Stadtarchiv vs. Institut für Stadtgeschichte? Recklinghausen als Beispiel für eine komplementäre Konzeption.

von Dr. Matthias Kordes, Institut für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen

Blog-Beitrag von Vincent Camillo Ries, M.A.

Dr. Kordes erläuterte die Möglichkeiten institutioneller Zusammenlegungen von städtischen Archiv- und Museumsinstitutionen am Beispiel des „Instituts für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen“. [Die „Vest Recklinghausen“ ist ein in der gleichnamigen Stadt und Umgebung weiterhin gebräuchlicher historischer Territorialbegriff.] Zunächst hob Dr. Kordes heraus, dass es in Recklinghausen nicht zur Fusion, sondern zur „Aneinanderfügung“ zweier paralleler geschichtskultureller Institutionen gekommen sei. Beide Einrichtungen seien in den 1920er Jahren gegründet worden und Ausdruck eines kulturinfrastrukturellen Nachholbedarfs der rasant angewachsenen Ruhrgebietsstädte nach dem Ersten Weltkrieg. Über Jahrzehnte hinweg wurde die Leitung des Stadtarchivs nebenamtlich durch Studienräte übernommen. Erst seit 2001 wurde ein hauptamtlicher Leiter mit Fachausbildung eingesetzt.

Das stadthistorische Museum existierte zwischen 1922 und 1945 sowie zwischen 1986 und 2014. Angesichts einer technisch und konzeptionell veralteten Dauerausstellung, nur mittlerer dreistelliger jährlicher Besucherzahlen und fehlenden Leitungspersonals wurde seit 2005 eine langwierige kommunalpolitische Diskussion zur Zukunft des Hauses geführt. Eine Begutachtung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen empfahl die Schließung. Stattdessen kam es jedoch zur Aneinanderfügung von Archiv und Museum unter dem organisatorischen Dach des Archivs.

Exklusiv zur Neukonzeption und Betreuung der Dauerausstellung wurde eine zusätzliche 2/3 Stelle aus dem Fachbereich Kunstgeschichte besetzt und kulturpolitische Ziele definiert:

  1. Rettung Museumssubstanz
  2. Stärkung und Weiterentwicklung von Archiv und Museum
  3. Erzielung von Synergieeffekten aus der Zusammenwirkung beider Institutionen
  4. Reichweitensteigerung zur Gewinnung weiterer Archivnutzer*innen und Museumsbesucher*innen

Als Vorbild diente das 1992 durch Umstrukturierung des dortigen Stadtarchivs geschaffene „Institut für Stadtgeschichte“ in Frankfurt am Main. In Recklinghausen soll die neue Institution einen gleichberechtigten Platz neben der Kunsthalle und dem Ikonenmuseum einnehmen, wenngleich auch mit deutlich geringerem Budget.

Die Doppelkonstruktion birgt ein großes öffentlichkeitswirksames Potenzial bei Geschichtsdarstellung und –vermittlung im Sinne der „Public History“ und ermöglicht neue Formen der Interaktion. Dabei soll insbesondere ein nicht einschlägig vorgebildetes Publikum erreicht werden. Als Form der „Citizen Science“ sollen Bürger*innen im Rahmen des Kulturentwicklungsprogramms an wissenschaftlichen Projekten beteiligt werden. Dabei kann auch an die Arbeiten der seit den 1980er Jahren bestehenden Geschichtswerkstatt angeknüpft werden, die bereits die montangeschichtliche Erforschung eines Stadtteils durchführte.

Die kommunale Doppelkonstruktion aus Archiv und Museum berge jedoch Risiken: Es können zu einer Überdehnung der eigenen Handlungsfelder mit zu großen Schnittmengen zu anderen Institutionen, wie etwa der Volkshochschule, kommen. Außerdem könne das Stadtarchiv zunehmend in einen Sog zur Übernahme freiwilliger Aufgaben der Kulturpflege geraten und so das archivische Kerngeschäft seine öffentliche Wahrnehmbarkeit einbüßen. Außerdem ist bei Projekten, welche eine breite bürgerschaftliche Beteiligung anstreben auf die Begrenzung durch Verwaltungsfachgesetz und Datenschutz zu beachten. Letzteres sei angesichts der erwogenen Einbettung des neuen Archivgesetzes in des NRW-Kulturgesetz hochaktuell.

Zur Minimierung dieser Gefährdungspotenziale wurden einige grundlegende Voraussetzungen geschaffen: Museum und Archiv verfügen jeweils über voneinander unabhängige Satzungen, so dass die modulare Struktur des Institutes gewahrt bleibt. Eine organisatorische Entkoppelung beider Einrichtungen bleibt jederzeit möglich. Dies wird auch durch getrennte Bestandsverzeichnungen berücksichtigt. Außerdem müsse die Position der Institutsleitung, unter Berufung auf das Archivgesetz als kommunale Pflichtaufgabe, stets mit einer/einem Facharchivar*in besetzt sein. Zusätzlich wird die Schärfung des Profils auch durch den Austausch mit gleichartigen Institutionen in der Geschichtslandschaft des Ruhrgebiets, wie etwa das „Stadtarchiv – Bochumer Institut für Stadtgeschichte“ und das „Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen“ begünstigt.

Die Gefahren musealer und archivischer Mischinstitutionen zeichnet sich am Beispiel einer Kommune des südlichen Sauerlandes ab, wo anstelle einer/eines ursprünglich vorgesehenen hauptamtlichen Facharchivar*in des höheren Dienstes nur eine 1/3-Stelle zugunsten einer Museumsleitung in Vollzeit geschaffen wurde. Eine solche Entscheidung bedrohe die Ausführung archivischer Kernaufgaben substanziell.

Abschließend betonte Dr. Kordes, dass eine Verbindung von Archiv und Museum immer wieder neu ausgehandelt werden müsse. Die hier auftretenden Spielräume seien sehr weit, manchmal zu weit. Selbst bei unangefochtener Stellung einer hauptamtlichen Archivleitung bestehe keine Garantie für eine tragfähige Entwicklung des Archivs.

Daher appellierte Dr. Kordes solchen scheinbar innovativen Konstruktionen mit gesunder Skepsis zu begegnen, da stets die Bestandserhaltung als archivisches Kerngeschäft im Blick behalten werden müsse. Als letzte Verteidigungslinie sei man unbedingt auf ein starkes Archivgesetz angewiesen.

Dr. Lessing erkundigte sich, wie die alltägliche Aufteilung des Personals nach Archiv- und Museumsaufgaben erfolge.

Dr. Kordes erläuterte, dass das Archivpersonal weiterhin primär in seinem Kernbereich eingesetzt werde und bei Bedarf kleinere Aufgaben im Museumsbetrieb übernehme. Die eigens hierfür angestellte Kunsthistorikerin sei hingegen ausschließlich museal tätig.

Das BKK-Positionspapier “Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft” und seine Zielsetzung

von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Mit dem von der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) vollständig neu verfassten und im Oktober 2022 veröffentlichten Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ stellte Dr. Quadflieg ein wichtiges Hilfsmittel für die Positionierung von Kommunalarchiven im kulturpolitischen Diskurs und zu ihrer strategischen Ausrichtung innerhalb gesamtgesellschaftlicher digitaler Transformationen vor. Das Positionspapier soll den Kommunalarchiven nicht nur als Richtlinie zur übergeordneten Konzeption, sondern auch als wertvolles Hilfsmittel in ihrer alltäglichen Arbeit dienen.

