Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Dr. Patt knüpft inhaltlich an die Ausführungen von Herrn Dr. Schneider an: Die Ausarbeitung von Gutachten und Stellungnahmen stellt seit langem eine Kernaufgabe der LVR-Archivberatung dar, die dort behandelten Probleme und Herausforderungen decken sich mit den von Schneider aufgeworfenen Themenfeldern. Angesichts der vielfach unbequemen Befunde ist die Vertraulichkeit der Informationen von zentraler Bedeutung, weshalb dieses Tätigkeitsfeld der Archivberatung wenig öffentlichkeitswirksam und in der Landschaft vergleichsweise unbekannt ist.

Gutachten und Stellungnahmen werden von den Gebietsreferent*innen der LVR-Archivberatung sowie Restaurator*innen des AFZ erarbeitet. Ausschlaggebend für die jeweiligen Stellungnahmen ist, dass die Bearbeiter*innen über die entsprechenden fachlichen Kompetenzen verfügen; eine gemeinsame, sich ergänzende Bearbeitung durch verschiedene Kolleg*innen ist daher nicht selten. Zu Themenfeldern, die außerhalb der archivischen und restauratorischen Kompetenzen liegen (Beispiel: Brandschutzvorkehrungen), werden dementsprechend keine Gutachten erstellt.

Ziel ist die Beratung von Archiven (nicht von Einzelpersonen) und die kontinuierliche Verbesserung der archivischen Situation im betreuten Gebiet. Bei der Bearbeitung von Gutachten ist Effizienz eine wesentliche Voraussetzung, um die rheinische Archivlandschaft flächendeckend adäquat beraten zu können. Der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die die jeweiligen Ausgangsbedingungen und Schwierigkeiten am besten kennen und über notwendige Daten verfügen (bzw. leicht darauf zugreifen können), ist für die Ausarbeitung guter Stellungnahmen essenziell.

Dr. Patt betont, dass eine Begrenzung der Begutachtung auf die drängenden Probleme letztlich zielführend ist, um damit auch eine Priorisierung anschließender Gegenmaßnahmen zu steuern und nicht auf Nebenkriegsschauplätze abzugleiten.

Bei Ortsterminen steht eine möglichst umfassende Sammlung von Eindrücken, Daten und Befunden im Mittelpunkt. Der Ist-Zustand wird mit den geltenden archivischen Standards und Normen verglichen, wobei die Bewertung der Befunde mit Augenmaß zu erfolgen hat. Aus den Befunden abgeleitete Handlungsempfehlungen sind zu priorisieren und auch im Hinblick auf die Dringlichkeit zu differenzieren (kurzfristige Veränderung erforderlich, langfristige Optimierung wünschenswert).

Die Zusammenstellung der Daten erfolgt unter Zuhilfenahme standardisierter Formulare, in die gängige Empfehlungen, Standards und Erfahrungen eingeflossen sind. Die gesammelten Informationen sind Grundlage für eine qualitative Bewertung und Einschätzung der Ist-Situation.

Zusätzlich führt Dr. Patt aus, dass es vielfach sinnvoll ist, schriftliche Stellungnahmen und Gutachten durch mündliche Erläuterungen zu flankieren, um bei den Vorgesetzten, die von der Dringlichkeit etwaiger Maßnahmen überzeugt werden sollen, ein wirksames Verständnis zu erzielen. Hierzu gehört insbesondere auch der Verweis auf vorbildliche Zustände in anderen Archiven der Region.

Eine Sonderform der Gutachten sind sogenannte Archivkonzeptionen, die eine umfassende Darstellung und Einschätzung zum Zustand eines Archivs bieten und als Grundlage für Optimierungen oder eine grundsätzliche Neuausrichtung dienen können.

Dr. Patt sieht in Gutachten und fachlichen Stellungnahmen wertvolle Hilfsmittel des Archivmanagements, mahnt aber, diese mit Bedacht und Geduld, ohne überzogene Erwartungen sowie in enger Abstimmung mit allen Beteiligten einzusetzen.

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement. Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

von Dr. Gerd Schneider, Leipzig

Schneider plädiert dafür, auch im Archivwesen betriebswirtschaftlich zu denken und zu arbeiten. Nur so sei es möglich, Geld für wichtige und drängende Projekte zu beschaffen. In der Digitalisierung, digitalen Langzeitarchivierung, Bewertung, Aussonderung, Übernahme und Bestandserhaltung stünden die deutschen Archive vor entscheidenden Herausforderungen. Es gibt also beinahe in allen archivischen Kernaufgabenfeldern dringende Probleme zu lösen. Für die meisten Herausforderungen gebe es datenbasierte Lösungsansätze, die strategischen Defizite aber sind massiv.

Bewertung und Übernahme

Bewertung und Übernahme sind entscheidende Kostentreiber. Verpackung, Erschließung und Magazinierung sind nur einmalige Aufwendungen, die Kosten für die dauerhafte Unterbringung, Erhaltung, Aufbereitung, Digitalisierung und Bereitstellung für Nutzer*innen hingegen fallen dauerhaft an. Ein Regalmeter Archivgut kostet so in 100 Jahren mehr als 50.000 Euro. Die Archive müssen daher in der Bewertung und Übernahme gezielt steuern, damit sie auch glaubwürdig für ihre Träger sind, denn: die Verantwortung für diese Kosten liegt bei den Archiven! Vielerorts werden jedoch bereits die Altregistraturen nicht systematisch analysiert, Schriftgut bewertet und ausgesondert, was wiederum zu massiven Mehrkosten führt.

