57. Rheinischer Archivtag: Programm und Anmeldung

Ab sofort können sich Mitarbeitende aus rheinischen Archiven sowie interessierte Kolleg*innen aus anderen Regionen zum diesjährigen Rheinischen Archivtag am 13. und 14. Juni 2024 im Rheinforum in Wesseling anmelden.
Hier geht es zur Anmeldung.

In diesem Jahr diskutieren Referierende und Plenum über “Visuelle Quellen – Fotos und Filme in Archiven”. 
Hier geht es zum Programm.

Sektion 3: Fragen und Diskussion

Herr Schröder, LWL-Archivamt, betont in Anknüpfung an Frau Schwarz die Bedeutung von Mentoring für die Weiterqualifikation von Mitarbeiter*innen. Herr Senk, LVR-AFZ, ergänzt hierzu, dass für Quereinsteiger auch die lokale bzw. regionale Vernetzung der Kommunalarchivarinnen und -archivare auf Kreisebene sehr wertvoll ist und in der Praxis oft weiterhilft. Ferner wirbt er unter Bezugnahme auf den Beitrag von Frau Mülders für die Ausbildung von FaMIs auch in kleinen und mittelgroßen Archiven.

Frau Becker und Frau Schwarz äußern sich auf Nachfrage von Frau Eibl über ihre Eindrücke, was Reformbedarfe in der Archivausbildung angeht. Betont werden Nutzen und Notwendigkeit von Kooperation – sowohl zwischen den ausbildenden Institutionen als auch in Fachkreisen. Frau Schwarz plädiert zudem für eine größere Durchlässigkeit zwischen den verschiedenen Qualifikationen. Frau Becker stimmt dieser Forderung grundsätzlich zu, sieht allerdings auf der normativen Seite größere Hürden.

Aus dem Publikum kommt die Frage nach einem grundständigen Studiengang Archivwissenschaft. Frau Becker beklagt den Mangel an empirischen Forschungen zu diesem Thema und verweist darauf, dass die Zahl an Lehrstühlen für Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft in der Vergangenheit stark zurückgegangen sei, allerdings auch, weil es den Lehrstuhlinhaber*innen vielfach an archivspezifischem Fachwissen mangele. Ferner verweist sie auf die wirkmächtige Tradition der verwaltungsinternen Archivausbildung. Frau Schwarz beklagt die Abwicklung des ehemaligen ostdeutschen Studiengangs Archivwissenschaft und das fehlende Promotionsrecht der FH Potsdam. Die Grundlagen für eine starke, innovative Archivwissenschaft in Deutschland fehlten daher.

Frau Eibl dankt den Referent*innen und den Teilnehmer*innen an der Diskussion.

 

Im Anschluss schließt Mark Steinert des 56. Rheinischen Archivtag. Er dankt den Referent*innen, dem Team des Stadtarchivs Krefeld und den weiteren lokalen Akteuren und dem Organisationsteam.

Martina Zech, Stadtarchivarin von Wesseling, lädt abschließend im Namen des Bürgermeisters zum 57. Rheinischen Archivtag nach Wesseling ein. Er wird am 13. und 14. Juni 2024 stattfinden.

Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements

von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

von Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Einleitend erläutert Frau Prof. Dr. Schwarz die augenzwinkernde Bedeutung ihres Vortragstitels: Bei der Auswahl von Kandidat*innen für die Besetzung archivischer Stellen solle es um “Sachbetreffe” gehen – vielfältige und individuelle Kompetenzen, die der beruflichen Praxis zuträglich sind, nicht allein starre Kriterien. Diese Forderung nach Offenheit auch gegenüber unbekannten Ausbildungswegen sei eine Schlussfolgerung aus der Offenlegung des sogenannten “Thomas-Kreislaufs”, wonach in Auswahlverfahren Personen mit strukturell ähnlichen Hintergründen bevorzugt werden (“Thomasse wählen Thomasse aus”). Diese Erkenntnis wirke sich heute bereits vielfach auf Stellenausschreibungen aus: an die Stelle eines traditionellen herkunftsbezogenen Anforderungskatalogs träten zunehmend inhaltsbezogene Zusammenstellungen geforderter Kompetenzen.

Die Studiengänge “B.A. Archiv”, “B.A. Bibliothekswissenschaft” und “B.A. Informations- und Datenmanagement” an der FH Potsdam sind zulassungsfrei; sie alle qualifizieren für den gehobenen Dienst. Für die Studiengänge “M.A. Archivwissenschaft” und “M.A. Digitales Datenmanagement”, die für den höheren Dienst qualifizieren, müssen sich Bewerber*innen einem Auswahlverfahren unterziehen; ferner müssen sie einschlägige Berufserfahrungen und – da es sich um berufsbegleitende Studiengänge handelt – eine Anstellung nachweisen. Inwiefern Absolventen eine Beamtenlaufbahn offensteht, ist von den Situationen in den Bundesländern abhängig und derzeit sehr unterschiedlich.

Bereits im Bachelorstudiengang Archiv können Studierende eigenständig Akzente setzen und ein individuelles Profil schärfen, beispielsweise durch die Wahl der Archive für die verpflichtenden Praktika oder durch die Auswahl des Themas der Abschlussarbeit. Diese spezifischen Schwerpunkte sind auch im abschließend ausgestellten Bachelorzeugnis ablesbar.

Der Masterstudiengang Archivwissenschaft bietet vielfältige Möglichkeiten, selbstständig Schwerpunkte zu wählen. Bei der Wahl der Themen der Masterarbeiten wird darauf geachtet, dass diese nicht ausschließlich auf die Situation des eigenen Arbeitgebers zugeschnitten sind, sondern auch verallgemeinerbare und vergleichende Aspekte beinhalten.

Durch die Kombination beispielsweise des Bachelors Archiv und des Masterstudiengangs Informationswissenschaften können Studierende ihre Qualifikationen vertiefen und ein individuelles Profil ausprägen. Auch der Bachelor Bibliothekswissenschaft vermittelt archivische Grundkompetenzen. Stärker auf die Wirtschaft ausgerichtet ist der Bachelor Informations- und Datenmanagement, wobei auch hier eine größere Zahl der Studierenden eine kulturwissenschaftliche Affinität aufweist.

Abschließend lenkt Frau Prof. Schwarz den Blick auf die Bewerber*innensicht. Sie verweist hier auf tendenziell unterschiedliche Perspektiven der Geschlechter auf Stellenausschreibungen und Arbeitgeber. Zunehmend sei der Wunsch, sich mit dem eigenen Arbeitgeber identifizieren zu können, ein maßgeblicher Motivationsfaktor. Nicht zuletzt sei auch eine dem Studienabschluss angemessene Stelleneingruppierung ein entscheidender Faktor, um Bewerber*innen ansprechen und gewinnen zu können.

Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Frau Dr. Becker präsentiert, wie Managementkompetenzen in der Marburger Ausbildung vermittelt werden. Entsprechende Kompetenzen seien überall dort notwendig, wo komplexe Aufgaben zu erfüllen seien. Daher würden Managementkompetenzen zunehmend seit den 1990er Jahren innerhalb der Ausbildung angeboten.

