Dr. Ulrich Helbach (Historisches Archiv des Erzbistums Köln): Die „Mühen der Ebene“. Dezentrale Benutzung in Pfarrarchiven

Dr. Helbach leitet seinen Vortrag mit einer Zustandsbeschreibung der Pfarr-Archive in Frechen ein, die immer noch vor Ort in den Pfarreien lagern und in unterschiedlicher Art und Weise betreut werden. Im Gegensatz zur positiven Situation in Frechen ergeben sich bei der Mehrzahl der Pfarr-Archive und ihrer Betreuung durch das Historische Archiv der Erzdiözese Köln eine ganze Reihe von Problemen, u. a. im Zusammenhang mit der Nutzung. Dies ist eine der Herausforderungen, der sich die Pfarrarchivpflege im Erzbistum Köln stellen muss.

Die vier Referenten des Historischen Archivs des Erzbistums betreuen die ehemals ca. 800 (heute ca. 500) Pfarr-Archive, die häufig dezentral verwahrt werden, um die lokale Identität bzw. Bindung zu erhalten. Zu einer Vielzahl der Archivbestände liegen bereits Findmittel vor, die z. T. durch externe Kräfte bzw. Dienstleister erstellt wurden. Allerdings ergibt sich vermehrt die Notwendigkeit, die seit der letzten Verzeichnung angefallenen, archivreifen Unterlagen nachzuverzeichnen. Perspektivisch sollen angesichts der immensen Herausforderungen sog. Mittelpunktarchive geschaffen werden, um die Archive mehrerer Pfarreien zu bündeln. Ein Beispiel für eine bereits existierende Einrichtung dieser Art stellt das Archiv in Mettmann dar. Allerdings stehen der Einrichtung solcher Institutionen unter Umständen nicht unerhebliche Schwierigkeiten entgegen. Neben dem grundsätzlichen Widerstand einzelner Pfarreien gegen ein Mittelpunktsarchiv muss bspw. eine Betreuung bzw. Nutzung sichergestellt werden. Daneben werden Räume und Gebäude durch Strukturveränderungen umgewidmet, so dass schon bestehende Einrichtungen neue Räumlichkeiten finden müssen.

Betreut werden Pfarrarchive meist durch ehrenamtliche Mitarbeitende, wodurch sich besondere Herausforderungen ergeben. So wird es immer schwieriger, Menschen für diese Tätigkeit zu gewinnen. Daher können auch nicht alle Mittelpunktarchive adäquat betreut werden. Daneben ergeben sich organisatorische Fragen, die bis in wichtige Details reichen: Existiert z. B. eine Email-Adresse zum Pfarr-Archiv?

Dies führt z. T. zu seltsam anmutenden Entwicklungen. Einerseits steigt die Zahl der verzeichneten Archive ständig an, wohingegen andererseits die Zahl der betreuenden Ehrenämtler, die Anfragen bearbeiten usw., nicht mit dieser Entwicklung Schritt halten kann. Dies schließt Ausnahmen wie z. B. in Kaiserwerth nicht aus. Pfarr-Archivbetreuer sind in aller Regel Einzelkämpfer, deren Aufgabe sich nicht mit der Bearbeitung von Anfragen beschränkt, sondern auch eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten, z. B. Sicherung der Alt-Registratur, einschließt. Dies erschwert u. U. die Rekrutierung geeigneter Personen. Hinzu kommt, dass die Nutzungsfrequenz der Archive sehr stark schwankt. Nicht zuletzt wirken sich Digitalisierungsbestrebungen auch in Pfarr-Archiven auf die Zahl der Anfragen aus.

Perspektivisch wird die Zahl der Pfarreien weiter sinken, wobei es unwahrscheinlich ist, dass alle in sog. Mittelpunktarchiven zusammengefasst werden. Eine nicht näher bestimmbare Zahl von Pfarr-Archiven wird daher vor Ort bleiben, wo sicherer Schutz und adäquate Betreuung stark vom ehrenamtlichen Engagement lokaler Akteure abhängen. Zentrale Quellen, wie Kirchenbücher und Inventare, liegen zudem im Historischen Archiv des Erzbistums in Köln vor. Daneben wird es Pfarr-Archive geben, die vor Ort auf einem guten Niveau weiterarbeiten werden.

 

Dr. Matthias Meusch und Dr. Martina Wiech: Visitenkarte des Archivs und Ort der Begegnung mit den Quellen – Der Lesesaal am Standort Duisburg des Landesarchivs NRW

Einleitend betonte Dr. Meusch, dass die sich wandelnden Nutzungsgewohnheiten und -wünsche auch neue Anforderungen an die archivischen Lesesäle mit sich bringen. Das LAV NRW konnte darauf reagieren, da sich durch den Umzug der Abteilung Rheinland nach Duisburg die Möglichkeit ergab, den Lesesaal vollständig neu zu konzipieren. Die ersten Planungen begannen z. T. mehr als zehn Jahre vor der Eröffnung des neuen Lesesaals am Duisburger Innenhafen. Im Verlauf des Planungsprozesses waren Anpassungen notwendig, die u. a. auf die Standortwahl und organisatorische Veränderungen zurückzuführen sind. Denn bis zur Zusammenlegung der unterschiedlichen rheinischen Standorte verfügte die Abteilung Rheinland über mehrere Lesesäle, die sukzessive in der Düsseldorfer Mauerstraße konzentriert wurden. Auch die archivfachlichen Anforderungen wandelten sich, da z. B. zunächst noch ein eigener Raum für die analogen Findmittel vorgesehen war. Durch deren Digitalisierung wurde die vorgesehene Fläche frei, allerdings ergaben sich daraus weitere Anforderungen an die Ausstattung des Lesesaals. So wurden neben der Ausstattung mit Computerarbeitsplätzen weiterhin Readerprinter oder Microfiche-Lesegeräte aufgestellt. Auf einen eigenen Raum für Großformate konnte durch die Beschaffung rollbarer, entsprechend dimensionierter Tische verzichtet werden. Daneben wurden eigene Räume für Gruppenarbeiten und die Archivpädagogik vorgesehen. Auch die Klimatisierung der Räume, der UV-Schutz sowie die Barrierefreiheit standen im Fokus der Planungen.