Bestandserhaltung  

Mehr als 90% der Unterlagen bestehen aus holzschliffhaltigem Papier, das in absehbarer Zeit zerfallen wird. Die Archive müssen eine Zustandsanalyse der Bestände erarbeiten, die auch grob geschätzt werden kann. So lassen sich die dringendsten Maßnahmen und größten Gefahren feststellen und angehen. Obwohl es eigentlich mit wenig Aufwand verbunden ist, Restaurierungsaufwände abzuschätzen und ein grobes Bestandserhaltungskonzept zu erstellen, gehen viel zu wenig Archive diese Aufgaben an.

Digitalisierung

Ein wesentliches Problem besteht in der Übernahme digitaler Unterlagen: Vorgangsbearbeitungssysteme werden immer vielfältiger und komplexer, und die Langzeitlesbarkeit der Daten sicherzustellen ist eine große fachliche Herausforderung, für die auch fähige IT-Fachkräfte gebraucht werden.

Die Digitalisierung von analogen Originalen im großen Stil ist keine wirklich tragfähige Option: Zum einen ist die Digitalisierung ganzer Bestände selbst schlichtweg zu teuer, zum anderen lohnt sie sich auch nicht, wenn eine einzelne Archivalie im Schnitt alle 25 Jahre einmal ausgehoben wird. Schließlich ist auch ein digitales Archiv ein großer Kostentreiber, unter anderem weil die regelmäßige Transformation der Daten sehr aufwendig ist. Daher müssen dringend auch Alternativen ernsthaft geprüft werden.

Mit der Einführung der eAkte werden große Mengen analoger Unterlagen gesammelt ins Archiv gelangen, weil die übrigen Registraturen innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahren aufgelöst werden. Es ist mit etwa der dreifachen Menge der bisherigen regelmäßigen Abgaben zu rechnen, worauf die Archive jedoch nicht vorbereitet sind. Entsprechend stark werden die Archivbestände anwachsen. Der Abbau der Registraturen bietet aber auch großes Einsparpotenzial – mit den freien Mitteln ließen sich wieder Stellen im Archiv finanzieren. Dafür müssen die Archive aber proaktiv auf ihre Träger zugehen und deutlich machen, welches Geld an andere Stelle verfügbar wird.

Die Archive stehen also selbst in der Verantwortung, aktuelle Herausforderungen anzugehen, indem sie strategische Steuerungsinstrumente nutzen und ihren Trägern zeigen, welche Maßnahmen sie selbst bereits ergreifen und zukünftig ergreifen können, um das Archivwesen zukunftssicher zu machen.

Archive als Plattformen / Archives as platforms

von Marc Holtman, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Herr Holtman dankt für die Einladung und freut sich, über die digitale Innovation in Amsterdam zu berichten. In seinem Vortrag wird es darum gehen, wie man als Archiv seinen Platz in der digitalen Welt finden kann. Zum Stadtarchiv Amsterdam

Als Kernfrage steht im Raum: Wie machen wir analoge Archive zugänglich?

Seit 2006 ist das Stadtarchiv im Zentrum von Amsterdam lokalisiert, wo es mitten im gesellschaftlichen Leben verankert ist und von vielen Leuten wahrgenommen werden kann. Das Gebäude war zuvor ein Bankgebäude und beinhaltet heute neben kommunalen Archiven auch Kirchen-, Familien- und Instiutionsarchive. Es umfasst 50 Regalkilometer Archivalien aller Materialitäten. Jährlich besuchen etwa 100 000 Nutzende den Lesesaal des Archivs, hinzu kommen ca. 1 000 000 Online-Nutzer*innen. Die Räumlichkeiten bieten eine offene Atmosphäre, in der temporär auch Ausstellungen und kulturelle Aktivitäten angeboten werden. Herr Holtmann betonte die Wichtigkeit dieser Aktivitäten auch in einer digitalen Welt.

Im Stadtarchiv Amsterdam spricht man mittlerweile von der Brick-Site (dem Gebäude) und der Bit-Site (der digitalen Welt). Insbesondere die digitale Welt bringt neue Herausforderungen mit sich, die Herr Holtman in seinem Vortrag vertiefend betrachtet:

Digital arbeiten heißt für das Stadtarchiv Amsterdam, auch viel zu digitalisieren. Er erläutert kurz die organisatorische Struktur des Archivs und die Wichtigkeit der „digitalen Kette“, die sich in den letzten Jahren herauskristallisiert hat und zu einer Verdichtung der Aufgabengebiete führte. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde im Stadtarchiv Amsterdam ein digitales Department unter dem Titel „Accessability and digital innovation“ gegründet. Hier werden die notwendigen Prozesse eines digitalen Archivs (die digitale Kette) zusammengeführt und koordiniert. Es arbeiten dort etwa 20 Leute mit verschiedenen Spezialgebieten. Die unterschiedlichen Aufgabengebiete werden dennoch von allen in Rotation wahrgenommen – alle arbeiten an allen Orten der Kette. Dabei wird in kleinen Teams und kleinen Schritten gewirkt, um auch große Projekte in kurzer Zeit umsetzen zu können.

Herr Holtman gibt einige Beispiele für digitale Projekte:

Hauptplattform ist die Webseite des Archivs. Hier werden klassischer Weise digitale Findmittel angeboten. Etwa 2007/08 wurden im Sinne der Digitalisierung digitalisierte Inventare und Bilddatenbanken zur Verfügung gestellt. Die Nutzenden fragten schon früh nach dem Button, um Scans zu bestellen. Heute ist es der Ansatz des Archivs, archivische Forschung rund um die Uhr kostenfrei online zu ermöglichen. So werden über die Scan-on-demand-Variante wöchentlich etwa 25 000 Scans erstellt.

