Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Frau Dr. Becker präsentiert, wie Managementkompetenzen in der Marburger Ausbildung vermittelt werden. Entsprechende Kompetenzen seien überall dort notwendig, wo komplexe Aufgaben zu erfüllen seien. Daher würden Managementkompetenzen zunehmend seit den 1990er Jahren innerhalb der Ausbildung angeboten.

Die Rahmenbedingungen der verwaltungsinternen Ausbildung würden durch die entsprechenden Ausbildungsordnungen gesteckt. Ausbildungsträger seien in erster Linie die staatlichen Archive des Bundes und der Länder, teilweise in Kooperation mit anderen Stellen wie beispielsweise den Landschaftsverbänden in NRW. Die Ausbildung dauere für den gehobenen Dienst (Fachhochschulstudium) insgesamt drei Jahre, für den höheren Dienst (Referendariat) zwei Jahre. Beide Ausbildungsstränge seien geteilt in einen berufspraktischen Teil in den Ausbildungsarchiven sowie einen Fachstudienteil an der Archivschule. Einzelheiten seien in den Ausbildungsordnungen sowie den entsprechenden Modulhandbüchern geregelt. Dennoch bestünden Unterschiede in den einzelnen Ausbildungsteilen, die von Bund und Ländern übernommen werden würden.

Am Beispiel des Landes NRW präsentiert sie eine mögliche Ausgestaltung des Studiums: Dazu würden berufspraktische Studien im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsausbildung an den Hochschulen des öffentlichen Dienstes gehören. Da diese in jedem Bundesland anders ausgestaltet sei, müsste an der Archivschule teilweise für eine Angleichung der Kenntnisse gesorgt werden. Dies betreffe auch und insbesondere Managementkompetenzen, wie sie in zwei Modulen im Umfang von etwa 30 Stunden gelehrt werden würden.

Für die Ausbildung des höheren Dienstes bestehe seit der Reform des Studienganges das Ziel, die Referendarinnen und Referendare zu Fach- und Führungspersonal (beziehungsweise je nach Ausbildungsordnung des Bundeslandes zu Führungs- und Fachpersonal) auszubilden. Einzelheiten seien im Modulhandbuch geregelt. Dazu gebe es im praktischen Ausbildungsteil ein eigenes Modul unter dem Namen “Archivorganisation und Archivmanagement”. Insgesamt seien dort etwa 35 Unterrichtsstunden vorgesehen. In der Ausgestaltung gebe es jedoch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Bereich der Fachstudien an der Archivschule hingegen seien für das Modul “Verwaltungs- und Archivmanagement” mit acht Lehrveranstaltungen mit 150 Unterrichtsstunden zuzüglich 90 Stunden Selbststudium vorgesehen. 

Als Fazit formuliert Frau Dr. Becker einige Wünsche zur Weiterentwicklung der Fachausbildung: Demnach müssten im Fachhochschulstudium Verwaltungskompetenzen stärker berücksichtigt werden, da dies auch der Realität in vielen Kommunalarchiven entspreche; bislang sei das breite Aufgabenspektrum des gehobenen Dienstes nicht komplett in der Ausbildung abgebildet. Zudem sollten die Ausbildungsanteile in den einzelnen Bundesländern stärker vereinheitlicht werden. Im Bereich des Referendariats würde es sich empfehlen, eine stärkere Verbindung zwischen fachbezogenen und allgemeinen Managementkompetenzen zu ermöglichen. Übergreifend sei es wichtig, ein Gespür bei der Zusammenarbeit mit der Trägerverwaltung eines Archivs zu entwickeln. Zudem plädiert sie für eine engere Zusammenarbeit der einzelnen Ausbildungsträger und der Archivschule.

Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Jubiläen – Zwischen Belastungsgrenze und Innovationsschub

von Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Blog-Beitrag von Laura Michelbrink, M.A.

Anlässlich der 650-Jahrfeier der Krefelder Stadtrechtsverleihung setzte sich Dr. Richter mit der veränderten Rolle des Stadtarchivs bei vergangenen und heutigen Jubiläumsfeiern auseinander. Es stellen sich Fragen bezüglich der Möglichkeiten und Schwierigkeiten, das Archiv in der Öffentlichkeit zu stärken und damit auch bei der Behördenbetreuung voranzubringen: Ein Spannungsfeld zwischen Belastungsgrenze und Innovation.