Die Anforderungen flossen in ein Nutzerbedarfsprogramm ein, das den Architekten als Grundlage für das Raumprogramm diente. Im Zuge des Umzugs musste auch die Standortverlegung der beiden Lesesäle von Düsseldorf und Brühl nach Duisburg detailliert geplant werden. Die Schließung des Lesesaals sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Der heutige Lesesaal bietet ca. 100 Arbeitsplätze und steht Nutzenden an allen Werktagen zur Verfügung. Archivalien werden zu festen Aushebezeiten mehrmals täglich gezogen und Nutzenden vorgelegt, soweit keine konservatorischen Belange entgegenstehen. 2016 und im ersten Quartal 2017 konnten 1200 Nutzertage pro Quartal verzeichnet werden. Die Zahl ist leicht rückläufig, was auf die steigende Menge an Digitalisaten im Netz zurückgeführt wird. Seit Anfang 2018 ist es Nutzenden unter bestimmten Bedingungen erlaubt, eigene Reproduktionen von Archivgut im Lesesaal anzufertigen. Diese müssen allerdings zuvor der Lesesaalaufsicht vorgelegt werden. Allerdings kann es in diesem Zusammenhang zu Diskussionen mit Nutzenden kommen, wenn der Wunsch, eigene Reproduktionen anzufertigen, nicht erfüllt werden kann.

Die Digitalisierung der Archivalien und ihre Präsentation im Internet entspricht immer mehr den Kunden des LAV NRW, wodurch sich die Arbeit im Lesesaal verändert, da immer weniger Originale vorgelegt werden. Dennoch betont Dr. Meusch die positiven Begleiterscheinungen, da Personen, die ansonsten nie in Kontakt mit dem Archiv gekommen wären, nun einen Zugang erhalten. Dieser Trend hat aber auch Schattenseiten: So verstärkt sich bei Nutzenden der Eindruck, dass das, was nicht im Netz ist, auch nicht in der Welt ist. Zudem steigt der Betreuungsaufwand für Nutzende, die nicht technikaffin sind.

Drs. Bert Thissen (Stadtarchiv Kleve): Forschungsarbeit in Archiven II

Da Drs. Thissen verhindert ist, wird der Beitrag durch Herrn Dr. Neuheuser-Christ (LVR-AFZ) verlesen.

Zum Einstieg geht der Vortragende zunächst auf die historische Entwicklung des Stadtarchivs Kleve seit dem Anfang des 19. Jahrhunderts ein. Dabei betont der Referent, dass das Archiv 1955 erstmals mit einem promovierten Historiker hauptamtlich besetzt wurde. Mit seinem Amtsantritt war Drs. Bert Thissen der erste Leiter mit archivischer Fachausbildung. Dies entsprach der damaligen, allgemeinen Tendenz der zunehmenden Professionalisierung im rheinischen Archivwesen.

Dabei macht Thissen deutlich, dass die Bezeichnung „ArchivarIn“ nach wie vor keine geschützte Berufsbezeichnung war und ist, sondern das wesentliche Merkmal der Professionalisierung die fundierte, normierte Ausbildung sei. Dies diene auch der Abgrenzung zu anderen Berufen, wie Bibliothekaren oder Registraturen. Eine Unterscheidung zum deutlich jüngeren Berufsbild des „Records Managers“ in der Verwaltung ist dagegen weniger scharf zu ziehen.

Eine Arbeitsteilung nach verschiedenen Facetten des Berufsbilds „ArchivarIn“ ist allerdings vor allem ein Spezifikum von größeren Einrichtungen, wo aufgrund der personellen Kapazitäten eine Spezialisierung möglich ist. Hingegen müssen in kleineren Archiven wenige Personen ein breites Aufgabenspektrum abdecken. Trotz einer möglichen Arbeitsteilung ist der „Historikerarchivar“ alter Schule nicht nur in Kleve, sondern vielerorts verschwunden. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass eine archivarische Fachausbildung nicht vorlag und archivische Kernaufgaben vernachlässigt wurden. Im Gegensatz dazu stand oft die historische Auswertung von Unterlagen im Vordergrund.

Dennoch verneint Thissen die Frage, ob historische bzw. wissenschaftliche Kenntnisse – auch der historischen Grundwissenschaften – im archivischen Arbeitsalltag keine Rolle mehr spielten. Dies zeige sich z. B. bei der Verzeichnung, wenn Archivalien ohne entsprechende paläographische Kenntnisse gar nicht gelesen werden könnten. Historische Forschung spielt aber noch in anderer Hinsicht eine Rolle für die Archivarbeit, etwa als Lieferant von Informationen für Bürgerinnen und Bürger (etwa Rentennachweise und Erbenermittlungen) oder für die Verwaltung. Doch nicht nur in der Forschung, auch in der Darstellung der lokalen/regionalen Geschichte sollten Archive eine Rolle spielen.

