Eeva Rantamo: Bestandspolitik, Archivgut und Servicekonzepte: Unterstützung von Diversität und Zugänglichkeit im Archiv

Die Kulturwissenschaftlerin Eeva Rantamo stellt zunächst die Frage „Wer steht nicht im Gästebuch“? Diese in Museen bereits vor Jahren gestellte Frage sollte verstärkt auch in den Archiven eine Rolle spielen. Da Archive Informationsorte für alle Menschen in ihrer gesamten Diversität sind, sollten die Fragen nach den Benutzern, die erreicht werden und vor allem die nicht erreicht werden, in den Fokus rücken. Dabei sollten die Bedürfnisse der zunehmend älter werdenden Gesellschaft genau so eine Rolle spielen wie Überlegungen dazu, welche unterschiedlichen Untertstützungen angeboten werden können und welche zusätzlichen Nutzer bei einem entsprechenden Angebot in das Archiv kommen würden. Erster Schritt in diese Richtung ist die Kontaktaufnahme zu den Nutzerinnen und Nutzer, die über den Eintrag in das Gästebuch hinaus geht. Frau Rantamo empfiehlt zunächst persönliche Eindrücke aus den Begegnungen mit den BesucherInnen zu sammeln und Kolleginnen und Kollegen nach persönlichen Erfahrungen bei der Arbeit im oder dem Besuch des Archivs zu befragen. Auch das direkte Gespräch mit Besuchern und Vertreterinnen einschlägiger Organisationen wie z. B. Seniorenverbänden, Betroffenenverbänden etc. hilft bei der Analyse der vorhandenen physischen und psychischen Barrieren und möglicher Unterstützungsangebote, die häufig mit geringem Aufwand angeboten werden können. Auch die Stärken des Archivs sollten abgefragt und auf dieser Basis weitere Verbesserungen erarbeitet werden. Archive sollten bei ihren Informationsangeboten im Internet unbedingt stärker auf die Bedingungen vor Ort hinweisen, Serviceangebote baulicher und technischer Art erwähnen und Barrieren z. B. bei der An- und Abreise ermittlen und in die allgemeinen Hinweise auf der Homepage integrieren.

Ein Service-Konzept für das Archiv sollte sich auf das Realistische konzentrieren und Mittel und Bedingungen in den Blick nehmen, die vorhanden und/oder einzurichten sind. Beschränkungen können verschiedener Art sein und sollten individuell für die einzelnen Einrichtungen erfasst werden. Dann wird sichtbar, welche Hilfestellungen angeboten werden können und wo die Grenzen des Zugangs verlaufen. Häufig können unterstützende Mittel nicht nur für die eigentliche Zielgruppe sinnvoll sein, sondern erleichtern auch für bereits vorhandene Besucher den Zugang und die Nutzung. Die Bildungsangebote der Archive sollten Angebote für bestimmte Behindertengruppen umfassen und durch zuvor geschulte oder zum Personal gehörende Betroffene durchgeführt werden. Auch der Blick in die eigenen Bestände und die Bestandspolitik ermöglicht Zugänge für bisher nicht erreichte Gruppen, wenn mithilfe eines Perspektivwechsels in die Sicht der Nutzerinnen und Nutzer gefragt wird, welche Personengruppen dort sichtbar werden und wessen Geschichte gesammelt und überliefert wird. Hier gibt es Potentiale, bisher weniger repräsentierte gesellschaftliche Gruppen in die Überlieferungsbildung einzuschließen und damit Anknüpfungspunkte für einen Archivbesuch dieser Personen zu liefern.
Zum Abschluss stellt Eeva Rantamo noch einmal klar, dass Inklusion sich nicht nur auf Menschen mit Behinderungen sondern auf alle Menschen bezieht. Sie appelliert an die Archivarinnen und Archivare, die Besucherinnen und Besucher als starke Partner zu erkennen und sie in Servicekonzepte einzubeziehen.

Dr. Christian Reinhardt: „Ihre Mitwirkung ist uns wichtig!“ – Die Befragung von Nutzern zur Weiterbildung des Serviceangebots des Hessischen Landesarchivs

Dr. Reinhardt erläutert die Durchführung einer Studienreihe zur Nutzerzufriedenheit und der Bereitstellung von Archivgut vor dem Hintergrund von Serviceorientierung, Verbesserung des Angebots und dem Wunsch nach guter öffentlicher Resonanz und belastbaren Informationen über Schwächen und Stärken.

Das Hessische Landesarchiv unternimmt seit etwa zwei Jahren Bemühungen, mit Hilfe geeigneter Methoden aus der Sozialforschung und auch mit professioneller externer Unterstützung belastbare Informationen über die Erfahrungen und Bedürfnisse seiner Archivnutzer zu erhalten. Das Landesarchiv möchte mit den Ergebnissen der insgesamt drei Untersuchungen den Bedarf im Bereich archivischer Service erkennen und im Hinblick auf die Erwartungen und Ansprüche der Benutzer verbessern.

