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Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements

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von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.

Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

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von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Frau Dr. Becker präsentiert, wie Managementkompetenzen in der Marburger Ausbildung vermittelt werden. Entsprechende Kompetenzen seien überall dort notwendig, wo komplexe Aufgaben zu erfüllen seien. Daher würden Managementkompetenzen zunehmend seit den 1990er Jahren innerhalb der Ausbildung angeboten.

Die Rahmenbedingungen der verwaltungsinternen Ausbildung würden durch die entsprechenden Ausbildungsordnungen gesteckt. Ausbildungsträger seien in erster Linie die staatlichen Archive des Bundes und der Länder, teilweise in Kooperation mit anderen Stellen wie beispielsweise den Landschaftsverbänden in NRW. Die Ausbildung dauere für den gehobenen Dienst (Fachhochschulstudium) insgesamt drei Jahre, für den höheren Dienst (Referendariat) zwei Jahre. Beide Ausbildungsstränge seien geteilt in einen berufspraktischen Teil in den Ausbildungsarchiven sowie einen Fachstudienteil an der Archivschule. Einzelheiten seien in den Ausbildungsordnungen sowie den entsprechenden Modulhandbüchern geregelt. Dennoch bestünden Unterschiede in den einzelnen Ausbildungsteilen, die von Bund und Ländern übernommen werden würden.

Am Beispiel des Landes NRW präsentiert sie eine mögliche Ausgestaltung des Studiums: Dazu würden berufspraktische Studien im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsausbildung an den Hochschulen des öffentlichen Dienstes gehören. Da diese in jedem Bundesland anders ausgestaltet sei, müsste an der Archivschule teilweise für eine Angleichung der Kenntnisse gesorgt werden. Dies betreffe auch und insbesondere Managementkompetenzen, wie sie in zwei Modulen im Umfang von etwa 30 Stunden gelehrt werden würden.

Für die Ausbildung des höheren Dienstes bestehe seit der Reform des Studienganges das Ziel, die Referendarinnen und Referendare zu Fach- und Führungspersonal (beziehungsweise je nach Ausbildungsordnung des Bundeslandes zu Führungs- und Fachpersonal) auszubilden. Einzelheiten seien im Modulhandbuch geregelt. Dazu gebe es im praktischen Ausbildungsteil ein eigenes Modul unter dem Namen “Archivorganisation und Archivmanagement”. Insgesamt seien dort etwa 35 Unterrichtsstunden vorgesehen. In der Ausgestaltung gebe es jedoch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Bereich der Fachstudien an der Archivschule hingegen seien für das Modul “Verwaltungs- und Archivmanagement” mit acht Lehrveranstaltungen mit 150 Unterrichtsstunden zuzüglich 90 Stunden Selbststudium vorgesehen. 

Als Fazit formuliert Frau Dr. Becker einige Wünsche zur Weiterentwicklung der Fachausbildung: Demnach müssten im Fachhochschulstudium Verwaltungskompetenzen stärker berücksichtigt werden, da dies auch der Realität in vielen Kommunalarchiven entspreche; bislang sei das breite Aufgabenspektrum des gehobenen Dienstes nicht komplett in der Ausbildung abgebildet. Zudem sollten die Ausbildungsanteile in den einzelnen Bundesländern stärker vereinheitlicht werden. Im Bereich des Referendariats würde es sich empfehlen, eine stärkere Verbindung zwischen fachbezogenen und allgemeinen Managementkompetenzen zu ermöglichen. Übergreifend sei es wichtig, ein Gespür bei der Zusammenarbeit mit der Trägerverwaltung eines Archivs zu entwickeln. Zudem plädiert sie für eine engere Zusammenarbeit der einzelnen Ausbildungsträger und der Archivschule.

Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich

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von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen

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von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Herr Dr. Cecconi präsentiert heute die Etablierung und Umsetzung des Archiventwicklungsplan des Stadtarchiv Chemnitz, welcher 2017 nach einer Umstrukturierung innerhalb der Stadtverwaltung angestoßen worden ist.

