Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements

von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.

Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Frau Dr. Becker präsentiert, wie Managementkompetenzen in der Marburger Ausbildung vermittelt werden. Entsprechende Kompetenzen seien überall dort notwendig, wo komplexe Aufgaben zu erfüllen seien. Daher würden Managementkompetenzen zunehmend seit den 1990er Jahren innerhalb der Ausbildung angeboten.

Die Rahmenbedingungen der verwaltungsinternen Ausbildung würden durch die entsprechenden Ausbildungsordnungen gesteckt. Ausbildungsträger seien in erster Linie die staatlichen Archive des Bundes und der Länder, teilweise in Kooperation mit anderen Stellen wie beispielsweise den Landschaftsverbänden in NRW. Die Ausbildung dauere für den gehobenen Dienst (Fachhochschulstudium) insgesamt drei Jahre, für den höheren Dienst (Referendariat) zwei Jahre. Beide Ausbildungsstränge seien geteilt in einen berufspraktischen Teil in den Ausbildungsarchiven sowie einen Fachstudienteil an der Archivschule. Einzelheiten seien in den Ausbildungsordnungen sowie den entsprechenden Modulhandbüchern geregelt. Dennoch bestünden Unterschiede in den einzelnen Ausbildungsteilen, die von Bund und Ländern übernommen werden würden.

Am Beispiel des Landes NRW präsentiert sie eine mögliche Ausgestaltung des Studiums: Dazu würden berufspraktische Studien im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsausbildung an den Hochschulen des öffentlichen Dienstes gehören. Da diese in jedem Bundesland anders ausgestaltet sei, müsste an der Archivschule teilweise für eine Angleichung der Kenntnisse gesorgt werden. Dies betreffe auch und insbesondere Managementkompetenzen, wie sie in zwei Modulen im Umfang von etwa 30 Stunden gelehrt werden würden.

Für die Ausbildung des höheren Dienstes bestehe seit der Reform des Studienganges das Ziel, die Referendarinnen und Referendare zu Fach- und Führungspersonal (beziehungsweise je nach Ausbildungsordnung des Bundeslandes zu Führungs- und Fachpersonal) auszubilden. Einzelheiten seien im Modulhandbuch geregelt. Dazu gebe es im praktischen Ausbildungsteil ein eigenes Modul unter dem Namen “Archivorganisation und Archivmanagement”. Insgesamt seien dort etwa 35 Unterrichtsstunden vorgesehen. In der Ausgestaltung gebe es jedoch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Bereich der Fachstudien an der Archivschule hingegen seien für das Modul “Verwaltungs- und Archivmanagement” mit acht Lehrveranstaltungen mit 150 Unterrichtsstunden zuzüglich 90 Stunden Selbststudium vorgesehen. 

Als Fazit formuliert Frau Dr. Becker einige Wünsche zur Weiterentwicklung der Fachausbildung: Demnach müssten im Fachhochschulstudium Verwaltungskompetenzen stärker berücksichtigt werden, da dies auch der Realität in vielen Kommunalarchiven entspreche; bislang sei das breite Aufgabenspektrum des gehobenen Dienstes nicht komplett in der Ausbildung abgebildet. Zudem sollten die Ausbildungsanteile in den einzelnen Bundesländern stärker vereinheitlicht werden. Im Bereich des Referendariats würde es sich empfehlen, eine stärkere Verbindung zwischen fachbezogenen und allgemeinen Managementkompetenzen zu ermöglichen. Übergreifend sei es wichtig, ein Gespür bei der Zusammenarbeit mit der Trägerverwaltung eines Archivs zu entwickeln. Zudem plädiert sie für eine engere Zusammenarbeit der einzelnen Ausbildungsträger und der Archivschule.

Sektion 3: Heute für morgen sorgen – Moderne Personalentwicklung

Moderation: Dr. Sabine Eibl, Landesarchiv NRW

Frau Dr. Sabine Eibl eröffnet die Sektion mit der Beobachtung, dass das Archivwesen sich seit längerem in einem Fachkräftemangel befinde, der sich in Zukunft noch verschärfen werde. Neue Wege seien daher gefragt, sich damit auseinanderzusetzen, damit der Fachkräftebedarf gedeckt werden könne. Diese seien zum Teil schon in Form von Ausbildungskooperationen beschritten worden. In der folgenden Sektion können weitere Ideen präsentiert werden, um sich dem Problem zu stellen.

Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich

von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Panel B: Methoden und Instrumente zur Archiventwicklung

Moderation: Dr. Magnus Dellwig, Stadtarchiv Oberhausen

Dr. Magnus Dellwig berichtet aus seiner eigenen Erfahrung in einer Stadtverwaltung. Viele städtische Verwaltungsstellen hätten gelernt, ihre Bedürfnisse gezielt bei den Entscheidungsträgern vorzubringen und für sie positive Ergebnisse zu erzielen. Vor diesem Hintergrund möchte er Thesen für die spätere Diskussion präsentieren:

  1. Archivmanagement ist am erfolgreichsten, wenn es nicht nur als Führungsaufgabe verstanden wird. Unterschiedlichste Fachkenntnisse innerhalb des Archivs müssen zusammengeführt werden, um nach Außen besser kommuniziert werden zu können.
  2. Je kleiner die Organisationseinheit, desto wichtiger ist das ganzheitliche Auftreten gegenüber dem Träger.
  3. Visionen helfen bei der Entwicklung des Archivs. Durch die Überlegungen zu einem Idealtypus “Archivmanagement” könne die eigene Arbeit verbessert werden.

Fragen und Diskussion zur 1. Hälfte der 2. Sektion

Dr. Bettina Joergens (Landesarchiv NRW) bedankt sich für beide Vorträge und appelliert, sich um die Notfallvorsorge zu kümmern. Diese sei nicht nur für große Katastrophen, sondern auch für kleine Havarien unerlässlich. Dabei seien auch scheinbar unwichtige Fragen zu klären wie beispielsweise das Vorhandensein passender Gummistiefel.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach Kooperationsmöglichkeiten auf dem Lande, wo beispielsweise keine hauptamtliche Feuerwehr existiert. Dr. Ulrich Fischer sieht auch in der freiwilligen Feuerwehr einen kompetenten Kooperationspartner. Frank Peters (Feuerwehr Köln) verweist auf seinen eigenen Vortrag, der in derselben Sektion gleich noch folgt.

Notfallbeauftragte: Kommunikationsgeschick und Kompetenzgerangel – (k)ein Erfahrungsbericht

von Gilles Regener, Nationalarchiv Luxemburg

Dr. Steinert stellt Gilles Regener aus dem Nationalarchiv in Luxemburg vor. Seit 2007 ist er Konservator der Abteilung für Wirtschaftsgeschichte im Luxemburger Nationalarchiv. Unter anderem ist er Notfallbeauftragter im Luxemburger Nationalarchiv.

Nach dem Motto “Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt!” hält Regener fest, dass sich für Notfälle nicht alles planen ließe. Jedoch sollten vor einem Katastrophenfall folgende Fragen geklärt werden:

  1. Was könnte wann, wie und wo passieren (Risikoanalyse)?
  2. Wie muss im Akutfall reagiert werden (Notfallplan)?
  3. Wie ist nach der Katastrophe mit dem Schaden umzugehen (Nachsorge)?

Notfallvorsorge mache sich erst im Schadensfalle bezahlt. Dennoch sei es eine Führungsaufgabe, die gleichzeitig eine essentielle bestandserhalterische Notwendigkeit und fachliche Daueraufgabe sei. Es koste viel Zeit, Zuständigkeiten zu definieren, Fachkompetenz aufzubauen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen. Auch an den Notfallbeauftragten würden eine Reihe von Anforderungen gestellt: Er benötige beispielsweise umfangreiche Kenntnisse zu den Beständen des Archivs oder zum Gebäude. Im Akutfall seien die Führungsqualitäten des Beauftragten gefragt: Entscheidungen müssten schnell und ohne Kompetenzgerangel getroffen werden. Hierzu ist es laut Regener hilfreich, wenn der Notfallbeauftrage auch im Arbeitsalltag eine Führungsaufgabe innehabe.

Gilles Regener betont, dass er die Funktion des Notfallbeauftragen zunächst ad hoc übernommen habe und er dadurch zum Ansprechpartner geworden sei. Dennoch sei er bereits im Rahmen mehrerer Notfälle zum Einsatz gekommen. Von zweien berichtet er im Folgenden:

