Konzepte zur Erhaltung fotografischer Bestände: Identifizierung, Digitalisierung und Originalerhalt von über 13 Millionen Bildern

Anna Meisen M. A., Bundesarchiv Koblenz

Frau Meisen begrüßt das Publikum. Zunächst nennt sie Zahlen und Fakten und stellt dann das Erhaltungskonzept sowie die Digitalisierung von Fotos im Bundesarchiv vor.

Im Bundesarchiv befinden sich seit der Transformation ca. 15 Millionen Fotos, um die es heute in ihrem Vortrag vorrangig geht. Diese teilen sich in ca. 500 Bestände auf. Die Bestände erhalten Fotos aus unterschiedlichsten Materialitäten. 290.000 sind zur Zeit im digitalen Bildarchiv abrufbar. 

Das Bundeserhaltungskonzept zielt auf das Original, d.h. auf den Erhalt des Originals, ab. Grundlegendes Problem ist jedoch das Material an sich, das sich nicht immer dauerhaft erhalten lässt, weshalb manchmal eine Transformation unumgänglich ist. Hinzu kommt das Problem der schier unüberschaubaren Menge. 

Innerhalb des Erhaltungskonzepts werden drei Erhaltungsniveaus unterschieden:

  1. (Groß) Kleine, nicht festgelegte Menge, mit besonderer Bedeutung für die deutsche Geschichte, wird priorisiert.
  2. (Mittel) Größere Menge, die primär durch präventive Maßnahmen stabilisiert wird sowie nach und nach digitalisiert.
  3. (Niedrig) betrifft das Zwischenarchivgut. Hier finden keine Bestandserhaltungsmaßnahmen statt. Ziel ist lediglich die Erhaltung für die Dauer der Benutzung.

Präventive Maßnahmen stehen in diesem Konzept im Fokus.

Bei der Digitalisierung ist eine Priorisierung aufgrund der Menge unumgänglich. Der Fokus liegt hier auf historischer Wichtigkeit und der Nutzungsfrequenz. Die Digitalisierung wird durchgeführt, um das Original vor Benutzung zu schützen und um dessen Erhalt somit zu sichern. Vor der Digitalisierung erfolgt i.d.R. eine restauratorische Bearbeitung.

On Demand Digitalisierungen finden im Bundesarchiv und in der BSTU nach Nutzungsanfragen statt. Hier findet jedoch keine vorherige restauratorische Bearbeitung statt. Jährlich entstehen so ca. 60.000 neue Digitalisate. Die erzeugten Digitalisate werden i.d.R. im Digitalen Bildarchiv online gestellt (Ausnahme bilden Fotos der BSTU). Im Bundesarchiv können die Fotos auch vor Ort abgerufen werden. Etwa 5% aller Bilder des Bundesarchivs sind bisher online einsehbar.

Jedes zu digitalisierende Foto wird zunächst mit einem speziellen Gerät auf Cellulosenitrat getestet. Bei positiver Testung wird das Material priorisiert digitalisiert und im Anschluss nach Hoppegarten transportiert. Dort befindet sich ein Gebäude mit einer speziellen Zelle, die gegen eine eventuelle Explosion des Materials gesichert ist. Das Material wird für den  Transport nach Hoppegarten speziell umverpackt. Das digitalisierte Material wird nach der Digitalisierung in fachgerechte Verpackungen gepackt und dann in einem klimatisch geeigneten Raum im Bundesarchiv eingelagert.

Im Bundesarchiv hat man in den letzten Jahren die Notfall-Infrastruktur verbessert, mit speziellem Fokus auf den AV-Medien.

Eine Frage von Hrn. Patt: Was sagen Sie zum Originalerhalt von Cellulosenitratfilm? Fr. Meisen antwortet: Die Kassation von solchem Material lediglich aufgrund seiner Materialität hält sie für nicht notwendig, denn das Material ist bei richtigen klimatischen Bedingungen recht stabil.

Fr. Joergens weist darauf hin, dass wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, das Original zu erhalten. Fr. Meisen pflichtet dem bei. Digitalisierung soll nicht Originalerhalt ersetzen, sondern nur eine Schutzdigitalisierung sein.

