Sektion 3: Fragen und Diskussion

Herr Schröder, LWL-Archivamt, betont in Anknüpfung an Frau Schwarz die Bedeutung von Mentoring für die Weiterqualifikation von Mitarbeiter*innen. Herr Senk, LVR-AFZ, ergänzt hierzu, dass für Quereinsteiger auch die lokale bzw. regionale Vernetzung der Kommunalarchivarinnen und -archivare auf Kreisebene sehr wertvoll ist und in der Praxis oft weiterhilft. Ferner wirbt er unter Bezugnahme auf den Beitrag von Frau Mülders für die Ausbildung von FaMIs auch in kleinen und mittelgroßen Archiven.

Frau Becker und Frau Schwarz äußern sich auf Nachfrage von Frau Eibl über ihre Eindrücke, was Reformbedarfe in der Archivausbildung angeht. Betont werden Nutzen und Notwendigkeit von Kooperation – sowohl zwischen den ausbildenden Institutionen als auch in Fachkreisen. Frau Schwarz plädiert zudem für eine größere Durchlässigkeit zwischen den verschiedenen Qualifikationen. Frau Becker stimmt dieser Forderung grundsätzlich zu, sieht allerdings auf der normativen Seite größere Hürden.

Aus dem Publikum kommt die Frage nach einem grundständigen Studiengang Archivwissenschaft. Frau Becker beklagt den Mangel an empirischen Forschungen zu diesem Thema und verweist darauf, dass die Zahl an Lehrstühlen für Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft in der Vergangenheit stark zurückgegangen sei, allerdings auch, weil es den Lehrstuhlinhaber*innen vielfach an archivspezifischem Fachwissen mangele. Ferner verweist sie auf die wirkmächtige Tradition der verwaltungsinternen Archivausbildung. Frau Schwarz beklagt die Abwicklung des ehemaligen ostdeutschen Studiengangs Archivwissenschaft und das fehlende Promotionsrecht der FH Potsdam. Die Grundlagen für eine starke, innovative Archivwissenschaft in Deutschland fehlten daher.

Frau Eibl dankt den Referent*innen und den Teilnehmer*innen an der Diskussion.

 

Im Anschluss schließt Mark Steinert des 56. Rheinischen Archivtag. Er dankt den Referent*innen, dem Team des Stadtarchivs Krefeld und den weiteren lokalen Akteuren und dem Organisationsteam.

Martina Zech, Stadtarchivarin von Wesseling, lädt abschließend im Namen des Bürgermeisters zum 57. Rheinischen Archivtag nach Wesseling ein. Er wird am 13. und 14. Juni 2024 stattfinden.

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

von Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Einleitend erläutert Frau Prof. Dr. Schwarz die augenzwinkernde Bedeutung ihres Vortragstitels: Bei der Auswahl von Kandidat*innen für die Besetzung archivischer Stellen solle es um “Sachbetreffe” gehen – vielfältige und individuelle Kompetenzen, die der beruflichen Praxis zuträglich sind, nicht allein starre Kriterien. Diese Forderung nach Offenheit auch gegenüber unbekannten Ausbildungswegen sei eine Schlussfolgerung aus der Offenlegung des sogenannten “Thomas-Kreislaufs”, wonach in Auswahlverfahren Personen mit strukturell ähnlichen Hintergründen bevorzugt werden (“Thomasse wählen Thomasse aus”). Diese Erkenntnis wirke sich heute bereits vielfach auf Stellenausschreibungen aus: an die Stelle eines traditionellen herkunftsbezogenen Anforderungskatalogs träten zunehmend inhaltsbezogene Zusammenstellungen geforderter Kompetenzen.

