Konsequenzen aus Krisen und Unwetterkatastrophen für die Unterbringung von Pfarrarchiven

von Dr. Joachim Oepen, Historisches Archiv des Erzbistums Köln

Dr. Oepen erläutert, dass der Archivtypus der Pfarrarchive ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des Historischen Archivs des Erzbistums Köln (AEK) ist. Basierende auf der Kirchlichen Archivordnung (KAO) hat die AEK hier die Zuständigkeit für eine Vielzahl von Pfarrarchiven (ca. 800 Archive mit etwa  8-10 Regalkilometer Archivgut, das teilweise bis aus dem 10. Jahrhundert stammt).

Zum Thema Katastrophenmanagement spricht Dr. Oepen von 11 Pfarrarchiven im Zuständigkeitsbereich, die von der Hochwasserkatastrophe 2021 betroffenen waren. Davon waren vier in größerem Ausmaß betroffen (Langenfeld, Leichlingen, Flerzheim, Flamersheim), wo es auch zu Einsätzen vor Ort gekommen ist. In diesem Zusammenhang kam es u. a. zu Einlagerungen in Tiefkühlhäusern. Es entstanden dabei auch Schlagzeilen, dass im Zuständigkeitsbereich des Erzbistums 11 Archive zu Schaden kamen. Herr Oepen stellt jedoch richtig, dass es sich hierbei um eine verzerrte Darstellung handelt. Es waren 11 von 800 Pfarrarchiven betroffen, was aus seiner Sicht von einer fruchtbaren Pfarrarchivpflege der letzten Jahrzehnte zeugt. Es konnte bei der Katastrophenhilfe aus kleineren Katastrophen der Vergangenheit gelernt werden.

Neue Standards für eine vorbeugendes/passives Katastrophenmanagement wurden entwickelt, die bei der Einrichtung/Unterhaltung von Pfarrarchiven zu beachten sind:

  1. unverzichtbare Standards für Archivräumen trotz Kompromissen (keine Kellerräume in der Nähe von Wasserläufen)
  2. passive Bestandserhaltung und vorbeugende Maßnahmen
    • Aufmauerung von kleineren Sockeln, auf die Archivschränke gesetzt werden können, dabei bleibt die untere Regalreihe unbelegt
  3. Bewertung, Verzeichnung, sachgerechte Verpackung des Archivgutes (erleichtert die Rettung)
  4. Zentralisierung der Pfarrarchive im AEK unbeabsichtigt beworben und vorangetrieben

Zum Thema Krisenmanagement als Ausgangspunkt für die Zentralisierung der Pfarrarchive spricht Dr. Oepen von massiven Veränderungen in den dezentralen Strukturen der Pfarrarchivpflege die auf einen grundsätzlichen Entschluss von 2019 zurückgehen. Das Interesse an der Arbeit der Archivpflege zeigt in den letzten Jahren einen eklatanten Rückgang. Auch die Raumsituationen sind von den Umstrukturierungen betroffen, was beim Verkauf oder der Fusion von Pfarrarchiven entweder dazu führt, dass es keinen oder zu wenig Platz für die Archivalien gibt. Eine künftige Lagerung im AEK wird aus diesem Grund seit einigen Jahren angestrebt.

Die Zentralisierung ist kein Selbstzweck, sie basiert auf Freiwilligkeit der Kirchengemeinden – sie ist ein Service an die Kirchengemeinden. Die Projektdauer ist auf 2020-2026 angesetzt. Es handelt sich dabei um etwa 8-10 km Archivgut und 100 Archive. Die Projektleitung liegt bei Dr. Oepen. Das Projekt wird von der Projektmitarbeiterin Frau Dr. Anne Ostermann und 4 FaMIs durchgefügt. Es umfasst die archivischen Grundaufgaben bis hin zur Einspeisung in die digitale Zugangsmöglichkeit. Da auch im AEK die Magazinfläche nicht ausreichen wird, ist ein Ausweichmagazin in der St. Barbara Kirche in Köln-Ehrenfeld geplant. Die Pläne werden größtenteils dankbar angenommen, wobei die Katastrophe von 2021 als Katalysator bewertet werden kann.

Dennoch spricht Dr. Oepen auch von etwaigen Ablehnungen gegenüber dem Projekt.  Insbesondere die Zugänglichkeit zu den Unterlagen wird hinterfragt. Er betont, dass es dem AEK darum geht diesen Service für die Pfarreien zielbringend umzusetzen. Eine zügige Erschließung der Bestände ist daher eine Priorität der Maßnahme. Ein Beispiel aus Euskirchen zeigt, dass die Zentralisierung die Nutzbarmachung beschleunigt und positive Effekte hervorbringt.

Dr. Bettina Joergens (LAV-NRW) fragt nach dem Eigentumsrecht an den an das AEK übergebenen Unterlagen. Dr. Oepen erläutert, das die Unterlagen eigentumsrechtlich bei den Pfarreien des Erzbistums Köln verbleiben. Die Archivalien kommen in Verbindung mit einem Deposital-Vertrag in das AEK. Auch wenn die Bewertungshoheit beim AEK liegt, wird die Zustimmung der Pfarrarchive zu Kassationen eingeholt.

Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ) fragt nach der Logistik des Projektes: Wird vor Ort bewertet und dann in das AEK geholt? Dr. Oepen erläutert das zweistufige Verfahren: 1. Grobwertung vor Ort, 2. Transport nach Köln und dann erfolgt eine Feinkassation. 

Dr. Stefan Flesch (Archiv der evangelischen Kirchen im Rheinland) befürwortet den Kurs des AEK, dies ist allerdings auf Grund der evangelischen Kirchenverfassung nicht möglich, da die Einzelgemeinden hier eine stärkere Stellung haben. Hier wird ein pragmatischer Mittelkurs basierend auf Depositalverträgen erarbeitet (20% der 650 Pfarrgemeinden haben sich bereits beteiligt).

Frau Carl (Stadtarchiv Mettmann) fragt nach den Vorteilen der Zentralisierung für die breitere Öffentlichkeit. Dr. Oepen geht hier auf die Benutzbarkeit für die breite Öffentlichkeit aber auch für die Pfarreien selbst ein.

Monika Marner (LVR-AFZ) fragt nach der Personalsituation hinsichtlich der wachsenden Bestände durch die Zentralisierung. Dr. Oepen berichtet, dass es eine zusätzliche Stelle dauerhaft geben wird – die FaMi-Stellen werden nach Projektabschluss wegfallen. Die Herausforderung des Projektes liegt darin, das Projekt innerhalb der Zeit abzuschließen.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach einer Übersicht über die zentralisierten Pfarrarchive. Dr. Oepen verweist auf die Webseite des AEK.

Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.

Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.

 

Archive und Nachhaltigkeit

von Dr. Michael Habersack, Kreisarchiv Viersen

Dr. Michael Habersack problematisiert anhand mehrerer Beispiele die Konflikte zwischen archivischen Arbeitsweisen und dem Streben nach Nachhaltigkeit, und entwickelt einige Lösungsmöglichkeiten. Der Schwerpunkt des Vortrags liegt auf dem Aspekt der Nachhaltigkeit im Archivbau.

Der Begriff “Nachhaltigkeit” wird vielfach in unterschiedlichsten Zusammenhängen und ohne scharfe Abgrenzung verwendet – er kann die langfristige Wirksamkeit einer Maßnahme meinen, sich auf Wiederverwertbarkeit und Zirkularität beziehen, oder auch einen Effizienzgewinn und reduzierten Verbrauch beschreiben.

Bereits in der Archivpädagogik kann Nachhaltigkeit ein Ziel auf verschiedenen Ebenen sein: Einerseits können Materialien und Arbeitsmittel gesucht werden, die möglichst in zukünftigen Veranstaltungen wiederverwendet werden können, um ressourcenschonend zu arbeiten. Andererseits können aber Unterrichtsinhalte, Vorträge und Module so gestaltet werden, dass sie sich in zukünftigen Veranstaltungen wiederverwenden lassen.

In der Bewertung sind insbesondere Kassationsentscheidungen nachhaltig, weil damit Rohstoffe in den Kreislauf zurückfließen – Herr Habersack ruft dazu auf, die archivische Kernaufgabe der Kassation auch deshalb nicht zu vergessen. Dies ist auch bei digitalen Unterlagen wichtig, um Speicherplatz nicht unnötig zu belegen. Es lohnt sich auch, die abgebenden Stellen etwa zur Einhaltung von Aktenplänen und strukturierten Arbeitsweise anzuhalten, um redundante Abgaben und damit Datenmüll zu vermeiden. Auch weitere Kernaufgaben können der Nachhaltigkeit, allerdings auf anderer Ebene, dienen: Eine sorgfältige Erschließung ermöglicht die schnelle Auffindbarkeit und Wiederverwendung von vorhandenen Ergebnissen. Eine gute Erschließung kann damit die Effizienz der Archivarbeit steigern und so auch der Nachhaltigkeit zu Gute kommen.

Die Bestandserhaltung ist mit ökologischen Zielen grundsätzlich schwer zu vereinbaren: Sowohl hochwertiges, säurefreies Papier als auch die nachträgliche Entsäuerung brauchen Chemikalien, die ökologisch bedenklich sind; auch ganz grundsätzlich entzieht die langfristige Erhaltung von archiviertem Material das Papier dem Kreislauf. Im Sinne von Nachhaltigkeit ist also darauf zu achten, dass nur die notwendigsten Arbeitsmaterialien angeschafft und verbraucht werden, und auch nicht mehr Akten als nötig archiviert werden.

Im Archivbau gibt es viele fachliche Anforderungen an Fachbauten, die mit Nachhaltigkeit nur schwer vereinbar sind. In einigen Bereichen bestehen jedoch Möglichkeiten, Prinzipien der Nachhaltigkeit umzusetzen. Bei der Wahl der Baustoffe kann so auf wiederverwendbare Materialien gesetzt und die Nutzung von Verbundstoffen vermieden werden. Besonders in energetischer Hinsicht sei Nachhaltigkeit möglich: Durch Wärmetauscher, Solaranlagen auf dem Dach und eine Passivbauweise lassen sich viele Ressourcen sparen.