Als Resultat ist die Nachfrage, vor Ort in den Findmitteln zu recherchieren, deutlich heruntergegangen und die online-Nachfrage ist deutlich angestiegen. Es wird nun mehr scanning-on-demand betrieben und mehr Archivgut digitalisiert als im Lesesaal vorgelegt. Dies zeigt sich auch anhand der Nutzungszahlen, die ebenfalls eine starke Verschiebung in das Digitale erlebt haben. Bei einer Nutzendenumfrage kam heraus, dass 67% die digitale Nutzung bevorzugten und nur 10% im Lesesaal an den Orginalen arbeiten wollen. Generell herrscht eine große Zufriedenheit mit diesem Vorgehen unter den Nutzer*innen.

Auch die Bereitstellung von Digitalisaten für Crowdsourcing-Projekte wird vom Stadtarchiv betrieben. Auf der Webseite velehanden.nl stellt es Quellen zur Verfügung, die dann von der Community erschlossen werden könne. Etwa 2 000 000 Scans wurden auf diese Weise bereits erschlossen.

Bei einem Projekt der Universität Amsterdam zur Auswertung von notariellen Unterlagen arbeitet das Archiv mit einer Software zur Erkennung von Handschriften zusammen. Diese bietet neue Realitäten für die Forschung. Freiwillige helfen dem Computer, das Lesen zu lernen, in dem die von der Technologie ausgegeben Textblöcke von Menschen überprüft werden. Zum Projekt

Ein weiteres Projekt ist die Verbindung von Beständen zu einzelnen Themen (z.B. Personen und Orten) über mehrere Archive hinweg. So werden virtuelle Bestände erzeugt, die den Nutzenden die Forschung erleichtern.

Das Stadtarchiv Amsterdam setzt auf neue Verzeichnungsstandards. Es ist eine Loslösung von ISAD G in Gang und ein Wandel hin zum konzeptionellen Model der „Records in Context“, eine neue Erschließungsform, die vom EGAD (Expert Group on Archival Description) etabliert wird. Argumente dafür sind: ISAD G sei zu groß und objektorientiert, des weiteren funktioniere das Hierarchiedenken in der digitalen Welt nicht mehr.

Abschließend berichtet Herr Holtman über die Verleihung des niederländischen Transparenzpreises an das Stadtarchiv Amsterdam. Hier wurde etwas für ein Archiv ziemlich Ungewöhnliches umgesetzt: Die über das New National Open Government Gesetz (Woo) online zur Verfügung gestellten Verwaltungsdaten, die im City Archives e-depot bereitgestellt wurden, haben eine direkte Anbindung an das Stadtarchiv. Die Infrastruktur kann auch von kleineren Archiven nachgenutzt werden. Zur Plattform Open Amsterdam
Dies bildet eine neue und bessere Rolle von Archiven aus. Herr Holtmann schließt mit der Hoffnung, dass man weiterhin kreativ arbeiten kann und das Archiv zu einem etablierten Dienstleister für die Stadt wird. Das Archiv wird somit nicht nur Anlaufpunkt für historischen Fragen, sondern auch für zeitgenössische Themen. Ein Wandel von der Schatzkammer zur Plattform für ein breites Spektrum bürgerlicher Belange.

Eröffnung und Grußworte zum 56. Rheinischen Archivtag in Krefeld

Frank Meyer, Oberbürgermeister der Stadt Krefeld
Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums

Der diesjährige Rheinische Archivtag in Krefeld steht unter der Überschrift “Wachsende Aufgaben, knappe Ressourcen. Wohin steuert die Archivarbeit?”.

Frank Meyer, Oberbürgermeister und Kulturdezernent der Stadt Krefeld, begrüßt die Teilnehmer*innen zum diesjährigen 56. Rheinischen Archivtag, und spricht zur Eröffnung über die Bedeutung von und Herausforderungen für Archive.

Die Stadt Krefeld freut sich besonders, im Jahr ihres 650. Jubiläums den Rheinischen Archivtag begrüßen zu dürfen. Solche Jubiläen zeigen einmal mehr, wie wichtig Archive für das historische Vermächtnis einer Stadt sind. Daneben sind Archive aber auch zentrale Einrichtungen für die Dokumentation von Verwaltungshandeln, und damit als öffentlich zugängliche Orte von unschätzbarem Wissen ein unerlässlicher Bestandteil einer gelebten Demokratie, wenngleich sie in der öffentlichen Wahrnehmung häufig hinter Bibliotheken und Museen verschwinden. 

Archivar*innen müssen das Wichtige vom Unwichtigen trennen, und nur das dauerhaft aufbewahren, was von Bedeutung ist. Gerade in Zeiten der Digitalisierung verändert sich ihre Arbeit massiv, und die Archive stehen vor großen Herausforderungen. Frank Meyer wünscht daher eine gute und fruchtbare Veranstaltung, anregende Gespräche und spannende Diskussionen. 

 

Auch Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, begrüßt herzlich alle Anwesenden.

In den vergangenen 20 Jahren ist die Liste der archivischen Aufgaben stetig gewachsen. Die Archivierung Digitaler Unterlagen, Schädlingsbekämpfung und IPM, Erteilung von Auskünften aus Personenstandsregistern, Konzeption von Ausstellungen, Einführung von DMS und elektronischen Fachverfahren: Dies alles sind Herausforderungen für die Archivar*innen, die, abgesehen von Personenstandsregistern, alle Archivsparten gleichermaßen betreffen. Die Digitalisierung an sich ist zwar nicht das Problem, trägt aber durch zähe Prozesse und fehlende Perspektiven ebenfalls zur wachsenden Arbeitsbelastung bei.