Gesprächsrunde 3: Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende

Impulse: Annika Hansen und Ilona Schröder (Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland), Monika Marner (LVR-AFZ)

Moderation: Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ)

Frau Fiegenbaum begrüßt alle Teilnehmenden zur Gesprächsrunde 3 “Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende”. Spätestens seit Corona seien digitale Weiterbildungsmöglichkeiten wichtiger geworden, auch für Mitarbeitende in Archiven. Zu Beginn macht Frau Fiegenbaum eine kleine Umfrage zum bisherigen Erfahrungsstand des Plenums: Wer hat bereits an digitalen Angeboten zum Thema Archivarbeit teilgenommen? Wer hat selbst schon digitale Angebote erarbeitet oder plant dies demnächst? Die Rückmeldung ergibt, dass die meisten Anwesenden in der Vergangenheit an digitalen Fort- und Weiterbildungsangebote teilgenommen haben. Bei der eigenen Konzeption und Umsetzung sieht es anders aus: Kaum jemand hat selbst digitale Angebote für den Bereich Archiv erarbeitet oder hat dies in näherer Zukunft vor.

Bevor die Gesprächsrunde anhand zweier Impulse eingeleitet wird, benennt Frau Fiegenbaum einige Leitfragen für die Gesprächsrunde: Brauchen wir digitale Angebote im Archivwesen und welche Themen sind für Weiterbildungsangebote wichtig? Welche Tools benötigen wir oder stehen schon zur Verfügung? Wie können digitale Angebote auch mit geringen Ressourcen – zum Beispiel in kleineren Archiven – umgesetzt werden? Wie ist die Resonanz und lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Frau Fiegenbaum begrüßt die Referentinnen und leitet zum 1. Impuls über.

Impuls 1: Lernvideos “Einführung in die Schriftgutverwaltung” des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR)

Das Angebot findet sich auf YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=HYgqgQTpgtQ

In Vertretung für Ruth Rockel-Boeddrig übernehmen die Kolleginnen Annika Hansen und Ilona Schröder (beide Archiv der EKiR) den Impuls und stellen sich kurz vor.

Auslöser für das im letzten Jahr vom Archiv der EKiR erarbeitete digitale Angebote war die Corona-Situation. Zuvor wurden zum Thema Schriftgutverwaltung Zentrallehrgänge sowie regionale Lehrgänge auf Kreisebene als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Während Corona brauchte man etwas Schnelleres, was nicht mehrtägig ist. Dazu kam als weiteres Thema die Einführung von DMS.

Zielgruppe für das Angebot sind in erster Linie kirchliche Mitarbeitende. Diese Gruppe ist an sich allerdings nicht homogen: Es handelt sich um Mitarbeitende auf unterschiedlichen hierarchischen Ebenen, mit unterschiedlichen Ausbildungen, mit unterschiedlichem Vorwissen und verschiedenen Skills, die sie mitbringen. Wichtig war für das Archiv der EKiR der Einheitsaktenplan, der für alle gültig ist und alle Teilnehmenden miteinander verbindet. Nutzende des Aktenplans bringen jedoch sehr unterschiedliche Voraussetzungen mit.

Bei der Planung müsse man sich darüber im Klaren sein, welcher Bedarf herrscht. Onlineangebote sollten grundsätzlich zeitsparend sein. Sie sollten für Interessierte und Teilnehmende einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren sein. Wichtig sei ein möglichst niederschwelliger Einstieg mit kleinen Videos bzw. kleinen Themenpäckchen (kurz + kompakt).

Niederschwellig bedeutet z. B. Power Points mit Audiodateien (Dauer ca. 15min.) Diese werden auf der eigenen Website bereitgestellt. Der Einheitsaktenplan wird zudem online als Datei zum Download bereitgestellt. Bei einem Relaunch der eigenen Website wurde gleichzeitig ein eigener YouTube-Kanal ins Leben gerufen. Hier sind nach aktuellem Stand bereits drei Videos veröffentlicht (Einheitsaktenplan, Wie baue ich eine Registratur auf?, Wie baue ich eine digitale Registratur auf ohne DMS?).

Frau Schröder und Frau Hansen geben einen Ausblick: Zum Thema “Novellierung des Kassationsplan” soll es ein weiteres Video geben. Künftig seien außerdem begleitende Zoom-Meetings denkbar, um eine bessere Interaktion mit den Nutzenden zu ermöglichen. Die zur Verfügung stehenden YouTube-Videos werden nur “konsumiert”, fördern aber keinen Austausch und bieten keinen Raum für Interaktion.

Eine Herausforderung ist die Erwartungshaltung der Teilnehmenden. Beide Referentinnen weisen ausdrücklich darauf hin, wie wichtig es ist, sich bei der Entwicklung digitaler Weiterbildungsangebote zu verdeutlichen, was erwartet wird und was zu leisten ist. Als besonders wichtig wird daher auch ein sich an das digitale Angebot anschließender Evaluationsbogen erachtet, der für Verbesserungen und Weiterentwicklungen genutzt werden sollte.

Frau Fiegenbaum dankt für den Impuls und die Vorstellung des Beispiels und leitet über zur Rückfragerunde ins Plenum.