Archive können also schon durch Bewertung und Erschließung zu Nachhaltigkeit beitragen. Das Archivieren entzieht dem Kreislauf zwar grundsätzlich Rohstoffe, bezogen auf die Menge der Überlieferung ist das aber nur ein kleiner Teil, der durch Nachwachsen kompensiert werden kann. Bestandserhaltung läuft der Nachhaltigkeit zwar zuwider, ist aber in Relation zur Gesamtmenge zu vernachlässigen. Auch im Archivbau ist Nachhaltigkeit nicht immer möglich, kann aber in einigen Bereichen angestrebt werden. Der Archivbau Viersen ist in vielen Bereichen auf Zirkularität ausgerichtet, und der Kreis will auch weitere Gebäude, die in Zukunft gebaut werden sollen, nach den Prinzipien zirkulärer Wertschöpfung bauen.

Archive, so schließt Herr Habersack, können einen Beitrag zu Nachhaltigkeit leisten und sollten das auch tun.

Aktuelle Stunde

Fachkräftemangel und Ausbildung

In der von Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) moderierten Aktuellen Stunde wurde zunächst der akute Fachkräftemangel, insbesondere im gehobenen Dienst, thematisiert und verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, diesen zu beheben.

Zum einen gebe es den Lösungsweg der berufsbegleitenden Studiengänge. Hier bestehe die Möglichkeit der Begleitung von Kolleg*innen durch die zuständigen Gebietsreferent*innen. Darüber hinaus könne dieses Studium im Rahmen eines Wissenschaftlichen Volontariates im LVR-AFZ absolviert werden.

Insgesamt sei bei vielen Quereinsteiger*innen eine große Motivation zu beobachten, diesen Weg zu gehen. Allerdings, so Gregor Patt, würden sie auf strukturelle Probleme stoßen.   Mögliche Auswege sei eine „maximale Flexibilität“ der Archivleitungen, eine frühzeitige Einbindung der Gebietsreferent*innen sowie das Gespräch mit Vorgesetzten. Aber auch die möglichst gute Integration der Prüfungsleistungen in den Alltag und eine Vernetzung unter Kommiliton*innen sei von großer Bedeutung

Zum anderen stelle die Beteiligung der Landschaftsverbände an der Ausbildung von Archivinspektor*innen einen Lösungsweg dar. Über diesen Ausbildungsweg berichtet der Absolvent Stefan Dünker (Stadtarchiv St. Augustin). Mit diesem Gemeinschaftsprojekt der “Auftragsausbildung” vom Landesarchiv NRW, dem LWL-Archivamt und dem LVR-AFZ für interessierte Kommunen habe man sehr gute Erfahrungen gemacht. Aus der letzten Gruppe der Absolvent*innen hätten sieben Kolleg*innen Stellen in nichtstaatlichen Archiven im Rheinland angetreten. Im Anschluss berichtet Dünker auch von seinen Erfahrungen des Berufseinstiegs. Die nächste Ausbildungsrunde beginne laut Gregor Patt im Jahr 2024.

Archivförderung und LISE

Das zweite Thema ist die Archivförderung des LVR und das aktualisierte Antragsverfahren. Durch den Umstieg auf Formulare für die Antragstellung und für den Verwendungsnachweis und eine Anpassung der Fördergrundsätze soll eine Vereinfachung des Verfahrens erreicht werden. Der Kreis der förderfähigen Institutionen und Projekte habe sich allerdings nicht verändert. Gregor Patt ruft die Tagungsteilnehmenden nachdrücklich zur Antragstellung auf. Antragsfrist sei der 31. Januar.

Im Anschluss daran berichtet Dr. Thomas Krämer (LVR-AFZ) vom Förderbereich LISE. Der Schwerpunkt liege auf der Massenentsäuerung. Die meisten Projekte liefen derzeit, z. T. lägen schon Verwendungsnachweise vor. Im September 2022 wird wieder eine verbindliche Bedarfsabfrage stattfinden. Er berichtet von den Engpässen bei den Dienstleistern und einer Steigerung der Materialkosten. Daher bittet Krämer um eine rechtzeitige Kontaktierung der Dienstleister nach dem Erhalt der Zusage. Darüber hinaus sei eine rechtzeitige Vorbereitung zu empfehlen, insbesondere wenn eine Kombination der Förderlinien LISE und KEK geplant sei. Dr. Krämer weist schließlich auf den aktualisierten Flyer hin.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und seine Auswirkungen auf die Arbeit von Archiven

Dr. Carla Lessing (ALVR) berichtet über den Stand der Arbeiten des ALVR an einem Onlineformular für Anfragen an das Archiv, das auf die Nutzerbedürfnisse angepasst werden könne.  Als Vorlage dazu habe das Formular des Stadtarchivs Siegen gedient.

Neues vom Digitalen Archiv NRW

Dr Thomas Krämer (LVR-AFZ) berichtet über Entwicklung und Sachstand des Digitalen Archivs NRW (DA NRW). Das DA NRW habe sich als als Verbundlösung etabliert – alleine 53 Kommunalarchive seien beteiligt. Es biete eine Kombination aus technischer Lösung, Service und Community. Für kleine Archive böte sich auch die Möglichkeit von Verbundarchiven. Zudem gebe es Handreichungen zu verschiedenen Themen, wie etwa Daten aus Fachverfahren oder der Archivierung von AV-Medien. Aktuell befänden sich verschiedene Schnittstellen in der Weiterentwicklung und Produktivsetzung. Schließlich berichtet Dr. Krämer von der geplanten Online-Stellung des Portals des Digitalen Archivs NRW.

Webarchivierung – Ein Praxistest

Im Anschluss wird über die Erfahrungen des “Arbeitskreises digitale Langzeitarchivierung im südlichen Rheinland” im Bereich der Webseitenarchivierung berichtet. Eine Publikation, in der sieben Werkzeuge zur Webseitenarchivierung mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden, stehe kurz vor der Veröffentlichung und könne als Entscheidungshilfe dienen.

Zukünftige Notfallplanung im LVR-AFZ

Matthias Senk (LVR-AFZ) stellt die erste Ausgabe des Notfallplans des LVR-AFZ vor, der als Ergänzung der jeweiligen Notfallpläne in den einzelnen Archiven dienen könne. Dieser enthalte u. a. zentrale Kontakte sowie Ablaufpläne sowie Hilfestellungen für den Notfall. Darüber hinaus seien Muster für Notfallpläne enthalten. Der Notfallplan des LVR-AFZ werde eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung durch das LVR-AFZ erfahren und demnächst online auf der Homepage des LVR-AFZ abrufbar sein (www.afz.lvr.de). Bestandteil des Notfallplans werde zudem eine Tabelle der Notfallkategorien mit fünf Kategorien sein, die als zukünftige Grundlage für die Workflows im Rahmen eines Notfalls dienen könne.

Daran anschließend berichtet er über die dezentral gelagerten Notfallboxen und Notfallmaterialien. Die Notfallboxen werden dezentral in den einzelnen Kreisen gelagert. Derzeit findet eine Überarbeitung der Inhalte der LVR-AFZ Notfallboxen statt. Die individuelle Schutzausrüstung (u. a. Sicherheitsschuhe und Helme) sollten laut Matthias Senk zukünftig für jeden Mitarbeitenden vor Ort vorgehalten werden.

In Planung seit derzeit die Anschaffung und Bereitstellung zusätzlichen Materials für die Einrichtung von Bergungsstationen durch das LVR-AFZ. Zudem befinde sich die Einbindung der neuen Notfallbergungscontainer in die Notfallstruktur in Planung.

Abschließend berichtet Senk über den Stand der vorhandenen und in Gründung befindlichen Notfallverbünde und betont die Unterstützung durch das LVR-AFZ.

Beiträge aus dem Plenum

Volker Hingst (LVR-AFZ) mahnt die zeitnahe Implementierung des Integrated Pest Management (IPM) in den Archiven an (“Geben Sie den Papierfischchen keine Chance!”).

Dr. Steinert (Leiter des LVR-AFZ) berichtet über den Stand der Arbeiten am Archivgesetz NRW. Leider gebe es keine neuen Entwicklungen.

Notfallbewältigung und Notfallvorsorge – Ein E-Learning Projekt

von Anna-Katharina Fahrenkamp, LVR-AFZ; Christine Frick, Landesarchiv Saarland

In Ihrem Vortrag stellen Anna-Katharina Fahrenkamp (LVR-AFZ) und Christine Frick (Landesarchiv Saarland) ein E-Learning Projekt zum Thema Bestandserhaltung vor, welches in den kommenden Monaten allen Interessierten zu Verfügung gestellt wird. Dies stelle neben der Vielfalt der Informationsmöglichkeiten zu Notfallvorsorge und -prävention im Internet und praktischen Übungen wie beispielsweise Notfallworkshops des LVR-AFZ ein wichtiges Angebot dar, um für den Schadensfall vorbereitet und handlungsfähig zu sein.

E-Learning-Angebote ermöglichten laut Frau Fahrenkamp orts- und zeitunabhängiges individuelles Lernen. Darüber hinaus bestehe die Möglichkeit den Kurs nach persönlichen Lernvorlieben zu erarbeiten, Inhalte zu wiederholen oder zu vertiefen. Das Lerntempo könne darüber hinaus den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Die Themen werden über verschiedene didaktische Formate aufgearbeitet. So werden abstrakte Inhalte mit Videos, schematischen Darstellungen oder Handlungsabläufe zur Visualisierung genutzt. Darüber hinaus würden Kursteilnehmer*innen durch verschiedene Aufgabenarten zum ‘Selbermachen’ aufgefordert. Der Wechsel der eingesetzten Medien sorge für eine fortwährende Aktivierung der Aufmerksamkeit der Lernenden. Im besten Fall hätten sie Spaß bei der Durchführung des E-Learning Kurses. Durch ein Feedback an die Teilnehmenden nach Abschluss der Aufgaben sei es möglich, den individuellen Lernfortschritt selbst einzuschätzen.