Ausgangspunkt war eine IST-Analyse des Archivs im Jahr 2017. Untersucht wurden u.a. die Zukunft der verschiedenen Standorte und die ausbleibenden Arbeitszeiten der damaligen Mitarbeitenden, Integration neuer Gesetze und Aufgaben und anstehende Großprojekte der kommenden Jahre. Kurzfristige Baustellen waren v. a. die Einbindung  und Vernetzung des Archivs in die Kulturlandstrategie mit Blick auf das anstehende Stadtjubiläum und die Erhebung Chemnitz zur Kulturhauptstadt Europas 2025. Langfristig waren insbesondere die Sicherung von Personalressourcen über die Verrentung der aktuellen Mitarbeitenden hinaus und die Planung des benötigten Neubaus.

Für die Personalplanung ging er von den Pflichtaufgaben des Archivs aus und formulierte gegenüber der Verwaltung sogar einen Mehrbedarf für neue Aufgaben wie die digitale Langzeitarchivierung. Für die Planung eines neuen Standortes ging das Stadtarchiv von einer Kalkulation der in Zukunft zu übernehmenden Akten aus und plante auf dieser Grundlage den Bedarf. Auch in der Digitalen Agenda der Stadt Chemnitz hat sich das Archiv als eine tragende Säule zur Digitalisierung der Stadtverwaltung aktiv eingebracht.

Alle diese Maßnahmen und Herausforderungen und Lösungen haben im Archiventwicklungskonzepts des Stadtarchiv einen einheitlichen Rahmen erhalten. Dieser wurde für einen Horizont von sechs Jahren gemeinsam mit dem Hauptamt und der Kämmerei erarbeitet und durch einen Ratsbeschluss offiziell beschlossen. Die Coronakrise hat allerdings die Umsetzung des Plans in der Realität erschwert. Die vorhandenen Ressourcen stimmten nicht mehr mit der Planung überein, neue Aufgaben traten hinzu. Dennoch ist heute ein Umsetzungsstand von rund 70% erreicht. Ungeklärt ist beispielsweise die Lösung der Standortfrage.

 

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

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von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Podiumsgespräch und Diskussion

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Dr. Mark Steinert moderiert eine Gesprächsrunde mit den vier Referenten des heutigen Vormittags. Anknüpfend an einige Zahlen, die im Verlauf der Vorträge gefallen sind, fragt er nach dem gegenwärtigen Blick auf den Stand des Archivmanagements.

Dr. Schneider möchte rückblickend ein optimistisches Fazit der Erfahrungen seiner Zusammenarbeit mit Archiven ziehen. Kritisch sieht er allerdings die aus seiner Sicht mangelnde Kooperation von Archiven in vielen Bereich.

Dr. Bischof, Präsident des LAV NRW, weist darauf hin, dass in den vergangenen Jahrzehnten die Managementkompetenzen in Archiven erheblich gewachsen seien, betont aber zugleich, dass noch viel Arbeit zu tun ist. Hierauf erwidert Dr. Schneider, dass er insbesondere im Bereich der Übernahme digitaler Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren für die Zukunft noch erhebliche Probleme sieht. Die Vorteile, die sich aus einem Zusammenspiel zwischen Kooperation und konkurrierenden Entwicklungen gerade im digitalen Bereich ergeben können, betont Dr. Patt.

In der Ermittlung von Kennzahlen und der Weckung eines flächendeckenden Bewusstseins für deren Bedeutung sieht Dr. Steinert ein Desiderat. Besonderen Wert möchte Dr. Schröder auf Richtwerte für die Ermittlung von Personalbedarfen legen. Zwar sei hier die Situation einerseits besonders deprimierend, da die allermeisten Archive personell unterbesetzt seien, doch sieht er aus der Perspektive der praktischen Archivberatung auf diesem Feld auch wesentliche Erfolge und Verbesserungen. Dr. Steinert betont, dass sich viele Kommunen der Problemlage durchaus bewusst seien und daher Organisationsuntersuchungen scheuten. Herr Holtman betont, dass es in den Niederlanden keine flächendeckende Struktur von Kommunalarchiven gebe, sondern vielfach regional gearbeitet würde, was mit Blick auf Stellenstrukturen und die Vergleichbarkeit von Richtwerten zu Ungleichgewichten führe. Dr. Patt misst Richtwerten zwar eine große Bedeutung für die Beratung bei, merkt aber auch an, dass es vielfach notwendig sei, in der Praxis Abstriche zu machen, um überhaupt Fortschritte erzielen zu können.