Alle genannten Aufgaben werden von den Archiven heute bereits wahrgenommen und sind dringend erforderlich, lassen sich aber mit den vorhandenen Ressourcen immer weniger bewältigen:

  • So müssen sich Archive bei der Einführung von DMS und Fachverfahren fachlich einbringen, um Grundlagen der Aktenführung und Schriftgutverwaltung zu vermitteln und sicherzustellen. Hybride Aktenführung und die Möglichkeit der beliebigen Vervielfältigung von Dokumenten haben dazu beigetragen, dass der Stand der Schriftgutverwaltung in vielen Behörden zu wünschen übrig lässt.
  • Wo vor einigen Jahren die Maus der größte Feind von Archivar*innen war, sind es heute Papierfischchen. Der Klimawandel trägt entscheidend dazu bei, dass diese sich reichlich vermehren und aus Archivmagazinen nicht mehr wegzudenken sind; Archivar*innen kommen nicht darum herum, sich auch mit Integrated Pest Management (IPM) zu befassen, wenn sie ihre Bestände nicht dauerhaft verlieren wollen.
  • Der Klimawandel führt auch dazu, dass immer mehr Räume aktiv klimatisiert, regelmäßig Klimawerte erhoben werden müssen und strategisches Gebäudemanagement betrieben werden muss. Bestandserhaltung ist zur zentralen Aufgabe von Archivar*innen geworden, verstärkt durch Projekte und Förderungen wie die LISE, aber auch durch Katastrophenereignisse der letzten Jahre. 

Angesichts des gewaltigen Zuwachses von Aufgaben ist klar, dass die Belastung der Archivar*innen wächst. Archivierung ist jedoch eine hoheitliche Pflichtaufgabe und keine freiwillige Nebenbeschäftigung. Als rechtssichernde Einrichtungen öffentlicher Stellen müssen Archive daher mit ausreichenden Mitteln ausgestattet werden, um ihrem gesetzlichen Auftrag gerecht werden zu können. Daher ist mit Sorge zu beobachten, dass einige Städte zwar die Außenwirkung eines Archivs gerne nutzen, aber nicht bereit sind, ihre Archive so aufzustellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen können. Der gleichzeitige Fachkräftemangel im Archivwesen insgesamt führt dazu, dass Stellen unbesetzt bleiben oder fachfremd besetzt werden. Es entsteht ein Teufelskreis, den es zu durchbrechen gilt.     

Stadtarchiv Amsterdam gewinnt niederländischen Transparenzpreis

Das Stadtarchiv Amsterdam erhielt im Mai den niederländischen Transparenzpreis für den Aufbau der Webseite Open Amsterdam, dem Publikationskanal der Stadt Amsterdam zur aktiven Bereitstellung öffentlicher Informationen. Unser Gastredner Marc Holtman gehörte zu den Personen, die den Preis entgegen nehmen durften.

https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/nieuws/open-amsterdam-wint-transparantieprijs/

Abstract zum Vortrag von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?, Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Unternehmen bieten auf dem Markt ihre Produkte und Dienstleistungen an. Im günstigen Fall werden diese von anderen Marktteilnehmern erworben. Diese befinden sich im Wettbewerb miteinander. Archive bieten ebenfalls Produkte und Dienstleistungen an, nehmen aber nicht am Wirtschaftsmarkt teil. Unternehmen müssen gewinnorientiert arbeiten, Archive sind keine Profit Center. Bei genauem Hinsehen steckt mehr „Unternehmen im Archiv“ als vielen bewusst ist. Unternehmen unterliegen dem ständigen Wandel, Archive stehen eher für Beständigkeit. Dennoch können Archive von Unternehmen lernen. Welche neuen Wege in der Wirtschaft sind für Archive interessant? Welche wirtschaftlichen Anforderungen sind auf Archive übertragbar? Was können aber auch Unternehmen von Archiven lernen? Bei der Digitalisierung sind die Archive Vorreiter – wie steht es mit Transformation, Nachhaltigkeit, Agilität, New Work?


        Vita:

  • 1991 Magisterexamen Mittelalterliche und Neuere Geschichte Uni Köln
  • 1999 Diss. Uni Köln
  • Seit 1990 Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln
  • Seit 2000 Vorstandsmitglied und Direktor
  • Seit 1996 Vorstandsmitglied in der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e. V. (VdW). 1998-2022 Vorsitzender Fachgruppe 5 im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare, lange Jahre Beirat “Archivar”; Vorsitzender des Interdisziplinären Arbeitskreises für Handwerksgeschichte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH)
  • Mitglied in mehreren Vorständen und Gremien von Kulturfördervereinen, Stiftungen und Berufsverbänden Vorsitzender des Kölner Stiftungen e. V. und des Stiftungsrates der Stegerwald-Stiftung
  • Autor von zahlreichen Beiträgen zur rheinischen Wirtschafts- und Sozialgeschichte

Abstract zum Vortrag von Frau Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

Studierende wählen ihre Studieninhalte zunehmend eigenständig und entwickeln ihre Fachkompetenzen entlang eigener Motivationen. Bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern kommt es darauf an, die gewählten Schwerpunkte und daraus entstandenen Kompetenzen zu erkennen, anstatt bestimmte Abschlüsse zum Auswahlkriterium zu machen. Von einem bestimmten Studienabschluss kann nicht mehr auf vollständig gleichförmige Studieninhalte geschlossen werden. Der Vortrag zeigt auf worin der archivfachliche Kern und die Kür der informationswissenschaftlichen Studiengänge an der FH Potsdam liegen, insbesondere in Bezug auf Managementkompetenzen und informationswissenschaftliche Fertigkeiten, und wie diese in Bewerbungsverfahren schnell erkannt und zur Geltung kommen können.


