Dr. Stephanie Haberer: Rückstände vermeiden – Erschließung als Kundenservice

Dr. Stephanie Haberer weist auf die Schwierigkeiten der Erschließung als archivische Kernaufgabe unter herrschendem Zeitdruck und den vermehrten und vielgestaltigen Aufgaben im Alltag von Archivarinnen und Archiven hin.

Erschließung erfordert einen immer erhöhteren Personalaufwand, nicht nur aufgrund der vermehrten Eingänge und steigenden Nutzererwartungen. Bereits die ARK wies in diesem Zusammenhang auf die insg. schlechte Aufstellung der Archvie hin und empfahl eine Trennung der Erschließung von Neuzugängen und Aufarbeitung der ausstehenden Bestände und Rückstände auch als Projekt mit befristeten Kräften.

Das Niedersächsische Landesarchiv konnte im Rahmen einer Neuaufstellung darauf reagieren. Mit einer im Jahr 2005 vorgenommen Nachordnung zur Staatskanzlei und Einführung der Kosten-Leistungsrechnung wurde eine Zielvereinbarung mit der Verwaltung geschlossen und die Aufwände der Erschließung zum einen als Leistungsvorgabe festgelegt, zum anderen im Haushaltsplan mit Kosten aufgrechnet. In Haushalt und Planung wurde zudem die Trennung von Erst- und Nacherschließung als ständiger Prozess und die zugehörigen Aufgaben auf die Qualifikation des Personals hin festgelegt.

Dies bedeutet eine Grunderschließung aller Eingänge noch im ersten Jahr, aber auch die Planung der Tiefenerschließung in einem 2. Schritt. Ziele ist dabei die schnelle Nutzbarmachung und ein effektiver Personaleinsatz, dafür erforderlich waren Erschließungsstandards. Umgesetzt wurde dies mit Erschließungsrichtlinien mit definierten Kriterien inkl. Handreichungen für einzelne Archivaliengruppen. Unter Einsatz des Informationssystems Arcinsys konnten ebenfalls das Beständemanagement wie auch die Festlegung von Merkmalen in den Blick genommen werden. Diese sind in der Erschließungsmaske hinterlegt, angezeigt werden so auch der vorhandene Grad der Erschließung sowie ausstehende Aufgaben.

Für den zugehörigen Arbeitsplan wurden 3 Kategorien definiert: die Ersterschließung von Rückständen, von Neuzugängen und die Nacherschließung bereits grunderschlossener Bestände. Letztere sollen im Hinblick auf die Nutzungerwartung in bestimmten Fällen mit der Verküpfung von Digitalisaten einhergehen. Die Arbeitswesie wurde ebenfalls mit Nutzerbefragungen begleitet, die eher traditionelle Erwartungen, aber auch Wünsche nach verstärkter Online-Stellung von Digitalisaten spiegelte – wie sie auf diese Weise auch umgesetzt und erfüllt werden können.

Die sehenswerten Ergebnisse zeigen den Erfolg der Methode, Planungen und  Durchführung: Demnach konnte der Erschließungsbedarf trotz jährlicher Neuzugänge im Umfang von 2 laufenden km im Vergleich zur Erhebung im Jahr 2011 von 62% auf 56% gesenkt werden, die Rate der noch unerschlossenen Archivalien soagr von 5% auf unter 1%.

Dr. Christian Reinhardt: „Ihre Mitwirkung ist uns wichtig!“ – Die Befragung von Nutzern zur Weiterbildung des Serviceangebots des Hessischen Landesarchivs

Dr. Reinhardt erläutert die Durchführung einer Studienreihe zur Nutzerzufriedenheit und der Bereitstellung von Archivgut vor dem Hintergrund von Serviceorientierung, Verbesserung des Angebots und dem Wunsch nach guter öffentlicher Resonanz und belastbaren Informationen über Schwächen und Stärken.

Das Hessische Landesarchiv unternimmt seit etwa zwei Jahren Bemühungen, mit Hilfe geeigneter Methoden aus der Sozialforschung und auch mit professioneller externer Unterstützung belastbare Informationen über die Erfahrungen und Bedürfnisse seiner Archivnutzer zu erhalten. Das Landesarchiv möchte mit den Ergebnissen der insgesamt drei Untersuchungen den Bedarf im Bereich archivischer Service erkennen und im Hinblick auf die Erwartungen und Ansprüche der Benutzer verbessern.

Zur Frage, warum der Aufwand betrieben wurde, weist Dr. Reinhardt darauf hin, dass angesichts der jährlich ca. 40.000 Benutzer-Servicestunden sicherlich wichtig zu erfahren sei, was damit verbunden ist und wie die Erwartungen der Nutzer erfüllt oder sogar übertroffen werden können. Zudem sei eine Nutzerbindung und eine gute Resonanz gewollt, die man bisher bereits etwa durch Veranstaltungen zu erreichen versuche. Außerdem steige durch gute Resonanz auch die Mitarbeiterzufriedenheit und vonseiten der Archivverwaltung wünscht man sich aus der Ergebnissen der Umfrage auch Hinweise darauf, wie Personal möchlichst effizient eingesetzt werden kann.

Insgesamt wurde eine Studie mit drei Untersuchungen in den Jahren 2016/17 durchgeführt. Erstens eine Befragung der Vorstände der Genealogischen Vereine in Deutschland. Es wurden Wünsche und Vorschläge rückgemeldet, Erschließungszuständen im Archivinformationssystem zu verbessern, Archive auch Samstags zu öffnen oder Schulungen zu bestimmten Quellengattungen und Lesekurse anzubieten.

