von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.