Zur Frage, warum der Aufwand betrieben wurde, weist Dr. Reinhardt darauf hin, dass angesichts der jährlich ca. 40.000 Benutzer-Servicestunden sicherlich wichtig zu erfahren sei, was damit verbunden ist und wie die Erwartungen der Nutzer erfüllt oder sogar übertroffen werden können. Zudem sei eine Nutzerbindung und eine gute Resonanz gewollt, die man bisher bereits etwa durch Veranstaltungen zu erreichen versuche. Außerdem steige durch gute Resonanz auch die Mitarbeiterzufriedenheit und vonseiten der Archivverwaltung wünscht man sich aus der Ergebnissen der Umfrage auch Hinweise darauf, wie Personal möchlichst effizient eingesetzt werden kann.

Insgesamt wurde eine Studie mit drei Untersuchungen in den Jahren 2016/17 durchgeführt. Erstens eine Befragung der Vorstände der Genealogischen Vereine in Deutschland. Es wurden Wünsche und Vorschläge rückgemeldet, Erschließungszuständen im Archivinformationssystem zu verbessern, Archive auch Samstags zu öffnen oder Schulungen zu bestimmten Quellengattungen und Lesekurse anzubieten.

Die zweite Befragung richtete sich an regelmäßige Nutzer. Sie wurde an ca. 7000/8000 Teilnehmer geschickt, 1400 Antworten kamen zurück und wurden ausgewertet. Schwerpunktmäßig kamen die Studienteilnehmer aus Hessen (24% andere Bundesländer, 2% Ausland). Positiv hervorgehoben wurde, dass die Befragten zufrieden waren mit der Freundlichkeit der Mitarbeiter und schnelle Bereitstellung der Archivalien. Bemängelt wurde v.a., der derzeitige Onlinezugriff auf Archivalien. Verbesserungsvorschläge waren z.B: die Optimierung der Usability von Arcinsys, mehr Digitalisierungen und Möglichkeit selbst Digialisate oder Fotografien anzufertigen. Beratungen und Schulungen für Nutzer, günstigere Öffnungszeiten für Berufstätige, Senkung der Gebühren, WLAN in Lesesälen.

Drittens wurde im Anschluss an die Befragungen eine Gruppediskussionen durchgeführt. Hier sollten die Erwartungen der Nutzer an einen „Virtuellen Lesesaal“ besprochen werden. Die Teilnehmer der Diskussion waren 8 „professionelle Wissenschafter“ und 9 „historisch interessierte Praktiker“. Auch hier wurde Kritik an Bedienbarkeit der Archivsoftware Arcinsys vorgetragen und mehr und bessere Digitalisierung angeregt. Die Erschließungssystematik und die Suchmöglichkeiten sollten verbessert werden. Ebenso wurde darüber nachgedacht, wie auf oft geäußerte Nutzerwünsche, etwa nach verbesserter Infrastruktur (Parkplätze) und nach einem einheitlichen Informationssystems in allen Archiven reagiert werden könne. Nachgedacht werden könnte etwa über die Weitergabe von Kontaktdaten zu verwandten Nutzugsvorhaben, Schulungen, und bessere Online-Hilfe werden.

Etliche Vorschläge ließen sich darauf recht unkompliziert und rasch umsetzen, wie W-LAN im Nutzungssaal, Nutzerschulungen oder die Erlaubnis selbstständig Digitalaufnahmen von Archivalien anzufertigen, anderes konnte als Bedarf formuliert werden, z.B. die Verbesserung des Informationssystems Arcinsys oder das online-Angebot. Längerfristige Maßnahmen sind die Überarbeitung des Internetauftritts und der Usability von ARcisys, die Einrichtung eines „Virtuellen Lesesaals“, die Erhöhung des Erschließungsgrads bei Archivgut oder die Bereitstellung von Digitalisaten.

Dr. Reinhardt resümierte, dass mit der Studie und den Umfragen insg. belastbare Ergebnisse erreicht wurden, ebenso gute Kenntnisse über die Schwächen und Stärken des eigenen Angebots. Als erfreulich erwies sich die gute Resonanz, während die professionelle Methode und Moderation durch externe Beratung die Qualität der Maßnahme erheblich gesteigert hat.

 

Dipl.-Des. Rainer Hirschel: „Altes Wissen neu erfahren“ – Willkommen im Archiv!(?)

Nach der eindrucksvollen Vorstellung des MARCHIVUM Mannheim vollzieht Rainer Hirschel, Architekt aus Köln, den Perspektivwechsel und betrachtet die Archive aus dem Blickwinkel des Archivnutzers. Dabei betrachtet er sich nicht als wissenschaftlicher  sondern als privat interessierter Nutzer. Seine privaten Recherche beziehen sich auf die Familiengeschichte und auf die Geschichte eines historischen, denkmalgeschützten Hauses in Frechen,das er vor einigen Jahren erworben hat. Die Famliengeschichte führte ihn u. a. auch in polnische Archive, die er wegen des Wunsches nach Authentizität persönlich besuchte.
Die Recherche nach dem historischen Haus betrachtete Hirschel auch als ein Schritt zum „Ankommen“ an einem neuen Wohnort. Er nimmt das Plenum mit auf den Weg seiner Recherche, die ihn an insgesamt zwölf Institutionen führte, u. a. an das Stadtarchiv Frechen und das Landesarchiv NRW in Duisburg.

