Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Dr. Patt knüpft inhaltlich an die Ausführungen von Herrn Dr. Schneider an: Die Ausarbeitung von Gutachten und Stellungnahmen stellt seit langem eine Kernaufgabe der LVR-Archivberatung dar, die dort behandelten Probleme und Herausforderungen decken sich mit den von Schneider aufgeworfenen Themenfeldern. Angesichts der vielfach unbequemen Befunde ist die Vertraulichkeit der Informationen von zentraler Bedeutung, weshalb dieses Tätigkeitsfeld der Archivberatung wenig öffentlichkeitswirksam und in der Landschaft vergleichsweise unbekannt ist.

Gutachten und Stellungnahmen werden von den Gebietsreferent*innen der LVR-Archivberatung sowie Restaurator*innen des AFZ erarbeitet. Ausschlaggebend für die jeweiligen Stellungnahmen ist, dass die Bearbeiter*innen über die entsprechenden fachlichen Kompetenzen verfügen; eine gemeinsame, sich ergänzende Bearbeitung durch verschiedene Kolleg*innen ist daher nicht selten. Zu Themenfeldern, die außerhalb der archivischen und restauratorischen Kompetenzen liegen (Beispiel: Brandschutzvorkehrungen), werden dementsprechend keine Gutachten erstellt.

Ziel ist die Beratung von Archiven (nicht von Einzelpersonen) und die kontinuierliche Verbesserung der archivischen Situation im betreuten Gebiet. Bei der Bearbeitung von Gutachten ist Effizienz eine wesentliche Voraussetzung, um die rheinische Archivlandschaft flächendeckend adäquat beraten zu können. Der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die die jeweiligen Ausgangsbedingungen und Schwierigkeiten am besten kennen und über notwendige Daten verfügen (bzw. leicht darauf zugreifen können), ist für die Ausarbeitung guter Stellungnahmen essenziell.

Dr. Patt betont, dass eine Begrenzung der Begutachtung auf die drängenden Probleme letztlich zielführend ist, um damit auch eine Priorisierung anschließender Gegenmaßnahmen zu steuern und nicht auf Nebenkriegsschauplätze abzugleiten.

Bei Ortsterminen steht eine möglichst umfassende Sammlung von Eindrücken, Daten und Befunden im Mittelpunkt. Der Ist-Zustand wird mit den geltenden archivischen Standards und Normen verglichen, wobei die Bewertung der Befunde mit Augenmaß zu erfolgen hat. Aus den Befunden abgeleitete Handlungsempfehlungen sind zu priorisieren und auch im Hinblick auf die Dringlichkeit zu differenzieren (kurzfristige Veränderung erforderlich, langfristige Optimierung wünschenswert).

Die Zusammenstellung der Daten erfolgt unter Zuhilfenahme standardisierter Formulare, in die gängige Empfehlungen, Standards und Erfahrungen eingeflossen sind. Die gesammelten Informationen sind Grundlage für eine qualitative Bewertung und Einschätzung der Ist-Situation.

Zusätzlich führt Dr. Patt aus, dass es vielfach sinnvoll ist, schriftliche Stellungnahmen und Gutachten durch mündliche Erläuterungen zu flankieren, um bei den Vorgesetzten, die von der Dringlichkeit etwaiger Maßnahmen überzeugt werden sollen, ein wirksames Verständnis zu erzielen. Hierzu gehört insbesondere auch der Verweis auf vorbildliche Zustände in anderen Archiven der Region.

Eine Sonderform der Gutachten sind sogenannte Archivkonzeptionen, die eine umfassende Darstellung und Einschätzung zum Zustand eines Archivs bieten und als Grundlage für Optimierungen oder eine grundsätzliche Neuausrichtung dienen können.

Dr. Patt sieht in Gutachten und fachlichen Stellungnahmen wertvolle Hilfsmittel des Archivmanagements, mahnt aber, diese mit Bedacht und Geduld, ohne überzogene Erwartungen sowie in enger Abstimmung mit allen Beteiligten einzusetzen.

Abschlussdiskussion des RAT 2022

Dr. Mark Steinert weist in seinem Resümee darauf hin, dass dem Thema des Katastrophen- und Krisenmanagement in den letzten Jahren in NRW große Aufmerksamkeit gewidmet wurde und viel passiert ist. Dennoch gilt es noch häufig, ein Bewusstsein für die sich stellenden Herausforderungen zu wecken und für ein nachhaltiges Management zu sorgen. Dies gilt gleichermaßen für die vor allem vor dem Hintergrund des Klimawandels drohenden Notfälle wie auch für “schleichende Katastrophen”, wie beispielsweise Gefahren durch Schädlinge oder den fortschreitenden Papierzerfall.

Bei den Archivträgern und in den Verwaltungen muss stets aufs Neue für die Notwendigkeiten und Bedürfnisse geworben werden, die sich aus der Vorsorge im Archiv und in den Registraturen stellen. Den sich immer wieder stellenden Hindernissen sollte mit Pragmatismus begegnet werden. Den Wert von Vernetzung, Vorsorge und professionellem Austausch streicht Steinert nochmals heraus. Mit der Prognose “Die nächste Katastrophe kommt bestimmt” gibt er allen Teilnehmer*innen den Impuls auf den Weg, sich kontinuierlich und mit Nachdruck den individuellen Herausforderungen zu stellen.

Dr. Steinert weist darauf hin, dass der Rheinische Archivtag 2023 in der Stadt Krefeld stattfinden wird. Das dringende Bedürfnis, Archivtage in Präsenz abzuhalten, unterstützt das Auditorium durch spontanen Applaus. Allen Beteiligten des endenden Archivtags 2022, insbesondere den Vertreter*innen und Mitarbeiter*innen der Stadt Erkelenz sowie den Referent*innen der Tagung, dankt er für ihr Engagement und die Gastfreundschaft, die zu einem gelungenen, gut organisierten Archivtag geführt haben.

Konsequenzen aus Krisen und Unwetterkatastrophen für die Unterbringung von Pfarrarchiven

von Dr. Joachim Oepen, Historisches Archiv des Erzbistums Köln

Dr. Oepen erläutert, dass der Archivtypus der Pfarrarchive ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des Historischen Archivs des Erzbistums Köln (AEK) ist. Basierende auf der Kirchlichen Archivordnung (KAO) hat die AEK hier die Zuständigkeit für eine Vielzahl von Pfarrarchiven (ca. 800 Archive mit etwa  8-10 Regalkilometer Archivgut, das teilweise bis aus dem 10. Jahrhundert stammt).

Zum Thema Katastrophenmanagement spricht Dr. Oepen von 11 Pfarrarchiven im Zuständigkeitsbereich, die von der Hochwasserkatastrophe 2021 betroffenen waren. Davon waren vier in größerem Ausmaß betroffen (Langenfeld, Leichlingen, Flerzheim, Flamersheim), wo es auch zu Einsätzen vor Ort gekommen ist. In diesem Zusammenhang kam es u. a. zu Einlagerungen in Tiefkühlhäusern. Es entstanden dabei auch Schlagzeilen, dass im Zuständigkeitsbereich des Erzbistums 11 Archive zu Schaden kamen. Herr Oepen stellt jedoch richtig, dass es sich hierbei um eine verzerrte Darstellung handelt. Es waren 11 von 800 Pfarrarchiven betroffen, was aus seiner Sicht von einer fruchtbaren Pfarrarchivpflege der letzten Jahrzehnte zeugt. Es konnte bei der Katastrophenhilfe aus kleineren Katastrophen der Vergangenheit gelernt werden.

Neue Standards für eine vorbeugendes/passives Katastrophenmanagement wurden entwickelt, die bei der Einrichtung/Unterhaltung von Pfarrarchiven zu beachten sind:

  1. unverzichtbare Standards für Archivräumen trotz Kompromissen (keine Kellerräume in der Nähe von Wasserläufen)
  2. passive Bestandserhaltung und vorbeugende Maßnahmen
    • Aufmauerung von kleineren Sockeln, auf die Archivschränke gesetzt werden können, dabei bleibt die untere Regalreihe unbelegt
  3. Bewertung, Verzeichnung, sachgerechte Verpackung des Archivgutes (erleichtert die Rettung)
  4. Zentralisierung der Pfarrarchive im AEK unbeabsichtigt beworben und vorangetrieben

Zum Thema Krisenmanagement als Ausgangspunkt für die Zentralisierung der Pfarrarchive spricht Dr. Oepen von massiven Veränderungen in den dezentralen Strukturen der Pfarrarchivpflege die auf einen grundsätzlichen Entschluss von 2019 zurückgehen. Das Interesse an der Arbeit der Archivpflege zeigt in den letzten Jahren einen eklatanten Rückgang. Auch die Raumsituationen sind von den Umstrukturierungen betroffen, was beim Verkauf oder der Fusion von Pfarrarchiven entweder dazu führt, dass es keinen oder zu wenig Platz für die Archivalien gibt. Eine künftige Lagerung im AEK wird aus diesem Grund seit einigen Jahren angestrebt.