Dr. Quadflieg gab zunächst einen Rückblick des 2002 von der BKK veröffentlichten Vorgängerpapiers, welches über die Definition des Kommunalarchivs dessen Fachaufgaben ableitete. Aus diesen resultierten wiederum die zur Aufgabenerledigung notwendigen Institutionen. Dies begründete letztlich die zur Erfüllung der gesetzlich geregelten Fachaufgaben den Archiven bereitzustellenden personellen und materiellen Ressourcen. Es thematisierte dabei auch die Einbindung des Archivs in die Kommune, wie z. B. im Bildungssystem, definierte Aufgaben und Verantwortungsträgerschaften. Das Vorgängerpapier zielte voranging auf den innerfachlichen Diskurs und befürwortete eine Konzentration auf archivische Kernaufgaben bei gleichzeitiger Auslagerung anderer Arbeitsbereiche.

Die BKK beschloss 2020 eine grundlegende Überarbeitung des Positionspapiers, da in der Neufassung sowohl ein Mehrwert für Kommunalarchive als auch für andere archivinteressierte Gruppen, v. a. Trägerverwaltungen, entstehen sollte. Es sollte außerdem das Themenfeld der digitalen Transformation mit aufnehmen und sich nicht zu sehr auf fachliche Detailaspekte fixieren. Die hiermit befasste Arbeitsgruppe setzte sich aus Repräsentanten mittlerer und großer Kommunalarchive zusammen und achtete bei der konkreten personellen Besetzung auf möglichst große Diversität.

Im Vordergrund des neuen Positionspapiers stand die Bedeutung der Kommunalarchive innerhalb ihrer Kommune und gegenüber den dortigen Anspruchsgruppen. Diese wurden in vier wesentlichen Wirkungsbereichen verortet: Rechtsicherung und Transparenz, digitale Transformation und moderne Verwaltung, Bewahrung wertvollen Kulturgutes und der Begegnung mit Kultur, sowie Forschung und Bildung. Diese Gliederung ist nicht als hierarchisch aufzufassen, denn der Ressourceneinsatz und Output muss zwangsläufig in jedem Archiv nach dessen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen und verlagert sich im Zeitverlauf.

Diese Gliederung erlaubt es den Archiven, sich den eigenen Ressourcenaufwand in den einzelnen Feldern bewusst zu machen und den eigenen Gestaltungsanspruch strategisch zu steuern. So lassen sich auch die Ansprechpartner in den Trägerverwaltungen effektiver „triggern“.

Das BKK-Positionspapier führt danach die Rolle des Archivs in den einzelnen Wirkungsbereichen  im Umgang mit den Anspruchsgruppen näher aus. Auf dieser Grundlage leitet es, ähnlich dem Vorgängerpapier, die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Rahmenbedingungen zur Wahrung der gesetzlichen Pflichtaufgaben ab. Gleichzeitig soll innerhalb des gesetzlichen Rahmens auch der erhebliche und konstruktive Spielraum der Kommunen zur Gestaltung ihrer Archive als Institutionen demokratischer Gemeinwesen verdeutlicht werden.

In der nachfolgenden Diskussion kam die Nachfrage aus dem Plenum, ob in der BKK-Redaktion tatsächlich keine kleineren Archive von Kommunen unter 75.000 Einwohnern repräsentiert seien.

Dr. Quadflieg erläuterte, dass in dem 7köpfigen Gremium tatsächlich nur größere Archive partizipierten. Dies liege v. a. daran, dass in Archiven mit größerer Personalbasis in der Regel mehr Kapazitäten für die Redaktionsarbeit vorhanden seien. Jedoch wurden die Inhaltsentwürfe des Positionspapier bei zwei Gelegenheit der Vollversammlung der BKK präsentiert und Veränderungsvorschläge aufgegriffen.

Dr. Lessing erkundigte sich, ob sich bereits eine Resonanz auf das Positionspapier abzeichnete.

Herr Quadflieg räumte ein, dass sich außerhalb der BKK-Jahresversammlung noch keine breite Resonanz abzeichne. Allerdings seien die wichtigsten Adressaten auf dem Deutschen Städtetag erreicht worden, da es bei der Vorstellung in dessen Kulturausschuss zu positiven Rückmeldungen kam.

Abschließend bat Herr Quadflieg im Namen der BKK um Kritik und sonstiges Feedback zum Positionspapier, damit künftig eine regelmäßige Weiterentwicklung und Aktualisierung erfolgen kann.

 

Aktuelle Stunde

Moderation: Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

1. Fotokonservierungsprojekt – Theresa Fritzen M.A., LVR-AFZ

Das Projekt ist auf zwei Jahre ausgelegt, wird im Technischen Zentrum des LVR-AFZ durchgeführt und durch die Deutsche Bundesstiftung Umwelt gefördert. Eine Umfrage zum Stand der Fotoarchivierung 2020 in rheinischen Archiven hat gezeigt, dass es diesbezüglich großen Beratungs- und Optimierungsbedarf gibt. Das Projekt gliedert sich in drei Arbeitspakete: Die Analyse des Ist-Zustands vor Ort, die Ausarbeitung von Konzepten zur Bestandserhaltung und die Entwicklung von modellhaften Strategien, die dann auch in anderen Archiven zum Einsatz kommen können. Das Ziel des Projektes ist es, fotografisches Kulturgut zu erhalten. Dazu wird vor Ort Wissen vermittelt, im LVR-AFZ gebündelt und in Fortbildungsveranstaltungen weitergetragen. Im Mittelpunkt stehen dabei die besonderen konservatorischen Erfordernisse bei der Archivierung von Fotografien. 

2. Förderung – Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Landesinitiative Substanzerhalt (LISE) 2023 ist gut angelaufen, die Verfahren auch zur Bedarfsanmeldung haben sich bewährt. Allerdings müssen die Formulare an die Erfordernisse des OZG angepasst werden. Alle Förderbereiche sind überzeichnet; auf die Entsäuerung entfällt zwar noch immer der größte Teil der Bedarfsanmeldungen, aber auch die anderen Bereiche sind gut nachgefragt. Auch die Kombination von LISE und KEK ist weiterhin erfolgreich.

Die Evaluation der KEK ist noch nicht abgeschlossen, die Förderverfahren und -linien bleiben vorerst unverändert. Auch die KEK-Förderlinien sind überzeichnet; vor der Antragstellung sollte daher unbedingt rechtzeitig Kontakt mit dem LVR-AFZ aufgenommen werden, damit die Förderung bestmöglich vorbereitet werden kann. Auch für die übrigen Förderlinien des LVR empfiehlt es sich, unbedingt vor der Antragstellung Kontakt zu den zuständigen Referent*innen aufzunehmen.

3. Die Auflösung der sv:dok in Bochum – Dr. Dietrich

Die sv:dok hat in den vergangenen Jahren Unterlagen von 27 Ortskrankenkassen übernommen, um sie zu verzeichnen und zu verpacken, und sie dann an die Stadtarchive zu übergeben. Leider wird es keine Nachfolgeorganisation der sv:dok geben und die Frage nach dem weiteren Verbleib der Unterlagen konnte nicht zufriedenstellend geklärt werden.

Die bundesunmittelbaren Sozialversicherungsträger bekommen ihre Archivalien zurück; es ist leider davon auszugehen, dass die Unterlagen dort ungenutzt und unbrauchbar sein werden, weil auch auf die Erschließungsdaten nicht zugegriffen werden kann. Bei den landesunmittelbaren Trägern besteht etwas mehr Hoffnung, da dort zumindest einige ein Bewusstsein für die Bedeutung der Überlieferung zu haben scheinen. Manche Kreis- und Stadtarchive haben sich dankenswerterweise auch bereit erklärt, die Archivalien unverzeichnet zu übernehmen.

4. Beiträge aus dem Plenum

Fr. Pauls, StA Aachen: Die Städteregion Aachen hat einen Notfallverbund gegründet, weitere Interessierte sind herzlich eingeladen sich dort zu melden.

