Verabschiedung und Einladung zum Rheinischen Archivtag 2026

Dr. Mark Steinert benennt zum Schluss die große Bandbreite der bei dieser Tagung behandelten Themen sowie die heutigen Herausforderungen des Berufsstandes. Insbesondere kleine Archive mit geringen Personalkapazitäten seien besonders gefordert, alle Aufgaben zu bewältigen. Die Tagung solle best practice-Beispiele vermitteln und Anregungen für den eigenen Berufsalltag mitgeben.

Er dankt dem gastgebenden Kreisarchiv Viersen, insbesondere Dr. Herm und seinem Team. Darüber hinaus dankt er allen Referierenden und Moderierenden der Sektionen sowie dem Vorbereitungsteam des LVR-AFZ unter der Leitung von Monika Marner herzlich für die Organisation und den gelungenen Rheinischen Archivtag. Zuletzt dankt er allen Anwesenden für das große Interesse und die Teilnahme. 

Dr. Steinert holt Dr. Sebastian Barteleit (Stadtarchiv Ratingen) auf die Bühne. Ratingen feiere nächstes Jahr das 750. Stadtjubiläum. Der voraussichtliche Austragungsort des 59. Rheinischen Archivtags wird somit Ratingen sein. Im Anschluss schließt Dr. Steinert den 58. Rheinischen Archivtag in Viersen.

Fragen und Diskussion zu den Beiträgen der Sektion 3

Die Moderatorin Dr. Kathrin Pilger eröffnet die Runde für Rückfragen und Diskussion zur dritten Sektion.

Die erste Anmerkung stammt von Dr. Matthias Kordes (Stadtarchiv Recklinghausen): Er fragt nach der Implementierung des Feldes der Archivpädagogik im Archivgesetz und regt als Idee an, dies in die Archivsatzung hineinzuschreiben, die vom Rat abgesegnet wird, um nach diesem Schritt einen Antrag auf Stelle eines Archivpädagogen stellen.

Monika Marner (LVR-AFZ) stellt eine Rückfrage zu den Archivportalen und fragt, ob es eine Einschätzung zum Layout gibt, die die Nutzerfreudlichkeit zu erhöhen. Dr. Ruisinger stimmt zu, dass Neuigkeiten zu sehen sein sollten. Für Nutzenden ohne Expertise sei viel Eigeninitiative erforderlich. Es werde im Archivportal-d versucht, dies einzubauen – die Recherche im Portal ersetze aber nicht den Besuch im Lesesaal.

Juliano de Assis Mendonça (LVR-AFZ) informiert über die Fördermöglichkeiten für Projekten der Archivpädagogik, darunter die LVR-Archivförderung und Regionale Kulturförderung sowie die Förderung der LVR-Museumsberatung. Außerdem fragt er zum Archivportal-d und einem nationalen Erschließungsstandard. Nach Dr. Ruisinger sei dies ein Prozess und es gebe dafür verschiedene Hürden. Ein Beispiel wäre, dass sich die Archivcommunity beispielsweise auf eine Liste mit Archivalientypen einige.

David Gniffke (LWL-Archivamt von Westfalen) merkt an, dass die Erschließungsrichtlinie der Hessischen Archivberatung auf der des Hessischen Landesarchivs basierte. Er regt an, dass dies auch für den kommunalen Bereich zu erarbeiten wäre und es eines Austausches bedürfe. An den Viersener Vortrag – Pflicht und Kür – fragt an und regt an, mit anderen Kultureinrichtungen zusammenzuschließen, beispielsweise mit örtlichen Museen. Herm antwortet, dass Pflicht und Kür in Viersen recht frei gewählt werden können, die Archivpädagogik wurde in Viersen aber nun strategisch ins Zentrum gerückt und als Schwerpunkt der eigenen Arbeit definiert. Auf Nachfrage der konkreten Aspekte antwortet Herm, dass die Lehrpläne der Schulen maßgeblich sind und gleichzeitig eine Bandbreite an Themen angeboten werden sollen, aber bestimmte Themen auch je nach Interesse der Schüler*innen vorangetrieben werden.

Dr. Matthias Klein (LVR-AFZ) stellt eine Rückfrage an Dr. Herm zum vom Kreisarchiv Viersen angebotenen Bustransfer für Schulklassen.

Eine nächste Frage nimmt den Begriff “Partizipation” in den Blick. Sie geht an Frau Bartel-Heuwinkel und Herrn Herm: Wie kann man Archivalien auch für unterschiedliche Bildungsbüros zugänglich machen? Wie kann man dem mit einem archivpädagogischen Programm begegnen? Herm antwortet, dass alle Schulformen bespielt werden. In der Mittelstufe gebe es allerdings eine gewisse Lücke. Es gebe eine Zusammenarbeit mit Gesamtschulen und Berufskollegs. Die Schüler*innengruppen setzten sich sehr heterogen zusammen und daran müsse das Programm angepasst werden. Hier sei die bisher gemachte Erfahrung sehr hilfreich. Bartel schaut auf die sehr kleinen Archive und plädiert dafür, sich Hilfe zu holen und auf Lehrkräfte zuzugehen und anzufragen, welche Themenmodule gewünscht sind. Man solle auf bisherige Formate zurückgreifen. Lehrerfortbildungen seien ein Mittel, bei diesen diesen könnte man sich auch Referierende von extern dazu holen.

Zum Ende hin dankt die Moderatorin allen Referierenden. Sie schließt die Sektion und übergibt das Wort noch einmal an Dr. Herm und Dr. Steinert.

Der Nutzende im Zentrum der Portallösungen – Weiterentwicklung des Archivportal-D

Dr. Denise Ruisinger (Deutsche Digitale Bibliothek – Fachstelle Archiv)

Im abschließenden Vortrag des Rheinischen Archivtags richtet Frau Dr. Ruisinger von der Fachstelle Archiv der Deutschen Digitalen Bibliothek einen Blick auf die Weiterentwicklung des Archivportals-D, welches die DDB seit 2012 betreibt. Im Fokus steht dabei vor allem die Frage, wie die Interessen und Anforderungen der Nutzenden im Portal stärker berücksichtigt werden können.

Frau Ruisinger gibt zunächst einen kurzen Überblick über die Entwicklung der regionalen Archivportale in Deutschland. Die Portale versprachen von Beginn an eine breitere Wahrnehmung und Zugänglichkeit der Archive für die Öffentlichkeit. Seit langem fungieren die regionalen Archivportale auch als Aggregator für das Archivportal-D und das Europäische Archivportal. Erschließungsdaten und ggf. auch verknüpfte Digitalisate können so automatisiert auch auf den höheren Ebenen bereitgestellt werden. 

Für die Nutzenden bieten die Archivportale eine komfortable Suche über die Bestände verschiedener Archive hinweg. Der Einstieg zum Archivportal-D erfolgt inzwischen zum weit überwiegenden Teil über konventionelle Suchmaschinen. Das bringt dem Portal eine deutliche Ausweitung des Nutzendenkreises, welcher auch statistisch nachvollziehbar ist. Es bringt aber auch neue Anforderungen an die Nutzerführung im Portal, wofür in den vergangenen Jahren u. a. das Frontend, die Trefferliste und die Barrierefreiheit deutlich verbessert worden sind. Auch Archiv-unerfahrene Nutzende sollen sich im Portal schnell zurechtfinden und Treffer schneller erfassen. Ebenso sollen vorhandene Digitalisate künftig zentral unter dem Titel angezeigt und so für Nutzende direkt sichtbar werden. Verbesserungen an den technischen Möglichkeiten des digitalen Viewers sollen gegen Ende des Jahres umgesetzt werden.