Allerdings spielen die institutionellen Rahmenbedingungen eine Rolle. Ein Archiv im ländlichen Raum hat wahrscheinlich andere Kooperationsmöglichkeiten als ein Archiv im urbanen Umfeld und eventuell universitären Kontakten. Der Archivar muss dabei nicht zwangsläufig selbst historisch forschen oder ausschließlich hochprofessionelle oder streng wissenschaftliche Publikationen anstreben. Informationsvermittlung, Wissenschaftsmanagement oder populärwissenschaftliche Publikationen sind gleichfalls legitime Betätigungsfelder archivischen Arbeitens.

Ungeachtet der Lage eines einzelnen Archivs erregt die Tendenz, dass Studierende die historischen Grundwissenschaften immer weniger beherrschen und an Universitäten immer seltener unterrichtet werden, die Sorge des Referenten. Hinzu kommen Forschungsströmungen wie Big Data, die die Relevanz von Archiven für die Forschung zu schwächen scheinen, indem enorme Datenmengen computerbasiert analysiert werden, ohne Archive zu konsultieren. Archivare sollten vor diesen Fehlentwicklungen in der Geschichtswissenschaft warnen. Denn es bleibt fraglich, ob Summer Schools, wie sie derzeit organisiert werden, die nach wie vor notwendige Verzahnung zwischen Archiv und Geschichtswissenschaft leisten könnten.

Manfred Huppertz (Archiv des Rheinisch-Bergischen-Kreises) „Archiv und das Amt IT-Services – Und das geht?“

„Archiv und IT – das geht?“ – ist zumeist die erste Frage, die an den Referenten herangetragen wird. In der Tat stellt das Archiv des Rheinisch-Bergischen Kreises eine Besonderheit unter den Kreisarchiven in NRW dar. Ursprünglich (1981) war das Kreisarchiv ein eigenes Amt, das 2002 in das Kulturdezernat wechselte. Erst seit 2014 ist das Archiv dem Amt IT-Services zugeordnet. Auslöser für die Reorganisation war u. a.  ein enormer Bewertungsrückstand und die Anbietung von Registraturen aus Außenstellen. Ein Neubau des Kreishauses führte zudem zu räumlichen Kapazitätsengpässen. Diese Faktoren führten u. a. zu einer inhaltlichen Neuausrichtung des Kreisarchivs, wie sie sich im Leitbild und einem Dokumentationsprofil ausdrücken.

In den vergangenen Jahren wurden zunächst die Rückstände bearbeitet, das Zwischenarchiv aufgelöst sowie eine Bestandsrevision durchgeführt. Auch eine neue Unterkunft für das Kreisarchivs musste gefunden werden. Hier ergeben sich Vorteile durch die Einbindung in das Dezernat I. Auch fällt es leichter, im übergeordneten Amt IT-Services Verständnis für die vergleichsweise junge Aufgabe der Archivierung digitaler Unterlagen zu schaffen. Das Archiv läuft dadurch nicht Gefahr, einem „digitalen Darwinismus“ zum Opfer zu fallen. Im Bereich digitale Aufgabenerledigung bestand auch im Kreisarchiv selbst ein gewisser Nachholbedarf.

Nicht zuletzt begünstigte der generelle Wandel der Aufgabenerledigung in der Verwaltung hin zum Digitalen die Eingliederung in das Amt IT-Services. Die Bedeutung des Wandels lässt auch daran ablesen,  dass die jüngeren Novellierungen des Archivgesetzes NRW entsprechende Passagen aufnahmen. Auch das Archiv bleibt bei diesen Entwicklungen nicht außen vor,  so dass eine Zusammenarbeit des Archivs mit der IT ohnehin unabdingbar ist, um Hard- wie Software zu beschaffen und einzuführen. Erste Projekte konnten bereits umgesetzt werden, z. B. die Einführung einer neuen Archivsoftware oder die Implementierung einer Software zur Archivierung von Webseiten. Verschiedene Digitalisierungsmaßnahmen sind in Vorbereitung. Eine Einbindung in ähnliche Projekte in anderen Verwaltungsbereichen ist durch die Zuordnung zur IT einfach zu etablieren.

Derzeit liegt der Schwerpunkt der Arbeit auf den eher internen Aufgaben für die Trägerverwaltung. Die eher externen Aufgaben treten tendenziell in den Hintergrund. Dennoch versucht das Archiv, in der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. durch verschiedene Internetprojekte, neue Wege zu gehen.

Resümierend führt Huppertz aus, dass die Zuordnung zur IT für das Kreisarchiv sehr gut funktioniert. Voraussetzung sei, dass eine gemeinsame Sprache gefunden wird, die es ermöglicht, die jeweiligen Aufgaben anzugehen.

