Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall

von Dr. Beate Sturm, Kreisarchiv Kleve

Dr. Sturm berichtet von der Wichtigkeit der Konkretisierung von Strukturen in Notfallverbünden, die im Ernstfall auch greifbar sein müssen. Hierbei betont sie, dass auch kleine Katastrophen wir gebrochene Leitungen zu Notfällen führen können. Dabei verweist sie auf den BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement.

Sturm stellt die Frage nach der Organisation des Notfallmanagements und wie diese aktuell gehalten und im Ernstfall der Schaden so gering wir möglich gehalten werden kann. Was müssen wir tun, um auf einen Notfall vorbereitet zu sein? Dieses muss auf Basis von nachhaltigen Strukturen dauerhaft in den Arbeitsablauf der Archive eingebunden werden. Am praktischen Beispiel des Kreises Kleve wird eine derartige Umsetzung im Folgenden dargestellt.

Bei der Erstellung des Notfallmanagements wurden auf grundlegende Erkenntnis aus früheren Notfällen zurückgegriffen, denn allein kann ein Archiv eine solche außergewöhnliche Situation nicht bewältigen. Fachwissen muss aus allen Richtungen herangezogen werden: man muss sich verbinden – mit Material, Personal und Lagerkapazität. Die präventive Vorbereitung und Erfahrungsaustausch, Kooperation mit Gefahrenabwehrinstitutionen vor Ort (z. B. Feuerwehr) ist ein essentieller Bestandteil.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Zahl der Notfallverbünde steigt, teils auf lokaler aber auch auf regionaler Ebene werden immer mehr Verbünde initiiert. Dr. Sturm verweist auf die interaktive Karte der Notfallverbünde der KEK zur Vertiefung des Themas (https://www.kek-spk.de/informationen-notfallverbundkarte ).

Der Notfallverbund des Kreises Kleve ist eine regionaler Verbund der Kommunalarchive im Kreis Kleve. Dabei sind nicht alle Kommunen des Kreises beteiligt. Zunächst wurde der Verbund mit denen gegründet, die bereits dazu bereit waren – weiteren Archiven steht der Beitritt allerdings jederzeit offen. Von 17 Kommunen sind 10 Kommunen (Kreisarchiv Kleve sowie die Stadtarchive Kleve, Rheurdt, Issum, Kerken, Kranenburg, Wachtendonk, Straelen, Kalkar, Kevelaer) bereits Verbundsmitglieder. Auf Grund der vielen kleineren Archive wurde sich für den Ansatz entschieden, in die Fläche zu gehen. Um dem Verbund Rechtssicherheit zu verleihen, wurde eine “Vereinbarung zur gegenseitigen Unterstützung in Notfällen in den Kommunalarchiven im Kreis Kleve” von den Verwaltungsspitzen unterschrieben.

Dr. Sturm erklärt, dass hierbei Material aus der Archivberatung des LVR-AFZ zur Verfügung gestellt und nachgenutzt wurde. Die Funktionsfähigkeit des Verbundes wird durch den Einsatz einer Arbeitsgruppe gewährleistet, die gemeinsam an der Organisation des Notfallmanagements arbeitet. Notfallpläne, regelmäßige Besichtigungen durch die AG und die zu pflegenden Kontakte definieren die Vereinbarung als nachhaltigen Aspekt für den Verbund. Finanzierung und Haftungsausschluss werden ebenfalls in der Vereinbarung thematisiert.

Frau Dr. Sturm zeigt einen Ausschnitt aus dem Notfallplan des Kreisarchives, dieses ist ein notwendiger Bestandteil. Diese müssen dringend aktuell gehalten werden – ein jährlicher Turnus bietet sich dabei an. Ein Gebäudeplan ist wichtiger Bestandteil des Notfallplans. Für das Kreisarchiv Kleve basiert dies auf einem Plan aus der Bauphase, der um wichtige Informationen wie etwa die Lage von prioritär gelagerten Beständen ergänzt wurde. Auch im Magazin selbst wurden besonders wichtige Bestände durch die Haager Raute vor Ort gekennzeichnet, um im Ernstfall schnell handeln zu können.

