Dr. Stephanie Haberer: Rückstände vermeiden – Erschließung als Kundenservice

Dr. Stephanie Haberer weist auf die Schwierigkeiten der Erschließung als archivische Kernaufgabe unter herrschendem Zeitdruck und den vermehrten und vielgestaltigen Aufgaben im Alltag von Archivarinnen und Archiven hin.

Erschließung erfordert einen immer erhöhteren Personalaufwand, nicht nur aufgrund der vermehrten Eingänge und steigenden Nutzererwartungen. Bereits die ARK wies in diesem Zusammenhang auf die insg. schlechte Aufstellung der Archvie hin und empfahl eine Trennung der Erschließung von Neuzugängen und Aufarbeitung der ausstehenden Bestände und Rückstände auch als Projekt mit befristeten Kräften.

Das Niedersächsische Landesarchiv konnte im Rahmen einer Neuaufstellung darauf reagieren. Mit einer im Jahr 2005 vorgenommen Nachordnung zur Staatskanzlei und Einführung der Kosten-Leistungsrechnung wurde eine Zielvereinbarung mit der Verwaltung geschlossen und die Aufwände der Erschließung zum einen als Leistungsvorgabe festgelegt, zum anderen im Haushaltsplan mit Kosten aufgrechnet. In Haushalt und Planung wurde zudem die Trennung von Erst- und Nacherschließung als ständiger Prozess und die zugehörigen Aufgaben auf die Qualifikation des Personals hin festgelegt.

Dies bedeutet eine Grunderschließung aller Eingänge noch im ersten Jahr, aber auch die Planung der Tiefenerschließung in einem 2. Schritt. Ziele ist dabei die schnelle Nutzbarmachung und ein effektiver Personaleinsatz, dafür erforderlich waren Erschließungsstandards. Umgesetzt wurde dies mit Erschließungsrichtlinien mit definierten Kriterien inkl. Handreichungen für einzelne Archivaliengruppen. Unter Einsatz des Informationssystems Arcinsys konnten ebenfalls das Beständemanagement wie auch die Festlegung von Merkmalen in den Blick genommen werden. Diese sind in der Erschließungsmaske hinterlegt, angezeigt werden so auch der vorhandene Grad der Erschließung sowie ausstehende Aufgaben.

Für den zugehörigen Arbeitsplan wurden 3 Kategorien definiert: die Ersterschließung von Rückständen, von Neuzugängen und die Nacherschließung bereits grunderschlossener Bestände. Letztere sollen im Hinblick auf die Nutzungerwartung in bestimmten Fällen mit der Verküpfung von Digitalisaten einhergehen. Die Arbeitswesie wurde ebenfalls mit Nutzerbefragungen begleitet, die eher traditionelle Erwartungen, aber auch Wünsche nach verstärkter Online-Stellung von Digitalisaten spiegelte – wie sie auf diese Weise auch umgesetzt und erfüllt werden können.

Die sehenswerten Ergebnisse zeigen den Erfolg der Methode, Planungen und  Durchführung: Demnach konnte der Erschließungsbedarf trotz jährlicher Neuzugänge im Umfang von 2 laufenden km im Vergleich zur Erhebung im Jahr 2011 von 62% auf 56% gesenkt werden, die Rate der noch unerschlossenen Archivalien soagr von 5% auf unter 1%.

Dr. Christian Reinhardt: „Ihre Mitwirkung ist uns wichtig!“ – Die Befragung von Nutzern zur Weiterbildung des Serviceangebots des Hessischen Landesarchivs

Dr. Reinhardt erläutert die Durchführung einer Studienreihe zur Nutzerzufriedenheit und der Bereitstellung von Archivgut vor dem Hintergrund von Serviceorientierung, Verbesserung des Angebots und dem Wunsch nach guter öffentlicher Resonanz und belastbaren Informationen über Schwächen und Stärken.

Das Hessische Landesarchiv unternimmt seit etwa zwei Jahren Bemühungen, mit Hilfe geeigneter Methoden aus der Sozialforschung und auch mit professioneller externer Unterstützung belastbare Informationen über die Erfahrungen und Bedürfnisse seiner Archivnutzer zu erhalten. Das Landesarchiv möchte mit den Ergebnissen der insgesamt drei Untersuchungen den Bedarf im Bereich archivischer Service erkennen und im Hinblick auf die Erwartungen und Ansprüche der Benutzer verbessern.

Zur Frage, warum der Aufwand betrieben wurde, weist Dr. Reinhardt darauf hin, dass angesichts der jährlich ca. 40.000 Benutzer-Servicestunden sicherlich wichtig zu erfahren sei, was damit verbunden ist und wie die Erwartungen der Nutzer erfüllt oder sogar übertroffen werden können. Zudem sei eine Nutzerbindung und eine gute Resonanz gewollt, die man bisher bereits etwa durch Veranstaltungen zu erreichen versuche. Außerdem steige durch gute Resonanz auch die Mitarbeiterzufriedenheit und vonseiten der Archivverwaltung wünscht man sich aus der Ergebnissen der Umfrage auch Hinweise darauf, wie Personal möchlichst effizient eingesetzt werden kann.

Insgesamt wurde eine Studie mit drei Untersuchungen in den Jahren 2016/17 durchgeführt. Erstens eine Befragung der Vorstände der Genealogischen Vereine in Deutschland. Es wurden Wünsche und Vorschläge rückgemeldet, Erschließungszuständen im Archivinformationssystem zu verbessern, Archive auch Samstags zu öffnen oder Schulungen zu bestimmten Quellengattungen und Lesekurse anzubieten.

Die zweite Befragung richtete sich an regelmäßige Nutzer. Sie wurde an ca. 7000/8000 Teilnehmer geschickt, 1400 Antworten kamen zurück und wurden ausgewertet. Schwerpunktmäßig kamen die Studienteilnehmer aus Hessen (24% andere Bundesländer, 2% Ausland). Positiv hervorgehoben wurde, dass die Befragten zufrieden waren mit der Freundlichkeit der Mitarbeiter und schnelle Bereitstellung der Archivalien. Bemängelt wurde v.a., der derzeitige Onlinezugriff auf Archivalien. Verbesserungsvorschläge waren z.B: die Optimierung der Usability von Arcinsys, mehr Digitalisierungen und Möglichkeit selbst Digialisate oder Fotografien anzufertigen. Beratungen und Schulungen für Nutzer, günstigere Öffnungszeiten für Berufstätige, Senkung der Gebühren, WLAN in Lesesälen.