Frage aus dem Plenum: Besteht die Zielgruppe aus Betreuenden von Pfarrarchiven?

Antwort: Ja, hauptsächlich. Alle, die mit Schriftgutverwaltung betraut sind. Aber z. B. auch Ehrenamtliche und Quereinsteiger*innen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie lange dauert es, ein 15minütiges Video zu machen?

Antwort von einem Kollegen aus dem Archiv der EKiR: Die Erstellung eines Videos dauert ca. drei Tage bis zu einer Woche. Frau Schröder ergänzt, dass so gut ein Video auch ist, es nicht die Präsenzveranstaltung ersetzt.

Frage aus Plenum: Wie lange machen Sie diese Videos bzw. digitalen Angebote schon?

Antwort der Referentinnen: Die ersten Videos wurden Ende 2022 veröffentlicht. Da der Zeitraum noch nicht so lange ist, können zur Resonanz kaum Aussagen gemacht werden. Aber es kamen zunehmend mehr Anfragen nach digitalen Formaten bzw. Fortbildungen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie werden Videos vom Archiv der EKiR beworben?

Antwort von Frau Schröder: Homepage, Twitter, Facebook, auf allen zur Verfügung stehenden Kanälen.

Es wird zum 2. Impuls übergeleitet, den Monika Marner vom LVR-AFZ übernimmt.

Impuls 2: E-Learning-Angebote “Bestandserhaltung” und “Notfallvorsorge”, entstanden unter Mitwirkung des LVR-AFZ

Das Angebot findet sich unter: www.bestandserhaltung.eu

Frau Marner stellt die beiden E-Learning Kurse zur Notfallvorsorge und Bestandserhaltung (aus 2022) vor. Der Kurs “Bestandserhaltung” (erarbeitet von 2014-2016) vermittelt den grundlegenden Umgang mit Archivgut. Der Kurs “Notfallvorsorge” (erarbeitet 2022) vermittelt Wissen, was in einem Notfall bzw. Katastrophenfall im Archiv(magazin) zu tun ist, sowie grundsätzlich zum Thema Notfallprävention. Zwischen beiden Kursen habe sich vor allem technisch viel getan.

Beide Kurse wurden zusammengeführt und sind nun frei im Netz über die Website www.bestandserhaltung.eu erreichbar. Das Webangebot zur Notfallvorsorge könne komfortabler betreut und auch leichter bearbeitet werden (via WordPress). Der Kurs zur Notfallvorsorge sei ein sogenanntes Web-based Training. Die wichtigsten Elemente sind: Texte und Übungen (z. B. Situationen, Fälle); Anleitungsvideos; Dokumente zum freien Download (z. B. Muster zum Anpassen für eigene Institution) sowie Zeitzeug*inneninterviews.

Die „Fortbildung als Plattform“ sei ein künftig anvisiertes Ziel. Wünschenswert ist für Frau Marner eine Anpassung des ersten Kurses an den zweiten, was allerdings noch eines Aufwandes in der Umsetzung bedarf.

Frau Marner berichtet kurz von ihrem Eindruck bei der diesjährigen Messe „LEARNTEC“ in Karlsruhe. Sie war insofern inspirierend, weil man sehen konnte, welche Tools und digitale Plattformen auf dem Markt erhältlich sind. Über WordPress könne schon vieles umgesetzt werden, dies sei aber mitunter etwas kniffelig.

Wieder wird nach dem Impuls in die Diskussion im Plenum übergeleitet.

Frage aus dem Plenum: Wird es noch Erläuterungen zu den im Notfallvorsorgemodul eingestellten Videos geben?

Antwort von Frau Marner: Nein, das sei nicht vorgesehen, dafür sind Texte da. Die Videos veranschaulichen bzw. begleiten die zuvor auf Textbasis gegebenen Informationen.

Frau Eitelmann (StA Leichlingen) lobt den Kurs „Notfallvorsorge“ und „Bestandserhaltung“, gerade auch für Quereinsteiger*innen im Archiv wie sie selbst.

Frage aus Plenum: Wie lange ist die Dauer eines Kurses?

Antwort von Frau Marner: Der Kurs “Bestandserhaltung” sei etwas kürzer als der Kurs “Notfallvorsorge”, aber mindestens eine Stunde sollte eingeplant werden. Die Nutzung des Kurses ist flexibel händelbar; Lerneinheiten können jederzeit unterbrochen und wiederaufgenommen werden. Auch können Nutzende die Module frei wählen und sich die Reihenfolge selbst aussuchen. Beide Kurse seien grundsätzlich frei zugänglich (kostenlos). Zielgruppe sind alle Personen, die mit Archiven oder anderen kulturellen Einrichtungen betraut sind.