Die Zentralisierung ist kein Selbstzweck, sie basiert auf Freiwilligkeit der Kirchengemeinden – sie ist ein Service an die Kirchengemeinden. Die Projektdauer ist auf 2020-2026 angesetzt. Es handelt sich dabei um etwa 8-10 km Archivgut und 100 Archive. Die Projektleitung liegt bei Dr. Oepen. Das Projekt wird von der Projektmitarbeiterin Frau Dr. Anne Ostermann und 4 FaMIs durchgefügt. Es umfasst die archivischen Grundaufgaben bis hin zur Einspeisung in die digitale Zugangsmöglichkeit. Da auch im AEK die Magazinfläche nicht ausreichen wird, ist ein Ausweichmagazin in der St. Barbara Kirche in Köln-Ehrenfeld geplant. Die Pläne werden größtenteils dankbar angenommen, wobei die Katastrophe von 2021 als Katalysator bewertet werden kann.

Dennoch spricht Dr. Oepen auch von etwaigen Ablehnungen gegenüber dem Projekt.  Insbesondere die Zugänglichkeit zu den Unterlagen wird hinterfragt. Er betont, dass es dem AEK darum geht diesen Service für die Pfarreien zielbringend umzusetzen. Eine zügige Erschließung der Bestände ist daher eine Priorität der Maßnahme. Ein Beispiel aus Euskirchen zeigt, dass die Zentralisierung die Nutzbarmachung beschleunigt und positive Effekte hervorbringt.

Dr. Bettina Joergens (LAV-NRW) fragt nach dem Eigentumsrecht an den an das AEK übergebenen Unterlagen. Dr. Oepen erläutert, das die Unterlagen eigentumsrechtlich bei den Pfarreien des Erzbistums Köln verbleiben. Die Archivalien kommen in Verbindung mit einem Deposital-Vertrag in das AEK. Auch wenn die Bewertungshoheit beim AEK liegt, wird die Zustimmung der Pfarrarchive zu Kassationen eingeholt.

Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ) fragt nach der Logistik des Projektes: Wird vor Ort bewertet und dann in das AEK geholt? Dr. Oepen erläutert das zweistufige Verfahren: 1. Grobwertung vor Ort, 2. Transport nach Köln und dann erfolgt eine Feinkassation. 

Dr. Stefan Flesch (Archiv der evangelischen Kirchen im Rheinland) befürwortet den Kurs des AEK, dies ist allerdings auf Grund der evangelischen Kirchenverfassung nicht möglich, da die Einzelgemeinden hier eine stärkere Stellung haben. Hier wird ein pragmatischer Mittelkurs basierend auf Depositalverträgen erarbeitet (20% der 650 Pfarrgemeinden haben sich bereits beteiligt).

Frau Carl (Stadtarchiv Mettmann) fragt nach den Vorteilen der Zentralisierung für die breitere Öffentlichkeit. Dr. Oepen geht hier auf die Benutzbarkeit für die breite Öffentlichkeit aber auch für die Pfarreien selbst ein.

Monika Marner (LVR-AFZ) fragt nach der Personalsituation hinsichtlich der wachsenden Bestände durch die Zentralisierung. Dr. Oepen berichtet, dass es eine zusätzliche Stelle dauerhaft geben wird – die FaMi-Stellen werden nach Projektabschluss wegfallen. Die Herausforderung des Projektes liegt darin, das Projekt innerhalb der Zeit abzuschließen.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach einer Übersicht über die zentralisierten Pfarrarchive. Dr. Oepen verweist auf die Webseite des AEK.

Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.

Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.

 

Archive und Nachhaltigkeit

von Dr. Michael Habersack, Kreisarchiv Viersen

Dr. Michael Habersack problematisiert anhand mehrerer Beispiele die Konflikte zwischen archivischen Arbeitsweisen und dem Streben nach Nachhaltigkeit, und entwickelt einige Lösungsmöglichkeiten. Der Schwerpunkt des Vortrags liegt auf dem Aspekt der Nachhaltigkeit im Archivbau.

Der Begriff “Nachhaltigkeit” wird vielfach in unterschiedlichsten Zusammenhängen und ohne scharfe Abgrenzung verwendet – er kann die langfristige Wirksamkeit einer Maßnahme meinen, sich auf Wiederverwertbarkeit und Zirkularität beziehen, oder auch einen Effizienzgewinn und reduzierten Verbrauch beschreiben.

Bereits in der Archivpädagogik kann Nachhaltigkeit ein Ziel auf verschiedenen Ebenen sein: Einerseits können Materialien und Arbeitsmittel gesucht werden, die möglichst in zukünftigen Veranstaltungen wiederverwendet werden können, um ressourcenschonend zu arbeiten. Andererseits können aber Unterrichtsinhalte, Vorträge und Module so gestaltet werden, dass sie sich in zukünftigen Veranstaltungen wiederverwenden lassen.

In der Bewertung sind insbesondere Kassationsentscheidungen nachhaltig, weil damit Rohstoffe in den Kreislauf zurückfließen – Herr Habersack ruft dazu auf, die archivische Kernaufgabe der Kassation auch deshalb nicht zu vergessen. Dies ist auch bei digitalen Unterlagen wichtig, um Speicherplatz nicht unnötig zu belegen. Es lohnt sich auch, die abgebenden Stellen etwa zur Einhaltung von Aktenplänen und strukturierten Arbeitsweise anzuhalten, um redundante Abgaben und damit Datenmüll zu vermeiden. Auch weitere Kernaufgaben können der Nachhaltigkeit, allerdings auf anderer Ebene, dienen: Eine sorgfältige Erschließung ermöglicht die schnelle Auffindbarkeit und Wiederverwendung von vorhandenen Ergebnissen. Eine gute Erschließung kann damit die Effizienz der Archivarbeit steigern und so auch der Nachhaltigkeit zu Gute kommen.

Die Bestandserhaltung ist mit ökologischen Zielen grundsätzlich schwer zu vereinbaren: Sowohl hochwertiges, säurefreies Papier als auch die nachträgliche Entsäuerung brauchen Chemikalien, die ökologisch bedenklich sind; auch ganz grundsätzlich entzieht die langfristige Erhaltung von archiviertem Material das Papier dem Kreislauf. Im Sinne von Nachhaltigkeit ist also darauf zu achten, dass nur die notwendigsten Arbeitsmaterialien angeschafft und verbraucht werden, und auch nicht mehr Akten als nötig archiviert werden.

Im Archivbau gibt es viele fachliche Anforderungen an Fachbauten, die mit Nachhaltigkeit nur schwer vereinbar sind. In einigen Bereichen bestehen jedoch Möglichkeiten, Prinzipien der Nachhaltigkeit umzusetzen. Bei der Wahl der Baustoffe kann so auf wiederverwendbare Materialien gesetzt und die Nutzung von Verbundstoffen vermieden werden. Besonders in energetischer Hinsicht sei Nachhaltigkeit möglich: Durch Wärmetauscher, Solaranlagen auf dem Dach und eine Passivbauweise lassen sich viele Ressourcen sparen.

Archive können also schon durch Bewertung und Erschließung zu Nachhaltigkeit beitragen. Das Archivieren entzieht dem Kreislauf zwar grundsätzlich Rohstoffe, bezogen auf die Menge der Überlieferung ist das aber nur ein kleiner Teil, der durch Nachwachsen kompensiert werden kann. Bestandserhaltung läuft der Nachhaltigkeit zwar zuwider, ist aber in Relation zur Gesamtmenge zu vernachlässigen. Auch im Archivbau ist Nachhaltigkeit nicht immer möglich, kann aber in einigen Bereichen angestrebt werden. Der Archivbau Viersen ist in vielen Bereichen auf Zirkularität ausgerichtet, und der Kreis will auch weitere Gebäude, die in Zukunft gebaut werden sollen, nach den Prinzipien zirkulärer Wertschöpfung bauen.

Archive, so schließt Herr Habersack, können einen Beitrag zu Nachhaltigkeit leisten und sollten das auch tun.

Sektion 3: Aus Krisen lernen: Nachhaltigkeit als Anforderung an Archive

Dr. Bettina Joergens (Landesarchiv NRW) begrüßt die Referentinnen und Referenten der Sektion. Thema der Sektion ist “Nachhaltigkeit”. Der Begriff wird oft in einem ökologischen Kontext genutzt, hat aber auch mit langfristigem Erhalt zu tun – und berührt damit die Kernkompetenz der Archive. Bei Nachhaltigkeit geht es auch um den Erhalt von Ressourcen, von Archivgut, und von digitalen Daten. Archivarinnen und Archivare denken in langen Zeiträumen, und beschäftigen sich daher auch mit Fragen der Nachhaltigkeit. Dazu gehören auch Fragen der Notfallvorsorge, damit nachhaltige Strukturen auch für den Ernstfall geschaffen werden können.