Die Studiengänge “B.A. Archiv”, “B.A. Bibliothekswissenschaft” und “B.A. Informations- und Datenmanagement” an der FH Potsdam sind zulassungsfrei; sie alle qualifizieren für den gehobenen Dienst. Für die Studiengänge “M.A. Archivwissenschaft” und “M.A. Digitales Datenmanagement”, die für den höheren Dienst qualifizieren, müssen sich Bewerber*innen einem Auswahlverfahren unterziehen; ferner müssen sie einschlägige Berufserfahrungen und – da es sich um berufsbegleitende Studiengänge handelt – eine Anstellung nachweisen. Inwiefern Absolventen eine Beamtenlaufbahn offensteht, ist von den Situationen in den Bundesländern abhängig und derzeit sehr unterschiedlich.

Bereits im Bachelorstudiengang Archiv können Studierende eigenständig Akzente setzen und ein individuelles Profil schärfen, beispielsweise durch die Wahl der Archive für die verpflichtenden Praktika oder durch die Auswahl des Themas der Abschlussarbeit. Diese spezifischen Schwerpunkte sind auch im abschließend ausgestellten Bachelorzeugnis ablesbar.

Der Masterstudiengang Archivwissenschaft bietet vielfältige Möglichkeiten, selbstständig Schwerpunkte zu wählen. Bei der Wahl der Themen der Masterarbeiten wird darauf geachtet, dass diese nicht ausschließlich auf die Situation des eigenen Arbeitgebers zugeschnitten sind, sondern auch verallgemeinerbare und vergleichende Aspekte beinhalten.

Durch die Kombination beispielsweise des Bachelors Archiv und des Masterstudiengangs Informationswissenschaften können Studierende ihre Qualifikationen vertiefen und ein individuelles Profil ausprägen. Auch der Bachelor Bibliothekswissenschaft vermittelt archivische Grundkompetenzen. Stärker auf die Wirtschaft ausgerichtet ist der Bachelor Informations- und Datenmanagement, wobei auch hier eine größere Zahl der Studierenden eine kulturwissenschaftliche Affinität aufweist.

Abschließend lenkt Frau Prof. Schwarz den Blick auf die Bewerber*innensicht. Sie verweist hier auf tendenziell unterschiedliche Perspektiven der Geschlechter auf Stellenausschreibungen und Arbeitgeber. Zunehmend sei der Wunsch, sich mit dem eigenen Arbeitgeber identifizieren zu können, ein maßgeblicher Motivationsfaktor. Nicht zuletzt sei auch eine dem Studienabschluss angemessene Stelleneingruppierung ein entscheidender Faktor, um Bewerber*innen ansprechen und gewinnen zu können.

Aktiv gegen den Fachkräftemangel: FaMI-Ausbildung im Kreisarchiv Heinsberg

von Anja Mülders, Kreisarchiv Heinsberg

Das Kreisarchiv Heinsberg ist ein relativ kleines Kreisarchiv im ländlichen Raum; der Fachkräftemangel ist in der Region ein erhebliches Problem. Dieser schwierigen Ausgangssituation sucht das Archiv schon seit längerem, durch die eigene Ausbildung von FaMIs entgegenzuwirken.

Das Kreisarchiv verwahrt ausschließlich die Überlieferung der Kreisverwaltung, nicht der kreisangehörigen Kommunen. Für Nutzer*innen ist neben dieser Überlieferung insbesondere die umfangreiche Zeitungssammlung von Relevanz. Die Personalausstattung stellte sich ursprünglich als erheblich zu niedrig dar. Neben einer detaillierten Feststellung des Bedarfs stellten die Ermittlung von Stärken und Schwächen die Basis für eine vorausschauende Personalplanung dar.

Anfänglich erhielt das Archiv nur sporadische personelle Unterstützung (Praktikanten, Ehrenamtler, vereinzelte Unterstützung beispielsweise durch Hausmeister); die Einstellung von weiterem archivischen Fachpersonal des gehobenen oder höheren Dienstes stellte für den Archivträger aus Kostengründen keine Option dar.

