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Dr. Clemens Rehm (Landesarchiv Baden-Württemberg): Rechtssicherung durch Überlieferungsbildung?

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Dr. Rehm leitet seinen Vortrag mit einer Reihe von Beispielen ein, die illustrieren, wie Archivalien zur Sicherung von Ansprüchen von Bürgerinnen und Bürgern herangezogen werden können: z. B. die Einsicht in Schulzeugnisse, Bauakten und -pläne usw. Dennoch käme der Rechtssicherung im Kontext der gegenwärtigen Überlieferungsbildung und der Diskussion eine untergeordnete Rolle zu. Dabei müsse sie im Gegensatz Ausgangspunkt von Bewertungsentscheidungen sein. Schließlich sei die Sicherung der Rechte von Archivträgern einer der frühesten Daseinsgründe von Archiven, der sich erst durch die Französische Revolution grundsätzlich gewandelt habe. Rechtssicherung wurde demnach von bereits im Archiv vorhandenen Beständen aus gedacht. Der Gedanke der Rechtssicherung findet sich heute v. a. in (Archiv-)Gesetzen und Verordnungen, entweder ergänzend oder alternativ zum bleibenden Wert der Unterlagen. Im Unterschied dazu geht der Referent im Folgenden auf die Rechtssicherung als Anspruch ein. Die Personengruppen, die eine solche Rechtssicherung einfordern können, werden in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder höchst unterschiedlich definiert. Auch die Anspruchsgrundlage variiert. Zugespitzt formuliert fragt Clemens Rehm, ob die Archivierung all dessen, was der Rechtssicherung einer einzelnen Person dient, ein Bürgerrecht sei.

Im Fall von verlorenen Schulzeugnissen o. Ä. könne ein Archiv nur durch Zufall zum „Rettungsanker“ werden, da keine Vorsorgepflicht des Archivs besteht. Anders gelagert seien Konstellationen wie sie sich bei Heimkinderakten, die von Betroffenen für Anträge auf Wiedergutmachung benötigt werden und oft die einzigen Unterlagen zu frühen Lebensphasen darstellen. Überlieferungsbildung müsse in dieser Konstellation auch unter strategischen Gesichtspunkten gesehen werden. Auch durch die Löschung unzulässig gespeicherter Informationen, die Archiven oft nicht angeboten werden müssen, könne den Betroffenen erheblicher Schaden zugefügt werden. Rechtsverstöße seien ansonsten nachträglich nicht mehr nachweisbar. Daher fordert Rehm eine Anbietungspflicht für unzulässig gespeicherte Informationen, um die Rechte Betroffener zu wahren.

Anschließend geht Rehm auf Unterlagen in nicht-öffentlichen Archiven ein. Bei privatisierten Unternehmen usw. liegt für NRW bereits eine klare und gute Lösung durch das Archivgesetz NRW vor.  Es läge kein Rechtsgrund vor, warum ein Wechsel der Rechtsform die Anbietungspflicht für die Zeit bis zum Wechsel  aushebeln könnte. Nicht-öffentliche Stellen würden die Anbietung von Unterlagen allerdings zunehmend unter Datenschutzaspekten betrachten, statt unter einem Gedächtnisaspekt. Dies wirke sich u. a. bei der Anbietung von Unterlagen durch Privatpersonen aus. Daneben betrifft es die Überlieferungsbildung aus sozialen Medien, die in großem Ausmaß Daten zu Individuen und Gruppen sammeln. Für diese Daten prognostiziert Rehm eine rechtssichernde Relevanz, betont aber die rechtlichen Hürden bei der Überlieferungsbildung.

Als Fazit für Rehm aus, dass die Anbietungspflicht nicht durch rechtliche Regelungen eingeschränkt werden sollte. Eine Überlegung geht in die Richtung, § 133 StGB Verwahrungsbruch zum Offizialdelikt zu machen, das eine Staatsanwaltschaft von Amts wegen verfolgen muss. Die Anbietungspflicht könnte auch auf Privatpersonen ausgedehnt werden, sofern wichtiges Kulturgut betroffen sei. Dies habe der sog. „Professoren-Entwurf“ des Bundesarchivgesetzes vorgesehen. Betroffenen-Unterlagen, wie Heimkinderakten, sind jedoch in aller Regel massenhaft gleichförmige Einzelfallakten. In dieser Situation helfe nur Sensibilität und Moratorien, die durch Gespräche mit Betroffenen, Sachbearbeitenden in Behörden und Dienststellen entwickelt werden kann. Ein Kassationsmoratorium könne insofern Abhilfe schaffen, indem die Unterlagen solange aufbewahrt werden, bis keine Belange Betroffener und Dritter mehr zu erwarten sind. Derzeit stehen solchen Überlegungen aber noch praktische Probleme gegenüber: wie lange sollte ein solches Moratorium andauern? In diesen Fällen, erläutert der Referent, bestehe Handlungsbedarf, um ein „Recht auf Erinnern“ zu gewährleisten.

