Dr. Antje Diener-Steckling vom LWL-Archivamt moderiert den Roundtable zum Thema “Kollegiale Hilfe: Mittendrin statt nur dabei” und führt zum Thema Notfallverbünde in das Thema ein. Weiterhin nehmen Hanna Albers vom Gemeindearchiv Swisttal, Christian Altena vom Stadtarchiv Stolberg, Matthias Frankenstein vom Landesarchiv NRW, Michael Hansmann vom Archiv der Konrad-Adenauer-Stiftung sowie Matthias Senk vom LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum an der Diskussion teil. 

Matthias Frankenstein steigt mit einem schlaglichtartigen Vortrag zum Rückblick auf die Flutkatastrophe aus Perspektive des Archivs Leichlingen ins Thema ein. Vor Ort fanden sie ein Archiv im Keller des Rathauses mit etwa 300 laufende Meter Archivgut vor, das bis in die oberen Regalebenen von der Wupper geflutet war. Bei Eintreffen des Rettungsteams war alles Wasser bereits abgepumpt und die Räumlichkeiten zum Betreten von den Behörden freigegeben. Vom LVR aus war bereits ein Zelt aufgebaut. Es erfolgten Einweisungen zur Arbeitssicherheit und die Einteilung der Arbeiten. Es waren etwa 20 bis 30 Helfende vor Ort, die größtenteils noch keinen Notfalleinsatz in einem Archiv durchgeführt hatten. Er plädiert dafür, in solchen Fällen in jedem Fall alles in Ruhe und mit Sicherheit anzugehen. Aufgrund des bereits fortgeschrittenen Schimmelbefalls war die Arbeit nur mit FFP3-Masken möglich. Mit gleichbleibendem personellen Aufwand hätte die Bergung noch 2 bis 3 Wochen gedauert. Gestört wurde der Einsatz von der Explosion im nahegelegenen Chemiepark in Leverkusen. Die Zwangspause wurde von den Anwesenden für eine persönliche Vorstellung genutzt. Die Triage “trocken – feucht – nass” half dabei, die Archivalien nicht weiter zu schädigen, als schon geschehen. Die durchnässten Archivkartons wiegen bis zu 20 kg und die freiwilligen Helfer*innen kamen schnell an ihre körperlichen Grenzen. Daher wurde ein Umzugsunternehmen beauftragt. Die Spül- und Erstversorgungsstationen konnten in drei Klassenräumen einer Schule bzw. auf dem Schulhof aufgebaut werden. Auch die Zwischenlagerung und Lufttrocknung war hier möglich. Die gesamte Bergung benötigte sieben Tage. Die Führungsstruktur könne und müsse für folgende Einsätze optimiert werden. Mitarbeitende sollten klarer angewiesen sein, auch Arbeitszeiten (Beginn und Ende) sollten klar kommuniziert werden. In den Notfallverbünden Münster und Detmold sollen Notfallübungen durchgeführt werden, um die praktische Arbeit an die Menschen heranzutragen. Bei verschiedenen Übungen werden immer verschiedene Menschen erreicht, daher ist die häufige Durchführung sinnvoll. Auch sollten über Verpflegung vor Ort und gute Unterkunft Anreize für die Helfenden geschaffen werden.

Christian Altena, Stadtarchivar in Stollberg, berichtet, dass er wie auch die gesamte Verwaltung von den Hochwasserereignissen 2021 vollkommen überrascht wurde. Trotz der schweren Schäden in der Stadt war die Hilfe, die dem Stadtarchiv während 14 Tagen zuteil wurde (300 Hilfskräfte) enorm. Professionelle Hilfe leisteten das Historische Archiv der Stadt Köln, das LVR-AFZ und das Stadtarchiv Aachen; insbesondere für die Herstellung von Kontakten zu Fachpersonal erwiesen sich diese Unterstützungen als äußerst hilfreich. Damit konnte das Fehlen eines Notfallverbundes teilweise aufgewogen werden.

Matthias Senk vom LVR-AFZ schildert seine Erfahrungen als Notfall-Koordinator in Brauweiler. Relativ schnell zeigten sich am Tag der Unwetterkatastrophe durch Meldungen aus Stollberg und Kall die enormen Schwierigkeiten, die sich durch die Wetterlage ergeben hatten. Trotzdem dauerte es zunächst längere Zeit, bis das genauere Ausmaß der Schäden sichtbar wurde, was Auswirkungen auf die Planung und Koordination der Notfalleinsätze hatte. Insgesamt zieht er ein positives Fazit hinsichtlich der Zusammenarbeit und der Erfahrungsgewinne durch die Notfalleinsätze.