Am 25. Juli 2019 sei es im Nationalarchiv Luxemburg zur Flutung des Magazins gekommen, die nur durch Zufall vor der Mittagspause entdeckt worden sei. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten aus der Mittagspause gerufen und der Einsatz koordiniert werden. Da die Ursache des ansteigenden Wassers zunächst nicht gefunden werden konnte, sei die Räumung der unteren Regalböden beschlossen und begonnen worden. Die Feuerwehr sei alarmiert worden. Diese habe jedoch während des Einsatzes zu einem weiteren Einsatz mit Personenschaden abrücken müssen, da Personenschutz vor dem Schutz von Gegenständen steht. Im Nationalarchiv selbst seien noch keine Erfahrungen mit solchen Notfällen gesammelt worden, sodass die Unterstützung des Nationalmuseums gesucht worden sei. Diese habe nicht nur in der Zurverfügungstellung von Fachkenntnissen bestanden, sondern auch in praktischer Hilfe, wie beispielsweise die Unterstützung durch einen Mitarbeiter mit LKW-Führerschein. Zudem seien weitere praktische Fragen zu klären gewesen, darunter: Wo kann die Gefriertrocknung durchgeführt werden? Wie kann die hohe Luftfeuchtigkeit in den Räumen gesenkt werden ohne die Stromversorgung des Gebäudes zu überlasten – sofern denn noch eine Stromversorgung besteht? Erschwerend sei hinzu gekommen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Nationalarchiv nach mehreren Stunden körperlichen Einsatzes am Ende gewesen seien. Der Einsatz habe am folgenden Tag fortgesetzt werden müssen. Dabei sei festgestellt worden, dass sich in einigen Beständen aufgrund der hohen Luftfeuchtigkeit bereits ein Schimmelbefall gebildet habe.

Am 15. Juli 2021 sei Gilles Regener zu einem Notfall im Literaturarchiv in Mersch gerufen worden. Dort war das Archiv vom Sommerhochwasser betroffen, was zu einer Überschwemmung des Gebäudes geführt habe. Hier habe Regener bereits auf seine Erfahrungen aus dem Notfall im Jahre 2019 zurückgreifen können. Bei seiner Ankunft in Mersch habe er die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Literaturarchivs in unkoordinierten Aktionen aufgefunden, bei denen diese auch den Eigenschutz vernachlässigt hätten.  Regener habe mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Nationalarchivs die Koordinierung übernehmen können. Unterstützung habe es vonseiten der örtlichen Feuerwehr sowie der Luxemburger Armee gegeben.

Zum Abschluss fasst Gilles Regener seine Erfahrungen zusammen. Wichtig sei im Katastrophenfall eine klare und unmissverständliche Kommunikation. Zudem müssten vorher geplante Arbeitsabläufe gegebenenfalls angepasst werden. Auf persönlicher Ebene müssten die Notfallbeauftragen im Katastrophenfall ihre Grenzen kennen und gegebenenfalls Aufgaben delegieren. Jeder Mensch reagiere in Notfallsituationen anders, was in Akutsituationen zu beachten sei.

Dr. Steinert dankt für den anschaulichen Vortrag und die Schlussfolgerungen. Viele Archivarinnen und Archivare, die im Rahmen der Flutkatastrophe des Jahres 2021 geholfen hätten, könnten sich darin wiederfinden.

KulturGutSchutz in Archiven. Maßnahmen und Kooperationsmöglichkeiten für Prävention und Ernstfall

von Dr. Ulrich Fischer, Historisches Archiv der Stadt Köln

Dr. Steinert begrüßt nach der Mittagspause zur zweiten Sektion zum Thema Notfallereignisse und Notfallmanagement

Dr. Ulrich Fischer hält zu Beginn fest: Kulturgutschutz hat Konjunktur. Es sei eine Aufgabe, vor der Archive sich – auch im Angesicht klammer Haushalte – nicht wegducken könnten. Dabei seien die Gefahren vielfältig: In den kriegerischen Auseinandersetzungen im Nahen Osten, Mali, Bosnien bis hin zur Ukraine sei Kulturgut zum Ziel von Zerstörungen geworden. Der Klimawandel bedrohe das Kulturgut durch globale Erwärmung sowie zunehmende Extremwetterereignisse. Hinzu kämen altbekannte Themen wie die endogenen Veränderungen im Kulturgut selbst, Schädlingsbefall, unsachgemäße Aufbewahrung oder gar Diebstahl und Vandalismus. Die Politik setze sich zwar für den Schutz des schriftlichen Kulturgutes ein, jedoch seien die zur Verfügung gestellten Mittel ausbaufähig.

Unter Kulturgutschutz versteht Fischer alle Maßnahmen, die eine Beschädigung oder Zerstörung, aber auch den Diebstahl oder die Unterschlagung von Kulturgut verhindern würden. Auch sei das Kulturgutschutzgesetz zu beachten.