Andrea Hänger, Archivgesetzgebung im Spannungsfeld von Datenschutz, innerer Sicherheit und Informationsfreiheit: das Beispiel des neuen Bundesarchivgesetzes

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Einleitend weist Mark Alexander Steinert auf das seit dem Deutschen Archivtag in Bremen vielzitierte Wort des Festredners Heribert Prantl hin. Es sei in aller Munde, dass Archive systemrelevant sind. Archive seien dort systemrelevant, wo sie als Teil der Verwaltung die Überlieferung sicherten. Steinert weist auf das Archivwissenschaftliche Kolloquium der Archivschule Marburg hin, das Archive mit demselben Rahmenthema aber auch in seiner Funktion im Kulturbereich beleuchtet habe und gefragt habe, wie Archive sich als Kultureinrichtungen neben Museen, Orchestern und Theatern behaupten könnten. Zentral für die Überlieferung sei die Authentizität des überlieferten Kulturguts und die damit verbundene Rechtssicherung als genuine Aufgabe der Archive.

Andrea Hänger erklärt, das Archivrecht sei grundsätzlich eine Mischung aus Informationsrecht, Datenschutzrecht und Kulturgüterrecht. Immer wichtiger würden außerdem die Gebiete des Urheberrechts und der Weiterverwendung (des „Re-use“).
Begonnen habe der Prozess der Überarbeitung des Archivgesetzes bereits 2002. Seit März gebe es nun das neue Bundesarchivgesetz. Auslöser sei vor allem die zunehmende elektronische Überlieferung in den abgebenden Stellen gewesen. Heute sei es möglich, Archivgut auch digital bereitzustellen. Es habe zunehmend Datenschutzbeauftragte gegeben, die die Rechtmäßigkeit bestritten hätten, Archivgut digital bereitzustellen. Dies zeige eine zunehmende Verrechtlichung. Das Zwischenarchiv des Bundesarchivs sei ohne gesetzliche Grundlage durch die gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien eingeführt worden. Im elektronischen Bereich sei das Recht dazu zunächst bestritten worden.
Ein großes Thema des neuen Archivgesetzes ist der Datenschutz. Gestärkt worden seien die Rechte Betroffener, deren Auskunftsrecht bei Tod auf die Angehörigen übergeht. Weggefallen sei der Begriff der „Dritten“, anstelle derer nun die Rede von „Betroffenen und ihren Angehörigen“ ist. Nicht möglich gewesen sei durch das Bundesarchivgesetz die Löschvorschriften anderer Spezialgesetze zu durchbrechen, wie dies im Archivgesetz von Nordrhein-Westfalen der Fall sei.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung werde dazu führen, dass es kaum nach der Einführung des neuen Bundesarchivgesetzes bereits im nächsten Jahr eine Überarbeitung geben werde. Grundsätzlich sei das Recht der Archive, personenbezogene Daten zu halten, nun bestätigt worden. Die neue Datenschutzgrundverordnung unterscheide nun zwischen lebenden und verstorbenen Betroffenen, was nun auch in den Archivgesetzen nachgezogen werden müsse.
Die von Jürgen Rüttgers angesprochene nötige Harmonisierung von Informationsfreiheitsgesetz und Bundesarchivgesetz sei wünschenswert, allerdings habe beim Bund die Parallelität der beiden Gesetze nicht zu einer Verschlechterung des Zugangs geführt.
Aufgrund der Angleichung an die Archivgesetze der Länder sei die personenbezogene Schutzfrist nach Tod auf 10 Jahre und nach Geburt auf 100 Jahre verkürzt worden. Daneben sei die personenbezogene pauschale 60-jährige Schutzfrist eingeführt und die unverkürzbare 60-jährige Schutzfrist nun mit der Möglichkeit der Schutzfristenverkürzung auf 30 Jahre versehen worden ist. Allerdings müsse das Bundesarchiv nach wie vor bei den abgebenden Stellen rückfragen, ob Schutzfristverkürzungen möglich seien. Dies betreffe z. B. Schutzfristverkürzungen bei Treuhandunterlagen.
Für den Bereich der Nachrichtendienste gibt es eine Soll-Anbietefrist.
Die Verrechtlichung manifestiert sich u.a. durch die Schaffung einer Rechtsgrundlage für die Zwischenarchive und die Regelung der Einsichtnahme in die laufende Registratur. Daneben ist nun eine Verschränkung mit dem Urheberrecht enthalten.
Das Informationsweiterverwendungsgesetz führe dazu, dass Nutzerinnen und Nutzer Daten weitergeben können, ohne wieder beim Bundesarchiv um Erlaubnis zu fragen. Darin liege aber auch eine Chance des Bundesarchivs, diejenige Stelle zu sein, die die Authentizität bewahrt. Die rechtssichernde Funktion könne das Bundesarchiv und könnten die anderen öffentlichen Archive aber nur wahrnehmen, wenn Unterlagen ordentlich geführt und dem Archiv auch tatsächlich angeboten und nicht – z. B. aufgrund eines Rechts auf Vergessen – vernichtet würden.

