Dr. Helbach leitet seinen Vortrag mit einer Zustandsbeschreibung der Pfarr-Archive in Frechen ein, die immer noch vor Ort in den Pfarreien lagern und in unterschiedlicher Art und Weise betreut werden. Im Gegensatz zur positiven Situation in Frechen ergeben sich bei der Mehrzahl der Pfarr-Archive und ihrer Betreuung durch das Historische Archiv der Erzdiözese Köln eine ganze Reihe von Problemen, u. a. im Zusammenhang mit der Nutzung. Dies ist eine der Herausforderungen, der sich die Pfarrarchivpflege im Erzbistum Köln stellen muss.

Die vier Referenten des Historischen Archivs des Erzbistums betreuen die ehemals ca. 800 (heute ca. 500) Pfarr-Archive, die häufig dezentral verwahrt werden, um die lokale Identität bzw. Bindung zu erhalten. Zu einer Vielzahl der Archivbestände liegen bereits Findmittel vor, die z. T. durch externe Kräfte bzw. Dienstleister erstellt wurden. Allerdings ergibt sich vermehrt die Notwendigkeit, die seit der letzten Verzeichnung angefallenen, archivreifen Unterlagen nachzuverzeichnen. Perspektivisch sollen angesichts der immensen Herausforderungen sog. Mittelpunktarchive geschaffen werden, um die Archive mehrerer Pfarreien zu bündeln. Ein Beispiel für eine bereits existierende Einrichtung dieser Art stellt das Archiv in Mettmann dar. Allerdings stehen der Einrichtung solcher Institutionen unter Umständen nicht unerhebliche Schwierigkeiten entgegen. Neben dem grundsätzlichen Widerstand einzelner Pfarreien gegen ein Mittelpunktsarchiv muss bspw. eine Betreuung bzw. Nutzung sichergestellt werden. Daneben werden Räume und Gebäude durch Strukturveränderungen umgewidmet, so dass schon bestehende Einrichtungen neue Räumlichkeiten finden müssen.

Betreut werden Pfarrarchive meist durch ehrenamtliche Mitarbeitende, wodurch sich besondere Herausforderungen ergeben. So wird es immer schwieriger, Menschen für diese Tätigkeit zu gewinnen. Daher können auch nicht alle Mittelpunktarchive adäquat betreut werden. Daneben ergeben sich organisatorische Fragen, die bis in wichtige Details reichen: Existiert z. B. eine Email-Adresse zum Pfarr-Archiv?

Dies führt z. T. zu seltsam anmutenden Entwicklungen. Einerseits steigt die Zahl der verzeichneten Archive ständig an, wohingegen andererseits die Zahl der betreuenden Ehrenämtler, die Anfragen bearbeiten usw., nicht mit dieser Entwicklung Schritt halten kann. Dies schließt Ausnahmen wie z. B. in Kaiserwerth nicht aus. Pfarr-Archivbetreuer sind in aller Regel Einzelkämpfer, deren Aufgabe sich nicht mit der Bearbeitung von Anfragen beschränkt, sondern auch eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten, z. B. Sicherung der Alt-Registratur, einschließt. Dies erschwert u. U. die Rekrutierung geeigneter Personen. Hinzu kommt, dass die Nutzungsfrequenz der Archive sehr stark schwankt. Nicht zuletzt wirken sich Digitalisierungsbestrebungen auch in Pfarr-Archiven auf die Zahl der Anfragen aus.

Perspektivisch wird die Zahl der Pfarreien weiter sinken, wobei es unwahrscheinlich ist, dass alle in sog. Mittelpunktarchiven zusammengefasst werden. Eine nicht näher bestimmbare Zahl von Pfarr-Archiven wird daher vor Ort bleiben, wo sicherer Schutz und adäquate Betreuung stark vom ehrenamtlichen Engagement lokaler Akteure abhängen. Zentrale Quellen, wie Kirchenbücher und Inventare, liegen zudem im Historischen Archiv des Erzbistums in Köln vor. Daneben wird es Pfarr-Archive geben, die vor Ort auf einem guten Niveau weiterarbeiten werden.