Vortrag von Michael Korn: Der Arbeitskreis „Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“

Die erste Sektion wird durch den Vortrag von Michael Korn, Stadtarchiv Sankt Augustin, beschlossen. In seinem Vortrag stellt er den 2012 eingerichteten Arbeitskreis „Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“ vor.

Das Ziel des Arbeitskreises ist die Erarbeitung von praktischen Handreichungen für den Arbeitsalltag. Im Fokus liegen Verwaltungsunterlagen, welche im Land NRW entstanden sind.

Die erste Handreichung, welche sich mit Personalakten befasste, wurde 2014 veröffentlicht. Die Themenfelder wurden mit der Zeit umfassender, sodass nun ganze Organisationsbereiche in den Blick genommen werden. Bisher sind Handreichungen zur Überlieferungsbildung von Schriftgut zu Amtsleitungen sowie den Bereichen Finanzen und Recht und Ordnungsverwaltung erstellt worden. Neben dem analogen Bereich, werden auch digitale Faktoren einbezogen. Die Ergebnisse werden in der regelmäßig erscheinenden „Archivpflege in Westfalen-Lippe“ des LWL-Archivamtes für Westfalen publiziert.

Die Treffen des Arbeitskreises finden alle 2-3 Monate, meistens in Köln oder Dortmund, statt. Es gibt keine formale Leitung. Vielmehr übernimmt der Protokollant*in der vorherigen Sitzung die Leitung der folgenden Sitzung. Die Themen werden bei Bedarf gewählt. Derzeit wird der Bereich der Ordnungsverwaltung bearbeitet. Es hat sich bewährt, dass bei großen Themenfeldern die Gruppe in Untergruppen geteilt wird, welche Einzelfragen vorbereiten und dem Plenum in den Sitzungen vorstellen. Zwei zentrale Fragen bei der Erstellung von Handreichungen sind die Tiefe der Inhaltsbeschreibung und Bewertungsbegründungen sowie der Umfang an Übernahmen aus Fachverfahren.

Ein eigenes Wiki dient den derzeit elf Arbeitskreismitgliedern zur Kommunikation zwischen den Sitzungen. Neben den beiden Landschaftsverbänden sind alle Formen der kommunalen Landschaft des Landes NRW vertreten.

Die Ergebnisse aus dem Literaturstudium und den bereits vorhandenen Handreichungen sowie bereits vorhandene Erfahrungen in den Mitgliedsarchiven werden in den Sitzungen diskutiert. Die Erfahrungen und Erkenntnisse ergänzen sich durch die heterogene Zusammensetzung des Arbeitskreises. Es werden mehrere Handreichungen in verschiedenen Bearbeitungsstadien parallel bearbeitet.

Abschließend erklärt Herr Korn, dass in Kürze eine Umfrage zur Anwendung der Handreichungen durch das LVR-AFZ durchgeführt wird. Interessenten, welche sich aktiv in den Arbeitskreis einbringen wollen, sind dazu herzlich eingeladen.

Vortrag von Dr. Nicola Wurthmann: Der Arbeitskreis „Archivische Bewertung“ im VdA

Im ersten Vortrag der Sektion 1: „Denkfabriken“ der Überlieferungsbildung, stellt Dr. Nicola Wurthmann, Hessisches Landesarchiv Wiesbaden, den Arbeitskreis „Archivische Bewertung“ im VdA vor. Im Fokus liegt das Spezifikum des Arbeitskreises.

Der Arbeitskreis wurde im Jahr 2001 auf Anlass von Prof. R. Kretzschmar (LA BW) gegründet. Vertreten waren von Beginn an alle Archivsparten; derzeit besteht der Arbeitskreis aus 18 Mitgliedern. Getagt wird zweimal im Jahr bei den jeweiligen Arbeitskreismitgliedern und auf der Geschäftsstelle des VdA in Fulda. Zehn Leitideen wurden bereits zu Beginn festgelegt; Zentral sind besonders der wechselseitige Austausch zwischen den einzelnen Archivaren und die Entwicklung von Arbeitshilfen.