Die zweite Befragung richtete sich an regelmäßige Nutzer. Sie wurde an ca. 7000/8000 Teilnehmer geschickt, 1400 Antworten kamen zurück und wurden ausgewertet. Schwerpunktmäßig kamen die Studienteilnehmer aus Hessen (24% andere Bundesländer, 2% Ausland). Positiv hervorgehoben wurde, dass die Befragten zufrieden waren mit der Freundlichkeit der Mitarbeiter und schnelle Bereitstellung der Archivalien. Bemängelt wurde v.a., der derzeitige Onlinezugriff auf Archivalien. Verbesserungsvorschläge waren z.B: die Optimierung der Usability von Arcinsys, mehr Digitalisierungen und Möglichkeit selbst Digialisate oder Fotografien anzufertigen. Beratungen und Schulungen für Nutzer, günstigere Öffnungszeiten für Berufstätige, Senkung der Gebühren, WLAN in Lesesälen.

Drittens wurde im Anschluss an die Befragungen eine Gruppediskussionen durchgeführt. Hier sollten die Erwartungen der Nutzer an einen „Virtuellen Lesesaal“ besprochen werden. Die Teilnehmer der Diskussion waren 8 „professionelle Wissenschafter“ und 9 „historisch interessierte Praktiker“. Auch hier wurde Kritik an Bedienbarkeit der Archivsoftware Arcinsys vorgetragen und mehr und bessere Digitalisierung angeregt. Die Erschließungssystematik und die Suchmöglichkeiten sollten verbessert werden. Ebenso wurde darüber nachgedacht, wie auf oft geäußerte Nutzerwünsche, etwa nach verbesserter Infrastruktur (Parkplätze) und nach einem einheitlichen Informationssystems in allen Archiven reagiert werden könne. Nachgedacht werden könnte etwa über die Weitergabe von Kontaktdaten zu verwandten Nutzugsvorhaben, Schulungen, und bessere Online-Hilfe werden.

Etliche Vorschläge ließen sich darauf recht unkompliziert und rasch umsetzen, wie W-LAN im Nutzungssaal, Nutzerschulungen oder die Erlaubnis selbstständig Digitalaufnahmen von Archivalien anzufertigen, anderes konnte als Bedarf formuliert werden, z.B. die Verbesserung des Informationssystems Arcinsys oder das online-Angebot. Längerfristige Maßnahmen sind die Überarbeitung des Internetauftritts und der Usability von ARcisys, die Einrichtung eines „Virtuellen Lesesaals“, die Erhöhung des Erschließungsgrads bei Archivgut oder die Bereitstellung von Digitalisaten.

Dr. Reinhardt resümierte, dass mit der Studie und den Umfragen insg. belastbare Ergebnisse erreicht wurden, ebenso gute Kenntnisse über die Schwächen und Stärken des eigenen Angebots. Als erfreulich erwies sich die gute Resonanz, während die professionelle Methode und Moderation durch externe Beratung die Qualität der Maßnahme erheblich gesteigert hat.

 

Einführung Sektion 1 Kundenorientierung im Spannungsfeld von Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung; Moderation: Dr. Peter Weber

Dr. Peter Weber knüpfte an die Grußworte der Bürgermeisterin Frau Stupp an und erinnerte an die Repräsentanzpflichten der Archive. Auch aus Sicht des LVR-AFZ, das als Dienstleister für Archive auftritt, sei die Kenntnis und der Überblick über die Tätigkeiten der Kolleginnen und Kollegen im Bereich der Überlieferungsbildung und Nutzerorientierung aus der unmittelbaren Umgebung sowie außerhalb des Rheinlands von enormem Interesse. Daher freut er sich auf Beispiele aus Hessen und Niedersachsen, ebenso wie auf den Bericht aus dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Dipl.-Des. Rainer Hirschel: „Altes Wissen neu erfahren“ – Willkommen im Archiv!(?)

Nach der eindrucksvollen Vorstellung des MARCHIVUM Mannheim vollzieht Rainer Hirschel, Architekt aus Köln, den Perspektivwechsel und betrachtet die Archive aus dem Blickwinkel des Archivnutzers. Dabei betrachtet er sich nicht als wissenschaftlicher  sondern als privat interessierter Nutzer. Seine privaten Recherche beziehen sich auf die Familiengeschichte und auf die Geschichte eines historischen, denkmalgeschützten Hauses in Frechen,das er vor einigen Jahren erworben hat. Die Famliengeschichte führte ihn u. a. auch in polnische Archive, die er wegen des Wunsches nach Authentizität persönlich besuchte.
Die Recherche nach dem historischen Haus betrachtete Hirschel auch als ein Schritt zum „Ankommen“ an einem neuen Wohnort. Er nimmt das Plenum mit auf den Weg seiner Recherche, die ihn an insgesamt zwölf Institutionen führte, u. a. an das Stadtarchiv Frechen und das Landesarchiv NRW in Duisburg.

