Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen, Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Neue Gesetze sowie Novellierungen bereits gültiger Rechtsgrundlagen bringen oft Veränderungen in das Dienstgeschäft eines Archivs, die im Arbeitsalltag mitberücksichtigt werden müssen. Kommen jedoch dazu globale Ereignisse (Pandemie, Wirtschaftskrise, Krieg usw.), ist nicht mehr nur mit „einfachen“ Veränderungen zu rechnen, sondern mit einer kompletten neuen Welt. Als Beispiel dafür kann die Digitalisierung der Arbeitsprozesse erwähnt werden, die durch die Pandemie der letzten Jahre beschleunigt wurde.

Was hat dies mit der Arbeit eines Archivs zu tun? Ein Archiv ist eine Institution einer Behörde mit der Pflicht der Erfüllung von durch Spezialgesetze bereits definierten Aufgaben. Ein Archiv ist, knapp gesagt, ein „Muss“ und kein „Nice to have“ einer Verwaltung und hat aufgrund des breiten Spektrums seiner Aufgaben eine vielfältige Funktion:

• Es ist Dienstleister für Informationsmanagement nach innen für seinen Träger und nach außen für die Öffentlichkeit;
• Es kontrolliert, prüft und bei Bedarf unterstützt seine Träger, um eine ordentliche Schriftgutverwaltung und Aktenführung sicherzustellen;
• Es ist Verwahrer von Kulturerbe und daher auch erster Ansprechpartner für Forschungsprojekten jedweder Art;
• Und viel mehr noch…

Ohne Archive sind Verwaltungen funktionsunfähig und ist eine Gesellschaft orientierungslos.

Dazu kommt, dass die Arbeiten eines Archivs mehrere Epochen gleichzeitig berücksichtigen müssen, da die dort dauerhaft aufbewahrten Informationen auf ein breiteres Spektrum von Medien gespeichert sind (in Normalfällen von mittelalterlichen Pergamenten bis zu digitalen Clouds). Dies darf insbesondere bei der Einführung von digitalen Aktenführung in einer Verwaltung nicht vergessen werden, weil während in den Ämtern die digitale Vorgangsbearbeitung die bisher genutzten Papierakten ersetzen wird, werden in einem Archiv die digitalen Akten (oder besser gesagt Archivgüter) die bereits dort aufbewahren analogen Archivgüter lediglich begleiten; diese müssen weiterhin so aufbewahrt werden.

Deshalb braucht ein Archiv für die gesetzkonforme Erfüllung seiner Pflichtaufgaben nicht nur eine Anpassung seiner Organisation und Infrastruktur an den neuen Gegebenheiten, sondern und insbesondere zusätzliche Arbeitskräfte, die diese neuen Aufgaben wahrnehmen werden.

Anhand von Beispielen aus dem Entwicklungsplan des Stadtarchivs Chemnitz wird hier erläutert, wie ein Archiv versucht, diese Herausforderung mit Berücksichtigung ihrer Priorisierungen und der Notwendigkeiten neuer Infrastrukturen sowie mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen und dies in einer Stadt die 2025 Kulturhauptstadt Europas wird

Vita: 

• 2010 Archivabschluss
• 2011 Promotion in Klassische Philologie;
• seit 2017 Leiter des Stadtarchivs Chemnitz
• 2017-2018 Themengruppenleiter „Industriekultur“ für „Kultur Raum geben: Kulturstrategie der Stadt Chemnitz 2018-2030“
• seit 2019 Vorstandsmitglied des Landesverbandes Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA)
• seit 2021 Mitglied des Steering Committee der „Section of Local Municipal and Territorial Archives“ beim ICA und Vorsitzender der Arbeitsgruppe „Archive“ bei Sächsischem Städte- und Gemeindetag (SSG)
• seit 2022 Mitglied des Gesamtvorstands des VdA und VdA-Vertreter beim Nationalkomitee Blue Shield Deutschland