Drittens wurde im Anschluss an die Befragungen eine Gruppediskussionen durchgeführt. Hier sollten die Erwartungen der Nutzer an einen „Virtuellen Lesesaal“ besprochen werden. Die Teilnehmer der Diskussion waren 8 „professionelle Wissenschafter“ und 9 „historisch interessierte Praktiker“. Auch hier wurde Kritik an Bedienbarkeit der Archivsoftware Arcinsys vorgetragen und mehr und bessere Digitalisierung angeregt. Die Erschließungssystematik und die Suchmöglichkeiten sollten verbessert werden. Ebenso wurde darüber nachgedacht, wie auf oft geäußerte Nutzerwünsche, etwa nach verbesserter Infrastruktur (Parkplätze) und nach einem einheitlichen Informationssystems in allen Archiven reagiert werden könne. Nachgedacht werden könnte etwa über die Weitergabe von Kontaktdaten zu verwandten Nutzugsvorhaben, Schulungen, und bessere Online-Hilfe werden.

Etliche Vorschläge ließen sich darauf recht unkompliziert und rasch umsetzen, wie W-LAN im Nutzungssaal, Nutzerschulungen oder die Erlaubnis selbstständig Digitalaufnahmen von Archivalien anzufertigen, anderes konnte als Bedarf formuliert werden, z.B. die Verbesserung des Informationssystems Arcinsys oder das online-Angebot. Längerfristige Maßnahmen sind die Überarbeitung des Internetauftritts und der Usability von ARcisys, die Einrichtung eines „Virtuellen Lesesaals“, die Erhöhung des Erschließungsgrads bei Archivgut oder die Bereitstellung von Digitalisaten.

Dr. Reinhardt resümierte, dass mit der Studie und den Umfragen insg. belastbare Ergebnisse erreicht wurden, ebenso gute Kenntnisse über die Schwächen und Stärken des eigenen Angebots. Als erfreulich erwies sich die gute Resonanz, während die professionelle Methode und Moderation durch externe Beratung die Qualität der Maßnahme erheblich gesteigert hat.

 

Einführung Sektion 1 Kundenorientierung im Spannungsfeld von Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung; Moderation: Dr. Peter Weber

Dr. Peter Weber knüpfte an die Grußworte der Bürgermeisterin Frau Stupp an und erinnerte an die Repräsentanzpflichten der Archive. Auch aus Sicht des LVR-AFZ, das als Dienstleister für Archive auftritt, sei die Kenntnis und der Überblick über die Tätigkeiten der Kolleginnen und Kollegen im Bereich der Überlieferungsbildung und Nutzerorientierung aus der unmittelbaren Umgebung sowie außerhalb des Rheinlands von enormem Interesse. Daher freut er sich auf Beispiele aus Hessen und Niedersachsen, ebenso wie auf den Bericht aus dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Dipl.-Des. Rainer Hirschel: „Altes Wissen neu erfahren“ – Willkommen im Archiv!(?)

Nach der eindrucksvollen Vorstellung des MARCHIVUM Mannheim vollzieht Rainer Hirschel, Architekt aus Köln, den Perspektivwechsel und betrachtet die Archive aus dem Blickwinkel des Archivnutzers. Dabei betrachtet er sich nicht als wissenschaftlicher  sondern als privat interessierter Nutzer. Seine privaten Recherche beziehen sich auf die Familiengeschichte und auf die Geschichte eines historischen, denkmalgeschützten Hauses in Frechen,das er vor einigen Jahren erworben hat. Die Famliengeschichte führte ihn u. a. auch in polnische Archive, die er wegen des Wunsches nach Authentizität persönlich besuchte.
Die Recherche nach dem historischen Haus betrachtete Hirschel auch als ein Schritt zum „Ankommen“ an einem neuen Wohnort. Er nimmt das Plenum mit auf den Weg seiner Recherche, die ihn an insgesamt zwölf Institutionen führte, u. a. an das Stadtarchiv Frechen und das Landesarchiv NRW in Duisburg.

In allen Fällen erfolgte der Erstkontakt zu den Archiven problemlos per Mail oder Telefon. Erster Kritikpunkt sind die im Vergleich zu Stadtbibliotheken eingeschränkten Öffnungszeiten für Berufstätige. Alle Ansprechpartner waren freundlich, innerhalb der Gebäude ergaben sich aber Defizite bei der Beschilderung, fehlenden Mitarbeitenden an der Information und vor allem bei der Barrierefreihet. Ein weiterer Kritkpunkt sind auch die häufig fälligen Gebühren, die von Kopierkosten bis zu Tageskarten für den Eintritt in das Archiv reichen.
Aus seiner Sicht fehlen auch Räume für Recherche-Gespräche und Pausenräume, in denen Lebensmittel konsumiert werden können. Die technische Ausstattung ließ in allen besuchten Institutionen zu wünschen übrig. Andererseits begegnete er als Nutzer in allen Einrichtungen einer hohen Sachkompetenz und Hilfsbereitschaft bei der Recherche. Als Wünsche für die Zukunft formuliert Hirschel die zeit- und ortsunabhängige Recherche, Erleichterungen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Archivgut, v. a. auch bei bereits gemeinfreien Materialien, Nutzung moderner digitaler Technik zur Erleichterung von Schlagwortsuchen und eine engere Vernetzung der Archive untereinander und mit anderen Gedächtniseinrichtungen.

Dr. Harald Stockert: Mannheims Geschichte neu erleben: Das MARCHIVUM als Identitätsstifter und Standortfaktor

Mit seinem Vortrag will Dr. Harald Stockert die Geschichte des MARCHIVUM kurz darstellen und den anwesenden Kollegen einige mögliche Impulse aufzeigen.

Das MARCHIVUM befindet sich seit März 2018 in einem neuen Gebäude, welches auf die archivfachlichen Aspekte ausgelegt ist. Am Tag der Eröffnung strömten 13.000 Besucher in das neue Gebäude.

Der Fokus des MARCHIVUMS liegt neben der Digitalisierung auf einer ausgeprägten historischen Öffentlichkeitsarbeit mit vielen Publikationen, Stadtrundgängen und weiteren Angeboten.

Im Jahr 2013 musste auf einschneidende Veränderungen reagiert werden. Da das Rathaus zunehmend marode wurde, musste ein neuer Standort gefunden werden. Die Wahl fiel auf einen Hochbunker im Stadtgebiet, den sogenannten Ochsenpferchbunker, welcher durch zwei Glasaufbauten erweitert werden sollte. Im Jahr 2014 beschloss der Stadtrat die Renovierung und den Umzug des Stadtarchivs.

Neben der Einrichtung eines NS-Dokumentationszentrums sollte die Stadtgeschichte im Rahmen einer Dauerausstellung dargestellt werden, sodass diese beiden Bereiche die bisherigen archivischen Kompetenzen weiter ergänzen sollen.

Das Selbstverständnis des MARCHIVUM als Haus der Mannheimer Stadtgeschichte soll durch zehn Visionen erreicht werden. Dr. Stockert führt diese im Folgenden aus:

– Der Kern der Vision bleibt das Archiv.