Es sei möglich über den E-Learning-Kurs, Fachwissen aufzubauen, das dann in die eigene berufliche Praxis integriert werden könne. Bezüglich des Themenkomplexes “Notfallvorsorge” werde den Teilnehmenden vermittelt, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen. Sie seien nun in der Lage, Präventionsmaßnahmen für ihr Archiv zu entwickeln.

In Bezug auf das Thema „Notfallvorsorge“ lernten die Teilnehmenden, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen und sie bekommen das Handwerkszeug, Präventionsmaßnahmen für ihr eigenes Haus zu entwickeln. Dies ermögliche ihnen, im Notfall mit verschiedenen Materialien und Objektarten sachgerecht umzugehen und zu entscheiden, welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen.

Im Anschluss weisen die Referentinnen auf das geplante zweite E-Learning Modul zum Thema Notfallvorsorge auf der Internetseite www.bestandserhaltung.eu hin und berichten über den Entstehungsprozess dieses Angebots.

Der erste Kurs zum Thema “Bestandserhaltung” sei im Rahmen eines Erasmus+-Projekts entstanden, einem EU-Programm zur Förderung von allgemeiner und beruflicher Bildung, Jugend und Sport. Neben dem LVR-AFZ als antragstellender Einrichtung waren das Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht, das Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provincien/Staatsarchiv Löwen, die Archives nationales de Luxembourg sowie das Saarländische Landesarchiv an dem Projekt beteiligt. Darüber hinaus war die Open Universiteit in Heerlen für die didaktische Betreuung und technische Umsetzung des auf zwei Jahre angelegten Projektes (2014-2016) zuständig.

Das Ziel war es, neue Wege im Bereich der archivischen Aus-und Fortbildung einzuschlagen. Als Thema wurde die “Bestandserhaltung” gewählt, da die Herausforderungen hinsichtlich der Bewahrung des kulturellen Erbes in den beteiligten Ländern und auch weltweit vergleichbar sei. Obwohl eine weitgehende Einigkeit im Bereich Bestandserhaltung herrsche, zeigte sich in den Diskussionen, dass es doch gewisse Unterschiede gibt.

Im Zuge der Projektentwicklung zeigte sich, das ein einzelner E-Learning Kurs zum Gesamtthema Bestandserhaltung nicht ausreichen würde, um diese umfangreiche Thematik vermitteln zu können. Es wurden drei Teilbereiche herausgegriffen: die vorbereitenden präventiven Maßnahmen, die fachgerechte Lagerung sowie die gängigsten Schadensbilder.

Der Kurs richte sich in erster Linie an Mitarbeiter*innen kleiner Archive ohne eigene Restaurierungswerkstatt, Quereinsteiger*innen oder auch Verwaltungsmitarbeiter*innen. Der Kurs gliedere sich in die Level Anfänger, Fortgeschrittene und Profis. Während in Level 1 Grundlagenwissen im Umgang mit Archivgut vermittelt werde, würden in Level 2 diese Kenntnisse im Umgang mit geschädigten Archivgut thematisiert. Das abschließende Level 3 behandele die Aspekte Schimmel, Schäden und Gesundheitsschutz.

Das zweite Modul zum Thema Notfallprävention sei von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts (KEK) als Modellprojekt in den Jahren 2020/2021 gefördert worden. Auch hier war das LVR-AFZ der Antragsteller, die weiteren Projektpartner hätten sich aber auf die Archives nationales in Luxemburg sowie das Saarländische Landesarchiv reduziert. Die Themenwahl, der Projektantrag sowie der Projektbeginn lagen über zwölf Monate vor der Flutkatastrophe im Juli 2021, die deutlich machte, wie notwendig die Notfallvorsorge ist.

Neben den größere Havarien und Katastrophen, die hoffentlich die Ausnahmen bleiben werden, setze der Kurs bei kleineren, überschaubareren Notfällen an, auf die Archive und andere kulturbewahrende Einrichtungen sich vorbereiten müssten.

Das neue E-Learning-Modul „Notfallvorsorge“ soll den Teilnehmenden als Werkzeug dienen, sich auf Notfallszenarien – vor allem auf das im Fokus stehende Thema „Wasserschaden“ – vorbereiten zu können. Im folgenden stellt Frau Fahrenkamp die drei Kapitel des Moduls vor: Kapitel 1: „Handeln im Schadensfall“, Kapitel 2: „Warum Notfallvorsorge? Vorsorge ist besser als Nachsorge“ und Kapitel 3: „Vorbereitet sein“.

In Kapitel 1 lernen die Lernenden den Handlungsprozess in Gänze kennen sowie alle Elemente, die notwendig sind, einen Notfall zu koordinieren und zu organisieren. Die Bergung und Erstversorgung von Archivgut, das die unterschiedlichsten Materialien und Objekte umfassen kann, ist ein weiterer Themenschwerpunkt. Die Kursteilnehmer*innen lernen den Umgang mit feuchten und nassen Archivalien und wie sie diese für die Gefriertrocknung bzw. die Lufttrocknung vorbereiten. Am Ende von Kapitel 1 wird auf die Nachsorgemaßnahmen eingegangen.

Der E-Learning Kurs basiere wie schon im ersten Modul auf verschiedenen Elementen, wobei Fachtexte das Grundgerüst bildeten. Neu seien die Vertiefungsebenen, in denen weiterführende Informationen zu finden sind. Die Lernenden würden regelmäßig dazu aufgefordert, Aufgaben zu lösen. Multiple Choice- oder Drag-and-Drop-Aufgaben lockern die Theorie auf und dienen als Lernkontrolle.

Anders als im ersten Modul sind im neuen E-Learning Kurs Videoaufnahmen mit  Aufnahmen aus einem Notfallworkshop enthalten, um eine reale Notfallsituation zu verdeutlichen. Zudem sind Zeitzeug*inneninterviews enthalten, in denen drei Personen von ihren Erlebnissen im Umgang mit einem Wasserschaden berichten. Zusätzlich stünden verschiedene Unterlagen zum Download zu Verfügung, die eine sinnvolle Ergänzung zum eigenen Notfallplan darstellen könnten.

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Aufgabentypen vorgestellt. Neben Freitextaufgaben, sind sogenannte “Dialog Cards” vorhanden, in denen unterschiedliche Möglichkeiten der Lufttrocknung verdeutlicht werden. Diese Multiple Choice Aufgabe wurde mit Bildern hinterlegt. Die Lernenden sollen bei neun Fotos zur Erstversorgung und zum Handling von wassergeschädigten Objekten die richtige Antwort auf die jeweilige Frage anklicken und bekommen am Ende ein Feedback.

Das zweite Kapitel dient als Motivationskapitel. Die Kursteilnehmer*innen sollen motiviert werden, Notfallvorsorge zu betreiben. Dies geschieht mit Hilfe von Bildbeispielen, auf denen verdeutlicht wird, welche Schäden durch Wasser verursacht werden können. Darüber hinaus wird der Aspekt der Kosten thematisiert.

Die Beseitigung von Schäden, die durch Wasser an Archivgut entstanden sind, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern meistens auch kostenintensiv – und manchmal leider auch nicht mehr möglich. Günstiger als die Versorgung und Wiederherstellung geschädigter Unterlagen ist die Notfallprävention. Anhand verschiedener Beispielrechnungen und einer Aufstellung möglicher Kostenfaktoren soll verdeutlich werden, dass die Waage immer zugunsten der Prävention ausschlägt.

Im dritten Kapitel mit dem Titel Vorbereitet sein, liege der Schwerpunkt auf dem Erkennen, Analysieren, Bewerten und Minimieren von Risiken. Aus diesen Kernelementen des Risikomanagements leiten sich nicht nur die definierten Lernziele, sondern auch der Aufbau dieses Kapitels ab. Darüber hinaus zählten das Zusammenstellen von Notfallmaterialien, das Erarbeiten eines Notfallplans sowie das Durchführen von Notfallübungen zu den weiteren Lernzielen. Demzufolge gehörten nicht nur das Risikomanagement, sondern auch die Gefahrenabwehr und die Vorbereitung für einen möglichen Notfall zu den Lerninhalten.

Ähnlich wie im ersten Teil gebe es auch in diesem Kapitel verschiedene Elemente der Wissensvermittlung: Texte, Aufgaben und – hier liegt ein Schwerpunkt – Checklisten, die im Kurs integriert sind oder als Download zur Verfügung stehen. Gleich zu Beginn des Abschnitts sollen die Kursteilnehmer*innen mit Hilfe einer Checkliste für die Risiken im eigenen Archiv sensibilisiert werden. Fragen zum Archivstandort, zu Evakuierungsmöglichkeiten, zu Wasser-, Brand- und Einbruchschutz sowie zur Notfallplanung können mit ja oder nein beantwortet werden. Wird die Checkliste in Excel ausgefüllt, erfolgt durch farbige Kennzeichnung des Feldes mit rot oder grün unmittelbar eine Auswertung. Ähnlich verhalte es sich bei der Checkliste die am Ende des Kapitels bei der Notfallplanung zur Anwendung kommt. Man könne zu den einzelnen Bestandteilen eines Notfallplans über Dropdown-Menü auswählen, ob die Informationen vollständig, teilweise oder gar nicht vorhanden sind. Durch das Einfärben der Zellen (grün, gelb oder rot) bekomme man so einen schnellen visuellen Überblick über den eigenen Bearbeitungsstand und den daraus abzuleitenden Handlungsbedarf.

Auch in diesem theoretischen und etwas textlastigen Kapitel wird versucht, für Abwechslung zu sorgen. Das Content-Management-System stellt unterschiedlichste Tools für die Erstellung von Aufgaben zur Verfügung, die die Lernenden lösen sollen. So kann man sich ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen des Risikomanagements und der Notfallprävention spielerisch erarbeiten, in dem man den Begriff der richtigen Definition zuordnet. Oder man muss auf Fotos die Hotspots mit Gefahrenquellen finden und markieren.