Im Zuge des Deutschen Archivtages wird der Jahresbericht vorgestellt. Die Protokolle der einzelnen Sitzungen werden im Mitgliederbereich der Internetpräsenz des VdA veröffentlicht. Zur Vertiefung der Kenntnisse und Erweiterung des Horizonts werden zu den Sitzungen regelmäßig Fachexperten eingeladen.

Bisher wurden vier Publikationen veröffentlicht: u.a. das Positionspapier zur Überlieferung im Verbund, zur Bewertung elektronischer Fachverfahren und über Kriterien zur Evaluierung von Bewertungsdokumenten. Die Ergebnisse wurden einem Fachpublikum vorgestellt und anschließend diskutiert. Derzeit werden Bewertungskriterien für schwachstrukturiertes Archivgut erarbeitet.

Der größte Unterschied zu vergleichbaren Arbeitskreisen und Ausschüssen besteht in der spartenübergreifenden Ausrichtung. Auf einer abstrakten Ebene sollen keine konkreten Problematiken, sondern grundsätzliche Themen besprochen und diskutiert werden. Eine nicht zu unterschätzende Problematik besteht häufig darin, eine konsensfähige Formulierung zu finden, da alle Sparten abgedeckt und hinreichend berücksichtigt werden sollen.

Weiterhin führt Dr. Wurthmann aus, dass die Archivwelt sich derzeit in einem Entwicklungs- und Wandlungsprozess befindet, wodurch viele neue fachliche Herausforderungen entstehen. Sie ist der festen Überzeugung, dass die Überlieferungsbildung ein fester Bestandteil der archivischen Arbeit bleiben wird, da die stetig zunehmende Menge an Informationen und somit potentiellem Archivgut stetig zunimmt. So sollen beispielsweise politische Meinungen und Entscheidungen auch in Zukunft nachvollziehbar bleiben. Konkurrenz erhält die Überlieferungsbildung durch die Digitalisierung und die veränderte gesellschaftlichen Anforderungen. Eine Behauptung der Überlieferungsbildung kann nur gelingen, wenn Anpassungen erfolgen. Konkret bedeutet dieser Umstand, dass Bewertungsentscheidungen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen sowie eine Behauptung gegenüber anderen Gedächtnisinstitutionen stattfinden muss. Auch potentielle Veränderungen bei den abgebenden Stellen durch die zunehmende Digitalisierung erfordern Anpassungen von etablierten Bewertungsinstrumenten.

Aus diesem Anlass müssen die Voraussetzungen für eine gute Bewertung mit Ressourcenplanung hinterfragt werden. Dr. Wurthmann führt die These aus, dass eine gute Überlieferungsbildung keine hohen Sachmittel erfordert. Die Personalmittel hingegen können nicht unerheblich sein, da eine Bewertung nur durch archivisches Fachpersonal durchführbar ist. Neben potentiellen Gefahren, wie beispielsweise einer zu großen Übernahme mit anschließend überfüllten Magazinen, sind auch gesetzliche Legitimationen ein Grund für diesen Umstand.  Eine genaue Festlegung des Faktors Zeit fällt schwer. Die häufig postulierten 10 % sind sicherlich nicht für alle Archive umsetzbar. Neben der Behördenberatung und der eigentlichen Bewertung zeigt sich, dass Überlieferungsbildung auch eine große Zeitspanne an administrativen Tätigkeiten erfordert.

Abschließend führt Dr. Wurthmann aus, dass der Arbeitskreis einen Blick über den Tellerrand bietet. Der Bereich der Überlieferungsbildung wird auch in Zeiten des digitalen Wandels einen hohen Stellenwert einnehmen. Aus diesem Grund spricht Sie die Einladung aus, die kommenden Veränderungen zusammen mit dem Arbeitskreis zu diskutieren.