Die Einführung des Ausbildungsberufs “Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv” im Jahr 1998 brachte eine realistische Option mit sich, dieser Problematik entgegenzutreten. Da die Anwerbung bereits ausgebildeter Fachkräfte dieses Berufs auf dem freien Arbeitsmarkt unrealistisch war, kam de facto nur die selbstständige Ausbildung durch das Kreisarchiv in Frage. Erforderliche Bedingungen hierfür waren u.a. der Erwerb der Ausbildereignung, die Schaffung räumlicher Voraussetzungen und die Berücksichtigung des für die Ausbildung erforderlichen Zeitbedarfs. Seit 2007 konnte das Kreisarchiv regelmäßig FaMIs ausbilden, zumeist für den Eigenbedarf, aber auch für kreisangehörige Kommunen. Eine Garantie, dass die ausgebildeten Fachkräfte jedoch selbst auch längerfristig im Ausbildungsarchiv (oder auch im Ausbildungsberuf) arbeiten wollen, ist freilich nicht von vornherein gegeben.

Langfristig hat das Kreisarchiv Heinsberg seine Personalproblematik durch die Ausbildung von FaMIs deutlich verbessern können. Frau Mülders betont den Wert einer offensiven Werbung für den Ausbildungsberuf – beispielsweise bei Archivführungen und der Zusammenarbeit mit Schülerinnen und Schülern – wie auch die Vernetzung und das Einholen von Unterstützung, die sie durch die LVR-Archivberatung sowohl mit Blick auf das Schaffen von Rahmenbedingungen für die Ausbildung als auch für eine kontinuierliche Evaluierung der Gesamtsituation und personellen Bedarfe des Kreisarchivs erhalten hat. Zugleich betont Frau Mülders die Notwendigkeit, die Attraktivität des Archivs als Arbeitsplatz durch flankierende Maßnahmen stets aufrechtzuerhalten und zu verbessern, um Fachkräfte motivieren und halten zu können.

Podiumsgespräch und Diskussion

Dr. Mark Steinert moderiert eine Gesprächsrunde mit den vier Referenten des heutigen Vormittags. Anknüpfend an einige Zahlen, die im Verlauf der Vorträge gefallen sind, fragt er nach dem gegenwärtigen Blick auf den Stand des Archivmanagements.

Dr. Schneider möchte rückblickend ein optimistisches Fazit der Erfahrungen seiner Zusammenarbeit mit Archiven ziehen. Kritisch sieht er allerdings die aus seiner Sicht mangelnde Kooperation von Archiven in vielen Bereich.

Dr. Bischof, Präsident des LAV NRW, weist darauf hin, dass in den vergangenen Jahrzehnten die Managementkompetenzen in Archiven erheblich gewachsen seien, betont aber zugleich, dass noch viel Arbeit zu tun ist. Hierauf erwidert Dr. Schneider, dass er insbesondere im Bereich der Übernahme digitaler Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren für die Zukunft noch erhebliche Probleme sieht. Die Vorteile, die sich aus einem Zusammenspiel zwischen Kooperation und konkurrierenden Entwicklungen gerade im digitalen Bereich ergeben können, betont Dr. Patt.

In der Ermittlung von Kennzahlen und der Weckung eines flächendeckenden Bewusstseins für deren Bedeutung sieht Dr. Steinert ein Desiderat. Besonderen Wert möchte Dr. Schröder auf Richtwerte für die Ermittlung von Personalbedarfen legen. Zwar sei hier die Situation einerseits besonders deprimierend, da die allermeisten Archive personell unterbesetzt seien, doch sieht er aus der Perspektive der praktischen Archivberatung auf diesem Feld auch wesentliche Erfolge und Verbesserungen. Dr. Steinert betont, dass sich viele Kommunen der Problemlage durchaus bewusst seien und daher Organisationsuntersuchungen scheuten. Herr Holtman betont, dass es in den Niederlanden keine flächendeckende Struktur von Kommunalarchiven gebe, sondern vielfach regional gearbeitet würde, was mit Blick auf Stellenstrukturen und die Vergleichbarkeit von Richtwerten zu Ungleichgewichten führe. Dr. Patt misst Richtwerten zwar eine große Bedeutung für die Beratung bei, merkt aber auch an, dass es vielfach notwendig sei, in der Praxis Abstriche zu machen, um überhaupt Fortschritte erzielen zu können.