In allen Fällen erfolgte der Erstkontakt zu den Archiven problemlos per Mail oder Telefon. Erster Kritikpunkt sind die im Vergleich zu Stadtbibliotheken eingeschränkten Öffnungszeiten für Berufstätige. Alle Ansprechpartner waren freundlich, innerhalb der Gebäude ergaben sich aber Defizite bei der Beschilderung, fehlenden Mitarbeitenden an der Information und vor allem bei der Barrierefreihet. Ein weiterer Kritkpunkt sind auch die häufig fälligen Gebühren, die von Kopierkosten bis zu Tageskarten für den Eintritt in das Archiv reichen.
Aus seiner Sicht fehlen auch Räume für Recherche-Gespräche und Pausenräume, in denen Lebensmittel konsumiert werden können. Die technische Ausstattung ließ in allen besuchten Institutionen zu wünschen übrig. Andererseits begegnete er als Nutzer in allen Einrichtungen einer hohen Sachkompetenz und Hilfsbereitschaft bei der Recherche. Als Wünsche für die Zukunft formuliert Hirschel die zeit- und ortsunabhängige Recherche, Erleichterungen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Archivgut, v. a. auch bei bereits gemeinfreien Materialien, Nutzung moderner digitaler Technik zur Erleichterung von Schlagwortsuchen und eine engere Vernetzung der Archive untereinander und mit anderen Gedächtniseinrichtungen.

Dr. Harald Stockert: Mannheims Geschichte neu erleben: Das MARCHIVUM als Identitätsstifter und Standortfaktor

Mit seinem Vortrag will Dr. Harald Stockert die Geschichte des MARCHIVUM kurz darstellen und den anwesenden Kollegen einige mögliche Impulse aufzeigen.

Das MARCHIVUM befindet sich seit März 2018 in einem neuen Gebäude, welches auf die archivfachlichen Aspekte ausgelegt ist. Am Tag der Eröffnung strömten 13.000 Besucher in das neue Gebäude.

Der Fokus des MARCHIVUMS liegt neben der Digitalisierung auf einer ausgeprägten historischen Öffentlichkeitsarbeit mit vielen Publikationen, Stadtrundgängen und weiteren Angeboten.

Im Jahr 2013 musste auf einschneidende Veränderungen reagiert werden. Da das Rathaus zunehmend marode wurde, musste ein neuer Standort gefunden werden. Die Wahl fiel auf einen Hochbunker im Stadtgebiet, den sogenannten Ochsenpferchbunker, welcher durch zwei Glasaufbauten erweitert werden sollte. Im Jahr 2014 beschloss der Stadtrat die Renovierung und den Umzug des Stadtarchivs.

Neben der Einrichtung eines NS-Dokumentationszentrums sollte die Stadtgeschichte im Rahmen einer Dauerausstellung dargestellt werden, sodass diese beiden Bereiche die bisherigen archivischen Kompetenzen weiter ergänzen sollen.

Das Selbstverständnis des MARCHIVUM als Haus der Mannheimer Stadtgeschichte soll durch zehn Visionen erreicht werden. Dr. Stockert führt diese im Folgenden aus:

– Der Kern der Vision bleibt das Archiv.

– Das Archiv versteht sich als Bürgerarchiv mit ausgedehnten Öffnungszeiten, digitaler Bereitstellung von Archivgut (besonders Bezug auf Personenstandsunterlagen) und weiteren Serviceangeboten; Jeder Bürger soll das Gefühl haben, dass die individuelle Geschichte im MARCHIVUM erfahren werden kann.

– Aufarbeitung und Darstellung der Ergebnisse in einer Ausstellung. Auch ein eigenes Recherchezentrum zu Schicksalen während der NS-Zeit soll diese Vision realisieren.

– Das MARCHIVUM gibt sich selbst eine digitale Ausrichtung. Gegenwärtig sind 8% der historischen Unterlagen bereits digitalisiert. Ziel ist es, die Schätze des Archivs innerhalb des Hauses, beispielsweise durch interaktive Multimediawände und digitalisiert Filme) zu präsentieren.

– Durch Erlebnisstationen soll die Geschichte greifbar gemacht werden.

– Durch Veranstaltungen und Diskussionen soll das MARCHIVUM zu einem Ort der Begegnungen werden. Der Fokus liegt hier im Bereich der sozialen Medien.

– Als Zielgruppe sollen alle Bewohner der Stadt Mannheim und der Metropolregion Rhein-Neckar angesprochen werden. Hauptzielgruppe sind Schülerinnen und Schüler und generell junge Menschen. So soll das MARCHIVUM interaktiver Lernort werden.

– Die Verbindung aus Archiv, NS-Dokumentationszentrum und Dauerausstellung dient der Bündelung der Kräfte, sodass es zentraler Anlaufort für alle Fragen der Stadtgeschichte ist. Ferner sollen Synergieeffekte hierdurch generiert werden.

– Das MARCHIVUM möchte als Standortfaktor wahrgenommen werden und als kultureller Leuchtturm dienen. Auch das Image des gegenwärtigen Stadtteils soll durch das MARCHIVUM aufgebessert werden. 

Die Ergebnisse nach den ersten vier Monaten sind sehr ermutigend und machen Hoffnung, dass die Visionen erfolgreich umgesetzt werden.  

Im Anschluss an der Vortrag fragt Dr. Thomas Becker, Leiter des Universitätsarchiv Bonn, ob mit der Einrichtung des neuen MARCHIVUMS auch die personelle Ausstattung erweitert wurde, da nur hierdurch eine effiziente Bearbeitung der Visionen möglich ist.

Dr. Stockert führt aus, dass bisher acht neue Mitarbeiter eingestellt wurden. 

Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL Archivamtes für Westfalen und Lippe, stellt die Frage, wie die klimatischen Bedingungen im Hochbunker sind und wie das Gebäude auf die archivischen Bedingungen eingestellt wurde. Ferner fragt er nach, wie der Benutzungsprozess genau digitalisiert werden soll.

Dr. Stockert beschreibt, dass die Luftfeuchtigkeit durch eine kontinuierliche Entfeuchtung reguliert werden kann. Die Temperatur war leichten Schwankungen unterworfen, weshalb eine Klimatisierung durch Rückführung der Abluft nötig wurde. Beides funktioniert hervorragend.

Die Digitalisierung erfolgt gegenwärtig noch via Email. In Zukunft soll ein Portal mit Warenkörben und weiteren Neuerungen eingerichtet werden, welches einen transparenten und schnellen Zugriff erlaubt.

 

Grußwort des Leiters des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert

Dr. Mark Alexander Steinert, Leiter des Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, begrüßt die Anwesenden und dankt der Stadt Frechen für die Gastfreundschaft.

Das Bild der Archive ist noch immer von alten Klischees und Vorurteilen belegt. In den vergangenen Jahren ist das Image aber zunehmend im Wandel. Als Beispiel führt er den Tag der Archive, moderne Onlineauftritte, sowie generell verbesserte Nutzungsbedingungen an.

Es werden im Zuge des Rheinischen Archivtags vielfältige Möglichkeiten vorgestellt, welche alle Anwesenden neue Impressionen bieten soll.

Als neuer Leiter des AFZ freut er sich auf neue Kollegen und eine fruchtbare Zusammenarbeit mit diesen.

Abschließend stellt er den Referenten des ersten Vortrags, Dr. Harald Stockert, kurz vor und führt aus, dass das MARCHIVUM in vielen Bereichen bereits eine Vorreiterrolle eingenommen hat.

Grußwort der Vorsitzenden der Landschaftsversammlung Rheinland, Anne Henk-Holstein

Die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, bedankt sich bei der Bürgermeisterin für die Gastfreundschaft und begrüßt die Anwesenden.

Das Thema des diesjährigen Rheinischen Archivtags passt sehr gut zur Stadt Frechen, da es seit Jahrzehnten fest im Kulturbereich verankert ist. Besonders der Zuspruch der Gesellschaft und die Arbeit der Ehrenamtler wäre wünschenswert für alle anderen Archive.

Die Gründe hierfür sieht Fr. Henk-Holstein neben der vorhandenen Fachkompetenz in der gleichberechtigten Kommunikation mit allen beteiligten Stellen und Personen sowie in der Festlegung und Priorisierung wichtiger Ziele. Trägereinrichtungen sind gut beraten, dass der gesetzliche Auftrag an die Archive ernst genommen wird und der Gesellschaft ein fachlich kompetentes, mit guten Angeboten ausgestattetes Archiv zur Verfügung gestellt wird.

Sie ermutigt alle Anwesenden, das Thema der Tagung über diese hinaus mit Kreativität, Mut und Beharrlichkeit zu verfolgen, damit die Archive ein essentieller Faktor der kommunalen Gesellschaft werden.

Sie wünscht der Versammlung einen erfolgreichen Verlauf und spannende Vorträge.

 

Grußwort der Bürgermeisterin der Stadt Frechen, Susanne Stupp

Die Bürgermeisterin der Stadt Frechen begrüßt die Anwesenden in Frechen. Sie führt aus, dass der Frechener Stadtsaal Ort vieler Feste ist. Bevor dieser Saal errichtet wurde, stand an der gleichen Stelle der sogenannte Kolping-Saal, welchen besonders bei älteren Bürgern noch präsent ist.

Sie begrüßt besonders den Leiter des Stadtarchivs Frechen, Alexander Entius und dankt diesem für die hervorragende Organisation. Weiterhin begrüßt sie die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, und den Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert.

Frechen hat nun fast 55.000 Einwohner. Es ist ein bevorzugter Wohnort in der Nähe Köln mit verkehrsgünstiger Anbindung und einer gesunden Mischung aus Wirtschaft und Industrie.

Das Stadtarchiv war, wie die gesamte Stadtverwaltung, einem kontinuierlichen Wandel unterworfen. Noch in den 1990er Jahren war das Archiv suboptimal untergebracht. Der neue Standort des Stadtarchivs, welcher den fachlichen Anforderungen entspricht, liegt deutlich günstiger. Hier ist das Archiv eine fruchtbare Symbiose mit der VHS eingegangen.

In den letzten Jahren stiegen die Anforderungen kontinuierlich und erforderten deshalb eine Professionalisierung der Archivarbeit. Gegenwärtig sind nur ausgebildete Fachkräfte im Stadtarchiv beschäftigt. Aus soll in diesem Jahr erstmalig eine eigenständige Ausbildung eines Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, erfolgen. Eine tragende Säule ist das Ehrenamt, welche im Kreis der Freunde und Förderer des Stadtarchivs Frechen seinen Niederschlag findet. Alexander Entius wird über dieses Thema tiefergehend referieren.

Fr. Stupp hofft, dass in den nächsten Jahren ein Archivpädagogisches Projekt realisiert werden kann, da die Heranführung der jungen Generation ein wichtiger Bestandteil für ein erfolgreiches Archiv ist.

Abschließend wünscht sie der Tagung einen erfolgreichen und ertragreichen Verlauf.