In allen Fällen erfolgte der Erstkontakt zu den Archiven problemlos per Mail oder Telefon. Erster Kritikpunkt sind die im Vergleich zu Stadtbibliotheken eingeschränkten Öffnungszeiten für Berufstätige. Alle Ansprechpartner waren freundlich, innerhalb der Gebäude ergaben sich aber Defizite bei der Beschilderung, fehlenden Mitarbeitenden an der Information und vor allem bei der Barrierefreihet. Ein weiterer Kritkpunkt sind auch die häufig fälligen Gebühren, die von Kopierkosten bis zu Tageskarten für den Eintritt in das Archiv reichen.
Aus seiner Sicht fehlen auch Räume für Recherche-Gespräche und Pausenräume, in denen Lebensmittel konsumiert werden können. Die technische Ausstattung ließ in allen besuchten Institutionen zu wünschen übrig. Andererseits begegnete er als Nutzer in allen Einrichtungen einer hohen Sachkompetenz und Hilfsbereitschaft bei der Recherche. Als Wünsche für die Zukunft formuliert Hirschel die zeit- und ortsunabhängige Recherche, Erleichterungen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Archivgut, v. a. auch bei bereits gemeinfreien Materialien, Nutzung moderner digitaler Technik zur Erleichterung von Schlagwortsuchen und eine engere Vernetzung der Archive untereinander und mit anderen Gedächtniseinrichtungen.

Tagungstaschen

Auch in diesem Jahr gibt es für die Teilnehmenden des Rheinischen Archivtags wieder eine gut gefüllte Tagungstasche, die traditionell am Montag vor der Veranstaltung gepackt wird. Was alles drin ist, werden nur die erfahren, die sich rechtzeitig angemeldet haben….

AFZ-Fobi-Team beim Packen der Tagungsunterlagen

Abstract zum Vortrag von Dr. Harald Stockert: Mannheims Geschichte neu erleben: Das MARCHIVUM als Identitätsstifter und Standortfaktor

Zum Auftakt blickt der Rheinische Archivtag über den Tellerrand nach Baden-Württemberg, wo das in diesem Jahr eröffnete MARCHIVUM in Mannheim neue Impulse des archivischen Selbstverständnisses als offene Geschichtsorte setzt. Dr. Harald Stockert stellt das neue Haus vor, das vielleicht Inspiration für die rheinischen Archive sein könnte.

Am 17./18. März 2018 öffnete in Mannheim das neue MARCHIVUM seine Pforten für die Öffentlichkeit. So nennt sich nun das vormalige Stadtarchiv Mannheim-Institut für Stadtgeschichte, das mit seinem Umzug in einen umgebauten Hochbunker aus dem Zweiten Weltkrieg auch sein Aufgabenspektrum und damit sein Profil erweitert hat. Es war bereits zuvor weit mehr als ein Ort des Sammelns, Verwahrens und Aufbereitens historischer Unterlagen. Das Institut sah sich auch immer einer aktiven Rolle in der Vermittlung und Forschung verpflichtet.

Das MARCHIVUM erhält zusätzlich den Auftrag ein lebendiger Lern- und Erlebnisort zu werden, indem ein NS-Dokumentationszentrum sowie eine stadtgeschichtliche Ausstellung präsentiert werden. Hier gilt es ein Bewusstsein über die vielseitige Stadtgeschichte zu entwickeln, Identität zu stiften und nicht zuletzt demokratische Verantwortung zu stärken.
Das neue Gebäude bietet dazu ideale Voraussetzungen mit seinen umfangreichen Flächen, aber auch mit seinem Charakter als sperriges, unbequemes Denkmal. Gelegen im bevölkerungsreichsten Stadtteil Neckarstadt-West, soll das neue MARCHIVUM als offenes Haus hier neue, positive Impulse setzen und den Stadtteil voranbringen.

Als MARCHIVUM entwickelt sich das frühere Stadtarchiv Mannheim zu einem historischen Volldienstleister weiter – von der klassischen Übernahme, Verwahrung und Nutzung über die Forschung hin zur Präsentation und Vermittlung geschieht alles unter einem Dach. Kern bleibt das Archiv, dessen Kompetenzen und Rolle hier neu gedacht werden – vielleicht auch ein Modell für andere Archive?

Link zur Homepage des MARCHIVUMS

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Kurzvita von Dr. Harald Stockert

  • 1990-1998 Studium der Geschichte, Germanistik und Mathematik in Mannheim und Amsterdam. Promotion in neuerer Geschichte
  • 1998-2000 Archivreferendariat in Karlsruhe und Marburg
  • 2000-2001 Konzernarchivar der GEHE AG, Stuttgart
  • Seit 2001 beim Stadtarchiv Mannheim (heute MARCHIVUM Mannheim): Abteilungsleitung Zwischenarchiv und IT; seit 2009 Stellvertretender Leiter
  • Seit 2014 Geschäftsführer der Mannheimer Archiv- und Digitalisierungs-Gesellschaft (MAUD GmbH)
  • Mitgliedschaft im IT-Unterausschuss der BKK
  • Fachveröffentlichungen zur Digitalisierung von Archivgut, Schriftgutverwaltung und Zwischenarchiv, Archivrecht

Konzept des 52. Rheinischen Archivtags

Unter der Überschrift „Der Servicegedanke beginnt im Kopf. Für eine archivische Willkommenskultur“ geht der RAT 2018 der Frage nach, wie es um die Bürgerfreundlichkeit und den Service in den öffentlichen Archiven bestellt ist und welche Erwartungen die Bürgerinnen und Bürger im Allgemeinen und die klassischen Nutzendengruppen im Besonderen an die Archive als Gedächtnis- und Kultureinrichtungen, regionale Wissensspeicher und nicht zuletzt Dienstleister der Verwaltung haben.