Frau Marner, LVR-AFZ, fragt mit Blick auf die Ausführungen von Herrn Holtman, welche Bedeutung Archive als offene Orte der Information und Kommunikation in Deutschland haben. Dr. Patt und Dr. Steinert betonen übereinstimmend die Vorbildrolle niederländischer Archive, die auch auf die deutsche Seite eine ausstrahlende Wirkung habe. Herr Holtman betont, dass dieser Wandel nur mit einem Paradigmenwechsel im archivischen Selbstverständnis wirklich umsetzbar sei. Er sieht in der Entwicklung in den Niederlanden keinen nur kurzfristigen Trend.

Herr Metzdorf betont, dass Archive mit ihren Aufgaben in der Erinnerungskultur  sowie der Sicherung und Bereitstellung authentischer Informationen der Demokratiestärkung dienen und diese Kompetenz, die auch von ihren Trägern erwartet werde, stärken und ausbauen sollten. Dr. Schneider betont, dass alle Überlegungen zur Ausrichtung von Archiven nur dann tragfähig seien, wenn deren ökonomische Auswirkungen stets mit bedacht würden.

 

“Patient wach und orientiert?” – Zum Stand des Archivmanagements

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von Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

Das Archivmanagement beschäftigt sich im Kern immer mit Transparenz, Wirtschaftlichkeit und strategischer Zielsetzung von Archiven. Die Ausführungen von Schröder konzentrieren sich auf das kommunale Archivwesen; in den staatlichen Archiven ist das strategische Management bereits fest etabliert.

Das Archivwesen hat in den 1970er Jahren begonnen, betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente zu übernehmen. Spätestens mit der Einführung des Masterstudiengangs Archivwissenschaften 2009 ist das Archivmanagement auch in der Ausbildung fest angekommen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Fort- und Weiterbildungsangebote, auch vom LWL-Archivamt, die Management- und Steuerungsstrategien vermitteln. Die Frage, ob Archivmanagement notwendig ist, ist nicht vorrangig von der Größe des jeweiligen Hauses abhängig – strategisches Management kann in allen Archiven konkrete und wichtige Auswirkungen zeitigen. 

Literatur zum Archivmanagement ist mittlerweile großem Umfang erschienen, aber nicht immer leicht zu finden. Auch in studentischen Arbeiten hält das Thema zunehmend Einzug, wenngleich diese Ausarbeitungen in der Regel unveröffentlicht bleiben. Die Beschäftigung mit Fragen des Archivmanagements im Studium lässt jedoch hoffen, dass die Ergebnisse dann auch in der Praxis angewendet werden.

Archivmanagement ist abgesehen von den großen Archiven nach wie vor selten. Eine Umfrage von Schröder im Vorfeld des Vortrags zeigt, dass zwar die Mehrzahl der Archive Kennzahlen erhebt, ein weitergehendes strategisches Management aber nur selten stattfindet. Der Umfrage zufolge besteht zwar ein klarer Zusammenhang zwischen Mitarbeiter*innenzahl im Archiv und dem Einsatz von Archivmanagementmethoden; dennoch gibt es eine signifikante Anzahl auch von Ein-Personen-Archiven, die solche Strategien nutzen. Die Größe des eigenen Hauses kann also kein Argument sein, sich nicht mit Archivmanagement zu beschäftigen.

Insgesamt ist das Bild in der Archivlandschaft vielfältig und nicht in Gänze überschaubar. Das Archivwesen gleicht einem Krankenhaus: Notaufnahme, Intensivstation und Ambulanz sind gleichermaßen belegt, einige Archive befinden sich aber auch auf dem Weg der Besserung oder sind bereits genesen. Es gilt daher, die aktuellen Herausforderungen anzupacken und dafür auch “neue” Managementwerkzeuge zu nutzen. 