Eine weitere Verbesserung brachte die Einrichtung der inzwischen drei Themenportale sowie spezieller Personen- und Organisationsseiten. Diese Spezialseiten bieten übergreifende Informationen und Zugänge zu mit diesen Themen, Personen oder Organisationen verknüpften Unterlagen. Voraussetzung hierfür ist allerdings die noch nicht sehr weit verbreitete Verlinkung mittels Normdaten in der Erschließung.

In einer interaktiven Umfrage fragt Frau Ruisinger das Plenum “Was fördert die Auffindbarkeit von Archivalien in Portalen wie dem Archivportal-D?”. In der anschließend entstandenen Wortwolke stehen v. a. die Nutzung von “Normdaten” und “Verschlagwortung” in der Erschließung im Zentrum. 

Frau Ruisinger führt dazu weiter aus, dass die Auffindbarkeit von Archivalien im Portal  durch eine ungenügende Verzeichnung oder eine sehr starke Vereinzelung von Erschließungsdaten deutlich erschwert wird. Verbessern ließe sich dies z. B. durch eine Reduzierung der in den AFIS genutzten Erschließungsmasken. Ebenso hilft die Formulierung verbindlicher Erschließungsrichtlinien für das eigene Archiv. Hierfür kann auf zahlreiche Vorlagen und Beispiele sowie nationale und internationale Standardisierungen zurückgegriffen werden. 

Eine zentrale Maßnahme zur besseren Auffindbarkeit von Objekten im Portal sei die  Beifügung zusätzlicher Metadaten in der Erschließung. Beispielsweise können im Archivportal-D Suchergebnisse nach Fotos gefiltert werden. Hier können aber natürlich nur solche Objekte gefunden werden, denen das entsprechende Metadatum “Archivalientyp: Foto” bei der Erschließung auch beigefügt worden ist. Gleiches gilt für das Filtern nach Laufzeiten der Objekte. Nur wenn Laufzeiten in einer maschinenlesbaren Form angegeben sind, können die Filter des Portals die entsprechenden Objekte anzeigen. Angaben wie “o.D.” oder “im Jahre des Herren…” können die Suchfilter des Portals nicht verarbeiten. Aktuell gibt es zudem noch fast 240.000 Objekte im Portal, die “ohne Titel” erfasst sind und daher auch nicht durch die Nutzenden gefunden werden können.

In einer zweiten interaktiven Umfrage fragt Frau Ruisinger das Plenum abschließend: “Für wie wichtig und wie einfach umsetzbar halten Sie die genannten Maßnahmen?” Als wichtigste und am einfachsten umsetzbare Maßnahmen sieht das Plenum die Angabe von Laufzeitdaten und Archivalientypen in der Erschließung an. Als eher schwer umsetzbar wird die Anreicherung mit Normdaten und die Verschlagwortung angesehen.

Die Stellenausstattung der Archive der kreisfreien Städte in NRW

Bisher gab es kaum gesammelte Daten, die es erlaubt haben die Stellenausstattung der Archive der kreisfreien Städte in NRW zu vergleichen. Auf Anregung eines Stadtarchivs haben wir eine entsprechende Recherche gestartet.

Dabei haben wir uns zunächst auf frei im Internet zugängliche Haushalts- und Stellenpläne der Städte gestützt. Weil diese aber nicht für alle Städte findbar bzw. aktuell waren und z.B. teilweise den gesamten Kulturbereich einer Stadt gemeinsam aufgeführt haben, haben wir in einem zweiten Schritt – in Absprache mit dem LWL-Archivamt – die Archive der kreisfreien Städte kontaktiert. Wir haben sie entweder gebeten die frei zugänglichen Daten zu bestätigen bzw. zu verbessern oder, in den Fällen, in denen online keine Daten findbar waren, uns eine Auflistung der Stellen, die sie zur Verfügung haben, zu schicken.

Von 23 Archiven kreisfreier Städte haben wir inzwischen von 21 Antwort erhalten. Unsere Daten umfassen nun nicht nur die Anzahl der Vollzeitäquivalent-Stellen der einzelnen Stadtarchive, sondern auch eine Aufschlüsselung, wie sich diese Stellen auf verschiedene Besoldungsgruppen verteilen. Um die Stellenausstattung der einzelnen Archive der kreisfreien Städte NRW’s vergleichen zu können, haben wir uns jedoch zunächst nur auf die Anzahl der dem jeweiligen Archiv zur Verfügung stehenden Vollzeitäquivalente beschränkt. Die Auswertung dieser Daten zeigt, dass es tatsächlich eine sehr große Spannweite in der Stellenausstattung der einzelnen Stadtarchive gibt. Dies gilt auch dann noch, wenn man berücksichtigt, dass manche der Stadtarchive beispielsweise ihre Auszubildenden mitgezählt haben, andere nicht. Um die Stellenausstattungen der einzelnen Archive miteinander vergleichen zu können, haben wir ausgerechnet, wie viele Einwohner:innen auf eine volle Archivstelle kommen.

Auch wenn die konkreten Daten vertraulich bleiben, ergibt sich ein aufschlussreicher Überblick: Sieben Kreisfreie Städte stechen durch eine besonders gute Ausstattung hervor. Sie kommen auf weniger als 20.000 Einwohner pro Archivmitarbeiter:in. Ebenfalls sieben Städte bilden das „Mittelfeld“. Bei ihnen kommt ein:e Archivmitarbeiter:in auf 20.000-30.000 Einwohner:innen. Das „Schlusslicht“ bilden sieben weitere Städte. Bei ihnen ist eine volle Archivstelle für 30.000 bis knapp 50.000 Einwohner:innen zuständig.

 

Texterkennung mit KI: Ein Projekt des Saarländischen Landesarchivs

von Susanne Schmolze, Landesarchiv Saarbrücken

Den Abschluss der Sektion 2 “Archive als Digitale Orte” bildet ein Vortrag von Susanne Schmolze, Archivrätin am Saarländischen Landesarchiv. Einleitend führt sie aus, dass immer mehr Archive KI-Tools erproben. Dies ist teil einer übergeordneten Entwicklung die Erschließung und Bereitstellung von Archivmaterialien zur zentralen Aufgabe für Archive macht. Auch das Saarländische Landesarchiv hat verschiedene Inhalte auf unterschiedlichen Plattformen zugänglich gemacht. Gegenstand des Vortrags ist ein Pilotprojekt zur Texterkennung handschriftlicher Texte mittels KI, welches am Landesarchiv Saarbrücken durchgeführt wurde. Dabei wurde zunächst das öffentlich zugängliche Modell Transkribus verwendet, da es übersichtlich und einfach zu nutzen ist sowie gute Ergebnisse liefert. Erste Ergebnisse dieses Projekts zur KI-basierten Handschriftenerkennung (Handwritten Text Recognition, HTR) konnten im Herbst 2023 veröffentlicht werden.

Der Vortrag gliedert sich in drei Teile. Zunächst wird die ausgewählte Quelle vorgestellt, dann die Projektergebnisse und schließlich wird ein Ausblick auf geplante Folgeprojekte gegeben.