– Das Archiv versteht sich als Bürgerarchiv mit ausgedehnten Öffnungszeiten, digitaler Bereitstellung von Archivgut (besonders Bezug auf Personenstandsunterlagen) und weiteren Serviceangeboten; Jeder Bürger soll das Gefühl haben, dass die individuelle Geschichte im MARCHIVUM erfahren werden kann.

– Aufarbeitung und Darstellung der Ergebnisse in einer Ausstellung. Auch ein eigenes Recherchezentrum zu Schicksalen während der NS-Zeit soll diese Vision realisieren.

– Das MARCHIVUM gibt sich selbst eine digitale Ausrichtung. Gegenwärtig sind 8% der historischen Unterlagen bereits digitalisiert. Ziel ist es, die Schätze des Archivs innerhalb des Hauses, beispielsweise durch interaktive Multimediawände und digitalisiert Filme) zu präsentieren.

– Durch Erlebnisstationen soll die Geschichte greifbar gemacht werden.

– Durch Veranstaltungen und Diskussionen soll das MARCHIVUM zu einem Ort der Begegnungen werden. Der Fokus liegt hier im Bereich der sozialen Medien.

– Als Zielgruppe sollen alle Bewohner der Stadt Mannheim und der Metropolregion Rhein-Neckar angesprochen werden. Hauptzielgruppe sind Schülerinnen und Schüler und generell junge Menschen. So soll das MARCHIVUM interaktiver Lernort werden.

– Die Verbindung aus Archiv, NS-Dokumentationszentrum und Dauerausstellung dient der Bündelung der Kräfte, sodass es zentraler Anlaufort für alle Fragen der Stadtgeschichte ist. Ferner sollen Synergieeffekte hierdurch generiert werden.

– Das MARCHIVUM möchte als Standortfaktor wahrgenommen werden und als kultureller Leuchtturm dienen. Auch das Image des gegenwärtigen Stadtteils soll durch das MARCHIVUM aufgebessert werden. 

Die Ergebnisse nach den ersten vier Monaten sind sehr ermutigend und machen Hoffnung, dass die Visionen erfolgreich umgesetzt werden.  

Im Anschluss an der Vortrag fragt Dr. Thomas Becker, Leiter des Universitätsarchiv Bonn, ob mit der Einrichtung des neuen MARCHIVUMS auch die personelle Ausstattung erweitert wurde, da nur hierdurch eine effiziente Bearbeitung der Visionen möglich ist.

Dr. Stockert führt aus, dass bisher acht neue Mitarbeiter eingestellt wurden. 

Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL Archivamtes für Westfalen und Lippe, stellt die Frage, wie die klimatischen Bedingungen im Hochbunker sind und wie das Gebäude auf die archivischen Bedingungen eingestellt wurde. Ferner fragt er nach, wie der Benutzungsprozess genau digitalisiert werden soll.

Dr. Stockert beschreibt, dass die Luftfeuchtigkeit durch eine kontinuierliche Entfeuchtung reguliert werden kann. Die Temperatur war leichten Schwankungen unterworfen, weshalb eine Klimatisierung durch Rückführung der Abluft nötig wurde. Beides funktioniert hervorragend.

Die Digitalisierung erfolgt gegenwärtig noch via Email. In Zukunft soll ein Portal mit Warenkörben und weiteren Neuerungen eingerichtet werden, welches einen transparenten und schnellen Zugriff erlaubt.

 

Grußwort des Leiters des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert

Dr. Mark Alexander Steinert, Leiter des Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, begrüßt die Anwesenden und dankt der Stadt Frechen für die Gastfreundschaft.

Das Bild der Archive ist noch immer von alten Klischees und Vorurteilen belegt. In den vergangenen Jahren ist das Image aber zunehmend im Wandel. Als Beispiel führt er den Tag der Archive, moderne Onlineauftritte, sowie generell verbesserte Nutzungsbedingungen an.

Es werden im Zuge des Rheinischen Archivtags vielfältige Möglichkeiten vorgestellt, welche alle Anwesenden neue Impressionen bieten soll.

Als neuer Leiter des AFZ freut er sich auf neue Kollegen und eine fruchtbare Zusammenarbeit mit diesen.

Abschließend stellt er den Referenten des ersten Vortrags, Dr. Harald Stockert, kurz vor und führt aus, dass das MARCHIVUM in vielen Bereichen bereits eine Vorreiterrolle eingenommen hat.

Grußwort der Vorsitzenden der Landschaftsversammlung Rheinland, Anne Henk-Holstein

Die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, bedankt sich bei der Bürgermeisterin für die Gastfreundschaft und begrüßt die Anwesenden.

Das Thema des diesjährigen Rheinischen Archivtags passt sehr gut zur Stadt Frechen, da es seit Jahrzehnten fest im Kulturbereich verankert ist. Besonders der Zuspruch der Gesellschaft und die Arbeit der Ehrenamtler wäre wünschenswert für alle anderen Archive.

Die Gründe hierfür sieht Fr. Henk-Holstein neben der vorhandenen Fachkompetenz in der gleichberechtigten Kommunikation mit allen beteiligten Stellen und Personen sowie in der Festlegung und Priorisierung wichtiger Ziele. Trägereinrichtungen sind gut beraten, dass der gesetzliche Auftrag an die Archive ernst genommen wird und der Gesellschaft ein fachlich kompetentes, mit guten Angeboten ausgestattetes Archiv zur Verfügung gestellt wird.

Sie ermutigt alle Anwesenden, das Thema der Tagung über diese hinaus mit Kreativität, Mut und Beharrlichkeit zu verfolgen, damit die Archive ein essentieller Faktor der kommunalen Gesellschaft werden.

Sie wünscht der Versammlung einen erfolgreichen Verlauf und spannende Vorträge.

 

Grußwort der Bürgermeisterin der Stadt Frechen, Susanne Stupp

Die Bürgermeisterin der Stadt Frechen begrüßt die Anwesenden in Frechen. Sie führt aus, dass der Frechener Stadtsaal Ort vieler Feste ist. Bevor dieser Saal errichtet wurde, stand an der gleichen Stelle der sogenannte Kolping-Saal, welchen besonders bei älteren Bürgern noch präsent ist.

Sie begrüßt besonders den Leiter des Stadtarchivs Frechen, Alexander Entius und dankt diesem für die hervorragende Organisation. Weiterhin begrüßt sie die Vorsitzende der Landschaftsversammlung, Anne Henk-Holstein, und den Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, Dr. Mark Alexander Steinert.

Frechen hat nun fast 55.000 Einwohner. Es ist ein bevorzugter Wohnort in der Nähe Köln mit verkehrsgünstiger Anbindung und einer gesunden Mischung aus Wirtschaft und Industrie.