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Stefan Nellen und Jörg Lang: Der Virtuelle Lesesaal – ein Anforderungskatalog und seine Umsetzung

Den letzten Vortrag des diesjährigen Rheinischen Archivtags halten Dr. Stefan Nellen und Jörg Lang. Ihre Ausführungen befassen sich mit dem vom Verein Schweizerischer Archivare und Archivarinnen erarbeiteten Konzept des virtuellen Lesesaals sowie dessen gegenwärtige Umsetzung im Schweizerischen Bundesarchiv (BAR).

Der Lesesaal galt bis ins 20. Jahrhundert als paradigmatischer Ort eines modernen, offenen und serviceorientierten Archivs. Die Digitalisierung hat die Ansprüche an Archive jedoch weit darüber hinaus gesteigert: Kundinnen und Kunden erwarten vermehrt, dass sie Unterlagen und Informationen online auswerten und weiterverarbeiten können. Um den Herausforderungen im Zugangsbereich zeitgemäss zu begegnen, hat die Arbeitsgruppe „Zugang und Vermittlung“ des Vereins Schweizerischer Archivare und Archivarinnen deshalb ein Konzept und einen Anforderungskatalog für einen virtuellen Lesesaal entwickelt. Der virtuelle Lesesaal ist ein modulares, ganzheitliches System aus Applikationen, Daten und Prozessen, welches Archiven erlaubt, je nach Mitteln und Strategie, Dienstleistungen des Lesesaals (auch) online anzubieten. Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) ist aktuell dabei, den Zugang zu seinen Unterlagen in einem virtuellen Lesesaal so zu realisieren, dass Archivnutzende direkt, zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Ort aus auf Archivunterlagen zugreifen können. In der Präsentation stellen wir Konzept und Anforderungskatalog des virtuellen Lesesaals vor, zeigen dessen Umsetzung im BAR und diskutieren die Herausforderungen und Chancen auf dem Weg zu einem digitalen Archiv.

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Kurzvita von Stefan Nellen

  • Studium der Geschichtswissenschaft, Germanistik und Medienwissenschaften an den Universitäten Basel, Bern und Freiburg i.Br.
  • Promotion mit einer Arbeit über die Entstehung von Büros in modernen Verwaltungen
  • Leiter des Dienstes Historische Analysen des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) und stellvertretender Leiter der Abteilung Zugang
  • Mitverantwortlich für die Realisierung des Online-Zugangs des BAR
  • Mitherausgeber Administory. Zeitschrift für Verwaltungsgeschichte (adhi.univie.ac.at)
  • Forschungsgebiete: Verwaltungsgeschichte, Kulturtechniken des Organisierens, Kultur- und Mediengeschichte der Digitalisierung sowie die Geschichte des Wahnsinns und der Psychiatrie

Publikationen:

  • zusammen mit Thomas Stocker (Hg.): Administory 2 (2017). Staat, Verwaltung und Raum im langen 19. Jahrhundert
  • zusammen mit Peter Becker (Hg.): Administory 1 (2016): Verwaltungsgeschichte im Dialog
  • „Die Akte der Verwaltung. Zu den administrativen Grundlagen des Rechts“, in: Marcus Twellmann (Hg), Wissen, wie Recht ist. Bruno Latours empirische Philosophie einer Existenzweise, Konstanz 2016, S. 65-91
  • „Das Wesen der Registratur. Zur Instituierung des Dokumentarischen in der Verwaltung“, in: Renate Wöhrer (Hg.), Wie Bilder Dokumente wurden. Zur Genealogie einer Darstellungspraxis, Berlin 2015, S. 225-248

Kurzvita von Jörg Lang

  • 1987–1990 Maschinenbaustudium an der Fachhochschule Nordwestschweiz
  • 1990–1995 Technischer Verkaufsberater bei der Hatebur AG
  • 1995–2000 Teamleiter Software-Entwicklung bei der De Simone & Osswald AG
  • 2000–2009 Tätig bei der scope solutions AG in verschiedenen Positionen; Unter anderem als Leiter Softwareentwicklung, Leiter Verkaufs- und Produkt-Management; Zeitweise Mitglied des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung
  • Seit 2009 Inhaber Evelix GmbH. Software-Entwicklung
  • An der Entwicklung von scopeArchiv und Query beteiligt
  • Mitinitiator und Entwickler von Archives-Online
  • 2015 Mitautor „Konzept und Anforderungskatalog virtueller Lesesaal“ des VSA
  • 2017 Mitautor „Whitepaper Archivportale“ des VSA
  • Seit 2016 beteiligt an der Entwicklung des neuen Zugangs zum schweizerischen Bundesarchiv

Abstract zum Vortrag von Dominic Panic

Dominic Panic stellt in seinem Vortrag das im Herbst 2012 ratifizierte Transparenzgesetz der Freien und Hansestadt Hamburg vor. Bei seinen Ausführungen stehen besonders die Archive, welche ein wichtiger Bestandteil bezüglich der Umsetzung des Transparenzgesetzes darstellen, im Vordergrund der Betrachtungen.

Im Herbst 2012 wurde in der Hamburger Bürgerschaft das Hamburger Transparenzgesetz verabschiedet. Zu seiner Erfüllung wurde im Oktober 2014 unter www.transparenz.hamburg.de das Hamburger Transparenzportal in Betrieb genommen und in die Verantwortung der Archivarinnen und Archivare des Staatsarchivs als den Experten für Wissens- und Informationsmanagement und die Beratung der öffentlichen Stellen übergeben. Die fachliche Leitstelle Transparenzportal verantwortet seitdem den Betrieb und den weiteren Ausbau. 