Die Archive werden trotz vieler Bemühungen von der Öffentlichkeit weiterhin häufig als „geschlossene“ Institutionen wahrgenommen, für deren Besuch besondere Kenntnisse und Voraussetzungen nötig sind. Hier gilt es kritisch zu fragen, welche Hemmschwellen die Archive aktiv abbauen können und wollen, aber auch, wo die Grenzen der Zugänglichkeit verlaufen.

Die neue Generation der Archivgesetze – auch und v. a. das Archivgesetz NRW – hat einen Paradigmenwechsel vollzogen und Zugangsbeschränkungen zu Archivgut weitgehend abgeschafft. Die Nutzung der Archive und der Einblick in amtliches Archivgut steht heute jedermann ohne den Nachweis eines Forschungsinteresses oder persönlicher Betroffenheit offen. Es ist gesellschaftlicher Konsens, dass Archive als öffentlich finanzierte Einrichtungen den Zugang zum schriftlichen kulturellen Erbe ermöglichen sollen und dass die Nutzung als Kriterium der Überlieferungsbildung eine wichtige Rolle spielt. Die zunehmende Digitalisierung und vor allem die dadurch entstehende Erwartungshaltung vieler Nutzender, möglichst „alles“ müsse über das Internet verfügbar sein, erfordert von den Archiven eine klare Analyse dessen, was machbar und wünschenswert ist, aber auch, was in Jahrzehnten immer noch nur einer Gruppe von Spezialisten zugänglich sein wird.

In vier Sektionen lädt der RAT 2018 zur Diskussion darüber ein, ob der Servicegedanke in den Köpfen der Archivarinnen und Archivare Platz gegriffen hat und sie sich auf dem Weg befinden, ihre Einrichtungen als offene Orte für historisches, kulturelles und regionales Wissen zukunftsweisend zu gestalten.

Eine Einführung ins Thema richtet den Blick auf den Stand der Bürgerfreundlichkeit in den öffentlichen Verwaltungen und fragt dann nach den Erfahrungen und Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern als Archivnutzende.
Die erste Sektion geht der Frage nach, inwieweit klassische archivische Aufgaben wie Erschließung und Überlieferungsbildung Merkmale von Kundenorientierung sein können und sollten. Die zweite Sektion präsentiert in kurzen Projektberichten praxisnahe, zielgruppenorientierte Angebote der Archive, die die Zufriedenheit der Nutzenden und ihre Bindung an die Archive stärken. In der dritten Sektion stehen kundenfreundliche Rahmenbedingungen im Mittelpunkt und veranschaulichen Möglichkeiten und Grenzen der Zugänglichkeit von Archiven. Der Freitagvormittag wirft einen kritischen Blick auf den Stand der digitalen Angebote der Archive. Die abschließende Podiumsdiskussion bietet die Gelegenheit, die Zukunft der Kundenorientierung und damit auch die Zukunft der Archive kontrovers zu diskutieren.

RAT 2018: Servicegedanke und Willkommenskultur

Unter dem Motto „Der Servicegedanke beginnt im Kopf – Für eine archivische Willkommenskultur“ ist das Programm des Rheinischen Archivtags 2018, der am 12. und 13. Juli im Stadtsaal in Frechen stattfindet, soeben veröffentlicht worden.
Programm 52. Rheinischer Archivtag

Wer mitdiskutieren möchte, ob die in der Überschrift verwendeten Begriffe und Archive in einem praktischen Zusammenhang stehen oder ob sie völlig unterschiedliche Lebensbereiche beschreiben, ist herzlich eingeladen, sich unter folgendem Link zur Tagung anzumelden:
Zur Anmeldung

51. Rheinischer Archivtag
Foto: Stefan Arendt, LVR-ZMB

Nachtrag: Aktuelle Stunde

In der seit Jahren bewährten Form beschließt die Aktuelle Stunde unter der Moderation von Dr. Peter Weber den Rheinischen Archivtag.

Zum Stand der digitalen Langzeitarchivierung in NRW berichtet Dr. Weber, dass die beiden Lösungen DiPS kommunal und DNS im Lösungsverbund DA NRW in Pilotprojekten getestet werden. Allerdings fehlt es weiterhin bei beiden Produkten an Erfahrungen im produktiven Regelbetrieb außerhalb der jeweiligen Anbieterkonsortien.

Für den Bereich der Bestandserhaltung weist Dr. Weber auf das neue Sonderförderprogramm der Bundesregierung  zum Originalerhalt in Höhe von 1 Mio Euro hin, das durch die KEK (Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts) verwaltet wird. Obwohl die Rahmenbedingungen für eine Beteiligung kleinerer und mittlerer Archive durch das angestrebte Mindestvolumen von 40.000 € pro Projekt schwierig waren, ist es gelungen 10% der Fördersumme für Projekte in NRW anzufordern. (Nähere Informationen zum Sonderförderprogramm der KEK)

In der aktuellen Diskussion zur Evaluierung von Entsäuerungsverfahren konnte u. a. von Seiten der Bundeskonferenz der Kommunalarchive gegen die Überführung der ISO 18344 (Effectiveness of paper deacidification processesin) in eine identische DIN 32701 (liegt zur Zeit als modifizierter Norm-Entwurf „Information und Dokumentation – Wirksamkeit von Papierentsäuerungsverfahren“ vor) interveniert werden.

