Vor dem Hintergrund archivischer Kernkompetenz im Bereich der Überlieferungsbildung richtet Andrea Wendenburg den Fokus auf die kommunalen Archive am Beispiel des Histor. Archivs der Stadt Köln.

Ausgehend vom Strategischen Ziel des Bürgerarchivs und den Wünschen, Erwartung und Forderungen sowohl der Verwaltung (Gedächtnis der Stadt) und den Bürgerinnen und Bürgern (Vermittlung von Wissen, wo was aufbewahrt wird) als auch den Zwängen der Wirtschaftlichkeit gilt die interne Strategie v.a. dem Ausmachen der “Besten Überlieferung” nach Dichte, Aussagekraft und Dokumentationsgrad.

Dabei schildert sie die speziellen und allgemeinen Schwierigkeiten bei deren Umsetzung aufgrund von Widerständen, Vorbehalten und eingefahrenen, undokumentierten Verfahrensweisen von Seiten der Verwaltung wie auch des Archivpersonals, Rechtlichen Rahmenbedingungen und der besonderen Situation in Köln zwischen Restaurierung und Wiederherstellung von Beständen und einem bevorstehenden Umzug.

Sie plädiert vor dem Hintergrund dieser auch besonderen Situation für die Etablierung eines Dokumentationsprofils und transparenter Darstellung von Überlieferungszielen auch als Form von interner wie externer Öffentlichkeitsarbeit, die allen nützt: Der Verwaltung für das Verständnis notwendiger Vorgänge, den Kolleginnen und Kollegen im Archiv für die Verortung aktueller Arbeitsstände, vereinfachter Übergaben im Fall von Personalwechseln und die Dokumentation von gesammelten Wissen und Erfahrungen sowie des Nutzerkreises für die Kenntnis darüber, was warum im Stadtarchiv zu finden ist. Nicht nur im Fall von Veränderungen wie Umzügen, Übernahmen und Ressortwechseln ist eine prospektive Bewertung nötig, sondern auch mit Blick auf den Wandel hin zur Übernahme von digitalem Archivgut spätestens auch absolut erforderlich.