Vita:

  • Abitur am Stadtgymnasium Dortmund
  • 1990–1997 Magisterstudium Universität Trier
  • 1997–2004 Promotion Universität Trier im  Fach Geschichte
  • 2003–2005 Assessorin des Archivdienstes Archivschule Marburg und im Landesarchiv NRW
  • 2005 – 2006 Mitarbeiterin Landesarchiv NRW, Düsseldorf
  • 2006 – 2007 freiberufliche Tätigkeit im Adelsarchiv der Grafen Kerssenbrock auf Schloss Brincke, Münster
  • 2007 – 2012 Professurvertretung für Archivwissenschaft
  • seit 2012 Professorin für Archivwissenschaft
    • Lehrgebiete: Bewertung und Überlieferungsbildung, Digitale Archivierung, Erschließung, Records Management, Archivbenutzung
  • 2016 – 2021 Dekanin des Fachbereichs Informationswissenschaften, Mitglied des Präsidialkollegiums
  • 2021 – 2022 Vizepräsidentin für Studium, Lehre und Internationales (VP SLI).

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen, Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Neue Gesetze sowie Novellierungen bereits gültiger Rechtsgrundlagen bringen oft Veränderungen in das Dienstgeschäft eines Archivs, die im Arbeitsalltag mitberücksichtigt werden müssen. Kommen jedoch dazu globale Ereignisse (Pandemie, Wirtschaftskrise, Krieg usw.), ist nicht mehr nur mit „einfachen“ Veränderungen zu rechnen, sondern mit einer kompletten neuen Welt. Als Beispiel dafür kann die Digitalisierung der Arbeitsprozesse erwähnt werden, die durch die Pandemie der letzten Jahre beschleunigt wurde.

Was hat dies mit der Arbeit eines Archivs zu tun? Ein Archiv ist eine Institution einer Behörde mit der Pflicht der Erfüllung von durch Spezialgesetze bereits definierten Aufgaben. Ein Archiv ist, knapp gesagt, ein „Muss“ und kein „Nice to have“ einer Verwaltung und hat aufgrund des breiten Spektrums seiner Aufgaben eine vielfältige Funktion:

  • Es ist Dienstleister für Informationsmanagement nach innen für seinen Träger und nach außen für die Öffentlichkeit;
  • Es kontrolliert, prüft und bei Bedarf unterstützt seine Träger, um eine ordentliche Schriftgutverwaltung und Aktenführung sicherzustellen;
  • Es ist Verwahrer von Kulturerbe und daher auch erster Ansprechpartner für Forschungsprojekten jedweder Art;
  • Und viel mehr noch…

Ohne Archive sind Verwaltungen funktionsunfähig und ist eine Gesellschaft orientierungslos.

Dazu kommt, dass die Arbeiten eines Archivs mehrere Epochen gleichzeitig berücksichtigen müssen, da die dort dauerhaft aufbewahrten Informationen auf ein breiteres Spektrum von Medien gespeichert sind (in Normalfällen von mittelalterlichen Pergamenten bis zu digitalen Clouds). Dies darf insbesondere bei der Einführung von digitalen Aktenführung in einer Verwaltung nicht vergessen werden, weil während in den Ämtern die digitale Vorgangsbearbeitung die bisher genutzten Papierakten ersetzen wird, werden in einem Archiv die digitalen Akten (oder besser gesagt Archivgüter) die bereits dort aufbewahren analogen Archivgüter lediglich begleiten; diese müssen weiterhin so aufbewahrt werden.

Deshalb braucht ein Archiv für die gesetzkonforme Erfüllung seiner Pflichtaufgaben nicht nur eine Anpassung seiner Organisation und Infrastruktur an den neuen Gegebenheiten, sondern und insbesondere zusätzliche Arbeitskräfte, die diese neuen Aufgaben wahrnehmen werden.

Anhand von Beispielen aus dem Entwicklungsplan des Stadtarchivs Chemnitz wird hier erläutert, wie ein Archiv versucht, diese Herausforderung mit Berücksichtigung ihrer Priorisierungen und der Notwendigkeiten neuer Infrastrukturen sowie mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen und dies in einer Stadt die 2025 Kulturhauptstadt Europas wird


 

Vita: 

  • 2010 Archivabschluss
  • 2011 Promotion in Klassische Philologie;
  • seit 2017 Leiter des Stadtarchivs Chemnitz
  • 2017-2018 Themengruppenleiter „Industriekultur“ für „Kultur Raum geben: Kulturstrategie der Stadt Chemnitz 2018-2030“
  • seit 2019 Vorstandsmitglied des Landesverbandes Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA)
  • seit 2021 Mitglied des Steering Committee der „Section of Local Municipal and Territorial Archives“ beim ICA und Vorsitzender der Arbeitsgruppe „Archive“ bei Sächsischem Städte- und Gemeindetag (SSG)
  • seit 2022 Mitglied des Gesamtvorstands des VdA und VdA-Vertreter beim Nationalkomitee Blue Shield Deutschland

Abstract zum Vortrag von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements, Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels gewinnt das Personalmanagement in Archiven an Bedeutung. Vor allem für die Personalbedarfsplanung und die Personalakquise müssen Archive Strategien entwickeln und dabei auch neue Wege gehen. Der Vortrag setzt nach einem kurzen Blick auf die statistisch-demographische Entwicklung der letzten Jahre bei einer kritischen Sichtung der archivischen Aufgaben an. Für welche Aufgaben benötigen wir künftig zwingend archivisches Fachpersonal? Wie können wir dieses Personal gewinnen? Welche archivischen Fachaufgaben lassen sich eventuell auch anders bewältigen? Welche Quereinstiege ins Archivwesen sind denkbar und sinnvoll? Auf diese Fragen versucht der Vortrag, basierend auf den Erfahrungen aus dem Stadtarchiv Duisburg, Antworten zu geben. Dabei berücksichtigt er neben betriebswirtschaftlicher Theorie (helle Seite) auch die für das archivische Personalmanagement nicht immer einfachen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen, die von den Archiven pragmatisches und bisweilen auch taktisches Handeln verlangen (dunkle Seite).