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement. Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

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von Dr. Gerd Schneider, Leipzig

Schneider plädiert dafür, auch im Archivwesen betriebswirtschaftlich zu denken und zu arbeiten. Nur so sei es möglich, Geld für wichtige und drängende Projekte zu beschaffen. In der Digitalisierung, digitalen Langzeitarchivierung, Bewertung, Aussonderung, Übernahme und Bestandserhaltung stünden die deutschen Archive vor entscheidenden Herausforderungen. Es gibt also beinahe in allen archivischen Kernaufgabenfeldern dringende Probleme zu lösen. Für die meisten Herausforderungen gebe es datenbasierte Lösungsansätze, die strategischen Defizite aber sind massiv.

Bewertung und Übernahme

Bewertung und Übernahme sind entscheidende Kostentreiber. Verpackung, Erschließung und Magazinierung sind nur einmalige Aufwendungen, die Kosten für die dauerhafte Unterbringung, Erhaltung, Aufbereitung, Digitalisierung und Bereitstellung für Nutzer*innen hingegen fallen dauerhaft an. Ein Regalmeter Archivgut kostet so in 100 Jahren mehr als 50.000 Euro. Die Archive müssen daher in der Bewertung und Übernahme gezielt steuern, damit sie auch glaubwürdig für ihre Träger sind, denn: die Verantwortung für diese Kosten liegt bei den Archiven! Vielerorts werden jedoch bereits die Altregistraturen nicht systematisch analysiert, Schriftgut bewertet und ausgesondert, was wiederum zu massiven Mehrkosten führt.

Bestandserhaltung  

Mehr als 90% der Unterlagen bestehen aus holzschliffhaltigem Papier, das in absehbarer Zeit zerfallen wird. Die Archive müssen eine Zustandsanalyse der Bestände erarbeiten, die auch grob geschätzt werden kann. So lassen sich die dringendsten Maßnahmen und größten Gefahren feststellen und angehen. Obwohl es eigentlich mit wenig Aufwand verbunden ist, Restaurierungsaufwände abzuschätzen und ein grobes Bestandserhaltungskonzept zu erstellen, gehen viel zu wenig Archive diese Aufgaben an.

Digitalisierung

Ein wesentliches Problem besteht in der Übernahme digitaler Unterlagen: Vorgangsbearbeitungssysteme werden immer vielfältiger und komplexer, und die Langzeitlesbarkeit der Daten sicherzustellen ist eine große fachliche Herausforderung, für die auch fähige IT-Fachkräfte gebraucht werden.

Die Digitalisierung von analogen Originalen im großen Stil ist keine wirklich tragfähige Option: Zum einen ist die Digitalisierung ganzer Bestände selbst schlichtweg zu teuer, zum anderen lohnt sie sich auch nicht, wenn eine einzelne Archivalie im Schnitt alle 25 Jahre einmal ausgehoben wird. Schließlich ist auch ein digitales Archiv ein großer Kostentreiber, unter anderem weil die regelmäßige Transformation der Daten sehr aufwendig ist. Daher müssen dringend auch Alternativen ernsthaft geprüft werden.

Mit der Einführung der eAkte werden große Mengen analoger Unterlagen gesammelt ins Archiv gelangen, weil die übrigen Registraturen innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahren aufgelöst werden. Es ist mit etwa der dreifachen Menge der bisherigen regelmäßigen Abgaben zu rechnen, worauf die Archive jedoch nicht vorbereitet sind. Entsprechend stark werden die Archivbestände anwachsen. Der Abbau der Registraturen bietet aber auch großes Einsparpotenzial – mit den freien Mitteln ließen sich wieder Stellen im Archiv finanzieren. Dafür müssen die Archive aber proaktiv auf ihre Träger zugehen und deutlich machen, welches Geld an andere Stelle verfügbar wird.

