Notfallbewältigung und Notfallvorsorge – Ein E-Learning Projekt

von Anna-Katharina Fahrenkamp, LVR-AFZ; Christine Frick, Landesarchiv Saarland

In Ihrem Vortrag stellen Anna-Katharina Fahrenkamp (LVR-AFZ) und Christine Frick (Landesarchiv Saarland) ein E-Learning Projekt zum Thema Bestandserhaltung vor, welches in den kommenden Monaten allen Interessierten zu Verfügung gestellt wird. Dies stelle neben der Vielfalt der Informationsmöglichkeiten zu Notfallvorsorge und -prävention im Internet und praktischen Übungen wie beispielsweise Notfallworkshops des LVR-AFZ ein wichtiges Angebot dar, um für den Schadensfall vorbereitet und handlungsfähig zu sein.

E-Learning-Angebote ermöglichten laut Frau Fahrenkamp orts- und zeitunabhängiges individuelles Lernen. Darüber hinaus bestehe die Möglichkeit den Kurs nach persönlichen Lernvorlieben zu erarbeiten, Inhalte zu wiederholen oder zu vertiefen. Das Lerntempo könne darüber hinaus den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Die Themen werden über verschiedene didaktische Formate aufgearbeitet. So werden abstrakte Inhalte mit Videos, schematischen Darstellungen oder Handlungsabläufe zur Visualisierung genutzt. Darüber hinaus würden Kursteilnehmer*innen durch verschiedene Aufgabenarten zum ‘Selbermachen’ aufgefordert. Der Wechsel der eingesetzten Medien sorge für eine fortwährende Aktivierung der Aufmerksamkeit der Lernenden. Im besten Fall hätten sie Spaß bei der Durchführung des E-Learning Kurses. Durch ein Feedback an die Teilnehmenden nach Abschluss der Aufgaben sei es möglich, den individuellen Lernfortschritt selbst einzuschätzen.

Es sei möglich über den E-Learning-Kurs, Fachwissen aufzubauen, das dann in die eigene berufliche Praxis integriert werden könne. Bezüglich des Themenkomplexes “Notfallvorsorge” werde den Teilnehmenden vermittelt, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen. Sie seien nun in der Lage, Präventionsmaßnahmen für ihr Archiv zu entwickeln.

In Bezug auf das Thema „Notfallvorsorge“ lernten die Teilnehmenden, mögliche Risiken oder Schadenspotentiale zu erkennen und sie bekommen das Handwerkszeug, Präventionsmaßnahmen für ihr eigenes Haus zu entwickeln. Dies ermögliche ihnen, im Notfall mit verschiedenen Materialien und Objektarten sachgerecht umzugehen und zu entscheiden, welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen.

Im Anschluss weisen die Referentinnen auf das geplante zweite E-Learning Modul zum Thema Notfallvorsorge auf der Internetseite www.bestandserhaltung.eu hin und berichten über den Entstehungsprozess dieses Angebots.

Der erste Kurs zum Thema “Bestandserhaltung” sei im Rahmen eines Erasmus+-Projekts entstanden, einem EU-Programm zur Förderung von allgemeiner und beruflicher Bildung, Jugend und Sport. Neben dem LVR-AFZ als antragstellender Einrichtung waren das Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht, das Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provincien/Staatsarchiv Löwen, die Archives nationales de Luxembourg sowie das Saarländische Landesarchiv an dem Projekt beteiligt. Darüber hinaus war die Open Universiteit in Heerlen für die didaktische Betreuung und technische Umsetzung des auf zwei Jahre angelegten Projektes (2014-2016) zuständig.

Das Ziel war es, neue Wege im Bereich der archivischen Aus-und Fortbildung einzuschlagen. Als Thema wurde die “Bestandserhaltung” gewählt, da die Herausforderungen hinsichtlich der Bewahrung des kulturellen Erbes in den beteiligten Ländern und auch weltweit vergleichbar sei. Obwohl eine weitgehende Einigkeit im Bereich Bestandserhaltung herrsche, zeigte sich in den Diskussionen, dass es doch gewisse Unterschiede gibt.

Im Zuge der Projektentwicklung zeigte sich, das ein einzelner E-Learning Kurs zum Gesamtthema Bestandserhaltung nicht ausreichen würde, um diese umfangreiche Thematik vermitteln zu können. Es wurden drei Teilbereiche herausgegriffen: die vorbereitenden präventiven Maßnahmen, die fachgerechte Lagerung sowie die gängigsten Schadensbilder.

Der Kurs richte sich in erster Linie an Mitarbeiter*innen kleiner Archive ohne eigene Restaurierungswerkstatt, Quereinsteiger*innen oder auch Verwaltungsmitarbeiter*innen. Der Kurs gliedere sich in die Level Anfänger, Fortgeschrittene und Profis. Während in Level 1 Grundlagenwissen im Umgang mit Archivgut vermittelt werde, würden in Level 2 diese Kenntnisse im Umgang mit geschädigten Archivgut thematisiert. Das abschließende Level 3 behandele die Aspekte Schimmel, Schäden und Gesundheitsschutz.