Fischer ruft mehrere Katastrophenfälle mit Beschädigung von Kulturgut in Erinnerung: Beispielsweise den Brand in der Anna-Amalia-Bibliothek 2004, das Hochwasser im Jahr 2021, aber auch die Brandkatastrophe in Kapstadt 2021. Auch hätten die Tornados in Paderborn und Lippstadt im Mai 2022 Archive treffen können.

Zu den Maßnahmen des Kulturgutschutzes zählt Dr. Fischer die Bundessicherungsverfilmung und die damit verbundene Einlagerung der Filme im Barbarastollen als traditionelle Tätigkeit. Daneben zählt er die Prävention, die Notfallvorbereitung nach ISO 21110 oder Priorisierung für Notfälle. Der Krieg in der Ukraine zeige zudem die Wichtigkeit von Überlegungen zur Evakuierung beziehungsweise Flüchtung von Kulturgut.

Als Akteure beziehungsweise Maßnahmenträger des Kulturgutschutzes sieht Fischer jedes Archiv selbst. Diese seien verantwortlich dafür, das eigene Kulturgut zu schützen und zu diesem Zwecke auch die eigene Trägerinstitution in die Pflicht zu nehmen. Dazu sei die Zusammenarbeit in Notfallverbünden unerlässlich: Die Kooperation mit anderen Kulturgutinstitutionen ermögliche es beispielsweise, die finanziellen Lasten auf mehrere Schultern zu verteilen. In NRW seien zudem die Landschaftsverbände als wichtige Vermittlungsinstanzen für Technik und Fachkenntnisse unerlässlich. Als darüber liegende Ebene existierten verschiedene Förderprogramme wie beispielsweise die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) oder die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), die Mittel zur Bestandserhaltung (und damit auch für den Kulturgutschutz) zur Verfügung stellen würden. Der Weg von der Antragstellung zur Umsetzung sei zwar anstrengend, doch würde er sich lohnen. Die Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände könnten auch hier mit ihrem Wissen unterstützen.

In der Beteiligung innerhalb eines Notfallverbundes sieht Fischer viele Vorteile, wie beispielsweise den Austausch von Fachkompetenz, verstärkte Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit oder die Koordination zwischen den Kulturgutinstitutionen. Zudem bestehe innerhalb von Notfallverbünden die Verpflichtung, Notfallübungen abzuhalten. Ohne diese disziplinierende Maßnahme würden solche Tätigkeiten gerne vergessen werden.

Auf bundesdeutscher Ebene erwähnt Fischer verschiedene Vereinigungen, die im Kulturgutschutz tätig sind. So beispielsweise BlueShield Deutschland, die Deutsche Gesellschaft für Kulturgutschutz oder auch Berufsverbände wie den Verband der Restauratoren e. V. (VdR).

Wichtig in der Prävention und Notfallbetreuung ist laut Fischer die Zusammenarbeit mit Behörden und Organisationen für Sicherheitsaufgaben (BOS), also Feuerwehr oder Technische Hilfswerke. Dort liege das nötige Wissen für den Umgang mit Katastrophen im Allgemeinen, welches sich auch auf den Notfall im Archiv anwenden ließe. Zur Risikoanalyse seien jedoch bereits basale Tätigkeiten unverzichtbar, wie beispielsweise die Betrachtung der Gebäude mit Kolleginnen und Kollegen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Fischer plädiert auch dafür, den Kontakt zu Versicherern zu suchen. Des Weiteren könnten die Umsetzung archivischer Fachaufgaben zum Kulturgutschutz beitragen: Schadenskataster, fachgerechte Verpackungen, Ordnung im Gebäude sowie eine fachgerechte Erschließung würden die Maßnahmen im Notfall wesentlich vereinfachen. Zudem sei eine Datensicherung unerlässlich, um notwendige Daten im Notfall nicht zu verlieren.

Zum Abschluss verweist Fischer auf die Webseiten der LVR- Archivberatung sowie des Notfallverbundes Münster, den SicherheitsLeitfaden Kulturgut (SiLK) sowie die ISO 21110 (Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr). Dort fänden sich entsprechende weiterführende Informationen. Diese seien zur Vorbereitung für den Notfall hilfreich. Zudem dienten sie gegenüber dem Archivträger als Argumentationshilfe.

Dr. Steinert fasst zusammen, dass nicht jede Institution das Rad neu erfinden müsse. In Archiv, Notfallverbünden sowie in den Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände seien bereits Fachkenntnisse vorhanden, von denen auch kleinere Archive profitieren könnten.