Frau Marner, LVR-AFZ, fragt mit Blick auf die Ausführungen von Herrn Holtman, welche Bedeutung Archive als offene Orte der Information und Kommunikation in Deutschland haben. Dr. Patt und Dr. Steinert betonen übereinstimmend die Vorbildrolle niederländischer Archive, die auch auf die deutsche Seite eine ausstrahlende Wirkung habe. Herr Holtman betont, dass dieser Wandel nur mit einem Paradigmenwechsel im archivischen Selbstverständnis wirklich umsetzbar sei. Er sieht in der Entwicklung in den Niederlanden keinen nur kurzfristigen Trend.

Herr Metzdorf betont, dass Archive mit ihren Aufgaben in der Erinnerungskultur  sowie der Sicherung und Bereitstellung authentischer Informationen der Demokratiestärkung dienen und diese Kompetenz, die auch von ihren Trägern erwartet werde, stärken und ausbauen sollten. Dr. Schneider betont, dass alle Überlegungen zur Ausrichtung von Archiven nur dann tragfähig seien, wenn deren ökonomische Auswirkungen stets mit bedacht würden.

 

Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Dr. Patt knüpft inhaltlich an die Ausführungen von Herrn Dr. Schneider an: Die Ausarbeitung von Gutachten und Stellungnahmen stellt seit langem eine Kernaufgabe der LVR-Archivberatung dar, die dort behandelten Probleme und Herausforderungen decken sich mit den von Schneider aufgeworfenen Themenfeldern. Angesichts der vielfach unbequemen Befunde ist die Vertraulichkeit der Informationen von zentraler Bedeutung, weshalb dieses Tätigkeitsfeld der Archivberatung wenig öffentlichkeitswirksam und in der Landschaft vergleichsweise unbekannt ist.

Gutachten und Stellungnahmen werden von den Gebietsreferent*innen der LVR-Archivberatung sowie Restaurator*innen des AFZ erarbeitet. Ausschlaggebend für die jeweiligen Stellungnahmen ist, dass die Bearbeiter*innen über die entsprechenden fachlichen Kompetenzen verfügen; eine gemeinsame, sich ergänzende Bearbeitung durch verschiedene Kolleg*innen ist daher nicht selten. Zu Themenfeldern, die außerhalb der archivischen und restauratorischen Kompetenzen liegen (Beispiel: Brandschutzvorkehrungen), werden dementsprechend keine Gutachten erstellt.

Ziel ist die Beratung von Archiven (nicht von Einzelpersonen) und die kontinuierliche Verbesserung der archivischen Situation im betreuten Gebiet. Bei der Bearbeitung von Gutachten ist Effizienz eine wesentliche Voraussetzung, um die rheinische Archivlandschaft flächendeckend adäquat beraten zu können. Der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die die jeweiligen Ausgangsbedingungen und Schwierigkeiten am besten kennen und über notwendige Daten verfügen (bzw. leicht darauf zugreifen können), ist für die Ausarbeitung guter Stellungnahmen essenziell.

Dr. Patt betont, dass eine Begrenzung der Begutachtung auf die drängenden Probleme letztlich zielführend ist, um damit auch eine Priorisierung anschließender Gegenmaßnahmen zu steuern und nicht auf Nebenkriegsschauplätze abzugleiten.

Bei Ortsterminen steht eine möglichst umfassende Sammlung von Eindrücken, Daten und Befunden im Mittelpunkt. Der Ist-Zustand wird mit den geltenden archivischen Standards und Normen verglichen, wobei die Bewertung der Befunde mit Augenmaß zu erfolgen hat. Aus den Befunden abgeleitete Handlungsempfehlungen sind zu priorisieren und auch im Hinblick auf die Dringlichkeit zu differenzieren (kurzfristige Veränderung erforderlich, langfristige Optimierung wünschenswert).