Das zweite Modul zum Thema Notfallprävention sei von der Koordinierungsstelle für die Erhaltung schriftlichen Kulturguts (KEK) als Modellprojekt in den Jahren 2020/2021 gefördert worden. Auch hier war das LVR-AFZ der Antragsteller, die weiteren Projektpartner hätten sich aber auf die Archives nationales in Luxemburg sowie das Saarländische Landesarchiv reduziert. Die Themenwahl, der Projektantrag sowie der Projektbeginn lagen über zwölf Monate vor der Flutkatastrophe im Juli 2021, die deutlich machte, wie notwendig die Notfallvorsorge ist.

Neben den größere Havarien und Katastrophen, die hoffentlich die Ausnahmen bleiben werden, setze der Kurs bei kleineren, überschaubareren Notfällen an, auf die Archive und andere kulturbewahrende Einrichtungen sich vorbereiten müssten.

Das neue E-Learning-Modul „Notfallvorsorge“ soll den Teilnehmenden als Werkzeug dienen, sich auf Notfallszenarien – vor allem auf das im Fokus stehende Thema „Wasserschaden“ – vorbereiten zu können. Im folgenden stellt Frau Fahrenkamp die drei Kapitel des Moduls vor: Kapitel 1: „Handeln im Schadensfall“, Kapitel 2: „Warum Notfallvorsorge? Vorsorge ist besser als Nachsorge“ und Kapitel 3: „Vorbereitet sein“.

In Kapitel 1 lernen die Lernenden den Handlungsprozess in Gänze kennen sowie alle Elemente, die notwendig sind, einen Notfall zu koordinieren und zu organisieren. Die Bergung und Erstversorgung von Archivgut, das die unterschiedlichsten Materialien und Objekte umfassen kann, ist ein weiterer Themenschwerpunkt. Die Kursteilnehmer*innen lernen den Umgang mit feuchten und nassen Archivalien und wie sie diese für die Gefriertrocknung bzw. die Lufttrocknung vorbereiten. Am Ende von Kapitel 1 wird auf die Nachsorgemaßnahmen eingegangen.

Der E-Learning Kurs basiere wie schon im ersten Modul auf verschiedenen Elementen, wobei Fachtexte das Grundgerüst bildeten. Neu seien die Vertiefungsebenen, in denen weiterführende Informationen zu finden sind. Die Lernenden würden regelmäßig dazu aufgefordert, Aufgaben zu lösen. Multiple Choice- oder Drag-and-Drop-Aufgaben lockern die Theorie auf und dienen als Lernkontrolle.

Anders als im ersten Modul sind im neuen E-Learning Kurs Videoaufnahmen mit  Aufnahmen aus einem Notfallworkshop enthalten, um eine reale Notfallsituation zu verdeutlichen. Zudem sind Zeitzeug*inneninterviews enthalten, in denen drei Personen von ihren Erlebnissen im Umgang mit einem Wasserschaden berichten. Zusätzlich stünden verschiedene Unterlagen zum Download zu Verfügung, die eine sinnvolle Ergänzung zum eigenen Notfallplan darstellen könnten.

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Aufgabentypen vorgestellt. Neben Freitextaufgaben, sind sogenannte “Dialog Cards” vorhanden, in denen unterschiedliche Möglichkeiten der Lufttrocknung verdeutlicht werden. Diese Multiple Choice Aufgabe wurde mit Bildern hinterlegt. Die Lernenden sollen bei neun Fotos zur Erstversorgung und zum Handling von wassergeschädigten Objekten die richtige Antwort auf die jeweilige Frage anklicken und bekommen am Ende ein Feedback.

Das zweite Kapitel dient als Motivationskapitel. Die Kursteilnehmer*innen sollen motiviert werden, Notfallvorsorge zu betreiben. Dies geschieht mit Hilfe von Bildbeispielen, auf denen verdeutlicht wird, welche Schäden durch Wasser verursacht werden können. Darüber hinaus wird der Aspekt der Kosten thematisiert.

Die Beseitigung von Schäden, die durch Wasser an Archivgut entstanden sind, ist nicht nur zeitaufwändig, sondern meistens auch kostenintensiv – und manchmal leider auch nicht mehr möglich. Günstiger als die Versorgung und Wiederherstellung geschädigter Unterlagen ist die Notfallprävention. Anhand verschiedener Beispielrechnungen und einer Aufstellung möglicher Kostenfaktoren soll verdeutlich werden, dass die Waage immer zugunsten der Prävention ausschlägt.

Im dritten Kapitel mit dem Titel Vorbereitet sein, liege der Schwerpunkt auf dem Erkennen, Analysieren, Bewerten und Minimieren von Risiken. Aus diesen Kernelementen des Risikomanagements leiten sich nicht nur die definierten Lernziele, sondern auch der Aufbau dieses Kapitels ab. Darüber hinaus zählten das Zusammenstellen von Notfallmaterialien, das Erarbeiten eines Notfallplans sowie das Durchführen von Notfallübungen zu den weiteren Lernzielen. Demzufolge gehörten nicht nur das Risikomanagement, sondern auch die Gefahrenabwehr und die Vorbereitung für einen möglichen Notfall zu den Lerninhalten.