Programm des 51. Rheinischen Archivtags in Essen

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Nach einer intensiven Vorbereitung liegt nun das Programm des 51. Rheinischen Archivtags vor, der am 6. und 7. Juli 2017 im Haus der Essener Geschichte / Stadtarchiv Essen stattfinden wird. Schon früh stand der Tagungstitel Archive im Rechtsstaat. Zwischen Rechtssicherung und Verrechtlichung fest. Die Planungsrunde hatte sich zum Ziel gesetzt, das Thema nicht nur aus der internen archivischen Sicht zu beleuchten sondern auch Experten anderer Disziplinen zu gewinnen. Mit dem nun veröffentlichten Programm hofft das LVR-AFZ den Kolleginnen und Kollegen in den rheinischen Archiven das Thema “Archiv und Recht” auf aktuell und facettenreich näher zu bringen.

Raimund Bartella, Städtetag NRW, Die Sicherung der finanziellen Grundausstattung aus der Sicht der kommunalen Spitzenverbände

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In seiner Einleitung weist Raimund Bartella auf Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben und der Möglichkeit ihrer Finanzierung hin. Leider seien in dieser Hinsicht die die zuvor genannten Beispiele Erkelenz und Karlsruhe nicht unbedingt repräsentativ. Das Archivgesetz definiere eine klare Pflichtaufgabe, so dass “Kommunen nicht zu entscheiden haben, ob sie archivieren”. Aber schon die Übernahme von Sammlungsgut sei eine freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe, weshalb die Unterhaltung eines Archivs eine Art “Zwitter” sei.  Es müsse daher entschieden werden, wie die Aufgabe erfüllt werden kann, ob bspw. Sammlungsgut übernommen werden soll.

Im Städtebund NRW sei die Frage weniger, wie man die derzeitigen Schulden abbauen, sondern wie man deren Ansteigen verhindern könne. Gleichwohl zeigten sich die Räte und Verwaltungsspitzen gerne kulturfreundlich. Obwohl der kommunale Saldo seit 1992 nur in fünf Jahren positiv gewesen sei, seien die Kulturausgaben in diesem Zeitraum um 16% gestiegen. Spätestens seit 2002/2003 gingen jedoch alle Einsparbemühungen an die Substanz, weshalb der Städtetag für Kommunen in der Haushaltssicherung gefordert habe, einen größeren Anteil frei für Kulturaufgaben vergeben zu können. Zusätzlich soll geklärt werden, ob gesetzliche Verpflichtung zu kulturellen Förderprogrammen geben solle. Hierzu habe Prof. Hellermann, Universität Bielefeld, ein Gutachten vorgelegt, dass Bartella im Folgenden vorstellte.

Vor allem sei über das Wie der Kulturförderung zu verhandeln, ob und inwiefern z. B. Öffnungzeiten von Kultureinrichtungen beibehalten werden können. In seinem Gutachten stellt Prof. Hellermann weiterhin fest, dass auch pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben nicht von vornherein von den Sparbemühungen auszunehmen sind. Der fiskalische Abbau dürfe sich nicht immer nur die freiwilligen Leistungen beschränken, sondern es sei eine qualitative Stabilität der Kulturförderung anzustreben. Auch in einer Haushaltssicherung gebe es Selbstverwaltungsaufgaben, die erfüllt werden müssen:

  • gesetzlich verpflichtete Aufgaben
  • vertraglich vereinbarte Aufgaben

Ziel sei, die kulturelle Vielfalt auf diese Weise auch angesichts der schwierigen Finanzlage erhalten werden. Allerdings werde die Forderung, Drittmittel einzuwerben, nicht nur von kommunalen Kämmerern geteilt, die Einwerbung werde teilweise sogar als selbstverständlich angenommen. Man müsse sich aber im Klaren sein, dass die meisten Stifter – abgesehen von altruistisch handelnden Mäzenen – einen Nutzen für sich erhoffen. Auch das kulturelle Engagement von Unternehmen dürfe nicht überschätzt werden, da bundesweit lediglich eine Summe von 800 Millionen Euro für den gesamten Kulturbereich erreicht werde.