Service für die Bürger

Das Archiv früherer Zeiten hatte eine klar umrissene Zielgruppe zu bedienen: mindestens der Schriftlichkeit wie der deutschen Sprache mächtig, vertraut mit der Fachsprache deutscher Behörden, darüber hinaus besonders qualifiziert. Anders beim Transparenz-portal: Dieses richtet sich an Jedermann, und über Jedermann wissen wir sehr viel weniger. Weder kann höhere Schriftkompetenz noch Fachsprachlichkeit unterstellt werden, auch nicht deutsche Muttersprache oder Vollständigkeit der sensorischen Fähigkeiten. Es kann nicht von einem bekannten Auftrag ausgegangen werden, auch nicht von einer vertrauten Sozialisation. Und der Kontakt erfolgt in erster Linie über die Transparenzportal-Webseite. Ohne mehr vorauszusetzen, als eine gewisse Vertrautheit mit der Bedienung von Webseiten und Basis-Schriftlichkeit, besteht die Aufgabe mithin in der ständigen Verbesserung der Benutzung und der Suchfunktionen. Der Abbau aller Zugangsbeschränkungen ist hier nicht nur selbstgewählter Serviceauftrag, sondern gesetzliche Verpflichtung (§10 HmbTG), deren Erfüllung überprüft wird (§18 HmbTG). 

Paradigmenwechsel in der Verwaltung, Veränderungen auch für Archivarinnen und Archivare

Das Ergebnis ist ein Portal, das den Bürgerinnen und Bürgern ohne Hürden Zugang zu wichtigen Dokumenten staatlichen Handelns gewährt, und zwar noch in ihrer Gegenwart (z.B. Verträge vorab). Gemäß der Intention des Gesetzes wird sein Mitwirkungs-Spielraum hiermit entscheidend erweitert. Mit dieser Initiative hat sich Hamburg an die Spitze der weltweiten Transparenzbestrebungen gesetzt. Die Auswirkungen sind umfassend und noch nicht abzuschätzen. Es bedeutet einen Paradigmenwechsel im Verwaltungsdenken, wie auch Veränderungen in den Arbeitsabläufen und bei der Bearbeitung und Archivierung von Dateien und Dokumenten. 

Service für alle: Kommunikation 360°

Wie die Benutzenden erhalten auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden bestmögliche Unterstützung, denn ihre verständige, aktive Zuarbeit ist entscheidend für die Qualität des Bestandes.

So wird die laufende technische Weiterentwicklung des Portals flankiert durch Kommunikation mit allen Gruppen. Die Mitarbeitenden der fachlichen Leitstelle sind Ansprechpartner für Besucher des Portals wie für Bearbeiter, für Behörden und Unternehmen in allen Fragen rund um den Betrieb, die Technik und die Benutzung. Sie beraten spezielle Nutzendengruppen, beseitigen Hindernisse, erleichtern und erklären die Nutzung, befördern die Kommunikation und informieren die Öffentlichkeit über die voranschreitende Entwicklung.

Die Vision des virtuellen Lesesaals mit freiem Zugang zu Schriftsätzen von zu Hause am Bildschirm ist mit dem Transparenzportal verwirklicht.

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Kurzvita von Dominic Panic

  • Studium der Informatik an der Universität Hamburg; Schwerpunkte: Software-Entwicklung sowie Modellbildung und Simulation
  • Nach Abschluss des Studiums: Tätigkeit als Software-Entwickler an dem BMBF-geförderten Projekt Emporer in Berlin: Link zum Projekt Emporer
  • Dozententätigkeit in den Bereichen betriebliche Umweltinformationssysteme und Software-Entwicklung
  • Über das Nachwuchsführungskräfteprogramm an die Freie und Hansestadt Hamburg gewechselt; dortige Tätigkeit in den Bereichen Projekt-Management und Anforderungsmanagement in verschiedenen Projekten der FHH; zuletzt Projektleiter und Referent im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement in der FHH verantwortlich für elektronische Entscheidungsvorgänge
  • Seit Ende 2017 Leitung der Fachlichen Leitstelle Transparenzportal im Staatsarchiv Hamburg

Abstract zum Vortrag von Dr. Bastian Gillner: #Neuland – Die Entdeckung der digitalen Archivstrategie

Die abschließende Sektion wird durch Dr. Bastian Gillner eingeleitet. In seinem Vortrag stellt er die Herausforderungen und Potentiale digitaler Angebote für Archive vor. Im Zentrum der Ausführung steht die Entwicklung einer digitalen Archivstrategie.

Die digitale Transformation ist in nahezu allen Lebensbereichen in vollem Gange. Auch die Archive reagieren auf die Veränderungen und richten ihre Angebote auf die digitale Welt aus: Homepages, Soziale Medien, Archivportale, Virtuelle Lesesäle. Dieser Veränderungsprozess verläuft asynchron und allgemein eher langsam und zäh, vermutlich v.a., weil das Kernangebot der Archive, die Bereit­stellung von Archivgut, ungeachtet aller Digitalisierungsbemühungen, ein analoges Angebot ist und noch auf lange Frist bleiben wird. Nichtsdesto­trotz kann die digitale Welt aber kaum als irrelevant abgetan werden: Erwartungshaltungen der Nutzerinnen und Nutzer und erhebliche Chancen für die Archive bedingen eine aktive und offene Ausmessung des häufig noch so empfundenen Neulands. Grundsätzliche Diskussionen über die Aufgaben, die Möglichkeiten und die Rollen von Archiven in der digitalen Welt sind abseits vom allgemeinen (und nunmehr auch schon zwanzig Jahre alten) Wunsch nach einer Online-Stellung von Findmitteln und Archivgut noch kaum geführt worden. Der Vortrag will erste Überlegungen zu einer solchen digitalen Archivstrategie anstellen, die auch und gerade auf die Nutzerinnen und Nutzer und den Servicegedanken von Archiven abzielen.