Hanna Albers berichtet, dass das Gemeindearchiv Swisttal nicht in einem Notfallverbund eingebunden war, weil dies vorher von der Verwaltung abgelehnt wurde, auch eine Versicherung des Archivguts wurde vonseiten der Verwaltung nicht umgesetzt. Frau Albers selbst war in Urlaub und konnte nur über WhatsApp Informationen erhalten. Die Evakuierung der Gemeinde wegen des drohenden Dammbruchs der Steinbach-Talsperre erschwerte die Kommunikation weiter. Nach einigen Tagen war es möglich herauszufinden, dass die Verwaltung nun bei der Bundespolizei untergekommen war. Sie schickte eine Mail an den Notfallverbund Bornheim-Sieg. 13 Helfende waren 3 Tage beschäftigt. Die Entscheidung, welches Archivgut geborgen wird, wurde im Stab, nicht von der Archivarin getroffen. Im Zuge der Bergung wurden große Teile der Altregistratur kassiert. Herr Hansmann von der Konrad-Adenauer-Stiftung konnte im Gemeindearchiv Swisttal mit seinen Mitarbeitenden helfen. Er wurde von der Stiftung freigestellt und konnte beliebig viele Mitarbeitende zur Unterstützung mitnehmen. Er sagt: “Die schwierigste Entscheidung war die, eine Person zur Betreuung im eigenen Archiv zu lassen”. Auch Materialien konnten mitgebracht werden. Die Feuerwehr beschaffte Zelte und organisierte Tische für die Reinigung des betroffenen Archivguts.

Herr Frankenstein berichtet, dass die Koordinierung über mehrere Stellen (LVR-AFZ, Stadt etc.) lief, was teilweise zu Problemen führte, da der Einsatzleitung oft der erforderliche Überblick fehlte. Hier sieht er einen Verbesserungsbedarf für zukünftige Notfalleinsätze: verschriftlichte Einsatzpläne sowie ein Entlasten der fachlichen Koordination von Fragen der Einsatzorganisation könnten hier hilfreich sein.

Matthias Senk betont, dass über die inhaltliche Vorsorge im Sinn von Notfallübungen hinaus unbedingt auch der organisatorische Rahmen mitgedacht werden muss. Dies zeigte sich in manchen Fällen, wo Kommunikationsstrukturen nicht ausreichend etabliert waren und basale Fragen wie die Verfügbarkeit von Toiletten beim LVR-AFZ aufschlugen. Ein Notfall bedarf einer weiteren Organisation; die Hilfe ist als integrierter Prozess zu denken. Insbesondere muss in Verwaltungen ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass im Notfall die Sorge für das Archivgut nicht allein den Mitarbeiter*innen des Archivs obliegt, sondern alle Stellen ineinandergreifen müssen.

Frau Diener-Steckling eröffnet die Diskussion und beschreibt den Notfall als Daueraufgabe. Jedes Archiv kann betroffen sein. Frau Albers spricht Dank an das LVR-AFZ aus. Auch die Internetpräsenz wurde schnell aufgebaut und eine Notfallnummer empfand sie als hilfreich. Sie appelliert an das archivische Fachpersonal, dass im Notfall alle Möglichkeiten geprüft werden. Auch eine Lufttrocknung war bei den Wetterbedingungen im Sommer 2021 möglich.

Herr Mark Sievert, Stadtarchiv Leichlingen, weist auf die (Nicht-)Verfügbarkeit von Materialien zur Bergung hin. Paletten wurden beispielsweise aus verschieden Orten “zusammengekratzt”. Auch an Overalls und Masken fehlte es. Er bedankt sich im Namen der Stadt Leichlingen bei allen Kolleg*innen, die damals geholfen haben.

Herr Frankenstein merkt an, dass Materialien wie Overalls schnell vergriffen waren. Durch Zufall konnten die Materialien allerdings noch beschafft werden. Die Rahmenbedingungen, wie die Verfügbarkeit von Materialien, beschleunigen die Arbeiten. Er rät allerdings davon ab, große Mengen an Material einzulagern und rät dazu, dass Telefonlisten für die Beschaffung vorgehalten werden. Herr Altena stellt allerdings fest, dass gerade am Anfang die tatsächlichen Bedarfe auch kaum überschaubar waren und sich viele Fragen während der nächsten Tage recht gut regeln ließen. Vielfach konnten Bedarfe relativ spontan – auch durch “Zweckentfremdung” vorhandener Einrichtungen und Materialien – gedeckt werden, wodurch sich letztlich auch Kapazitäten (Personal, Transporte…) sparen ließen. Fragen wie zum Beispiel die nach den faktischen Bedarfen nach Gefrierkapazitäten lassen sich nicht im Vorfeld abschätzen und beziffern. Frau Albers plädiert – auch bei kleinen Archiven – dringend für den positiven Effekt von Notfalleinsätzen.

Frau Fahrenkamp merkt an, dass die Erfahrungen des Sommers 2021 dazu geführt haben, dass die Notfallpakete des LVR-AFZ um Sonnencreme und Kopfbedeckungen erweitert wurden. Sie weist außerdem darauf hin, dass bestimmte Mittel wie Schuhe, Helme etc. auf die jeweiligen Bedürfnisse (Größe!) des Trägers abgestimmt sein müssen und daher nicht unpersonalisiert auf Vorrat bereitgestellt werden können.