Dr. Manuel Hagemann kündigt an, dass die rheinischen Adelsarchive (VAR) Ende Oktober eine Tagung zum Rheinischen Adel im Nationalsozialismus veranstalten werden. In vielen Regionen sind die Adelslandschaft und ihr Verhältnis zum NS bereits gut erforscht, das Rheinland stellt allerdings noch einen recht blinden Fleck dar. Dank intensiver Arbeit mit den Adelsfamilien ist es gelungen, deren Unterstützung zu gewinnen und einige bisher nicht zugänglichen Archivbestände für die Forschung zugänglich zu machen. Herr Hagemann lädt die Anwesenden herzlich zur Tagung ein.

Matthias Senk, LVR-AFZ, weist darauf hin, dass auf der Homepage des AFZ mittlerweile zahlreiche Handreichungen für die Kommunalarchive zur Verfügung stehen. Auch auf der Seite des LWL-Archivamtes sind viele Handreichungen zu finden.  

5. Übernahme von Personenstandsdaten gemäß XPSR-Standard – Dr. Ulrich Fischer, HAStK

Seit 2009 sind Personenstandsdaten verpflichtend elektronisch zu führen. Die archivische Übernahme von Daten scheiterte bislang daran, dass keine Testdaten verfügbar waren, mit denen die Einlieferung in die digitalen Langzeitarchive getestet werden konnte. Diese Daten liegen nun vor, und in den Tests ist erfreulicherweise ein sehr hoher Grad an Standardkonformität festzustellen. Das Geschäft bleibt aber zäh und es sind weitere Testdaten nötig. Es sind aber Fortschritte zu verzeichnen: die gelieferten Daten sind tatsächlich standardkonform und es können Schnittstellen entwickelt werden. Insgesamt besteht Anlass für Optimismus, wenngleich einige konkrete Fragen noch zu klären sind. LWL, LVR, LAV und HAStK arbeiten dabei eng zusammen.

6. Ausbildung – Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Trotz des allgemein zu beklagenden Fachkräftmangels im Archivwesen ist das Rheinland auf einem guten Weg. Einige Kolleg*innen absolvieren derzeit ein Fernstudium der Archivwissenschaften und auch das Erfolgsmodell der gemeinsamen Ausbildung von Archivinspektoranwärter*innen wird fortgesetzt. Die anwesenden aktuellen Anwärter*innen stellen sich vor.

Herr Patt appelliert an die Anwesenden, Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung zu schaffen und zu nutzen.

8. Archivgesetz NRW – Dr. Mark Steinert

Seit Verabschiedung der EU-DSGVO ist bis heute nichts passiert, um das Archivgesetz NRW zu novellieren, sodass es mit der DSGVO vereinbar ist. Im Oktober wird eine Arbeitsgruppe zusammenkommen, die die Weiterentwicklung des Archivgesetzes in Einklang mit dem Kulturgesetzbuch besprechen soll. Konkrete Lösungen gibt es noch nicht und in näherer Zukunft wird wahrscheinlich auch weiter nichts passieren, sodass die Integration der DSGVO in das Archivgesetz weiter auf sich warten lassen wird. Herr Steinert bedauert sehr, dass er keine positiven Nachrichten bringen kann. Die Probleme für das Archivwesens in NRW sind massiv und dringend anzugehen.

“Patient wach und orientiert?” – Zum Stand des Archivmanagements

von Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

Das Archivmanagement beschäftigt sich im Kern immer mit Transparenz, Wirtschaftlichkeit und strategischer Zielsetzung von Archiven. Die Ausführungen von Schröder konzentrieren sich auf das kommunale Archivwesen; in den staatlichen Archiven ist das strategische Management bereits fest etabliert.

Das Archivwesen hat in den 1970er Jahren begonnen, betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente zu übernehmen. Spätestens mit der Einführung des Masterstudiengangs Archivwissenschaften 2009 ist das Archivmanagement auch in der Ausbildung fest angekommen. Mittlerweile gibt es zahlreiche Fort- und Weiterbildungsangebote, auch vom LWL-Archivamt, die Management- und Steuerungsstrategien vermitteln. Die Frage, ob Archivmanagement notwendig ist, ist nicht vorrangig von der Größe des jeweiligen Hauses abhängig – strategisches Management kann in allen Archiven konkrete und wichtige Auswirkungen zeitigen. 

Literatur zum Archivmanagement ist mittlerweile großem Umfang erschienen, aber nicht immer leicht zu finden. Auch in studentischen Arbeiten hält das Thema zunehmend Einzug, wenngleich diese Ausarbeitungen in der Regel unveröffentlicht bleiben. Die Beschäftigung mit Fragen des Archivmanagements im Studium lässt jedoch hoffen, dass die Ergebnisse dann auch in der Praxis angewendet werden.

Archivmanagement ist abgesehen von den großen Archiven nach wie vor selten. Eine Umfrage von Schröder im Vorfeld des Vortrags zeigt, dass zwar die Mehrzahl der Archive Kennzahlen erhebt, ein weitergehendes strategisches Management aber nur selten stattfindet. Der Umfrage zufolge besteht zwar ein klarer Zusammenhang zwischen Mitarbeiter*innenzahl im Archiv und dem Einsatz von Archivmanagementmethoden; dennoch gibt es eine signifikante Anzahl auch von Ein-Personen-Archiven, die solche Strategien nutzen. Die Größe des eigenen Hauses kann also kein Argument sein, sich nicht mit Archivmanagement zu beschäftigen.

Insgesamt ist das Bild in der Archivlandschaft vielfältig und nicht in Gänze überschaubar. Das Archivwesen gleicht einem Krankenhaus: Notaufnahme, Intensivstation und Ambulanz sind gleichermaßen belegt, einige Archive befinden sich aber auch auf dem Weg der Besserung oder sind bereits genesen. Es gilt daher, die aktuellen Herausforderungen anzupacken und dafür auch “neue” Managementwerkzeuge zu nutzen. 

Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ

Dr. Patt knüpft inhaltlich an die Ausführungen von Herrn Dr. Schneider an: Die Ausarbeitung von Gutachten und Stellungnahmen stellt seit langem eine Kernaufgabe der LVR-Archivberatung dar, die dort behandelten Probleme und Herausforderungen decken sich mit den von Schneider aufgeworfenen Themenfeldern. Angesichts der vielfach unbequemen Befunde ist die Vertraulichkeit der Informationen von zentraler Bedeutung, weshalb dieses Tätigkeitsfeld der Archivberatung wenig öffentlichkeitswirksam und in der Landschaft vergleichsweise unbekannt ist.

Gutachten und Stellungnahmen werden von den Gebietsreferent*innen der LVR-Archivberatung sowie Restaurator*innen des AFZ erarbeitet. Ausschlaggebend für die jeweiligen Stellungnahmen ist, dass die Bearbeiter*innen über die entsprechenden fachlichen Kompetenzen verfügen; eine gemeinsame, sich ergänzende Bearbeitung durch verschiedene Kolleg*innen ist daher nicht selten. Zu Themenfeldern, die außerhalb der archivischen und restauratorischen Kompetenzen liegen (Beispiel: Brandschutzvorkehrungen), werden dementsprechend keine Gutachten erstellt.

Ziel ist die Beratung von Archiven (nicht von Einzelpersonen) und die kontinuierliche Verbesserung der archivischen Situation im betreuten Gebiet. Bei der Bearbeitung von Gutachten ist Effizienz eine wesentliche Voraussetzung, um die rheinische Archivlandschaft flächendeckend adäquat beraten zu können. Der intensive Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die die jeweiligen Ausgangsbedingungen und Schwierigkeiten am besten kennen und über notwendige Daten verfügen (bzw. leicht darauf zugreifen können), ist für die Ausarbeitung guter Stellungnahmen essenziell.

Dr. Patt betont, dass eine Begrenzung der Begutachtung auf die drängenden Probleme letztlich zielführend ist, um damit auch eine Priorisierung anschließender Gegenmaßnahmen zu steuern und nicht auf Nebenkriegsschauplätze abzugleiten.