Aktuelle Stunde

Fachkräftemangel und Ausbildung

In der von Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) moderierten Aktuellen Stunde wurde zunächst der akute Fachkräftemangel, insbesondere im gehobenen Dienst, thematisiert und verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, diesen zu beheben.

Zum einen gebe es den Lösungsweg der berufsbegleitenden Studiengänge. Hier bestehe die Möglichkeit der Begleitung von Kolleg*innen durch die zuständigen Gebietsreferent*innen. Darüber hinaus könne dieses Studium im Rahmen eines Wissenschaftlichen Volontariates im LVR-AFZ absolviert werden.

Insgesamt sei bei vielen Quereinsteiger*innen eine große Motivation zu beobachten, diesen Weg zu gehen. Allerdings, so Gregor Patt, würden sie auf strukturelle Probleme stoßen.   Mögliche Auswege sei eine „maximale Flexibilität“ der Archivleitungen, eine frühzeitige Einbindung der Gebietsreferent*innen sowie das Gespräch mit Vorgesetzten. Aber auch die möglichst gute Integration der Prüfungsleistungen in den Alltag und eine Vernetzung unter Kommiliton*innen sei von großer Bedeutung

Zum anderen stelle die Beteiligung der Landschaftsverbände an der Ausbildung von Archivinspektor*innen einen Lösungsweg dar. Über diesen Ausbildungsweg berichtet der Absolvent Stefan Dünker (Stadtarchiv St. Augustin). Mit diesem Gemeinschaftsprojekt der “Auftragsausbildung” vom Landesarchiv NRW, dem LWL-Archivamt und dem LVR-AFZ für interessierte Kommunen habe man sehr gute Erfahrungen gemacht. Aus der letzten Gruppe der Absolvent*innen hätten sieben Kolleg*innen Stellen in nichtstaatlichen Archiven im Rheinland angetreten. Im Anschluss berichtet Dünker auch von seinen Erfahrungen des Berufseinstiegs. Die nächste Ausbildungsrunde beginne laut Gregor Patt im Jahr 2024.

Archivförderung und LISE

Das zweite Thema ist die Archivförderung des LVR und das aktualisierte Antragsverfahren. Durch den Umstieg auf Formulare für die Antragstellung und für den Verwendungsnachweis und eine Anpassung der Fördergrundsätze soll eine Vereinfachung des Verfahrens erreicht werden. Der Kreis der förderfähigen Institutionen und Projekte habe sich allerdings nicht verändert. Gregor Patt ruft die Tagungsteilnehmenden nachdrücklich zur Antragstellung auf. Antragsfrist sei der 31. Januar.

Im Anschluss daran berichtet Dr. Thomas Krämer (LVR-AFZ) vom Förderbereich LISE. Der Schwerpunkt liege auf der Massenentsäuerung. Die meisten Projekte liefen derzeit, z. T. lägen schon Verwendungsnachweise vor. Im September 2022 wird wieder eine verbindliche Bedarfsabfrage stattfinden. Er berichtet von den Engpässen bei den Dienstleistern und einer Steigerung der Materialkosten. Daher bittet Krämer um eine rechtzeitige Kontaktierung der Dienstleister nach dem Erhalt der Zusage. Darüber hinaus sei eine rechtzeitige Vorbereitung zu empfehlen, insbesondere wenn eine Kombination der Förderlinien LISE und KEK geplant sei. Dr. Krämer weist schließlich auf den aktualisierten Flyer hin.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Auswirkungen auf die Arbeit von Archiven

Dr. Carla Lessing (ALVR) berichtet über den Stand der Arbeiten des ALVR an einem Onlineformular für Anfragen an das Archiv, das auf die Nutzerbedürfnisse angepasst werden könne.  Als Vorlage dazu habe das Formular des Stadtarchivs Siegen gedient.

Neues vom Digitalen Archiv NRW

Dr Thomas Krämer (LVR-AFZ) berichtet über Entwicklung und Sachstand des Digitalen Archivs NRW (DA NRW). Das DA NRW habe sich als als Verbundlösung etabliert – alleine 53 Kommunalarchive seien beteiligt. Es biete eine Kombination aus technischer Lösung, Service und Community. Für kleine Archive böte sich auch die Möglichkeit von Verbundarchiven. Zudem gebe es Handreichungen zu verschiedenen Themen, wie etwa Daten aus Fachverfahren oder der Archivierung von AV-Medien. Aktuell befänden sich verschiedene Schnittstellen in der Weiterentwicklung und Produktivsetzung. Schließlich berichtet Dr. Krämer von der geplanten Online-Stellung des Portals des Digitalen Archivs NRW.

Webarchivierung – Ein Praxistest

Im Anschluss wird über die Erfahrungen des “Arbeitskreises digitale Langzeitarchivierung im südlichen Rheinland” im Bereich der Webseitenarchivierung berichtet. Eine Publikation, in der sieben Werkzeuge zur Webseitenarchivierung mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden, stehe kurz vor der Veröffentlichung und könne als Entscheidungshilfe dienen.

Zukünftige Notfallplanung im LVR-AFZ

Matthias Senk (LVR-AFZ) stellt die erste Ausgabe des Notfallplans des LVR-AFZ vor, der als Ergänzung der jeweiligen Notfallpläne in den einzelnen Archiven dienen könne. Dieser enthalte u. a. zentrale Kontakte sowie Ablaufpläne sowie Hilfestellungen für den Notfall. Darüber hinaus seien Muster für Notfallpläne enthalten. Der Notfallplan des LVR-AFZ werde eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung durch das LVR-AFZ erfahren und demnächst online auf der Homepage des LVR-AFZ abrufbar sein (www.afz.lvr.de). Bestandteil des Notfallplans werde zudem eine Tabelle der Notfallkategorien mit fünf Kategorien sein, die als zukünftige Grundlage für die Workflows im Rahmen eines Notfalls dienen könne.

Daran anschließend berichtet er über die dezentral gelagerten Notfallboxen und Notfallmaterialien. Die Notfallboxen werden dezentral in den einzelnen Kreisen gelagert. Derzeit findet eine Überarbeitung der Inhalte der LVR-AFZ Notfallboxen statt. Die individuelle Schutzausrüstung (u. a. Sicherheitsschuhe und Helme) sollten laut Matthias Senk zukünftig für jeden Mitarbeitenden vor Ort vorgehalten werden.

In Planung seit derzeit die Anschaffung und Bereitstellung zusätzlichen Materials für die Einrichtung von Bergungsstationen durch das LVR-AFZ. Zudem befinde sich die Einbindung der neuen Notfallbergungscontainer in die Notfallstruktur in Planung.

Abschließend berichtet Senk über den Stand der vorhandenen und in Gründung befindlichen Notfallverbünde und betont die Unterstützung durch das LVR-AFZ.

Beiträge aus dem Plenum

Volker Hingst (LVR-AFZ) mahnt die zeitnahe Implementierung des Integrated Pest Management (IPM) in den Archiven an (“Geben Sie den Papierfischchen keine Chance!”).

Dr. Steinert (Leiter des LVR-AFZ) berichtet über den Stand der Arbeiten am Archivgesetz NRW. Leider gebe es keine neuen Entwicklungen.

Roundtable “Kollegiale Hilfe: Mittendrin statt nur dabei”

Dr. Antje Diener-Steckling vom LWL-Archivamt moderiert den Roundtable zum Thema “Kollegiale Hilfe: Mittendrin statt nur dabei” und führt zum Thema Notfallverbünde in das Thema ein. Weiterhin nehmen Hanna Albers vom Gemeindearchiv Swisttal, Christian Altena vom Stadtarchiv Stolberg, Matthias Frankenstein vom Landesarchiv NRW, Michael Hansmann vom Archiv der Konrad-Adenauer-Stiftung sowie Matthias Senk vom LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum an der Diskussion teil. 