Der Workflow des durchgeführten Pilotprojektes gliedert sich in die Auswahl der Quelle und Vorbereitung des Projektes, dann eine Transkription und das Modelltraining an die sich schließlich die Überarbeitung und Veröffentlichung anschließen.

Anlass für das Projekt gab das anstehende Jubiläum der zweiten Saarabstimmung und des Beitritts des Saarlandes zur BRD (1955-1959) und das antizipierte öffentliche Interesse daran. Als Textbasis ausgewählt wurden die Protokolle der Saarländischen Verwaltungskommission. Diese amtierte von Oktober 1946 bis Dezember 1947 unter der Aufsicht der französischen Militärregierung als provisorisches Kabinett. 142 Sitzungen der Verwaltungskommission fanden statt, bevor sie mit dem Inkrafttreten der Verfassung 1947 durch eine reguläre Regierung abgelöst wurde. Die Sitzungsprotokolle sind handschriftlich in drei Bänden überliefert und befinden sich im Landesarchiv. Somit war eine interne Digitalisierung möglich. Zudem handelt es sich mit 400 Doppelseiten um einen überschaubaren Umfang und die Protokolle zeichnen sich durch seltene Schreiberwechsel und klare Handschriften aus.

Nach der Digitalisierung wurden zunächst einige Testläufe mit öffentlichen Modellen gestartet und so Trainigsdaten erzeugt. Das letztendlich genutzte öffentliche Modell – Transkribus German Handwriting  M1 – wurde mit Daten im Umfang von circa 17.000 Wörtern trainiert. Dafür erfolgte eine sorgfältige manuelle Korrektur der erstellten Transkriptionen im Transkribus-Texteditor. Dieses Material wurde dann wiederum für das Training eines eigenen Modells genutzt, das für die Transkription des restlichen Textes zur Anwendung kam.

In diesem Fall wurde die vom KI-Modell erstellte Rohfassung der Transkription als Word-Datei exportiert und eine erstkorrigierte Arbeitsfassung erstellt. Dabei wurden zunächst nur auffällige Mängel hinsichtlich Orthografie, Zeichensetzung, Sonderzeichen und Zahlen sowie Abkürzungen korrigiert. Im nächsten Schritt wurde der erstellte Text – ebenfalls in Word – formatiert, mit einem umfassenden Inhaltsverzeichnis versehen und als PDF/A gespeichert. Auf diese Weise wurde eine höhere Übersichtlichkeit und Nutzer:innenfreundlichkeit erreicht. Den größten Bearbeitungsaufwand nahmen jeweils die Überarbeitung im Transkribus Texteditor und die Überarbeitung in Word ein — zusammen fast 90% der aufgewendeten Zeit. Bearbeitungszeiten im KI-Modell konnten von der jeweiligen Serverauslastung abhängen.

Die so transkribierten Sitzungsprotokolle wurden auf der Webseite des Landesarchivs Saarbrücken zugänglich gemacht. Dabei stand der Fokus zum einen darauf, die Textgenese nachvollziehbar und Erfahrungswerte zugänglich zu machen, zum anderen einen Vergleich zwischen Transkription und Vorlage zu gewährleisten und schließlich die inhaltliche Auswertung der Quelle durch die Forschung zu ermöglichen. Diesen Zielen wurde Rechnung getragen, indem erstens die Scans der handschriftlichen Sitzungsniederschriften, zweitens die unkorrigierten Transkriptionen des eigenen Modells und drittens die erstkorrigierte Fassung der Niederschriften nebeneinander auf der Webseite veröffentlicht wurden.

Die Textversion, also die korrigierte Fassung der Transkription, verfügt zusätzlich über umfangreiche Navigationsmöglichkeiten, welche das bereits erwähnte Inhaltsverzeichnis ebenso umfassen wie eine Volltextsuche und die Möglichkeit zum Setzen von Lesezeichen.

Aufgrund seiner Aktualität und dem erwarteten öffentlichen Interesses wird das Projekt selbstverständlich auch für die Öffentlichkeitsarbeit des Landesarchivs verwendet. Dies umfasst nicht nur Zeitungsberichte und Internetbeiträge, sondern auch die Präsentation des Pilotprojektes auf Tagungen wie dem Rheinischen Archivtag. Das Pilotprojekt soll Modell für die Digitalisierung und Transkription weiterer Bestände sein, zeigt diesbezügliche Potentiale auf, kann es in Zukunft Archivar:innen ermöglichen, weniger Zeit in die Transkription von Quellen investieren zu müssen und baut zudem Nutzbarkeitshürden für weniger geübte Nutzende ab. Außerdem verschaffen Pilotprojekte wie dieses dem Landesarchiv, seinen Beständen und der Geschichte des Saarlandes auch eine breite mediale Sichtbarkeit.

In der Diskussion wird aus dem Publikum gefragt, ob ein kostenloses Modell von Transkribus genutzt wurde oder nicht, und wenn nein, welches bezahlpflichtige Modell. Und auch ob das Modelltraining im Basiszugang funktioniert. Frau Schmolze antwortet, dass für das Kennenlernen des Programms die kostenlose Version durchaus ausreicht, die bezahlpflichtigen Modelle unterschiedliche Kontingente umfassen und das Training des Modells im persönlichen Nutzer:innenaccount erfolgt. Eine weitere Frage richtet sich darauf, inwiefern sich der Wechsel der Handschrift bzw. des oder der Schreibenden auf die Treffsicherheit der Texterkennung durch ein KI-Modell auswirkt. Frau Schmolze antwortet, dass das tatsächlich ein Problem sein kann und die das KI-Modell tatsächlich am zuverlässigsten funktioniert, wenn die zu transkribierenden Texte überwiegend von einer Person verfasst wurden. Eine dritte Frage zielt darauf ab, ob die Version von 2023 von Transkribus überhaupt noch mit der heutigen vergleichbar sein kann und wie schnell sich dies weiterentwickelt. Ebenso ob alle Nutzenden auf alle trainierten Modelle zugreifen können. Frau Schmolze antwortet, dass sich Transkribus selbstverständlich weiter entwickelt, trainierte Modelle aber freigeschaltet werden müssen, damit sie für alle Nutzenden frei zugänglich sind, ansonsten bleiben sie im eigenen Account. Zudem wird gefragt wie groß der Trainingsblock für ein Transkribus-Handschriftenmodell sein sollte. Frau Schmolze antwortet, dass Transkribus einen Textblock von mindestens 15.000 Wörter dafür empfiehlt, damit die Software ausreichend Beispiele hat, um Muster zu erkennen und zu lernen.

 

KI in Archiven – Potentiale und Risiken

von Dennis Gräff, fme AG

Das erklärte Ziel des Vortrages von Dennis Gräff ist es vor allem, Interesse am Einsatz von KI zu wecken und Hemmschwellen abzubauen.

Zunächst greift Herr Gräff auf eine Definition von KI des Europäischen Parlaments zurück: Künstliche Intelligenz sei demnach die Fähigkeit einer Maschine, menschliche Eigenschaften wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren. Allerdings mit der Einschränkung, dass KI nicht tatsächlichen denken und begreifen kann. Daneben fehlt künstlicher Intelligenz die Möglichkeit ihr „Wissen“ einzuordnen. Deshalb kann KI keine Verantwortung übernehmen und menschliche Arbeit vollständig ersetzen.

