Dr. Stephanie Haberer: Rückstände vermeiden – Erschließung als Kundenservice

Dr. Stephanie Haberer weist auf die Schwierigkeiten der Erschließung als archivische Kernaufgabe unter herrschendem Zeitdruck und den vermehrten und vielgestaltigen Aufgaben im Alltag von Archivarinnen und Archiven hin.

Erschließung erfordert einen immer erhöhteren Personalaufwand, nicht nur aufgrund der vermehrten Eingänge und steigenden Nutzererwartungen. Bereits die ARK wies in diesem Zusammenhang auf die insg. schlechte Aufstellung der Archvie hin und empfahl eine Trennung der Erschließung von Neuzugängen und Aufarbeitung der ausstehenden Bestände und Rückstände auch als Projekt mit befristeten Kräften.

Das Niedersächsische Landesarchiv konnte im Rahmen einer Neuaufstellung darauf reagieren. Mit einer im Jahr 2005 vorgenommen Nachordnung zur Staatskanzlei und Einführung der Kosten-Leistungsrechnung wurde eine Zielvereinbarung mit der Verwaltung geschlossen und die Aufwände der Erschließung zum einen als Leistungsvorgabe festgelegt, zum anderen im Haushaltsplan mit Kosten aufgrechnet. In Haushalt und Planung wurde zudem die Trennung von Erst- und Nacherschließung als ständiger Prozess und die zugehörigen Aufgaben auf die Qualifikation des Personals hin festgelegt.

Dies bedeutet eine Grunderschließung aller Eingänge noch im ersten Jahr, aber auch die Planung der Tiefenerschließung in einem 2. Schritt. Ziele ist dabei die schnelle Nutzbarmachung und ein effektiver Personaleinsatz, dafür erforderlich waren Erschließungsstandards. Umgesetzt wurde dies mit Erschließungsrichtlinien mit definierten Kriterien inkl. Handreichungen für einzelne Archivaliengruppen. Unter Einsatz des Informationssystems Arcinsys konnten ebenfalls das Beständemanagement wie auch die Festlegung von Merkmalen in den Blick genommen werden. Diese sind in der Erschließungsmaske hinterlegt, angezeigt werden so auch der vorhandene Grad der Erschließung sowie ausstehende Aufgaben.

Für den zugehörigen Arbeitsplan wurden 3 Kategorien definiert: die Ersterschließung von Rückständen, von Neuzugängen und die Nacherschließung bereits grunderschlossener Bestände. Letztere sollen im Hinblick auf die Nutzungerwartung in bestimmten Fällen mit der Verküpfung von Digitalisaten einhergehen. Die Arbeitswesie wurde ebenfalls mit Nutzerbefragungen begleitet, die eher traditionelle Erwartungen, aber auch Wünsche nach verstärkter Online-Stellung von Digitalisaten spiegelte – wie sie auf diese Weise auch umgesetzt und erfüllt werden können.

Die sehenswerten Ergebnisse zeigen den Erfolg der Methode, Planungen und  Durchführung: Demnach konnte der Erschließungsbedarf trotz jährlicher Neuzugänge im Umfang von 2 laufenden km im Vergleich zur Erhebung im Jahr 2011 von 62% auf 56% gesenkt werden, die Rate der noch unerschlossenen Archivalien soagr von 5% auf unter 1%.

Dr. Christian Reinhardt: „Ihre Mitwirkung ist uns wichtig!“ – Die Befragung von Nutzern zur Weiterbildung des Serviceangebots des Hessischen Landesarchivs

Dr. Reinhardt erläutert die Durchführung einer Studienreihe zur Nutzerzufriedenheit und der Bereitstellung von Archivgut vor dem Hintergrund von Serviceorientierung, Verbesserung des Angebots und dem Wunsch nach guter öffentlicher Resonanz und belastbaren Informationen über Schwächen und Stärken.

Das Hessische Landesarchiv unternimmt seit etwa zwei Jahren Bemühungen, mit Hilfe geeigneter Methoden aus der Sozialforschung und auch mit professioneller externer Unterstützung belastbare Informationen über die Erfahrungen und Bedürfnisse seiner Archivnutzer zu erhalten. Das Landesarchiv möchte mit den Ergebnissen der insgesamt drei Untersuchungen den Bedarf im Bereich archivischer Service erkennen und im Hinblick auf die Erwartungen und Ansprüche der Benutzer verbessern.