Die Zusammenstellung der Daten erfolgt unter Zuhilfenahme standardisierter Formulare, in die gängige Empfehlungen, Standards und Erfahrungen eingeflossen sind. Die gesammelten Informationen sind Grundlage für eine qualitative Bewertung und Einschätzung der Ist-Situation.

Zusätzlich führt Dr. Patt aus, dass es vielfach sinnvoll ist, schriftliche Stellungnahmen und Gutachten durch mündliche Erläuterungen zu flankieren, um bei den Vorgesetzten, die von der Dringlichkeit etwaiger Maßnahmen überzeugt werden sollen, ein wirksames Verständnis zu erzielen. Hierzu gehört insbesondere auch der Verweis auf vorbildliche Zustände in anderen Archiven der Region.

Eine Sonderform der Gutachten sind sogenannte Archivkonzeptionen, die eine umfassende Darstellung und Einschätzung zum Zustand eines Archivs bieten und als Grundlage für Optimierungen oder eine grundsätzliche Neuausrichtung dienen können.

Dr. Patt sieht in Gutachten und fachlichen Stellungnahmen wertvolle Hilfsmittel des Archivmanagements, mahnt aber, diese mit Bedacht und Geduld, ohne überzogene Erwartungen sowie in enger Abstimmung mit allen Beteiligten einzusetzen.

Abschlussdiskussion des RAT 2022

Dr. Mark Steinert weist in seinem Resümee darauf hin, dass dem Thema des Katastrophen- und Krisenmanagement in den letzten Jahren in NRW große Aufmerksamkeit gewidmet wurde und viel passiert ist. Dennoch gilt es noch häufig, ein Bewusstsein für die sich stellenden Herausforderungen zu wecken und für ein nachhaltiges Management zu sorgen. Dies gilt gleichermaßen für die vor allem vor dem Hintergrund des Klimawandels drohenden Notfälle wie auch für “schleichende Katastrophen”, wie beispielsweise Gefahren durch Schädlinge oder den fortschreitenden Papierzerfall.

Bei den Archivträgern und in den Verwaltungen muss stets aufs Neue für die Notwendigkeiten und Bedürfnisse geworben werden, die sich aus der Vorsorge im Archiv und in den Registraturen stellen. Den sich immer wieder stellenden Hindernissen sollte mit Pragmatismus begegnet werden. Den Wert von Vernetzung, Vorsorge und professionellem Austausch streicht Steinert nochmals heraus. Mit der Prognose “Die nächste Katastrophe kommt bestimmt” gibt er allen Teilnehmer*innen den Impuls auf den Weg, sich kontinuierlich und mit Nachdruck den individuellen Herausforderungen zu stellen.

Dr. Steinert weist darauf hin, dass der Rheinische Archivtag 2023 in der Stadt Krefeld stattfinden wird. Das dringende Bedürfnis, Archivtage in Präsenz abzuhalten, unterstützt das Auditorium durch spontanen Applaus. Allen Beteiligten des endenden Archivtags 2022, insbesondere den Vertreter*innen und Mitarbeiter*innen der Stadt Erkelenz sowie den Referent*innen der Tagung, dankt er für ihr Engagement und die Gastfreundschaft, die zu einem gelungenen, gut organisierten Archivtag geführt haben.