Das wirft die Frage auf, wieso KI für Archive jetzt relevant ist. Die Antwort hierauf ist, dass Künstliche Intelligenz vor allem zur Übernahme von Routineaufgaben eingesetzt werden kann. Sie ist als Entlastung für Menschen einsetzbar, sodass bei steigenden Datenmengen von etwa 23% pro Jahr dennoch Kapazität für menschliche Entscheidungen bleiben kann.

Im Folgenden werden exemplarisch eine ganze Bandbreite aktueller Einsatzmöglichkeiten für KI für Kernaufgabe der Archive präsentiert, gegliedert in drei Aufgabenteile:

  1. Ingest: die Aufnahme und Beschreibung von Unterlagen;
  2. Access: die Nutzung, Recherche und Informationsbereitstellung und
  3. Preservation: der Formerhalt, Integrität und Authentizität von Archivgut.

Als Beispiel im Rahmen des “Ingest” hat ChatGPT ein Bild mit der Randinformation, dass es sich um ein Bild aus einem Archiv handelt, bekommen. Die Aufgabe der künstlichen Intelligenz war es, das Bild zu Beschreiben und den Standort zu ermitteln. Der Standort und die Beschreibung stellt sich als erstaunlich präzise heraus, insbesondere die zeitliche Einordnung ist überraschend genau und nachvollziehbar. Daneben kann KI zur Zusammenfassung von Texten oder zur Verschlagwortung verwendet werden, wie am Beispiel eines Presseberichts zur Kooperation zwischen ZDF und dem Bundesarchiv gezeigt wird. Als Schlagwortgruppen kommen neben dem Dokumenttyp und betroffenen Institutionen beispielsweise auch Personen oder übergeordnete Themen in Frage, die durch KI deutlich schneller erfasst werden können, als es durch manuelle Arbeit möglich ist. Allerdings müssen teilweise nachträglich die Eingaben an die KI präzisiert werden. Ein weiterer Anwendungsfall künstlicher Intelligenz findet sich in der Transkription von Handschriften oder Übersetzung anderssprachlicher Dokumente. Hierfür existieren spezialisierte und trainierte Tools, die deutlich effizienter arbeiten als allgemeine KI-Modelle. Zusätzlich zur Verschlagwortung ist der Einsatz von KI möglich um sensible Informationen und schutzfristenrelevante Zusammenhänge hervorzuheben, die andernfalls mit erheblich mehr Aufwand herauszuarbeiten sind. Das gilt insbesondere bei großen Textmengen. Dadurch kann unter anderem Vermieden werden, schützenswerte Informationen aus Versehen herauszugeben. Weiterhin kann KI zur Recherche eingesetzt werden und die Arbeit für Archivar*innen durch die Identifizierung wichtiger Zusammenhänge erleichtern, indem aufwändige eigenständige Recherchen reduziert werden. Als letzte präsentierte Anwendung wird auf die Nutzung im Rahmen der “Preservation” verwiesen: KI kann bei der Konvertierung eingesetzt werden, beispielsweise um Komprimierungsverluste festzustellen, die Qualität von Bild und Ton zu überprüfen oder Störgeräusche zu erkennen.

Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von KI im Archiv sind allerdings kein problemloser Selbstläufer. Mögliche Grenzen im Einsatz können in der fehlenden Nachvollziehbarkeit der Aussagen der KI liegen (sog. Blackbox), in der Erzeugung plausibler, aber falscher Inhalte (sog. Halluzinationen) oder in der Reproduktion vorhandener Vorurteile (sog. Bias). Diese drei Schwachstellen zeigen, dass der Einsatz von KI nicht unkontrolliert oder planlos erfolgten darf. Allerdings ist es möglich, diese Problematiken durch effektive Qualitätskontrollen zu erkennen, beheben und ihnen vorzubeugen. Daneben ist insbesondere der Punkt Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwendung von offenen Tools zu beachten, da die meisten Anwendungen außerhalb Europas sitzen. Auch Deepfakes stellen ein Risiko des KI-Einsatzes da, allerdings kann KI ebenfalls zur Erkennung von Deepfakes verwendet werden.

Zum Abschluss des Vortrags fasst Gräff zusammen, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz als positive Herausforderung verstanden werden kann, mit der man sich auseinandersetzen sollte. Frei nach dem Motto „Übung macht den Meister“ sollte KI als Chance gesehen werden, mit der man sich auseinandersetzen kann und sollte, wenn man sich der Risiken bewusst ist. Allerdings ist ein planloser Einsatz zu vermeiden. Stattdessen ist es sinnvoll vorher zu klären, welche Aufgaben KI wann und in welchem Umfang übernehmen soll oder welche technischen Voraussetzungen zu beachten sind. Als Schlusswort stellt Dennis Gräff fest, dass sich jeder an KI versuchen kann und es nie schadet, sich Unterstützung zu holen.

 

In der Diskussionsrunde wird gefragt, wie die Lernkurve der KI aussieht, ob man KIs von 2023 mit welchen von 2025 vergleichen kann und was mit den Informationen passiert, mit denen jeder KI füttert. Herr Gräff antwortet darauf, dass diese Informationen bei kostenlosen Modellen in den meisten Fällen verwendet werden, um die Modelle weiter zu trainieren. Bei nicht kostenfreien KI-Modellen kann das allerdings variieren. Da KI, insbesondere ChatGPT, sehr schnell trainiert wird, kann es sogar innerhalb weniger Wochen zu unterschiedlichen und möglicherweise ausdifferenzierteren Antworten kommen.

Die „Digitale Modellregion“ Aachen: Zur Nachhaltigkeit der durchgeführten Archivprojekte

Dr. René Rohrkamp (Stadtarchiv Aachen)

Dr. René Rohrkamp, Leiter des Stadtarchivs Aachen, stellt in seinem Vortrag die Projekte vor, die das Stadtarchiv Aachen im Rahmen des Förderprogramms “Digitale Modellregion NRW” umsetzte. Ziel des Förderprogramms war die Entwicklung nachhaltiger Musterlösungen für verschiedene Bereiche der Verwaltung und des öffentlichen Lebens. Diesbezüglich bezeichnet Nachhaltigkeit die kosten- und zeitminimierende Nachnutzbarkeit der geförderten Projekte durch andere Verwaltungen in NRW.

Zu seines Beginn seines Vortrages erläutert Dr. René Rohrkamp die Gründe für die Teilnahme am Förderprogramm. Bis 2019 war das Stadtarchiv Aachen nur theoretisch digital. Faktisch fehlten die personellen und finanziellen Ressourcen. Im Förderprogramm sah Dr. René Rohrkamp die Chance, die Stadt Aachen vom Fachwissen des Archivs in die kommunalen Verwaltungsprozesse zu überzeugen, um die wachsenden finanziellen und personellen Ressourcen auch nach Förderschluss zu sichern. Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Etablierung des Stadtarchivs Aachen als kompetenter Berater in Digitalisierungsfragen der kommunalen Verwaltung sollte vorangetrieben werden. Damit gehörte das Stadtarchiv Aachen zu den insgesamt 67 Teilnehmern, die zu 85% gefördert wurden.

