Herr Helbach stellt drei (fiktive, aber realitätsnahe) Szenarien vor, für die sich ein Kirchenvorstand für die Erschließung seines Pfarrarchivs durch einen Dienstleister entscheiden kann:

1) Erstellung einer qualifizierten Altregistraturliste für 8.000 Euro

2) Entmetallisiert, verpackt und flach verzeichnet für 16.000 Euro

3) Voll erschlossen und verpackt für 23.000 Euro.

Bis in die 1980er Jahre wurden die Archive der 800 Pfarreien des Erzbistums Köln erschlossen. Mit der Strukturreform verringerte sich die Zahl der Pfarreien deutlich; dadurch kamen zwischen zwei und zwölf Pfarrarchive auf eine (neue) Pfarrei. Noch in den 1990er Jahren konnte sich das Historische Archiv des Erzbistums (HAEK) leisten, eine Warteliste für die Aufarbeitung der abgeschlossenen Pfarrarchive zu führen, um sie selbst abzuarbeiten; das ist durch die große Zahl der anfallenden abgeschlossenen Archive nicht mehr zu leisten; stattdessen kommen Angebote von externen Dienstleistern in Frage.

85-90 % entscheiden sich die Kirchenvorstände für die volle Erschließung, nur in wenigen Fällen wird eine kostengünstigere Lösung gewählt. Auftraggeber für die Erschließung durch Dienstleister ist die Pfarrei.

Das HAEK legt als Fachaufsicht Wert auf eine nachhaltige und flächendeckende Nutzung, einen möglichst geringen Eigenaufwand, eine Wahrung der Richtlinienhoheit für die Erschließung. Die Anbieter ihrerseits wünschen sich Klarheit über Gegenstand und Menge des zu erschließenden Archivguts, Planungs- und Handlungsfreiheit, Zufriedenheit der Auftraggeber und die damit zusammenhängende Wahrung oder Erarbeitung seiner Reputation.

Bei für einzelne Anbieter schwierigen Erschließungen (z. B. von Pergamenturkunden) bietet das HAEK eine diskrete Hilfe an, durch die es den Anbieter nicht gegenüber dem Auftraggeber diskreditiert.

Bei einer Vorprüfung vor Ort ist das HAEK dabei. Es interveniert gezielt bei auftretenden Schwierigkeiten.

Ziel des HAEK ist das erfolgreiche Ergebnis bei Minimierung des Fachaufwandes und Sicherung eines einheitlichen Mindeststandards. In den letzten sechs Jahren haben über hundert Pfarreien ein Findbuch bekommen, davon allein 67 in den beiden letzten Jahren. Das kooperative System bewirkt, dass die Archive im Bewusstsein der Entscheider vor Ort aufgewertet werden und ihre Chancen für die Zukunft verbessern.