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Kurzvita von Bastian Gillner

  • 1997–2009 Studium der Neueren und Neuesten Geschichte, Mittleren Geschichte und Politikwissenschaften an der Westfälischen Wilhelms-Universität (WWU) Münster, daneben Tätigkeit als Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl Frühe Neuzeit der WWU Münster (Prof. Dr. B. Stollberg-Rilinger) sowie bei der Historischen Kommission für Westfalen
  • 2009 Promotion („Freie Herren – Freie Religion. Der Adel des Oberstifts Münster zwischen konfessionellem Konflikt und staatlicher Verdichtung 1500-1700“)
  • 2009–2011 Archivreferendariat beim Hessischen Staatsarchiv Marburg
  • 2011 Projektarbeit bei der Hessischen Archivberatungsstelle Darmstadt (Benutzung von Digitalkameras im Lesesaal)
  • 2011 Wissenschaftlicher Archivar beim Landesarchiv Baden-Württemberg, Hohenlohe-Zentralarchiv Neuenstein (Ordnung und Erschließung des Partikulararchivs Hohenlohe-Öhringen)
  • Seit 2011 Archivrat beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen Abteilung Rheinland: Überlieferung der Polizeibehörden seit 1815 bis heute; Überlieferung der Schulverwaltungsbehörden seit 1815 bis heute; Mitarbeit im Geheimschutz: Verschlusssachen (VS-Unterlagen); Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit: Facebook-Auftritt
  • Daneben Aktivitäten im Bereich Archive und soziale Medien, z.B. Redakteur des Blogs Archive 2.0 (http://archive20.hypotheses.org)
  • Seit 2016 beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen Fachbereich Grundsätze in Duisburg, zuständig als stellvertretender Dezernatsleiter in Dezernat F4 für E-Government und Elektronische Unterlagen.
  • Seit 2016 Mitglied und seit 2018 Vorsitzender des KLA-Ausschusses Records Management. Daneben aktiv im Bereich Archive 2.0/Offene Archive, u.a. im VdA-AK Offene Archive

Link zur Publikationsübersicht

Abstract zum Vortrag von Dr. Ulrich Helbach: Die ‚Mühen der Ebene‘: Dezentrale Benutzung in Pfarrarchiven

Ulrich Helbach, Leiter des Historischen Archivs des Erzbistums Köln, beleuchtet in seinem Vortrag die dezentrale Lagerung von Beständen in den jeweiligen Pfarrarchiven sowie die damit einhergehenden Vor- und Nachteile.

Die Pfarrarchivpflege im Erzbistum Köln ist dezentral organisiert. Während die inzwischen fast 600 Findmittel zu den ehemals ca. 800 Pfarreien in dem fachaufsichtführenden Historischen Archiv des Erzbistums in Köln zentral einsehbar sind, liegen die Bestände in über 90% der Fälle in Pfarreien; eine Gegebenheit, die teilweise auch auf andere rheinische Bistümer zutrifft. Verantwortlich für die Benutzung ist die Pfarrei. Die Rahmenbedingungen sind extrem unterschiedlich, nicht nur abhängig von der Struktur – Einzelpfarrarchive versus mehrzellige „Mittelpunktsarchive“ (aus meist 3-5 Pfarrarchiven) –, sondern insbesondere von der örtlichen Betreuung, für die grundsätzlich ehrenamtliche Mitarbeitende vorgesehen sind. Der Vortrag analysiert die Faktoren und beleuchtet für das Erzbistum Köln kritisch-perspektivisch die Möglichkeiten und Hindernisse örtlich-pfarrlicher Nutzbarmachung der Bestände.

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Kurzvita von Ulrich Helbach

  • Studium und Promotion (Rhein. Landesgeschichte) an der Universität Bonn
  • Archivreferendariat NRW mit Archivschule Marburg
  • Seit 1989 wiss. Archivar im Historischen Archiv des Erzbistums Köln
  • Seit 2004 Leiter dieses Archivs, zugleich als einer von vier Referenten in der Pfarrarchivpflege tätig (Bezirk Rhein-Erft-Kreis und Stadt Köln (außer City))
  • Vorstandsmitglied im „Architektur Forum Rheinland“ (Köln) und in verschiedenen rheinischen Geschichtsvereinen
  • Dozent im Bereich „Archivkunde“ an der Universität Bonn. – Wiss. Forschungsschwerpunkt im Bereich der kath.-kirchlichen Zeitgeschichte bzw. in Regionalgeschichte
  • Seit 2010 verantwortlich (Impressum) für die Homepage katholische.archive.de

Abstract zum Vortrag von Eeva Rantamo F.M.: Bestandspolitik, Archivgut und Servicekonzepte: Unterstützung von Diversität und Zugänglichkeit im Archiv

Der Vortrag von Eeva Rantamo F.M. stellt die Frage nach der Umsetzung von Maßnahmen im Bereich der Inklusion und deren Auswirkungen auf die Archivarbeit. Neben einer Darstellung der Möglichkeiten steht besonders der aus diesen resultierende Nutzen im Vordergrund der Ausführungen.