Das Stadtarchiv war, wie die gesamte Stadtverwaltung, einem kontinuierlichen Wandel unterworfen. Noch in den 1990er Jahren war das Archiv suboptimal untergebracht. Der neue Standort des Stadtarchivs, welcher den fachlichen Anforderungen entspricht, liegt deutlich günstiger. Hier ist das Archiv eine fruchtbare Symbiose mit der VHS eingegangen.

In den letzten Jahren stiegen die Anforderungen kontinuierlich und erforderten deshalb eine Professionalisierung der Archivarbeit. Gegenwärtig sind nur ausgebildete Fachkräfte im Stadtarchiv beschäftigt. Aus soll in diesem Jahr erstmalig eine eigenständige Ausbildung eines Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, erfolgen. Eine tragende Säule ist das Ehrenamt, welche im Kreis der Freunde und Förderer des Stadtarchivs Frechen seinen Niederschlag findet. Alexander Entius wird über dieses Thema tiefergehend referieren.

Fr. Stupp hofft, dass in den nächsten Jahren ein Archivpädagogisches Projekt realisiert werden kann, da die Heranführung der jungen Generation ein wichtiger Bestandteil für ein erfolgreiches Archiv ist.

Abschließend wünscht sie der Tagung einen erfolgreichen und ertragreichen Verlauf.

 

Nachtrag: Aktuelle Stunde

In der seit Jahren bewährten Form beschließt die Aktuelle Stunde unter der Moderation von Dr. Peter Weber den Rheinischen Archivtag.

Zum Stand der digitalen Langzeitarchivierung in NRW berichtet Dr. Weber, dass die beiden Lösungen DiPS kommunal und DNS im Lösungsverbund DA NRW in Pilotprojekten getestet werden. Allerdings fehlt es weiterhin bei beiden Produkten an Erfahrungen im produktiven Regelbetrieb außerhalb der jeweiligen Anbieterkonsortien.

Für den Bereich der Bestandserhaltung weist Dr. Weber auf das neue Sonderförderprogramm der Bundesregierung  zum Originalerhalt in Höhe von 1 Mio Euro hin, das durch die KEK (Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts) verwaltet wird. Obwohl die Rahmenbedingungen für eine Beteiligung kleinerer und mittlerer Archive durch das angestrebte Mindestvolumen von 40.000 € pro Projekt schwierig waren, ist es gelungen 10% der Fördersumme für Projekte in NRW anzufordern. (Nähere Informationen zum Sonderförderprogramm der KEK)

In der aktuellen Diskussion zur Evaluierung von Entsäuerungsverfahren konnte u. a. von Seiten der Bundeskonferenz der Kommunalarchive gegen die Überführung der ISO 18344 (Effectiveness of paper deacidification processesin) in eine identische DIN 32701 (liegt zur Zeit als modifizierter Norm-Entwurf „Information und Dokumentation – Wirksamkeit von Papierentsäuerungsverfahren“ vor) interveniert werden.

Volker Hingst (LVR-AFZ) berichtet über den aktuellen Sachstand des LISE-Projekts, das sich nach nunmehr zehn Jahren Laufzeit in der 3. Laufzeitphase bis 2019 befindet. 2017 wurden bislang 860 Kg Material in der Block-Entsäuerung verarbeitet und ca. 220.000 Blatt im Einzelblattverfahren. Herr Hingst bittet darum, weitere Anträge zu stellen und diese möglichst früh dem LVR-AFZ zuzuleiten, damit die Auftragsabwicklung entsprechend geplant werden kann.

Dr. Claudia Kauertz (LVR-AFZ) liefert einen kurzen Bericht zum Thema „Hygiene im Archiv“, das  seit 2015 einen Schwerpunkt in der Beratungs- und Präventionstätigkeit des LVR-AFZ bildet. In den beiden vergangenen Jahren wurden bei der KEK jeweils Mittel für 10 Hygienesets (Luftfilter und Staubsauger) beantragt, die in der Zwischenzeit nach dem Muster der Notfallboxen dezentral verteilt wurden. Die Empfänger der Sets verpflichten sich vertraglich, diese an weitere Archive in der jeweiligen Region auszuleihen. Um alle Mitgliedskörperschaften zu versorgen, wurden bei der KEK Mittel für sechs zusätzliche Hygienesets beantragt. Die Verteilung der Sets wurde einerseits durch Anwendungsworkshops vor Ort flankiert. Darüber hinaus fand im Mai 2017 eine zweitägige Tagung statt, die die „Objekthygiene“ in Theorie und Praxis thematisierte.

Der Informationsblock zum Thema Bestandserhaltung wird von Volker Hingst mit einem kurzen Sachstandsbericht zu Papierfischchen abgeschlossen. Diese sehr resistente Spezies fühlt sich bereits bei deutlich geringerer Luftfeuchtigkeit wohl als das allseits bekannte Silberfischchen und ist bei Befall bisher nur sehr schwierig auszutilgen. Bisher ist ein akuter Fall im Rheinland bekannt. Herr Hingst appelliert noch einmal eindringlich an die Kolleginnen und Kollegen, Neuzugänge des Archivs zunächst zu separieren, da die Schädlinge häufig in/mit den Kartons eingeschleppt werden.

Im Anschluss weist Dr. Weber auf die angespannte Stellensituation in NRW hin. Aktuell gibt es Stellen in der Region, die nicht mit Fachpersonal besetzt werden können. Um mittelfristig für Entspannung zu sorgen beteiligen sich das LVR-AFZ und das LWL-Archivamt seit dem Ausbildungsjahr 2016 aktiv an der Ausbildung der Anwärter für den gehobenen Dienst.

Abschließend stellt Heike Bartel-Heuwinkel (LVR-AFZ) das Landesprogramm zur Digitalisierung historischer Zeitungen vor, das vom bisherigen Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert wird. Grundlage ist ein von 2013 bis 2015 durchgeführtes DFG-Projekt mehrerer Landesbibliotheken zur Digitalisierung überregionaler Zeitungen sowie eine Umfrage zur Erhebung historischer Zeitungstitel unter Archiven, Bibliotheken und anderen Institutionen. Das nun angelaufene Programm wird federführend von den Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn und Münster betreut sowie durch den LVR, das Hochschulbibliothekszentrum als technischem Partner und einzelne kommunale Archive unterstützt. Mittelfristig soll das zunächst bis 2019 bewilligte Programm Zugang zu den verstreut überlieferten und nur teilweise katalogisierten historischen Zeitungsbestände schaffen und Digitalisate auf einem gemeinsamen Online-Portal vorhalten. Da viele dieser Bestände in den lokalen Archiven als Mikrofilme vorhanden sind, liegt das Augenmerk zunächst auf einer Digitalisierung der Filme. Sollte das Programm  wie geplant über 2019 hinaus verstetigt werden, sollen auch Zeitungen in der originalen Druckausgabe einbezogen werden, die bisher in keiner Form technisch kopiert und damit gesichert wurden.