Volker Hingst (LVR-AFZ) berichtet über den aktuellen Sachstand des LISE-Projekts, das sich nach nunmehr zehn Jahren Laufzeit in der 3. Laufzeitphase bis 2019 befindet. 2017 wurden bislang 860 Kg Material in der Block-Entsäuerung verarbeitet und ca. 220.000 Blatt im Einzelblattverfahren. Herr Hingst bittet darum, weitere Anträge zu stellen und diese möglichst früh dem LVR-AFZ zuzuleiten, damit die Auftragsabwicklung entsprechend geplant werden kann.

Dr. Claudia Kauertz (LVR-AFZ) liefert einen kurzen Bericht zum Thema „Hygiene im Archiv“, das  seit 2015 einen Schwerpunkt in der Beratungs- und Präventionstätigkeit des LVR-AFZ bildet. In den beiden vergangenen Jahren wurden bei der KEK jeweils Mittel für 10 Hygienesets (Luftfilter und Staubsauger) beantragt, die in der Zwischenzeit nach dem Muster der Notfallboxen dezentral verteilt wurden. Die Empfänger der Sets verpflichten sich vertraglich, diese an weitere Archive in der jeweiligen Region auszuleihen. Um alle Mitgliedskörperschaften zu versorgen, wurden bei der KEK Mittel für sechs zusätzliche Hygienesets beantragt. Die Verteilung der Sets wurde einerseits durch Anwendungsworkshops vor Ort flankiert. Darüber hinaus fand im Mai 2017 eine zweitägige Tagung statt, die die „Objekthygiene“ in Theorie und Praxis thematisierte.

Der Informationsblock zum Thema Bestandserhaltung wird von Volker Hingst mit einem kurzen Sachstandsbericht zu Papierfischchen abgeschlossen. Diese sehr resistente Spezies fühlt sich bereits bei deutlich geringerer Luftfeuchtigkeit wohl als das allseits bekannte Silberfischchen und ist bei Befall bisher nur sehr schwierig auszutilgen. Bisher ist ein akuter Fall im Rheinland bekannt. Herr Hingst appelliert noch einmal eindringlich an die Kolleginnen und Kollegen, Neuzugänge des Archivs zunächst zu separieren, da die Schädlinge häufig in/mit den Kartons eingeschleppt werden.

Im Anschluss weist Dr. Weber auf die angespannte Stellensituation in NRW hin. Aktuell gibt es Stellen in der Region, die nicht mit Fachpersonal besetzt werden können. Um mittelfristig für Entspannung zu sorgen beteiligen sich das LVR-AFZ und das LWL-Archivamt seit dem Ausbildungsjahr 2016 aktiv an der Ausbildung der Anwärter für den gehobenen Dienst.

Abschließend stellt Heike Bartel-Heuwinkel (LVR-AFZ) das Landesprogramm zur Digitalisierung historischer Zeitungen vor, das vom bisherigen Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert wird. Grundlage ist ein von 2013 bis 2015 durchgeführtes DFG-Projekt mehrerer Landesbibliotheken zur Digitalisierung überregionaler Zeitungen sowie eine Umfrage zur Erhebung historischer Zeitungstitel unter Archiven, Bibliotheken und anderen Institutionen. Das nun angelaufene Programm wird federführend von den Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn und Münster betreut sowie durch den LVR, das Hochschulbibliothekszentrum als technischem Partner und einzelne kommunale Archive unterstützt. Mittelfristig soll das zunächst bis 2019 bewilligte Programm Zugang zu den verstreut überlieferten und nur teilweise katalogisierten historischen Zeitungsbestände schaffen und Digitalisate auf einem gemeinsamen Online-Portal vorhalten. Da viele dieser Bestände in den lokalen Archiven als Mikrofilme vorhanden sind, liegt das Augenmerk zunächst auf einer Digitalisierung der Filme. Sollte das Programm  wie geplant über 2019 hinaus verstetigt werden, sollen auch Zeitungen in der originalen Druckausgabe einbezogen werden, die bisher in keiner Form technisch kopiert und damit gesichert wurden.

Nach dem Abschluss der aktuellen Stunde übernimmt Dr. Arie Nabrings das Mikrofon für das Schlusswort des diesjährigen Rheinischen Archivtags. Er weist zunächst auf die pointierte Zusammenfassung des Tagungsgeschehens durch Dr. Clemens Rehm zu Beginn der Podiumsdiskussion hin. Dann dankt er der Stadt Essen für die außerordentlich gute Unterstützung bei der Durchführung der Tagung. Als Tagungsort für den nächsten Rheinischen Archivtags übermittelt er die Einladung der Stadt Frechen. Abschließend verabschiedet er sich von den Kolleginnen und Kollegen der rheinischen Archive, da er selbst ab dem 1.1.2018 in den Ruhestand tritt und daher nicht mehr am 52. Rheinischen Archivtag teilnehmen wird.