Bei Ortsterminen steht eine möglichst umfassende Sammlung von Eindrücken, Daten und Befunden im Mittelpunkt. Der Ist-Zustand wird mit den geltenden archivischen Standards und Normen verglichen, wobei die Bewertung der Befunde mit Augenmaß zu erfolgen hat. Aus den Befunden abgeleitete Handlungsempfehlungen sind zu priorisieren und auch im Hinblick auf die Dringlichkeit zu differenzieren (kurzfristige Veränderung erforderlich, langfristige Optimierung wünschenswert).

Die Zusammenstellung der Daten erfolgt unter Zuhilfenahme standardisierter Formulare, in die gängige Empfehlungen, Standards und Erfahrungen eingeflossen sind. Die gesammelten Informationen sind Grundlage für eine qualitative Bewertung und Einschätzung der Ist-Situation.

Zusätzlich führt Dr. Patt aus, dass es vielfach sinnvoll ist, schriftliche Stellungnahmen und Gutachten durch mündliche Erläuterungen zu flankieren, um bei den Vorgesetzten, die von der Dringlichkeit etwaiger Maßnahmen überzeugt werden sollen, ein wirksames Verständnis zu erzielen. Hierzu gehört insbesondere auch der Verweis auf vorbildliche Zustände in anderen Archiven der Region.

Eine Sonderform der Gutachten sind sogenannte Archivkonzeptionen, die eine umfassende Darstellung und Einschätzung zum Zustand eines Archivs bieten und als Grundlage für Optimierungen oder eine grundsätzliche Neuausrichtung dienen können.

Dr. Patt sieht in Gutachten und fachlichen Stellungnahmen wertvolle Hilfsmittel des Archivmanagements, mahnt aber, diese mit Bedacht und Geduld, ohne überzogene Erwartungen sowie in enger Abstimmung mit allen Beteiligten einzusetzen.

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement. Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

von Dr. Gerd Schneider, Leipzig

Schneider plädiert dafür, auch im Archivwesen betriebswirtschaftlich zu denken und zu arbeiten. Nur so sei es möglich, Geld für wichtige und drängende Projekte zu beschaffen. In der Digitalisierung, digitalen Langzeitarchivierung, Bewertung, Aussonderung, Übernahme und Bestandserhaltung stünden die deutschen Archive vor entscheidenden Herausforderungen. Es gibt also beinahe in allen archivischen Kernaufgabenfeldern dringende Probleme zu lösen. Für die meisten Herausforderungen gebe es datenbasierte Lösungsansätze, die strategischen Defizite aber sind massiv.

Bewertung und Übernahme

Bewertung und Übernahme sind entscheidende Kostentreiber. Verpackung, Erschließung und Magazinierung sind nur einmalige Aufwendungen, die Kosten für die dauerhafte Unterbringung, Erhaltung, Aufbereitung, Digitalisierung und Bereitstellung für Nutzer*innen hingegen fallen dauerhaft an. Ein Regalmeter Archivgut kostet so in 100 Jahren mehr als 50.000 Euro. Die Archive müssen daher in der Bewertung und Übernahme gezielt steuern, damit sie auch glaubwürdig für ihre Träger sind, denn: die Verantwortung für diese Kosten liegt bei den Archiven! Vielerorts werden jedoch bereits die Altregistraturen nicht systematisch analysiert, Schriftgut bewertet und ausgesondert, was wiederum zu massiven Mehrkosten führt.

Bestandserhaltung  

Mehr als 90% der Unterlagen bestehen aus holzschliffhaltigem Papier, das in absehbarer Zeit zerfallen wird. Die Archive müssen eine Zustandsanalyse der Bestände erarbeiten, die auch grob geschätzt werden kann. So lassen sich die dringendsten Maßnahmen und größten Gefahren feststellen und angehen. Obwohl es eigentlich mit wenig Aufwand verbunden ist, Restaurierungsaufwände abzuschätzen und ein grobes Bestandserhaltungskonzept zu erstellen, gehen viel zu wenig Archive diese Aufgaben an.

Digitalisierung

Ein wesentliches Problem besteht in der Übernahme digitaler Unterlagen: Vorgangsbearbeitungssysteme werden immer vielfältiger und komplexer, und die Langzeitlesbarkeit der Daten sicherzustellen ist eine große fachliche Herausforderung, für die auch fähige IT-Fachkräfte gebraucht werden.

Die Digitalisierung von analogen Originalen im großen Stil ist keine wirklich tragfähige Option: Zum einen ist die Digitalisierung ganzer Bestände selbst schlichtweg zu teuer, zum anderen lohnt sie sich auch nicht, wenn eine einzelne Archivalie im Schnitt alle 25 Jahre einmal ausgehoben wird. Schließlich ist auch ein digitales Archiv ein großer Kostentreiber, unter anderem weil die regelmäßige Transformation der Daten sehr aufwendig ist. Daher müssen dringend auch Alternativen ernsthaft geprüft werden.

Mit der Einführung der eAkte werden große Mengen analoger Unterlagen gesammelt ins Archiv gelangen, weil die übrigen Registraturen innerhalb der nächsten 10 bis 15 Jahren aufgelöst werden. Es ist mit etwa der dreifachen Menge der bisherigen regelmäßigen Abgaben zu rechnen, worauf die Archive jedoch nicht vorbereitet sind. Entsprechend stark werden die Archivbestände anwachsen. Der Abbau der Registraturen bietet aber auch großes Einsparpotenzial – mit den freien Mitteln ließen sich wieder Stellen im Archiv finanzieren. Dafür müssen die Archive aber proaktiv auf ihre Träger zugehen und deutlich machen, welches Geld an andere Stelle verfügbar wird.

Die Archive stehen also selbst in der Verantwortung, aktuelle Herausforderungen anzugehen, indem sie strategische Steuerungsinstrumente nutzen und ihren Trägern zeigen, welche Maßnahmen sie selbst bereits ergreifen und zukünftig ergreifen können, um das Archivwesen zukunftssicher zu machen.

Archive als Plattformen / Archives as platforms

von Marc Holtman, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Herr Holtman dankt für die Einladung und freut sich, über die digitale Innovation in Amsterdam zu berichten. In seinem Vortrag wird es darum gehen, wie man als Archiv seinen Platz in der digitalen Welt finden kann. Zum Stadtarchiv Amsterdam

Als Kernfrage steht im Raum: Wie machen wir analoge Archive zugänglich?

Seit 2006 ist das Stadtarchiv im Zentrum von Amsterdam lokalisiert, wo es mitten im gesellschaftlichen Leben verankert ist und von vielen Leuten wahrgenommen werden kann. Das Gebäude war zuvor ein Bankgebäude und beinhaltet heute neben kommunalen Archiven auch Kirchen-, Familien- und Instiutionsarchive. Es umfasst 50 Regalkilometer Archivalien aller Materialitäten. Jährlich besuchen etwa 100 000 Nutzende den Lesesaal des Archivs, hinzu kommen ca. 1 000 000 Online-Nutzer*innen. Die Räumlichkeiten bieten eine offene Atmosphäre, in der temporär auch Ausstellungen und kulturelle Aktivitäten angeboten werden. Herr Holtmann betonte die Wichtigkeit dieser Aktivitäten auch in einer digitalen Welt.