Nach dem Abschluss der aktuellen Stunde übernimmt Dr. Arie Nabrings das Mikrofon für das Schlusswort des diesjährigen Rheinischen Archivtags. Er weist zunächst auf die pointierte Zusammenfassung des Tagungsgeschehens durch Dr. Clemens Rehm zu Beginn der Podiumsdiskussion hin. Dann dankt er der Stadt Essen für die außerordentlich gute Unterstützung bei der Durchführung der Tagung. Als Tagungsort für den nächsten Rheinischen Archivtags übermittelt er die Einladung der Stadt Frechen. Abschließend verabschiedet er sich von den Kolleginnen und Kollegen der rheinischen Archive, da er selbst ab dem 1.1.2018 in den Ruhestand tritt und daher nicht mehr am 52. Rheinischen Archivtag teilnehmen wird.

Podiumsdiskussion: Verrechtlichung in Archiven – Konsequenzen für Aufgabenprofil, Berufspraxis, Aus- und Fortbildung

Hr. Rehm sieht das Bedürfnis nach mehr Sicherheit als Anliegen vieler Teilnehmer, glaubt aber, dass viele die Tagung informierter, aber nicht unbedingt glücklicher verlassen. Er fasst zusammen, inwiefern die bisherigen Vorträge Probleme aufgeworfen haben, die die tägliche Arbeit komplexer machen. Ein stetiger Wandel der rechtlichen Rahmenbedingungen präge die Archivwelt. Was hieraus für die Praxis folgt, soll im Folgenden mit den TeilnehmerInnen diskutiert werden.

Fr. Behnke-Hahne knüpft an ihren Vortrag zur Einführung der eAkte an: sie sieht ein Bedürfnis in Zukunft (ausschließlich) digital zu kommunizieren, welches entsprechend stärker rechtlich abgesichert und eingehegt werden müsse. Eine stärkere Verrechtlichung der digitalen Aktenführung sei daher ein Muss, müsse aber mit Augenmaß erfolgen.

Hr. Gerke knüpft ebenfalls an seinen Vortrag an: er wünscht ein stärkeres Miteinander von Nutzern (v. a. Journalisten) und Verwaltung respektive Archiven. Zugleich weist er auf den Verlust der informationellen Selbstbestimmung im Zuge der Digitalisierung hin (Smartphone, Goolge & Co.): Journalismus gewinne gerade in Zeiten der Datenagglomeration in den Händen privater Unternehmen an Bedeutung.

Fr. Wiech stellt die These von einer zunehmenden Verrechtlichung in Frage. Verrechtlichung sei bereits in den 80er / 90er Jahren vollzogen worden; nun würden bestehende Gesetze „nur“ noch an neue Herausforderungen angepasst. Gestiegen sei die Sensibilität für Recht in archivischen Kreisen, was die Diskutantin als zusätzliche Professionalisierung ausdrücklich begrüßt. – Das LArchG NRW sei eines der besten, wodurch NRW für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet sei.

Hr. Metzdorf sieht in der Veränderung der rechtlichen Rahmenbedingungen, die unter dem Stichwort Verrechtlichung zusammengefasst werden ein Merkmal der modernen Gesellschaft, die seit Anfang der Neuzeit bzw. spätestens im 20. Jh. mit einem Klagen über „Gesetzesflut“ und Juridifizierung einhergehe. De facto verdanken Archive seines Erachtens der Verrechtlichung ihre Daseinsberechtigung. Die Veränderung der letzten Jahrzehnte sei vor allem auf die Digitalisierung aller Lebensbereiche zurückzuführen; diese berge aber – Stichwort Wissensmanagement – mehr Chancen als Risiken. Zum ersten Mal stünden Archive im Zentrum aktueller Diskussionen. Sie müssten diese Rolle aktiv ausgestalten, indem sie auf ihre Bedeutung für den demokratischen Rechtsstaat hinweisen, die Rechtsetzung aktiv mitgestalten (Recht auf Information und Recht auf Erinnern) und sich stärker mit anderen Interessensgruppen vernetzen. Seines Erachtens gibt es viele Akteure, die ein Interesse daran haben, dass Archive in ihrem Kampf gegen „digitale Amnesie“ reüssieren. Ein Manko sei jedoch der geringe Austausch mit Datenschützern, die momentan in der Diskussion sehr präsent seien. – Insgesamt zeige sich aber, dass man momentan in ausgesprochen „archivischen“  Zeiten lebe.

Herr Rehm stellt die Frage, inwiefern Archivarinnen und Archivare in Zeiten einer diffuser werdenden Aktenführung überhaupt sicher sein könnten, glaubwürdige Informationen zu präsentieren. Verschärft sieht er dieses Problem bei der Einführung von DMS. Er fragt, ob eine solche möglicherweise zu einer verstärkten Führung von Handakten führen könnten, die niemals archiviert werden. Fr. Behnke-Hahne sieht diese Gefahr nicht; die eAkte sei ebenso umfangreich und vollständig wie ihr analoges Pendant. Fr.. Wiech ergänzt aus archivischer Perspektive, dass die „Qualität“ der übernommenen Akten auch in der analogen Welt problematisch sein können; die Einführung von DMS biete sogar zusätzliche Chancen eine professionelle Schriftgutverwaltung (erneut) zu implementieren. Hr. Metzdorf stimmt dieser Einschätzung ausdrücklich zu. Die analoge „rheinische Aktenführung“ im kommunalen Bereich sei häufig so schlecht, dass jede eAkte als Möglichkeit zur „Wiederentdeckung“ des Aktenplans einen Fortschritt darstellen würde.

Hr. Rehm stellt die Frage, ob ein „perfektes“ Archiv, welches alle gesetzlichen Vorschriften perfekt umsetze, die Notwendigkeit von Whistle-Blowern und investigativen Journalisten obsolet machen würde. Hr. Gerke sieht dieses Risiko nicht, ein gut arbeitendes Archiv erhöhe die Menge verfügbarer Informationen. Seines Erachtens erhöhten sich daher sogar die Möglichkeiten investigativ arbeitender Journalisten.