Anschließend präsentierte Dr. René Rohrkamp die einzelnen Projekte. Im Rahmen des bis 2023 finanzierten Förderprogramms entwickelte das Stadtarchiv gemeinsam mit IT-Dienstleistern eine Schnittstelle zwischen dem kommunalen DMS und dem digitalen Langzeitarchiv dips.kommunal, womit der erfolgreiche Aufbau einer stringenten, digitalen Wertschöpfungskette verfolgt wurde. Zudem wurde ein Aktenstrukturkataster für die kommunale Verwaltung entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Metadatensammlung zur digitalen Aktenführung mit Organisationsstrukturen und Informationen. Dies soll den Wissen- und Erkenntnisstand anderer Ämter einsehbar machen und der optimierten Organisation von Verwaltungsaufgaben dienen. Allerdings kam es bei der Umsetzung der Projekte, insbesondere beim Aktenstrukturkataster auch zu Problemen. Interne Umstrukturierungen beim IT-Dienstleister verzögerten die Veröffentlichung des Katasters.

Zusammenfassend beendete Dr. René Rohrkamp seinen Vortrag mit der Bemerkung, dass die Entwicklung der Projekte auf der “grünen Wiese” eine Chance für Archive sein kann, sich erfolgreich gegenüber ihren Trägern zu profilieren. Unerlässlich bleibt dafür ein hinreichendes Fachwissen über die jeweiligen Verwaltungsprozesse.

 

 

 

Zeitpunkt NRW – Bestandsaufnahme eines erfolgreichen Kooperationsprojekts von Bibliotheken und Archiven

Dr. Sarah Rudolf (LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, Pulheim), vorgetragen in Vertretung durch Dr. Thomas Krämer

Einleitung

Das Zeitungsportal NRW, bekannt als zeit.punktNRW, ist ein wegweisendes Kooperationsprojekt der Universitäts- und Landesbibliotheken in Bonn, Münster und Düsseldorf, zusammen mit nichtstaatlichen Archiven, kleineren Bibliotheken und dem Hochschulbibliothekszentrum NRW (hbz) in Köln. Ein zentraler Akteur in diesem Projekt ist das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum (LVR-AFZ) in Pulheim-Brauweiler, welches von Anfang an als Digitalisierungsstelle im Projekt beteiligt gewesen ist. Das Portal bietet einen zentralen Zugriffspunkt für historische Zeitungen aus Nordrhein-Westfalen und richtet sich an Forscher, Studenten, Familienforscher, Geschichtsvereine, Schulklassen und alle historisch Interessierten.

Die Anfänge: Probleme und erste Lösungsansätze

Bereits 1991 wurde auf dem 25. Rheinischen Archivtag in Wesel das Thema „Zeitungen im Archiv: Probleme der Erschließung und Konservierung“ diskutiert. Damals standen vor allem konservatorische Fragen und der Umgang mit dem schwierigen Papier im Vordergrund. Digitalisierung und Internet spielten noch eine untergeordnete Rolle. Dennoch wurde bereits damals das umfassende Interesse an der Verfügbarkeit von Zeitungsinformationen deutlich. In den folgenden Jahren gab es zahlreiche Anstrengungen, die Zeitungsbestände zu katalogisieren und zu inventarisieren, sowie Kooperationen mit Zeitungsverlagen zu erwägen.

Massendigitalisierung als Kerngeschäft (2016-2019)

Erst 2016 setzte ein spürbarer Wandel ein, als die Vorbereitungen für das Landesförderprogramm zur Zeitungsdigitalisierung begannen. Die Hauptakteure im Rheinland waren die ULB Bonn, das LVR-AFZ und das hbz. Ziel war es, innerhalb kürzester Zeit Digitalisate für das Zeitungsportal NRW bereitzustellen. Durch die Digitalisierung von 35mm Zeitungsmikrofilmen konnten große Mengen an Digitalisaten in kurzer Zeit erstellt werden. Bereits 1,5 Jahre nach Projektstart wurde das Portal zeit.punktNRW im Sommer 2018 für die Öffentlichkeit freigeschaltet.

Freischaltung und erste Erfolge

Bei der Freischaltung des Portals waren bereits über 240 Zeitungstitel und 2,5 Millionen Seiten online verfügbar. Die Nutzung des Portals war von Anfang an ein großer Erfolg. In den ersten sechs Monaten nach der Freischaltung wurden bereits fast 19.000 Aufrufe verzeichnet. Die Nutzer schätzten die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der digitalen Zeitungen, die deutlich komfortabler zu nutzen sind als die originalen Zeitungsbände oder Mikrofilme.

Weiterentwicklung und neue Herausforderungen

In den folgenden Jahren wurde das Projekt kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Projektpartner kamen hinzu, und es wurden zusätzliche Funktionalitäten für das Portal eingeführt. Ein wichtiger Meilenstein war die Einführung der Volltexterkennung und die Implementierung der Volltexte im Portal, was die Nutzungszahlen weiter steigen ließ. Zudem wurden neue Vorlagentypen für die Digitalisierung eingeführt, um den Durchsatz zu erhöhen.

Die SARS-CoV-2-Pandemie hatte überraschenderweise nur geringe Auswirkungen auf das Projekt. Die Digitalisierung konnte nahtlos weiterlaufen, und nur die Aufbereitung der Digitalisate war kurzzeitig eingeschränkt. Die Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit mussten jedoch angepasst werden.

Resümee

Heute sind bereits über 20 Millionen digitalisierte Zeitungsseiten im Portal hinterlegt, von denen fast 18 Millionen für die Öffentlichkeit freigeschaltet sind. Das Projekt ist ein großer Erfolg und hat bundesweit Maßstäbe gesetzt. Dennoch gibt es auch Herausforderungen: Die gemeldeten Zeitungsbestände übersteigen die zeitlichen und finanziellen Möglichkeiten des Projekts. Es werden daher verschiedene Wege geprüft, um den Erfolg des Projekts nachhaltig zu sichern, darunter die Überführung des Portals in den Regelbetrieb der Universitäts- und Landesbibliotheken und die Finanzierung einer digitalen Archivierung der digitalisierten Zeitungsseiten.

 

Blogbeitrag erstellt mit Hilfe von KI

Sektion 2: Archive als Digitale Orte

Moderation: Dr. Antje Diener-Staeckling (LWL-Archivamt für Westfalen)

Frau Diener-Staeckling begrüßt das Plenum zur zweiten Sektion, die unter dem Thema “Archive als digitale Orte” steht. “Die digitale Welt hat die Bedeutung der Archive revolutioniert”, stellt eine neue Studie der Universität Bielefeld fest. Das Archive digitale Orte sind, sei in unserer Arbeit inzwischen angekommen. Die Sektion beschäftigt sich nun sehr konkret in jeweils zwei Vorträgen mit Projekten zu digitalen Verwaltungsstrukturen und der Nutzung von KI in Archiven.

Neue Gebäudekonzepte für Archivgebäude

von Lars Klemm, iconyk GmbH

Zum Abschluss der ersten Sektion bietet Lars Klemm, Restaurator und Geschäftsführer des Unternehmens iconyk GmbH, einen Einblick in die Planung und Umsetzung aktueller Archiv- und Depotbauprojekte wobei er insbesondere auf Fragen der Bau- und Umsetzungsstrategie und Nutzungsbedarfe eingeht und anhand von Beispielen vorstellt.

