Lea Althoff (LVR-Industriemuseum) und Nicola Bruns (Historisches Archiv der Stadt Köln)

Die Referierenden, Lea Althoff und Nicola Bruns stellen zwei Handreichung zu den Themen AV-Medien und Dateiformaten vor, die in Kürze online zur Verfügung stehen werden.

Frau Bruns erläutert zu Beginn einige Hintergrundinformationen zur Arbeit im Lösungsverbund DA-NRW vor. Der Verbund DA NRW bietet mehr als lediglich zwei technische Lösungen für die digitale Langzeitarchivierung. So trägt der Verbund zur Bildung von Netzwerken bei, die sich über die diversen Kultursparten hinweg erstrecken und so zur Vernetzung nach Innen wie auch nach Außen beitragen. Als Beispiel nennt Frau Bruns die Mitgliedschaft in der Open Preservation Foundation, die daran arbeitet, gemeinsame Standards und Lösungen für die Erhaltung elektronischer Inhalt voranzutreiben.

Auf dieser Grundlage findet ein regelmäßiger fachlicher Austausch in Workshops statt. Die Erkenntnisse aus diesen Arbeitsgruppen tragen dazu bei, kontinuierlich Fachwissen imBereich der digitalen Langzeitarchivierung aufzubauen und in Form von Veröffentlichungen weiterzugeben. Die beiden vorgestellten Handreichungen sind als ein Teil dieser Arbeit zu verstehen und tragen dazu bei, die Ergebnisse aus den Workshop als Unterstützung für die tägliche Arbeit mit digitalen Medien in die breite Fläche zu tragen.

Beteiligte Institutionen sind

• das Landesarchiv NRW,
• von Seiten des Landschaftsverbandes Rheinland
  • das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum
  • das LVR-Industriemuseum
  • die LVR-InfoKom
  • das LVR-Zentrum für Medien und Bildung  
• von Seiten des Landschaftsverbandes Westfalen Lippe
  • das LWL-Archivamt für Westflen
  • das LWL-Freilichtmuseum
  • die LWL.IT Service Abteilung
  • die LWL-Museen für Industriekultur
• von Seiten der Stadt Köln
  • das Amt für Informationsverarbeitung
  • das Historische Archiv der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv

Die Personen oder Teilnehmenden können je nach fachlichem Bezug und Thema wechseln.

Die Handreichungen wurden bzw. werden in Kürze auf der Internetseit des DA.NRW veröffentlicht. Neben ihrer Eigenschaft als praktische Hilfen für den Arbeitsalltag schaffen sie ebenfalls Transparenz hinsichtlich der Arbeit der technischen Lösung DA.NRW.

Handreichung AV-MEDIEN

Lea Althoff fasst zunächst die Umstände der AV-Überlieferung im LVR-Industriemuseum zusammen. Die Medien liegen auf unterschiedlichsten Trägermaterialien vor. Das LVR-Industriemuseum verfügt über ein klimatisiertes Depot. Daher sind die Materilien aus Sicht der Lagerung gut aufgehoben. Zur weiteren Bearbeitung der AV-Medien ist jedoch technisches Know-How nötigt, was nicht überall selbstverstädlich ist. Im Unterschied zu Archiven sind AV-Bestände in Museen eher nicht Überlassungen also  genuine Musemsbestände, es handelt sich vorrangig um Eigenproduktionen des Hauses, häufig mit einer mangelhaften Dokumentation der Rechte. Das LVR-Industriemuseum ist in der glücklichen Lage durch das LVR-Zentrum für Medien und Bilder die Bestände kostenneutral digitaliseren zu können.

Im Bezug auf das Vorgehen bei der Digitalisierung plädiert Frau Althoff dafür, dass die Digitalisierung auch das erste Ansehen der Medien darstellen sollte. Auf ein Abspielen mit eigenen eventuell nicht korrekt gewartete Geräten sollte verzichtet werden, das auf diese weise irreparable Schäden und somit Informationsverlust auftreten können. Es sollten zunächst die Medien zusammengetragen werden und dann an Digitlaisierungsexperten herangetreten werden. Athoff weist weiter darauf hin, dass es sich bei den die bei ihnen vorliegenden Datenträger nicht um hochwertige Master-Tapes handelt, wie sie etwa im Archiv des WDR vorkommen. Auch der Umgang mit Dubletten ist zu überdenken. Frau Althoff weist darauf hin, dass aufgrund der technisches Obsolenzens und des schlechten Zustandes der Bänder von verschiedenen Bändern zusammengeschnitten und Informationsverlust verhindert werde kann.

Anschließen stellt Frau Althoff den Aufbau der Handreichung AV-MEDIEN vor, die sich wie folgt zusammenstellt und die Zusammenführung des gesammelten Know-hows des Arbeitskreises darstellt:

• Bewertung und Erschließung
• Urheberrechtliche Apsekte
• Kriterienkatalog für Digitalisierungsprojekte
• Grundsätze zur Bestandserschließung
• Weiterführerende Informationen
• Abspielmöglichkeit LWL Medienzentrum
• Liste gängiger Ton- Viedeoformate
• Software- Empfehlungen
• Links und Literatur

Die Handreichung ist seit 2022 veröffentlicht und somit auch auf dem Stand von 2022.