Die Rahmenbedingungen der verwaltungsinternen Ausbildung würden durch die entsprechenden Ausbildungsordnungen gesteckt. Ausbildungsträger seien in erster Linie die staatlichen Archive des Bundes und der Länder, teilweise in Kooperation mit anderen Stellen wie beispielsweise den Landschaftsverbänden in NRW. Die Ausbildung dauere für den gehobenen Dienst (Fachhochschulstudium) insgesamt drei Jahre, für den höheren Dienst (Referendariat) zwei Jahre. Beide Ausbildungsstränge seien geteilt in einen berufspraktischen Teil in den Ausbildungsarchiven sowie einen Fachstudienteil an der Archivschule. Einzelheiten seien in den Ausbildungsordnungen sowie den entsprechenden Modulhandbüchern geregelt. Dennoch bestünden Unterschiede in den einzelnen Ausbildungsteilen, die von Bund und Ländern übernommen werden würden.

Am Beispiel des Landes NRW präsentiert sie eine mögliche Ausgestaltung des Studiums: Dazu würden berufspraktische Studien im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsausbildung an den Hochschulen des öffentlichen Dienstes gehören. Da diese in jedem Bundesland anders ausgestaltet sei, müsste an der Archivschule teilweise für eine Angleichung der Kenntnisse gesorgt werden. Dies betreffe auch und insbesondere Managementkompetenzen, wie sie in zwei Modulen im Umfang von etwa 30 Stunden gelehrt werden würden.

Für die Ausbildung des höheren Dienstes bestehe seit der Reform des Studienganges das Ziel, die Referendarinnen und Referendare zu Fach- und Führungspersonal (beziehungsweise je nach Ausbildungsordnung des Bundeslandes zu Führungs- und Fachpersonal) auszubilden. Einzelheiten seien im Modulhandbuch geregelt. Dazu gebe es im praktischen Ausbildungsteil ein eigenes Modul unter dem Namen “Archivorganisation und Archivmanagement”. Insgesamt seien dort etwa 35 Unterrichtsstunden vorgesehen. In der Ausgestaltung gebe es jedoch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Bereich der Fachstudien an der Archivschule hingegen seien für das Modul “Verwaltungs- und Archivmanagement” mit acht Lehrveranstaltungen mit 150 Unterrichtsstunden zuzüglich 90 Stunden Selbststudium vorgesehen. 

Als Fazit formuliert Frau Dr. Becker einige Wünsche zur Weiterentwicklung der Fachausbildung: Demnach müssten im Fachhochschulstudium Verwaltungskompetenzen stärker berücksichtigt werden, da dies auch der Realität in vielen Kommunalarchiven entspreche; bislang sei das breite Aufgabenspektrum des gehobenen Dienstes nicht komplett in der Ausbildung abgebildet. Zudem sollten die Ausbildungsanteile in den einzelnen Bundesländern stärker vereinheitlicht werden. Im Bereich des Referendariats würde es sich empfehlen, eine stärkere Verbindung zwischen fachbezogenen und allgemeinen Managementkompetenzen zu ermöglichen. Übergreifend sei es wichtig, ein Gespür bei der Zusammenarbeit mit der Trägerverwaltung eines Archivs zu entwickeln. Zudem plädiert sie für eine engere Zusammenarbeit der einzelnen Ausbildungsträger und der Archivschule.

Sektion 3: Heute für morgen sorgen – Moderne Personalentwicklung

Moderation: Dr. Sabine Eibl, Landesarchiv NRW

Frau Dr. Sabine Eibl eröffnet die Sektion mit der Beobachtung, dass das Archivwesen sich seit längerem in einem Fachkräftemangel befinde, der sich in Zukunft noch verschärfen werde. Neue Wege seien daher gefragt, sich damit auseinanderzusetzen, damit der Fachkräftebedarf gedeckt werden könne. Diese seien zum Teil schon in Form von Ausbildungskooperationen beschritten worden. In der folgenden Sektion können weitere Ideen präsentiert werden, um sich dem Problem zu stellen.

Gesprächsrunde 3: Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende

Impulse: Annika Hansen und Ilona Schröder (Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland), Monika Marner (LVR-AFZ)

Moderation: Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ)

Frau Fiegenbaum begrüßt alle Teilnehmenden zur Gesprächsrunde 3 “Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende”. Spätestens seit Corona seien digitale Weiterbildungsmöglichkeiten wichtiger geworden, auch für Mitarbeitende in Archiven. Zu Beginn macht Frau Fiegenbaum eine kleine Umfrage zum bisherigen Erfahrungsstand des Plenums: Wer hat bereits an digitalen Angeboten zum Thema Archivarbeit teilgenommen? Wer hat selbst schon digitale Angebote erarbeitet oder plant dies demnächst? Die Rückmeldung ergibt, dass die meisten Anwesenden in der Vergangenheit an digitalen Fort- und Weiterbildungsangebote teilgenommen haben. Bei der eigenen Konzeption und Umsetzung sieht es anders aus: Kaum jemand hat selbst digitale Angebote für den Bereich Archiv erarbeitet oder hat dies in näherer Zukunft vor.

Bevor die Gesprächsrunde anhand zweier Impulse eingeleitet wird, benennt Frau Fiegenbaum einige Leitfragen für die Gesprächsrunde: Brauchen wir digitale Angebote im Archivwesen und welche Themen sind für Weiterbildungsangebote wichtig? Welche Tools benötigen wir oder stehen schon zur Verfügung? Wie können digitale Angebote auch mit geringen Ressourcen – zum Beispiel in kleineren Archiven – umgesetzt werden? Wie ist die Resonanz und lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Frau Fiegenbaum begrüßt die Referentinnen und leitet zum 1. Impuls über.

Impuls 1: Lernvideos “Einführung in die Schriftgutverwaltung” des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR)

Das Angebot findet sich auf YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=HYgqgQTpgtQ

In Vertretung für Ruth Rockel-Boeddrig übernehmen die Kolleginnen Annika Hansen und Ilona Schröder (beide Archiv der EKiR) den Impuls und stellen sich kurz vor.

Auslöser für das im letzten Jahr vom Archiv der EKiR erarbeitete digitale Angebote war die Corona-Situation. Zuvor wurden zum Thema Schriftgutverwaltung Zentrallehrgänge sowie regionale Lehrgänge auf Kreisebene als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Während Corona brauchte man etwas Schnelleres, was nicht mehrtägig ist. Dazu kam als weiteres Thema die Einführung von DMS.

Zielgruppe für das Angebot sind in erster Linie kirchliche Mitarbeitende. Diese Gruppe ist an sich allerdings nicht homogen: Es handelt sich um Mitarbeitende auf unterschiedlichen hierarchischen Ebenen, mit unterschiedlichen Ausbildungen, mit unterschiedlichem Vorwissen und verschiedenen Skills, die sie mitbringen. Wichtig war für das Archiv der EKiR der Einheitsaktenplan, der für alle gültig ist und alle Teilnehmenden miteinander verbindet. Nutzende des Aktenplans bringen jedoch sehr unterschiedliche Voraussetzungen mit.