Zur Frage, warum der Aufwand betrieben wurde, weist Dr. Reinhardt darauf hin, dass angesichts der jährlich ca. 40.000 Benutzer-Servicestunden sicherlich wichtig zu erfahren sei, was damit verbunden ist und wie die Erwartungen der Nutzer erfüllt oder sogar übertroffen werden können. Zudem sei eine Nutzerbindung und eine gute Resonanz gewollt, die man bisher bereits etwa durch Veranstaltungen zu erreichen versuche. Außerdem steige durch gute Resonanz auch die Mitarbeiterzufriedenheit und vonseiten der Archivverwaltung wünscht man sich aus der Ergebnissen der Umfrage auch Hinweise darauf, wie Personal möchlichst effizient eingesetzt werden kann.

Insgesamt wurde eine Studie mit drei Untersuchungen in den Jahren 2016/17 durchgeführt. Erstens eine Befragung der Vorstände der Genealogischen Vereine in Deutschland. Es wurden Wünsche und Vorschläge rückgemeldet, Erschließungszuständen im Archivinformationssystem zu verbessern, Archive auch Samstags zu öffnen oder Schulungen zu bestimmten Quellengattungen und Lesekurse anzubieten.

Die zweite Befragung richtete sich an regelmäßige Nutzer. Sie wurde an ca. 7000/8000 Teilnehmer geschickt, 1400 Antworten kamen zurück und wurden ausgewertet. Schwerpunktmäßig kamen die Studienteilnehmer aus Hessen (24% andere Bundesländer, 2% Ausland). Positiv hervorgehoben wurde, dass die Befragten zufrieden waren mit der Freundlichkeit der Mitarbeiter und schnelle Bereitstellung der Archivalien. Bemängelt wurde v.a., der derzeitige Onlinezugriff auf Archivalien. Verbesserungsvorschläge waren z.B: die Optimierung der Usability von Arcinsys, mehr Digitalisierungen und Möglichkeit selbst Digialisate oder Fotografien anzufertigen. Beratungen und Schulungen für Nutzer, günstigere Öffnungszeiten für Berufstätige, Senkung der Gebühren, WLAN in Lesesälen.

Drittens wurde im Anschluss an die Befragungen eine Gruppediskussionen durchgeführt. Hier sollten die Erwartungen der Nutzer an einen „Virtuellen Lesesaal“ besprochen werden. Die Teilnehmer der Diskussion waren 8 „professionelle Wissenschafter“ und 9 „historisch interessierte Praktiker“. Auch hier wurde Kritik an Bedienbarkeit der Archivsoftware Arcinsys vorgetragen und mehr und bessere Digitalisierung angeregt. Die Erschließungssystematik und die Suchmöglichkeiten sollten verbessert werden. Ebenso wurde darüber nachgedacht, wie auf oft geäußerte Nutzerwünsche, etwa nach verbesserter Infrastruktur (Parkplätze) und nach einem einheitlichen Informationssystems in allen Archiven reagiert werden könne. Nachgedacht werden könnte etwa über die Weitergabe von Kontaktdaten zu verwandten Nutzugsvorhaben, Schulungen, und bessere Online-Hilfe werden.

Etliche Vorschläge ließen sich darauf recht unkompliziert und rasch umsetzen, wie W-LAN im Nutzungssaal, Nutzerschulungen oder die Erlaubnis selbstständig Digitalaufnahmen von Archivalien anzufertigen, anderes konnte als Bedarf formuliert werden, z.B. die Verbesserung des Informationssystems Arcinsys oder das online-Angebot. Längerfristige Maßnahmen sind die Überarbeitung des Internetauftritts und der Usability von ARcisys, die Einrichtung eines „Virtuellen Lesesaals“, die Erhöhung des Erschließungsgrads bei Archivgut oder die Bereitstellung von Digitalisaten.

Dr. Reinhardt resümierte, dass mit der Studie und den Umfragen insg. belastbare Ergebnisse erreicht wurden, ebenso gute Kenntnisse über die Schwächen und Stärken des eigenen Angebots. Als erfreulich erwies sich die gute Resonanz, während die professionelle Methode und Moderation durch externe Beratung die Qualität der Maßnahme erheblich gesteigert hat.