Handreichung FORMATBEWERTUNG

Abschließend stellt Nicola Bruns die Handreichung FORMATBEWERTUNG vor.

Frau Bruns betont eingangs, dass eine verlässliche Identifikation und eine ebenso verlässliche Validierung von Dateiformaten für die digitale Langzeitarchivierung von essentieller Bedeutung ist. Nur die Langzeistabilität von Formaten kann die langfristige Interpretierbarkeit von Daten gewährleisten. Der Workshop hat bei den zugelassenen Formaten zwischen Konvertierungs- und Archivierungsformaten unterschieden. Nur letztere eigenen sich für die digitale Langezeitarchivierung. Konvertierungsformate werden im Rahmen der Übernahme in entsprechende Archivformate gewandelt. Bei weniger verbreiteten oder komplexen Formaten müssen archivwürdige Dateien bereits vor der Übernahme mit einem geeigneten Tool in ein gültiges Archivformat überführt werden.

Zur Festlegung der jeweils gültigen Archiv- und Konvertierungsformaten wurden die einzelnen Formate geprüft und hinsichtlich ihrer Eignung für die digitale Langzeitarchivierung bewertet. Dazu wurde auch auf bereits vorhandene Empfehlungen zurückgegriffen.

Nicola Bruns betont, dass sich die Handreichung auf den aktuellen Blick auf Formate bezieht. In ihrer Zielsetzung ist die Handreichung zugeschnitten auf die Belange des DA.NRW, vor allem um die Einlieferung zu unterstützen. Die bereits bekannten Empfehlungen der KOST sind in die Ausarbeitung eingeflossen.

Die Handreichung besteht zum einen Teil aus einer tabellarische Übersicht, die eine Kurzeinschätzung von Dateiformaten inklusiver eines Ampelsystem beinhaltet (Grün = Archivformat, gelb = Konvertierungsformat, rot = abgelehntes Format, grau = Prüfung des Formats noch nicht abgeschlossen). Hierin werden neben den Formaten Formate auch Tools zur Konvertierung und Kurzeinschätzungen zur schnellen Orientierung angegeben. Die Tabelle wird künfitg fortgeschrieben.

Weiterhin besteht die Handreichung aus folgenden Angaben zu den Dateiformaten:

• Angaben zum Stand der Information (wann im Workshop das letzte Mal betrachtet und wie zu dieser Einschätzung gekommen wurde)
• Link zur PRONOM Datenbank
• technische Infos und Kurzeinschätzung dieser
• eingesetzte Software zur Verarbeitung der Dateiformate
• einschätzung KOST
• Kurzeinschätzung durch die Teilnehmenden des Formatworkshops
• Software zur Anzeige des Zielformats
• Einschätzung aus Sicht der Archive & Kommentare aus dem Nutzungskreises

Frau Bruns weist abschließend darauf hinn, dass die Praxiserfahrung aus den Übernahmen in beiden technischen Lösungen in die Ausarbeitung der Handreichung eingeflossen sind. Daraus folgt, dass je größer die Aktivität der Einlieferung ist, die Fortschreibung der Handreichung desto mehr davon profitiert  und somit eine gegenseitige Unterstützung zustande kommt.

Auch wenn die Handreichung, keine grundlegende Einführung in die Dateiformate selbst bietet, so sieht Frau Bruns mehrere Anknüpfungspunkte für eine gewinnbringende Nutzung der Handreichung:

• Hilfsmittel für den Arbeitsalltag, der Praxisbezug schaffen möchte
• Ersteinschätzung zum Umgang mit den vorliegenden Formaten
• Bündelung aller vorhandenn Quellen erspart intensive Individualrecherchen
• Nutzen des Verbundnetzwerkes
• Argumentationsgrundlage innerhalb der eigenen Verwaltung (z.B. in Bezug auf die Zulassung von Formaten in DMS da direkter Bezug zum Digitalen Langzeitarchiv gegeben ist)
• Transparenz der Arbeit und der technischen Läsungen des DA.NRW

Feedback zur Handreichung ist erwünscht. Auch zur Mitarbeit in den Workshops wird herzlich eingeladen. Dazu können Interessiert an die bekannten Ansprechpartner für das DA.NRW wenden.

Aus dem Plenum wurde darum gebitten, die Tabelle barrierefreier zu gestalten, in dem die Ampelfarben sich auch in ihrer Form unterscheiden sollten. Herr Patt hebt hervor, dass in dieser Thematik noch einiger Diskussionsbedarf besteht. Die Spannung zwischen den beiden auf dem Archivtag vorgestellten Ansätzen der radikalen Bewertung (vgl. Vortrag Matthias Senk) und der Digitalisierung ohne Vorbewertung (vgl. Vortrag Frau Althoff) bieten Anreiz für weiteren fachlichen Austausch. Frau Althoff betonte, dass hier zunächst die Unterschiedlichkeit der Materialien Bild und Film zu beachten sind, da man insbesondere Filme nicht ohne technische Unterstützung sichten kann. Frau Bruns unterstreicht daraufhin, dass diese unterschiedlichen Ansätze den interessanten Charakter des Diskurs unter den verschiedenen Kultursparten widerspiegelt, da hier unter anderem sehr unterschiedliche Überlieferungsziele vorliegen.

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