Bei der Planung müsse man sich darüber im Klaren sein, welcher Bedarf herrscht. Onlineangebote sollten grundsätzlich zeitsparend sein. Sie sollten für Interessierte und Teilnehmende einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren sein. Wichtig sei ein möglichst niederschwelliger Einstieg mit kleinen Videos bzw. kleinen Themenpäckchen (kurz + kompakt).

Niederschwellig bedeutet z. B. Power Points mit Audiodateien (Dauer ca. 15min.) Diese werden auf der eigenen Website bereitgestellt. Der Einheitsaktenplan wird zudem online als Datei zum Download bereitgestellt. Bei einem Relaunch der eigenen Website wurde gleichzeitig ein eigener YouTube-Kanal ins Leben gerufen. Hier sind nach aktuellem Stand bereits drei Videos veröffentlicht (Einheitsaktenplan, Wie baue ich eine Registratur auf?, Wie baue ich eine digitale Registratur auf ohne DMS?).

Frau Schröder und Frau Hansen geben einen Ausblick: Zum Thema “Novellierung des Kassationsplan” soll es ein weiteres Video geben. Künftig seien außerdem begleitende Zoom-Meetings denkbar, um eine bessere Interaktion mit den Nutzenden zu ermöglichen. Die zur Verfügung stehenden YouTube-Videos werden nur “konsumiert”, fördern aber keinen Austausch und bieten keinen Raum für Interaktion.

Eine Herausforderung ist die Erwartungshaltung der Teilnehmenden. Beide Referentinnen weisen ausdrücklich darauf hin, wie wichtig es ist, sich bei der Entwicklung digitaler Weiterbildungsangebote zu verdeutlichen, was erwartet wird und was zu leisten ist. Als besonders wichtig wird daher auch ein sich an das digitale Angebot anschließender Evaluationsbogen erachtet, der für Verbesserungen und Weiterentwicklungen genutzt werden sollte.

Frau Fiegenbaum dankt für den Impuls und die Vorstellung des Beispiels und leitet über zur Rückfragerunde ins Plenum.

Frage aus dem Plenum: Besteht die Zielgruppe aus Betreuenden von Pfarrarchiven?

Antwort: Ja, hauptsächlich. Alle, die mit Schriftgutverwaltung betraut sind. Aber z. B. auch Ehrenamtliche und Quereinsteiger*innen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie lange dauert es, ein 15minütiges Video zu machen?

Antwort von einem Kollegen aus dem Archiv der EKiR: Die Erstellung eines Videos dauert ca. drei Tage bis zu einer Woche. Frau Schröder ergänzt, dass so gut ein Video auch ist, es nicht die Präsenzveranstaltung ersetzt.

Frage aus Plenum: Wie lange machen Sie diese Videos bzw. digitalen Angebote schon?

Antwort der Referentinnen: Die ersten Videos wurden Ende 2022 veröffentlicht. Da der Zeitraum noch nicht so lange ist, können zur Resonanz kaum Aussagen gemacht werden. Aber es kamen zunehmend mehr Anfragen nach digitalen Formaten bzw. Fortbildungen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie werden Videos vom Archiv der EKiR beworben?

Antwort von Frau Schröder: Homepage, Twitter, Facebook, auf allen zur Verfügung stehenden Kanälen.

Es wird zum 2. Impuls übergeleitet, den Monika Marner vom LVR-AFZ übernimmt.

Impuls 2: E-Learning-Angebote “Bestandserhaltung” und “Notfallvorsorge”, entstanden unter Mitwirkung des LVR-AFZ

Das Angebot findet sich unter: www.bestandserhaltung.eu

Frau Marner stellt die beiden E-Learning Kurse zur Notfallvorsorge und Bestandserhaltung (aus 2022) vor. Der Kurs “Bestandserhaltung” (erarbeitet von 2014-2016) vermittelt den grundlegenden Umgang mit Archivgut. Der Kurs “Notfallvorsorge” (erarbeitet 2022) vermittelt Wissen, was in einem Notfall bzw. Katastrophenfall im Archiv(magazin) zu tun ist, sowie grundsätzlich zum Thema Notfallprävention. Zwischen beiden Kursen habe sich vor allem technisch viel getan.

Beide Kurse wurden zusammengeführt und sind nun frei im Netz über die Website www.bestandserhaltung.eu erreichbar. Das Webangebot zur Notfallvorsorge könne komfortabler betreut und auch leichter bearbeitet werden (via WordPress). Der Kurs zur Notfallvorsorge sei ein sogenanntes Web-based Training. Die wichtigsten Elemente sind: Texte und Übungen (z. B. Situationen, Fälle); Anleitungsvideos; Dokumente zum freien Download (z. B. Muster zum Anpassen für eigene Institution) sowie Zeitzeug*inneninterviews.

Die „Fortbildung als Plattform“ sei ein künftig anvisiertes Ziel. Wünschenswert ist für Frau Marner eine Anpassung des ersten Kurses an den zweiten, was allerdings noch eines Aufwandes in der Umsetzung bedarf.

Frau Marner berichtet kurz von ihrem Eindruck bei der diesjährigen Messe „LEARNTEC“ in Karlsruhe. Sie war insofern inspirierend, weil man sehen konnte, welche Tools und digitale Plattformen auf dem Markt erhältlich sind. Über WordPress könne schon vieles umgesetzt werden, dies sei aber mitunter etwas kniffelig.

Wieder wird nach dem Impuls in die Diskussion im Plenum übergeleitet.

Frage aus dem Plenum: Wird es noch Erläuterungen zu den im Notfallvorsorgemodul eingestellten Videos geben?

Antwort von Frau Marner: Nein, das sei nicht vorgesehen, dafür sind Texte da. Die Videos veranschaulichen bzw. begleiten die zuvor auf Textbasis gegebenen Informationen.

Frau Eitelmann (StA Leichlingen) lobt den Kurs „Notfallvorsorge“ und „Bestandserhaltung“, gerade auch für Quereinsteiger*innen im Archiv wie sie selbst.

Frage aus Plenum: Wie lange ist die Dauer eines Kurses?

Antwort von Frau Marner: Der Kurs “Bestandserhaltung” sei etwas kürzer als der Kurs “Notfallvorsorge”, aber mindestens eine Stunde sollte eingeplant werden. Die Nutzung des Kurses ist flexibel händelbar; Lerneinheiten können jederzeit unterbrochen und wiederaufgenommen werden. Auch können Nutzende die Module frei wählen und sich die Reihenfolge selbst aussuchen. Beide Kurse seien grundsätzlich frei zugänglich (kostenlos). Zielgruppe sind alle Personen, die mit Archiven oder anderen kulturellen Einrichtungen betraut sind.

Frage aus Plenum: Ist geplant, einen weiteren Kurs zu einem anderen archivischen Thema zu konzipieren? Und würde man so etwas als Archiv selbst planen, könnte man mit Förderungen durch das LVR-AFZ rechnen?