 

Vita:

  • Studium und Promotion in Münster
  •  2001 bis 2003 Archivreferendariat am Staatsarchiv Marburg und an der dortigen Archivschule
  • seit 2003 arbeitet er im Landesarchiv NRW, dort zunächst im Ministerialarchiv der Abteilung Rheinland, wo er unter anderem für die Edition der Kabinettsprotokolle der Landesregierung von Nordrhein-Westfalen zuständig war
  • von 2009 bis 2013 Leitung des Dezernats für Öffentlichkeitsarbeit im Fachbereich Grundsätze des Landesarchivs NRW
  • In dieser Funktion betreute er unter anderem das Internetportal “Archive in NRW” und hat dessen Weiterentwicklung in den letzten Jahren archivfachlich begleitet.
  • seit 2014 Leitung des Stadtarchivs DuisburgStadtarchiv Duisburg und in Kooperation mit Dr. Susanne Sommer (Direktorin des Kultur- und Stadthistorischen Museums) auch das Zentrum für Erinnerungskultur, Menschenrechte und Demokratie der Stadt Duisburg

Abstract zum Vortrag von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

In der verwaltungsinternen Ausbildung werden in beiden Ausbildungsgängen Managementkompetenzen vermittelt. Im Fachhochschulstudium bringen die Studierenden aus den berufspraktischen Studien sehr verschiedene Voraussetzungen mit. Die Bandbreite reicht von gar nichts bis zu einem Einführungssemester an einer Hochschule des öffentlichen Dienstes. Aufgrund dieser Ausgangslage werden in den Fachstudien an der Archivschule Grundkenntnisse im Personal- und Haushaltsrecht sowie Kompetenzen zur Zielentwicklung, zur Maßnahmen- und Zeitplanung sowie zur Haushaltsplanung unterrichtet und in Gruppenarbeiten vertieft. Das Archivreferendariat ist als Fach- und Führungsausbildung konzipiert. In den berufspraktischen Studien enthält ein Modul auch grundlegende Managementkompetenzen, die auf das Ausbildungsarchiv bezogen vermittelt werden. In den Fachstudien wird im Modul M-V 2 Verwaltungs- und Archivmanagement theoretische Grundlagen der Verwaltungsorganisation, des Vergaberechts sowie Managementkonzepte, Haushalts- und Personalrecht vermittelt. Diese Theoriegrundlagen werden in mehreren Übungen mit den Themen Strategieentwicklung, Personalführung und Haushaltsplanung vertieft. Die Leistungskontrolle erfolgt durch eine Posterpräsentation in der Modulprüfung und durch die Leitungsübung (Rollenspiel) in der Abschlussprüfung. In beiden Ausbildungsgängen können die theoretischen Grundlagen der Strategieentwicklung und die Vermittlung eines Bewusstseins für die Notwendigkeit der Zusammenarbeit ausgebaut werden.

_________________________________________________________________

Vita: 

  • 1983 – 1991  Studium der Fächer Geschichte und Französisch an den Universitäten Tübingen und Wien mit dem Abschluss Magister der Philosophie an der Universität Wien
  • 1986 – 1989  58. Ausbildungskurs am Institut für Österreichische Geschichtsforschung, Wien, abgeschlossen mit der Staatsprüfung
  • 1991 – 1994  Wiss. Mitarbeiterin am Lehrstuhl für mittelalterliche Geschichte der Universität Tübingen
  • 1995 – 1997  Archivreferendariat beim Land Baden-Württemberg (GLA Karlsruhe)
  • 1996   Promotion am Lehrstuhl für mittelalterliche Geschichte der Universität Tübingen mit dem Thema ‘Geistliche Parteien und die Rechtssprechung im Bistum Konstanz im 12. und 13. Jahrhundert’
  • 1997 – 1999  Wiss. Mitarbeiterin am Württembergischen Landesmuseum für die Landesausstellung ‘Vorderösterreich – Nur die Schwanzfeder des Kaiseradlers?’
  • 1999 – 2010  Leiterin des Stadtarchivs Saarbrücken
  • 2010   Leiterin der Archivschule Marburg

Abstract zum Vortrag von Dr. Matthias Kordes, Institut für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen

Stadtarchiv vs. Institut für Stadtgeschichte? Recklinghausen als Beispiel für eine komplementäre Konzeption.

Der Vortrag beleuchtet das vermehrt in den letzten 20 Jahren emporgekommene Phänomen ‚Institut für Stadtgeschichte‘ unter besonderer Berücksichtigung der Entwicklung von zwei Einrichtungen der Stadt Recklinghausen. Diese sind in den 1920er-Jahren für Belange der Lokal- und Regionalgeschichte ins Leben gerufen worden und wurden 2014, nach einer mehrjährig-kontroversen kommunal- und kulturpolitischen Debatte, unter besagter Bezeichnung zu einer organisatorischen und quasi modularen Einheit zusammengeführt. Zum einen wird das Stadt- und Vestische Archiv Recklinghausen, zum anderen das Vestische Museum in den Blick genommen, das im 20. Jahrhundert eine wechselvolle Geschichte erlebte und zuletzt als nicht mehr zeitgemäß und als nicht mehr wirtschaftlich bzw. ‚lebensfähig‘ galt. Es soll deutlich werden, dass eine solche funktionale Verbindung bzw. Zusammenlegung aus Sicht eines Stadtarchivs grundsätzlich dann vertretbar ist, wenn das Archiv personell und strukturell weiterhin das – durch ein verwaltungsfachliches Landesgesetz und mittels spezifischer Satzung und Benutzungsordnung klar definierte – Kerninstitut darstellt. Dieses kann, versehen mit zusätzlichem Fachpersonal, um eine museale Abteilung ergänzt werden und auf diese Weise in der städtischen Öffentlichkeit verbesserte Wahrnehmungen und Wirkungen erzielen.

