Dr. Stephanie Haberer: Rückstände vermeiden – Erschließung als Kundenservice

Dr. Stephanie Haberer weist auf die Schwierigkeiten der Erschließung als archivische Kernaufgabe unter herrschendem Zeitdruck und den vermehrten und vielgestaltigen Aufgaben im Alltag von Archivarinnen und Archiven hin.

Erschließung erfordert einen immer erhöhteren Personalaufwand, nicht nur aufgrund der vermehrten Eingänge und steigenden Nutzererwartungen. Bereits die ARK wies in diesem Zusammenhang auf die insg. schlechte Aufstellung der Archvie hin und empfahl eine Trennung der Erschließung von Neuzugängen und Aufarbeitung der ausstehenden Bestände und Rückstände auch als Projekt mit befristeten Kräften.

Das Niedersächsische Landesarchiv konnte im Rahmen einer Neuaufstellung darauf reagieren. Mit einer im Jahr 2005 vorgenommen Nachordnung zur Staatskanzlei und Einführung der Kosten-Leistungsrechnung wurde eine Zielvereinbarung mit der Verwaltung geschlossen und die Aufwände der Erschließung zum einen als Leistungsvorgabe festgelegt, zum anderen im Haushaltsplan mit Kosten aufgrechnet. In Haushalt und Planung wurde zudem die Trennung von Erst- und Nacherschließung als ständiger Prozess und die zugehörigen Aufgaben auf die Qualifikation des Personals hin festgelegt.

Dies bedeutet eine Grunderschließung aller Eingänge noch im ersten Jahr, aber auch die Planung der Tiefenerschließung in einem 2. Schritt. Ziele ist dabei die schnelle Nutzbarmachung und ein effektiver Personaleinsatz, dafür erforderlich waren Erschließungsstandards. Umgesetzt wurde dies mit Erschließungsrichtlinien mit definierten Kriterien inkl. Handreichungen für einzelne Archivaliengruppen. Unter Einsatz des Informationssystems Arcinsys konnten ebenfalls das Beständemanagement wie auch die Festlegung von Merkmalen in den Blick genommen werden. Diese sind in der Erschließungsmaske hinterlegt, angezeigt werden so auch der vorhandene Grad der Erschließung sowie ausstehende Aufgaben.

Für den zugehörigen Arbeitsplan wurden 3 Kategorien definiert: die Ersterschließung von Rückständen, von Neuzugängen und die Nacherschließung bereits grunderschlossener Bestände. Letztere sollen im Hinblick auf die Nutzungerwartung in bestimmten Fällen mit der Verküpfung von Digitalisaten einhergehen. Die Arbeitswesie wurde ebenfalls mit Nutzerbefragungen begleitet, die eher traditionelle Erwartungen, aber auch Wünsche nach verstärkter Online-Stellung von Digitalisaten spiegelte – wie sie auf diese Weise auch umgesetzt und erfüllt werden können.

Die sehenswerten Ergebnisse zeigen den Erfolg der Methode, Planungen und  Durchführung: Demnach konnte der Erschließungsbedarf trotz jährlicher Neuzugänge im Umfang von 2 laufenden km im Vergleich zur Erhebung im Jahr 2011 von 62% auf 56% gesenkt werden, die Rate der noch unerschlossenen Archivalien soagr von 5% auf unter 1%.


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