Renaissance bewährter Techniken? Bundessicherungsverfilmungen als Back-Up

von Dr. Sarah Rudolf, LVR-AFZ

Dr. Sarah Rudolf stellt einleitend die Grundlagen der Bundessicherungsverfilmung vor: 1954 wurde die Haager Konvention als völkerrechtlicher Vertrag ins Leben gerufen mit dem Ziel des Kulturgutschutzes, 1961 legte das Bundesarchiv die Weichen für die Bundessicherungsverfilmung, 1967 wurde die Haager Konvention durch die Bundesrepublik ratifiziert. Erfahrungshorizont waren die Erfahrungen des Zweiten Weltkriegs (Beispiel für NRW: “Kahnakten” des Staatsarchivs Düsseldorf als schwerer Kulturgutschaden) und die sicherheitspolitische Lage des “Kalten Krieges”. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe legte 2012 eine neue Publikation auf (“Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten”), die erneut den Wert der Bundessicherungsverfilmung für den Kulturgutschutz unterstrich. Die bekannten Kulturgutnotfälle der letzten Jahrzehnte wie auch die sich abzeichnenden Bedrohungen durch den Klimawandel unterstreichen gegenwärtig deutlich den fortdauernden Bedarf, auch für den Fall massiver Kulturgutschäden oder gar von Totalverlusten gewappnet zu sein und eine Ersatzüberlieferung zu schaffen.

Wichtig ist es dabei, einen mehrgleisigen Ansatz zu verfolgen. Neben dezentralen Notfallstrukturen und Maßnahmen der präventiven Bestandserhaltung stellt die Bundessicherungsverfilmung dabei ein zentral organisiertes Element dar. Die Notwendigkeit, hier vorausschauend zu planen, um das eigene Kulturgut nachhaltig schützen zu können, liegt auf der Hand. Gleichwohl weist Rudolf darauf hin, dass die Verfilmung primär eine Schutzverfilmung ist und der Gedanke des Originalersatzes nur den Ausnahmefall darstellen darf.

Mit Blick auf die Hochwasserkatastrophe von 2021 hat sich die Bundesverfilmung von Rückgratbeständen bereits als wichtiges “Back-Up” erwiesen. In Bad Münstereifel seien beispielsweise das Goldene Buch, der gesamte Urkundenbestand und einige Zeitungsbestände durch die Verfilmung gesichert gewesen und können mit vergleichsweise geringem Aufwand durch eine Digitalisierung rasch wieder für die Forschung nutzbar gemacht werden, obwohl die Originale teilweise stärkste Schädigungen erlitten haben.

Zwar ist die Herstellung von Mikrofilmen mittlerweile auf ein digitales Verfahren umgestellt worden, das heißt, die Mikrofilme werden von Digitalisaten der Originale erzeugt; dennoch bieten die Mikrofilme, die über eine Haltbarkeit von 500 Jahren verfügen sollen, nach derzeitigem Stand eine deutlich längere Haltbarkeit als digitale Daten. Gleichwohl ist ein Informationsverlust nicht zu vermeiden – ein signifikantes Beispiel hierfür ist das Fehlen von Farbe.

Rudolf weist auf das EU-geförderte PIQL-Projekt hin, bei dem gleichzeitig analoge und digitale Informationen – letztere in Form eines QR-Codes – auf Mikrofilm gebannt werden. Hierdurch soll eine bessere Verknüpfung der verschiedenen Sicherungsmedien ermöglicht werden. Das Medium des Mikrofilms stellt sich damit nicht als veraltet dar, sondern wird den neueren Erfordernissen angepasst und “fit für die Zukunft” gemacht.

Dr. Yvonne Bergerfurth (StA Geldern) erkundigt sich nach den Möglichkeiten, in den Archiven bestehende Digitalisate nachträglich in die Bundessicherungsverfilmung zu geben. Dies sei grundsätzlich denkbar, sofern gewisse Standards und technische Parameter eingehalten wurden; allerdings deuten sich hierbei auf mittlere Sicht massive Mengen- bzw. Kapazitätsprobleme an.

Matthias Senk (LVR-AFZ) appelliert, sich der Frage der Beständepriorisierung in den Archiven zu widmen und zügig in das Notfallmanagement einfließen zu lassen. Er weist – mit Blick auf die Erfahrungen der Hochwasserkatastrophe – darauf hin, dass “gut gemeinte” Sicherungsmaßnahmen wie das Einschließen wichtiger Bestände in Stahlschränken sich im Notfall sogar als kontraproduktiv erweisen können, wenn z. B. nach Aufquellen des Materials eine Bergung ohne weitergehende Schädigung nicht möglich ist.