 

Einführung Sektion 1 Kundenorientierung im Spannungsfeld von Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung; Moderation: Dr. Peter Weber

Dr. Peter Weber knüpfte an die Grußworte der Bürgermeisterin Frau Stupp an und erinnerte an die Repräsentanzpflichten der Archive. Auch aus Sicht des LVR-AFZ, das als Dienstleister für Archive auftritt, sei die Kenntnis und der Überblick über die Tätigkeiten der Kolleginnen und Kollegen im Bereich der Überlieferungsbildung und Nutzerorientierung aus der unmittelbaren Umgebung sowie außerhalb des Rheinlands von enormem Interesse. Daher freut er sich auf Beispiele aus Hessen und Niedersachsen, ebenso wie auf den Bericht aus dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Dipl.-Des. Rainer Hirschel: „Altes Wissen neu erfahren“ – Willkommen im Archiv!(?)

Nach der eindrucksvollen Vorstellung des MARCHIVUM Mannheim vollzieht Rainer Hirschel, Architekt aus Köln, den Perspektivwechsel und betrachtet die Archive aus dem Blickwinkel des Archivnutzers. Dabei betrachtet er sich nicht als wissenschaftlicher  sondern als privat interessierter Nutzer. Seine privaten Recherche beziehen sich auf die Familiengeschichte und auf die Geschichte eines historischen, denkmalgeschützten Hauses in Frechen,das er vor einigen Jahren erworben hat. Die Famliengeschichte führte ihn u. a. auch in polnische Archive, die er wegen des Wunsches nach Authentizität persönlich besuchte.
Die Recherche nach dem historischen Haus betrachtete Hirschel auch als ein Schritt zum „Ankommen“ an einem neuen Wohnort. Er nimmt das Plenum mit auf den Weg seiner Recherche, die ihn an insgesamt zwölf Institutionen führte, u. a. an das Stadtarchiv Frechen und das Landesarchiv NRW in Duisburg.

In allen Fällen erfolgte der Erstkontakt zu den Archiven problemlos per Mail oder Telefon. Erster Kritikpunkt sind die im Vergleich zu Stadtbibliotheken eingeschränkten Öffnungszeiten für Berufstätige. Alle Ansprechpartner waren freundlich, innerhalb der Gebäude ergaben sich aber Defizite bei der Beschilderung, fehlenden Mitarbeitenden an der Information und vor allem bei der Barrierefreihet. Ein weiterer Kritkpunkt sind auch die häufig fälligen Gebühren, die von Kopierkosten bis zu Tageskarten für den Eintritt in das Archiv reichen.
Aus seiner Sicht fehlen auch Räume für Recherche-Gespräche und Pausenräume, in denen Lebensmittel konsumiert werden können. Die technische Ausstattung ließ in allen besuchten Institutionen zu wünschen übrig. Andererseits begegnete er als Nutzer in allen Einrichtungen einer hohen Sachkompetenz und Hilfsbereitschaft bei der Recherche. Als Wünsche für die Zukunft formuliert Hirschel die zeit- und ortsunabhängige Recherche, Erleichterungen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Archivgut, v. a. auch bei bereits gemeinfreien Materialien, Nutzung moderner digitaler Technik zur Erleichterung von Schlagwortsuchen und eine engere Vernetzung der Archive untereinander und mit anderen Gedächtniseinrichtungen.

Dr. Harald Stockert: Mannheims Geschichte neu erleben: Das MARCHIVUM als Identitätsstifter und Standortfaktor

Mit seinem Vortrag will Dr. Harald Stockert die Geschichte des MARCHIVUM kurz darstellen und den anwesenden Kollegen einige mögliche Impulse aufzeigen.

Das MARCHIVUM befindet sich seit März 2018 in einem neuen Gebäude, welches auf die archivfachlichen Aspekte ausgelegt ist. Am Tag der Eröffnung strömten 13.000 Besucher in das neue Gebäude.

Der Fokus des MARCHIVUMS liegt neben der Digitalisierung auf einer ausgeprägten historischen Öffentlichkeitsarbeit mit vielen Publikationen, Stadtrundgängen und weiteren Angeboten.

Im Jahr 2013 musste auf einschneidende Veränderungen reagiert werden. Da das Rathaus zunehmend marode wurde, musste ein neuer Standort gefunden werden. Die Wahl fiel auf einen Hochbunker im Stadtgebiet, den sogenannten Ochsenpferchbunker, welcher durch zwei Glasaufbauten erweitert werden sollte. Im Jahr 2014 beschloss der Stadtrat die Renovierung und den Umzug des Stadtarchivs.