Die Archive stehen also selbst in der Verantwortung, aktuelle Herausforderungen anzugehen, indem sie strategische Steuerungsinstrumente nutzen und ihren Trägern zeigen, welche Maßnahmen sie selbst bereits ergreifen und zukünftig ergreifen können, um das Archivwesen zukunftssicher zu machen.

Dr. Eva Rödel (Hessisches Landesarchiv, Präsidialbüro, Darmstadt): Bewertungsmanagement – Steuerungs- und Prozessoptimierung im Hessischen Landesarchiv

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Die Übernahme von Managementkonzepten ermögliche auch Archiven die Beibehaltung oder sogar Verbesserung von Standards und Arbeitsabläufen bei geringer werden personellen und finanziellen Ressourcen. Strategische Prozessoptimierung sei integraler Bestandteil der Arbeit im Hessischen Landesarchiv und betreffe somit auch die Überlieferungsbildung: Bereits bei der Gründung des Landesarchivs 2013 sei deutlich geworden, dass es Defizite gebe – das Fehlen eines Bewertungsmanagements habe zu Reibungsverlusten geführt. Ausgangspunkt um ein Management zu entwickeln sei die Erstellung einer „Eröffnungsbilanz“ gewesen. Im Rahmen dieser Erstellung sei deutlich geworden, dass zu einer ganzen Reihe von anbietungspflichtigen Stellen überhaupt kein Kontakt bestand. Deshalb habe man ein Kataster Überlieferungsbildung entwickelt, ihm komme eine Steuerungs- und Dokumentationsfunktion zu. Hier werden Informationen zu den abgebenden Stellen hinterlegt. Es ermögliche die Implementierung eines „Betreuungsturnus“ (jährlich, 2-jährlich, 5-jährlich) und sei der Ort, an dem alle maßgeblichen Informationen zu allen Kunden zusammengefasst würden. (Ein vergleichbares Instrument gibt es im LVR-AFZ für die Koordination der Archivberatung bereits seit über 17 Jahren: Die sog. „Archivkartei“, G.P.). Ohne Kataster sei die Perpetuierung und Intensivierung der Behördenkontakte kaum möglich. Geplant sei die Ausweitung auf nichtstaatliche Stellen und Akteure.

Ergänzt werde das Kataster durch den Masterplan „Bewertungs- und Übernahmestrategie“. Ziel sei die Erarbeitung von Bewertungsmodellen für alle Ressorts (https://landesarchiv.hessen.de/bewertungsmodelle), aber auch die Evaluierung und Novellierung alter bzw. inzwischen veralteter Bewertungsmodelle. Teil des Masterplans sei zudem die Feinbewertung von elektronischen Fachverfahren. Die Referentin fasst die Ergebnisse der bisherigen Erfolge auf diesem Gebiet summarisch zusammen.

Masterplan und Kataster seien für sich allein jedoch nur ein Bestandteil eines Managementkonzepts. Wichtig seien auch Kontrolle und regelmäßiges Controlling. Im Falle der Konstatierung von Mängeln müsse es zudem auch Möglichkeiten der Sanktionierung geben.

Im Folgenden geht Rödel auf die Evaluation personeller Ressourcen und organisatorischer Strukturen durch eine Unternehmensberatung ein. Ergebnisse seien der Übergang von der Bestände- zur Aufgabenverantwortlichkeit, Überlegungen zu einer Neustrukturierung der Sprengel sowie Überlegungen zur Personalbedarfsmessung für unterschiedliche Aufgaben. Insbesondere letzteres führte dazu, dass ein erheblicher Mehrbedarf belegt werden konnte.

Abschließend wendet sich die Referentin dem (noch im Aufbau befindlichen) Beratungsmanagement zu. Hier habe man eine Behördenumfrage vorgenommen, deren Ergebnisse die Referentin kurz zusammenfasst. Als Reaktion auf die Umfrage habe man u.a. ein Kompetenzcenter „Records Management“ gegründet – hier sei noch viel Arbeit zu leisten, um alle Behörden zu erreichen. Es bestehe jedoch Anlass zu großem Optimismus.

Podiumsdiskussion: Kooperation – Synergie oder mehr Stress?