Archive dokumentieren im Rahmen ihrer Zuständigkeit durch ihre Bestände die Geschichte jedes Tages. Sie bieten damit Antworten und Hinweise für eine unabsehbare Menge von Fragen. Diese Informationen aus erster Hand sollen einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung stehen. Doch wer nutzt diese Möglichkeiten?

Archive wollen möglichst viele unterschiedliche Personengruppen an ihrem Angebot teilhaben lassen. Viele Benutzerinnen und Benutzer brauchen nicht nur physische Hilfen, sondern auch fachliche Unterstützung. Doch nicht allen kann alles geboten werden. Die Erhaltung und Pflege der Archivalien setzen Grenzen, Personalstand und Etat tun ihr Übriges. Was können Archive selbst erreichen, wo finden sie notwendige Unterstützung? Wie können Barrierefreiheit und Inklusion zu einem größeren öffentlichen Interesse an der Archivarbeit beitragen? Welche Rolle spielen die Archivbestände dabei? Welche Anstrengungen sind lohnend, was sind umsetzbare Strategien?

Der Vortrag beleuchtet die Gestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich der Bestände, des Umganges mit dem Archivgut und den angebotenen Service-Leistungen. Er blickt dabei auch auf die Grenzen, an die inklusive Bemühungen stoßen und stellt die Frage: Was haben wir selbst davon?

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Kurzvita von Eeva Rantamo

  • 1986–1994 Studium der Fächer Volkskunde, Ur- und Frühgeschichte und Kulturgeschichte in Finnland und in Deutschland
  • 1987–2007 studentische bzw. wissenschaftliche Mitarbeiterin in archäologischen Museen und der Bodendenkmalpflege sowie in der Landesdenkmalpflege
  • Seit 1995 Dozentin, Projektleiterin und Beraterin für kulturelle Vermittlung, Integration von Einwanderinnen und Einwanderern, interkulturelle Kompetenz, einfache Sprache sowie Inklusion und Barrierefreiheit in Kultureinrichtungen, Bildung und Tourismus
  • 2014 Gründerin des Büros „Kulturprojekte – Inklusive Kulturarbeit“ in Köln. Aktuelle Themen: Durchführung von Analysen und Konzepterstellung zur Inklusion in Kultureinrichtungen; Fortbildungen und Beratung in Kommunen, Vereinen und Kultureinrichtungen; Leitung internationaler und lokaler Entwicklungsprojekte zur Inklusion in der Kulturarbeit

Abstract zum Vortrag von Dr. Matthias Meusch und Dr. Martina Wiech: Visitenkarte des Archivs und Ort der Begegnung mit den Quellen – Der Lesesaal am Standort Duisburg des Landesarchivs NRW

Die dritte Sektion werden Dr. Martina Wiech und Dr. Matthias Meusch eröffnen. In ihrem Vortrag behandeln sie die Anforderungen an einen modernen Lesesaal und zeigen anhand des Lesesaals im Landesarchiv NRW in Duisburg ein Beispiel für deren Umsetzung auf.

Der Vortrag blickt zunächst kurz auf die Situation vor 2014 zurück, als die heutige Abteilung Rheinland des Landesarchivs NRW noch auf mehrere Standorte mit drei Lesesälen in der Düsseldorfer Mauerstraße, in Schloss Kalkum und in Brühl aufgeteilt war. Es wird geschildert, wie diese Erfahrungen und die Anforderungen an ein modernes Lesesaal-Management, die sich nicht zuletzt aus der zunehmenden Digitalisierung ergeben, in die Planungen für den Duisburger Neubau einflossen. Ein dritter Teil befasst sich mit der heutigen Situation im Lesesaal und den Herausforderungen, die die Größe des Hauses, der Umfang der Bestände sowie die Anzahl und Ansprüche der Benutzer an Personal und Organisation stellen.

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Kurzvita von Matthias Meusch

  • 1988–1994 Studium der Geschichte und Anglistik an der Justus-Liebig-Universität Gießen
  • 1994 1. Staatsexamen, 1998 Promotion mit einer Arbeit über den Hessischen Generalstaatsanwalt Fritz Bauer
  • 1997–1999 Wiss. Mitarbeiter am Institut für Geschichte der Medizin der Universität Gießen
  • 1999–2001 Archivreferendariat am Staatsarchiv Münster und der Archivschule Marburg
  • 2001 Aufnahme der Tätigkeit am damaligen Hauptstaatsarchiv Düsseldorf als Mitarbeiter im DFG-Projekt „Retrokonversion archivischer Findmittel“
  • Ab 2002 Dezernent, seit 2009 Leiter des Dezernats R2 – Bestände vor 1816, nichtstaatliches und nichtschriftliches Archivgut

Tagungstaschen

Auch in diesem Jahr gibt es für die Teilnehmenden des Rheinischen Archivtags wieder eine gut gefüllte Tagungstasche, die traditionell am Montag vor der Veranstaltung gepackt wird. Was alles drin ist, werden nur die erfahren, die sich rechtzeitig angemeldet haben….

AFZ-Fobi-Team beim Packen der Tagungsunterlagen