Theresa Höhne unterstreicht das Rechtsstaatsprinzip als zentralen Gedanken. In einer Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 16. März 1988 ist festgehalten, dass alle maßgeblichen Arbeitsschritte in der Vollziehung von Gesetzen schriftlich zu dokumentieren sind. Die wahrheitsgetreu und vollständigen Aktenführung wirke präventiv für ein rechtmäßiges Verwaltungshandeln und erschwere ein rechtswidriges Verwaltungshandeln. Die sachgemäße Aktenführung erleichtere auch die Archivierung und spätere Nutzung und sei wichtig für die verwaltungsgerichtliche Arbeit. Das Gericht könne aufgrund § 99 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsgerichtsordnung Behördenakten im Original, also so wie die Akte in der Behörde geführt werde, beiziehen. Wichtig sei dabei das Prinzip der Aktenwahrheit, dass also Verwaltungsvorgänge wahrheitsgemäß zu dokumentieren sein, sowie das Prinzip der Aktenvollständigkeit, wonach alle für das Verwaltungsverfahren bedeutsamen Vorgänge zu dokumentieren sind. Der Grundsatz der Aktenvollständigkeit ist danach gewahrt, wenn das Verwaltungshandeln sich daraus vollständig nachvollziehen ist. Schriftliche Äußerungen seien deshalb immer zu den Akten zu nehmen.
Telefongespräch und Besprechungen seien in Form von Aktenvermerken zu den Akten zu nehmen. Emails seien nicht von vornherein wie Schriftstücke zu den Akten zu nehmen. Hier sei jeweils zu prüfen, inwieweit der Inhalt der eMail zur Vollständigkeit des Sachverhalts nötig ist.
Die Führung von Nebenakten widerspreche der Vollständigkeit der Akte und führe zu Verschleierung von kritischen Tatsachen. Sie sei deshalb verboten. Desgleichen sei die Paginierung der Akten wichtig, um nachzuvollziehen, ob die Akte nicht nachträglich wieder verändert worden ist.
Immer wieder entstehe der Eindruck der Aufbereitung der Akte oder sogar der erst erfolgten Zusammenstellung der Akte für das gerichtliche Verfahren. Ergäben sich Lücken, so wirke sich dies zum Nachteil der Behörde aus.
Besonders wichtig sei die Aktenvollständigkeit im Fall von Ermessensentscheidungen. Es müsse deutlich werden, dass die Behörde sich ihres Ermessensspielraums überhaupt bewusst war. Viele Mängel in der Aktenführung dürften in der Regel auf Nachlässigkeit zurückzuführen sein. Es gebe aber auch absichtliche Verfälschungen von Akten, die auch strafrechtlich relevant seien.
Viele Akten wiesen Mängel auf, in vielen Fällen wirkten sich diese Mängel aber nicht auf den Ausgang des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens aus. In einigen Fällen wirke sich dies aber durchaus auf den Verfahrensausgang aus.
Vielfach stelle sich bei unvollständigen Akten die Frage nach der Beweislast, also ob Bürger oder Behörde den Sachverhalt nachzuweisen hätten. Im Fall einer ersatzdigitalisierten Akte habe das Verwaltungsgericht Köln gegen die Behörde entschieden. In diesem Fall hatte der klagende Bürger behauptet, einen Sachverhalt telefonisch mitgeteilt zu haben. Die Akte hatte die Behörde später digitalisiert und in der Papierform vernichtet. In der digitalen Form ließ sich die telefonische Mitteilung nicht nachvollziehen, das Gericht entschied aber zugunsten des Bürgers. Eine solche Beweislastumkehr zu Lasten der Behörde fand in einem ähnlich gelagerten Fall vor dem Finanzgericht Leipzig jedoch nicht statt. Das Gericht entschied dort zugunsten der Behörde.
Auch im Zeitalter der elektronischen Aktenführung seien die Prinzipien der Vollständigkeit und der Authentizität der Aktenführung zu beachten. Dabei sei auch zu bedenken, ob und wie Akten in mehreren Jahrzehnten lesbar bleiben.
In der anschließenden Fragerunde fragt Tillmann Lonnes, warum vor Gericht Papierakten möglicherweise ein höherer Beweiswert gegenüber digitalisierten Akten eingeräumt werden. Frau Höhne nennt hier die Qualität der Digitalisierung und die Authentizität der digitalen Akten als wichtige Punkte. Thomas Becker weist darauf hin, dass die nachträgliche Bearbeitung in der Praxis auch dadurch zustande kommt, dass Gerichte eine Behördenheftung verlangen, die Akten aber in kaufmännischer Heftung geführt werden. Daher würden Akten zur Vorlage bei Gericht umgeheftet und bei diesem Vorgang auch erst paginiert.
Angelika Pauels fragt nach der Rückgabepraxis der Gerichte, da das Stadtarchiv Aachen immer wieder die Erfahrung macht, dass archivierte Unterlagen nach der Ausleihe nicht mehr zum Archiv zurückkommen.
Yvonne Bergerfurth erzählt, dass aus der Stadtverwaltung von Geldern berichtet wird, Gerichte forderten häufig gar keine vollständigen Akten an, sondern ließen sich einzelne Dokumente zuschicken. Für das Verwaltungsgericht Düsseldorf gilt das so nicht.
Daniel Heimes weist auf die Problematik bei Länderübergreifenden Verfahren hin, wenn also eine Akte, die bereits Archivgut in Rheinland-Pfalz war, von einem Gericht in Nordrhein-Westfalen später dort dem Landesarchiv angeboten wird.
Clemens Rehm weist darauf hin, dass Gerichte in großen Wirtschaftsverfahren oft bereits mit einer Auswahl von als relevant eingestuften Unterlagen in digitalisierter Form arbeiteten. Es stelle sich die Frage, ob bei der Bewertung noch einmal die komplette Papierüberlieferung durchzusehen sei oder die Übernahme der von den streitenden Parteien als wichtig eingestuften Unterlagen in Form von Digitalisaten ausreiche.