Antwort von Frau Marner: Nach aktuellem Stand gibt keine konkreten Planungen beim LVR-AFZ für die Entwicklung eines neuen Moduls in naher Zukunft. Fördermöglichkeiten für die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote durch Archive müssten in konkretem Einzelfall erörtert werden.

Frage aus Plenum: Gibt es bereits von anderen Archiven Videos, wo z. B. gezeigt wird, wie eine Akte gereinigt wird?

Antwort von Frau Marner: Es gibt zum Beispiel kleine Videos vom Landesarchiv NRW. Man findet auch auf YouTube immer mal wieder solche Videos.

Anmerkung aus Plenum: Es gibt viele Angebote, die aber nicht einfach auffindbar sind. Es sollte eine Zusammenführung, eine Art Übersicht über verfügbare digitale Weiterbildungsangebote geben.

Frage von Frau Fiegenbaum an das Plenum: Hat jeder vom Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, solche digitalen Angebote überhaupt zu nutzen (z. B. Head-Set, Kamera, Zugangsvoraussetzungen).

Es zeigt sich, dass die Grundausstattung vorhanden zu sein scheint. Allerdings ist es ein Problem, dass Institutionen unterschiedliche Tools für Videokonferenzen nutzen. Aus dem Homeoffice ist der Zugang in der Regel einfacher.

Frau Fiegenbaum sammelt Themenvorschläge für digitale Formate aus dem Plenum: Bewertung, rechtliche Fragestellungen (also Rechtsfälle), allgemeine Einführung ins Archivwesen (für nicht-archivisches Personal: Was ist ein Archiv? Was wird in einem Archiv gemacht?), Umsetzung von IPM.

Frau Marner erläutert, dass Präsenzveranstaltungen wieder mehr in den Fokus genommen werden. Es ist vorstellbar, dass man einmal im Jahr eine digitale Sprechstunde veranstaltet, um sich auszutauschen über vergangene Themen in stattgefundenen Fortbildungen oder auch Nachfragen.

Bitte aus Plenum zum Archivportal NRW: „How to do“-Anleitung: Was muss ich tun, welche Dateien muss ich wie generieren, um sie ins Archivportal NRW einzuspeisen. In diesem Zusammenhang wird der schlechte Support des Archivportals bemängelt. Es gebe aber schriftliche Anleitungen zur Benutzung des Archivportals. Das LVR-AFZ bietet für die rheinischen Archive dazu bereits Schulungen an, bisher als Präsenzveranstaltung auf Ebene der archivischen Arbeitsgemeinschaften im Rheinland. Bitte aus Plenum an das AFZ-LVR, hier digitale Angebote zu erweitern.

Frage aus Plenum: Gibt es einen Trend, was sich Kursteilnehmende wünschen, z. B. lieber digitale Veranstaltungen oder wieder mehr in Präsenz?

Antwort von Frau Marner: Subjektiv empfunden kommen kurze Formate online sehr gut an. Veranstaltungen, die mehrtägig sind, würde Frau Marner aufgrund der Anstrengung die ganze Zeit am PC sitzen zu müssen, eher nicht durchführen wollen.

Stimme aus Plenum dazu: Es wurden höhere Teilnahmezahlen bei hybrid durchgeführten Veranstaltung registriert. Aber es müsse dann auch technisch alles einwandfrei laufen, damit es eine gut annehmbare Veranstaltung wird. Herr Stumpf vom LWL-Archivamt benennt das Problem, dass Mitarbeitende bei hybrider Veranstaltung keine Dienstreisegenehmigung mehr erhalten, da digitale Teilnahme kostengünstiger ist. In Westfalen werden daher Angebote in Präsenz bevorzugt, weil das Miteinander und die Gespräche am Rande in digitaler Form nicht möglich sind (auch wenn in Präsenz natürlich mehr Kosten anfallen).

Insbesondere die Zusammenführung und Auffindbarkeit aller digitalen Fortbildungsangebote im Bereich Archiv wird von den Teilnehmenden als wünschenswert erachtet. Frau Fiegenbaum schließt die Gesprächsrunde und dankt den Referentinnen für die Impulse sowie allen Teilnehmenden herzlich für die rege Beteiligung. Die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote werde die Archivfachcommunity in den kommenden Jahren weiter beschäftigen, um Wissenstransfer zu ermöglichen und insbesondere Quereinsteiger*innen den Einstieg in archivische Tätigkeiten zu erleichtern. 

Gesprächsrunde 1: In Ausbildung – Erfahrungsaustausch von FaMI-Azubis, Anwärter*innen, Studierenden, Referendar*innen, Berufseinsteiger*innen und Ausbilder*innen. (Moderation: Matthias Senk)

Das LVR-AFZ beschäftigt das Thema der Ausbildung intensiv, da hier sowohl ausgebildet wird als auch bei der Ausbildung in den nicht-staatlichen Archiven im Rheinland beraten und unterstützt wird. Das neue Format der Gesprächsrunden ist ein Ansatz in einen offenen Austausch mit Ausbildenden und Auszubildenden zu kommen, in denen die virulenten Themen angesprochen, Fragen gestellt und Erfahrungen ausgetauscht werden können. In der Gesprächsrunde sind neben den Ausbildungsinstitutionen FH Potsdam (Frau Schwarz) und der Archivschule Marburg (Frau Becker) auch Auszubildende, Referendar*innen und Studierende der FH Potsdam anwesend. Aber auch an einer künftigen Ausbildung Interessierte nehmen teil. 

Einleitend wenden sich Frau Sabine Eibl (LAV NRW) und Herr Matthias Senk (LVR-AFZ) an die Berufseinsteiger*innen, deren Ausbildung in der nähere Vergangenheit liegt. hier wird nach den ersten Erfahrungen der Kolleg*innen gefragt. Vor allem Aspekte, die eventuell gefehlt haben sind von Interesse. Herr Senk weist auf einen Erfahrungsbericht hin, der in der nächsten Ausgabe der Archivpflege (LWL) erscheinen wird, in dem auch durchaus kritische Punkte angesprochen werden – insbesondere Aspekte, die den Autor*innen im Job aufgefallen sind, auf die sie sich durch die Ausbildung nicht vorbereitet gefühlt haben.

Ein erster zentraler Punkt ergab sich aus der unklaren Definition des Erwartungshorizontes an FaMI-Stellen. Eine Vielzahl der Bewerbenden ist für den Ausbildungszweig deutlich zu hoch qualifiziert, was nicht selten dazu führt, dass die Auszubildenden nach Erlangungen des Abschlusses einer Weiterqualifizierung entgegenstreben und nur wenige FaMIs als Mitarbeitende auf diesen Stellen gebunden werden können. Man ist sich einig, dass definiert werden muss, was von den Bewerbenden erwartet wird, denn ein Studium ist nicht die ursprüngliche Idee als Voraussetzung der FaMI-Ausbildung. 