Neben der Einrichtung eines NS-Dokumentationszentrums sollte die Stadtgeschichte im Rahmen einer Dauerausstellung dargestellt werden, sodass diese beiden Bereiche die bisherigen archivischen Kompetenzen weiter ergänzen sollen.

Das Selbstverständnis des MARCHIVUM als Haus der Mannheimer Stadtgeschichte soll durch zehn Visionen erreicht werden. Dr. Stockert führt diese im Folgenden aus:

– Der Kern der Vision bleibt das Archiv.

– Das Archiv versteht sich als Bürgerarchiv mit ausgedehnten Öffnungszeiten, digitaler Bereitstellung von Archivgut (besonders Bezug auf Personenstandsunterlagen) und weiteren Serviceangeboten; Jeder Bürger soll das Gefühl haben, dass die individuelle Geschichte im MARCHIVUM erfahren werden kann.

– Aufarbeitung und Darstellung der Ergebnisse in einer Ausstellung. Auch ein eigenes Recherchezentrum zu Schicksalen während der NS-Zeit soll diese Vision realisieren.

– Das MARCHIVUM gibt sich selbst eine digitale Ausrichtung. Gegenwärtig sind 8% der historischen Unterlagen bereits digitalisiert. Ziel ist es, die Schätze des Archivs innerhalb des Hauses, beispielsweise durch interaktive Multimediawände und digitalisiert Filme) zu präsentieren.

– Durch Erlebnisstationen soll die Geschichte greifbar gemacht werden.

– Durch Veranstaltungen und Diskussionen soll das MARCHIVUM zu einem Ort der Begegnungen werden. Der Fokus liegt hier im Bereich der sozialen Medien.

– Als Zielgruppe sollen alle Bewohner der Stadt Mannheim und der Metropolregion Rhein-Neckar angesprochen werden. Hauptzielgruppe sind Schülerinnen und Schüler und generell junge Menschen. So soll das MARCHIVUM interaktiver Lernort werden.

– Die Verbindung aus Archiv, NS-Dokumentationszentrum und Dauerausstellung dient der Bündelung der Kräfte, sodass es zentraler Anlaufort für alle Fragen der Stadtgeschichte ist. Ferner sollen Synergieeffekte hierdurch generiert werden.

– Das MARCHIVUM möchte als Standortfaktor wahrgenommen werden und als kultureller Leuchtturm dienen. Auch das Image des gegenwärtigen Stadtteils soll durch das MARCHIVUM aufgebessert werden. 

Die Ergebnisse nach den ersten vier Monaten sind sehr ermutigend und machen Hoffnung, dass die Visionen erfolgreich umgesetzt werden.  

Im Anschluss an der Vortrag fragt Dr. Thomas Becker, Leiter des Universitätsarchiv Bonn, ob mit der Einrichtung des neuen MARCHIVUMS auch die personelle Ausstattung erweitert wurde, da nur hierdurch eine effiziente Bearbeitung der Visionen möglich ist.

Dr. Stockert führt aus, dass bisher acht neue Mitarbeiter eingestellt wurden. 

Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL Archivamtes für Westfalen und Lippe, stellt die Frage, wie die klimatischen Bedingungen im Hochbunker sind und wie das Gebäude auf die archivischen Bedingungen eingestellt wurde. Ferner fragt er nach, wie der Benutzungsprozess genau digitalisiert werden soll.

Dr. Stockert beschreibt, dass die Luftfeuchtigkeit durch eine kontinuierliche Entfeuchtung reguliert werden kann. Die Temperatur war leichten Schwankungen unterworfen, weshalb eine Klimatisierung durch Rückführung der Abluft nötig wurde. Beides funktioniert hervorragend.

Die Digitalisierung erfolgt gegenwärtig noch via Email. In Zukunft soll ein Portal mit Warenkörben und weiteren Neuerungen eingerichtet werden, welches einen transparenten und schnellen Zugriff erlaubt.

 

Grußwort des Leiters des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert

Dr. Mark Alexander Steinert, Leiter des Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, begrüßt die Anwesenden und dankt der Stadt Frechen für die Gastfreundschaft.