Frage aus Plenum: Ist geplant, einen weiteren Kurs zu einem anderen archivischen Thema zu konzipieren? Und würde man so etwas als Archiv selbst planen, könnte man mit Förderungen durch das LVR-AFZ rechnen?

Antwort von Frau Marner: Nach aktuellem Stand gibt keine konkreten Planungen beim LVR-AFZ für die Entwicklung eines neuen Moduls in naher Zukunft. Fördermöglichkeiten für die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote durch Archive müssten in konkretem Einzelfall erörtert werden.

Frage aus Plenum: Gibt es bereits von anderen Archiven Videos, wo z. B. gezeigt wird, wie eine Akte gereinigt wird?

Antwort von Frau Marner: Es gibt zum Beispiel kleine Videos vom Landesarchiv NRW. Man findet auch auf YouTube immer mal wieder solche Videos.

Anmerkung aus Plenum: Es gibt viele Angebote, die aber nicht einfach auffindbar sind. Es sollte eine Zusammenführung, eine Art Übersicht über verfügbare digitale Weiterbildungsangebote geben.

Frage von Frau Fiegenbaum an das Plenum: Hat jeder vom Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, solche digitalen Angebote überhaupt zu nutzen (z. B. Head-Set, Kamera, Zugangsvoraussetzungen).

Es zeigt sich, dass die Grundausstattung vorhanden zu sein scheint. Allerdings ist es ein Problem, dass Institutionen unterschiedliche Tools für Videokonferenzen nutzen. Aus dem Homeoffice ist der Zugang in der Regel einfacher.

Frau Fiegenbaum sammelt Themenvorschläge für digitale Formate aus dem Plenum: Bewertung, rechtliche Fragestellungen (also Rechtsfälle), allgemeine Einführung ins Archivwesen (für nicht-archivisches Personal: Was ist ein Archiv? Was wird in einem Archiv gemacht?), Umsetzung von IPM.

Frau Marner erläutert, dass Präsenzveranstaltungen wieder mehr in den Fokus genommen werden. Es ist vorstellbar, dass man einmal im Jahr eine digitale Sprechstunde veranstaltet, um sich auszutauschen über vergangene Themen in stattgefundenen Fortbildungen oder auch Nachfragen.

Bitte aus Plenum zum Archivportal NRW: „How to do“-Anleitung: Was muss ich tun, welche Dateien muss ich wie generieren, um sie ins Archivportal NRW einzuspeisen. In diesem Zusammenhang wird der schlechte Support des Archivportals bemängelt. Es gebe aber schriftliche Anleitungen zur Benutzung des Archivportals. Das LVR-AFZ bietet für die rheinischen Archive dazu bereits Schulungen an, bisher als Präsenzveranstaltung auf Ebene der archivischen Arbeitsgemeinschaften im Rheinland. Bitte aus Plenum an das AFZ-LVR, hier digitale Angebote zu erweitern.

Frage aus Plenum: Gibt es einen Trend, was sich Kursteilnehmende wünschen, z. B. lieber digitale Veranstaltungen oder wieder mehr in Präsenz?

Antwort von Frau Marner: Subjektiv empfunden kommen kurze Formate online sehr gut an. Veranstaltungen, die mehrtägig sind, würde Frau Marner aufgrund der Anstrengung die ganze Zeit am PC sitzen zu müssen, eher nicht durchführen wollen.

Stimme aus Plenum dazu: Es wurden höhere Teilnahmezahlen bei hybrid durchgeführten Veranstaltung registriert. Aber es müsse dann auch technisch alles einwandfrei laufen, damit es eine gut annehmbare Veranstaltung wird. Herr Stumpf vom LWL-Archivamt benennt das Problem, dass Mitarbeitende bei hybrider Veranstaltung keine Dienstreisegenehmigung mehr erhalten, da digitale Teilnahme kostengünstiger ist. In Westfalen werden daher Angebote in Präsenz bevorzugt, weil das Miteinander und die Gespräche am Rande in digitaler Form nicht möglich sind (auch wenn in Präsenz natürlich mehr Kosten anfallen).

Insbesondere die Zusammenführung und Auffindbarkeit aller digitalen Fortbildungsangebote im Bereich Archiv wird von den Teilnehmenden als wünschenswert erachtet. Frau Fiegenbaum schließt die Gesprächsrunde und dankt den Referentinnen für die Impulse sowie allen Teilnehmenden herzlich für die rege Beteiligung. Die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote werde die Archivfachcommunity in den kommenden Jahren weiter beschäftigen, um Wissenstransfer zu ermöglichen und insbesondere Quereinsteiger*innen den Einstieg in archivische Tätigkeiten zu erleichtern.