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Ludger Kazmierczak (Westdeutscher Rundfunk Kleve) begrüßt die Diskutanten Dr. Jürgen Bacia (Archiv für Alternatives Schrifttum Duisburg), Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve), Dipl.-Psych. Corinna Wiegratz (Unfallkasse NRW Düsseldorf) und Dr. Ingird Wölk (Stadtarchiv Bochum). Der ebenfalls geladene Dr. Gerd Schneider (Steria Mummert Consulting GmbH Hamburg) kann aus gesundheitlichen Gründen nicht an der Veranstaltung teilnehmen, hat aber im Vorfeld mit dem Moderator ein intensives Telefonat geführt.

Herr Kazmierczak eröffnet die Diskussion und fragt zunächst Frau Dr. Wölk nach den Kooperationen des Stadtarchivs Bochum. Sie hebt hervor, dass das Stadtarchiv als Teil des Bochumer Zentrums für Stadtgeschichte vor allem im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit ein gutes Spielfeld für erfolgreiche Kooperationen gefunden habe. Dennoch bleibe bei Ausstellungs- oder anderen Projekten die archivische Arbeit auf der Strecke. Frau Dr. Sturm stellt ihre Zusammenarbeit mit dem historischen Verein und die bestehenden Bildungspartnerschaften als stetige Aufgabe dar, die natürlich Zeit benötige, die für klassische archivische Aufgaben fehle, aber weitgehend in den Arbeitsablauf integriert sei. Herr Dr. Bacia umreißt kurz die Ausrichtung der freien Archive. Verschiedene Sparten der freien Archive haben Netzwerke gebildet, wie z. B. die Frauenarchive. Er betont die zwar wachsende Zusammenarbeit mit dem VdA, macht aber auch auf die im Vergleich zu traditionellen Archiven deutlich schlechteren Ressourcen aufmerksam. Das Verhältnis zu den öffentlichen Archiven sei zweischneidig, weil einerseits die freien Archive für eine Gegenüberlieferung stehen und diese aufbauen und verteidigen wollen, sich andererseits aber vergleichbaren Problemen wie die öffentlichen Archive gegenüber sehen. Er weist auf eine Fragebogenaktion seines Archivs hin, das sich an alle Stadt- und Kreisarchive wendet, um die dort vorliegende Überlieferung zum Thema soziale Bewegungen abzufragen.

Angesichts der insgesamt knappen personellen Ressourcen geht die Frage an Frau Wiegratz, inwiefern diese Belastungen sich auf die gesundheitliche Situation von Mitarbeitern auswirke. Frau Wiegratz macht deutlich, dass Kooperationen immer für alle Beteiligten Mehrarbeit seien und daher gut organisiert sein müssen. Frau Dr. Wölk sieht in Kooperationen weniger die Synergieeffekte als vielmehr den Mehrwert für die Partner. Sie betont vor allem Belastungen durch Antragsverfahren und Bürokratie zur Generierung von Fördermitteln.

Herr Kazmierczak fragt nach dem Zuwachs der Managementaufgaben. Frau Dr. Sturm stellt klar, dass das Spektrum der Aufgaben breiter geworden sei. Natürlich sei es nötig Schwerpunkte zu setzen. Frau Wiegratz führt aus, dass manchmal Mitarbeiter ins Archive versetzt werden, weil man sich dort einen geruhsamen Arbeitsplatz erhoffe. Die heute anstehenden Managementaufgaben können in diesen Fällen zu einer Überbelastung führen. Für die freien Archive sieht Herr Dr. Bacia weniger den Druck der Archivträger zur Übernahme neuer Projekte als vielmehr das freiwillige Engagement für Projekte, die von einzelnen Bewegungsarchiven angestoßen werden. Er weist auf das Problem der vielen kleinen kommunalen Initiativarchive hin, die so lange bestünden, wie es vor Ort soziale Bewegungen gebe. Hier sieht er die Notwendigkeit der Zusammenarbeit mit den kommunalen Archiven.