Matthias Frankenstein steigt mit einem schlaglichtartigen Vortrag zum Rückblick auf die Flutkatastrophe aus Perspektive des Archivs Leichlingen ins Thema ein. Vor Ort fanden sie ein Archiv im Keller des Rathauses mit etwa 300 laufende Meter Archivgut vor, das bis in die oberen Regalebenen von der Wupper geflutet war. Bei Eintreffen des Rettungsteams war alles Wasser bereits abgepumpt und die Räumlichkeiten zum Betreten von den Behörden freigegeben. Vom LVR aus war bereits ein Zelt aufgebaut. Es erfolgten Einweisungen zur Arbeitssicherheit und die Einteilung der Arbeiten. Es waren etwa 20 bis 30 Helfende vor Ort, die größtenteils noch keinen Notfalleinsatz in einem Archiv durchgeführt hatten. Er plädiert dafür, in solchen Fällen in jedem Fall alles in Ruhe und mit Sicherheit anzugehen. Aufgrund des bereits fortgeschrittenen Schimmelbefalls war die Arbeit nur mit FFP3-Masken möglich. Mit gleichbleibendem personellen Aufwand hätte die Bergung noch 2 bis 3 Wochen gedauert. Gestört wurde der Einsatz von der Explosion im nahegelegenen Chemiepark in Leverkusen. Die Zwangspause wurde von den Anwesenden für eine persönliche Vorstellung genutzt. Die Triage “trocken – feucht – nass” half dabei, die Archivalien nicht weiter zu schädigen, als schon geschehen. Die durchnässten Archivkartons wiegen bis zu 20 kg und die freiwilligen Helfer*innen kamen schnell an ihre körperlichen Grenzen. Daher wurde ein Umzugsunternehmen beauftragt. Die Spül- und Erstversorgungsstationen konnten in drei Klassenräumen einer Schule bzw. auf dem Schulhof aufgebaut werden. Auch die Zwischenlagerung und Lufttrocknung war hier möglich. Die gesamte Bergung benötigte sieben Tage. Die Führungsstruktur könne und müsse für folgende Einsätze optimiert werden. Mitarbeitende sollten klarer angewiesen sein, auch Arbeitszeiten (Beginn und Ende) sollten klar kommuniziert werden. In den Notfallverbünden Münster und Detmold sollen Notfallübungen durchgeführt werden, um die praktische Arbeit an die Menschen heranzutragen. Bei verschiedenen Übungen werden immer verschiedene Menschen erreicht, daher ist die häufige Durchführung sinnvoll. Auch sollten über Verpflegung vor Ort und gute Unterkunft Anreize für die Helfenden geschaffen werden.

Christian Altena, Stadtarchivar in Stollberg, berichtet, dass er wie auch die gesamte Verwaltung von den Hochwasserereignissen 2021 vollkommen überrascht wurde. Trotz der schweren Schäden in der Stadt war die Hilfe, die dem Stadtarchiv während 14 Tagen zuteil wurde (300 Hilfskräfte) enorm. Professionelle Hilfe leisteten das Historische Archiv der Stadt Köln, das LVR-AFZ und das Stadtarchiv Aachen; insbesondere für die Herstellung von Kontakten zu Fachpersonal erwiesen sich diese Unterstützungen als äußerst hilfreich. Damit konnte das Fehlen eines Notfallverbundes teilweise aufgewogen werden.

Matthias Senk vom LVR-AFZ schildert seine Erfahrungen als Notfall-Koordinator in Brauweiler. Relativ schnell zeigten sich am Tag der Unwetterkatastrophe durch Meldungen aus Stollberg und Kall die enormen Schwierigkeiten, die sich durch die Wetterlage ergeben hatten. Trotzdem dauerte es zunächst längere Zeit, bis das genauere Ausmaß der Schäden sichtbar wurde, was Auswirkungen auf die Planung und Koordination der Notfalleinsätze hatte. Insgesamt zieht er ein positives Fazit hinsichtlich der Zusammenarbeit und der Erfahrungsgewinne durch die Notfalleinsätze.

Hanna Albers berichtet, dass das Gemeindearchiv Swisttal nicht in einem Notfallverbund eingebunden war, weil dies vorher von der Verwaltung abgelehnt wurde, auch eine Versicherung des Archivguts wurde vonseiten der Verwaltung nicht umgesetzt. Frau Albers selbst war in Urlaub und konnte nur über WhatsApp Informationen erhalten. Die Evakuierung der Gemeinde wegen des drohenden Dammbruchs der Steinbach-Talsperre erschwerte die Kommunikation weiter. Nach einigen Tagen war es möglich herauszufinden, dass die Verwaltung nun bei der Bundespolizei untergekommen war. Sie schickte eine Mail an den Notfallverbund Bornheim-Sieg. 13 Helfende waren 3 Tage beschäftigt. Die Entscheidung, welches Archivgut geborgen wird, wurde im Stab, nicht von der Archivarin getroffen. Im Zuge der Bergung wurden große Teile der Altregistratur kassiert. Herr Hansmann von der Konrad-Adenauer-Stiftung konnte im Gemeindearchiv Swisttal mit seinen Mitarbeitenden helfen. Er wurde von der Stiftung freigestellt und konnte beliebig viele Mitarbeitende zur Unterstützung mitnehmen. Er sagt: “Die schwierigste Entscheidung war die, eine Person zur Betreuung im eigenen Archiv zu lassen”. Auch Materialien konnten mitgebracht werden. Die Feuerwehr beschaffte Zelte und organisierte Tische für die Reinigung des betroffenen Archivguts.

Herr Frankenstein berichtet, dass die Koordinierung über mehrere Stellen (LVR-AFZ, Stadt etc.) lief, was teilweise zu Problemen führte, da der Einsatzleitung oft der erforderliche Überblick fehlte. Hier sieht er einen Verbesserungsbedarf für zukünftige Notfalleinsätze: verschriftlichte Einsatzpläne sowie ein Entlasten der fachlichen Koordination von Fragen der Einsatzorganisation könnten hier hilfreich sein.

Matthias Senk betont, dass über die inhaltliche Vorsorge im Sinn von Notfallübungen hinaus unbedingt auch der organisatorische Rahmen mitgedacht werden muss. Dies zeigte sich in manchen Fällen, wo Kommunikationsstrukturen nicht ausreichend etabliert waren und basale Fragen wie die Verfügbarkeit von Toiletten beim LVR-AFZ aufschlugen. Ein Notfall bedarf einer weiteren Organisation; die Hilfe ist als integrierter Prozess zu denken. Insbesondere muss in Verwaltungen ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass im Notfall die Sorge für das Archivgut nicht allein den Mitarbeiter*innen des Archivs obliegt, sondern alle Stellen ineinandergreifen müssen.

Frau Diener-Steckling eröffnet die Diskussion und beschreibt den Notfall als Daueraufgabe. Jedes Archiv kann betroffen sein. Frau Albers spricht Dank an das LVR-AFZ aus. Auch die Internetpräsenz wurde schnell aufgebaut und eine Notfallnummer empfand sie als hilfreich. Sie appelliert an das archivische Fachpersonal, dass im Notfall alle Möglichkeiten geprüft werden. Auch eine Lufttrocknung war bei den Wetterbedingungen im Sommer 2021 möglich.

Herr Mark Sievert, Stadtarchiv Leichlingen, weist auf die (Nicht-)Verfügbarkeit von Materialien zur Bergung hin. Paletten wurden beispielsweise aus verschieden Orten “zusammengekratzt”. Auch an Overalls und Masken fehlte es. Er bedankt sich im Namen der Stadt Leichlingen bei allen Kolleg*innen, die damals geholfen haben.

Herr Frankenstein merkt an, dass Materialien wie Overalls schnell vergriffen waren. Durch Zufall konnten die Materialien allerdings noch beschafft werden. Die Rahmenbedingungen, wie die Verfügbarkeit von Materialien, beschleunigen die Arbeiten. Er rät allerdings davon ab, große Mengen an Material einzulagern und rät dazu, dass Telefonlisten für die Beschaffung vorgehalten werden. Herr Altena stellt allerdings fest, dass gerade am Anfang die tatsächlichen Bedarfe auch kaum überschaubar waren und sich viele Fragen während der nächsten Tage recht gut regeln ließen. Vielfach konnten Bedarfe relativ spontan – auch durch “Zweckentfremdung” vorhandener Einrichtungen und Materialien – gedeckt werden, wodurch sich letztlich auch Kapazitäten (Personal, Transporte…) sparen ließen. Fragen wie zum Beispiel die nach den faktischen Bedarfen nach Gefrierkapazitäten lassen sich nicht im Vorfeld abschätzen und beziffern. Frau Albers plädiert – auch bei kleinen Archiven – dringend für den positiven Effekt von Notfalleinsätzen.

Frau Fahrenkamp merkt an, dass die Erfahrungen des Sommers 2021 dazu geführt haben, dass die Notfallpakete des LVR-AFZ um Sonnencreme und Kopfbedeckungen erweitert wurden. Sie weist außerdem darauf hin, dass bestimmte Mittel wie Schuhe, Helme etc. auf die jeweiligen Bedürfnisse (Größe!) des Trägers abgestimmt sein müssen und daher nicht unpersonalisiert auf Vorrat bereitgestellt werden können.

Notfallbewältigung und Notfallvorsorge – Ein E-Learning Projekt

von Anna-Katharina Fahrenkamp, LVR-AFZ; Christine Frick, Landesarchiv Saarland

In Ihrem Vortrag stellen Anna-Katharina Fahrenkamp (LVR-AFZ) und Christine Frick (Landesarchiv Saarland) ein E-Learning Projekt zum Thema Bestandserhaltung vor, welches in den kommenden Monaten allen Interessierten zu Verfügung gestellt wird. Dies stelle neben der Vielfalt der Informationsmöglichkeiten zu Notfallvorsorge und -prävention im Internet und praktischen Übungen wie beispielsweise Notfallworkshops des LVR-AFZ ein wichtiges Angebot dar, um für den Schadensfall vorbereitet und handlungsfähig zu sein.