Ein Kernpunkt dieses Kapitels sei die Risikoanalyse, für die wiederum ein Exceldokument zum Download zur Verfügung steht. Gefahren bzw. Risiken, die man für das eigene Archiv identifiziert hat, werden in die Exceltabelle eingetragen und um Ursache und Auswirkung ergänzt. In zwei weiteren Spalten werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß erfasst, indem über ein Dropdown-Menü ein Wert zwischen 1 (sehr unwahrscheinlich bzw. unbedeutend) und 5 (sehr wahrscheinlich bzw. katastrophal) ausgewählt wird. Excel berechne anhand einer hinterlegten Formel den Risikograd und färbe die Zelle entsprechend ein. Anschließend kann man zu einem zweiten Tabellenblatt, der Risikomatrix, wechseln und dort die Risiken visualisieren. Unten rechts findet sich ein automatisch erstellter Übertrag mit den wichtigsten Angaben des vorherigen Tabellenblattes. Jedes Risiko muss nun in das passende Feld der Matrix gezogen bzw. eingetragen werden, indem die Eintrittswahrscheinlichkeit über die x-Achse und das Schadensausmaß über die y-Achse ausgewählt werden. Als Ergebnis erhalte man einen Gefahrenkatalog und eine Risikomatrix für das eigene Archiv. Die Durchführung dieser Risikoanalyse sollten in regelmäßigen, z. B. jährlichen Abständen wiederholt werden; denn Notfallvorsorge sei keine Eintagsfliege, sondern eine Daueraufgabe!

Manchen Risiken könne man vorbeugen und sie beseitigen, andere zumindest minimieren; falls es aber trotz der besten Prävention dennoch zu einem Schadensereignis kommt, helfe die vorbereitende Notfallplanung bei der Bewältigung dieser Situation; und eine anschießende Auswertung des Schadensfalls fließt dann wieder in die Überarbeitung der Risikoanalyse ein.

Das E-Learning-Modul thematisiere diese beiden Aspekte, das Risikomanagement und die Notfallvorsorge auf der einen Seite sowie das Krisenmanagement und die Notfallbewältigung auf der anderen Seite. Die Referentinnen laden ein, sich den Kurs anzusehen, sobald er in Kürze online zur Verfügung steht; aber nicht nur das –  er gilt als Einladung, sich überhaupt mit der Thematik zu beschäftigen und Notfallvorsorge zu betreiben.

Abschließend berichtet Frau Fahrenkamp über die starken Einschränkungen der Projektentwicklung durch die Corona-Pandemie. Das neue Modul sei mit dem freien Content-Management-System „WordPress“ erstellt worden. Es ist dieses Mal – anders als beim ersten Modul – Aufgabe der Arbeitsgruppe, die Lerninhalte in das System einzupflegen. Die Aufgaben werden mit H5P umgesetzt, einer Software zum Erstellen von interaktiven Inhalten für das Web. Hierbei bedürfe es an Kreativität, damit für die didaktische Vermittlung der Lerninhalte das jeweils passende Tool gefunden werden könne.

So kann Zusammenarbeit gelingen. Feuerwehren und Archive

von Frank Peters, Feuerwehr Köln

Im nachfolgenden Vortrag wird Frank Peters (Feuerwehr Köln) die notwendigen Grundlagen in der Zusammenarbeit von Feuerwehren und Archiven als Kulturgut bewahrende Einrichtung vermitteln.

Das Gesetz über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BKHG) in NRW regelt den Einsatz der Feuerwehren. Unter den in §1 festgelegten Aufgaben finden sich der Brandschutz für Unglücksfälle ausgelöst durch Naturereignisse oder Explosionen sowie Großeinsätze und Katastrophen. Die Zuständigkeit der Feuerwehren sei laut den Ausführungen von Herrn Peters auf die Beseitigung der Gefahr mit dem Ziel der sicheren Übergabe an den Betreiber beschränkt.

Der Bereich Kulturgutschutz fehle in den gesetzlichen Regelungen allerdings. Dieses Thema falle in den Bereich Schutz erheblicher Sachwerte. Dieses bedinge die eher zurückhaltende Haltung der Feuerwehren hinsichtlich des Themas Kulturgutschutz. Da dieser im §1 BHKG keine fest definierte Aufgabe sei, fehlten die notwendigen personellen und materiellen Ressourcen.

Peters verdeutlicht, dass die Feuerwehren kommunale Einrichtungen sind, die je nach örtlichen Gegebenheiten unterschiedlich organisiert sind. Er führt aus, dass die ländlichen Feuerwehren andere Anforderungen hätten als diejenigen im städtischen Umfeld. Dieser Umstand wirke sich auch auf den Kulturgutschutz aus.

Die Feuerwehren in NRW unterteilen sich in Berufsfeuerwehren, Freiwillige Feuerwehren mit hauptamtlichen Kräften und freiwillige Feuerwehren sowie Werksfeuerwehren. Die freiwilligen Feuerwehren seien je nach örtlichen Verhältnissen im Bereich Fachwissen und Leistungsfähigkeit auf gleichem Niveau wie die Berufsfeuerwehren. Aufgrund ihrer ehrenamtlichen Struktur gestalte sich die Zusammenarbeit mit Letzteren allerdings anders, da die dort Engagierten mitunter nicht uneingeschränkt für Besprechungen und Planungen zur Verfügung stehen.

Die Kooperation mit den örtlichen Feuerwehren erfordert laut Peters eine offene Kommunikation. Für eine gute Zusammenarbeit sei ein Bewusstsein über den Rang eines Archivs im Kontext von Kulturgut und über die Art der in den Archiven verwahrten “Schätze” von besonderer Bedeutung.

Bei der Entstehung des Notfallverbundes Köln seien Fürsprecher bei der Feuerwehr für das Thema Kulturgutschutz von besonderer Relevanz gewesen. Die Feuerwehr Köln ist im Notfallverbund als “beratendes Mitglied” beteiligt. Die Mitglieder des Notfallverbundes werden von der Feuerwehr Köln beraten und können von kostenloser Unterstützung im Notfall profitieren. Trotz der großen Bedeutung gebe es derzeit keine zusätzlichen personellen Ressourcen für den Bereich Kulturgutschutz.

Durch die gute Zusammenarbeit entstand letztlich auch der Kölner Notfallcontainer. Dieser, in der Fachsprache “Abrollbehälter” genannte Container, diene einerseits als Lagerungsort für das Material für den Notfallverbund. Andererseits ermögliche er außerdem witterungsunabhängiges Arbeiten. Der Container mache die Logistik der Feuerwehr übersichtlicher. Darüber hinaus dienten die fest eingebauten Arbeitsplätzen zur Erstversorgung von schriftlichem Kulturgut.

Zum Ende seines Vortrags hebt Frank Peters hervor, dass die Feuerwehren als örtlich zuständige Gefahrenabwehrbehörde der ersten Ansprechpartner für Archive sein sollten.  Selbstverständlich sei auch eine Zusammenarbeit mit dem Technischem Hilfswerk oder anderen Hilfsorganisationen denkbar. Hier sei allerdings eine besondere Abstimmung notwendig, da die Arbeit dieser Organisationen auf anderen Rechtsgrundlagen basierten.

Fragen und Diskussion zur 1. Sektion

Dr. Schaffer eröffnet die Fragerunde zur ersten Sektion. Er stellt zunächst an Herrn Langewand die Nachfrage, wie er damit umgeht, dass die Kennzahlen nach der Pandemie und im Alltag durchaus wieder fallen könnten. Herr Langewand antwortet, dass dies derzeit für ihn noch kein Thema sei und der Plan ist, die Öffentlichkeitsarbeit auch unabhängig von der Pandemie auf einem hohen Level zu halten. Sollte es in Zukunft an personellen Ressourcen mangeln, möchte er eher bei größeren Ausstellungen kürzen, als bei der niederschwelligen Öffentlichkeitsarbeit.

Herr Schaffer stellt Frau Blum-Gabelmann die Frage, wie die vielfältigen Aktivitäten des Stadtarchivs den Status der Einrichtung in der Öffentlichkeit nachhaltig geändert haben. Sie antwortet, dass das Haus der Stadtgeschichte vor allem bei jungen Menschen durch die digitalen Angebote deutlich stärker in den Fokus gerückt sei. Schülerinnen und Schüler hätten das Archiv für sich entdeckt und machten aktiv Werbung. Da die Eröffnung des neuen Stadtarchivs am Vorabend des ersten Lockdowns stattfand, konnte es bislang kaum aktiv genutzt werden. Daher wählte man sehr bewusst den Weg, durch eine starke Präsenz im öffentlichen Raum wahrgenommen zu werden.

Dr. Patt (LVR-AFZ) fragt Frau Blum-Gabelmann, wie die Corona-Sammlung fortgesetzt werden würde und wie hoch die finanzielle und personelle Belastung sei. Sie antwortet, dass die Sammlung so lange fortgesetzt würde, wie Corona ein Thema sei. Von der Öffentlichkeitsabteilung der Stadt wurde ein Kollege mit zehn Wochenstunden für das Stadtarchiv abgestellt. Die Finanzierung sei über eine eigene Stiftung gesichert, die bereits vor einigen Jahren für solche Zwecke ins Leben gerufen worden ist. Die Stadt hat keine weiteren Mittel zur Verfügung gestellt.

Herr Thomé (LVR-AFZ) stellt Frau Blum-Gabelmann die Frage, wie es mit der archivischen Bewertung der eingereichten Beiträge aussähe. Sie antwortet, dass sie die eingereichten Beiträge in Gänze für archivwürdig halte und diese auch dauerhaft übernehme. Auch rechte und diffamierende Beiträge werden dauerhaft in die Sammlung übernommen, sind allerdings nicht im Projekt veröffentlicht worden.