Mark Steinert (LVR-AFZ) merkt daran anknüpfend an, dass es derzeit auch für die Absolventen des gehobenen Dienstes der Archivschule Marburg fehlende Weiterbildungsmöglichkeiten für eine Qualifizierung für den höheren Dienst gibt. Er regt die Gleichstellung des Marburger Diploms mit dem Bachlorabschluss der FH Potsdam an, sodass dort auch der FH-Master Archivwissenschaft erworben werden kann, um den Aufstieg in den höheren Dienst möglich zu machen, da der Weg in das Referendariat dieser Gruppe ebenfalls versperrt ist. Frau Schwarz und Frau Becker berichten, dass dieses Thema bereits im Gespräch ist und es detaillierter Klärungen hinsichtlich zu erlangender Studien-Credits und vor allem auch des Beamtenstatus der potentiellen Bewerbenden bedarf. Frau Schwarz weist aber auch darauf hin, dass der Masterstudiengang auch derzeit schon sehr stark nachgefragt ist. Frau Becker ergänzt für die Archivschule Marburg, dass es derzeit eine Hand voll Absolvent*innen des gehobenen Dienstes gibt, die Interesse an einem Aufstiegsstudiengang für den höheren Dienst hätten. An einen Lehrgang könne allerdings erst ab 10 Teilnehmenden gedacht werden. 

Herr Patt (LVR-AFZ) spricht die Frage der Qualifizierung des gehobenen Dienstes und der FaMIs für Leitungspositionen an. Hier wurde häufig zurück gespiegelt, dass die Berufseinsteiger in Leitungspositionen sich überfordert und unvorbereitet fühlen. Er fragt, ob dies nicht ein Stück weit die Normalität der Übernahme einer Leitungsposition ist, oder ob dies ein tiefergreifendes Problem der Ausbildung ist. Marc Martin (Stadtarchiv Duisburg) erklärt, dass seiner Meinung nach Überforderung auch vorhanden sein muss. Dies sei durchaus normal an der Leitungsposition. Er kritisiert jedoch, dass die Ausbildung zu verschult ist. Das duale Studium erlaubt nicht, in den Arbeitsrhythmus hineinzukommen. Die Zerstückelung einer Arbeitswoche in schulische Unterrichtstage und Praxistage ist seiner Meinung nach zu kleinteilig. Viel könnte darüber aufgehoben werden, wenn man in den Ausbildungsstätten tiefer in die Arbeitsabläufe und Verwaltungsabläufe integriert werden könnte. Für ihn waren die Informatorien die Zeit, in der konstante Arbeit im Archiv kennengelernt werden konnte. Er betont, dass vor allem das Erlernen von Arbeitsprozessen relevant für den Berufseinstieg ist, während z.B. Kenntnisse von historischen Kontexten auch im Selbststudium erlangt werden können. Insbesondere für Leitungspositionen sei dies wichtig. Er bemängelt auch, dass Archivmanagement zur Zeit seiner Ausbildung an der Archivschule nur im höheren Dienst angeboten wurde – in der Realität gibt es in Kommunalarchiv aber auch den gehobenenen Dienst und auch FaMIs, die Leitungspositionen übernehmen. Herr Martin plädiert für ein Blockunterrichtsteil für die theoretische Ausbildung, die eine längere zusammenhänge Praxisphase in den Ausbildungsarchiven zuließen. Aus dem Plenum kommt die Zustimmung, dass auf diese Weise auch das Ausbildungsarchiv von mehr Praxiszeit profitieren könnte. 

Auch für die FaMI-Ausbildung, die dezentral an den Berufsschulen angesiedelt ist, wird von einer zu starken Zerstückelung des Schul- und Praxistage berichtet. Insbesondere lange Anfahrtszeiten und die langen Tage (teilweise 8 Unterrichtsstunden) führen zu Ermüdung der Auszubildenden. Auch hier könnte Blockunterricht dafür sorgen, dass die Auszubildenden aufnahmefähiger bleiben. Frau Fiestelmann, die ihre Ausbildung in Berlin absolviert hat, berichtet von den Vorteilen des dort durchgeführten Blockunterrichts an den Berufsschulen. 

Frau Dörnemann (thyssenkrupp Corporate Archives) erkundigt sich nach der Möglichkeit,  Ausbildungsarchiv für die FaMI-Ausbildung zu werden und fragt, ob es denn denkbar wäre, dass in einem Wirtschaftsarchiv ausgebildete Fachkraft auch im kommunalen Archivwesen Fuß fassen könnte. Herr Pickert (Archiv für Christlich-Demokratische Politik der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V.) verweist darauf, dass der Ausbilder*innenschein erlangt werden muss und dies dann bei der Bezirksregierung eingetragen werden kann. Hier gibt es auf der Webseite auch einen Leitfaden für die Ausbildung. Wichtig ist, dass man den Lehrplan abdecken können muss und evtl. Kooperationen mit Bibliotheken anbieten sollte. In der Umsetzung können unter anderem auch Praktika in Kommunalarchiven angeboten und durchgeführt werden. Herr Senk weist darauf hin, dass die Bezirksregierung in Köln für NRW zuständig ist, nicht die IHK oder andere Kammern.  

Herr Steinert weist auf diverse Diskrepanzen in den Profilen der Bewerbenden hin. So gibt es beispielsweise promovierte Historiker, die die FaMi Ausbildung machen wollen. Unter den Anwesenden FaMIs waren beispielsweise 3 von 4 bereits studiert. Dies führt seiner Meinung nach auch zu Problemen in der Ausbildungslandschaft: Wenn Studierte in Ausbildungslehrgängen gehen, für den die mittlere Reife ausreicht, haben diese Personen mit abgeschlossenen Studium und der praktischer FaMI Ausbildung fast eine bessere Qualifikation als der gehobene Dienst. Die Motivation sich dann für eine Stelle des gehobenen Dienstes weiter zu qualifizieren sei daher nur verständlich und macht es schwierig FaMIs zu halten. 

Aus dem Kreis der anwesenden FaMIs wird bemängelt, dass in den Schulen kein Bewusstsein für den Berufszweig Archiv geschaffen wird. Die Präsenz in den Schulen fehlt, für Schüler gibt es so gut wie keine Informationsquellen. Berührungen mit dem Archivwesen erfolgen erst im Rahmen des Studiums. Auch im Internet sei dieser Ausbildungsberuf unterrepräsentiert. Herr Senk weist darauf hin, dass auch der gehobenen Dienst eigentlich als Ausbildung nach dem Abitur vorgesehen ist, die Bewerbenden aber fast ausschließlich studierte Personen sind.