Jubiläumsfeiern sind besondere Anlässe historischer Vergegenwärtigung, insbesondere im Unterschied zu Gedenktagen. Sie haben einen anderen Charakter als Gedenktage: Sie werden in größeren Zyklen begangen – man denke etwa an die 200-Jahrfeier der Französischen Revolution 1989. Jubiläen feiern immer auch Dauer, sie feiern Stabilität – denn es wäre auch denkbar, dass der Anlass nicht mehr bestünde (wenn etwa eine Gemeinde nach einem Krieg nicht mehr existiert). Die negative Alternative zum Jubiläum stellt somit das Vergessen dar. Diesem entgegenzuwirken, ist unter anderem Aufgabe der Archivar*innen. Ebenso wie Gedenktage sind Jubiläen Ergebnisse sozialer Aushandlungsprozesse. Beide tragen zur Identitätsstiftung bei und besitzen eine emotional erlebbare Komponente. Freilich gehen Jubiläen auch mit ökonomischen Aspekten einher: Münzen werden geprägt, Förderprogramme oder Stiftungen ins Leben gerufen usf.

Welche Rolle haben nun Archive bei Jubiläen? Zum einen ist da der offenkundige Rückgriff auf historische Quellenüberlieferung. Daneben gehören Archive – neben Museen, dem Stadtmarketing usf. – auch zu denen, die diese Aktivitäten ausrichten. Archive müssen ihr Angebot in einen von Politik und Verwaltung vorgegebenen Rahmen integrieren, müssen sich zwischen konkurrierenden Angeboten durchsetzen. Dabei gilt es das Alleinstellungsmerkmal des Archivs zu unterstreichen: Einzigartige historische Quellen zu präsentieren und zu deuten.

Dies lässt sich klassisch – mittels Veranstaltungen, Führungen, Ausstellungen – oder durch rein digitale Angebote umsetzen. Darüber hinaus bieten Jubiläen für Archive die Chance zum Rückblick auf die eigene Institution: Auf die bisherige Archivarbeit und Beiträge zur Forschung, Öffentlichkeitsarbeit; aber auch, um das Archiv einer kritischen Betrachtung zu unterziehen. Nicht zuletzt eröffnen sie die Möglichkeit für Neues. Z. B. für innovative, besondere Veranstaltungen: Konzerte oder ein Escape Room im Archiv sind solche Ideen. Damit gingen eine erhöhte Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit und eine neue Stellung des Archivs im Stadtgefüge einher. Die realistische Betrachtung zeigt freilich: Das Tagesgeschäft steht nicht still.

Wie sieht nun das Krefelder Jubiläum in diesem Jahr aus? Die Federführung der Feierlichkeiten wurde vom städtischen Marketing übernommen. Das historische Erinnern stellt keinen Schwerpunkt dar. Angebote der niedrigschwelligen Gedenkkultur stehen für das Archiv im Fokus: Ziel ist, einen möglichst großen Personenkreis einzubeziehen. Partizipation wird insgesamt großgeschrieben: So konnten Bürger*innen dem Stadtmarketing Ideen vorschlagen. Ein Beispiel ist das Projekt „Vom Gastarbeiter zum Krefelder“ durch die türkische Community, die das Archiv u.a. begleitet. Weitere Aktionen stellen unter anderem Flüge mit Heißluftballons und größere Festivitäten am Uerdinger Rheinufer dar. Auch das jährliche Kulturfest stand unter dem Motto des Jubiläums.

Wie hat sich das Archiv bei all dem einbringen können? Ursprünglich sollte eine größere Ausstellung zur Stadtgeschichte ins Leben gerufen werden – diese musste allerdings wegen Stellenvakanzen abgeändert werden. Seit dem 19. Januar 2023 gibt es außerdem im Archivfoyer eine Ausstellung des Künstlers Martin Lersch: Diese bietet eine fiktive Stadtansicht Krefelds im Jahr 1373 – kreiert auf Basis der wenigen bekannten Daten zur damaligen Siedlung, begleitet von einer kleinen Archivalienschau. Darüber hinaus gibt es eine Onlinereihe zur Stadtgeschichte: Über das Jahr hinweg werden mehrmals Beiträge zu historischen Themen veröffentlicht, z. B. zum Stadtwappen oder zur Namensgebung. Diese sind auf ein Laienpublikum zugeschnitten und prominent auf der städtischen Website vertreten. Darüber hinaus erscheinen in diesem Jahr drei weitere Krefelder Studien, u. a. zur Geschichte der Dionysuskirche (Bd. 18), eine „Kleine Geschichte Krefelds“ ist in Arbeit und vieles mehr. Generell beteiligt sich das Archiv an einer Vielzahl kultureller und politischer Veranstaltungen und bemüht sich um Aktivität im Social Media Bereich.