E-Learning-Angebote ermöglichten laut Frau Fahrenkamp orts- und zeitunabhängiges individuelles Lernen. Darüber hinaus bestehe die Möglichkeit den Kurs nach persönlichen Lernvorlieben zu erarbeiten, Inhalte zu wiederholen oder zu vertiefen. Das Lerntempo könne darüber hinaus den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Die Themen werden über verschiedene didaktische Formate aufgearbeitet. So werden abstrakte Inhalte mit Videos, schematischen Darstellungen oder Handlungsabläufe zur Visualisierung genutzt. Darüber hinaus würden Kursteilnehmer*innen durch verschiedene Aufgabenarten zum ‘Selbermachen’ aufgefordert. Der Wechsel der eingesetzten Medien sorge für eine fortwährende Aktivierung der Aufmerksamkeit der Lernenden. Im besten Fall hätten sie Spaß bei der Durchführung des E-Learning Kurses. Durch ein Feedback an die Teilnehmenden nach Abschluss der Aufgaben sei es möglich, den individuellen Lernfortschritt selbst einzuschätzen.

Es sei möglich über den E-Learning-Kurs, Fachwissen aufzubauen, das dann in die eigene berufliche Praxis integriert werden könne. Bezüglich des Themenkomplexes “Notfallvorsorge” werde den Teilnehmenden vermittelt, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen. Sie seien nun in der Lage, Präventionsmaßnahmen für ihr Archiv zu entwickeln.

In Bezug auf das Thema „Notfallvorsorge“ lernten die Teilnehmenden, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen und sie bekommen das Handwerkszeug, Präventionsmaßnahmen für ihr eigenes Haus zu entwickeln. Dies ermögliche ihnen, im Notfall mit verschiedenen Materialien und Objektarten sachgerecht umzugehen und zu entscheiden, welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen.

Im Anschluss weisen die Referentinnen auf das geplante zweite E-Learning Modul zum Thema Notfallvorsorge auf der Internetseite www.bestandserhaltung.eu hin und berichten über den Entstehungsprozess dieses Angebots.

Der erste Kurs zum Thema “Bestandserhaltung” sei im Rahmen eines Erasmus+-Projekts entstanden, einem EU-Programm zur Förderung von allgemeiner und beruflicher Bildung, Jugend und Sport. Neben dem LVR-AFZ als antragstellender Einrichtung waren das Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht, das Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provincien/Staatsarchiv Löwen, die Archives nationales de Luxembourg sowie das Saarländische Landesarchiv an dem Projekt beteiligt. Darüber hinaus war die Open Universiteit in Heerlen für die didaktische Betreuung und technische Umsetzung des auf zwei Jahre angelegten Projektes (2014-2016) zuständig.

Das Ziel war es, neue Wege im Bereich der archivischen Aus-und Fortbildung einzuschlagen. Als Thema wurde die “Bestandserhaltung” gewählt, da die Herausforderungen hinsichtlich der Bewahrung des kulturellen Erbes in den beteiligten Ländern und auch weltweit vergleichbar sei. Obwohl eine weitgehende Einigkeit im Bereich Bestandserhaltung herrsche, zeigte sich in den Diskussionen, dass es doch gewisse Unterschiede gibt.

Im Zuge der Projektentwicklung zeigte sich, das ein einzelner E-Learning Kurs zum Gesamtthema Bestandserhaltung nicht ausreichen würde, um diese umfangreiche Thematik vermitteln zu können. Es wurden drei Teilbereiche herausgegriffen: die vorbereitenden präventiven Maßnahmen, die fachgerechte Lagerung sowie die gängigsten Schadensbilder.

Der Kurs richte sich in erster Linie an Mitarbeiter*innen kleiner Archive ohne eigene Restaurierungswerkstatt, Quereinsteiger*innen oder auch Verwaltungsmitarbeiter*innen. Der Kurs gliedere sich in die Level Anfänger, Fortgeschrittene und Profis. Während in Level 1 Grundlagenwissen im Umgang mit Archivgut vermittelt werde, würden in Level 2 diese Kenntnisse im Umgang mit geschädigten Archivgut thematisiert. Das abschließende Level 3 behandele die Aspekte Schimmel, Schäden und Gesundheitsschutz.

Das zweite Modul zum Thema Notfallprävention sei von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts (KEK) als Modellprojekt in den Jahren 2020/2021 gefördert worden. Auch hier war das LVR-AFZ der Antragsteller, die weiteren Projektpartner hätten sich aber auf die Archives nationales in Luxemburg sowie das Saarländische Landesarchiv reduziert. Die Themenwahl, der Projektantrag sowie der Projektbeginn lagen über zwölf Monate vor der Flutkatastrophe im Juli 2021, die deutlich machte, wie notwendig die Notfallvorsorge ist.

Neben den größere Havarien und Katastrophen, die hoffentlich die Ausnahmen bleiben werden, setze der Kurs bei kleineren, überschaubareren Notfällen an, auf die Archive und andere kulturbewahrende Einrichtungen sich vorbereiten müssten.

Das neue E-Learning-Modul „Notfallvorsorge“ soll den Teilnehmenden als Werkzeug dienen, sich auf Notfallszenarien – vor allem auf das im Fokus stehende Thema „Wasserschaden“ – vorbereiten zu können. Im folgenden stellt Frau Fahrenkamp die drei Kapitel des Moduls vor: Kapitel 1: „Handeln im Schadensfall“, Kapitel 2: „Warum Notfallvorsorge? Vorsorge ist besser als Nachsorge“ und Kapitel 3: „Vorbereitet sein“.

In Kapitel 1 lernen die Lernenden den Handlungsprozess in Gänze kennen sowie alle Elemente, die notwendig sind, einen Notfall zu koordinieren und zu organisieren. Die Bergung und Erstversorgung von Archivgut, das die unterschiedlichsten Materialien und Objekte umfassen kann, ist ein weiterer Themenschwerpunkt. Die Kursteilnehmer*innen lernen den Umgang mit feuchten und nassen Archivalien und wie sie diese für die Gefriertrocknung bzw. die Lufttrocknung vorbereiten. Am Ende von Kapitel 1 wird auf die Nachsorgemaßnahmen eingegangen.

Der E-Learning Kurs basiere wie schon im ersten Modul auf verschiedenen Elementen, wobei Fachtexte das Grundgerüst bildeten. Neu seien die Vertiefungsebenen, in denen weiterführende Informationen zu finden sind. Die Lernenden würden regelmäßig dazu aufgefordert, Aufgaben zu lösen. Multiple Choice- oder Drag-and-Drop-Aufgaben lockern die Theorie auf und dienen als Lernkontrolle.

Anders als im ersten Modul sind im neuen E-Learning Kurs Videoaufnahmen mit  Aufnahmen aus einem Notfallworkshop enthalten, um eine reale Notfallsituation zu verdeutlichen. Zudem sind Zeitzeug*inneninterviews enthalten, in denen drei Personen von ihren Erlebnissen im Umgang mit einem Wasserschaden berichten. Zusätzlich stünden verschiedene Unterlagen zum Download zu Verfügung, die eine sinnvolle Ergänzung zum eigenen Notfallplan darstellen könnten.

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Aufgabentypen vorgestellt. Neben Freitextaufgaben, sind sogenannte “Dialog Cards” vorhanden, in denen unterschiedliche Möglichkeiten der Lufttrocknung verdeutlicht werden. Diese Multiple Choice Aufgabe wurde mit Bildern hinterlegt. Die Lernenden sollen bei neun Fotos zur Erstversorgung und zum Handling von wassergeschädigten Objekten die richtige Antwort auf die jeweilige Frage anklicken und bekommen am Ende ein Feedback.

Das zweite Kapitel dient als Motivationskapitel. Die Kursteilnehmer*innen sollen motiviert werden, Notfallvorsorge zu betreiben. Dies geschieht mit Hilfe von Bildbeispielen, auf denen verdeutlicht wird, welche Schäden durch Wasser verursacht werden können. Darüber hinaus wird der Aspekt der Kosten thematisiert.

Die Beseitigung von Schäden, die durch Wasser an Archivgut entstanden sind, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern meistens auch kostenintensiv – und manchmal leider auch nicht mehr möglich. Günstiger als die Versorgung und Wiederherstellung geschädigter Unterlagen ist die Notfallprävention. Anhand verschiedener Beispielrechnungen und einer Aufstellung möglicher Kostenfaktoren soll verdeutlich werden, dass die Waage immer zugunsten der Prävention ausschlägt.

Im dritten Kapitel mit dem Titel Vorbereitet sein, liege der Schwerpunkt auf dem Erkennen, Analysieren, Bewerten und Minimieren von Risiken. Aus diesen Kernelementen des Risikomanagements leiten sich nicht nur die definierten Lernziele, sondern auch der Aufbau dieses Kapitels ab. Darüber hinaus zählten das Zusammenstellen von Notfallmaterialien, das Erarbeiten eines Notfallplans sowie das Durchführen von Notfallübungen zu den weiteren Lernzielen. Demzufolge gehörten nicht nur das Risikomanagement, sondern auch die Gefahrenabwehr und die Vorbereitung für einen möglichen Notfall zu den Lerninhalten.