Dr. Claudia Arndt (Archiv des Rhein-Sieg-Kreises): „Hat die verwaltungsmäßige Zuordnung Einfluss auf die Arbeit eines Kreisarchivs? Theorie und praktische Erfahrungen am Beispiel des Archivs des Rhein-Sieg-Kreises“

Einführend verweist Frau Dr. Arndt auf den archivischen Aufgabenkanon, wie ihn das Archivgesetz NRW in § 2, 7 definiert. Grundlegend könnten zwei Aufgabenbereiche unterschieden werden: nach innen (gegenüber der Träger-Verwaltung) und nach außen (Bürgerinnen und Bürger, Forschende, usw.). Dabei stellt sich die Frage, ob sich die Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig aufdränge. Sie diskutiert diese Frage auf der breiten Basis einer Umfrage unter allen Kreisarchiven in NRW, in der nach der Zuordnung ebenso wie nach der Stellung (Amt, Abteilung, Sachgebiet) gefragt wurde.

Im Ergebnis ressortiert die überwiegende Mehrheit der NRW-Kreisarchive im Bereich Kultur (15 von 28 ausgewerteten Einrichtungen), gefolgt vom Bereich zentrale Dienste / IT. Vorteile einer Anbindung an den kulturellen Sektor ergeben sich durch mögliche Kooperationen verschiedener Kultureinrichtungen und im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Grundsätzliches Verständnis für archivische Anliegen im Kulturausschuss, dem das Archiv verantwortlich ist, sei meist spürbar. Gegen eine Zuordnung zur Kultur spricht, dass die Querschnittsfunktion von Archiven nicht immer wahrgenommen wird. Die interne (Aufgaben-)Wahrnehmung kann demnach leiden. Ressortiert ein Kreisarchiv im Bereich Zentrale Dienste / IT, werden die Vorteile in umgekehrt in der besseren internen Durchsetzungsfähigkeit bzw. Wahrnehmung gesehen, die sich in unterschiedlichen Bereichen (z. B. Ausstattung) äußere. Dagegen wurden Stimmen laut, die eine mangelnde Außenwirkung und Kooperationsmöglichkeiten beklagen. Ein eindeutiges Stimmungsbild war nicht zu ermitteln.

Von den 27 Kreisarchiven ist die überwiegende Mehrheit als Sachgebiet eingeordnet, gefolgt von einer Einteilung als Fachbereich/Stabsstelle/Amt. Eine gewisse Abhängigkeit von der Größe der Trägerverwaltung bzw. des Archivs ist nachweisbar.

Nach diesen einleitenden Bemerkungen leitet Frau Dr. Arndt zu den eigenen Erfahrungen im Kreisarchiv des Rhein-Sieg-Kreises über. Dazu gehören auch drei Reorganisationen seit dem Amtsantritt 2002. Im Großen und Ganzen entsprechen die Erfahrungen im Rhein-Sieg-Kreis denjenigen in den übrigen Kreisen, z. B. die Synergie-Effekte durch Kooperationen im Kulturbereich. Viele Anliegen bleiben letztlich von persönlichen Kontakten, dem Standing des Archivars und der Vernetzung des Archivs in der Verwaltung abhängig. Die Akzeptanz archivischer Belange hängt damit nicht zuletzt auch den Einstellungen der jeweiligen Vorgesetzten zur Aufgabe und zu den handelnden Personen ab. Zugang zu Entscheidungsträgern sind daher von zentraler Bedeutung, um Anliegen unmittelbar kommunizieren zu können. Dahinter tritt die Bedeutung der konkreten Zuordnung zu einem bestimmten Verwaltungszweig klar zurück.

Workshop 2: Dr. Thomas Becker (Archiv der Universität Bonn) „Hochschularchive“

Um seinen Vortrag einzuleiten, führte Dr. Becker aus, dass Hochschularchive entgegen der weitverbreiteten Vorstellung nicht für alle Forschungsdaten zuständig seien, die Mitarbeitende der jeweiligen Universität produzieren. Vielmehr liegt das Aufgabengebiet in der Übernahme, Aufbewahrung und Bereitstellung von Verwaltungsakten der Universitäten für die Nutzung.

Als älteste Einrichtung unter den Hochschularchiven in NRW identifizierte der Referierende das Universitätsarchiv in Münster, das bereits 1912 gegründet wurde. Das älteste Pendant im Rheinland ist das Archiv der Universität Bonn, das bis in das Jahr 1942 zurückreicht. Insgesamt existieren in NRW nicht weniger als 16 Hochschularchive, wobei zwar jede der Universitäten des Landes über ein eigenes Archiv verfügt, allerdings noch nicht jede Hochschule (z. B. alle FHs).