Auf die Fragen nach den wichtigen Kooperationspartnern für Archive hält Fr. Wiech es für notwendig, themenbezogen zu differenzieren. In jeder konkreten Situation müsse man ohne Berührungsängste die richtigen Ansprechpartner kontaktieren. Festzuhalten sei aber, dass Archive in den meisten Fällen auf sich allein gestellt wenig bewirken könnten. Hr. Metzdorf bestätigt diese Einschätzung und weist auf die überragende Bedeutung der Nutzer für die Lobbyarbeit von Archiven hing. Zudem sei es dringend notwendig, auf Datenschützer zuzugehen um Konfliktpotential – welches v.a. auf Unwissen beruhe – auszuräumen. Hr. Rehm ergänzt dies aus einer Einschätzung des Verhältnisses zwischen Archiven und Datenschützern aus Sicht der KLA und öffnet die Runde für Fragen aus dem Plenum:

Aus Sicht der Stadtarchive Aachen und Neuß wird ergänzend darauf hingewiesen, dass eine stärkere Sensibilisierung der Juristen in Kommunalverwaltungen für archivische Belange notwendig sei; hier bestünde noch Nachholbedarf.

Fr. Marner fragt nach der Bedeutung des „Rechts auf Vergessen“ für die tägliche Arbeit von Journalisten, Archivaren und sonstigen Verwaltungsmitarbeitern. Aus der Sicht des Journalisten ist dieses Recht noch nicht eingefordert worden; eine Ausnahme seien falsche Tatsachenbehauptungen. Ansonsten sieht er die Notwendigkeit zwischen kommerziellen Global-Playern und den rechtlich sehr viel stärker gebundenen öffentlich-rechtlichen Akteuren zu differenzieren. Im Verwaltungsbereich dürfe es deshalb kein Recht auf Vergessen geben. Hr. Metzdorf kritisiert das nicht ganz stringente Verhalten vieler Journalisten im Umgang mit (illegal) gesammelten Daten: So würde die Verletzung von Persönlichkeitsrechten durch die Global Player zwar angeprangert, im Zweifelsfall eben solche Daten aber genutzt. Hr. Rehm sieht durchaus eine Notwendigkeit, ein „Recht auf Vergessen“ im archivischen Kontext zu verankern. Dabei gehe es jedoch ausschließlich um Einschränkungen der Verfügbarkeit von personenbezogenen Erschließungsinformationen im Netz.

Hr. Metzdorf spricht das Problemfeld der Informationsweitergabe (Informationsweitergabegesetz) an, das bislang auf der Tagung noch nicht thematisiert worden ist. Fr. Wiech sieht dieses Thema eher entspannt, weil Archive bereits seit Langem die nun unter Stichwörtern wie „OpenData“ propagierten Neuerungen umsetzen und umgesetzt haben. Auswirkungen auf Nutzungs- und Entgeltordnungen seien nicht auszuschließen, ansonsten bewegten sich die Archive aber auf der Höhe der neuen PSI-Richtlinie.

Hr. Rehm weist abschließend auf die Notwendigkeit einer hohen Sensibilität für den Umgang mit Persönlichkeitsschutz hin. Dabei stellt er die Frage in den Raum, ob Archivare den Nutzern hier einen Vertrauensvorschuss einräumen können bzw. sollten. Wie seine Mitdiskutanten sieht er die Zeit der Digitalisierung als eine Zeit vieler neuer Chancen – eine „Zeit der Archive“ (Metzdorf).

Diskussion zu Sektion 4

Auf die Frage nach den Erfahrungen mit Recherchen nach dem IFG entgegnet Herr Gerke, dass er selbst nicht unbedingt schlecht behandelt worden sei. Andere Kollegen hätten jedoch andere Erfahrungen gemacht. Letzteren Eindruck bestätigt auch der Zuhörer Hr. Kleifeld, der sich jedoch auf eine wissenschaftliche und keine journalistische Anfrage bezieht.

Auf die Frage nach dem postmortalen Persönlichkeitsrecht von NS-Tätern, entgegnet Hr. Körting, dass diese selbst zu Lebzeiten teilweise noch genannt würden. Folglich seien auch die postmortalen Persönlichkeitsrechte deutlich schwächer geschützt als die der Opfer. Er sieht keinen Grund, Namen verstorbener NS-Täter nach Ablauf der archivrechtlichen Frist von 10 Jahren nicht zu nennen, solange die Darstellung sachlich erfolge.

Hr. Schaffer weist ergänzend auf die Schwierigkeit hin, zwischen Verbrechern, Tätern, Mitläufern und sonstigen Beteiligten zu differenzieren. Hr. Hermes (LA RLP) schildert das Vorgehen seiner Verwaltung in entsprechenden Fällen: Selbst bei lebenden NS-Tätern schätze man das Recht der Öffentlichkeit auf Unterrichtung höher ein, als die Rechte der Täter.

In Hinblick auf die Euthanasieopfer sieht Hr. Körting keine Probleme mit dem Medizinalgeheimnis, da die Einschätzung als „erbkrank“ nach modernen medizinischen Erkenntnissen häufig überholt sei. Folglich seien die Verletzungen der Persönlichkeitsrecht noch lebender Angehöriger dadurch zu vermeiden, dass man auf die Veröffentlichung der konkreten Diagnose verzichte.

Abschließend weist Hr. Körting darauf hin, dass sowohl in Hinblick auf Informationsfreiheit als auch Persönlichkeitsrechte insgesamt ein Trend zu einer stärkeren Liberalisierung erkennbar sei; der so auch umgesetzt werden müsse, dürfe und solle.

Dr. Ehrhard Körting (Fachanwalt für Verwaltungsrecht, Innensenator a. D.) Persönlichkeitsrecht und Archivrecht. Spannungsverhältnis – Lösungen – Ausblicke

Unterlagen, die in Archiven aufbewahrt werden, beträfen laut Hr. Körting nahezu immer Personen, deren Rechte zu Lebzeiten über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und sonstige Persönlichkeitsrechte geschützt seien. Das vielleicht eindringlichste Beispiel seien Kranken- und Prozessakten. Persönlichkeitsrechten käme eine herausragende Bedeutung zu, was sich anhand der Tatsache belegen ließe, dass sie sogar bedeutende andere Grundrechte wie die Kunstfreiheit einschränken könnten.

