Strategische Anforderungen an das Archivmanagement, Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven
In den vergangenen 25 Jahren hat sich in den Archiven sehr viel zum Positiven verändert. Die Zahl der Archive, in denen betriebswirtschaftliches Denken Einzug gehalten hat, ist größer geworden, die Zahl der Archivleitungen, die sich sogar in öffentlichen Beiträgen gegen eine „Ökonomisierung des Archivwesens“ ausgesprochen hat, wurde geringer.
Trotzdem ist aus Sicht des Referenten keine der grundlegenden archivstrategischen Fragestellungen auch nur annähernd gelöst. Das Verständnis dafür ist zwar gewachsen, die entsprechenden Lösungen stecken aber fast alle noch in den Kinderschuhen. Daran sind nicht nur, aber auch die Archive selbst mit Schuld.
Das gravierendste Problem ist die mangelhafte Bestandserhaltung. Seit 1850 wird in erster Linie holzschliffhaltiges Papier benutzt, mehr als 90 % der Bestände der meisten Archive bestehen aus diesem Material. Diese Unterlagen zerfallen weitgehend in 200 bis 300 Jahren. Ernst zu nehmende Maßnahmen zur Bestandserhaltung gibt es kaum, Kapazitäten und Mittel sind viel zu gering.
Ungenügend gelöst sind die gesamten Prozesse der Bewertung und Aussonderung von Registraturgut und die nachfolgende Übernahme der archivwürdigen Unterlagen. Die Prozesse werden in ihrer Bedeutung unterschätzt und in der Folge kaum aktiv gesteuert. Kaum ein Archiv weiß, wie die Situation in den Registraturen wirklich ist. In der Folge bauen sich gravierende und über Jahrzehnte immer mehr zunehmende Aussonderungsstaus auf, sind Aufbewahrungsfristen längst abgelaufen und Registraturräume nicht selten zu mehr als 50 % mit Altakten belegt.
Die Prozesse der Erschließung sind noch immer nicht angemessen organisiert. Es gibt nicht selten noch immer gravierende Erschließungsrückstände, die zum Abbau notwendigen Aufwände sind nicht bekannt, Strategien fehlen. Trotzdem wird noch immer oft zu tief erschlossen, die entsprechenden Kapazitäten fehlen dann an anderen Stellen.
Die größte aktuelle strategische Herausforderung ist die digitale Langzeitarchivierung. Neben aus Sicht des Referenten noch lange nicht gelösten archivfachlichen Fragestellungen fällt auf, dass es inzwischen eine große Zahl von fachlichen und technischen Lösungen gibt, die oftmals weitgehend parallel entwickelt wurden und werden. Statt zu kooperieren und die Kapazitäten wirtschaftlich zu bündeln, gibt es jede Menge Insellösungen.
Ein weiterer offener Punkt sind die Kosten der Langzeitarchivierung. Die Hauptkosten entstehen vermutlich durch die regelmäßige Konvertierung der digitalen Unterlagen, insbesondere dann, wenn man auch die älteren Versionen aufbewahrt. Es fehlen hier zuverlässige betriebswirtschaftliche Überlegungen. Besonders teuer wird es, wenn man digitalisierte analoge Unterlagen zusätzlich aufbewahrt.
Eine letzte strategische Baustelle besteht im Umgang mit den analogen Unterlagen nach der flächendeckenden Einführung der digitalen Vorgangsbearbeitung. Wird die eAkte flächendeckend eingeführt, werden die abliefernden Stellen versuchen, ihre analogen Magazine sehr schnell zu leeren. Es mehren sich die Anzeichen für schnellere Aussonderungsprozesse. Das bedeutet, dass die Archive innerhalb kürzester Zeit mit riesigen Mengen Registraturgut konfrontiert werden, dass zu bewerten und auszusondern ist.
Zusammenfassend fehlen noch immer vielerorts ernst zu nehmende datenbasierte strategische Archivkonzepte, es fehlt der Mut zur offenen Ansprache der existenziellen archivischen Probleme und als Voraussetzung dafür auch eine umfassende Archivstatistik, die diesen Namen verdient.
Vita:
- 1972 bis 1977 Studium der Mathematik in Donezk (Ukraine)
- ab 1977 Assistent an der mathematischen Fakultät der Universität Leipzig.
- 1978 Wechsel zum Institut für Verwaltungsorganisation Leipzig, dort Projekte in der staatlichen und kommunalen Verwaltung der DDR
- 1985 Promotion
- 1989 Leiter eines Lehrstuhls für Verwaltungsorganisation der öffentlichen Verwaltung
- Nach Schließung des Instituts Ende 1990 ab 1991 bis 2000 Unternehmensberater bei Mummert+Partner Hamburg. Hier Management- und Organisationsprojekte in einer Vielzahl von Bundesländern
- 2000 Wechsel zur amerikanischen Beratungsgesellschaft Arthur Andersen. Nach deren weltweiter Auflösung als Folge des ENRON-Skandals in den USA 2002 mit der deutschen Beratungssparte Wechsel zu Deloitte. Von dort aus 2003 Rückkehr zu Mummert Consulting. Die Gesellschaft fusionierte 2005 mit dem französischen Unternehmen Steria zu Steria Mummert und 2014 nach einer weiteren Fusion zu Sopra Steria SE. Ab 2000 lag der Schwerpunkt auf Strategie- und Management-Projekten in einer Vielzahl von Bundesressorts
- 2000 erstes Archivprojekt zur Optimierung der Aufbau- und Prozessorganisation sowie zur Personalbedarfsermittlung in den Staatsarchiven NRW im Auftrag des NRW-Finanzministeriums
- Danach bis zur Gegenwart ca. 30 Projekte mit ähnlichen Themenstellungen und zunehmend auch zu strategischen Fragen in Staatsarchiven des Bundes und der Länder sowie in Kommunal- und Kirchenarchiven, Projekte auch in der Schweiz und in Luxemburg. In letzter Zeit mehrere Bestandserhebungen in Registraturen verschiedener Bundesländer und in Kommunen mit Schlussfolgerungen für die zu erwartenden Mengen an Archivgut
- 2 Beiträge im „Archivar“ 2004 und 2021 zu grundsätzlichen archivischen Fragestellungen. Da die Auftraggeber der Projekte die Eigentumsrechte an den Untersuchungsergebnissen hatten, konnte leider kaum publiziert werden
- Seit 2000 außerdem Spezialisierung auch Beratungen im Raum der Kirchen, auch hier ca. 30 Projekte in einer Vielzahl evangelischer Landeskirchen sowie in Erzbistümern und Bistümern