Herr Mille (LHA Koblenz) stellt Herrn Langewand die Frage, wie hoch die Resonanz auf die digitalen Führungen gewesen sei? Er antwortet, dass die Resonanz anfangs sehr hoch gewesen sei, das Archiv habe zwei Führungen pro Monat angeboten. Inzwischen wären vor allem Schulen wieder eher an Führungen in Präsenz interessiert. Insgesamt sei es aber noch zu früh ein Fazit zur Resonanz auf die Öffentlichkeitsarbeit in der Pandemie zu ziehen.

Herr Oelgeklaus (startext) fragt Herrn Langewand, ob die Öffentlichkeitsarbeit zu einer erhöhten Nutzung der weiteren digitalen Angebote des Kreisarchivs geführt habe? Er antwortet, dass es etwas höhere Zugriffzahlen auf die Homepage und ein leicht erhöhtes Anfrageaufkommen geben würde, aber keine wirklich große Steigerung.

Frau Sturm (Kreisarchiv Kleve) fragt Herrn Langewand, ob die digitalen Führungen aufgezeichnet wurden, oder interaktiv stattfanden. Er antwortet, dass die Führungen tatsächlich interaktiv waren. Auf eine Live-Führung durch das Archiv folgte eine offene Fragerunde für die Teilnehmenden. Die Erfahrungen mit dem Format waren sehr positiv.

Herr Klein (Archiv des LVR) fragt Herrn Langewand, wie viele Beiträge im Schnitt für die Social Media-Kanäle erstellt worden sind. Er antwortet, dass etwa alle zwei Wochen ein Videobeitrag entstanden ist. Bild-Text-Beiträge gäbe es wenigstens einen pro Woche, manchmal auch drei.

Frau Lessing (Archiv des LVR) fragt Herrn Langewand wie die neuartigen Kennzahlen gegenüber der Verwaltung vermittelt würden. Er antwortet, dass es hier bislang noch keine Erfassung gäbe, er dies aber plane. Er rechne allerdings nicht mit übermäßig positiven Effekten auf das Verhältnis zur Verwaltung.

Herr Schaffer fragt noch einmal beide Referenten, was mit den digitalen Inhalten in Bezug auf eine Langzeitarchivierung geschehe. Herr Langewand berichtet, dass das Kreisarchiv Warendorf die Inhalte in der Rohfassung in langzeitfähigen Formaten speichere. Frau Blum-Gabelmann berichtet, dass sie – nach einigen Widerständen – Serverplatz durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt bekommen hat. Sie wolle die Inhalte auch zukünftig weiternutzen, z. B. für Ausstellungen.

Herr Braß (Universitätsarchiv Köln) fragt Herrn Langewand, wie sich die Öffentlichkeitsarbeit seiner Meinung nach für die verschiedene Archivsparten unterscheide. Er antwortet, dass natürlich jedes Archiv für sich die Analyse der Stakeholder durchführen müsse, da sich die Stakeholder eines kleinen Dorfarchivs natürlich von denen eines Großstadtarchivs oder Uniarchivs unterscheiden würden.

Öffentlichkeitsarbeit auf Abstand – Das Kreisarchiv Warendorf während der Corona-Pandemie

von Dr. Knut Langewand, Kreisarchiv Warendorf

Dr. Schaffer leitet zum zweiten thematischen Beitrag zur Corona-Pandemie über. Dr. Langewand, seit Mai 2017 Leiter des Kreisarchivs Warendorf, verweist darauf, dass die archivische Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit in Pandemiezeiten auf der Strecke blieb und gibt einen Ausblick, wie im Kreisarchiv Warendorf auf die Herausforderungen reagiert wurde bzw. welche Schlüsse sich für die Zukunft ergeben?

Zu Beginn stellt Dr. Langewand den Anwesenden das Kreisarchiv Warendorf kurz vor. Es ist ein kommunales Zentralarchiv, das für 12 Kommunen mit insgesamt 260.000 Einwohnerinnen und Einwohnern zuständig ist.

Das Kreisarchiv habe schon vor der Pandemie proaktive Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit betrieben. Zum Spektrum der Öffentlichkeitsarbeit vor 2020 zählten Führungen durch das Archiv. Zudem konnten über Workshops mit Archivalien Nutzerinnen und Nutzer angesprochen werden, insbesondere Schülerinnen und Schüler sowie Genealoginnen und Genealogen. Ausstellungen und Veranstaltungen, wie der Tag der Archive, zogen darüber hinaus Publikum an. Zur aktiven Pressearbeit des Archivs gehörten unter anderem ortsbezogene Interviews. Ergebnisse der Forschungen an Archivalien wurden wiederum über eine eigene Publikationsreihe, Beiträge in anderen Publikationen und Vortragstätigkeiten veröffentlicht. Für verschiedene Nutzergruppen, besonders Schüler*innen, wurden Handreichungen erarbeitet und zur Verfügung gestellt, darunter Flyer zu einzelnen Archiven oder Quellenhefte für den Geschichtsunterricht.

Wie sah der Corona-Alltag aus? Der in 2019 in Ahlen geplante Tag der Archive mit Ausstellung konnte nicht wie geplant in Präsenz stattfinden. Eine reguläre Archivnutzung war nicht mehr möglich, ebenso wenig regelmäßige Teamsitzungen des Archivpersonals, die durch Videokonferenzen abgelöst wurden. Die Archivmitarbeitenden, so Langewand weiter, widmeten sich nun dem, was sonst liegen geblieben war. Zum Beispiel wurde erstmalig eine umfassende Beständeinventur durchgeführt.

Von Vorteil für das Kreisarchiv war während der Pandemie die Einrichtung einer neuen Pressestelle für Social Media. Seit 2020 ist hier ein fester Ansprechpartner verfügbar. Posts des Archivs konnten so beispielweise über die Pressestelle online gestellt werden, das Kreisarchiv musste aus diesem Grund keinen eigenen Social Media-Account pflegen.

Langewand stellt drei neue Formen der Öffentlichkeitsarbeit vor: 1. Videos, 2. Bild-Text-Posts und 3. digitale Führungen. Ab Mitte 2020 drehten die Mitarbeitenden des Kreisarchivs kleine Videos über ihre Arbeit und Bestände, ihren Archivalltag, zu spezifischen Themen und Unterlagen mit Lokalbezug, etwa Kochbücher. Weitere Themen in den Videos waren runde Jubiläen oder auch konkrete Hinweise zur Archivnutzung, etwa ein Video zur Familienforschung. Videos, so der Referent, sollten möglichst kurz gehalten sein, um für eine Rezeption überhaupt attraktiv zu sein. Konkret hieß das, dass ein einzelnes Video nicht länger als drei Minuten sein sollte. Außerdem sollten möglichst leichte Sätze verwendet werden und auf den archivischen Fachjargon sollte verzichtet werden. Dieser Zwang zur Verknappung habe die Vorbereitung für die Archivmitarbeitenden, die diese selbst produzierten, durchaus schwieriger gemacht. Nach einem Jahr wurde im Sommer 2021 eine Videodrehpause eingelegt, da es herausfordernd war, ständig neue Inhalte zu produzieren. Tatsächlich konnten über die Videos aber mit im Schnitt 400 bis 500, vereinzelt sogar mit mehr als 1800, Aufrufen bei Instagram sehr viele Menschen erreicht werden.

Statt Videos setzte das Kreisarchiv ab Sommer 2021 nun verstärkt auf Bild-Text Posts, die über Instagram und Facebook geteilt wurden. Sie bestanden aus historischen Fotos, Karten oder Aktenscans, die von einem erläuternden knappen Text und Hashtags begleitet wurden. Der Referent stellt heraus, dass so mit relativ wenig Rechercheaufwand schnell Inhalte produziert werden konnten. Besonders beliebt seien Reisen durch den Kreis anhand historischer Ansichtskarten gewesen, die mit einem Ratespiel verbunden wurden. Hier kam es zur Interaktion mit den Viewern, die im dem Zusammenhang Fragen zu einzelnen Straßen und Gebäuden stellten. Langewand sieht den Nutzen in diesen Posts auch darin, dass laut statistischer Auswertungen zwischen 3.000 bis 6.500 Personen erreicht wurden. Eine Reichweite, die Archive sonst eher nicht erreichten.

Die dritte neue Form sei aufgrund der in der Pandemie fehlenden Kontakte zu Schulen entstanden. Vor-Ort-Führungen scheiterten an den Beschränkungen der Schulen oder der 3G-Regel, da Schülerinnen und Schüler zu dem Zeitpunkt noch nicht geimpft waren. Die Lösung war eine Kombination von Archivführung und Videokonferenz. Im November 2021 konnte das Kreisarchiv Warendorf erstmals eine virtuelle Archivführung anbieten, wobei einzelne Archivalien, die gezeigt werden sollten, zuvor digital zur Verfügung gestellt wurden. Künftig sollen die virtuellen Führungen parallel zu den Führungen vor Ort angeboten werden. Dies, so Langewand weiter, sei vor allem deshalb sinnvoll, da so auch entfernter liegende Schulen erreicht werden können. Die Werbung für die virtuellen Führungen erfolgte über die klassischen Printmedien.