Diese Archive sind sehr unterschiedlich an die jeweiligen Träger angebunden. Während das Münsteraner Uni-Archiv als eigene wissenschaftliche Einrichtung firmiert, sind die meisten Uni-Archive in die Trägerverwaltung integriert. In einigen Fällen, wie Paderborn oder Aachen, sind die Archive an ein Institut angebunden. Gerade die jüngeren Uni-Archive sind jedoch Teil der Hochschulbibliotheken (z. B. in Düsseldorf).
Die personelle Ausstattung variiert stark. In Bonn betreuuen vier hauptamtliche Kräfte, ein Auszubildender und mehrere Hiwis 4.000 Regalmeter Archivgut. In kleineren Einrichtungen arbeiten lediglich eine hauptamtliche Kraft und wenige Hiwis mit 1000 bis 1200 Regalmeter Archivgut. Neben diesen ‚Kernaufgaben‘ betreiben die meisten Hochschularchive eine intensive Öffentlichkeitsarbeit durch Tagungen, Publikationen und Führungen bis hin zur Betreuung von Universitätsmuseen. Dabei ist vielen Uni-Archiven die Verwaltungs-, d. h. Universitäts-interne, Öffentlichkeit von größerer Bedeutung als die Teilnahme z. B. an einem Tag der Archive, der sich an eine allgemeinere Öffentlichkeit richtet.
Zur Förderung der Kooperation und Koordination innerhalb der Archivsparte konstituierte sich 1999 die AG Hochschularchive, die jährlich zusammentrifft. Dieses zunächst auf NRW beschränkte Gremium greift mittlerweile über die Landesgrenzen hinaus, da z. B. auch das Mainzer Universitätsarchiv an den Sitzungen teilnimmt. Die AG fungiert u. a. als Ansprechpartner nicht nur gegenüber den NRW-Ministerien, sondern auch für andere Archivsparten. Die Mitglieder der AG leisten sich gegenseitig Hilfe und Unterstützung und fördern die Gründung neuer Einrichtungen. Nicht zuletzt ist die gemeinsame Entwicklung von Standards, z. B. Archivierungs- bzw. Bewertungsmodellen, ein Gegenstand der Beratungen.
Abschließend ging Dr. Becker auf einige Besonderheiten ein, wie z. B. die im Vergleich zum staatlichen oder kommunalen Archivwesen etwas anders entwickelte „Aktenkultur“ in universitären Einrichtungen ein.

Workshop 2: Prof. Dr. Ewald Grothe (Archiv des Liberalismus) „Archive der politischen Stiftungen“

DSC_7605Als Vertreter der sechs Archive der politischen Stiftungen (Heinrich-Böll-Stiftung (Bündnis 90 / Die Grünen), Konrad-Adenauer-Stiftung (CDU), Rosa-Luxemburg-Stiftung (Die Linke), Friedrich-Naumann-Stiftung (FDP) und Hanns-Seidel-Stiftung (CSU)) stellte Prof. Dr. Ewald Grothe das Archiv des Liberalismus der FDP-nahen Friedrich-Naumann-Stiftung vor. Diese Partei-Archive weisen eine stark variierende Größe auf, die zwischen 1,2 und 56 Regalkilometern liegt.
Prof. Grothe machte deutlich, dass Archive nur einen Aspekt der Gesamtaufgaben darstellen. Als Kernaufgaben der politischen Stiftungen definierte er neben den Archiven die politische Bildungsarbeit, Studienförderung, Entwicklungszusammenarbeit und wissenschaftliche Forschung.DSC_7606
Allein drei dieser Partei-Archive sitzen in NRW. Alle Archivleiter arbeiten zunächst über Archivleitertreffen, die mehrmals jährlich stattfinden, eng zusammen. Daneben stellt die Fachgruppe 6 des VdA ein Forum der Kooperation dar.

Im Folgenden ging der Referierende näher auf die Tätigkeitsbereiche des Archivs des Liberalismus ein, die neben den ‚archivischen Kernaufgaben‘ auch die historische Forschung und die politische Bildungsarbeit umfassen. Die Überlieferungsbildung orientiert sich an einem „Dokumentations- und Sammlungsprofil der Archive der politischen Stiftungen in Deutschland“. Die Bestände gliedern sich dementsprechend in Internationales und Europa, FDP, Deposita, Vor- und Nachlässe.

Kooperationen unterhält das Archiv mit nicht weniger als fünf Universitäten (Wuppertal, Köln, Aachen, Gießen und Marburg) und drei Schulen aus der näheren Umgebung. Die Öffentlichkeitsarbeit nutzt Web 2.0 mit Facebook ebenso wie Web 1.0 (Internet). Hinzu treten Publikationen in Form von Monografien, Editionen und Tagungsbänden.

Workshop 2: Einbindung der Archive in die Struktur der Unterhaltsträger

Einführung durch Dr. Wolfgang Schaffer (LVR-AFZ, Archiv des LVR)

In seiner einführenden Moderation weist Dr. Schaffer auf die Unterschiedlichkeit hin, die Archive im Hinblick auf die Einbindung in die jeweilige Struktur der Archivträger aufweisen. Gleichwohl haben diese Archive trotz aller Unterschiedlichkeit die gleichen Aufgaben zu erfüllen: Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Nutzung.
Vor diesem Hintergrund drängen sich verschiedene Fragestellungen, wobei naturgemäß eine Auswahl getroffen werden muss: Wie und wo ergeben sich z. B. Optimierungs- und Synergiepotenziale? In welchen Bereichen bringt ein stärkeres Miteinander statt eines forcierten Nebeneinander Vorteile?DSC_7618
Archive stehen darüber hinaus oft vor der Herausforderung, wahrgenommen zu werden und sich zu öffnen, gerade wenn sie nicht auf den unmittelbaren Rückhalt eines Archivgesetzes bauen können. Hinzu kommen in allen Sparten knapper werden personelle und finanzielle Ressourcen.
Der Blick über den eigenen Tellerrand in die besonders dichte Archivlandschaft im Rheinland und in ganz Nordrhein-Westfalen kann in dieser Hinsicht den Blick schärfen und Handlungsalternativen aufzeigen.