Im Stadtarchiv Amsterdam spricht man mittlerweile von der Brick-Site (dem Gebäude) und der Bit-Site (der digitalen Welt). Insbesondere die digitale Welt bringt neue Herausforderungen mit sich, die Herr Holtman in seinem Vortrag vertiefend betrachtet:

Digital arbeiten heißt für das Stadtarchiv Amsterdam, auch viel zu digitalisieren. Er erläutert kurz die organisatorische Struktur des Archivs und die Wichtigkeit der „digitalen Kette“, die sich in den letzten Jahren herauskristallisiert hat und zu einer Verdichtung der Aufgabengebiete führte. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde im Stadtarchiv Amsterdam ein digitales Department unter dem Titel „Accessability and digital innovation“ gegründet. Hier werden die notwendigen Prozesse eines digitalen Archivs (die digitale Kette) zusammengeführt und koordiniert. Es arbeiten dort etwa 20 Leute mit verschiedenen Spezialgebieten. Die unterschiedlichen Aufgabengebiete werden dennoch von allen in Rotation wahrgenommen – alle arbeiten an allen Orten der Kette. Dabei wird in kleinen Teams und kleinen Schritten gewirkt, um auch große Projekte in kurzer Zeit umsetzen zu können.

Herr Holtman gibt einige Beispiele für digitale Projekte:

Hauptplattform ist die Webseite des Archivs. Hier werden klassischer Weise digitale Findmittel angeboten. Etwa 2007/08 wurden im Sinne der Digitalisierung digitalisierte Inventare und Bilddatenbanken zur Verfügung gestellt. Die Nutzenden fragten schon früh nach dem Button, um Scans zu bestellen. Heute ist es der Ansatz des Archivs, archivische Forschung rund um die Uhr kostenfrei online zu ermöglichen. So werden über die Scan-on-demand-Variante wöchentlich etwa 25 000 Scans erstellt.

Als Resultat ist die Nachfrage, vor Ort in den Findmitteln zu recherchieren, deutlich heruntergegangen und die online-Nachfrage ist deutlich angestiegen. Es wird nun mehr scanning-on-demand betrieben und mehr Archivgut digitalisiert als im Lesesaal vorgelegt. Dies zeigt sich auch anhand der Nutzungszahlen, die ebenfalls eine starke Verschiebung in das Digitale erlebt haben. Bei einer Nutzendenumfrage kam heraus, dass 67% die digitale Nutzung bevorzugten und nur 10% im Lesesaal an den Orginalen arbeiten wollen. Generell herrscht eine große Zufriedenheit mit diesem Vorgehen unter den Nutzer*innen.

Auch die Bereitstellung von Digitalisaten für Crowdsourcing-Projekte wird vom Stadtarchiv betrieben. Auf der Webseite velehanden.nl stellt es Quellen zur Verfügung, die dann von der Community erschlossen werden könne. Etwa 2 000 000 Scans wurden auf diese Weise bereits erschlossen.

Bei einem Projekt der Universität Amsterdam zur Auswertung von notariellen Unterlagen arbeitet das Archiv mit einer Software zur Erkennung von Handschriften zusammen. Diese bietet neue Realitäten für die Forschung. Freiwillige helfen dem Computer, das Lesen zu lernen, in dem die von der Technologie ausgegeben Textblöcke von Menschen überprüft werden. Zum Projekt

Ein weiteres Projekt ist die Verbindung von Beständen zu einzelnen Themen (z.B. Personen und Orten) über mehrere Archive hinweg. So werden virtuelle Bestände erzeugt, die den Nutzenden die Forschung erleichtern.

Das Stadtarchiv Amsterdam setzt auf neue Verzeichnungsstandards. Es ist eine Loslösung von ISAD G in Gang und ein Wandel hin zum konzeptionellen Model der „Records in Context“, eine neue Erschließungsform, die vom EGAD (Expert Group on Archival Description) etabliert wird. Argumente dafür sind: ISAD G sei zu groß und objektorientiert, des weiteren funktioniere das Hierarchiedenken in der digitalen Welt nicht mehr.

Abschließend berichtet Herr Holtman über die Verleihung des niederländischen Transparenzpreises an das Stadtarchiv Amsterdam. Hier wurde etwas für ein Archiv ziemlich Ungewöhnliches umgesetzt: Die über das New National Open Government Gesetz (Woo) online zur Verfügung gestellten Verwaltungsdaten, die im City Archives e-depot bereitgestellt wurden, haben eine direkte Anbindung an das Stadtarchiv. Die Infrastruktur kann auch von kleineren Archiven nachgenutzt werden. Zur Plattform Open Amsterdam
Dies bildet eine neue und bessere Rolle von Archiven aus. Herr Holtmann schließt mit der Hoffnung, dass man weiterhin kreativ arbeiten kann und das Archiv zu einem etablierten Dienstleister für die Stadt wird. Das Archiv wird somit nicht nur Anlaufpunkt für historischen Fragen, sondern auch für zeitgenössische Themen. Ein Wandel von der Schatzkammer zur Plattform für ein breites Spektrum bürgerlicher Belange.

Eröffnung und Grußworte zum 56. Rheinischen Archivtag in Krefeld

Frank Meyer, Oberbürgermeister der Stadt Krefeld
Dr. Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums

Der diesjährige Rheinische Archivtag in Krefeld steht unter der Überschrift “Wachsende Aufgaben, knappe Ressourcen. Wohin steuert die Archivarbeit?”.

Frank Meyer, Oberbürgermeister und Kulturdezernent der Stadt Krefeld, begrüßt die Teilnehmer*innen zum diesjährigen 56. Rheinischen Archivtag, und spricht zur Eröffnung über die Bedeutung von und Herausforderungen für Archive.

Die Stadt Krefeld freut sich besonders, im Jahr ihres 650. Jubiläums den Rheinischen Archivtag begrüßen zu dürfen. Solche Jubiläen zeigen einmal mehr, wie wichtig Archive für das historische Vermächtnis einer Stadt sind. Daneben sind Archive aber auch zentrale Einrichtungen für die Dokumentation von Verwaltungshandeln, und damit als öffentlich zugängliche Orte von unschätzbarem Wissen ein unerlässlicher Bestandteil einer gelebten Demokratie, wenngleich sie in der öffentlichen Wahrnehmung häufig hinter Bibliotheken und Museen verschwinden. 

Archivar*innen müssen das Wichtige vom Unwichtigen trennen, und nur das dauerhaft aufbewahren, was von Bedeutung ist. Gerade in Zeiten der Digitalisierung verändert sich ihre Arbeit massiv, und die Archive stehen vor großen Herausforderungen. Frank Meyer wünscht daher eine gute und fruchtbare Veranstaltung, anregende Gespräche und spannende Diskussionen. 

 

Auch Mark Steinert, Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum, begrüßt herzlich alle Anwesenden.

In den vergangenen 20 Jahren ist die Liste der archivischen Aufgaben stetig gewachsen. Die Archivierung Digitaler Unterlagen, Schädlingsbekämpfung und IPM, Erteilung von Auskünften aus Personenstandsregistern, Konzeption von Ausstellungen, Einführung von DMS und elektronischen Fachverfahren: Dies alles sind Herausforderungen für die Archivar*innen, die, abgesehen von Personenstandsregistern, alle Archivsparten gleichermaßen betreffen. Die Digitalisierung an sich ist zwar nicht das Problem, trägt aber durch zähe Prozesse und fehlende Perspektiven ebenfalls zur wachsenden Arbeitsbelastung bei.

Alle genannten Aufgaben werden von den Archiven heute bereits wahrgenommen und sind dringend erforderlich, lassen sich aber mit den vorhandenen Ressourcen immer weniger bewältigen:

  • So müssen sich Archive bei der Einführung von DMS und Fachverfahren fachlich einbringen, um Grundlagen der Aktenführung und Schriftgutverwaltung zu vermitteln und sicherzustellen. Hybride Aktenführung und die Möglichkeit der beliebigen Vervielfältigung von Dokumenten haben dazu beigetragen, dass der Stand der Schriftgutverwaltung in vielen Behörden zu wünschen übrig lässt.
  • Wo vor einigen Jahren die Maus der größte Feind von Archivar*innen war, sind es heute Papierfischchen. Der Klimawandel trägt entscheidend dazu bei, dass diese sich reichlich vermehren und aus Archivmagazinen nicht mehr wegzudenken sind; Archivar*innen kommen nicht darum herum, sich auch mit Integrated Pest Management (IPM) zu befassen, wenn sie ihre Bestände nicht dauerhaft verlieren wollen.
  • Der Klimawandel führt auch dazu, dass immer mehr Räume aktiv klimatisiert, regelmäßig Klimawerte erhoben werden müssen und strategisches Gebäudemanagement betrieben werden muss. Bestandserhaltung ist zur zentralen Aufgabe von Archivar*innen geworden, verstärkt durch Projekte und Förderungen wie die LISE, aber auch durch Katastrophenereignisse der letzten Jahre. 

