Der Nutzende im Zentrum der Portallösungen – Weiterentwicklung des Archivportal-D

Dr. Denise Ruisinger (Deutsche Digitale Bibliothek – Fachstelle Archiv)

Im abschließenden Vortrag des Rheinischen Archivtags richtet Frau Dr. Ruisinger von der Fachstelle Archiv der Deutschen Digitalen Bibliothek einen Blick auf die Weiterentwicklung des Archivportals-D, welches die DDB seit 2012 betreibt. Im Fokus steht dabei vor allem die Frage, wie die Interessen und Anforderungen der Nutzenden im Portal stärker berücksichtigt werden können.

Frau Ruisinger gibt zunächst einen kurzen Überblick über die Entwicklung der regionalen Archivportale in Deutschland. Die Portale versprachen von Beginn an eine breitere Wahrnehmung und Zugänglichkeit der Archive für die Öffentlichkeit. Seit langem fungieren die regionalen Archivportale auch als Aggregator für das Archivportal-D und das Europäische Archivportal. Erschließungsdaten und ggf. auch verknüpfte Digitalisate können so automatisiert auch auf den höheren Ebenen bereitgestellt werden. 

Für die Nutzenden bieten die Archivportale eine komfortable Suche über die Bestände verschiedener Archive hinweg. Der Einstieg zum Archivportal-D erfolgt inzwischen zum weit überwiegenden Teil über konventionelle Suchmaschinen. Das bringt dem Portal eine deutliche Ausweitung des Nutzendenkreises, welcher auch statistisch nachvollziehbar ist. Es bringt aber auch neue Anforderungen an die Nutzerführung im Portal, wofür in den vergangenen Jahren u. a. das Frontend, die Trefferliste und die Barrierefreiheit deutlich verbessert worden sind. Auch Archiv-unerfahrene Nutzende sollen sich im Portal schnell zurechtfinden und Treffer schneller erfassen. Ebenso sollen vorhandene Digitalisate künftig zentral unter dem Titel angezeigt und so für Nutzende direkt sichtbar werden. Verbesserungen an den technischen Möglichkeiten des digitalen Viewers sollen gegen Ende des Jahres umgesetzt werden.

Eine weitere Verbesserung brachte die Einrichtung der inzwischen drei Themenportale sowie spezieller Personen- und Organisationsseiten. Diese Spezialseiten bieten übergreifende Informationen und Zugänge zu mit diesen Themen, Personen oder Organisationen verknüpften Unterlagen. Voraussetzung hierfür ist allerdings die noch nicht sehr weit verbreitete Verlinkung mittels Normdaten in der Erschließung.

In einer interaktiven Umfrage fragt Frau Ruisinger das Plenum “Was fördert die Auffindbarkeit von Archivalien in Portalen wie dem Archivportal-D?”. In der anschließend entstandenen Wortwolke stehen v. a. die Nutzung von “Normdaten” und “Verschlagwortung” in der Erschließung im Zentrum. 

Frau Ruisinger führt dazu weiter aus, dass die Auffindbarkeit von Archivalien im Portal  durch eine ungenügende Verzeichnung oder eine sehr starke Vereinzelung von Erschließungsdaten deutlich erschwert wird. Verbessern ließe sich dies z. B. durch eine Reduzierung der in den AFIS genutzten Erschließungsmasken. Ebenso hilft die Formulierung verbindlicher Erschließungsrichtlinien für das eigene Archiv. Hierfür kann auf zahlreiche Vorlagen und Beispiele sowie nationale und internationale Standardisierungen zurückgegriffen werden. 

Eine zentrale Maßnahme zur besseren Auffindbarkeit von Objekten im Portal sei die  Beifügung zusätzlicher Metadaten in der Erschließung. Beispielsweise können im Archivportal-D Suchergebnisse nach Fotos gefiltert werden. Hier können aber natürlich nur solche Objekte gefunden werden, denen das entsprechende Metadatum “Archivalientyp: Foto” bei der Erschließung auch beigefügt worden ist. Gleiches gilt für das Filtern nach Laufzeiten der Objekte. Nur wenn Laufzeiten in einer maschinenlesbaren Form angegeben sind, können die Filter des Portals die entsprechenden Objekte anzeigen. Angaben wie “o.D.” oder “im Jahre des Herren…” können die Suchfilter des Portals nicht verarbeiten. Aktuell gibt es zudem noch fast 240.000 Objekte im Portal, die “ohne Titel” erfasst sind und daher auch nicht durch die Nutzenden gefunden werden können.