Sektion 3: D. Kraus – Überlieferungsbildung in der Fläche – Zur zentralen Archivierung von Überlieferungen aus saarländischen Sportvereinen und Sportvereinen

Zu Beginn zeigt Kraus die Rolle des Sports als Kulturgut auf, da in den Sportverbänden deutschlandweit ca. 28 Millionen Menschen organisiert sind. Sport ist zudem als Verfassungsziel in vielen Länderverfassungen festgeschrieben. Zur Dokumentation reicht jedoch die Überlieferung aus staatlichen und kommunalen Provenienzen nicht aus. Das Schriftgut der Sportvereine und -verbände sei jedoch hochgradig gefährdet, obwohl es gerade vor dem Hintergrund der bewegten Regionalgeschichte größere Beachtung verdient.

Nachdem die Überlieferungsbildung lange Zeit vernachlässigt wurde, richtete man 2001 daher das Saarländische Sportarchiv ein. Dieses ist dem Landesarchiv angegliedert und wird durch den Landessportverband finanziert. Diese Kooperation kann als Erfolg bezeichnet werden, da sich Synergie-Effekte für beide Seiten einstellten, z. B. bei Magazinnutzung, Nutzungsservice und Reprographie. Die Vernetzung stellt einen weiteren Vorteil dar, um Überlieferungen aus dem staatlichen Bereich abgleichen zu können. Die Überlieferungsbildung im Bereich des Sports liegt in einer Hand, da auch die Bewertung der entsprechenden staatlichen Stellen durch den Archivar vorgenommen wird, der auch für das Sportarchiv zuständig ist.

Neben Übernahmen werden Vereine und Verbände bei der Schriftgutverwaltung und Archivierung beraten. Museumsgut wird nur übernommen, wenn es die archivische Überlieferung sinnvoll ergänzt und die Aufbewahrung der Objekte möglich ist.

Die Überlieferungsbildung steht vor zahlreichen Problemen: eine Abgabepflicht der Vereine und Verbände besteht nicht, das Schriftgut befindet sich teilweise in Privathaushalten. Vor allem besteht des Öfteren kein Bewusstsein für die archivisch-historische Bedeutung der „eigenen“ Überlieferung. Dies macht eine kontinuierliche und engagierte Ausklärungs- und Überzeugungsarbeit sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative notwendig. Vorzugsweise werden Abgaben als Schenkung übernommen; Deposita sollen die Ausnahme bleiben. Die Bestände gliedern sich in die Bereiche „Archiv“ und „Sammlung“, zu denen Nachlässe, eine Bibliothek, eine Plakat- und Bildersammlung gehören. Trotz des hohen Aufwands lohnt sich der Einsatz dennoch, um die Überlieferung für die Nachwelt zu sichern.

Sektion 3: Dr. Wolfgang Sannwald – „Optimierung der Bewertungsentscheidungen im kollegialem Verbund. Das Online-Bewertungsforum der AG Kreisarchive in Baden-Württemberg“

Dr. Wolfgang Sannwald, Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg, stellt mit einem praktischen Beispiel ein seit 2006 existierendes Bewertungsforum vor. Er führt praktisch das geschlossene, anmeldepflichtige Arbeitsinstrument der Kreisarchive vor. Zwischenzeitlich sind über 3000 Aktenzeichen hinterlegt, die einzeln aufgerufen werden können. Zu den eingegebenen Aktenzeichen erscheint eine Diskussion, die den Archivarinnen und Archivaren bei der Bewertungsentscheidung helfen soll.  Dr. Sannwald betont, es handele sich hier um ein Diskussionsforum, weshalb aus Sicherheitsgründen keine Verbindlichkeiten veröffentlicht  werden (z. B. kein V für Vernichten, falls diese  Informationen in falsche Hände geraten). Der Charakter des Arbeitsmediums äußert sich auch darin, dass das  Bewertungsforum kein abgeschlossenes  Bewertungsmodell biete.  Es verursache allerdings für das einzelne Archiv nur geringe Kosten, die über eine Umlage finanziert werden.

Dieses kollegiales Arbeits- und Diskussionsinstrument wird von 35 Landkreisen in Baden-Württemberg genutzt. Es gibt insgesamt 60 angemeldete Nutzer. Durchschnittlich ruft  ein Archiv ca. 100-mal pro Jahr die Seiten auf, was eine sehr zufriedenstellende Quote darstelle. Dagegen halten sich die Kommentare numerisch in Grenzen, wohingegen die inhaltliche Qualität der Kommentare durchweg sehr hoch sei. Die vergleichsweise geringe Zahl liege daher wahrscheinlich im hohen Aufwand begründet, den ein solcher Kommentar mit sich bringe. Dennoch wünscht sich Dr. Sannwald noch eine regere Beteiligung an der Diskussion, da sie die Voraussetzung für eine intensiven fachlichen Austausch sei.

Sektion 3: Dr. M. Wiech – Überlieferung im Verbund zwischen Staat und Kommunen

Einleitend erläutert Frau Wiech die Überlieferungsbildung des LAV NRW aus staatlichen Provenienzen, die durch Archivierungsmodelle gesteuert wird. Das ursprünglich 2004 entstandene Fachkonzept, das allen Archivierungsmodellen zugrunde liegt, wurde 2010/2011 aktualisiert und wird stetig weiterentwickelt. Ebenso bleibt die Überarbeitung der Modelle selbst eine Daueraufgabe, da sich z. B. Veränderungen der Verwaltungsgliederung direkt auf die Modelle auswirken. Bei der Ausarbeitung können weitere Archive beteiligt werden, die durch Workshops eingebunden werden. Aktuell ist geplant, für das in Entwicklung befindliche Archivierungsmodell Natur, Umwelt und Verbraucher einen Workshop zu veranstalten.