Angesichts des gewaltigen Zuwachses von Aufgaben ist klar, dass die Belastung der Archivar*innen wächst. Archivierung ist jedoch eine hoheitliche Pflichtaufgabe und keine freiwillige Nebenbeschäftigung. Als rechtssichernde Einrichtungen öffentlicher Stellen müssen Archive daher mit ausreichenden Mitteln ausgestattet werden, um ihrem gesetzlichen Auftrag gerecht werden zu können. Daher ist mit Sorge zu beobachten, dass einige Städte zwar die Außenwirkung eines Archivs gerne nutzen, aber nicht bereit sind, ihre Archive so aufzustellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen können. Der gleichzeitige Fachkräftemangel im Archivwesen insgesamt führt dazu, dass Stellen unbesetzt bleiben oder fachfremd besetzt werden. Es entsteht ein Teufelskreis, den es zu durchbrechen gilt.     

Abstract zum Vortrag von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ, Pulheim-Brauweiler

Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

Die Verschriftlichung von Stellungnahmen und Gutachten gehört neben der Beratung vor Ort, der Beantwortung von Anfragen, der Mitarbeit in Arbeitskreisen und Gremien, der Durchführung von und Mitwirkung an Fortbildungsveranstaltungen, der Erarbeitung von Beiträgen für archivfachliche Publikationen und Tagungen sowie der praktischen Archivpflege insbesondere in Adelsarchiven seit Jahrzehnten zu den Hauptaufgaben der Archivberatungsstelle des LVR. Jahr für Jahr entstehen dutzende von umfangreichen Archivkonzeptionen, Gutachten zur Eignung von Magazinräumen und Stellungnahmen zu anderen archivfachlichen Fragen. Dennoch handelt es sich um das Aufgabenfeld des LVR-AFZ über das auch unter Archivar*innen im Verbandsgebiet des LVR am wenigsten bekannt ist. Denn die Erarbeitung erfolgt nicht nur kostenlos, sondern auch streng vertraulich. Inwiefern die Verbesserung der archivfachlichen Situation vor Ort (auch) auf Gutachten und schriftliche Stellungnahmen zurückzuführen ist, ist in aller Regel nur dem jeweiligen Archivträger bekannt.  

Ziel des Vortrags ist es, diese Kenntnislücke zu schließen. Ausgehend von der Frage, wann und wo das LVR-AFZ überhaupt gutachterlich aktiv werden darf, wird das methodische Vorgehen erläutert. Es wird dargestellt, auf welchen Kennzahlen und Daten die Ausführungen und Berechnungen beruhen. Dabei wird gezeigt, welch zentrale Bedeutung dem (meist) interkommunalen Vergleich zukommt, aber auch, wann es sinnvoll ist, den quantifizierenden, normen- und kennzahlenbasierten Zugang zugunsten der qualitativen Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls zurückzustellen. Idealerweise gewinnen die Zuhörer*innen einen ersten Eindruck, ob und wann die Erstellung eines archivfachlichen Gutachtens sinnvoll sein könnte.


Vita:

  • 2003–2008 Studium der Mittelalterlichen und Neueren Geschichte, der Politischen Wissenschaft und des Öffentlichen Rechts an den Universitäten Bonn und Fribourg
  • 2012 Promotion an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
  • 2012–2013 Wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf, Dez. Sondersammlungen
  • 2013–2015 Ausbildung zum höheren Archivdienst in Stuttgart, Ludwigsburg, Mannheim und Marburg
  • 2015–2016 Dozent und Koordinator für die Geschichtswissenschaftlichen Fächer an der Archivschule Marburg, Hochschule für Archivwissenschaft
  • Seit August 2016 Referent im Sachgebiet Archivberatung des LVR-AFZ
  • Seit 2019 Leiter des Teams Archivberatung, Aus- und Fortbildung des LVR-AFZ

Abstract zum Vortrag von Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Jubiläen – Zwischen Belastungsgrenze und Innovationsschub, Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Der Beitrag stellt nach einer begrifflichen Klärung des „historischen Jubiläums“ Ausrichtung und Ziele der diesjährigen Feierlichkeiten zur 650-jährigen Wiederkehr der Krefelder Stadtrechtsverleihung vor. Dies geschieht auch im Vergleich zu früheren Jubiläumsfeierlichkeiten. Angesichts der heute zu beobachtenden rückläufigen Tendenz, in diesen Anlass historische Themen einzubeziehen, stellte sich Frage, wie sich das Stadtarchiv positioniert, im speziellen Fall nicht zuletzt auch aufgrund einer in der Vorbereitungsphase schwierigen Personalsituation. Es werden die einzelnen Beiträge des Archivs im Jubiläumsjahr vorgestellt und gefragt: Welcher nach außen wahrnehmbare Stellenwert kommt dem Angebot des Archivs zu?


Vita:

  • 1990 – 1996 Studium der Fächer Geschichte und Philosophie (Lehramt) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (Abschluss 1. Staatsexamen)
  • 2000 Promotion zu einem landesgeschichtlichen Thema (Petrus Simonius Ritz (1562–1622). Lebensbilder einer bürgerlich–adligen Familie am Niederrhein vom ausgehenden Mittelalter bis zum Ende der Frühen Neuzeit)
  • 2000 – 2002 Ausbildung zum höheren Archivdienst an der Archivschule Marburg (2. Staatsexamen)
  • 2002 – 2009 Dezernent in der Alten Abteilung des Landesarchivs NRW, Düsseldorf
  • Seit 2009 Direktor des Stadtarchivs Krefeld
  • Mitgliedschaften: Brauweiler Kreis e.V., Gesellschaft für Rheinische Geschichtskunde
  • Vorstandszugehörigkeiten: Verein für Heimatkunde Krefeld e.V., Förderkreis Dr. Isidor Hirschfelder Gesellschaft Krefeld e.V., Deutsche-Dante-Gesellschaft, Historischer Verein für den Niederrhein (Schriftführer)
  • Publikationen zu landesgeschichtlichen Themen, Schwerpunkt: Herzogtümer Jülich-Kleve-Berg im 16./17. Jh.

Abstract zum Vortrag von Dr. Gerd Schneider, freiberuflicher Unternehmensberater, Leipzig

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement, Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

In den vergangenen 25 Jahren hat sich in den Archiven sehr viel zum Positiven verändert. Die Zahl der Archive, in denen betriebswirtschaftliches Denken Einzug gehalten hat, ist größer geworden, die Zahl der Archivleitungen, die sich sogar in öffentlichen Beiträgen gegen eine „Ökonomisierung des Archivwesens“ ausgesprochen hat, wurde geringer.

Trotzdem ist aus Sicht des Referenten keine der grundlegenden archivstrategischen Fragestellungen auch nur annähernd gelöst. Das Verständnis dafür ist zwar gewachsen, die entsprechenden Lösungen stecken aber fast alle noch in den Kinderschuhen. Daran sind nicht nur, aber auch die Archive selbst mit Schuld.

Das gravierendste Problem ist die mangelhafte Bestandserhaltung. Seit 1850 wird in erster Linie holzschliffhaltiges Papier benutzt, mehr als 90 % der Bestände der meisten Archive bestehen aus diesem Material. Diese Unterlagen zerfallen weitgehend in 200 bis 300 Jahren. Ernst zu nehmende Maßnahmen zur Bestandserhaltung gibt es kaum, Kapazitäten und Mittel sind viel zu gering.