Fazit: Es gilt zu versuchen, mit vorhandenen Möglichkeiten und einem nicht primär auf historische Themen ausgerichtetem Programm dennoch mit historischen Themen ein möglichst großes Publikum zu erreichen und damit auch für das Archiv zu werben. Eine geschichtslose Stadt ist eine gesichtslose Stadt. Freilich muss auch konstatiert werden, dass ein Großteil der Bevölkerung sich nicht oder nur am Rande für die Arbeit in Archiven interessiert. Die Breitenstrahlkraft manch anderer Events wird nicht erreicht werden können. Es gilt weiterhin, die Qualität der archivischen Arbeit aufrechtzuerhalten und das eigene Angebot zielgruppenkonform zu präsentieren, ohne dass dabei das eigene Profil verloren geht. Ziel bleibt es in diesem Jahr, das Angebot des Archivs in der Krefelder Bevölkerung bekannter zu machen.

Frau Marner (LVR-AFZ) erkundigte sich nach der arbeitsmäßigen Mehrbelastung durch das Jubiläum und inwieweit sich dieses in den nächsten Jahren auswirken werde.

Dr. Richter räumte zwar eine grundsätzliche Mehrbelastung ein, verwies aber auf einige glückliche Koinzidenzen mit den Publikationszeitpunkten bereits vorher in Arbeit befindlicher Werke. Außerdem konnte die Arbeitslast des Archivs durch die breite Verteilung auf viele Mitarbeitende gut bewältigt werden. Die Zukunftsperspektive sei positiv, u. a. könnten viele Projekte wieder aufgegriffen werden, die im Zuge der Corona-Pandemie unterbrochen werden mussten.

Stadtarchiv vs. Institut für Stadtgeschichte? Recklinghausen als Beispiel für eine komplementäre Konzeption.

von Dr. Matthias Kordes, Institut für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen

Blog-Beitrag von Vincent Camillo Ries, M.A.

Dr. Kordes erläuterte die Möglichkeiten institutioneller Zusammenlegungen von städtischen Archiv- und Museumsinstitutionen am Beispiel des „Instituts für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen“. [Die „Vest Recklinghausen“ ist ein in der gleichnamigen Stadt und Umgebung weiterhin gebräuchlicher historischer Territorialbegriff.] Zunächst hob Dr. Kordes heraus, dass es in Recklinghausen nicht zur Fusion, sondern zur „Aneinanderfügung“ zweier paralleler geschichtskultureller Institutionen gekommen sei. Beide Einrichtungen seien in den 1920er Jahren gegründet worden und Ausdruck eines kulturinfrastrukturellen Nachholbedarfs der rasant angewachsenen Ruhrgebietsstädte nach dem Ersten Weltkrieg. Über Jahrzehnte hinweg wurde die Leitung des Stadtarchivs nebenamtlich durch Studienräte übernommen. Erst seit 2001 wurde ein hauptamtlicher Leiter mit Fachausbildung eingesetzt.

Das stadthistorische Museum existierte zwischen 1922 und 1945 sowie zwischen 1986 und 2014. Angesichts einer technisch und konzeptionell veralteten Dauerausstellung, nur mittlerer dreistelliger jährlicher Besucherzahlen und fehlenden Leitungspersonals wurde seit 2005 eine langwierige kommunalpolitische Diskussion zur Zukunft des Hauses geführt. Eine Begutachtung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen empfahl die Schließung. Stattdessen kam es jedoch zur Aneinanderfügung von Archiv und Museum unter dem organisatorischen Dach des Archivs.

Exklusiv zur Neukonzeption und Betreuung der Dauerausstellung wurde eine zusätzliche 2/3 Stelle aus dem Fachbereich Kunstgeschichte besetzt und kulturpolitische Ziele definiert:

  1. Rettung Museumssubstanz
  2. Stärkung und Weiterentwicklung von Archiv und Museum
  3. Erzielung von Synergieeffekten aus der Zusammenwirkung beider Institutionen
  4. Reichweitensteigerung zur Gewinnung weiterer Archivnutzer*innen und Museumsbesucher*innen

Als Vorbild diente das 1992 durch Umstrukturierung des dortigen Stadtarchivs geschaffene „Institut für Stadtgeschichte“ in Frankfurt am Main. In Recklinghausen soll die neue Institution einen gleichberechtigten Platz neben der Kunsthalle und dem Ikonenmuseum einnehmen, wenngleich auch mit deutlich geringerem Budget.