Ähnlich wie im ersten Teil gebe es auch in diesem Kapitel verschiedene Elemente der Wissensvermittlung: Texte, Aufgaben und – hier liegt ein Schwerpunkt – Checklisten, die im Kurs integriert sind oder als Download zur Verfügung stehen. Gleich zu Beginn des Abschnitts sollen die Kursteilnehmer*innen mit Hilfe einer Checkliste für die Risiken im eigenen Archiv sensibilisiert werden. Fragen zum Archivstandort, zu Evakuierungsmöglichkeiten, zu Wasser-, Brand- und Einbruchschutz sowie zur Notfallplanung können mit ja oder nein beantwortet werden. Wird die Checkliste in Excel ausgefüllt, erfolgt durch farbige Kennzeichnung des Feldes mit rot oder grün unmittelbar eine Auswertung. Ähnlich verhalte es sich bei der Checkliste die am Ende des Kapitels bei der Notfallplanung zur Anwendung kommt. Man könne zu den einzelnen Bestandteilen eines Notfallplans über Dropdown-Menü auswählen, ob die Informationen vollständig, teilweise oder gar nicht vorhanden sind. Durch das Einfärben der Zellen (grün, gelb oder rot) bekomme man so einen schnellen visuellen Überblick über den eigenen Bearbeitungsstand und den daraus abzuleitenden Handlungsbedarf.

Auch in diesem theoretischen und etwas textlastigen Kapitel wird versucht, für Abwechslung zu sorgen. Das Content-Management-System stellt unterschiedlichste Tools für die Erstellung von Aufgaben zur Verfügung, die die Lernenden lösen sollen. So kann man sich ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen des Risikomanagements und der Notfallprävention spielerisch erarbeiten, in dem man den Begriff der richtigen Definition zuordnet. Oder man muss auf Fotos die Hotspots mit Gefahrenquellen finden und markieren.

Ein Kernpunkt dieses Kapitels sei die Risikoanalyse, für die wiederum ein Exceldokument zum Download zur Verfügung steht. Gefahren bzw. Risiken, die man für das eigene Archiv identifiziert hat, werden in die Exceltabelle eingetragen und um Ursache und Auswirkung ergänzt. In zwei weiteren Spalten werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß erfasst, indem über ein Dropdown-Menü ein Wert zwischen 1 (sehr unwahrscheinlich bzw. unbedeutend) und 5 (sehr wahrscheinlich bzw. katastrophal) ausgewählt wird. Excel berechne anhand einer hinterlegten Formel den Risikograd und färbe die Zelle entsprechend ein. Anschließend kann man zu einem zweiten Tabellenblatt, der Risikomatrix, wechseln und dort die Risiken visualisieren. Unten rechts findet sich ein automatisch erstellter Übertrag mit den wichtigsten Angaben des vorherigen Tabellenblattes. Jedes Risiko muss nun in das passende Feld der Matrix gezogen bzw. eingetragen werden, indem die Eintrittswahrscheinlichkeit über die x-Achse und das Schadensausmaß über die y-Achse ausgewählt werden. Als Ergebnis erhalte man einen Gefahrenkatalog und eine Risikomatrix für das eigene Archiv. Die Durchführung dieser Risikoanalyse sollten in regelmäßigen, z. B. jährlichen Abständen wiederholt werden; denn Notfallvorsorge sei keine Eintagsfliege, sondern eine Daueraufgabe!

Manchen Risiken könne man vorbeugen und sie beseitigen, andere zumindest minimieren; falls es aber trotz der besten Prävention dennoch zu einem Schadensereignis kommt, helfe die vorbereitende Notfallplanung bei der Bewältigung dieser Situation; und eine anschießende Auswertung des Schadensfalls fließt dann wieder in die Überarbeitung der Risikoanalyse ein.

Das E-Learning-Modul thematisiere diese beiden Aspekte, das Risikomanagement und die Notfallvorsorge auf der einen Seite sowie das Krisenmanagement und die Notfallbewältigung auf der anderen Seite. Die Referentinnen laden ein, sich den Kurs anzusehen, sobald er in Kürze online zur Verfügung steht; aber nicht nur das –  er gilt als Einladung, sich überhaupt mit der Thematik zu beschäftigen und Notfallvorsorge zu betreiben.

Abschließend berichtet Frau Fahrenkamp über die starken Einschränkungen der Projektentwicklung durch die Corona-Pandemie. Das neue Modul sei mit dem freien Content-Management-System „WordPress“ erstellt worden. Es ist dieses Mal – anders als beim ersten Modul – Aufgabe der Arbeitsgruppe, die Lerninhalte in das System einzupflegen. Die Aufgaben werden mit H5P umgesetzt, einer Software zum Erstellen von interaktiven Inhalten für das Web. Hierbei bedürfe es an Kreativität, damit für die didaktische Vermittlung der Lerninhalte das jeweils passende Tool gefunden werden könne.

So kann Zusammenarbeit gelingen. Feuerwehren und Archive

von Frank Peters, Feuerwehr Köln

Im nachfolgenden Vortrag wird Frank Peters (Feuerwehr Köln) die notwendigen Grundlagen in der Zusammenarbeit von Feuerwehren und Archiven als Kulturgut bewahrende Einrichtung vermitteln.

Das Gesetz über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BKHG) in NRW regelt den Einsatz der Feuerwehren. Unter den in §1 festgelegten Aufgaben finden sich der Brandschutz für Unglücksfälle ausgelöst durch Naturereignisse oder Explosionen sowie Großeinsätze und Katastrophen. Die Zuständigkeit der Feuerwehren sei laut den Ausführungen von Herrn Peters auf die Beseitigung der Gefahr mit dem Ziel der sicheren Übergabe an den Betreiber beschränkt.

Der Bereich Kulturgutschutz fehle in den gesetzlichen Regelungen allerdings. Dieses Thema falle in den Bereich Schutz erheblicher Sachwerte. Dieses bedinge die eher zurückhaltende Haltung der Feuerwehren hinsichtlich des Themas Kulturgutschutz. Da dieser im §1 BHKG keine fest definierte Aufgabe sei, fehlten die notwendigen personellen und materiellen Ressourcen.

Peters verdeutlicht, dass die Feuerwehren kommunale Einrichtungen sind, die je nach örtlichen Gegebenheiten unterschiedlich organisiert sind. Er führt aus, dass die ländlichen Feuerwehren andere Anforderungen hätten als diejenigen im städtischen Umfeld. Dieser Umstand wirke sich auch auf den Kulturgutschutz aus.

Die Feuerwehren in NRW unterteilen sich in Berufsfeuerwehren, Freiwillige Feuerwehren mit hauptamtlichen Kräften und freiwillige Feuerwehren sowie Werksfeuerwehren. Die freiwilligen Feuerwehren seien je nach örtlichen Verhältnissen im Bereich Fachwissen und Leistungsfähigkeit auf gleichem Niveau wie die Berufsfeuerwehren. Aufgrund ihrer ehrenamtlichen Struktur gestalte sich die Zusammenarbeit mit Letzteren allerdings anders, da die dort Engagierten mitunter nicht uneingeschränkt für Besprechungen und Planungen zur Verfügung stehen.

Die Kooperation mit den örtlichen Feuerwehren erfordert laut Peters eine offene Kommunikation. Für eine gute Zusammenarbeit sei ein Bewusstsein über den Rang eines Archivs im Kontext von Kulturgut und über die Art der in den Archiven verwahrten “Schätze” von besonderer Bedeutung.

Bei der Entstehung des Notfallverbundes Köln seien Fürsprecher bei der Feuerwehr für das Thema Kulturgutschutz von besonderer Relevanz gewesen. Die Feuerwehr Köln ist im Notfallverbund als “beratendes Mitglied” beteiligt. Die Mitglieder des Notfallverbundes werden von der Feuerwehr Köln beraten und können von kostenloser Unterstützung im Notfall profitieren. Trotz der großen Bedeutung gebe es derzeit keine zusätzlichen personellen Ressourcen für den Bereich Kulturgutschutz.

Durch die gute Zusammenarbeit entstand letztlich auch der Kölner Notfallcontainer. Dieser, in der Fachsprache “Abrollbehälter” genannte Container, diene einerseits als Lagerungsort für das Material für den Notfallverbund. Andererseits ermögliche er außerdem witterungsunabhängiges Arbeiten. Der Container mache die Logistik der Feuerwehr übersichtlicher. Darüber hinaus dienten die fest eingebauten Arbeitsplätzen zur Erstversorgung von schriftlichem Kulturgut.

Zum Ende seines Vortrags hebt Frank Peters hervor, dass die Feuerwehren als örtlich zuständige Gefahrenabwehrbehörde der ersten Ansprechpartner für Archive sein sollten.  Selbstverständlich sei auch eine Zusammenarbeit mit dem Technischem Hilfswerk oder anderen Hilfsorganisationen denkbar. Hier sei allerdings eine besondere Abstimmung notwendig, da die Arbeit dieser Organisationen auf anderen Rechtsgrundlagen basierten.

