines archivspartenübergreifenden Portals und stellt den aktuellen Entwicklungsstand vor. Schließlich wird auch der derzeit laufende Ausbau des Portals als Aggregator für das Archivportal-D und die Deutsche Digitale Bibliothek erläutert.

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Kurzbiographie von Dr. Martina Wiech

  • Seit April 2014 Leiterin der Abteilung Rheinland im Landesarchiv NRW
  • Von 2004 bis 2014 verschiedene Tätigkeiten in der Grundsatzabteilung bzw. im Fachbereich Grundsätze des Landesarchivs NRW. Von Dezember 2008 bis April 2014 Leiterin des Fachbereichs Grundsätze
  • Tätigkeitsschwerpunkte im Fachbereich Grundsätze: Konzeptionelle Steuerung der Überlieferungsbildung, Archivische Fachinformationssysteme und -portale, Archivrecht, Öffentlichkeitsarbeit

Sektion 2: Abstract zum Vortrag von Dr. Ulrich Helbach über das Portal “Katholische-Archive.de”

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Dr. Ulrich Helbach, Leiter des Historischen Archivs des Erzbistums Köln, stellt das Sparten-Portal katholische-archive.de vor, das vor allem für viele Kirchenarchive außerhalb von NRW ein wichtiges Forum darstellt, da es an übergreifenden Plattformen wie archive.nrw.de mangelt.

Das kirchliche Portal katholische-archive.de entstand 2009/10 als Online-Neuauflage der bewährten Beständeübersicht „Führer durch die Bistumsarchive der katholischen Kirche in Deutschland“ (1. Aufl. 1977, 2. Aufl. 1991). Es erfasst die Archiv- und Beständeangaben zu rund 100 katholischen Kirchenarchiven der Bistümer, Orden und Vereine bzw. Verbände. In ihrer Gesamtheit repräsentieren diese Archive über 150 km Archivgut. Neben grundlegenden Informationen zum katholisch-kirchlichen Archivwesen und Kurzdarstellungen der einzelnen katholischen Archive war von Beginn an mittelfristig eine fachlich standardisierte, transparente und differenzierte Bereitstellung von Informationen (4 Ausbaustufen: „Visitenkarten“, Beständeübersichten, Findmittel, Digitalisate) für alle katholischen Archive gedacht. Das war umso wichtiger, als viele Kirchenarchive keine Online-Plattform als Kooperationsmöglichkeit in ihrem Land (anders als in NRW mit archive.nrw.de) oder in ihrer Kommune hatten oder haben. Unterhalten wird das Portal von den vier Partnern Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland, Deutsche Bischofskonferenz, Erzbistum Köln und – als technischer Dienstleister – Firma APG (Bonn). Das von Köln aus operativ betreute Portal läuft nun seit 2010 und wurde inzwischen optisch, funktional und systemtechnisch weiterentwickelt. Ein qualitativer Sprung ist die aktuell laufende Planung, das Portal mit dem Archivportal-D zu verbinden und somit allen katholischen Archiven die Möglichkeit zu geben, vergleichsweise leicht – gemeinschaftlich – ihre Daten in diesem Portal in Deutschland (und darüber hinaus europaweit) zu präsentieren. Damit verbindet sich die Erwartung, dass die kirchlichen Archive mit ihren reichen Beständen mehr noch als bisher schon wahrgenommen und genutzt werden.

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Kurzbiographie von Dr. Ulrich Helbach

  • geboren 1958 in Koblenz
  • Studium und Promotion (Rhein. Landesgeschichte) an der Universität Bonn
  • Archivreferendariat NRW mit Archivschule Marburg
  • seit 1989 wiss. Archivar im Historischen Archiv des Erzbistums Köln
  • seit 2004 Leiter dieses Archivs, zugleich verantwortlich in den Vorständen mehrerer regionales Geschichtsvereine sowie in verschiedenen überdiöze­sanen Gremien der deutschen katholischen Kirchenarchive
  • seit 2010 verantwortlich (Impressum) für die Homepage katholische.archive.de

 

Sektion 2: Abstract zum Referat von Daniel Fähle über das “Archivportal D”

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Die zweite Sektion, die parallel zu Sektion 1 stattfindet, steht unter der Überschrift “Konkurrenz oder Kooperation der Portale”. Daniel Fähle stellt in seinem Vortrag “Das Archivportal-D. Projektstand & Wege zur Beteiligung” das seit Oktober 2012 in der Entwicklung befindliche Projekt vor.

Im Archivportal-D können archivische Erschließungsleistungen und digitalisiertes und digitales Archivgut im Internet für die Nutzung bereitgestellt und präsentiert werden. Die Entwicklung eines solchen nationalen Zugangs zu Archivinformationen und Archivgut wurde von wissenschaftlichen Nutzern, Förder­gre­mien und der Archivwelt gleichermaßen seit längerer Zeit erwartet. Das Vorhaben wird nun in einem zweijährigen DFG-Projekt vom Landesarchiv Baden-Württemberg, FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur, der Archivschule Marburg, dem Landesarchiv Nordrhein-Westfalen und dem Sächsischen Staatsarchiv realisiert. Zum Abschluss des Aufbauprojekts wird das Archivportal-D im Rahmen des 84. Deutschen Archivtags im September 2014 online gehen.
Der Beitrag bietet einen Gesamtüberblick über das Projekt und den aktuellen Entwicklungsstand. Vorgestellt werden die Projektinhalte und ‑ziele, außerdem sollen die Oberfläche und geplanten Funktionalitäten des Portals skizziert werden. Anschließend wird auf die konkreten Schritte eingegangen, die für eine Portalbeteiligung notwendig sind.

Projekt-Flyer
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Kurzbiographie von Daniel Fähle

  • geboren 1976 in Bautzen
  • Studium der Geschichte und Philosophie in Dresden und Trier
  • Redaktionsvolontariat im Verlag Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus, anschließend dort Fachredakteur und Projektmanager im Bereich Onlineportale
  • seit 2010 Wissenschaftlicher Mitarbeiter im Landesarchiv Baden-Württemberg (Projekte: LEO-BW, Archivportal-D)