Mit dem Stadtmotto Tradition und Fortschritt leitet Peter Jansen seinen Vortrag ein und geht zunächst auf das Archivgesetz NRW ein, dessen grundlegen Bedeutung er betont. Kommunalarchive wurden als Pflichtaufgabe verankert und leisteten ihren Beitrag zum Selbstverständnis. Gleichwohl bleibte die v. a. finanzielle Ausgestaltung dieser Pflichtaufgabe im Gesetz vage definiert.

Zu Erkelenz überleitend, führt Jansen zunächst aus, dass die Stadt durch ihre Lage vielfach Herrschaftswechseln ausgesetzt war, wobei die jeweiligen Herrschenden immer auch ein wenig prägten. Jedoch wird in den nächsten Jahren durch den Braunkohletagebau ein Drittel des Stadtgebiets verloren gehen. Sollte es nicht gelingen, die Geschichte dieser Stadtteile und der dort lebenden Menschen in irgendeiner Form im Stadtarchiv zu dokumentieren, ist diese teilweise mehr als 1000 jährige Geschichte verloren. Die Voraussetzungen für eine Sicherung und Dokumentation wurden 2005 durch einen Umbau des Stadtarchivs und eine angemessene Unterbringung für 620.000 € mit passiver Klimatisierung und Erweiterungskapazitäten geschaffen. Hierbei wurde auch auf die Kompetenzen des LVR-Archivberatungszentrums zurückgegriffen, um z. B. Konzepte zu entwickeln. Der nun anstehende personelle Umbruch soll genutzt werden, um das Archiv fachlich  mit einem FAMI und einem Diplom-Archivar zu besetzen. In der Begründung spielten die anstehenden Aufgaben, v. a. die Archivierung digitaler Unterlagen eine herausragende Rolle. Insgesamt sind für das Stadtarchiv ca. 224.000 € im städtischen Haushalt eingeplant, wobei Steigerungen absehbar sind, ein gewisser Finanzierungsvorbehalt bleibt allerdings bestehen.

Um die Akzeptanz des Stadtarchivs als Pflichtaufgabe in der Bevölkerung zu steigern, ist die archivische Öffentlichkeitsarbeit zentral. Kooperationen ergeben sich häufig mit dem Heimatverein, dem größten Verein der Stadt. Als Beispiele nennt Herr Jensen Publikationen zur Zeit des Nationalsozialismus in Erkelenz sowie Ausstellungsprojekte, die die Stadt alleine nicht hätte stemmen können. Auch die Einwerbung von Sponsoren läuft mittlerweile über den Heimatverein, so dass Öffentlichkeitsarbeit und insbesondere die Kooperation zwischen Archiv und Heimatverein in die Tätigkeitsbeschreibung für die zu besetzenden Stellen verankert wurde. Als wichtige anstehende Herausforderung definiert Jansen die Begeisterung von Jugendlichen für die Stadtgeschichte und das Stadtarchiv. Hierbei sei es wichtig, in der Sprache der Jugend und mit den entsprechenden Kommunikationsmitteln zu kommunizieren.

Abschließend resümiert Jansen, dass ein gutes und mit Konzept geführtes Stadtarchiv ein wichtiges Kulturgut auch in einer mittelgroßen Stadt ist. Dieses habe auch die Aufgabe, das heutige Leben zu dokumentieren. Eine ausreichende personelle und finanzielle Ausstattung sei wichtig, aber viele Projekte seien nur mit ehrenamtlichem Engagement zu verwirklichen. Die breite Anerkennung, die das Stadtarchiv zwischenzeitlich genieße, mache es leichter, die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Die Erfüllung des gesetzlichen Auftrages setze daher auch ein gelungenes Archivmarketing voraus.