Herr Martin plädiert für eine klare Definition der Ausbildungswege und die damit verbundenen Erwartungshaltungen: welcher Ausbildungszweig setzt welche Qualifikation voraus – die einstellenden Behörden sollten hier eine klarere Position beim Besetzen der Stellen beziehen. Frau Becker betont, dass hier die ausbildenden Archive reagieren und informieren müssen. Die Ausbildung ist an den entsprechenden Abschlüssen ausgerichtet. So sie z.B. auch eine Öffnung des höheren Dienstes für nicht-promovierte Bewerbende eine Problematik, die vor allem anhand des traditionellen Denkens in den Ausbildungsarchiven verankert ist. Ihrer Meinung nach wäre auch eine Abkehr von dem Bild der Archivar*innen als Landeshistoriker*innen wichtig, Soziolog*innen oder Politolog*innen können einen wichtigen Beitrag für die künftige Arbeitsweisen in Archiven bieten. Herr Steinert betont, dass es schwer ist, höher qualifizierten Bewerbenden zu kommunizieren, dass diese zu gut sind. Das Festhalten an der Promotion als Qualifikation für die Ausbildung zum höheren Archivdienst sieht er als Überheblichkeit und Arroganz der ausbildenden Archive, die in einigen Fällen Stellen lieber unbesetzt lassen als nicht-promovierte Bewerbende einzustellen. In Brauweiler erlebe man in der Durchmischung des höheren Dienstes den Mehrwert der Symbiose der unterschiedlichen Ausbildungshintergründe. Sich diesem zu verwehren, verhindert Aufstiegschancen vom gehobenen in den höheren Dienst und vermittelt vor allem ein Zweiklassendenken hinsichtlich der Ausbildungswege.

Frau Habersack (Wilh. Wehahn KG) verweist auch auf das allgemeine Überangebot an studierten Bewerbenden, die sich aus der allgemeinen Tendenz innerhalb des Bildungssystems ergibt, dass überproportional viele Menschen Abitur machen. Das Interesse am praktische Arbeiten wird meist erst nach Beginn eines Studiums ausgeprägt. Frau Schwarz und Frau Becker können dies bestätigen, in den Lehrgängen des gehobenen Dienstes befinden sich rund 50% mit Hochschulabschluss bzw. Studienabbrecher.

Aus dem Plenum wird die geringe Anzahl der Ausbildungsplätze kritisiert. Herr Senk verweist darauf, dass dies bereits seit Jahren in der Diskussion ist und die Kapazitäten bereits gesteigert wurden, aber auch die Ausbildungsstellen Kapazitätsgrenzen haben.

Frau Pilger (LAV NRW) verweist auf einen weiteren Punkt, der die Stellenbesetzung im höheren Dienst betrifft. Im Rahmen der letztjährigen Ausgabe der Fachzeitschrift “Archiv. Theorie und Praxis”, die sich spezielle dem Thema Frauen und Archiv gewidmet hat, hat Frau Pilger eine Analyse bezüglich des Frauenanteils durchgeführt. Diese hat ergeben, dass Frauen im höheren dienst unterrepräsentiert – im gehobenen Dienst hingegen überrepräsentiert sind. Als Schlussfolgerung daraus zog sie, dass Frauen aufgrund ihrer Biografien nicht in die Promotion kommen. Frau Becker betont, dass im aktuellen Kurs an der Archivschule mehr Frauen als Männer ausgebildet werden. 

Herr Dressel (Stadtarchiv Zwickau) verweist auch auf die häufig niedrige Vergütung von FaMI-Stellen, was eine weitere Motivation für Weiterqualifikation in den gehobenen Dienst darstellt.

Herr Pilger (Stadtarchiv Duisburg) weist deutlich darauf hin, dass die Anforderungen gesenkt werden müssen, da das Archivwesen mehr Diversität braucht. Insbesondere Migrant*innen sind durch die hohen Hürden benachteiligt – diese müssen unbedingt integriert werden, da die Belegschaften der Archive nicht mehr repräsentativ für unsere Gesellschaft sind.

Jonas Springer (derzeit Referendar an der Archivschule Marburg/Geheimes Staatsarchiv preußischer Kulturbesitz) bestätigt den Eindruck, dass Managementaspekte in der Ausbildung zu kurz kommen. Er regt an, die Auszubildenden enger in die Planung und Durchführung von Praktika einzubeziehen. So kann früh eine Sensibilisierung für Personalverantwortung und Management erlangt werden. 

In seinem Schlusswort wünscht sich Herr Senk eine Fortsetzung dieses Formates und einen weiteren offenen Austausch über diese wichtige Thematik.

 

 

 

 

Panel B: Fragen und Diskussionen

Rückfrage an Frau Richter, wieviel Zeit sie investiert hat. Sie antwortet, dass für 20 lfm Archivgut etwa 24 Arbeitsstunden für die Kartierung der Akten aufgewandt worden sind.

Nachfrage an Herrn Cecconi, wie er das Hauptamt und die Kämmerei zur Mitarbeit eingebunden bekommen hat. Er antwortet, dass entscheidende Faktoren die Übernahme des Bauaktenarchivs und die daraus resultierenden Kapazitätsprobleme sowie weitere größere Übernahmemengen waren. Ebenso hat die Erarbeitung eines generellen Konzeptes für die Kulturabteilung Chemnitz dazu beigetragen, das Stadtarchiv in der Verwaltung in den Fokus zu rücken.

Weitere Nachfrage an Herrn Cecconi, wie das konkrete Vorgehen in der weiteren Standortsuche aussieht. Er antwortet, dass bei der Begutachtung von möglichen Objekten v.a. die einschlägigen DIN-Normen als Kriterien dienen. Nach der Berechnung der möglichen Nutzung wird die Entscheidung über Neubau oder Adaption getroffen. Sollte bis zum kommenden Jahr keine Lösung gefunden werden können, müsse der Stadtrat eine neue Entscheidung dazu treffen.

Nachfrage an Frau Richter, ob sich eine solche Kartierung auch für “weniger” zentrale Bestände lohnen würde bzw. sich Prioritäten hierfür entwickeln lassen könnten. Sie antwortet, dass sich dies vor allem aus dem allgemeinen Zustand eines Bestandes heraus entwickeln lasse. Bei stärker beschädigten Beständen lohne eine Kartierung eher als bei anderen. Allerdings sei möglicherweise die Förderfähigkeit von Restaurierungsmaßnahmen schon ein Entscheidungskriterium. Sinnvoll ist natürlich auch die Auswahl nach Nutzungsfrequenz sowie die Perspektive auf eine stärkere Nutzung, z.B. aufgrund von Jubiläen oder Projekten.

Herr Schneider merkt an, dass der Aufwand der Kartierung selbstverständlich mit steigender Größe des Bestandes immer aufwändiger wird. Als Beispiel führt er die Kalkulation der Schäden des Stadtarchivs Köln nach dem Einsturz an. Auf Grundlage von Bestandsstatistiken wurde eine grobe Schätzung über die Bergungsmengen erstellt. Diese wurden anschließend in drei verschiedene Schadensklassen eingeschätzt. Damit wurde eine grobe Kostenkalkulation für die Restaurierung der Archivalien erstellt. Berücksichtigt wurde hierbei auch die Möglichkeit, Schäden durch Hilfskräfte restaurieren zu lassen.

Nachfrage an Frau Richter, ob die Kartierung nicht auch stichprobenartig möglich wäre. Sie antwortet, dass dies von der Größe des Bestandes abhänge. Bei kleineren Beständen sei das detaillierte Vorgehen durchführbar. Bei größeren sei sicherlich auch eine Stichprobenmethode sinnvoll.