Ungenügend gelöst sind die gesamten Prozesse der Bewertung und Aussonderung von Registraturgut und die nachfolgende Übernahme der archivwürdigen Unterlagen. Die Prozesse werden in ihrer Bedeutung unterschätzt und in der Folge kaum aktiv gesteuert. Kaum ein Archiv weiß, wie die Situation in den Registraturen wirklich ist. In der Folge bauen sich gravierende und über Jahrzehnte immer mehr zunehmende Aussonderungsstaus auf, sind Aufbewahrungsfristen längst abgelaufen und Registraturräume nicht selten zu mehr als 50 % mit Altakten belegt.

Die Prozesse der Erschließung sind noch immer nicht angemessen organisiert. Es gibt nicht selten noch immer gravierende Erschließungsrückstände, die zum Abbau notwendigen Aufwände sind nicht bekannt, Strategien fehlen. Trotzdem wird noch immer oft zu tief erschlossen, die entsprechenden Kapazitäten fehlen dann an anderen Stellen.

Die größte aktuelle strategische Herausforderung ist die digitale Langzeitarchivierung. Neben aus Sicht des Referenten noch lange nicht gelösten archivfachlichen Fragestellungen fällt auf, dass es inzwischen eine große Zahl von fachlichen und technischen Lösungen gibt, die oftmals weitgehend parallel entwickelt wurden und werden. Statt zu kooperieren und die Kapazitäten wirtschaftlich zu bündeln, gibt es jede Menge Insellösungen.

Ein weiterer offener Punkt sind die Kosten der Langzeitarchivierung. Die Hauptkosten entstehen vermutlich durch die regelmäßige Konvertierung der digitalen Unterlagen, insbesondere dann, wenn man auch die älteren Versionen aufbewahrt. Es fehlen hier zuverlässige betriebswirtschaftliche Überlegungen. Besonders teuer wird es, wenn man digitalisierte analoge Unterlagen zusätzlich aufbewahrt.

Eine letzte strategische Baustelle besteht im Umgang mit den analogen Unterlagen nach der flächendeckenden Einführung der digitalen Vorgangsbearbeitung. Wird die eAkte flächendeckend eingeführt, werden die abliefernden Stellen versuchen, ihre analogen Magazine sehr schnell zu leeren. Es mehren sich die Anzeichen für schnellere Aussonderungsprozesse. Das bedeutet, dass die Archive innerhalb kürzester Zeit mit riesigen Mengen Registraturgut konfrontiert werden, dass zu bewerten und auszusondern ist.

Zusammenfassend fehlen noch immer vielerorts ernst zu nehmende datenbasierte strategische Archivkonzepte, es fehlt der Mut zur offenen Ansprache der existenziellen archivischen Probleme und als Voraussetzung dafür auch eine umfassende Archivstatistik, die diesen Namen verdient.


Vita:

  • 1972 bis 1977 Studium der Mathematik in Donezk (Ukraine)
  • ab 1977 Assistent an der mathematischen Fakultät der Universität Leipzig.
  • 1978 Wechsel zum Institut für Verwaltungsorganisation Leipzig, dort Projekte in der staatlichen und kommunalen Verwaltung der DDR
  • 1985 Promotion
  • 1989 Leiter eines Lehrstuhls für Verwaltungsorganisation der öffentlichen Verwaltung
  • Nach Schließung des Instituts Ende 1990 ab 1991 bis 2000 Unternehmensberater bei Mummert+Partner Hamburg. Hier Management- und Organisationsprojekte in einer Vielzahl von Bundesländern
  • 2000 Wechsel zur amerikanischen Beratungsgesellschaft Arthur Andersen. Nach deren weltweiter Auflösung als Folge des ENRON-Skandals in den USA 2002 mit der deutschen Beratungssparte Wechsel zu Deloitte. Von dort aus 2003 Rückkehr zu Mummert Consulting. Die Gesellschaft fusionierte 2005 mit dem französischen Unternehmen Steria zu Steria Mummert und 2014 nach einer weiteren Fusion zu Sopra Steria SE. Ab 2000 lag der Schwerpunkt auf Strategie- und Management-Projekten in einer Vielzahl von Bundesressorts
  • 2000 erstes Archivprojekt zur Optimierung der Aufbau- und Prozessorganisation sowie zur Personalbedarfsermittlung in den Staatsarchiven NRW im Auftrag des NRW-Finanzministeriums
  • Danach bis zur Gegenwart ca. 30 Projekte mit ähnlichen Themenstellungen und zunehmend auch zu strategischen Fragen in Staatsarchiven des Bundes und der Länder sowie in Kommunal- und Kirchenarchiven, Projekte auch in der Schweiz und in Luxemburg. In letzter Zeit mehrere Bestandserhebungen in Registraturen verschiedener Bundesländer und in Kommunen mit Schlussfolgerungen für die zu erwartenden Mengen an Archivgut
  • 2 Beiträge im „Archivar“ 2004 und 2021 zu grundsätzlichen archivischen Fragestellungen. Da die Auftraggeber der Projekte die Eigentumsrechte an den Untersuchungsergebnissen hatten, konnte leider kaum publiziert werden
  • Seit 2000 außerdem Spezialisierung auch Beratungen im Raum der Kirchen, auch hier ca. 30 Projekte in einer Vielzahl evangelischer Landeskirchen sowie in Erzbistümern und Bistümern

Abstract zum Vortrag von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?, Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Unternehmen bieten auf dem Markt ihre Produkte und Dienstleistungen an. Im günstigen Fall werden diese von anderen Marktteilnehmern erworben. Diese befinden sich im Wettbewerb miteinander. Archive bieten ebenfalls Produkte und Dienstleistungen an, nehmen aber nicht am Wirtschaftsmarkt teil. Unternehmen müssen gewinnorientiert arbeiten, Archive sind keine Profit Center. Bei genauem Hinsehen steckt mehr „Unternehmen im Archiv“ als vielen bewusst ist. Unternehmen unterliegen dem ständigen Wandel, Archive stehen eher für Beständigkeit. Dennoch können Archive von Unternehmen lernen. Welche neuen Wege in der Wirtschaft sind für Archive interessant? Welche wirtschaftlichen Anforderungen sind auf Archive übertragbar? Was können aber auch Unternehmen von Archiven lernen? Bei der Digitalisierung sind die Archive Vorreiter – wie steht es mit Transformation, Nachhaltigkeit, Agilität, New Work?


        Vita:

  • 1991 Magisterexamen Mittelalterliche und Neuere Geschichte Uni Köln
  • 1999 Diss. Uni Köln
  • Seit 1990 Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln
  • Seit 2000 Vorstandsmitglied und Direktor
  • Seit 1996 Vorstandsmitglied in der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e. V. (VdW). 1998-2022 Vorsitzender Fachgruppe 5 im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare, lange Jahre Beirat “Archivar”; Vorsitzender des Interdisziplinären Arbeitskreises für Handwerksgeschichte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH)
  • Mitglied in mehreren Vorständen und Gremien von Kulturfördervereinen, Stiftungen und Berufsverbänden Vorsitzender des Kölner Stiftungen e. V. und des Stiftungsrates der Stegerwald-Stiftung
  • Autor von zahlreichen Beiträgen zur rheinischen Wirtschafts- und Sozialgeschichte

Abstract zum Vortrag von Frau Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

Studierende wählen ihre Studieninhalte zunehmend eigenständig und entwickeln ihre Fachkompetenzen entlang eigener Motivationen. Bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern kommt es darauf an, die gewählten Schwerpunkte und daraus entstandenen Kompetenzen zu erkennen, anstatt bestimmte Abschlüsse zum Auswahlkriterium zu machen. Von einem bestimmten Studienabschluss kann nicht mehr auf vollständig gleichförmige Studieninhalte geschlossen werden. Der Vortrag zeigt auf worin der archivfachliche Kern und die Kür der informationswissenschaftlichen Studiengänge an der FH Potsdam liegen, insbesondere in Bezug auf Managementkompetenzen und informationswissenschaftliche Fertigkeiten, und wie diese in Bewerbungsverfahren schnell erkannt und zur Geltung kommen können.