Frau Dr. Wölk stellt Herrn Dr. Bacia gegenüber, dass ihr Archiv ein bestimmtes Sammlungsprofil habe, für das aktiv eingeworben werde. Für darüber hinaus gehende Materialien z. B. auch von sozialen Bewegungen, sei man offen, werbe aber nicht aktiv sondern warte auf Angebote. Dr. Bacia betont die gute Vernetzung seines Archiv in der Szene der sozialen Bewegungen, so dass mittlerweile viele Unterlagen von Initiativen dort angeboten werden. Dennoch gingen auch immer wieder Materialien verloren, weil die Archivbildner sich der Bedeutung ihres Materials nicht bewusst seien. Dr. Sturm betont die große Bereitschaft ihres Archivs solche Materialien zu übernehmen, man habe aber in der Szene nicht das nötige Standing.

Dr. Antweiler (Stadtarchiv Hilden) fragt aus dem Publikum nach der Nutzbarkeit der Unterlagen der freien Archive. Dr. Bacia betont das breite Spektrum von ehrenamtlich betriebenen Kleinst-Archiven bis hin zu professionell besetzten Einrichtungen. Er sehe das Problem der Benutzbarkeit, aber Öffnungszeiten von Kommunalarchiven nützen nichts, wenn dort das einschlägige Material nicht vorliege.

Herr Kazmierczak fragt nach der Nutzernachfrage eines oftmals eher exklusiven Publikums und den Möglichkeiten für Öffentlichkeitsarbeit. Frau Dr. Wölk stellt klar, dass diese Aufgaben vom Archivpersonal mitbetreut werden. Eine bessere finanzielle Ausstattung könne hier deutliche Verbesserungen zeitigen und weitere Kreise ansprechen. Auf die Frage von Herrn Kazmierczak nach Fluch oder Segen der Arbeit mit Ehrenamtlichen antwortet Frau Dr. Wölk, dass sie den Aufwand gemessen am Ergebnis für zu hoch halte. Frau Dr. Sturm äussert sich zu den Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit den niederländischen Kollegen. Sie sieht ihre derzeitigen Schwerpunkte eher auf Kreisebene, stehe grenzüberschreitender Kooperation aber generell positiv gegenüber.

Frau Wiegratz weist auf die weiterhin bestehenden Defizite im Bereich der räumlichen Unterbringung von Archiven hin, die zum Teil weder den Archivalien noch den dort arbeitenden Mitarbeitern entsprächen.

Aus seinem Telefonat mit Herrn Dr. Schneider gibt Herr Kazmierczak die provokante Frage weiter, ob Archivarinnen und Archivare zu sehr von sich selbst und ihren „Schätzen” überzeugt seien, so dass aus dieser eher exklusiven Haltung gute Kooperationsmöglichkeiten nicht zu Stande kämen. Frau Dr. Sturm widerspricht und betont ihre Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen, die Präsenz auf den einschlägigen Portalen und die intensive Zusammenarbeit mit Schulen.

Daran anschließend hakt der Moderator mit der Frage nach, ob  Archive viel stärker betriebswirtschaftlich organisiert werden müssen/sollen? Dr. Bacia sieht in einer rein betriebswirtschaftlich organisierten Überlieferungsbildung die steigende Gefahr der Unterwerfung unter die „Event-Kultur” und befürchtet, dass Material, das gerade weniger nachgefragte Themen überliefert, eher kassiert werde.

Herr Dr. Thissen (Stadtarchiv Kleve) fragt aus dem Publikum, ob die Archivare für die Bildung von Kooperationen genügend geschult seien. So  stehe z. B. eine Zusammenarbeit mit Archiven in den Niederlanden vor dem Problem der fachlich sehr unterschiedlichen Heransgehenweisen. Er plädiert für eine Vorbereitung auf Projektmanagement-Aufgaben bereits in der Archivarsausbildung.

Herr Dr. Wissotzky (Stadtarchiv Essen) stellt aus dem Plenum noch einmal klar, dass die Kommunalarchive sich durchaus um Überlieferungen aus allen gesellschaftlichen Bereichen kümmern, dass die Ressourcen aber keine durchgehende aktive Überlieferungsbildung zulasse.