Ähnlich wie im ersten Teil gebe es auch in diesem Kapitel verschiedene Elemente der Wissensvermittlung: Texte, Aufgaben und – hier liegt ein Schwerpunkt – Checklisten, die im Kurs integriert sind oder als Download zur Verfügung stehen. Gleich zu Beginn des Abschnitts sollen die Kursteilnehmer*innen mit Hilfe einer Checkliste für die Risiken im eigenen Archiv sensibilisiert werden. Fragen zum Archivstandort, zu Evakuierungsmöglichkeiten, zu Wasser-, Brand- und Einbruchschutz sowie zur Notfallplanung können mit ja oder nein beantwortet werden. Wird die Checkliste in Excel ausgefüllt, erfolgt durch farbige Kennzeichnung des Feldes mit rot oder grün unmittelbar eine Auswertung. Ähnlich verhalte es sich bei der Checkliste die am Ende des Kapitels bei der Notfallplanung zur Anwendung kommt. Man könne zu den einzelnen Bestandteilen eines Notfallplans über Dropdown-Menü auswählen, ob die Informationen vollständig, teilweise oder gar nicht vorhanden sind. Durch das Einfärben der Zellen (grün, gelb oder rot) bekomme man so einen schnellen visuellen Überblick über den eigenen Bearbeitungsstand und den daraus abzuleitenden Handlungsbedarf.

Auch in diesem theoretischen und etwas textlastigen Kapitel wird versucht, für Abwechslung zu sorgen. Das Content-Management-System stellt unterschiedlichste Tools für die Erstellung von Aufgaben zur Verfügung, die die Lernenden lösen sollen. So kann man sich ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen des Risikomanagements und der Notfallprävention spielerisch erarbeiten, in dem man den Begriff der richtigen Definition zuordnet. Oder man muss auf Fotos die Hotspots mit Gefahrenquellen finden und markieren.

Ein Kernpunkt dieses Kapitels sei die Risikoanalyse, für die wiederum ein Exceldokument zum Download zur Verfügung steht. Gefahren bzw. Risiken, die man für das eigene Archiv identifiziert hat, werden in die Exceltabelle eingetragen und um Ursache und Auswirkung ergänzt. In zwei weiteren Spalten werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß erfasst, indem über ein Dropdown-Menü ein Wert zwischen 1 (sehr unwahrscheinlich bzw. unbedeutend) und 5 (sehr wahrscheinlich bzw. katastrophal) ausgewählt wird. Excel berechne anhand einer hinterlegten Formel den Risikograd und färbe die Zelle entsprechend ein. Anschließend kann man zu einem zweiten Tabellenblatt, der Risikomatrix, wechseln und dort die Risiken visualisieren. Unten rechts findet sich ein automatisch erstellter Übertrag mit den wichtigsten Angaben des vorherigen Tabellenblattes. Jedes Risiko muss nun in das passende Feld der Matrix gezogen bzw. eingetragen werden, indem die Eintrittswahrscheinlichkeit über die x-Achse und das Schadensausmaß über die y-Achse ausgewählt werden. Als Ergebnis erhalte man einen Gefahrenkatalog und eine Risikomatrix für das eigene Archiv. Die Durchführung dieser Risikoanalyse sollten in regelmäßigen, z. B. jährlichen Abständen wiederholt werden; denn Notfallvorsorge sei keine Eintagsfliege, sondern eine Daueraufgabe!

Manchen Risiken könne man vorbeugen und sie beseitigen, andere zumindest minimieren; falls es aber trotz der besten Prävention dennoch zu einem Schadensereignis kommt, helfe die vorbereitende Notfallplanung bei der Bewältigung dieser Situation; und eine anschießende Auswertung des Schadensfalls fließt dann wieder in die Überarbeitung der Risikoanalyse ein.

Das E-Learning-Modul thematisiere diese beiden Aspekte, das Risikomanagement und die Notfallvorsorge auf der einen Seite sowie das Krisenmanagement und die Notfallbewältigung auf der anderen Seite. Die Referentinnen laden ein, sich den Kurs anzusehen, sobald er in Kürze online zur Verfügung steht; aber nicht nur das –  er gilt als Einladung, sich überhaupt mit der Thematik zu beschäftigen und Notfallvorsorge zu betreiben.

Abschließend berichtet Frau Fahrenkamp über die starken Einschränkungen der Projektentwicklung durch die Corona-Pandemie. Das neue Modul sei mit dem freien Content-Management-System „WordPress“ erstellt worden. Es ist dieses Mal – anders als beim ersten Modul – Aufgabe der Arbeitsgruppe, die Lerninhalte in das System einzupflegen. Die Aufgaben werden mit H5P umgesetzt, einer Software zum Erstellen von interaktiven Inhalten für das Web. Hierbei bedürfe es an Kreativität, damit für die didaktische Vermittlung der Lerninhalte das jeweils passende Tool gefunden werden könne.


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