Weitere Rückfrage an Frau Richter, was passiere, wenn eine KEK-Förderung für das Projekt ausbleiben würde? Sie antwortet, dass sie in diesem Fall im kommenden Jahr einen neuen Anlauf nehmen würde. Ansonsten würde sich die Restaurierung über einen längeren Zeitraum hinziehen.

Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich

von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen

von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Herr Dr. Cecconi präsentiert heute die Etablierung und Umsetzung des Archiventwicklungsplan des Stadtarchiv Chemnitz, welcher 2017 nach einer Umstrukturierung innerhalb der Stadtverwaltung angestoßen worden ist.

Ausgangspunkt war eine IST-Analyse des Archivs im Jahr 2017. Untersucht wurden u.a. die Zukunft der verschiedenen Standorte und die ausbleibenden Arbeitszeiten der damaligen Mitarbeitenden, Integration neuer Gesetze und Aufgaben und anstehende Großprojekte der kommenden Jahre. Kurzfristige Baustellen waren v. a. die Einbindung  und Vernetzung des Archivs in die Kulturlandstrategie mit Blick auf das anstehende Stadtjubiläum und die Erhebung Chemnitz zur Kulturhauptstadt Europas 2025. Langfristig waren insbesondere die Sicherung von Personalressourcen über die Verrentung der aktuellen Mitarbeitenden hinaus und die Planung des benötigten Neubaus.

Für die Personalplanung ging er von den Pflichtaufgaben des Archivs aus und formulierte gegenüber der Verwaltung sogar einen Mehrbedarf für neue Aufgaben wie die digitale Langzeitarchivierung. Für die Planung eines neuen Standortes ging das Stadtarchiv von einer Kalkulation der in Zukunft zu übernehmenden Akten aus und plante auf dieser Grundlage den Bedarf. Auch in der Digitalen Agenda der Stadt Chemnitz hat sich das Archiv als eine tragende Säule zur Digitalisierung der Stadtverwaltung aktiv eingebracht.

Alle diese Maßnahmen und Herausforderungen und Lösungen haben im Archiventwicklungskonzepts des Stadtarchiv einen einheitlichen Rahmen erhalten. Dieser wurde für einen Horizont von sechs Jahren gemeinsam mit dem Hauptamt und der Kämmerei erarbeitet und durch einen Ratsbeschluss offiziell beschlossen. Die Coronakrise hat allerdings die Umsetzung des Plans in der Realität erschwert. Die vorhandenen Ressourcen stimmten nicht mehr mit der Planung überein, neue Aufgaben traten hinzu. Dennoch ist heute ein Umsetzungsstand von rund 70% erreicht. Ungeklärt ist beispielsweise die Lösung der Standortfrage.

 

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Panel B: Methoden und Instrumente zur Archiventwicklung

Moderation: Dr. Magnus Dellwig, Stadtarchiv Oberhausen

Dr. Magnus Dellwig berichtet aus seiner eigenen Erfahrung in einer Stadtverwaltung. Viele städtische Verwaltungsstellen hätten gelernt, ihre Bedürfnisse gezielt bei den Entscheidungsträgern vorzubringen und für sie positive Ergebnisse zu erzielen. Vor diesem Hintergrund möchte er Thesen für die spätere Diskussion präsentieren:

  1. Archivmanagement ist am erfolgreichsten, wenn es nicht nur als Führungsaufgabe verstanden wird. Unterschiedlichste Fachkenntnisse innerhalb des Archivs müssen zusammengeführt werden, um nach Außen besser kommuniziert werden zu können.
  2. Je kleiner die Organisationseinheit, desto wichtiger ist das ganzheitliche Auftreten gegenüber dem Träger.
  3. Visionen helfen bei der Entwicklung des Archivs. Durch die Überlegungen zu einem Idealtypus “Archivmanagement” könne die eigene Arbeit verbessert werden.

Aktuelle Stunde

Moderation: Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

1. Fotokonservierungsprojekt – Theresa Fritzen M.A., LVR-AFZ

Das Projekt ist auf zwei Jahre ausgelegt, wird im Technischen Zentrum des LVR-AFZ durchgeführt und durch die Deutsche Bundesstiftung Umwelt gefördert. Eine Umfrage zum Stand der Fotoarchivierung 2020 in rheinischen Archiven hat gezeigt, dass es diesbezüglich großen Beratungs- und Optimierungsbedarf gibt. Das Projekt gliedert sich in drei Arbeitspakete: Die Analyse des Ist-Zustands vor Ort, die Ausarbeitung von Konzepten zur Bestandserhaltung und die Entwicklung von modellhaften Strategien, die dann auch in anderen Archiven zum Einsatz kommen können. Das Ziel des Projektes ist es, fotografisches Kulturgut zu erhalten. Dazu wird vor Ort Wissen vermittelt, im LVR-AFZ gebündelt und in Fortbildungsveranstaltungen weitergetragen. Im Mittelpunkt stehen dabei die besonderen konservatorischen Erfordernisse bei der Archivierung von Fotografien. 

2. Förderung – Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) 2023 ist gut angelaufen, die Verfahren auch zur Bedarfsanmeldung haben sich bewährt. Allerdings müssen die Formulare an die Erfordernisse des OZG angepasst werden. Alle Förderbereiche sind überzeichnet; auf die Entsäuerung entfällt zwar noch immer der größte Teil der Bedarfsanmeldungen, aber auch die anderen Bereiche sind gut nachgefragt. Auch die Kombination von LISE und KEK ist weiterhin erfolgreich.

Die Evaluation der KEK ist noch nicht abgeschlossen, die Förderverfahren und -linien bleiben vorerst unverändert. Auch die KEK-Förderlinien sind überzeichnet; vor der Antragstellung sollte daher unbedingt rechtzeitig Kontakt mit dem LVR-AFZ aufgenommen werden, damit die Förderung bestmöglich vorbereitet werden kann. Auch für die übrigen Förderlinien des LVR empfiehlt es sich, unbedingt vor der Antragstellung Kontakt zu den zuständigen Referent*innen aufzunehmen.

3. Die Auflösung der sv:dok in Bochum – Dr. Dietrich

Die sv:dok hat in den vergangenen Jahren Unterlagen von 27 Ortskrankenkassen übernommen, um sie zu verzeichnen und zu verpacken, und sie dann an die Stadtarchive zu übergeben. Leider wird es keine Nachfolgeorganisation der sv:dok geben und die Frage nach dem weiteren Verbleib der Unterlagen konnte nicht zufriedenstellend geklärt werden.

Die bundesunmittelbaren Sozialversicherungsträger bekommen ihre Archivalien zurück; es ist leider davon auszugehen, dass die Unterlagen dort ungenutzt und unbrauchbar sein werden, weil auch auf die Erschließungsdaten nicht zugegriffen werden kann. Bei den landesunmittelbaren Trägern besteht etwas mehr Hoffnung, da dort zumindest einige ein Bewusstsein für die Bedeutung der Überlieferung zu haben scheinen. Manche Kreis- und Stadtarchive haben sich dankenswerterweise auch bereit erklärt, die Archivalien unverzeichnet zu übernehmen.