Auch für die nichtstaatliche Überlieferung wurde ein Archivierungsmodell erstellt. Die Bewertung nichtstaatlichen Archivguts wird durch unregelmäßige Abgaben sowie dadurch erschwert, dass dem Schriftgut kein strukturierender Aktenplan zugrunde liegt. Zudem hat das Landesarchiv keine klaren Zuständigkeiten im nichtstaatlichen Bereich. Um die Bewertung angebotener Unterlagen zu erleichtern, wurden formale wie inhaltliche Kriterien erarbeitet, z. B. Archivfähigkeit und Benutzbarkeit. Daneben stellt die Erlaubnis zur Bewertung durch das Archiv ein wichtiges Übernahmekriterium dar. Die „Überlieferung im Verbund“ spielt bei der Prüfung eine wichtige Rolle, denn nur vollständige Bestände werden übernommen. Zudem wird überprüft, ob das Schriftgut in einem anderen Archiv besser aufgehoben wäre.

Ziel der Archivierungsmodelle ist es, Bewertungsentscheidungen transparent zu machen und die Überlieferungsbildung qualitativ und quantitativ zu steuern. Abschließend soll es ermöglicht werden, in einen Austausch gerade mit den Fachkolleginnen und -kollegen einzutreten.

Sektion 3: Überlieferungsbildung und Bewertung im Verbund – Dr. P. Weber – Impulsreferat

Die Sektion 3 wird heute Nachmittag von Herrn Dr. Weber eingeleitet. In seinem Impulsreferat zum Thema „Überlieferungsbildung und Bewertung im Verbund“  erinnert er an eine Umfrage zum Thema Bewertung, die Ausgang der 1990er Jahre  in den Kommunalarchiven durchgeführt wurde. Die Beteiligung lag damals bei 80 Prozent, was einen sehr hohen Wert darstelle und die Bedeutung widerspiegele, die der Thematik bereits damals beigemessen wurde. Die Ergebnisse der Befragung zeigten, dass Bewertung nur fünf bis zehn Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nahm, Bewertungskataloge fehlten und Archive sich mit der Aufgabe alleine gelassen fühlten. Dies wies auf fehlende Professionalisierung hin. Einer der Fragen in dem Katalog widmete sich den Bedingungen unter denen die Bewertung stattfand. Es gab eindeutig keinen fachlichen Austausch unter den Kommunalarchiven. Im Anschluss an die Umfrage entwickelte sich eine intensive fachliche Diskussion. BKK und VdA brachten Positionspapiere in die Diskussion ein und wiesen auf die besondere Bedeutung inhaltlicher Kriterien für die Bewertung hin. Schnell wurde deutlich,  dass ein intensivierter Austausch notwendig ist. Wichtig waren vor allem Dialogfähigkeit und Kommunikationsprozesse. In dieser Hinsicht zählte Clemens Rehm kürzlich vier Arten von Kommunikationsprozessen auf : 1. Kommunikation mit den Archivalien, 2. Kommunikation mit Provenienzstellen, 3. Kommunikation mit KollegInnen, 4. Kommunikation mit der Öffentlichkeit. Weber betonte, dass diese Kommunikationsebenen im Blick bleiben müssten, wobei der gerade dem Austausch unter den Archivarinnen und Archivaren herausgehobene Bedeutung zukomme.

Sektion 1: Jacques van Rensch – Genealogen in NL in Verbindung mit „Foto zoekt familie“ – Projekt des Koninklijk Instituut voor de Tropen

Freiwillige, externe Mitarbeiter werden bereits seit einiger Zeit in den niederländischen Archiven eingesetzt. Dies kann grob vereinfachend auf zwei Arten erfolgen: Klassisch als Mitarbeiter im Archiv, denen Aufgaben übertragen werden, die sie vor Ort erledigen. Zum anderen arbeiten Archivare und Interessierte im Rahmen von Crowdsourcing-Projekten zusammen, wobei die Möglichkeiten des Web 2.0 genutzt werden.

Das erste große Crowdsourcing-Projekt Genlias wurde bereits in den 1990er Jahren ins Leben gerufen, um eine nationale Datenbank zu entwickeln, die Personenstandsdaten aus den ganzen Niederlanden aufnehmen sollte. Die Benutzerfreundlichkeit und das Angebot an Archivalien, die z. T. als Digitalisat angeboten werden, wurde im Lauf der Zeit kontinuierlich verbessert, allerdings ist das Angebot nicht mehr gänzlich kostenfrei.

Ein zweites, kleineres Projekt „Foto zoekt familie“ beruht auf  ca.330 Familienalben von Niederländern, die in der ehem. Kolonie Indonesien lebten. Die Eigentümer dieser Alben, die im Zuge der Dekolonisation ihren Besitz verließen, konnten nicht mehr ausfindig gemacht werden. Die Fotografien wurden digitalisiert und stießen auf großes Interesse der noch lebenden Rückkehrer sowie ihrer Nachkommen. Die Eigentümer von 16 Alben konnten auf diese Weise ermittelt werden. Die Digitalisate sind durch Tags erschlossen und können kommentiert werden. Des Weiteren wird um Hilfe bei der Transkription von Handschriften gebeten.