Die Kosten, die zukünftig durch die Archivierung digitaler Unterlagen noch steigen werden, könnten v. a. viele kommunale Archive allein nicht schultern. Der Aufbau eines Digitalen Archivs NRW (DA NRW), sei in dieser Hinsicht nicht der einzige Weg, aber es sei hervorhebenswert, dass das Land NRW bereit sei, bedeutende Entwicklungskosten zu übernehmen. Zwar liege NRW in diesem Bereich hinter Vorreitern wie Baden-Württemberg, befinde sich aber im Bundesvergleich immer noch auf einem guten Platz.

Peter Jansen, Bürgermeister der Stadt Erkelenz, Archive in der mittelfristigen kommunalen Finanzplanung

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Mit dem Stadtmotto Tradition und Fortschritt leitet Peter Jansen seinen Vortrag ein und geht zunächst auf das Archivgesetz NRW ein, dessen grundlegen Bedeutung er betont. Kommunalarchive wurden als Pflichtaufgabe verankert und leisteten ihren Beitrag zum Selbstverständnis. Gleichwohl bleibte die v. a. finanzielle Ausgestaltung dieser Pflichtaufgabe im Gesetz vage definiert.

Zu Erkelenz überleitend, führt Jansen zunächst aus, dass die Stadt durch ihre Lage vielfach Herrschaftswechseln ausgesetzt war, wobei die jeweiligen Herrschenden immer auch ein wenig prägten. Jedoch wird in den nächsten Jahren durch den Braunkohletagebau ein Drittel des Stadtgebiets verloren gehen. Sollte es nicht gelingen, die Geschichte dieser Stadtteile und der dort lebenden Menschen in irgendeiner Form im Stadtarchiv zu dokumentieren, ist diese teilweise mehr als 1000 jährige Geschichte verloren. Die Voraussetzungen für eine Sicherung und Dokumentation wurden 2005 durch einen Umbau des Stadtarchivs und eine angemessene Unterbringung für 620.000 € mit passiver Klimatisierung und Erweiterungskapazitäten geschaffen. Hierbei wurde auch auf die Kompetenzen des LVR-Archivberatungszentrums zurückgegriffen, um z. B. Konzepte zu entwickeln. Der nun anstehende personelle Umbruch soll genutzt werden, um das Archiv fachlich  mit einem FAMI und einem Diplom-Archivar zu besetzen. In der Begründung spielten die anstehenden Aufgaben, v. a. die Archivierung digitaler Unterlagen eine herausragende Rolle. Insgesamt sind für das Stadtarchiv ca. 224.000 € im städtischen Haushalt eingeplant, wobei Steigerungen absehbar sind, ein gewisser Finanzierungsvorbehalt bleibt allerdings bestehen.

Um die Akzeptanz des Stadtarchivs als Pflichtaufgabe in der Bevölkerung zu steigern, ist die archivische Öffentlichkeitsarbeit zentral. Kooperationen ergeben sich häufig mit dem Heimatverein, dem größten Verein der Stadt. Als Beispiele nennt Herr Jensen Publikationen zur Zeit des Nationalsozialismus in Erkelenz sowie Ausstellungsprojekte, die die Stadt alleine nicht hätte stemmen können. Auch die Einwerbung von Sponsoren läuft mittlerweile über den Heimatverein, so dass Öffentlichkeitsarbeit und insbesondere die Kooperation zwischen Archiv und Heimatverein in die Tätigkeitsbeschreibung für die zu besetzenden Stellen verankert wurde. Als wichtige anstehende Herausforderung definiert Jansen die Begeisterung von Jugendlichen für die Stadtgeschichte und das Stadtarchiv. Hierbei sei es wichtig, in der Sprache der Jugend und mit den entsprechenden Kommunikationsmitteln zu kommunizieren.

Abschließend resümiert Jansen, dass ein gutes und mit Konzept geführtes Stadtarchiv ein wichtiges Kulturgut auch in einer mittelgroßen Stadt ist. Dieses habe auch die Aufgabe, das heutige Leben zu dokumentieren. Eine ausreichende personelle und finanzielle Ausstattung sei wichtig, aber viele Projekte seien nur mit ehrenamtlichem Engagement zu verwirklichen. Die breite Anerkennung, die das Stadtarchiv zwischenzeitlich genieße, mache es leichter, die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Die Erfüllung des gesetzlichen Auftrages setze daher auch ein gelungenes Archivmarketing voraus.