Der Schutz von Persönlichkeitsrechten lebender Personen sei durch die Archivgesetze sehr gut gewährleistet; es stelle sich aber die Frage, wie es um die postmortalen Persönlichkeitsrechte stünde. Das Reichsgericht habe in einem Fall zu Briefen Richard Wagners hierzu zwar schon vor vielen Jahrzehnten eindeutig entschieden, dass das Persönlichkeitsrecht mit dem Tod erlösche, und diese Gesetzgebung sei vom BVerfG später in anderen Fällen bestätigt worden; aber es gibt unzweifelhaft doch ein über den Tod hinausgehendes Schutzrecht. Das berühmteste Beispiel sei das Verbot die Fotografie vom Leichnam Bismarcks zu veröffentlichen, die das Reichsgericht 1899 unter Rückgriff auf das Gemeine Recht begründet habe. Rechtshistorisch gebe es einen Anspruch auf die Achtung der Würde eines Verstorbenen, den das BVerfG 1971 zu den sog. portmortalen Persönlichkeitsrechten weiterentwickelt habe.  Herabwürdigung und Missachtung eines Verstorbenen berührten dessen Menschenwürde. Anhand von Beispielen (DVU-Wahlplakat, Bilder einer ermordeten Frau, Theaterstück das einen aktuellen Fall von Kindsmord aufnimmt) erläutert der Referent die Konsequenzen dieser Rechtsprechung: Die Veröffentlichung der Bilder sei – anders durch das Wahlplakat, auf dem behauptet wurde, ein Verstorbener Oberbürgermeister würde nun DVU wählen – eine Verletzung der postmortalen Persönlichkeitsrechte. Bei dem Theaterstück sei die Verletzung der postmortalen Persönlichkeitsrechte des missbrauchten (?) Kindes vom Gericht verneint worden, Hr. Körting hält diese Entscheidung aber für durchaus diskutabel. – Im Anschluss geht er auf die Frage ein, inwiefern es statthaft ist, die Namen von Opfern von Euthanasie und Holocaust zu veröffentlichen. Hier sieht der Referent – anders als viele Archivare – keinen Grund, Namen von Euthanasieopfer aus Rücksicht auf die Angehörigen, denen es „peinlich“ sein könnte, einen behinderten Angehörigen gehabt zu haben, nicht zu veröffentlichen.

Der postmortale Persönlichkeitsschutz habe keine festgelegte Ablauffrist, obwohl die Archivgesetze entsprechende Fristen enthielten. Es entspreche aber der Rechtsprechung, dass der Schutz mit wachsendem zeitlichem Abstand zum Tod immer schwächer werde. Dabei gehe die neueste Rechtsprechung in die Richtung, je nach „Schwere“ des Eingriffs in die Schutzrechte, unterschiedliche Fristen anzulegen. Erniedrigende Darstellungen könnten daher – trotz einer allgemeinen Tendenz zu Liberalisierung, die sich auch in der Verkürzung der entsprechenden Fristen im BArchG niederschlage – auch nach Ablauf der von den Archivgesetzen festgelegten Fristen problematisch sein“. Hr. Körting vertritt die Auffassung, dass selbst Opfer der Euthanasie auch nach 72 Jahren noch postmortale Persönlichkeitsrechte haben. Archiven sei es daher möglich potentiellen (rechtsradikalen) Nutzern, die herabwürdigende Weiternutzungen anstreben, die Nutzung entsprechender Unterlagen zu versagen.

Dipl.-Journalist Jens Gerke (WDR) Das Informationsfreiheitsgesetz in der investigativen Recherche. Chancen des Auskunftsanspruchs

Hr. Gerke weist darauf hin, dass Archiven als Informationsspeicher für (investigative) Journalisten eine herausragende Bedeutung zukomme; er macht deutlich, dass (guter investigativer) Journalismus trotz des hohen Termindrucks auf einer gründlichen Recherche und der intensiven Auseinandersetzung mit den Quellen beruht. Für eine funktionierende Demokratie sei Pressefreiheit und somit implizit auch eine gute Zusammenarbeit zwischen Archivarinnen und Archivaren auf der einen und Journalisten auf der anderen Seite erforderlich.

Im Folgenden stellt der Referent das idealtypische Vorgehen beim Erstellen einer investigativen Reportage vor: Ausgehend von den Archiven des WDR und ggf. den Archiven und „Wissensspeichern“ der übrigen ARD-Anstalten ziehe die Recherche immer weitere Kreise, wobei dem Auskunftsanspruch laut Landespressegesetz und Einsichtsrechten trotz der zahlreichen Einschränkungen große Bedeutung zukomme.

Demgegenüber differenziere das IFG nicht zwischen den Rechten „gewöhnlicher“ Bürgerinnen und Bürgern und Journalisten. Er habe den Eindruck, dass bei der Herausgabe von Informationen trotz des Gesetzes weiterhin sehr zurückhaltend vorgegangen werde. Dies belegt er mit einer von ihm durchgeführten Umfrage unter Kollegen, warum Anfragen nach IFG von Behörden abgelehnt worden seien. Dabei entstehe der Eindruck, als werde den angeblichen schutzwürdigen Belangen oft eine zu große Bedeutung beigemessen; Verwaltungsmitarbeiter beschieden seines Erachtens Anfragen im Zweifelsfall immer abschlägig; die Umkehr der Verhältnisse – die eigentliche Intention des IFG – laufe de facto ins Leere. Es herrsche weiterhin das – eigentlich abgeschaffte – Amtsgeheimnis. Hr. Gerke appelliert an die Zuhörerinnen und Zuhörer dieses Verhalten zu überdenken; seriöse Journalisten seien sich in der Regel der rechtlichen Grenzen ihrer Möglichkeiten bewusst.

Im Anschluss stellt er kurz das Personal des „Investigativressort“ des WDR vor und weist auf die Zusammenarbeit mit SZ und NDR hin. Die medienübergreifende Zielrichtung – Erstellung von „Content“ für Internet, Fernsehen, Hörfunk und Zeitung – sei eine der zentralen Stärken. Die Arbeit bewege sich immer zwischen den beiden Polen Wahrhaftigkeit und Vereinfachung/ Zuspitzung; wenn aufwendig recherchierte Archivalien nur recht kurz in den Medien präsentiert würden, sei dies dem „zweiten“ der beiden Pole geschuldet und unvermeidbar. Abschließend stellt Hr. Gerke die Grundsätze der seriösen investigativen Journalisten des Recherchenetzwerks vor: Ergebnisoffenheit, Mehrquellen-Prinzip, Transparenz, Chance zu (Gegen-) Darstellungen (vor der Kamera/ durch Anwälte etc.), Innenrevision/ interne Qualitätssicherung.

Dipl.-Kauffrau Beate Behnke-Hahne (Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt der Stadt Essen): Die Nutzung der eAkte in Verwaltung und Archiv

Die Referentin stellt die e-Akte im Bereich des Steueramts der Stadt Essen vor. Die eAkte  (eigentlich elektronische aktive Vorgangsbearbeitung) sorgt dafür, dass die Kommune ihre Aufgaben auch künftig nach gesetzlichen Vorgaben zu e-Governement wahrnehmen kann.