Klemm berichtet, dass das Unternehmen in die vorhandenen Magazine bzw. Depots hineingeht, um ein Mengengerüst zu erarbeiten. Hier spielten vor allem Fragen der künftigen Lagerung eine Rolle. Dieses “Qualifizierte Mengengerüst“, das unter anderem Lagertechnik und die Erhebung von Stell- und Nutzflächen umfasse, sei überaus relevant für die spätere Umzugsplanung sowie als Grundlage für die Schätzung der Umzugs- und künftigen Betriebskosten. Ein zweiter Schritt, mit dem das Unternehmen an neue Bauprojekte herangehe, sei die Durchführung von Workshops zur “Partizipative Konzeptentwicklung“, die zusammen zusammen mit den künftigen Nutzenden stattfinden. In diesen Workshops werde das Raumprogramm sowie das Funktionsschema definiert. Letzteres umfasse die wesentlichen Betriebsabläufe (z. B. Öffnungszeiten, Reinigung, Notfallvorsorge, technische Versorgung usw.). Ein neuer Trend ist nach Klemm die Entstehung von Sammlungszentren mit mehreren nutzenden Institutionen. Diese müssten zunächst eine gemeinsame Vision entwickeln und sich über die künftige Funktion und Nutzung verständigen, beispielsweise ob die Einrichtung von Reserveflächen bei Notfällen notwendig ist. Nach Klemm entstehe aus diesen beiden Faktoren – dem Mengengerüst und den Workshops – im Anschluss ein harmonisiertes Archivkonzept, das idealerweise alle Funktionen sowie Raum- und Flächenbedarfe abdeckt. In dem Konzept würden auch die Kennzahlen ermittelt, die als Grundlage für eine realistischen Kostenplanung dienen.

Diese Kosten seien stark beeinflussbar: Nach Klemm seien diese bei einer “konventionellen Planung” mit der Zeit deutlich höher als bei einer lebenszyklus-optimierten Planung. Den “Löwenanteil” würden dabei die Bewirtschaftungskosten (78 Prozent) ausmachen. In einer Machbarkeitsstudie erfolge schließlich die Planung der  Größe des Gebäudes (z. B. Anzahl der Geschosse) und die finale Kostenschätzung.

Klemm stellt nun einige Beispiele vor, die in den letzten Jahren umgesetzt wurden bzw. sich noch in der Planung oder Umsetzung befinden: Der Neubau des Historischen Archivs der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv bestehe aus einem Mantelbau und einem Turmbau sowie mehreren Eisspeichern. Als sehr positiv stellt Klemm die luftdichte Bauweise des Kölner Neubaus dar. Diese musste allerdings in jedem Raum geprüft werden, was hohe Kosten verursachte. Der Referent spricht sich zudem für ein umfassendes Klimamonitoring und eine automatisierte Rollregalanlage aus, die bei Nichtbetrieb automatisch Platz zwischen den Regalen lässt und damit eine gute Durchlüftung des Magazinraumes gewährleistet. 

Ein weiteres von Klemm vorgestelltes Beispiel ist der geplante Neubau des Landearchivs in Schleswig, der in Form eines Anbaus umgesetzt werden soll. Dieses neue Modell habe einen reduzierten Luftwechsel, wobei zuvor eine Untersuchung der tatsächlichen Schadstofffreiheit zwingend notwendig sei. Klemm mahnt an, dass wichtiges Wissen zum Archivbau über die Jahrzehnte verloren ging, dieses für aktuelle Neubauprojekte jedoch von Wert wäre. Wieder betont er die Relevanz eines – wenn nötig auch mobilen – Klima- und Schädlingsmonitorings.

Am Beispiel des Kulturdepots in Darmstadt, in dem auch das Stadtarchiv untergebracht ist, skizziert Klemm, dass eine Bauprojekt nicht immer vom eigenen Träger aus umgesetzt werden muss: In Darmstadt sei das Projekt an die  Stadtentwicklungsgesellschaft vergeben worden, die den Neubau realisierte und nun an die nutzenden Einrichtungen vermietet. Dieser Umstand habe die Planung und Umsetzung deutlich erleichtert – der Bau konnte “in Rekordbauzeit und bei geringeren Kosten” entstehen. In diesem Zusammenhang spricht sich Klemm dafür aus, durchaus eine Begrünung von Depots und Magazinen in Betracht zu ziehen, sofern diese zielgerichtet erfolgt. 

Am Beispiel Regensburgs erläutert Klemm die Entstehung eines Sammlungszentrums, in dem künftig vier Einrichtungen von Stadt und Diözese vereint sein werden. Als neuen Aspekt stellt Klemm vor, wie Mitarbeitende der Museen und Archive durch Baustellenführungen über den aktuellen Stand informiert und somit “mitgenommen” wurden. Er plädiert dafür, die Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenhang mit großen Bauvorhaben nicht zu vergessen: Die Informierung der Öffentlichkeit über Tagungen oder Vorträge, steigere die gesellschaftliche Akzeptanz für die teils sehr teuren Bauprojekte. Ein weiteres Sammlungszentraum sei in Hannover “auf der grünen Wiese” entstanden. Dieses wurde öffentlich ausgeschrieben und von einem externen Unternehmen in nur zwei Jahren erbaut. Heute werde das Gebäude an die Nutzenden vermietet. Wichtig sei hinsichtlich eines Schädlingsmanagements auch, bei dem Bau darauf zu achten, dass ein hoher Standard für Baumaterialien gesetzt werde sowie Quarantänezonen für Baumaterialien eingerichtet werden. Nicht genutzte Baustoffe und Verpackung sollten zeitnah wieder aus dem Gebäude entfernt werden. Klemm schließt seinen Vortrag mit einem Plädoyer für ein möglichst energiesparende, den Aufwand im Blick behaltende Bauweise.

Das Bischöfliche Diözesanarchiv Aachen – Ein Archivbau in der ehemaligen Pfarrkirche St. Paul

von Dr. Beate Sophie Fleck (Bischöfliches Diözesanarchiv Aachen) und Martin Schlüter (Schoeps & Schlüter Architekten GmbH)

Frau Dr. Fleck stellt zunächst den Hintergrund des Bischöflichen Diözesanarchivs Aachen vor. Das Bistum als Trägerinstitution wurde 1930/31 errichtet, das Archiv existiert seit 1934 und untersteht unmittelbar dem Generalvikar. Die Überlieferung reicht bis ins 13. Jahrhundert zurück und umfasst derzeit etwa 3,2 km in über 106.000 Verzeichnungseinheiten (inklusive digitaler Verzeichnungseinheiten).

Der Neubau des Diözesanarchivs wurde in den Jahren 2016 bis 2018 einer 2016 profanierten Kirche aus dem 15. Jahrhundert errichtet. Die Kirche selbst wurde 1943 zerstört und 1955 in neuer Form wiederaufgebaut.

Herr Schlüter geht auf die Konstruktion des ehemaligen Kirchenbaus ein, wie er 1955 wiederhergestellt worden war. Die historische Bausubstanz sollte bei der Errichtung des Archivbaus aus Denkmalschutzgründen erhalten bleiben. Vor diesem Hintergrund wurden Pläne erstellt, um einen Baukörper für das Archiv im Kirchenbau zu errichten (“Haus-in-Haus-Konzept”). Auch die Wirkung der Kirchenfenster auf den betonsichtigen Archivbaukörper wurde mit eingeplant.

Aufbauend auf eine Analyse des Flächenbedarfs, die sowohl die Magazinflächen als auch Büro- und Nutzflächen berücksichtigte, wurden entsprechende Pläne erstellt. Aufgrund der früheren Nutzung als Kirche und im Hinblick auf vermutete Bodenfunde sollte der Kirchenboden so wenig wie möglich angetastet werden. Daher wurde eine Pfahlgründung errichtet, auf der der kompakte Baukörper ruht. Die Magazinräume mit zentraler Be- und Entlüftung stellen die ersten beiden Etagen des Baus dar (inklusive eines Sondermagazins), die Büroräume sowie Technikräume liegen im dritten Stock.