___________________________________________________________

Vita:

  • 1980 Abitur und Studium der Geschichte, Germanistik sowie Historische Hilfswissenschaften an der Universität zu Köln
  • 1993 Promotion über die äußere Formensprache des päpstlichen Urkundenwesens im Hochmittelalter
  • Referendariat für den höheren Archivdienst am Staatsarchiv Detmold sowie an der Archivschule Marburg
  • Tätigkeiten am Archiv des Erzbistums Köln sowie – Rahmen des DFG-Projektes zur Erschließung der Reichskammergerichtsakten –am Historischen Archiv der Stadt Köln (1996–2000)
  • seit 2002 Leitung des Leitung des Stadt- und Vestischen Archivs Recklinghausen (jetzt: Institut für Stadtgeschichte Recklinghausen), ebenso die Schriftleitung der Vestischen Zeitschrift

Abstract zum Vortrag von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Das BKK-Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ und seine Zielsetzung

Im Oktober 2022 wurde das Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ durch die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) verabschiedet und online publiziert. Das Papier löste damit nach 20 Jahren sein Vorgängerpapier ab und beschreibt die Selbstdefinition der deutschen Kommunalarchive neu. Dabei stellt das Papier nicht nur eine Überarbeitung des Vorgängerdokuments, sondern eine vollständige Neufassung dar.

Ziel des Positionspapiers ist es, sowohl Archivarinnen und Archivaren als auch den Trägern von Kommunalarchiven eine Grundlage für die Positionierung im kulturpolitischen Diskurs und damit für die strategische Ausrichtung der kommunalarchivischen Arbeit im Zeichen umfassender digitaler Transformation zu geben. Dabei ist es nicht die Absicht, den Status quo, Herausforderungen und etwaige Hemmschuhe für erfolgreiche Kommunalarchive zu beschreiben, sondern vielmehr soll das Leistungspotential und der Mehrwert von gut ausgestatteten und stringent strategisch ausgerichteten Archiven für eine Kommune und ihre Bewohner idealiter aufgezeigt werden.

Im Verlauf des Papiers werden Kommunalarchive in vier großen Wirkungsbereichen verortet. Dabei werden Kommunalarchive als Orte der Rechtsicherung und der Transparenz, als Orte der digitalen Transformation und moderne Verwaltungsdienstleister, als Aufbewahrungsorte wertvollen Kulturgutes, als Begegnungsorte mit Kultur sowie als Forschungs- und Bildungseinrichtungen definiert und verortet. Dieser multiperspektivische Ansatz erlaubt es Kommunalarchivarinnen und Kommunalarchivaren ihr Haus individuell in der Matrix der vier potentiellen Wirkungsfelder zu verorten und in einem nächsten Schritt Stärken, insbesondere im Dialog mit Stakeholdern wie den Archivträgern, anderen Forschungseinrichtungen und der interessierten Öffentlichkeit, herauszustellen.

Darüber hinaus benennt das Papier auch Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren kommunalarchivischer Arbeit und verbindet damit das Leistungsspektrum eines modernen Kommunalarchivs mit den für die erfolgreiche Archivarbeit in Kommunen notwendigen Ressourcen. So kann das Papier von Kolleginnen und Kollegen auch ganz konkret als Argumentationsgrundlage, etwa bei der Verhandlung um Personal- und Sachressourcen in der eigenen Verwaltung, eingesetzt werden.

________________________________________________________________

Vita:

  • 2007 Magisterabschluss an der RWTH Aachen in Geschichte, VWL, Wirtschafts- und Sozialgeschichte
  • 2007 Stipendium
  • 2009 Wissenschaftlicher Mitarbeiter der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der RWTH Aachen
  • 2014 Promotion zum Dr. rer pol
  • 2015 Archivreferendar beim Hessischen Landesarchiv und an der Archivschule Marburg
  • 2017 stellv. Dienststellenleiter beim Belgischen Staatsarchiv in Eupen
  • 2020 Leiter des Stadtarchivs Wiesbaden
  • Mitglied der BKK, des VhK und des VdA-Arbeitskreis Archivische Bewertung;
  • Vorsitzender des Landesverbandes Hessen des VdA und der Historischen Kommission für Nassau.

Konsequenzen aus Krisen und Unwetterkatastrophen für die Unterbringung von Pfarrarchiven

von Dr. Joachim Oepen, Historisches Archiv des Erzbistums Köln

Dr. Oepen erläutert, dass der Archivtypus der Pfarrarchive ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des Historischen Archivs des Erzbistums Köln (AEK) ist. Basierende auf der Kirchlichen Archivordnung (KAO) hat die AEK hier die Zuständigkeit für eine Vielzahl von Pfarrarchiven (ca. 800 Archive mit etwa  8-10 Regalkilometer Archivgut, das teilweise bis aus dem 10. Jahrhundert stammt).

