Vortrag von Michael Korn: Der Arbeitskreis “Bewertung kommunalen Schriftguts NRW”

Die erste Sektion wird durch den Vortrag von Michael Korn, Stadtarchiv Sankt Augustin, beschlossen. In seinem Vortrag stellt er den 2012 eingerichteten Arbeitskreis “Bewertung kommunalen Schriftguts NRW” vor.

Das Ziel des Arbeitskreises ist die Erarbeitung von praktischen Handreichungen für den Arbeitsalltag. Im Fokus liegen Verwaltungsunterlagen, welche im Land NRW entstanden sind.

Die erste Handreichung, welche sich mit Personalakten befasste, wurde 2014 veröffentlicht. Die Themenfelder wurden mit der Zeit umfassender, sodass nun ganze Organisationsbereiche in den Blick genommen werden. Bisher sind Handreichungen zur Überlieferungsbildung von Schriftgut zu Amtsleitungen sowie den Bereichen Finanzen und Recht und Ordnungsverwaltung erstellt worden. Neben dem analogen Bereich, werden auch digitale Faktoren einbezogen. Die Ergebnisse werden in der regelmäßig erscheinenden “Archivpflege in Westfalen-Lippe” des LWL-Archivamtes für Westfalen publiziert.

Die Treffen des Arbeitskreises finden alle 2-3 Monate, meistens in Köln oder Dortmund, statt. Es gibt keine formale Leitung. Vielmehr übernimmt der Protokollant*in der vorherigen Sitzung die Leitung der folgenden Sitzung. Die Themen werden bei Bedarf gewählt. Derzeit wird der Bereich der Ordnungsverwaltung bearbeitet. Es hat sich bewährt, dass bei großen Themenfeldern die Gruppe in Untergruppen geteilt wird, welche Einzelfragen vorbereiten und dem Plenum in den Sitzungen vorstellen. Zwei zentrale Fragen bei der Erstellung von Handreichungen sind die Tiefe der Inhaltsbeschreibung und Bewertungsbegründungen sowie der Umfang an Übernahmen aus Fachverfahren.

Ein eigenes Wiki dient den derzeit elf Arbeitskreismitgliedern zur Kommunikation zwischen den Sitzungen. Neben den beiden Landschaftsverbänden sind alle Formen der kommunalen Landschaft des Landes NRW vertreten.

Die Ergebnisse aus dem Literaturstudium und den bereits vorhandenen Handreichungen sowie bereits vorhandene Erfahrungen in den Mitgliedsarchiven werden in den Sitzungen diskutiert. Die Erfahrungen und Erkenntnisse ergänzen sich durch die heterogene Zusammensetzung des Arbeitskreises. Es werden mehrere Handreichungen in verschiedenen Bearbeitungsstadien parallel bearbeitet.

Abschließend erklärt Herr Korn, dass in Kürze eine Umfrage zur Anwendung der Handreichungen durch das LVR-AFZ durchgeführt wird. Interessenten, welche sich aktiv in den Arbeitskreis einbringen wollen, sind dazu herzlich eingeladen.


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