Die Bauarbeiten in einem geschlossenen Kirchenraum stellten die genutzten Gerätschaften vor eine besondere Herausforderungen. Da nicht mit dieselgetriebenen Baggern und Kranen gearbeitet werden konnte, wurden Elektromaschinen eingesetzt. Während des Baus wurden im Rahmen der Pfahlgründung, die 16 Meter in die Tiefe reicht, auch eine archäologische Dokumentation durchgeführt.

Frau Fleck geht auf die Herausforderungen ein, die der Umzug in einen zentral gelegenen Archivbau mit sich brachten. Die bisherigen Archivräume befanden sich in den Gebäuden des Generalvikariates. Die Magazinräume waren seit Mai 2015 aufgrund von Baumaßnahmen in das ehemalige Gebäude des LAV NRW in Düsseldorf ausgelagert worden. Im Mai 2018 wurden die Archivalien mit 40 LKW innerhalb einer Woche umgezogen. Aufgrund des warmen Wetters wurde bei den Transportarbeiten auch Wärme in das Gebäude eingetragen. Dies hatte zur Folge, dass die ersten Monate im neuen Gebäude klimatisch problematisch gewesen sind.

Auch Archivfachlich wurden einige Herausforderungen bewältigt. Die Archivalien waren in den Räumlichkeiten in Düsseldorf nicht vollständig archivgerecht verpackt. Zudem waren die Kartonagen teilweise zu groß, was eine Verschwendung von Regalfläche bedeutet hätte. Durch eine Umverpackung und Neusignierung in normgerechte Kartons konnte dieses Problem gelöst werden. Vor dem Umzug bot es sich auch an, bislang nicht bewertetes Material zu bewerten.

Die Einweihungsfeier fand im Seitenschiff der ehemaligen Kirche statt, die nicht vom Baukörper in Anspruch genommen worden ist. Die hierzu erstellte Fläche wurde auch später durch das Archiv genutzt, beispielsweise bei Anlieferungen. Weitere Teile des Kirchenbaus konnten für die Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden.

Herr Schlüter beschreibt den zweiten Bauabschnitt, in dem in den Jahren 2022-2023 der Raum außerhalb des Archivbaukörpers im Kirchenbau umgebaut wurde. Diese Fläche kann weiterhin für Veranstaltungen der Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden. Zudem wurden Glasvitrinen für eine Ausstellung zur Bistumsgeschichte installiert.

Frau Fleck stellt zum Abschluss einige Erfahrungen aus den ersten sieben Nutzungsjahren vor. Die Nähe des Archivs zum Generalvikariat erleichtert die Arbeit mit der Verwaltung. Folglich werden Archivalien nicht mehr an die Verwaltung ausgeliehen, sondern die Nutzung kann problemlos im Lesesaal des Archivs erfolgen. Durch die Haus-in-Haus-Konstruktion ist ein zusätzlicher Lärmschutz gegenüber der Stadt gegeben. Die klimatischen Bedingungen im Magazin sind akzeptabel.

Negativ aufgefallen ist hingegen die Aufteilung in lediglich zwei Magazinetagen statt der ursprünglich geplanten drei Etagen. Dies hatte zwar Einsparungen während der Planung und dem Bau zur Folge, jedoch fallen die Regalanlagen dadurch höher aus, sodass die höherliegenden Bretter nur mithilfe einer Leiter erreicht werden können. Dies hat negative Folgen auf Magazinarbeiten.

Durch den Neubau wurde die Wahrnehmung des Archivs verbessert. Innerhalb der Diözesanverwaltung erscheint es präsenter und dient für die Führungsebene auch der Identifikation. Mithilfe von Führungen und Präsentationen wurde ein Bewusstsein geschaffen, welches zu einer besseren Ausstattung mit Personal und Budget geführt hat. In der Fachwelt hat der Bau Aufmerksamkeit erregt und wird besichtigt. Für die breite Öffentlichkeit werden Führungen angeboten. Die zentrale Lage in der Stadt wirkt sich zudem auf die Besucherzahlen zum Tag der Archive aus. Insgesamt stellt der Neubau eine gute Basis dar, um die Aufmerksamkeit für das Archiv weiter aufrecht zu erhalten.

Podiumsdiskussion zum VdA-Positionspapier

Dr. Ulrich Soénius, Direktor des Rheinisch-Westfälischen Wirtschaftsarchivs Köln, eröffnet im Anschluss an den Vortrag von Dr. Maria von Loewenich ein Podiumsgespräch zum VdA-Positionspapier. Er stellt die Teilnehmenden kurz vor: Dr. Maria von Loewenich, Referatsleiterin im Bundesarchiv, Oliver Mülhens, Fachbereichsleiter in der Stadt Brühl, sowie Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-AFZ.

Dr. Soénius wirft zunächst das Thema der digitalen Archivierung als neuer fachlicher Aufgabe auf. Dr. Steinert betont, dass insbesondere für diese vergleichsweise junge Aufgabe zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Hierfür herrsche zwar prinzipiell ein Bewusstsein, jedoch würden die notwendigen Konsequenzen oftmals nicht gezogen. Sowohl in personeller Hinsicht als auch mit Blick auf die Ausstattung seien zusätzliche Mittel erforderlich, und zwar dauerhaft. Dr. von Loewenich weist auf die dringende Notwendigkeit einer starken Vernetzung innerhalb der archivischen Community hin, damit Archive mit ihren berechtigten Forderungen besser durchdringen können. In einem starken Verband sieht sie die beste Gewähr dafür, die fachlichen Forderungen der Archive professionell vertreten zu können. Oliver Mülhens gewährt einen Einblick in die alltäglichen Kämpfe, denen sich ein Kommunalarchiv insbesondere in Zeiten einer schwierigen Haushaltssituation ausgesetzt sieht. Durch eine produktive Präsenz in der Verwaltung und der städtischen Öffentlichkeit sieht er Bausteine einer archivfachlichen Lobbyarbeit, die einen Bewusstseinswandel herbeiführen können.

Eine besondere Herausforderung sehen die Teilnehmer*innen der Diskussion in der Überlieferung von Emailpostfächern und anderen digitalen Kommunikationsdaten. Dr. von Loewenich berichtet von den jüngsten Bemühungen des Bundesarchivs um die entsprechende Überlieferungsbildung nach dem letzten Regierungswechsel: Die Bereitschaft scheidender Leitungspersonen, der Anbietungspflicht nachzukommen, sei oftmals sehr gering. Doch werde man weiterhin für die Perspektive des Archivs werben. Auch im kommunalen Bereich sieht Mülhens hier eine vergleichbare Problemlage. Dr. Steinert weist zwar darauf hin, dass auch in Zeiten einer rein analogen Überlieferung nie alle Unterlagen angeboten worden seien, doch betont Dr. von Loewenich, dass die sukzessive schlechter werdende klassische Aktenführung ein Ansporn sein müsse, die Anliegen der archivischen Überlieferungsbildung hartnäckig zu vertreten und voranzubringen.