Zum Thema Katastrophenmanagement spricht Dr. Oepen von 11 Pfarrarchiven im Zuständigkeitsbereich, die von der Hochwasserkatastrophe 2021 betroffenen waren. Davon waren vier in größerem Ausmaß betroffen (Langenfeld, Leichlingen, Flerzheim, Flamersheim), wo es auch zu Einsätzen vor Ort gekommen ist. In diesem Zusammenhang kam es u. a. zu Einlagerungen in Tiefkühlhäusern. Es entstanden dabei auch Schlagzeilen, dass im Zuständigkeitsbereich des Erzbistums 11 Archive zu Schaden kamen. Herr Oepen stellt jedoch richtig, dass es sich hierbei um eine verzerrte Darstellung handelt. Es waren 11 von 800 Pfarrarchiven betroffen, was aus seiner Sicht von einer fruchtbaren Pfarrarchivpflege der letzten Jahrzehnte zeugt. Es konnte bei der Katastrophenhilfe aus kleineren Katastrophen der Vergangenheit gelernt werden.

Neue Standards für eine vorbeugendes/passives Katastrophenmanagement wurden entwickelt, die bei der Einrichtung/Unterhaltung von Pfarrarchiven zu beachten sind:

  1. unverzichtbare Standards für Archivräumen trotz Kompromissen (keine Kellerräume in der Nähe von Wasserläufen)
  2. passive Bestandserhaltung und vorbeugende Maßnahmen
    • Aufmauerung von kleineren Sockeln, auf die Archivschränke gesetzt werden können, dabei bleibt die untere Regalreihe unbelegt
  3. Bewertung, Verzeichnung, sachgerechte Verpackung des Archivgutes (erleichtert die Rettung)
  4. Zentralisierung der Pfarrarchive im AEK unbeabsichtigt beworben und vorangetrieben

Zum Thema Krisenmanagement als Ausgangspunkt für die Zentralisierung der Pfarrarchive spricht Dr. Oepen von massiven Veränderungen in den dezentralen Strukturen der Pfarrarchivpflege die auf einen grundsätzlichen Entschluss von 2019 zurückgehen. Das Interesse an der Arbeit der Archivpflege zeigt in den letzten Jahren einen eklatanten Rückgang. Auch die Raumsituationen sind von den Umstrukturierungen betroffen, was beim Verkauf oder der Fusion von Pfarrarchiven entweder dazu führt, dass es keinen oder zu wenig Platz für die Archivalien gibt. Eine künftige Lagerung im AEK wird aus diesem Grund seit einigen Jahren angestrebt.

Die Zentralisierung ist kein Selbstzweck, sie basiert auf Freiwilligkeit der Kirchengemeinden – sie ist ein Service an die Kirchengemeinden. Die Projektdauer ist auf 2020-2026 angesetzt. Es handelt sich dabei um etwa 8-10 km Archivgut und 100 Archive. Die Projektleitung liegt bei Dr. Oepen. Das Projekt wird von der Projektmitarbeiterin Frau Dr. Anne Ostermann und 4 FaMIs durchgefügt. Es umfasst die archivischen Grundaufgaben bis hin zur Einspeisung in die digitale Zugangsmöglichkeit. Da auch im AEK die Magazinfläche nicht ausreichen wird, ist ein Ausweichmagazin in der St. Barbara Kirche in Köln-Ehrenfeld geplant. Die Pläne werden größtenteils dankbar angenommen, wobei die Katastrophe von 2021 als Katalysator bewertet werden kann.

Dennoch spricht Dr. Oepen auch von etwaigen Ablehnungen gegenüber dem Projekt.  Insbesondere die Zugänglichkeit zu den Unterlagen wird hinterfragt. Er betont, dass es dem AEK darum geht diesen Service für die Pfarreien zielbringend umzusetzen. Eine zügige Erschließung der Bestände ist daher eine Priorität der Maßnahme. Ein Beispiel aus Euskirchen zeigt, dass die Zentralisierung die Nutzbarmachung beschleunigt und positive Effekte hervorbringt.

Dr. Bettina Joergens (LAV-NRW) fragt nach dem Eigentumsrecht an den an das AEK übergebenen Unterlagen. Dr. Oepen erläutert, das die Unterlagen eigentumsrechtlich bei den Pfarreien des Erzbistums Köln verbleiben. Die Archivalien kommen in Verbindung mit einem Deposital-Vertrag in das AEK. Auch wenn die Bewertungshoheit beim AEK liegt, wird die Zustimmung der Pfarrarchive zu Kassationen eingeholt.

Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ) fragt nach der Logistik des Projektes: Wird vor Ort bewertet und dann in das AEK geholt? Dr. Oepen erläutert das zweistufige Verfahren: 1. Grobwertung vor Ort, 2. Transport nach Köln und dann erfolgt eine Feinkassation. 

Dr. Stefan Flesch (Archiv der evangelischen Kirchen im Rheinland) befürwortet den Kurs des AEK, dies ist allerdings auf Grund der evangelischen Kirchenverfassung nicht möglich, da die Einzelgemeinden hier eine stärkere Stellung haben. Hier wird ein pragmatischer Mittelkurs basierend auf Depositalverträgen erarbeitet (20% der 650 Pfarrgemeinden haben sich bereits beteiligt).

Frau Carl (Stadtarchiv Mettmann) fragt nach den Vorteilen der Zentralisierung für die breitere Öffentlichkeit. Dr. Oepen geht hier auf die Benutzbarkeit für die breite Öffentlichkeit aber auch für die Pfarreien selbst ein.

Monika Marner (LVR-AFZ) fragt nach der Personalsituation hinsichtlich der wachsenden Bestände durch die Zentralisierung. Dr. Oepen berichtet, dass es eine zusätzliche Stelle dauerhaft geben wird – die FaMi-Stellen werden nach Projektabschluss wegfallen. Die Herausforderung des Projektes liegt darin, das Projekt innerhalb der Zeit abzuschließen.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach einer Übersicht über die zentralisierten Pfarrarchive. Dr. Oepen verweist auf die Webseite des AEK.

Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.

Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.