4. Beiträge aus dem Plenum

Fr. Pauls, StA Aachen: Die Städteregion Aachen hat einen Notfallverbund gegründet, weitere Interessierte sind herzlich eingeladen sich dort zu melden.

Dr. Manuel Hagemann kündigt an, dass die rheinischen Adelsarchive (VAR) Ende Oktober eine Tagung zum Rheinischen Adel im Nationalsozialismus veranstalten werden. In vielen Regionen sind die Adelslandschaft und ihr Verhältnis zum NS bereits gut erforscht, das Rheinland stellt allerdings noch einen recht blinden Fleck dar. Dank intensiver Arbeit mit den Adelsfamilien ist es gelungen, deren Unterstützung zu gewinnen und einige bisher nicht zugänglichen Archivbestände für die Forschung zugänglich zu machen. Herr Hagemann lädt die Anwesenden herzlich zur Tagung ein.

Matthias Senk, LVR-AFZ, weist darauf hin, dass auf der Homepage des AFZ mittlerweile zahlreiche Handreichungen für die Kommunalarchive zur Verfügung stehen. Auch auf der Seite des LWL-Archivamtes sind viele Handreichungen zu finden.  

5. Übernahme von Personenstandsdaten gemäß XPSR-Standard – Dr. Ulrich Fischer, HAStK

Seit 2009 sind Personenstandsdaten verpflichtend elektronisch zu führen. Die archivische Übernahme von Daten scheiterte bislang daran, dass keine Testdaten verfügbar waren, mit denen die Einlieferung in die digitalen Langzeitarchive getestet werden konnte. Diese Daten liegen nun vor, und in den Tests ist erfreulicherweise ein sehr hoher Grad an Standardkonformität festzustellen. Das Geschäft bleibt aber zäh und es sind weitere Testdaten nötig. Es sind aber Fortschritte zu verzeichnen: die gelieferten Daten sind tatsächlich standardkonform und es können Schnittstellen entwickelt werden. Insgesamt besteht Anlass für Optimismus, wenngleich einige konkrete Fragen noch zu klären sind. LWL, LVR, LAV und HAStK arbeiten dabei eng zusammen.

6. Ausbildung – Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Trotz des allgemein zu beklagenden Fachkräftmangels im Archivwesen ist das Rheinland auf einem guten Weg. Einige Kolleg*innen absolvieren derzeit ein Fernstudium der Archivwissenschaften und auch das Erfolgsmodell der gemeinsamen Ausbildung von Archivinspektoranwärter*innen wird fortgesetzt. Die anwesenden aktuellen Anwärter*innen stellen sich vor.

Herr Patt appelliert an die Anwesenden, Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung zu schaffen und zu nutzen.

8. Archivgesetz NRW – Dr. Mark Steinert

Seit Verabschiedung der EU-DSGVO ist bis heute nichts passiert, um das Archivgesetz NRW zu novellieren, sodass es mit der DSGVO vereinbar ist. Im Oktober wird eine Arbeitsgruppe zusammenkommen, die die Weiterentwicklung des Archivgesetzes in Einklang mit dem Kulturgesetzbuch besprechen soll. Konkrete Lösungen gibt es noch nicht und in näherer Zukunft wird wahrscheinlich auch weiter nichts passieren, sodass die Integration der DSGVO in das Archivgesetz weiter auf sich warten lassen wird. Herr Steinert bedauert sehr, dass er keine positiven Nachrichten bringen kann. Die Probleme für das Archivwesens in NRW sind massiv und dringend anzugehen.

Podiumsgespräch und Diskussion

Dr. Mark Steinert moderiert eine Gesprächsrunde mit den vier Referenten des heutigen Vormittags. Anknüpfend an einige Zahlen, die im Verlauf der Vorträge gefallen sind, fragt er nach dem gegenwärtigen Blick auf den Stand des Archivmanagements.

Dr. Schneider möchte rückblickend ein optimistisches Fazit der Erfahrungen seiner Zusammenarbeit mit Archiven ziehen. Kritisch sieht er allerdings die aus seiner Sicht mangelnde Kooperation von Archiven in vielen Bereich.

Dr. Bischof, Präsident des LAV NRW, weist darauf hin, dass in den vergangenen Jahrzehnten die Managementkompetenzen in Archiven erheblich gewachsen seien, betont aber zugleich, dass noch viel Arbeit zu tun ist. Hierauf erwidert Dr. Schneider, dass er insbesondere im Bereich der Übernahme digitaler Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren für die Zukunft noch erhebliche Probleme sieht. Die Vorteile, die sich aus einem Zusammenspiel zwischen Kooperation und konkurrierenden Entwicklungen gerade im digitalen Bereich ergeben können, betont Dr. Patt.

In der Ermittlung von Kennzahlen und der Weckung eines flächendeckenden Bewusstseins für deren Bedeutung sieht Dr. Steinert ein Desiderat. Besonderen Wert möchte Dr. Schröder auf Richtwerte für die Ermittlung von Personalbedarfen legen. Zwar sei hier die Situation einerseits besonders deprimierend, da die allermeisten Archive personell unterbesetzt seien, doch sieht er aus der Perspektive der praktischen Archivberatung auf diesem Feld auch wesentliche Erfolge und Verbesserungen. Dr. Steinert betont, dass sich viele Kommunen der Problemlage durchaus bewusst seien und daher Organisationsuntersuchungen scheuten. Herr Holtman betont, dass es in den Niederlanden keine flächendeckende Struktur von Kommunalarchiven gebe, sondern vielfach regional gearbeitet würde, was mit Blick auf Stellenstrukturen und die Vergleichbarkeit von Richtwerten zu Ungleichgewichten führe. Dr. Patt misst Richtwerten zwar eine große Bedeutung für die Beratung bei, merkt aber auch an, dass es vielfach notwendig sei, in der Praxis Abstriche zu machen, um überhaupt Fortschritte erzielen zu können.

Frau Marner, LVR-AFZ, fragt mit Blick auf die Ausführungen von Herrn Holtman, welche Bedeutung Archive als offene Orte der Information und Kommunikation in Deutschland haben. Dr. Patt und Dr. Steinert betonen übereinstimmend die Vorbildrolle niederländischer Archive, die auch auf die deutsche Seite eine ausstrahlende Wirkung habe. Herr Holtman betont, dass dieser Wandel nur mit einem Paradigmenwechsel im archivischen Selbstverständnis wirklich umsetzbar sei. Er sieht in der Entwicklung in den Niederlanden keinen nur kurzfristigen Trend.

Herr Metzdorf betont, dass Archive mit ihren Aufgaben in der Erinnerungskultur  sowie der Sicherung und Bereitstellung authentischer Informationen der Demokratiestärkung dienen und diese Kompetenz, die auch von ihren Trägern erwartet werde, stärken und ausbauen sollten. Dr. Schneider betont, dass alle Überlegungen zur Ausrichtung von Archiven nur dann tragfähig seien, wenn deren ökonomische Auswirkungen stets mit bedacht würden.