Dr. Soénius lenkt die Diskussion auf das Thema Klimawandel. Dr. Steinert zieht insgesamt ein positives Fazit, was die fachliche Professionalisierung nach den Starkregenereignissen des Jahres 2021 angeht. Jedoch würden Veränderungen, die aus archivfachlicher Sicht notwendig seien, faktisch oft nur langsam oder unvollständig vollzogen. Aus kommunaler Perspektive weist Mülhens ausdrücklich auf die Bedeutung der fachlichen Beratung der Archive durch das LVR-AFZ hin; so würde vor Ort vielfach erst ein Bewusstsein für bestehende Probleme geweckt.

Als weiteren Diskussionspunkt ruft Dr. Soénius das Thema Datensicherheit auf: In jüngerer Zeit hätten mehrfach Angriffe auf Rechenzentren die Verletzbarkeit öffentlicher Verwaltungen eindeutig vor Augen geführt. Dr. von Loewenich betont, dass sie hierin eine reale Bedrohung auch für Archive sieht. Gezielte Angriffe auf Archive seien in bewaffneten Konflikten nicht selten ein Mittel, Identitäten zu zerstören. Es sei wichtig, diese Bedrohung auch im digitalen Raum zu antizipieren und die Archive hierfür zu sensibilieren.

Anschließend lenkt Dr. Soénius die Diskussion auf das Thema fachliche Aus- und Fortbildung. Herr Mülhens berichtet aus der Praxis des Brühler Stadtarchivs, dass hier bei der letzten Stellenbesetzung die Leitungsfunktion den fachlichen Anforderungen entsprechend neu aufgestellt worden sei und die Stadt in die personelle Ausstattung investiert habe. Dr. Steinert lobt dieses Beispiel als Idealfall; vieles hänge jedoch von dem Bewusstsein der Verwaltungsspitze und persönlichen Entscheidungen ab. Dr. von Loewenich betont schließlich, dass die in manchen, aber nicht allen Archivgesetzen formulierte Forderung, Archive mit fachlich geeignetem Personal zu besetzen, ein wichtiger Baustein sei, um die Fachlichkeit in Archiven stetig zu verbessern.

Abschließend fragt Dr. Soénius nach der Rolle der Archive in einer demokratischen Gesellschaft, als Akteure der Erinnerungskultur und Förderer des Demokratieverständnisses. Dr. Steinert sieht die rheinischen Archive als wichtigen Pfeiler einer Erinnerungskultur, da Angriffe auf die Demokratie, wie es sie in der NS-Zeit gab, nur anhand von Archivquellen authentisch sichtbar gemacht werden können. Auch Mülhens sieht hier eine große Stärke der Archive und verweist auf konkrete Beispiele, in denen das Brühler Stadtarchiv Gedenkveranstaltungen vorbereitet und fachlich begleitet habe. Dr. von Loewenich bekräftigt, dass auch der VdA starke Archive als zentralen Baustein einer freiheitlichen Gesellschaft sehe. Zugleich wirbt sie dafür, auch die Transparenzfunktion der Archive zu würdigen, da hierin der Gegenwartsbezug archivischer Arbeit besonders deutlich zu Tage tritt, wie sie an konkreten Beispielen demonstriert.

Eröffnung des 58. Rheinischen Archivtags in Viersen

Jens Ernesti, Dezernat für Soziales, Gesundheit und Arbeit des Kreises Viersen, begrüßt die Teilnehmenden des Rheinischen Archivtags 2025 in der Festhalle Viersen. Er betont den Wert der Archive in der Gesellschaft, insbesondere in Zeiten, in denen die Demokratie unter Druck gerät. Mit dem vor wenigen Jahren fertiggestellten Neubau des Kreiszentralarchivs hat der Kreis Viersen ein wichtiges Zeichen gesetzt für den Stellenwert, den er dem Archiv und den gewachsenen fachlichen Ansprüchen beimisst. Der im Titel des Archivtags formulierten Frage “Archive – nachhaltig und zukunftsfähig?” wird dieser Bau in hohem Maße gerecht. Zugleich unterstreicht er die Bedeutung der historischen Bildungsarbeit und der internationalen Zusammenarbeit, die gerade in einer Grenzregion einen wichtigen Teil der Lebensrealität und damit auch der archivischen Arbeit ausmacht.

Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-AFZ, greift in seiner Eröffnungsansprache diese Themen auf und skizziert an einigen Beispielen die gewachsenen Anforderungen, mit denen sich moderne Archive konfrontiert sehen. Er verweist auf die unterschiedlichen Themenfelder, mit denen die Vorträge der folgenden beiden Tage zahlreiche Facetten der Archivwelt im Wandel beleuchten werden. Dr. Steinert wünscht allen Teilnehmenden einen guten Rheinischen Archivtag.

Abstract zum Vortrag von Dr. Denise Ruisinger, Deutsche Digitale Bibliothek – Fachstelle Archiv

Der Nutzende im Zentrum der Portallösungen –
Weiterentwicklung des Archivportals-D

Mit der allgegenwärtigen Verwendung von Suchmaschinen nehmen auch die Recherchen von Hobbyforschenden oder historisch Interessierten oftmals dort ihren Anfang. Doch nicht selten ist das Suchergebnis ernüchternd. Denn der Weg zu den gesuchten Dokumenten in den Archiven selbst oder im Archivportal-D ist meist kein direkter und nicht immer einfach zu finden. Ausgehend von dieser Beobachtung widmet sich der Vortrag der Frage, wie Archive und Archivportale die Anforderungen der Nutzenden stärker einbeziehen können, um die Auffindbarkeit, die Sichtbarkeit aber auch die Nutzung von Archivdaten in der digitalen Welt zu erhöhen.


Kurzvita

Dr. Denise Ruisinger

  • 2016–2021 Doktorat und Promotion in Geschichte
  • 2020–2022 Archivvolontariat
  • Seit 2022 Teil der Fachstelle Archiv der Deutschen Digitalen Bibliothek

Abstract zum Vortrag von Jac Lemmens und Tim Sijbers, Stadtarchiv Roermond

Das Stadtarchiv Roermond in der Gesellschaft

Neben seinen gesetzlichen Aufgaben engagiert sich das Stadtarchiv Roermond auch stark in der Geschichts- und Denkmalpflege. Unter anderem durch Führungen, Schulausflüge, Veröffentlichungen und die Zusammenarbeit mit historischen Vereinen. Auf diese Weise positioniert sich das Archiv sichtbar in der Gemeinde.


Kurzviten

Drs. Jac Lemmens

  • Jac Lemmens ist seit 1988 Historiker und spezialisiert auf die Verfolgungsopfer in Limburg: 925 Juden und 135 Sinti.
  • Zahlreiche Veröffentlichungen, Vorträge und Wechselausstellungen zum o. g. Thema sowie zu historischen Themen der Limburger Geschichte
  • Seit 2009 Stadtarchivar von Weert und seit 2021 Stadtarchivar von Roermond und damit des Historischen Zentrums Mittellimburg mit den zwei Standorten Roermond und Weer sowie den Gemeinden Nederweert, Leudal, Roerdalen, Echt-Susteren und Maasgouw
  • Vorstandsmitglied von sechs weiteren Kulturerbe-Stiftungen und Vorsitzender des Limburger Archivarverbandes.

Tim Sijbers

  • Tim Sijbers ist Historiker und Archivar und ist an allen Arten von Präsentationsaktivitäten rund um die Roermonder Sammlungen beteiligt, wie z. B. Führungen, Bildung, Redaktion, Artikelschreiben und Website-Management.
  • Er ist außerdem Ansprechpartner für genealogische und historische Quellen.