Fragen und Diskussion zur 1. Hälfte der 2. Sektion

Dr. Bettina Joergens (Landesarchiv NRW) bedankt sich für beide Vorträge und appelliert, sich um die Notfallvorsorge zu kümmern. Diese sei nicht nur für große Katastrophen, sondern auch für kleine Havarien unerlässlich. Dabei seien auch scheinbar unwichtige Fragen zu klären wie beispielsweise das Vorhandensein passender Gummistiefel.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach Kooperationsmöglichkeiten auf dem Lande, wo beispielsweise keine hauptamtliche Feuerwehr existiert. Dr. Ulrich Fischer sieht auch in der freiwilligen Feuerwehr einen kompetenten Kooperationspartner. Frank Peters (Feuerwehr Köln) verweist auf seinen eigenen Vortrag, der in derselben Sektion gleich noch folgt.

Notfallbeauftragte: Kommunikationsgeschick und Kompetenzgerangel – (k)ein Erfahrungsbericht

von Gilles Regener, Nationalarchiv Luxemburg

Dr. Steinert stellt Gilles Regener aus dem Nationalarchiv in Luxemburg vor. Seit 2007 ist er Konservator der Abteilung für Wirtschaftsgeschichte im Luxemburger Nationalarchiv. Unter anderem ist er Notfallbeauftragter im Luxemburger Nationalarchiv.

Nach dem Motto “Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt!” hält Regener fest, dass sich für Notfälle nicht alles planen ließe. Jedoch sollten vor einem Katastrophenfall folgende Fragen geklärt werden:

  1. Was könnte wann, wie und wo passieren (Risikoanalyse)?
  2. Wie muss im Akutfall reagiert werden (Notfallplan)?
  3. Wie ist nach der Katastrophe mit dem Schaden umzugehen (Nachsorge)?

Notfallvorsorge mache sich erst im Schadensfalle bezahlt. Dennoch sei es eine Führungsaufgabe, die gleichzeitig eine essentielle bestandserhalterische Notwendigkeit und fachliche Daueraufgabe sei. Es koste viel Zeit, Zuständigkeiten zu definieren, Fachkompetenz aufzubauen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen. Auch an den Notfallbeauftragten würden eine Reihe von Anforderungen gestellt: Er benötige beispielsweise umfangreiche Kenntnisse zu den Beständen des Archivs oder zum Gebäude. Im Akutfall seien die Führungsqualitäten des Beauftragten gefragt: Entscheidungen müssten schnell und ohne Kompetenzgerangel getroffen werden. Hierzu ist es laut Regener hilfreich, wenn der Notfallbeauftrage auch im Arbeitsalltag eine Führungsaufgabe innehabe.

Gilles Regener betont, dass er die Funktion des Notfallbeauftragen zunächst ad hoc übernommen habe und er dadurch zum Ansprechpartner geworden sei. Dennoch sei er bereits im Rahmen mehrerer Notfälle zum Einsatz gekommen. Von zweien berichtet er im Folgenden:

Am 25. Juli 2019 sei es im Nationalarchiv Luxemburg zur Flutung des Magazins gekommen, die nur durch Zufall vor der Mittagspause entdeckt worden sei. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten aus der Mittagspause gerufen und der Einsatz koordiniert werden. Da die Ursache des ansteigenden Wassers zunächst nicht gefunden werden konnte, sei die Räumung der unteren Regalböden beschlossen und begonnen worden. Die Feuerwehr sei alarmiert worden. Diese habe jedoch während des Einsatzes zu einem weiteren Einsatz mit Personenschaden abrücken müssen, da Personenschutz vor dem Schutz von Gegenständen steht. Im Nationalarchiv selbst seien noch keine Erfahrungen mit solchen Notfällen gesammelt worden, sodass die Unterstützung des Nationalmuseums gesucht worden sei. Diese habe nicht nur in der Zurverfügungstellung von Fachkenntnissen bestanden, sondern auch in praktischer Hilfe, wie beispielsweise die Unterstützung durch einen Mitarbeiter mit LKW-Führerschein. Zudem seien weitere praktische Fragen zu klären gewesen, darunter: Wo kann die Gefriertrocknung durchgeführt werden? Wie kann die hohe Luftfeuchtigkeit in den Räumen gesenkt werden ohne die Stromversorgung des Gebäudes zu überlasten – sofern denn noch eine Stromversorgung besteht? Erschwerend sei hinzu gekommen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Nationalarchiv nach mehreren Stunden körperlichen Einsatzes am Ende gewesen seien. Der Einsatz habe am folgenden Tag fortgesetzt werden müssen. Dabei sei festgestellt worden, dass sich in einigen Beständen aufgrund der hohen Luftfeuchtigkeit bereits ein Schimmelbefall gebildet habe.

Am 15. Juli 2021 sei Gilles Regener zu einem Notfall im Literaturarchiv in Mersch gerufen worden. Dort war das Archiv vom Sommerhochwasser betroffen, was zu einer Überschwemmung des Gebäudes geführt habe. Hier habe Regener bereits auf seine Erfahrungen aus dem Notfall im Jahre 2019 zurückgreifen können. Bei seiner Ankunft in Mersch habe er die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Literaturarchivs in unkoordinierten Aktionen aufgefunden, bei denen diese auch den Eigenschutz vernachlässigt hätten.  Regener habe mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Nationalarchivs die Koordinierung übernehmen können. Unterstützung habe es vonseiten der örtlichen Feuerwehr sowie der Luxemburger Armee gegeben.

Zum Abschluss fasst Gilles Regener seine Erfahrungen zusammen. Wichtig sei im Katastrophenfall eine klare und unmissverständliche Kommunikation. Zudem müssten vorher geplante Arbeitsabläufe gegebenenfalls angepasst werden. Auf persönlicher Ebene müssten die Notfallbeauftragen im Katastrophenfall ihre Grenzen kennen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren. Jeder Mensch reagiere in Notfallsituationen anders, was in Akutsituationen zu beachten sei.

Dr. Steinert dankt für den anschaulichen Vortrag und die Schlussfolgerungen. Viele Archivarinnen und Archivare, die im Rahmen der Flutkatastrophe des Jahres 2021 geholfen hätten, könnten sich darin wiederfinden.

KulturGutSchutz in Archiven. Maßnahmen und Kooperationsmöglichkeiten für Prävention und Ernstfall

von Dr. Ulrich Fischer, Historisches Archiv der Stadt Köln

Dr. Steinert begrüßt nach der Mittagspause zur zweiten Sektion zum Thema Notfallereignisse und Notfallmanagement

Dr. Ulrich Fischer hält zu Beginn fest: Kulturgutschutz hat Konjunktur. Es sei eine Aufgabe, vor der Archive sich – auch im Angesicht klammer Haushalte – nicht wegducken könnten. Dabei seien die Gefahren vielfältig: In den kriegerischen Auseinandersetzungen im Nahen Osten, Mali, Bosnien bis hin zur Ukraine sei Kulturgut zum Ziel von Zerstörungen geworden. Der Klimawandel bedrohe das Kulturgut durch globale Erwärmung sowie zunehmende Extremwetterereignisse. Hinzu kämen altbekannte Themen wie die endogenen Veränderungen im Kulturgut selbst, Schädlingsbefall, unsachgemäße Aufbewahrung oder gar Diebstahl und Vandalismus. Die Politik setze sich zwar für den Schutz des schriftlichen Kulturgutes ein, jedoch seien die zur Verfügung gestellten Mittel ausbaufähig.

Unter Kulturgutschutz versteht Fischer alle Maßnahmen, die eine Beschädigung oder Zerstörung, aber auch den Diebstahl oder die Unterschlagung von Kulturgut verhindern würden. Auch sei das Kulturgutschutzgesetz zu beachten.

Fischer ruft mehrere Katastrophenfälle mit Beschädigung von Kulturgut in Erinnerung: Beispielsweise den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek 2004, das Hochwasser im Jahr 2021, aber auch die Brandkatastrophe in Kapstadt 2021. Auch hätten die Tornados in Paderborn und Lippstadt im Mai 2022 Archive treffen können.

Zu den Maßnahmen des Kulturgutschutzes zählt Dr. Fischer die Bundessicherungsverfilmung und die damit verbundene Einlagerung der Filme im Barbarastollen als traditionelle Tätigkeit. Daneben zählt er die Prävention, die Notfallvorbereitung nach ISO 21110 oder Priorisierung für Notfälle. Der Krieg in der Ukraine zeige zudem die Wichtigkeit von Überlegungen zur Evakuierung beziehungsweise Flüchtung von Kulturgut.