Dr. Benjamin Bussmann: Informationserhalt und –verlust bei Datenmigrationen im Zuge der elektronischen Langzeitarchivierung

Zunächst stellt Dr. Bussmann die Herausforderungen in der Langzeitarchivierung  vor: Die schnelle technische Weiterentwicklung, die Dynamik und die Vielfalt der Programme.
Die bisher verfolgten Erhaltungsstrategien sind u. a. die Analogisierung, das so genannte „Gerätemuseum“, die Emulation als Nachbildung der ursprünglich genutzten Software und die Migration als Anpassung der digitalen Objekte in ein neues Umfeld. Aktuell gilt die Migration als vielversprechendster Ansatz. Herausforderungen dabei sind Veränderungen der ursprünglichen Daten in neue Formate und die damit verbundene Frage, ob Authentizität und Integrität dieser Daten und damit verbunden ihre Vertrauenswürdigkeit weiterhin als gegeben betrachtet werden können. Damit einher geht die Frage nach dem Original von digitalen Objekten und ihrer juristischen Belastbarkeit.

Die Performance (Kombination aus Daten, Software und Hardware) gilt als die entscheidende Ebene für die Feststellung von Authentizität und Integrität von Daten. Das bedeutet, dass nicht der ursprüngliche Bitstream als solcher als unveränderbar definiert wird. Doch wie können Authentizität und Integrität von Daten ansonsten aufrecht erhalten werden? Die gängigen Modelle sind das Repräsentationenmodell, das darauf aufbaut die Ursprungsversion einer Datei bei jeder Migration mitzunehmen und somit den unveränderten Bitstream für Emulationen oder zukünftige andere Lösungen zur Verfügung zu stellen. Allerdings ist es fraglich, wie viele Emulationen mit dieser Repräsentation 0 tatsächlich durchgeführt werden können.

Ein weiteres Modell ist das der signifikanten Eigenschaften, das nach den Eigenschaften einer Datei fragt, die bei jeder Migration unbedingt erhalten bleiben müssen, um die Authentizität und Integrität zu gewährleisten und somit einen Datensatz als vertrauenswürdig definieren. Die Formulierung signifikanter Eigenschaften ist derzeit in der Diskussion, z. B. im Interpares II-Projekt aber auch in den nationalen und internationalen archivischen Fach-Communities

Da die Signifikanz den digitalen Objekten nicht per se innewohnt, erweisen sich die subjektiven Kriterien bei der Definition von signifikanten Eigenschaften bisher als Problem. In letzter Konsequenz hängt diese Definition vom Ziel der Archivierung und damit von jedem Archiv und seinem Überlieferungsprofil ab. Wichtig ist also die Festlegung der Merkmale, deren Erhalt auf der Performance-Ebene für das Archiv unverzichtbar gilt.

Abstract zum Vortrag von Dr. Benjamin Kram: Justiziabilität von Überlieferungsmodellen und Bewertungsentscheidungen

Können Archivarinnen und Archivare aufgrund einer Bewertungsentscheidung juristisch belangt werden? Dr. Benjamin Kram spürt der aktuellen Rechtslage nach.

Zu den Kernkompetenzen von Archivarinnen und Archivaren zählt die Entscheidung darüber, welche Unterlagen dauerhaft im Archiv aufbewahrt werden sollen. Diese Bewertungsentscheidung kann – wenn es sich beispielsweise um personenbezogene Unterlagen handelt – zugleich in nicht unerheblichem Ausmaß in die Persönlichkeitsrechte Betroffener oder Dritter eingreifen.

Gleichwohl ist weder in den Archivgesetzen noch in der einschlägigen Rechtsprechung eine gerichtliche Überprüfbarkeit vorgesehen. Der Vortrag wird die gegenwärtige Rechtslage erörtern und sich kritisch mit deren Voraussetzungen auseinandersetzen.

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Kurzvita von Dr. Benjamin Kram

  • Studium der Geschichte und der Rechtswissenschaften
  • 2007–2012 wissenschaftlicher Mitarbeiter an Lehrstühlen für Rechtsgeschichte und öffentliches Recht in Zürich und Bern
  • 2012–2014 Referendariat an der Archivschule Marburg
  • Seit 2014 im Landesarchiv NRW; Verwendungen in der Abteilung Rheinland sowie im Fachbereich Grundsätze
  • Seit 2017 Leiter des Dezernates Bestandserhaltung in Münster-Coerde

Abstract zum Vortrag von Dr. Clemens Rehm: Rechtssicherung durch Überlieferungsbildung?

Dr. Clemens Rehm beschäftigt sich im ersten Vortrag der Sektion „Überlieferungsbildung“ mit der Frage wie viel Spielraum der Auftrag der Rechtssicherung den Archiven für die Bewertungsentscheidung und somit für die Überlieferungsbildung lässt.

Rechtssicherung ist einer der frühesten Archivzwecke. Schon im 3. vorchristlichen Jahrtausend sind Archive im Zweistromland mit Vereinbarungen und diplomatischer Korrespondenz als „juristische Rüstkammern“ bekannt. Der Gedanke, dass das archivierte Wissen um eigene Rechtspositionen ein nicht-öffentliches Herrschaftsinstrument ist, zeigte sich später auch in Namen wie beim „Geheimen Staatsarchiv“ in Berlin.