Vita:

  • Abitur am Stadtgymnasium Dortmund
  • 1990–1997 Magisterstudium Universität Trier
  • 1997–2004 Promotion Universität Trier im  Fach Geschichte
  • 2003–2005 Assessorin des Archivdienstes Archivschule Marburg und im Landesarchiv NRW
  • 2005 – 2006 Mitarbeiterin Landesarchiv NRW, Düsseldorf
  • 2006 – 2007 freiberufliche Tätigkeit im Adelsarchiv der Grafen Kerssenbrock auf Schloss Brincke, Münster
  • 2007 – 2012 Professurvertretung für Archivwissenschaft
  • seit 2012 Professorin für Archivwissenschaft
    • Lehrgebiete: Bewertung und Überlieferungsbildung, Digitale Archivierung, Erschließung, Records Management, Archivbenutzung
  • 2016 – 2021 Dekanin des Fachbereichs Informationswissenschaften, Mitglied des Präsidialkollegiums
  • 2021 – 2022 Vizepräsidentin für Studium, Lehre und Internationales (VP SLI).

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen, Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Neue Gesetze sowie Novellierungen bereits gültiger Rechtsgrundlagen bringen oft Veränderungen in das Dienstgeschäft eines Archivs, die im Arbeitsalltag mitberücksichtigt werden müssen. Kommen jedoch dazu globale Ereignisse (Pandemie, Wirtschaftskrise, Krieg usw.), ist nicht mehr nur mit „einfachen“ Veränderungen zu rechnen, sondern mit einer kompletten neuen Welt. Als Beispiel dafür kann die Digitalisierung der Arbeitsprozesse erwähnt werden, die durch die Pandemie der letzten Jahre beschleunigt wurde.

Was hat dies mit der Arbeit eines Archivs zu tun? Ein Archiv ist eine Institution einer Behörde mit der Pflicht der Erfüllung von durch Spezialgesetze bereits definierten Aufgaben. Ein Archiv ist, knapp gesagt, ein „Muss“ und kein „Nice to have“ einer Verwaltung und hat aufgrund des breiten Spektrums seiner Aufgaben eine vielfältige Funktion:

  • Es ist Dienstleister für Informationsmanagement nach innen für seinen Träger und nach außen für die Öffentlichkeit;
  • Es kontrolliert, prüft und bei Bedarf unterstützt seine Träger, um eine ordentliche Schriftgutverwaltung und Aktenführung sicherzustellen;
  • Es ist Verwahrer von Kulturerbe und daher auch erster Ansprechpartner für Forschungsprojekten jedweder Art;
  • Und viel mehr noch…

Ohne Archive sind Verwaltungen funktionsunfähig und ist eine Gesellschaft orientierungslos.

Dazu kommt, dass die Arbeiten eines Archivs mehrere Epochen gleichzeitig berücksichtigen müssen, da die dort dauerhaft aufbewahrten Informationen auf ein breiteres Spektrum von Medien gespeichert sind (in Normalfällen von mittelalterlichen Pergamenten bis zu digitalen Clouds). Dies darf insbesondere bei der Einführung von digitalen Aktenführung in einer Verwaltung nicht vergessen werden, weil während in den Ämtern die digitale Vorgangsbearbeitung die bisher genutzten Papierakten ersetzen wird, werden in einem Archiv die digitalen Akten (oder besser gesagt Archivgüter) die bereits dort aufbewahren analogen Archivgüter lediglich begleiten; diese müssen weiterhin so aufbewahrt werden.

Deshalb braucht ein Archiv für die gesetzkonforme Erfüllung seiner Pflichtaufgaben nicht nur eine Anpassung seiner Organisation und Infrastruktur an den neuen Gegebenheiten, sondern und insbesondere zusätzliche Arbeitskräfte, die diese neuen Aufgaben wahrnehmen werden.

Anhand von Beispielen aus dem Entwicklungsplan des Stadtarchivs Chemnitz wird hier erläutert, wie ein Archiv versucht, diese Herausforderung mit Berücksichtigung ihrer Priorisierungen und der Notwendigkeiten neuer Infrastrukturen sowie mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen und dies in einer Stadt die 2025 Kulturhauptstadt Europas wird


 

Vita: 

  • 2010 Archivabschluss
  • 2011 Promotion in Klassische Philologie;
  • seit 2017 Leiter des Stadtarchivs Chemnitz
  • 2017-2018 Themengruppenleiter „Industriekultur“ für „Kultur Raum geben: Kulturstrategie der Stadt Chemnitz 2018-2030“
  • seit 2019 Vorstandsmitglied des Landesverbandes Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA)
  • seit 2021 Mitglied des Steering Committee der „Section of Local Municipal and Territorial Archives“ beim ICA und Vorsitzender der Arbeitsgruppe „Archive“ bei Sächsischem Städte- und Gemeindetag (SSG)
  • seit 2022 Mitglied des Gesamtvorstands des VdA und VdA-Vertreter beim Nationalkomitee Blue Shield Deutschland

Abstract zum Vortrag von Marc Holtmann, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Archives as Platforms

 The Stadsarchief Amsterdam has set as its goal to make all archival research possible online worldwide. To achieve this, the Stadsarchief started around 2005 by setting up a work process for mass digitisation and establishing a scanning on demand service. Since then, 50 million scans have been made available online and 25,000 scans are added every week. Although this has now become a permanent part of the service, accessibility to the archives with only scans is still limited to online images. In addition to scanning, the City Archives therefore focuses on making archives more accessible through crowdsourcing in which volunteers take over names and descriptions of deeds in an online platform (Vele Handen). One major project is making 2 kilometres of notarial archives accessible. During the implementation of this project, it became clear that manually entering entities for such a large archive is labour-intensive and would take many years. In cooperation with University of Innsbruck, Transcribus was then implemented as a tool to make the handwritten text automatically searchable. Where previously the crowd indexed entities, help is now sought with computer learning to read handwritten text. This technology has been used to make Notarial Archives and now other sources are going to be transcribed made searchable via this technology. This enables a new world of research. The City Archive sees an archive institution as a node in a worldwide network of linkable information. The City Archive’s new infrastructure is therefore Linked Data-based, making many new applications possible. In doing so, the archive transforms from “place where you go physically or digitally” to a much more platform-oriented approach. The City Archives becomes primarily a supplier of reliable data, which can be used in all kinds of ways and for all kinds of purposes. Via the website, but also via APIs. Organisationally, the City Archive has made an adjustment by bringing the entire digital chain into one department: accessibility and digital innovation. The department takes care of the entire chain of collecting, ingesting, preserving, optimising and publishing information. This also involves modern, accelerated ways of transferring municipal and private archives. In doing so, two goals are realised: optimising the accessibility of original paper archives, and ensuring sustainable accessibility of digital born information. Both are managed and published by the City Archive, based on the idea of a platform for all forms of use.


Vita:

  • 2006 – 2010 Member Advisory Board Knowledge Bank, DEN (Digital Heritage Netherlands)
  • seit 2007 Lecturer in Archivistics (Digitization), Hogeschool van Amsterdam
  • 2001 – 2023 Projectmanager Imagebank, City Archives Amsterdam
  • 2003 – 2021 Senior Projectmanager Digitization and Digital Services, City Archives Amsterdam
  • seit 2022 – Board Member, KVAN (Dutch Society for Archivist)
  • seit 2021 Head of Accessibility and Digital Innovation, City Archives Amsterdam