Öffentlichkeitsarbeit erfolge in vielen Archiven intuitiv, so bisher auch im Kreisarchiv Warendorf. Der Referent sieht hierbei jedoch die Gefahr blinder Flecken und plädiert dafür, sich über den Umfang und Teilbereiche der Öffentlichkeitsarbeit gewahr zu werden. Als Ansatz stellt er das betriebswirtschaftlichen Stakeholder-Modeel vor. Hier seien zwei Aspekte von Interesse: Erstens die Erweiterung der Interessenten- bzw. Stakeholdergruppen um den eigentlichen Unternehmensbereich, d. h. um Staat, Gesellschaft und Ort, sowie zweitens die Unterscheidung zwischen internen und externen Stakeholdern. Doch, so fragt er, was machen wir mit der Theorie im Archiv in der Anwendung? Hier seien Anpassungen vorzunehmen: Als interne Stakeholder seien der Archivträger und als Externe die Nutzerinnen und Nutzer zu verstehen. Er plädiert für einen offenen Stakeholder-Ansatz, der sich auf alle Archivtätigkeiten anwenden lasse und damit in Richtung eines Archivmanagements gehe. Jedes Archiv müsse für sich seine Stakeholdergruppen herausfiltern, wenngleich er die Gruppen archivspartenspezifisch für weitgehend konstant erachtet. Er stellt die “passiven” Interessenten in den Fokus, die nicht nur die klassischen Nutzerinnen und Nutzer, die tatsächlich ins Archiv kommen, umfassen. Auch sei zu eruieren, welche Erwartungen weitere Stakeholder haben, beispielsweise Drittmittelgeber, Dienstleister oder die Archivberatung. Laut Meinung des Referenten sollten sich Archive frühzeitig die Frage stellen, welche Erwartungen vonseiten verschiedener Stakeholder bestehen und nimmt folgende Fragen in sein Fazit auf: Welche Stakeholder sollten wir als Archive (dauerhaft) auf dem Schirm haben? Bei welchen Aufgaben kommen projektbezogen andere Stakeholder ins Spiel?

Unter der Frage “Was bleibt?” verweist Langewand darauf, dass Öffentlichkeitsarbeit eine Pflichtaufgabe ist, aber die Archive selbst über die Formen entscheiden. Er regt an, die eigene Arbeit zu hinterfragen und auch mal pragmatisch vorzugehen. Es spricht sich dafür aus, kleinere Formen der Öffentlichkeitsarbeit zu erproben und nicht zu sehr den Fokus auf die großen Ausstellungen legen. Archive sollten analoge und digitale Formen parallel bzw. komplementär für sich nutzen.

Aktive Überlieferungsbildung zur Corona-Pandemie

von Franziska Blum-Gabelmann, Stadtarchiv Bad Kreuznach

Nach einer kurzen Pause begrüßt Herr Dr. Schaffer die Kolleginnen und Kollegen wieder im Plenum. Der Schwerpunkt der folgenden Beiträge liegt auf der Corona-Pandemie und den Folgen von Lockdowns und Einschränkungen des öffentlichen Lebens für die Archive.

Dr. Schaffer berichtet davon, dass es in der Pandemie mangels Nutzung die Möglichkeit gab, sich verstärkt um andere Themen im Archiv zu kümmern. Die Nutzung sei letztlich aber dennoch ein so elementarer Teil des Archivs, dass es gut sei, dass unter den neuen Regelungen eine Archivnutzung wieder möglich ist. Daneben habe die Pandemie zu einem starken Schub der Digitalisierung der Archive geführt und auch neue Formate der Archivarbeit, vor allem eine flexiblere Gestaltung im Homeoffice, hervorgebracht.

Dr. Schaffer begrüßt die nächste Referentin Franziska Blum-Gabelmann vom Stadtarchiv Bad Kreuznach. Das Stadtarchiv Bad Kreuznach betreibt eine aktive Sammlung zur Corona-Pandemie in der Stadt. Die Sammlung beherbergt überwiegend Quellen und Dokumente, die dem Stadtarchiv durch Bürger*innen übergeben worden sind. Durch diese bürgerschaftliche Überlieferung soll hier die Verwaltungsüberlieferung zur Pandemie ergänzen werden. Auf diese Weise soll die Corona-Sammlung künftigen Generationen als Informationsquelle dienen, um die Pandemie in Bad Kreuznach in all ihren Facetten nachvollziehen zu können.

Daneben verfolgt das Stadtarchiv mit der Sammlung das Ziel die Bevölkerung als eigenständigen Bestandsbildner für das Bürgerarchiv zu sensibilisieren sowie neue Zielgruppen anzusprechen und für das Stadtarchiv zu gewinnen. Die Corona-Pandemie war in diesem Fall ein guter Anlass neue und zeitgemäße Formate für die historische Überlieferung zu entwickeln und zu erproben. Das Stadtarchiv Bad Kreuznach konnte sich dadurch als Dokumentations- und Informationsinstitution in den öffentlichen Diskurs einbringen.

Die aktive Überlieferungsbildung für die Corona-Sammlung geschah dabei durch vier vom Archiv definierte Formate, welche Frau Blum-Gabelmann später noch einmal ausführlich erläutert:

  1. Das Corona-Tagebuch,
  2. Den Corona-Koffer,
  3. Die Corona-Mediathek und
  4. Die Corona-Fotodokumentation,

Das Stadtarchiv hat dabei die interessierte Öffentlichkeit auf vielfältige Weise über die Corona-Sammlung und die Partizipationsmöglichkeiten der Bevölkerung informiert. Unter anderem wurde Werbung für das Projekt über Beiträge in den lokalen Printmedien, den lokalen Radiosendern und den Social Media-Kanälen der Stadt verbreitet. Zudem wurden gezielt Bürger*innen per Brief oder persönlicher Ansprache zum Mitmachen aufgefordert und ermutigt. Durch Ankäufe bzw. Übernahmen von Material (z. B. von “Corona-Reportern”) hat das Stadtarchiv die Sammlung zielgerichtet ergänzt. Die Informationen wurden auf der Website des Hauses der Stadtgeschichte öffentlich zur Verfügung gestellt.

Frau Blum-Gabelmann erläutert nun die einzelnen Formate der Überlieferungsbildung:

Das Corona-Tagebuch bot den Bürger*innen einen Raum, um auf vielfältige Weise Beiträge aus der Corona-Zeit in ein öffentlich zugängliches, digitales Tagebuch einzubringen. Die eingesendeten Beiträge – Briefe, Grußkarten, gesprochene Nachrichten u. ä. – dokumentieren die vielen verschiedenen individuellen Wahrnehmungen der Pandemie. Frau Blum-Gabelmann präsentiert als Beispiel eine spezielle Corona-Fastnachts-Predigt, die als Audiobeitrag nun Teil des Corona-Tagebuchs ist. Darüber hinaus bietet das Corona-Tagebuch die Möglichkeit über ein Forum einzelne Beiträge zu kommentieren und zu diskutieren. 

Der Corona-Koffer sollte Bürger*innen vor dem Gebäude des Stadtarchivs einen coronaschutzkonformen Ablageort für Objekte aller Art bieten, die für die Corona-Sammlung von Interesse sein könnten. Hierzu gehörten insbesondere Fotos, Plakate, Flyer und Zeichnungen mit Bezug zu den aktuellen Corona-Maßnahmen. Situationsbedingt wurden die meisten Objekte aber letztlich durch eine aktive Akquise bzw. Ankäufe eingeworben, da der Koffer nicht wie erhofft angenommen wurde.

Im Rahmen der Corona-Fotodokumentation haben städtische Mitarbeitende, Schülerpraktikant*innen und Ehrenamtler*innen Bilder geschossen, die dem digitalen Fotoarchiv des Stadtarchivs beigefügt werden sollen. Auch wurden dem Stadtarchiv zahlreiche Fotos von Bürger*innen zugesandt. Die Fotos stammen das dem öffentlichen und halböffentlichen Raum und dokumentieren die Auswirkungen der Pandemie im Gesundheitsbereich (z. B. Arztpraxen und Testzentren), dem Bildungsbereich (insbesondere der Schulalltag in der Pandemie) und der Wirtschaft (leere Regale, geschlossene Läden). Eine Besonderheit war ein “Maskenshooting”, bei dem verschiedene Menschen in ihrem privaten oder beruflichen Umfeld mit Masken fotografiert worden sind. Ebenso konnte eine Schaufensterausstellung realisiert werden, in der Menschen, die selbst eine Corona-Erkrankung durchlebt hatten, ihren ganz persönlichen Umgang und ihre Erfahrungen mit der Krankheit darstellen konnten. Die Plakate wurden in den Schaufenstern der Stadt ausgestellt und waren mehrfach Ziel von Beschädigungen durch Corona-Leugner.

Das Stadtarchiv hat zudem im Rahmen einer Podcastreihe Zeitzeugen-Interviews (“Corona-Gespräche”) zur Pandemie aufgenommen. Diese sind sowohl in der Mediathek des Stadtarchivs (https://stadtgeschichte.online/), als auch bei bekannten Podcast-Plattformen wie Spotify und Apple frei abrufbar und ergänzen im Sinne der Oral History die anderen Inhalte der Sammlung. Zu Wort kamen dabei u. a. Familien, Gastwirte und Politiker*innen aus der Stadtgesellschaft. Auch coronakritische Inhalte fanden Eingang in die Mediathek, so ein kurzer Film über einen “Pest-Marsch” in der Innenstadt von Bad Kreuznach, den eine Gruppe aus dem Spektrum der Querdenkerbewegung organisiert hatte.

Frau Blum-Gabelmann berichtet anschließend über die Akzeptanz und Teilnahme der Bevölkerung an den verschiedenen Angeboten der Corona-Sammlung. Das Corona-Tagebuch umfasst derzeit 225 Beiträge von 43 Autor*innen. Im Laufe der Zeit hat sich ein fester Kreis herausgebildet, der aktiv das Tagebuch füllt und unterstützt. Eine wertvolle Besonderheit sind einzelne Beiträge aus dem Ausland, beigetragen durch Personen, die einen Bezug zu Bad Kreuznach haben und die Situation in ihrer jeweiligen Heimat schildern. Zu merken ist aber über die mehr als zwei Jahre der Pandemie ein kontinuierlicher Rückgang der Teilnahme am Projekt, im Jahr 2022 ist die Beteiligung nur noch recht mäßig.

Der Corona-Koffer hat von Beginn an nur eine geringe Resonanz erfahren, weswegen das Konzept schon bald durch eine aktive Akquise von Objekten abgelöst worden ist. Sehr gut angenommen hingegen werden die Beiträge der Corona-Mediathek. Die Zugriffszahlen auf die insgesamt 19 Zeitzeugeninterviews sind noch immer hoch. 59% der Hörer*innen nutzen dabei die städtische Plattform, 41% andere Podcast-Dienste.