Das letzte Projekt „Vele Handen“ („Viele Hände“) ist als Forum organisiert, wobei ein kommerzielles Unternehmen mit Archiven und der „Crowd“, d. h. die ehrenamtlichen Mitarbeiter kooperiert. Innerhalb dieses Rahmens können Bestände auf unterschiedliche Weise in kleinen Projekten erschlossen und digitalisiert werden. Beispielsweise beginnt das Unternehmen mit der Digitalisierung eines Bestandes, der von Freiwilligen, die ein Projekt wählen, erschlossen wird. Diese können im Gegenzug Digitalisate kostenfrei downloaden, was ansonsten kostenpflichtig ist. Wichtig sind hierfür klare Anweisung in den Formularen, eine Kontrolle durch erfahrene Mitarbeiter und eine Begleitung der Verzeichnung durch Archivmitarbeiter.

Abschließend betont Jacques van Rensch, dass Archive selbst investieren müssen, um Projekte zum Erfolg werden zu lassen. Gleichwohl profitieren sie von der Zusammenarbeit. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass keine regulären Arbeitsplätze durch die Tätigkeiten Externer ersetzt werden.

Sektion 1: Beitrag H. Bolte – Verzeichnung der Überlieferung des Kunstschutzes im Zweiten Weltkrieg im Nachlass Franziskus Graf Wolff Metternich

Der Beginn der Verzeichnung ging einher mit zwei Ereignissen, die den Kunstschutz im Herbst 2013 in den Mittelpunkt der öffentlichen Aufmerksamkeit rückten: Das Auffinden der durch Cornelius Gurlitt verwahrten Kunstwerke sowie den Hollywood-Spielfilm „Monuments Men“.

Der Kunsthistoriker und Denkmalpfleger Franziskus Graf Wolff Metternich übernahm 1928 das Amt des Provinzialkonservators und wurde somit zum obersten Denkmalschützer der preußischen Rheinprovinz. Nach Ausbruch des Zweiten Weltkriegs wurde er im Frühjahr 1940 nach Paris gerufen mit dem Auftrag, den Kunstschutz im besetzten Frankreich zu übernehmen. Diese Aufgabe übernahm er mit großer Gewissenhaftigkeit und setzte sich sehr für den Schutz des französischen Kulturguts ein, wodurch Plünderungen staatlicher Einrichtungen verhindert werden konnten. Der private Besitz konnte dagegen weniger geschützt werden. Sein Einsatz brachte ihn in Gegensatz zu den deutschen Stellen, die systematischen Kunstraub betrieben, weshalb er schließlich abberufen wurde. Nach dem Krieg schnell entlastet, prädestinierten ihn seine Fähigkeiten und hervorragenden internationalen Kontakte für ein diplomatisches Amt. Er übernahm daher die Leitung der Bibliotheca Hertziana in Rom, wo er sich u. a. wieder dem Kunstschutz widmete.

Der Nachlass Graf Wolff Metternichs ging nach seinem Tod im Jahr 1978 schließlich an das Archivdepot des Vereins der Vereinigten Adelsarchive im Rheinland e. V. Die Aufarbeitung stand im Zusammenhang mit dem Filmprojekt „Frankophonia“ des russischen Regisseurs Sokurow, der bei Recherchen für seinen Film auf den bis dato unbekannten Nachlass stieß. Das Konvolut umfasst einen reichen, vielfältigen Teil zum Kunstschutz im besetzten Frankreich, der sich aus dienstlichen wie privaten Unterlagen zusammensetzt. Im Laufe der Verzeichnung zeigte sich, dass die Provenienzen durch zahlreiche zeitgenössische wie spätere Reorganisationen nicht mehr nachvollziehbar waren. Eine Neuorganisation des Bestandes war unumgänglich, um ursprüngliche Provenienzen zumindest teilweise wiederherzustellen. Der Bestand soll im Herbst diesen Jahres für die Öffentlichkeit und Forschung zugänglich gemacht werden.

Sektion 1 Kooperatives Erschließen und Auswerten: Impulsreferat von Dr. H.-W. Langbrandtner

In seinem einleitenden Beitrag betont H.-W. Langbrandtner, dass die Erschließung zwar eine der herausragenden Aufgaben im archivischen Tätigkeitskanon sei, deren deren Bedeutung in den vergangen Jahren dennoch kontinuierlich gesunken und hinter anderen Schwerpunkten wie die digitale Archivierung zurückgetreten sei. Auch der Personaleinsatz hat sich zuungunsten der Erschließung vor allem der Bestände vor 1815 verschoben, obwohl gerade diese hohe Anforderungen an die archivische Bearbeitung stellen. Dabei unterscheiden sich große Einrichtungen wie staatliche Archive nicht von mittleren oder kleineren Archiven, etwa aus der kommunalen Familie. Angesichts sinkender Personalressourcen ist ein Ausweg die Absenkung von Erschließungsstandards, d. h. eine immer flachere Erschließung. Eine Alternative stellt die Erschließung in Projekten, insbesondere in Kooperation, dar. Es stellt sich allerdings die Frage, ob ein solches Vorgehen mit einem Kompetenzverlust der Archive einhergeht, wenn eine Kernaufgabe auf externe Personen ausgelagert werden. In dieses Spannungsfeld reihen sich auch die folgenden Beiträge ein.