Die Einsatzbereiche sind die Zweitwohnungssteuer, die Grundbesitzabgaben, und die Gewerbesteuer. Insgesamt waren 60 Arbeitsplätze betroffen, daher mussten auch rechtliche Rahmenbedingen der Personalverwaltung und der einzelnen Beschäftigen berücksichtigt werden.
Die technische Implementierung der aktiven Vorgangsbearbeitung dauerte vier Jahre (von 2009 bis 2013). Insgesamt gab es über 200.000 Papierakten, die in verschiedenen Bereichen verwahrt  wurden, was zahlreiche organisatorische Schwierigkeiten mit sich brachte. Die Einführung der eAkte versprach hier erhebliche organisatorische Verbesserungen.
Der Gesetzgeber gab mit dem 2013 erlassenen eGovernment Gesetz des Bundes und folgend dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW die vereinfachte Kommunikation der Verwaltung rechtlich vor: bis 2021 muss die elektronische Zugänglichkeit der Verwaltungsakte für den Bürger gewährleistet sein.
Der Vorteil des Projektes im Steueramt:  Da geplant ist, die Steuerakten im Original zu vernichten, gab es keine gesetzlichen Vorgaben zur dauerhaften Aufbewahrung, da keine notariellen Urkunden oder urkundlichen Bescheide enthalten sind, die einer Kassation entgegen stünden.

Es gab natürlich Stolpersteine im Projekt, beispielsweise wie die elektronische Prozessveränderung, die den organisatorischen Ablauf der künftigen  Arbeit der Mitarbeiter betrifft und wie diese mit der Belastung der parallelen Führung von Papier- und eAkten umgehen könnten. Diese Besorgnisse haben sich in der Praxis weitgehend aufgelöst. Die Referentin sprach von einem Hürdenlauf, der letztendlich doch zu einem Erfolg führte, da die Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitgehend ausgeräumt werden konnten.

Die Einführung der eGovernment-Akte ist ein Pilotprojekt der Stadtverwaltung Essen für die Einführung in der gesamten Verwaltung, wobei der gesetzlich vorgegebene Zeitraum bis 2021 sehr eng gesteckt ist, nämlich dass in NRW die Durchführung von elektronischer Kommunikation der Verwaltung 2021 verpflichtend werden soll.

Dr. Thomas Krämer (LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum) / Alexandra Zilles (LVR Köln): Urheberrecht als archivische Herausforderung. Zum Umgang mit den rechtlichen und technischen Dynamiken

Für Archive ist der Umgang mit urheberrechtlichen Fragestellungen häufig mit Unsicherheiten behaftet. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex, befinden sich in ständiger Fortentwicklung und sind für den juristischen Laien nicht immer auf Anhieb nachvollziehbar. ⇒ Urheberrechtsgesetz

Im Rahmen des Vortrags wird praxisorientiert durch die Grundzüge einer urheberrechtlichen Prüfung geführt und ein besonderes Augenmerk auf die Herausforderungen gelegt, die mit dem fortschreitenden technischen Wandel und der rechtlichen Weiterentwicklung verbunden sind. Dabei soll u. a. gezeigt werden, dass sich das Urheberrecht auf viele Kernbereiche der archivischen Alltagsarbeit auswirkt und allein schon aus diesem Grund nicht vernachlässigt werden darf.

Nicht zuletzt wird der Versuch unternommen, erste Hinweise für den praktischen Umgang mit urheberrechtlichen Fragestellungen zu geben.

Frau Zilles stellt in ihrem Vortragsteil die Grundgedanken des Urheberrechts vor: Die Grundgedanken sind das Schöpferprinzip (persönlich), der Beteiligungsgrundsatz (finanziell) und die Zweckübertragungslehre (vertraglich). Bei den Voraussetzungen der Nutzung eines Werkes müssen folgende vier Fragen beantwortet werden: Liegt ein Werk vor? Ist es gemeinfrei, wurde eine Lizenz zur Nutzung eingeräumt oder greift eventuell eine Schrankenreglung. Nach diesen vier Fragen ist der weitere Vortragsteil gegliedert:

  1. Werk: nach dem Urhebergesetz eine „persönliche geistige Schöpfung“, hier greifen die bekannten Kriterien bei Lichtbildwerken.
  2. Gemeinfrei? Die Schutzfrist endet 70 Jahren nach dem Tod des Urhebers.
  3. Lizenz eingeräumt? Ein Vertrag über Nutzungs- und Verwertungsrechte sollte wegen des Beweiszwecks schriftlich abgefasst sein. Vom Zeitpunkt der Abfassung des Vertrags greift die Regel von „unbekannten Nutzungsarten“, also von Nutzungsarten, die sich durch den technischen Fortschritt als erst nachträglich entwickelt haben, wie z.B. ab 1995 das Internet oder die sich bei einem Vertragsabschluss 2017 künftig neu entwickeln werden. Nach dem Urhebergesetz neue Fassung von 2008 muss ein Vertrag schriftlich ein Widerspruchsrecht und eine angemessene Vergütung für den Urheber enthalten.
  4. Eine Schrankenregelung nach UrhG ab § 44a) greift eventuell, wenn eine Nutzung nicht zulässig ist. Dies ist eine gesetzliche Privilegierung für bestimmte Arten der Nutzung (u.a. öffentliche Sicherheit, für Behinderte, für Schul- und Kirchengebrauch, öffentliche Zugänglichmachung von Forschung in öffentlichen Einrichtungen). Diese Regelung ist unübersichtlich und schwer nachvollziehbar.

Herr Dr. Krämer geht in seinem Vortragsteil auf die rechtlichen Aspekte für die Archivarbeit ein. Die Recherchen zu Nutzungsrechten älterer Verträge und gezielter Nacherwerb von Nutzungs- und Verwertungsrechten sind äußerst zeitaufwendig, daher ist deren sorgfältige Dokumentation im Archiv wichtig.

– Im Rahmen der Überlieferungsbildung müssen die Standardverträge ständig aktualisiert werden). Bei abgabepflichtigen Stellen müssen die dort erworbenen Rechte dokumentiert werden.
– Bei der archivischen Erschließung muss der Fotograf und die Verwertungsrechte eingetragen werden.
– Die Mitarbeiter und die Archivnutzer sollten sensibilisiert werden.
– Grundsätzlich ist die Vernetzung mit anderen Kultureinrichtungen zwecks Erfahrungsaustausch sinnvoll. LVR-intern geschieht dies im Kulturdezernat und mit dem Rechtsamt (hier das Stichwort rechtliches Risikomanagement).

Zu berücksichtigen ist generell die rechtliche Dynamik. So trat am 30.6.2017 ein Gesetz zur Angleichung des Urheberrechts an die aktuellen Erfordernisse der Wissensgesellschaft für 5 Jahre in Kraft: Urheberechts-Wissensgesellschaftsgesetz.

Fazit: Das Urheberrecht ist für Archive nicht vorteilhaft, da lange Schutzfristen nicht die Werknutzung fördern. Negative Seiten sind bei Verstößen Abmahnungen und Imageschaden für das Archiv, allerdings ist eine vollständige Rechtssicherheit kaum möglich. Daher ist der Erfahrungsaustausch umso wichtiger. Es soll ein archivischer Leitfaden zu diesem Thema für Archivmitarbeiter auf der Homepage des Archivs des LVR eingestellt werden.