von Dr. Joachim Oepen, Historisches Archiv des Erzbistums Köln

Dr. Oepen erläutert, dass der Archivtypus der Pfarrarchive ein wichtiger Bestandteil der Arbeit des Historischen Archivs des Erzbistums Köln (AEK) ist. Basierende auf der Kirchlichen Archivordnung (KAO) hat die AEK hier die Zuständigkeit für eine Vielzahl von Pfarrarchiven (ca. 800 Archive mit etwa  8-10 Regalkilometer Archivgut, das teilweise bis aus dem 10. Jahrhundert stammt).

Zum Thema Katastrophenmanagement spricht Dr. Oepen von 11 Pfarrarchiven im Zuständigkeitsbereich, die von der Hochwasserkatastrophe 2021 betroffenen waren. Davon waren vier in größerem Ausmaß betroffen (Langenfeld, Leichlingen, Flerzheim, Flamersheim), wo es auch zu Einsätzen vor Ort gekommen ist. In diesem Zusammenhang kam es u. a. zu Einlagerungen in Tiefkühlhäusern. Es entstanden dabei auch Schlagzeilen, dass im Zuständigkeitsbereich des Erzbistums 11 Archive zu Schaden kamen. Herr Oepen stellt jedoch richtig, dass es sich hierbei um eine verzerrte Darstellung handelt. Es waren 11 von 800 Pfarrarchiven betroffen, was aus seiner Sicht von einer fruchtbaren Pfarrarchivpflege der letzten Jahrzehnte zeugt. Es konnte bei der Katastrophenhilfe aus kleineren Katastrophen der Vergangenheit gelernt werden.

Neue Standards für eine vorbeugendes/passives Katastrophenmanagement wurden entwickelt, die bei der Einrichtung/Unterhaltung von Pfarrarchiven zu beachten sind:

1. unverzichtbare Standards für Archivräumen trotz Kompromissen (keine Kellerräume in der Nähe von Wasserläufen)
2. passive Bestandserhaltung und vorbeugende Maßnahmen
   • Aufmauerung von kleineren Sockeln, auf die Archivschränke gesetzt werden können, dabei bleibt die untere Regalreihe unbelegt
3. Bewertung, Verzeichnung, sachgerechte Verpackung des Archivgutes (erleichtert die Rettung)
4. Zentralisierung der Pfarrarchive im AEK unbeabsichtigt beworben und vorangetrieben

Zum Thema Krisenmanagement als Ausgangspunkt für die Zentralisierung der Pfarrarchive spricht Dr. Oepen von massiven Veränderungen in den dezentralen Strukturen der Pfarrarchivpflege die auf einen grundsätzlichen Entschluss von 2019 zurückgehen. Das Interesse an der Arbeit der Archivpflege zeigt in den letzten Jahren einen eklatanten Rückgang. Auch die Raumsituationen sind von den Umstrukturierungen betroffen, was beim Verkauf oder der Fusion von Pfarrarchiven entweder dazu führt, dass es keinen oder zu wenig Platz für die Archivalien gibt. Eine künftige Lagerung im AEK wird aus diesem Grund seit einigen Jahren angestrebt.

Die Zentralisierung ist kein Selbstzweck, sie basiert auf Freiwilligkeit der Kirchengemeinden – sie ist ein Service an die Kirchengemeinden. Die Projektdauer ist auf 2020-2026 angesetzt. Es handelt sich dabei um etwa 8-10 km Archivgut und 100 Archive. Die Projektleitung liegt bei Dr. Oepen. Das Projekt wird von der Projektmitarbeiterin Frau Dr. Anne Ostermann und 4 FaMIs durchgefügt. Es umfasst die archivischen Grundaufgaben bis hin zur Einspeisung in die digitale Zugangsmöglichkeit. Da auch im AEK die Magazinfläche nicht ausreichen wird, ist ein Ausweichmagazin in der St. Barbara Kirche in Köln-Ehrenfeld geplant. Die Pläne werden größtenteils dankbar angenommen, wobei die Katastrophe von 2021 als Katalysator bewertet werden kann.

Dennoch spricht Dr. Oepen auch von etwaigen Ablehnungen gegenüber dem Projekt.  Insbesondere die Zugänglichkeit zu den Unterlagen wird hinterfragt. Er betont, dass es dem AEK darum geht diesen Service für die Pfarreien zielbringend umzusetzen. Eine zügige Erschließung der Bestände ist daher eine Priorität der Maßnahme. Ein Beispiel aus Euskirchen zeigt, dass die Zentralisierung die Nutzbarmachung beschleunigt und positive Effekte hervorbringt.

Dr. Bettina Joergens (LAV-NRW) fragt nach dem Eigentumsrecht an den an das AEK übergebenen Unterlagen. Dr. Oepen erläutert, das die Unterlagen eigentumsrechtlich bei den Pfarreien des Erzbistums Köln verbleiben. Die Archivalien kommen in Verbindung mit einem Deposital-Vertrag in das AEK. Auch wenn die Bewertungshoheit beim AEK liegt, wird die Zustimmung der Pfarrarchive zu Kassationen eingeholt.

Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ) fragt nach der Logistik des Projektes: Wird vor Ort bewertet und dann in das AEK geholt? Dr. Oepen erläutert das zweistufige Verfahren: 1. Grobwertung vor Ort, 2. Transport nach Köln und dann erfolgt eine Feinkassation. 

Dr. Stefan Flesch (Archiv der evangelischen Kirchen im Rheinland) befürwortet den Kurs des AEK, dies ist allerdings auf Grund der evangelischen Kirchenverfassung nicht möglich, da die Einzelgemeinden hier eine stärkere Stellung haben. Hier wird ein pragmatischer Mittelkurs basierend auf Depositalverträgen erarbeitet (20% der 650 Pfarrgemeinden haben sich bereits beteiligt).

Frau Carl (Stadtarchiv Mettmann) fragt nach den Vorteilen der Zentralisierung für die breitere Öffentlichkeit. Dr. Oepen geht hier auf die Benutzbarkeit für die breite Öffentlichkeit aber auch für die Pfarreien selbst ein.

Monika Marner (LVR-AFZ) fragt nach der Personalsituation hinsichtlich der wachsenden Bestände durch die Zentralisierung. Dr. Oepen berichtet, dass es eine zusätzliche Stelle dauerhaft geben wird – die FaMi-Stellen werden nach Projektabschluss wegfallen. Die Herausforderung des Projektes liegt darin, das Projekt innerhalb der Zeit abzuschließen.

Herr Meyer (Stadtarchiv Mechernich) fragt nach einer Übersicht über die zentralisierten Pfarrarchive. Dr. Oepen verweist auf die Webseite des AEK.