Die Doppelkonstruktion birgt ein großes öffentlichkeitswirksames Potenzial bei Geschichtsdarstellung und –vermittlung im Sinne der „Public History“ und ermöglicht neue Formen der Interaktion. Dabei soll insbesondere ein nicht einschlägig vorgebildetes Publikum erreicht werden. Als Form der „Citizen Science“ sollen Bürger*innen im Rahmen des Kulturentwicklungsprogramms an wissenschaftlichen Projekten beteiligt werden. Dabei kann auch an die Arbeiten der seit den 1980er Jahren bestehenden Geschichtswerkstatt angeknüpft werden, die bereits die montangeschichtliche Erforschung eines Stadtteils durchführte.

Die kommunale Doppelkonstruktion aus Archiv und Museum berge jedoch Risiken: Es können zu einer Überdehnung der eigenen Handlungsfelder mit zu großen Schnittmengen zu anderen Institutionen, wie etwa der Volkshochschule, kommen. Außerdem könne das Stadtarchiv zunehmend in einen Sog zur Übernahme freiwilliger Aufgaben der Kulturpflege geraten und so das archivische Kerngeschäft seine öffentliche Wahrnehmbarkeit einbüßen. Außerdem ist bei Projekten, welche eine breite bürgerschaftliche Beteiligung anstreben auf die Begrenzung durch Verwaltungsfachgesetz und Datenschutz zu beachten. Letzteres sei angesichts der erwogenen Einbettung des neuen Archivgesetzes in des NRW-Kulturgesetz hochaktuell.

Zur Minimierung dieser Gefährdungspotenziale wurden einige grundlegende Voraussetzungen geschaffen: Museum und Archiv verfügen jeweils über voneinander unabhängige Satzungen, so dass die modulare Struktur des Institutes gewahrt bleibt. Eine organisatorische Entkoppelung beider Einrichtungen bleibt jederzeit möglich. Dies wird auch durch getrennte Bestandsverzeichnungen berücksichtigt. Außerdem müsse die Position der Institutsleitung, unter Berufung auf das Archivgesetz als kommunale Pflichtaufgabe, stets mit einer/einem Facharchivar*in besetzt sein. Zusätzlich wird die Schärfung des Profils auch durch den Austausch mit gleichartigen Institutionen in der Geschichtslandschaft des Ruhrgebiets, wie etwa das „Stadtarchiv – Bochumer Institut für Stadtgeschichte“ und das „Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen“ begünstigt.

Die Gefahren musealer und archivischer Mischinstitutionen zeichnet sich am Beispiel einer Kommune des südlichen Sauerlandes ab, wo anstelle einer/eines ursprünglich vorgesehenen hauptamtlichen Facharchivar*in des höheren Dienstes nur eine 1/3-Stelle zugunsten einer Museumsleitung in Vollzeit geschaffen wurde. Eine solche Entscheidung bedrohe die Ausführung archivischer Kernaufgaben substanziell.

Abschließend betonte Dr. Kordes, dass eine Verbindung von Archiv und Museum immer wieder neu ausgehandelt werden müsse. Die hier auftretenden Spielräume seien sehr weit, manchmal zu weit. Selbst bei unangefochtener Stellung einer hauptamtlichen Archivleitung bestehe keine Garantie für eine tragfähige Entwicklung des Archivs.

Daher appellierte Dr. Kordes solchen scheinbar innovativen Konstruktionen mit gesunder Skepsis zu begegnen, da stets die Bestandserhaltung als archivisches Kerngeschäft im Blick behalten werden müsse. Als letzte Verteidigungslinie sei man unbedingt auf ein starkes Archivgesetz angewiesen.

Dr. Lessing erkundigte sich, wie die alltägliche Aufteilung des Personals nach Archiv- und Museumsaufgaben erfolge.

Dr. Kordes erläuterte, dass das Archivpersonal weiterhin primär in seinem Kernbereich eingesetzt werde und bei Bedarf kleinere Aufgaben im Museumsbetrieb übernehme. Die eigens hierfür angestellte Kunsthistorikerin sei hingegen ausschließlich museal tätig.