Mit den archivischen Menschenrechten von 1794 kam es zu einem ersten Paradigmenwechsel. Jeder französische Bürger sollte Einblick in die Archivbestände nehmen können, um seine materiellen Interessen, die sich an das Ende der Feudalherrschaft knüpften, wahrnehmen zu können. Auch in diesem Fall wurde von vorhandenen Archivbeständen aus gedacht und Zugang gewährt.

Was aber, wenn die Perspektive wechselt, wenn die Rechtssicherung den Ausgangspunkt für die Überlieferungsbildung darstellt?
Im demokratischen Staat haben die Rechte der Bürgerinnen und Bürger Verfassungsrang. So könnten sich aus der individuellen Rechtssicherung Konsequenzen für die archivische Überlieferungsbildung ergeben. Wenn wir gleichzeitig sehen, dass heute öffentliche Archive bei der Überlieferungsbildung an vielen Fronten zu kämpfen haben – z. B. werden Aufgaben der Daseinsfürsorge privatisiert oder die Anbietungspflicht wird von Ämtern und Behörden teilweise in Zweifel gestellt –, stellen sich neue Fragen.

Sind angesichts der aktuellen Entwicklungen individuelle Archivierungs-Ansprüche gegenüber den Archiven berechtigt? Wenn ja, wie können die aussehen, wie weit könnten sie reichen? Treffen solche individuellen Interessenlagen eventuell auf ähnlich ausgerichtete Vorstellungen zur Überlieferungssicherung bei Archiven und könnten gemeinsam verfolgt werden?
Es ist zu überlegen, ob die Aufgabe der Überlieferungsbildung weiter gedacht werden muss und ob der aktuelle Rechtsrahmen zur Aufgabenerfüllung ausreicht bzw. an welchen Stellen Änderungsbedarf besteht.

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Kurzvita von Dr. Clemens Rehm

  • Studium der neueren und mittelalterlichen Geschichte, Soziologie und Ethnologie in Freiburg i.Br. und Münster/Westf.; Promotion in neuerer Geschichte
  • 1985–1986 wissenschaftlicher Mitarbeiter am Stadtarchiv Freiburg i.Br. und Archivreferendariat im Hauptstaatsarchiv Stuttgart
  • Tätigkeit als Referent und stellvertretender Abteilungsleiter am Generallandesarchiv Karlsruhe
  • 2006–2011 Leiter der Stabsstelle des Präsidenten des Landesarchivs in Stuttgart, stellvertretender Abteilungsleiter in der Abteilung Fachprogramme und Bildungsarbeit
  • Seit 2011 Abteilungsleiter Fachprogramme und Bildungsarbeit
    Mitarbeit in Gremien und ehrenamtliches Engagement:

    • Bundesvorstand des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. 2001–2013 (Erster Stellvertretender Vorsitzender 2009–2013)
    • Geschäftsführender Vorstand beim Förderverein der Erinnerungsstätte für die Freiheitsbewegungen in der deutschen Geschichte e.V., Rastatt

Abstract zum Vortrag von Theresa Höhne: Juristisches Prinzip der Aktenwahrheit und Aktenvollständigkeit. Bedeutung rechtsstaatlicher Aktenführung für das verwaltungsgerichtliche Verfahren

Die Verwaltungsrichterin Theresa Höhne betrachtet das vorarchivische Feld der Aktenführung und ihre Bedeutung für die Möglichkeiten der Bürger, Verwaltungshandeln nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Kommt es zum Prozess müssen sich Bürger, Verwaltung und nicht zuletzt das Gericht auf die Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der beigezogenen Akten verlassen können. Und auch Archive können ihre rechtssichernden Funktionen nur wahrnehmen, wenn die ordnungsgemäße Aktenführung durch den Aktenbildner gewährleistet ist.

Die ordnungsgemäße Führung von Akten ist ein Grundprinzip rechtsstaatlicher Verwaltung. Sie findet ihre Grundlage im verfassungsrechtlich verankerten Rechtsstaatsprinzip, einem der grundlegenden Prinzipien des Grundgesetzes. Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Aktenführung geht damit über ihren Nutzen für die Verwaltung selbst hinaus. Ihr kommt eine Dokumentations- und Kontrollfunktion zu, indem sie die rechtsstaatliche Kontrolle von Verwaltungshandeln ermöglicht und damit gleichzeitig dem Grundrecht des Bürgers auf effektiven Rechtsschutz dient.

Von dieser Verankerung im Rechtsstaatsprinzip ausgehend setzt sich der Vortrag mit der Bedeutung rechtsstaatlicher Aktenführung im verwaltungsgerichtlichen Verfahren auseinander. Es werden zum einen die insbesondere aus verwaltungsrichterlicher Sicht zu beachtenden Grundsätze und zum anderen der Umgang des Gerichts mit Mängeln in der behördlichen Aktenführung dargestellt. Beispiele aus der verwaltungsgerichtlichen Rechtsprechung verdeutlichen, dass sich die Frage, wie Mängel in der Aktenführung zu bewerten sind, in unterschiedlichen Zusammenhängen stellen kann und dass sie sich stets nur unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls beantworten lässt.