Als Akteure beziehungsweise Maßnahmenträger des Kulturgutschutzes sieht Fischer jedes Archiv selbst. Diese seien verantwortlich dafür, das eigene Kulturgut zu schützen und zu diesem Zwecke auch die eigene Trägerinstitution in die Pflicht zu nehmen. Dazu sei die Zusammenarbeit in Notfallverbünden unerlässlich: Die Kooperation mit anderen Kulturgutinstitutionen ermögliche es beispielsweise, die finanziellen Lasten auf mehrere Schultern zu verteilen. In NRW seien zudem die Landschaftsverbände als wichtige Vermittlungsinstanzen für Technik und Fachkenntnisse unerlässlich. Als darüber liegende Ebene existierten verschiedene Förderprogramme wie beispielsweise die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) oder die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), die Mittel zur Bestandserhaltung (und damit auch für den Kulturgutschutz) zur Verfügung stellen würden. Der Weg von der Antragstellung zur Umsetzung sei zwar anstrengend, doch würde er sich lohnen. Die Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände könnten auch hier mit ihrem Wissen unterstützen.

In der Beteiligung innerhalb eines Notfallverbundes sieht Fischer viele Vorteile, wie beispielsweise den Austausch von Fachkompetenz, verstärkte Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit oder die Koordination zwischen den Kulturgutinstitutionen. Zudem bestehe innerhalb von Notfallverbünden die Verpflichtung, Notfallübungen abzuhalten. Ohne diese disziplinierende Maßnahme würden solche Tätigkeiten gerne vergessen werden.

Auf bundesdeutscher Ebene erwähnt Fischer verschiedene Vereinigungen, die im Kulturgutschutz tätig sind. So beispielsweise BlueShield Deutschland, die Deutsche Gesellschaft für Kulturgutschutz oder auch Berufsverbände wie den Verband der Restauratoren e. V. (VdR).

Wichtig in der Prävention und Notfallbetreuung ist laut Fischer die Zusammenarbeit mit Behörden und Organisationen für Sicherheitsaufgaben (BOS), also Feuerwehr oder Technische Hilfswerke. Dort liege das nötige Wissen für den Umgang mit Katastrophen im Allgemeinen, welches sich auch auf den Notfall im Archiv anwenden ließe. Zur Risikoanalyse seien jedoch bereits basale Tätigkeiten unverzichtbar, wie beispielsweise die Betrachtung der Gebäude mit Kolleginnen und Kollegen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Fischer plädiert auch dafür, den Kontakt zu Versicherern zu suchen. Des Weiteren könnten die Umsetzung archivischer Fachaufgaben zum Kulturgutschutz beitragen: Schadenskataster, fachgerechte Verpackungen, Ordnung im Gebäude sowie eine fachgerechte Erschließung würden die Maßnahmen im Notfall wesentlich vereinfachen. Zudem sei eine Datensicherung unerlässlich, um notwendige Daten im Notfall nicht zu verlieren.

Zum Abschluss verweist Fischer auf die Webseiten der LVR- Archivberatung sowie des Notfallverbundes Münster, den SicherheitsLeitfaden Kulturgut (SiLK) sowie die ISO 21110 (Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr). Dort fänden sich entsprechende weiterführende Informationen. Diese seien zur Vorbereitung für den Notfall hilfreich. Zudem dienten sie gegenüber dem Archivträger als Argumentationshilfe.

Dr. Steinert fasst zusammen, dass nicht jede Institution das Rad neu erfinden müsse. In Archiv, Notfallverbünden sowie in den Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände seien bereits Fachkenntnisse vorhanden, von denen auch kleinere Archive profitieren könnten.

Fragen und Diskussion zur 1. Sektion

Dr. Schaffer eröffnet die Fragerunde zur ersten Sektion. Er stellt zunächst an Herrn Langewand die Nachfrage, wie er damit umgeht, dass die Kennzahlen nach der Pandemie und im Alltag durchaus wieder fallen könnten. Herr Langewand antwortet, dass dies derzeit für ihn noch kein Thema sei und der Plan ist, die Öffentlichkeitsarbeit auch unabhängig von der Pandemie auf einem hohen Level zu halten. Sollte es in Zukunft an personellen Ressourcen mangeln, möchte er eher bei größeren Ausstellungen kürzen, als bei der niederschwelligen Öffentlichkeitsarbeit.

Herr Schaffer stellt Frau Blum-Gabelmann die Frage, wie die vielfältigen Aktivitäten des Stadtarchivs den Status der Einrichtung in der Öffentlichkeit nachhaltig geändert haben. Sie antwortet, dass das Haus der Stadtgeschichte vor allem bei jungen Menschen durch die digitalen Angebote deutlich stärker in den Fokus gerückt sei. Schülerinnen und Schüler hätten das Archiv für sich entdeckt und machten aktiv Werbung. Da die Eröffnung des neuen Stadtarchivs am Vorabend des ersten Lockdowns stattfand, konnte es bislang kaum aktiv genutzt werden. Daher wählte man sehr bewusst den Weg, durch eine starke Präsenz im öffentlichen Raum wahrgenommen zu werden.

Dr. Patt (LVR-AFZ) fragt Frau Blum-Gabelmann, wie die Corona-Sammlung fortgesetzt werden würde und wie hoch die finanzielle und personelle Belastung sei. Sie antwortet, dass die Sammlung so lange fortgesetzt würde, wie Corona ein Thema sei. Von der Öffentlichkeitsabteilung der Stadt wurde ein Kollege mit zehn Wochenstunden für das Stadtarchiv abgestellt. Die Finanzierung sei über eine eigene Stiftung gesichert, die bereits vor einigen Jahren für solche Zwecke ins Leben gerufen worden ist. Die Stadt hat keine weiteren Mittel zur Verfügung gestellt.

Herr Thomé (LVR-AFZ) stellt Frau Blum-Gabelmann die Frage, wie es mit der archivischen Bewertung der eingereichten Beiträge aussähe. Sie antwortet, dass sie die eingereichten Beiträge in Gänze für archivwürdig halte und diese auch dauerhaft übernehme. Auch rechte und diffamierende Beiträge werden dauerhaft in die Sammlung übernommen, sind allerdings nicht im Projekt veröffentlicht worden.

Herr Mille (LHA Koblenz) stellt Herrn Langewand die Frage, wie hoch die Resonanz auf die digitalen Führungen gewesen sei? Er antwortet, dass die Resonanz anfangs sehr hoch gewesen sei, das Archiv habe zwei Führungen pro Monat angeboten. Inzwischen wären vor allem Schulen wieder eher an Führungen in Präsenz interessiert. Insgesamt sei es aber noch zu früh ein Fazit zur Resonanz auf die Öffentlichkeitsarbeit in der Pandemie zu ziehen.

Herr Oelgeklaus (startext) fragt Herrn Langewand, ob die Öffentlichkeitsarbeit zu einer erhöhten Nutzung der weiteren digitalen Angebote des Kreisarchivs geführt habe? Er antwortet, dass es etwas höhere Zugriffzahlen auf die Homepage und ein leicht erhöhtes Anfrageaufkommen geben würde, aber keine wirklich große Steigerung.

Frau Sturm (Kreisarchiv Kleve) fragt Herrn Langewand, ob die digitalen Führungen aufgezeichnet wurden, oder interaktiv stattfanden. Er antwortet, dass die Führungen tatsächlich interaktiv waren. Auf eine Live-Führung durch das Archiv folgte eine offene Fragerunde für die Teilnehmenden. Die Erfahrungen mit dem Format waren sehr positiv.

Herr Klein (Archiv des LVR) fragt Herrn Langewand, wie viele Beiträge im Schnitt für die Social Media-Kanäle erstellt worden sind. Er antwortet, dass etwa alle zwei Wochen ein Videobeitrag entstanden ist. Bild-Text-Beiträge gäbe es wenigstens einen pro Woche, manchmal auch drei.

Frau Lessing (Archiv des LVR) fragt Herrn Langewand wie die neuartigen Kennzahlen gegenüber der Verwaltung vermittelt würden. Er antwortet, dass es hier bislang noch keine Erfassung gäbe, er dies aber plane. Er rechne allerdings nicht mit übermäßig positiven Effekten auf das Verhältnis zur Verwaltung.

Herr Schaffer fragt noch einmal beide Referenten, was mit den digitalen Inhalten in Bezug auf eine Langzeitarchivierung geschehe. Herr Langewand berichtet, dass das Kreisarchiv Warendorf die Inhalte in der Rohfassung in langzeitfähigen Formaten speichere. Frau Blum-Gabelmann berichtet, dass sie – nach einigen Widerständen – Serverplatz durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt bekommen hat. Sie wolle die Inhalte auch zukünftig weiternutzen, z. B. für Ausstellungen.

Herr Braß (Universitätsarchiv Köln) fragt Herrn Langewand, wie sich die Öffentlichkeitsarbeit seiner Meinung nach für die verschiedene Archivsparten unterscheide. Er antwortet, dass natürlich jedes Archiv für sich die Analyse der Stakeholder durchführen müsse, da sich die Stakeholder eines kleinen Dorfarchivs natürlich von denen eines Großstadtarchivs oder Uniarchivs unterscheiden würden.