In einer zweiten interaktiven Umfrage fragt Frau Ruisinger das Plenum abschließend: “Für wie wichtig und wie einfach umsetzbar halten Sie die genannten Maßnahmen?” Als wichtigste und am einfachsten umsetzbare Maßnahmen sieht das Plenum die Angabe von Laufzeitdaten und Archivalientypen in der Erschließung an. Als eher schwer umsetzbar wird die Anreicherung mit Normdaten und die Verschlagwortung angesehen.

Abstract zum Vortrag von Dr. Kathrin Pilger und Helen Buchholz: Aggregatorfunktionen in archivrelevanten Portalen

Dr. Kathrin Pilger und Helen Buchholz, beide vom Landesarchiv NRW stellen vor, welche Aufgaben das Archivportal NRW zukünftig in der Landschaft der Archivportale erfüllen kann.

Das Thema „Online-Portale“ hat in den letzten fünfzehn Jahren in der nationalen, aber auch regionalen Kulturlandschaft zunehmend an Bedeutung gewonnen.
Dabei hat sich das Portalangebot vielfach ausdifferenziert, nicht nur inhaltlich, sondern auch spartenspezifisch. Gab es zu Beginn dieser Entwicklung eine über­schaubare Anzahl von Internetauftritten einzelner (größerer) Kulturinstitutionen, so stehen wir heute einer Vielzahl von Angeboten gegenüber, die zunehmend eine starke Tendenz zur Vernetzung aufweisen. Diese Entwicklung gewinnt im Augenblick v. a. im Bereich der Archive an Dynamik; hier sind Aggregatoren nützlich, um rechtliche Voraussetzungen zu schaffen und einen möglichst reibungslosen Datentransfer von einem Portal in das nächste zu gewährleisten.
Im Rahmen des Vortrags stellen die Referentinnen die Bedeutung von Kultur- bzw. Archivportalen vor, unter besonderer Berücksichtigung des Archivportals NRW. Dabei wird die Aggregatorenfunktion des Landesarchivs NRW, das das Re­gionalportal mit Unterstützung der beiden Landschaftsverbände betreibt, vorge­stellt und die rechtlichen und technischen Teilnahmevoraussetzungen erläutert. Schließlich wird  anhand von Beispielen der Weg vom Archivportal NRW in die weiterführenden Portale (v.a. Archivportal-D, Archivportal Europa) veranschau­licht.

_______________________________________

Kurzbiografie von Dr. Kathrin Pilger

  • Studium der Neueren und neuesten Geschichte, Kunstgeschichte, Romanistik und Politikwissenschaften an der Universität Münster
  • Stipendiatin am Institut für Europäische Geschichte in Mainz
  • Promotion über die Geschichte des Kölner Zentral-Dombauvereins im 19. Jahrhundert
  • 1999–2001 Archivreferendarin am Staatsarchiv Münster und an der Archivschule Marburg
  • seit 2001 Dezernentin am Hauptstaatsarchiv Düsseldorf (seit 2004 Landesarchiv NRW) in verschiedenen Dezernaten
  • seit 2014 Dezernatsleiterin für Öffentlichkeitsarbeit im Fachbereich Grundsätze des Landesarchivs NRW in Duisburg

Kurzbiografie von Helen Buchholz

  • 2007 bis 2011 Bachelorstudium an der Fachhochschule Potsdam im Fachbereich Informationswissenschaften mit dem Schwerpunkt Archiv
  • 2011 bis 2012 Masterstudium an der Fachhochschule Potsdam mit dem Schwerpunkt Wissenstransfer und Projektkoordination
  • Seit 2012 Mitarbeiterin im Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, zunächst in der Abteilung Westfalen und seit 2013 im Fachbereich Grundsätze Dezernat Öffentlichkeitsarbeit in Duisburg