Der Notfallplan wird durch einen verbundseinheitlichen Anhang ergänzt, der Informationen zu Ansprechpartnern, Notfallboxen/-materialien, Gitterboxen und Aktenwagen, Luftentfeuchtern, Lagerkapazitäten, Gefriertruhen und Verpackungsmaterial enthält. Dies ist für alle Archiv verpflichtender Bestandteil der Vereinbarung. Kontaktdaten von Baumärkten, Gefrierhäusern etc. werden ebenfalls nachgehalten – dies wird durch das Kreisarchiv Kleve gepflegt. Es wurde auch an einen Dienstleister herangetreten, der in der Lage ist, große Mengen Archivgut einfrieren zu können. Es wird hier wöchentlich eine Bereitschaftsplan an das Archiv übermittelt.

Eine Begehung der Magazinräume mit der Feuerwehr ist ebenfalls verpflichtend für jeden (auch künftigen) Teilnehmer des Verbundes. Hier ist auch Aufklärungsarbeit über die Bedeutung von Kulturgut und spezielle Löschmöglichkeiten zu leisten. Die Feuerwehr sollte im Verteiler des Notfallplanes aufgenommen werden, da so ein schnelles Abrufen für den Einsatz möglich ist.

Die Arbeitsgemeinschaft des Notfallverbundes trifft sich zweimal im Jahr. Dies beinhaltet eine Begehung des Archivs, in dem getagt wird. Verschiedene Aktivitäten wie Notfallübungen oder Treffen mit der Feuerwehr sind ebenfalls Bestandteil der Treffen. Auch das Thema der Versicherung von Archivgut soll künftig gemeinsam erarbeitet werden. Checklisten und Handreichungen diverser beratender Stellen werden besprochen und ausgewertet. Speziell die Übung zum Umgang mit nassen Materialen unter Anleitung der Restaurierungswerkstatt des LVR-AFZ wurde von Dr. Sturm als lehrreich empfunden. Magazinbegehungen mit der Feuerwehr waren ebenfalls Teil einer AG-Sitzung, die neue Erkenntnisse über Gefahrenpotentiale der Häuser brachten. Ein Besuch des Feuerwehrgerätehauses brachte fruchtbare Einblicke in die Arbeitsweisen der Feuerwehr. Die AG-Ergebnisse werden durch die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft als Multiplikatoren in die weiteren Häuser vermittelt. Auch (Kontakt-)Daten zu Archiven und Informationen über Liegenschaften, die nicht Mitglieder des Notfallverbundes sind, wurden bei den Einsatzkräften durch die AG der Kommunalarchive hinterlegt.

Notfallplanung ist nicht nur eine Angelegenheit der Archive und ihrer Magazine, sondern reicht auch in die Registraturen der Verwaltung – als Beispiel verweist Dr. Sturm auf die Bauamtsregistratur in Kleve. Auch hier wurde bei einem Wassereinbruch die Notfallkette aktiviert. Dies stärkt die Stellung des Archivs in der Verwaltung nach dem Motto “Das tun wir für euch, das können wir auch!”

Die Arbeit an einem Notfallplan schärft auch den Blick für die kleineren präventiven Maßnahmen, die man in seinem Archiv verbessern kann. Dr. Sturm plädiert dafür klein anzufangen und nachhaltige Strukturen zu entwickeln. Dies ist auch für den großen Notfall gewinnbringend.

Dr. Gregor Patt (LVR-AFZ) fragt nach Wünschen der Kommunen an die Archivberatung des LVR-AFZ zur weiteren Unterstützung des Notfallmanagements. Dr. Sturm antwortet: Große Notfälle brauchen große Hilfe und damit den Kontakt zur LVR-Archivberatung.

Frank Peters (Feuerwehr Köln) betont, dass die kreisfreien Städte es etwas einfacher haben, da es hier einen zentralen Anlaufplatz für die Materialvorhaltung gibt. Er fragt, wie dies in den Kreisen geregelt ist und ob in allen 10 Kommunen bei der Feuerwehr Material vorgehalten werde. Dr. Sturm erklärt, dass dies durchaus ein Problem ist. Material in großen Mengen wird von den Archiven auf Grund von Platzmangel nicht vorgehalten, aber für den großen Notfall gibt es hier keine Lösung. Sie verweist an dieser Stelle auf den Kontakt zum LVR-AFZ und die Unterstützungsmöglichkeiten der LVR-Archivberatung.

 



Diesen Blogbeitrag zitieren
Carla Lessing (2022, 25. Mai). Notfallverbünde. Nachhaltige Strukturen für den Ernstfall. Rheinischer Archivtag . Abgerufen am 5. März 2024, von https://doi.org/10.58079/r3sd

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