Das Bild der Archive ist noch immer von alten Klischees und Vorurteilen belegt. In den vergangenen Jahren ist das Image aber zunehmend im Wandel. Als Beispiel führt er den Tag der Archive, moderne Onlineauftritte, sowie generell verbesserte Nutzungsbedingungen an.

Es werden im Zuge des Rheinischen Archivtags vielfältige Möglichkeiten vorgestellt, welche alle Anwesenden neue Impressionen bieten soll.

Als neuer Leiter des AFZ freut er sich auf neue Kollegen und eine fruchtbare Zusammenarbeit mit diesen.

Abschließend stellt er den Referenten des ersten Vortrags, Dr. Harald Stockert, kurz vor und führt aus, dass das MARCHIVUM in vielen Bereichen bereits eine Vorreiterrolle eingenommen hat.

Grußwort der Vorsitzenden der Landschaftsversammlung Rheinland, Anne Henk-Holstein

Die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, bedankt sich bei der Bürgermeisterin für die Gastfreundschaft und begrüßt die Anwesenden.

Das Thema des diesjährigen Rheinischen Archivtags passt sehr gut zur Stadt Frechen, da es seit Jahrzehnten fest im Kulturbereich verankert ist. Besonders der Zuspruch der Gesellschaft und die Arbeit der Ehrenamtler wäre wünschenswert für alle anderen Archive.

Die Gründe hierfür sieht Fr. Henk-Holstein neben der vorhandenen Fachkompetenz in der gleichberechtigten Kommunikation mit allen beteiligten Stellen und Personen sowie in der Festlegung und Priorisierung wichtiger Ziele. Trägereinrichtungen sind gut beraten, dass der gesetzliche Auftrag an die Archive ernst genommen wird und der Gesellschaft ein fachlich kompetentes, mit guten Angeboten ausgestattetes Archiv zur Verfügung gestellt wird.

Sie ermutigt alle Anwesenden, das Thema der Tagung über diese hinaus mit Kreativität, Mut und Beharrlichkeit zu verfolgen, damit die Archive ein essentieller Faktor der kommunalen Gesellschaft werden.

Sie wünscht der Versammlung einen erfolgreichen Verlauf und spannende Vorträge.

 

Grußwort der Bürgermeisterin der Stadt Frechen, Susanne Stupp

Die Bürgermeisterin der Stadt Frechen begrüßt die Anwesenden in Frechen. Sie führt aus, dass der Frechener Stadtsaal Ort vieler Feste ist. Bevor dieser Saal errichtet wurde, stand an der gleichen Stelle der sogenannte Kolping-Saal, welchen besonders bei älteren Bürgern noch präsent ist.

Sie begrüßt besonders den Leiter des Stadtarchivs Frechen, Alexander Entius und dankt diesem für die hervorragende Organisation. Weiterhin begrüßt sie die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, und den Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert.

Frechen hat nun fast 55.000 Einwohner. Es ist ein bevorzugter Wohnort in der Nähe Köln mit verkehrsgünstiger Anbindung und einer gesunden Mischung aus Wirtschaft und Industrie.

Das Stadtarchiv war, wie die gesamte Stadtverwaltung, einem kontinuierlichen Wandel unterworfen. Noch in den 1990er Jahren war das Archiv suboptimal untergebracht. Der neue Standort des Stadtarchivs, welcher den fachlichen Anforderungen entspricht, liegt deutlich günstiger. Hier ist das Archiv eine fruchtbare Symbiose mit der VHS eingegangen.

In den letzten Jahren stiegen die Anforderungen kontinuierlich und erforderten deshalb eine Professionalisierung der Archivarbeit. Gegenwärtig sind nur ausgebildete Fachkräfte im Stadtarchiv beschäftigt. Aus soll in diesem Jahr erstmalig eine eigenständige Ausbildung eines Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, erfolgen. Eine tragende Säule ist das Ehrenamt, welche im Kreis der Freunde und Förderer des Stadtarchivs Frechen seinen Niederschlag findet. Alexander Entius wird über dieses Thema tiefergehend referieren.

Fr. Stupp hofft, dass in den nächsten Jahren ein Archivpädagogisches Projekt realisiert werden kann, da die Heranführung der jungen Generation ein wichtiger Bestandteil für ein erfolgreiches Archiv ist.

Abschließend wünscht sie der Tagung einen erfolgreichen und ertragreichen Verlauf.