Insgesamt war das Echo in der Öffentlichkeit und Bürgerschaft sehr positiv. Lokale und regionale Print- und Hörmedien haben über das Projekt berichtet, bei SWR und RTL liefen Fernsehbeiträge. Alle Angebote werden weiterhin genutzt, obwohl das Stadtarchiv die aktive Werbung inzwischen beendet hat. Negativ zu vermerken war ein Übergriff durch Coronaleugnern auf die Schaufensterausstellung. 

Abschließend fasst Frau Blum-Gabelmann die Erfahrungen mit der Corona-Sammlung noch einmal zusammen. Durch die Sammlung sei es dem Stadtarchiv Bad Kreuznach gelungen, die verschiedenen Phasen der Pandemie-Entwicklung und die Reaktionen der Menschen auf die besonderen Lebensumstände, aber auch den zunehmenden Protest und die Aggressivität in der Gesellschaft sehr umfassend zu dokumentieren. Bürger*innen können durch das besondere Format als Bestandsbildner ihrer eigenen Geschichte mitwirken. 

Zugleich wirkten die Entwicklungen rund um die Corona-Sammlung auch als Aufbruch des Stadtarchivs Bad Kreuznach in das digitale Zeitalter. Da die Sammlung bewusst als Online-Angebot konzipiert worden ist, konnten insbesondere auch jüngere Zielgruppen erreicht werden, bei denen das Stadtarchiv dadurch verstärkt in den Fokus rückte. Vor allem die Podcasts wirken als Brückenbauer zu neuen Benutzergruppen des Stadtarchivs. 

Als Fazit hält Frau Blum-Gabelmann fest, dass sich die Arbeit der letzten Jahre für das Stadtarchiv gelohnt habe. Sie gibt aber auch zu bedenken, dass der Aufwand, die Überlieferung in die Bestände des Stadtarchivs dauerhaft einzupflegen, nur schwer einzuschätzen ist. Notwendig ist eigentlich ein IT-Spezialist im Archiv, der sich um diese neuen Formen der digitalen Überlieferung kümmern kann.

Dr. Schaffer fragt im Anschluss nach den rechtlichen Nutzungsmöglichkeiten der durch die Bürger*innen eingesendeten Objekte. Frau Blum-Gabelmann berichtet vom erfolgreichen Format des ehrenamtlichen Fotografen des Archivs, der bewusst und rechtskonform eine Dokumentation für das Archiv erstellt. Die Nutzung der eingereichten Objekte und der Beiträge in der Mediathek wurde mit den jeweiligen Personen vorab geklärt.

Eröffnungsvortrag “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive”

von Dr. Corinna Franz, LVR-Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege

Den Eröffnungsvortrag zur Tagung hält Dr. Corinna Franz, seit dem 1. Februar 2022 Dezernentin für Kultur und Landschaftliche Kulturpflege des Landschaftsverbands Rheinland. Unter dem Titel “Naturkatastrophen und Klimawandel – Herausforderungen für Archive” schildert sie die gravierenden Auswirkungen der Flutkatastrophe im vergangenen Sommer. Die Wassermassen des 14. Juli 2021 nahmen Menschenleben und Existenzen, sie zerstörten Städte und Dörfer und die Infrastruktur ganzer Regionen im Rheinland. Darunter waren auch zahlreiche Archive bis zur Vollständigkeit betroffen, darunter die Archive in Leichlingen, Bad Münstereifel, Kall und Stollberg. Historische Bauten und unersetzliches Kulturgut aus Museen und Archiven zählten zu den Opfern der Katastrophe. Dr. Franz spricht in Bezug auf die Archive vom “Glück im Unglück”, konnte doch das meiste gerettet werden – auch dank des Eingreifens von Kolleginnen und Kollegen sowie der Koordinierung des Landschaftsverbandes.

Die Referentin spricht die Änderung der klimatischen Bedingungen und die Auswirkungen für Archive an. Mittel und langfristige Entwicklungen wie Hitzesommer und feuchte, warme Wintermonate führten dazu, dass eine natürliche Klimatisierung von Archivmagazinräumen erschwert wenn nicht gar unmöglich wird. Die Bedingungen der hohen Temperaturen, hohen Luftfeuchten und Klimaschwankungen seien eine unmittelbare Bedrohung für das Archivgut. Hinzu kämen weitere Risiken durch Schädlingsbefall, u. a. die omnipräsenten Papierfischchen. Grundsätzlich würden die Entwicklungen nachhaltige bestandserhalterische Maßnahmen erforderlich machen, darunter eine fachgerechte Lagerung, saubere Magazinräume mit stabilem Raumklima, und konsequente Schädlingsprävention bzw. -bekämpfung.

Dr. Franz spricht aber auch noch eine weitere Bedrohungslage an, die kaum für möglich gehalten wurde: den Krieg in der Ukraine mitten in Europa. Der russische Überfall bringe nicht nur millionenfaches Leid für die Menschen mit sich, sondern auch Zerstörung und damit den Verlust von unwiederbringlichem Kulturgut. Die Folgen des Krieges auf ukrainisches Kulturgut werden in der nächsten Sektion noch Thema sein, sie weist aber auf das Thema Zivilschutz hin, das wieder an Bedeutung gewinne.

Zwei weitere, einschneidende Ereignisse in den letzten Jahren lässt Dr. Franz nicht unerwähnt – den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar und den Einsturz des Kölner Stadtarchivs. Beide Ereignisse hätten dazu geführt, dass das Bewusstsein bzw. die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Prävention gewachsen sei. Der Katastropheneinsatz habe im Sommer 2021 dafür gesorgt, dass sich die “Überlieferungsverluste in den betroffenen Einrichtungen in vergleichsweise engen Grenzen hielten”. Zugleich sei “nach der Katastrophe auch wieder vor der Katastrophe”. Dr. Franz warnt, dass künftig verstärkt mit dem Auftreten von extremen Wetterphänomenen zu rechnen ist und daher die Fragen wie Archive mit den Gefahren und Auswirkungen umgehen sollen bzw. wie diesen Katastrophen begegnet werden kann umso dringlicher werden. Dr. Franz unterscheidet drei Maßnahmen – bzw. Planungsebenen: 1: Prävention, 2. konkreter Notfalleinsatz und 3. Nachsorge.

Zu 1 Prävention: Es gehe darum, Maßnahmen zu ergreifen, die das Risiko eines Schadenseintritts weitgehend minimieren, wobei über die bestandserhalterischen Maßnahmen hinausgegangen werden müsse. Maßnahmen, die grundsätzlich in jedem Archiv umgesetzt werden könnten, sind: eine realistische Einschätzung der Gefährdungslage, Vorkehrungen zum Brand- und Wasserschutz, fachgerechte Verpackung von Archivgut sowie grundsätzlich ein gewisser Grad an Ordnung und Sauberkeit in allen Archiv- und Magazinräumen. Gleichwohl weiß Dr. Franz um die in diesen Bereichen vorherrschenden Mängel in vielen Archiveinrichtungen. Darüber hinaus zähle eine institutionenübergreifende Zusammenarbeit zur Notfallprävention, etwa die Bildung von Notfallverbünden, auch unter Beteiligung weiterer Kultureinrichtungen und unter Einbeziehung der Verwaltungen. Es bedarf einer Infrastruktur mit Unterstützung durch Technisches Hilfswerk und Feuerwehren. Diesen Notfallverbund gilt es “mit Leben zu füllen”, d. h. das alle Akteure sich miteinander vernetzen, Notfallpläne erarbeitet werden und regelmäßige Notfallübungen gemeinsam durchgeführt werden. Ziel ist der Aufbau einer Einsatzinfrastruktur. Auch Notfallboxen, mit denen Archive im Rheinland flächendeckend von der LVR-Archivberatung ausgestattet wurden, sowie Notfallanhänger und Notfallcontainer gehören zu den Soforthilfemaßnahmen. Für deren Anschaffung stellte der Bund 2021 Gelder bereit.

Zu 2 Notfalleinsatz: Im Falle einer Katastrophe sei bei den Rettungsmaßnahmen vor allem schnelles Handeln geboten. Bei großflächigen Katastrophen müsse dieses Handeln über eine gemeinsame Anlaufstelle koordiniert werden. Im Land NRW falle dies bei den nichtstaatlichen Archiven in die Pflicht der Landschaftsverbände und damit der beiden Archivberatungsstellen. In akuten Notsituationen müsse das Vorgehen unbürokratisch sein, müssten Hilfsmaßnahmen kurzfristig greifen und Gelder schnell bereitgestellt werden. Betroffene und nicht betroffenen Einrichtungen sollten kooperieren. Je besser die einzelnen Beteiligten hier schon miteinander vertraut seien, desto reibungsloser ließen sich Abläufe und Maßnahmen umsetzen, egal ob es um den Einsatz vor Ort, d. h. zur Sicherung, Bergung und Erstversorgung, oder den Abtransport geborgener Unterlagen in Asylarchive oder Kühlhäuser gehe.

Zu 3 Notfallnachsorge: Die Nachsorge sei vor allem eine Frage des Geldes. Dr. Franz verweist auf die langwierigen Prozesse und hohen Kosten der Wiederherstellung von Archivbeständen, etwa für die Gefriertrocknung, konservatorische Behandlung, Restaurierungsmaßnahmen, Verpackung und Neuverzeichnung und nicht zuletzt die Neueinrichtung bzw. Wiederherstellung von Magazinräumen. Nicht in jedem Falle werden – wie nach der Katastrophe im Sommer 2021 – erforderliche Gelder über ein Sonderhilfsprogramm innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stehen.