Abschließend wirft der Vortrag einen kurzen Blick in die Zukunft, der darauf aufmerksam machen soll, dass sich in Zeiten zunehmender elektronischer Aktenführung neue Fragen der Umsetzung einer rechtsstaatlichen Aktenführung stellen werden.

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Kurzvita von Theresa Höhne

  • 2007–2012 Studium der Rechtswissenschaften an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster
  • 2013–2015 Juristischer Vorbereitungsdienst im Bezirk des Oberlandesgerichts Düsseldorf, u.a. mit Stationen in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen, in der Rechtsanwaltskanzlei Kapellmann & Partner und am Verwaltungsgericht Düsseldorf
  • Seit Juni 2015 Richterin am Verwaltungsgericht Düsseldorf, dort zunächst Tätigkeit in der 6. Kammer, u.a. mit Zuständigkeiten im Bereich des Fahrerlaubnis- und Verkehrsrechts, seit Januar 2017 Tätigkeit in der 5. Kammer, u.a. mit Zuständigkeiten im Bereich des Kommunalabgabenrechts

Abstract zum Vortrag von Dr. Andrea Hänger: Archivgesetzgebung im Spannungsfeld von Datenschutz, innerer Sicherheit und Informationsfreiheit: das Beispiel des neuen Bundesarchivgesetzes

Die Vize-Präsidentin des Bundesarchivs, Dr. Andrea Hänger, gibt den Kolleginnen und Kollegen einen Überblick über das am 10. März 2017 verabschiedete neue Bundesarchivgesetz.

Das im März dieses Jahres in Kraft getretene Bundesarchivgesetz hat viel Kritik auf sich gezogen, welche die vielen wichtigen Neuerungen, die das Gesetz auch bietet, aus dem Blick geraten ließ.

In dem Beitrag wird ein kurzer Überblick über die Neuerungen des Archivgesetzes gegeben und dann an den Beispielen Datenschutz, Informationsfreiheit, innere Sicherheit und Urheberrecht diskutiert, welche anderen Rechtsgebiete/Politikfelder Einfluss nicht nur auf das Gesetz selbst, sondern auch auf die Arbeit in den Archiven nehmen.

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Kurzvita von Dr. Andrea Hänger

  • Seit 2015 Vizepräsidentin des Bundesarchivs. Nach dem 2002 an der Archivschule Marburg abgeschlossenen Referendariat arbeitete sie im Bundesarchiv vor allem in den Bereichen Digitale Archivierung und Grundsatz.
  • Davor arbeitete sie als wissenschaftliche Projektmitarbeiterin am Haus der Geschichte in Bonn und an der Universität Freiburg.
  • Sie studierte an den Universitäten Freiburg, Göttingen und Grenoble Geschichte, Politikwissenschaften und Germanistik und promovierte zur Geschichte des politischen Engagements konservativer Frauen vom Ersten Weltkrieg bis in die NS-Zeit.

Neuere Veröffentlichungen:

  • Das Problem nicht gelöst: Urheberrechtsreform für verwaiste Werke, in: Forum: das Fachmagazin des Bundesarchivs 2013, S. 14f.
  • Das Recht auf Vergessenwerden und die Identität einer Gesellschaft: die geplante EU-Datenschutz-Grundverordnung, in: Forum: das Fachmagazin des Bundesarchivs 2013, S. 34-38.
  • Tobias Herrmann, Neue Herausforderungen für die Archivgesetzgebung, in: Forum: das Fachmagazin des Bundesarchivs 2013, S. 22-27.
  • Langzeitarchivierung, in: Hollmann, Michael / Schüller-Zwierlein, André (Hg.): Diachrone Zugänglichkeit als Prozess. Kulturelle Überlieferung in systematischer Sicht, Berlin/München/Boston 2014, S. 229-251.
  • Gebührenordnungen im Widerspruch zu Informationsweiter-verwendungsgesetz und Open Access?!, in: Euler, Ellen et al. (Hg.): Handbuch Kulturportale. Online-Angebote aus Kultur und Wissenschaft. Berlin/München/Boston 2015, S. 44-50.
  • Archive und Datenschutz. Die Anforderungen der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung, in: Joergens, Bettina (Hg.): Familiengeschichten, Schatztruhen und andere Archive. Beiträge zum 9. Detmolder Sommergespräch. Essen 2016, S. 21-30.

Programm des 51. Rheinischen Archivtags in Essen

Nach einer intensiven Vorbereitung liegt nun das Programm des 51. Rheinischen Archivtags vor, der am 6. und 7. Juli 2017 im Haus der Essener Geschichte / Stadtarchiv Essen stattfinden wird. Schon früh stand der Tagungstitel Archive im Rechtsstaat. Zwischen Rechtssicherung und Verrechtlichung fest. Die Planungsrunde hatte sich zum Ziel gesetzt, das Thema nicht nur aus der internen archivischen Sicht zu beleuchten sondern auch Experten anderer Disziplinen zu gewinnen. Mit dem nun veröffentlichten Programm hofft das LVR-AFZ den Kolleginnen und Kollegen in den rheinischen Archiven das Thema „Archiv und Recht“ auf aktuell und facettenreich näher zu bringen.