Abschließend resümiert Dr. Franz, dass in den vier Bereichen Bestandserhaltung, Notfallplanung, Notfallprävention und Notfallbewältigung in den letzten Jahren Fortschritte erzielt wurden, der Handlungsbedarf dennoch weiterhin groß ist. Eine nachhaltige und flächendeckende Infrastruktur sowie eine notwendige technische Ausstattung, wie Notfallboxen und Notfallcontainer, sei für die Vorsorge unabdingbar. Im Notfall sei der Einsatz aller verfügbaren und benötigten Kräfte notwendig – und das ohne bürokratische Hürden. Nicht zuletzt bedürfe es in der Nachsorge einer unbürokratische Bereitstellung verfügbarer Gelder und schneller Entscheidungsprozesse. Zuletzt fügt Dr. Franz an, dass Krisen- und Katastrophenmanagement “ein wichtiges Handlungs- und Aufgabenfeld für alle Archive und Archiveinrichtungen” sei – denn der Schutz des kulturellen Erbes “geht uns alle an”.

Abstract zum Vortrag von Dr. Joachim Oepen: Konsequenzen aus Krisen und Extremwetterlagen für die Unterbringung von Pfarrarchiven

Im Bereich der Pfarrarchivpflege, die vom Historischen Archiv des Erzbistums Köln wahrgenommen wird, war und ist in jüngster Zeit gleich in zweifacher Hinsicht das Management von Krisen und Katastrophen bzw. von deren Auswirkungen auf Archivbestände gefragt: Von der Unwetterkatastrophe am 14./15. Juli 20021 waren auch dezentral gelagerte Pfarrarchivbestände betroffen. Der Beitrag geht der Frage nach, warum die Schäden vergleichsweise begrenzt waren und was insbesondere beim Hochwasserschutz an vorbeugenden einfachen Maßnahmen getan werden kann.

Längerfristig wirksam sind die Veränderungen im kirchlichen Leben sowie die derzeitige Krise der katholischen Kirche, die im Bereich der Pfarrarchivpflege zu einem radikalen Umsteuern der bisherigen Aktivitäten führten. Der Beitrag beschreibt das kürzlich in Angriff genommene Projekt der Zentralisierung von Pfarrarchiven im Erzbistum Köln und schildert erste Erfahrungen.

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Kurzvita Dr. Joachim Oepen, Historisches Archiv des Erzbistums Köln

  • 1987 – 1993 Studium der Geschichte, Historischen Hilfswissenschaften, klass. Philologie und Philosophie in Köln
  • 1998 Promotion zum Dr. phil. mit einer bei Erich Meuthen entstandenen Arbeit (Die Totenbücher von St. Maria im Kapitol zu Köln)
  • Stellvertretender Leiter des Historischen Archivs des Erzbistums Köln, daneben Lehrbeauftragter an der Universität zu Köln
  • Mitherausgeber von „Geschichte in Köln. Zeitschrift für Stadt- und Regionalgeschichte“; Vorsitzender des „Fördervereins Geschichte in Köln“
  • Veröffentlichungen zur Kölner Stadt- und Kirchengeschichte, rheinischen Landesgeschichte sowie zu den Historischen Hilfswissenschaften 
  • Projektleitung der Zentralisierung von Pfarrarchiven im Erzbistum Köln

Abstract zum Vortrag von Dr. Sarah Rudolf: Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmung als Back-Up

1954, 1961, 1967: Diese drei Daten erfassen Jahre, die in Deutschland einschneidende Wirkung in Sachen Kulturgutschutz entfaltet haben. Die Haager Konvention zum Schutz von Kulturgut in bewaffneten Konflikten (1954), die Bundessicherungsverfilmung (1961) und die gesetzliche Ratifizierung der Haager Konvention in der Bundesrepublik Deutschland (1967), sind für Kultureinrichtungen und auch die Archivwelt wichtige Zäsuren. Nicht zuletzt zeigen die Ereignisse der jüngsten Stunde, dass der Schutz von Kulturgut aber nicht mehr ausschließlich vor dem Hintergrund bewaffneter Konflikte gedacht werden kann. Inzwischen muss er genauso vor dem Hintergrund des Klimawandels betrachtet werden, wie uns hier im Rheinland die Hochwasserkatastrophe von 2021 deutlich vor Augen geführt hat. In diesem Beitrag wird auf den Mehrwert der Bundessicherungsverfilmung in diesen Kontexten und auf mögliche Perspektiven eingegangen.

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Kurzvita von Dr. Sarah Rudolf, LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum

  • Magisterstudium an der Universität zu Köln
  • 2010 – 2017 Promotion an den Universitäten zu Köln, Vechta und Rostock
  • 2007 – 2012 freie Mitarbeiterin (Forschungsprojekt); studentische und wissenschaftliche Hilfskraft an der Universität zu Köln (Frühe Neuzeit, Neuzeit)
  • 2009 – 2012 Werkverträge beim Landesarchiv NRW
  • 2012 – 2015 Wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Universität Vechta (Geschichte des 17. bis 19. Jahrhunderts)
  • 2012 – 2013 Vertretung der Juniorprofessur von Prof. Dr. Christine Vogel
  • 2016 Mitarbeiterin beim Landesarchiv NRW
  • 2017 – 2019 Staatsarchivreferendariat beim Landesarchiv NRW
  • Seit Mai 2019 Landesarchivrätin im LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum (Koordination Digitalisierungszentrum und Digitales Kulturerbe)

Abstract zum Vortrag von Dr. Beate Sturm: Notfallverbünde: Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

Platzregen, ein Brand oder ein gebrochenes Wasserrohr: Ein Notfall ereignet sich zumeist plötzlich und unerwartet. Um den Schaden möglichst klein zu halten, müssen wir dann schnell und fachlich richtig reagieren.

Archive, die Teil eines Notfallverbundes sind, können rechtlich abgesichert und unbürokratisch Fachkolleginnen und -kollegen vor Ort um Hilfe bitten. Dies funktioniert jedoch nur, wenn der Notfallverbund nicht nur auf dem Papier besteht, sondern aktiv gelebt wurde und wird. In diesen nachhaltigen Strukturen kennen Kolleginnen und Kollegen das betroffene Archiv, haben in Bergungsübungen gemeinsam die notwendigen Handgriffe erlernt, kennen die Abläufe und wissen um die Beteiligung Dritter (z.B. Feuerwehr, Verwaltung, Dienstleister).

Nur durch dieses planvolle und vorbereitende Handeln (=Notfallmanagement) sind Archive in der Lage, auf verschiedene Notfallszenarien angemessen zu reagieren.

Der Vortrag beschäftigt sich am Beispiel des „Notfallverbund Kreis Kleve“ mit den Herausforderungen, einen Notfallverbund zu gründen und mit Leben zu füllen. Darüber hinaus zeigt er auf, welche positiven Auswirkungen dieses Notfallmanagement auf die verschiedenen Bereiche der Bestandserhaltung hat und wie dieses Wissen außerhalb des Archivs in der Verwaltung zum Einsatz kommen kann.

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Kurzvita Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

  • 2006 Abschluss des Studiums der Fächer Geschichte, Französisch, Pädagogik und Politik an der Universität Hannover und der Université de Rouen (Frankreich)
  • 2006 Promotion an der Universität Hannover zu einem frühneuzeitlichen Thema (Verschuldung von Privathaushalten 1550-1750)
  • 2006 – 2008 Vorbereitungsdienst für den höheren Archivdienst im Landesarchiv Baden-Württemberg und an der Archivschule Marburg
  • 2008 – 2009 Mitarbeit in einem EU-Projekt zur Langzeitarchivierung von Forschungsdaten für die Universität Göttingen und die Max-Planck-Gesellschaft
  • Seit 2009 Leitung des Kreisarchivs Kleve

Abstract zum Vortrag von Dr. Michael Habersack: Archive und Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist ein ebenso populärer wie umkämpfter Begriff. Auf der Seite catsforfuture.de findet sich sogar ein Beitrag über die Nachhaltigkeit von Katzenstreu. Aber was ist mit „Nachhaltigkeit“ eigentlich gemeint? Wann ist etwas nachhaltig? Wenn es wiederverwertet ist? Oder wieder verwertbar? Oder wenn es besonders lange hält? – Im Rahmen des C2C-Ansatzes ist Nachhaltigkeit wesentlich geprägt vom Gedanken der Zirkularität: Rohstoffe sollen nach ihrer Nutzung nicht zu Deponie-Müll und Dauerproblemen werden, sondern in den Rohstoffvorrat zurückfließen. So verstanden stehen Archive mit ihrem Anspruch der unbegrenzten Konservierung in einem Widerspruch zur Nachhaltigkeit. Das beginnt bereits mit dem Archivgebäude und seinem Energieverbrauch, betrifft aber auch das aufbewahrte Papier und die digitale Überlieferung.

Der Vortrag thematisiert an mehreren Beispielen die Konflikte zwischen archivischem Arbeiten und kreislaufwirtschaftlichen Ideen und stellt zum Teil Lösungsansätze vor. Der Schwerpunkt liegt auf dem Aspekt der Nachhaltigkeit im Archivbau.

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Kurzvita von Dr. Michael Habersack, Kreisarchiv Viersen

  • Studium der Mittleren und Neueren Geschichte und Katholischen Theologie an der Goethe-Universität Frankfurt und Geschichte an der Universität Paris IV-Sorbonne
  • 2004 – 2009 Wissenschaftlicher Mitarbeiter der Professur für Kirchengeschichte der Johann Wolfgang-Goethe-Universität Frankfurt am Main (Prof. Dr. Claus Arnold)
  • 2010 Promotion mit einer Arbeit über den Reichstagsabgeordneten und Röntgenpionier Friedrich Dessauer (1881–1963)
  • 2009 – 2011 Archivreferendariat beim Landesarchiv Baden-Württemberg
  • 2011/2012 Leiter des Projekts Archivberatungsstelle Hessen
  • 2013 – 2017 Wissenschaftlicher Referent des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums
  • Seit September 2017 Leiter des Kreisarchivs Viersen
  • Mitglied des BKK-Unterausschusses IT
  • Mitglied der nestor-AG Archivstandards