Das BKK-Positionspapier “Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft” und seine Zielsetzung

von Dr. Peter Quadflieg, Stadtarchiv Wiesbaden

Mit dem von der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) vollständig neu verfassten und im Oktober 2022 veröffentlichten Positionspapier „Das Kommunalarchiv – Standortbestimmung in der Wissensgesellschaft“ stellte Dr. Quadflieg ein wichtiges Hilfsmittel für die Positionierung von Kommunalarchiven im kulturpolitischen Diskurs und zu ihrer strategischen Ausrichtung innerhalb gesamtgesellschaftlicher digitaler Transformationen vor. Das Positionspapier soll den Kommunalarchiven nicht nur als Richtlinie zur übergeordneten Konzeption, sondern auch als wertvolles Hilfsmittel in ihrer alltäglichen Arbeit dienen.

Dr. Quadflieg gab zunächst einen Rückblick des 2002 von der BKK veröffentlichten Vorgängerpapiers, welches über die Definition des Kommunalarchivs dessen Fachaufgaben ableitete. Aus diesen resultierten wiederum die zur Aufgabenerledigung notwendigen Institutionen. Dies begründete letztlich die zur Erfüllung der gesetzlich geregelten Fachaufgaben den Archiven bereitzustellenden personellen und materiellen Ressourcen. Es thematisierte dabei auch die Einbindung des Archivs in die Kommune, wie z. B. im Bildungssystem, definierte Aufgaben und Verantwortungsträgerschaften. Das Vorgängerpapier zielte voranging auf den innerfachlichen Diskurs und befürwortete eine Konzentration auf archivische Kernaufgaben bei gleichzeitiger Auslagerung anderer Arbeitsbereiche.

Die BKK beschloss 2020 eine grundlegende Überarbeitung des Positionspapiers, da in der Neufassung sowohl ein Mehrwert für Kommunalarchive als auch für andere archivinteressierte Gruppen, v. a. Trägerverwaltungen, entstehen sollte. Es sollte außerdem das Themenfeld der digitalen Transformation mit aufnehmen und sich nicht zu sehr auf fachliche Detailaspekte fixieren. Die hiermit befasste Arbeitsgruppe setzte sich aus Repräsentanten mittlerer und großer Kommunalarchive zusammen und achtete bei der konkreten personellen Besetzung auf möglichst große Diversität.

Im Vordergrund des neuen Positionspapiers stand die Bedeutung der Kommunalarchive innerhalb ihrer Kommune und gegenüber den dortigen Anspruchsgruppen. Diese wurden in vier wesentlichen Wirkungsbereichen verortet: Rechtsicherung und Transparenz, digitale Transformation und moderne Verwaltung, Bewahrung wertvollen Kulturgutes und der Begegnung mit Kultur, sowie Forschung und Bildung. Diese Gliederung ist nicht als hierarchisch aufzufassen, denn der Ressourceneinsatz und Output muss zwangsläufig in jedem Archiv nach dessen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen und verlagert sich im Zeitverlauf.

Diese Gliederung erlaubt es den Archiven, sich den eigenen Ressourcenaufwand in den einzelnen Feldern bewusst zu machen und den eigenen Gestaltungsanspruch strategisch zu steuern. So lassen sich auch die Ansprechpartner in den Trägerverwaltungen effektiver „triggern“.

Das BKK-Positionspapier führt danach die Rolle des Archivs in den einzelnen Wirkungsbereichen  im Umgang mit den Anspruchsgruppen näher aus. Auf dieser Grundlage leitet es, ähnlich dem Vorgängerpapier, die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Rahmenbedingungen zur Wahrung der gesetzlichen Pflichtaufgaben ab. Gleichzeitig soll innerhalb des gesetzlichen Rahmens auch der erhebliche und konstruktive Spielraum der Kommunen zur Gestaltung ihrer Archive als Institutionen demokratischer Gemeinwesen verdeutlicht werden.

In der nachfolgenden Diskussion kam die Nachfrage aus dem Plenum, ob in der BKK-Redaktion tatsächlich keine kleineren Archive von Kommunen unter 75.000 Einwohnern repräsentiert seien.

Dr. Quadflieg erläuterte, dass in dem 7köpfigen Gremium tatsächlich nur größere Archive partizipierten. Dies liege v. a. daran, dass in Archiven mit größerer Personalbasis in der Regel mehr Kapazitäten für die Redaktionsarbeit vorhanden seien. Jedoch wurden die Inhaltsentwürfe des Positionspapier bei zwei Gelegenheit der Vollversammlung der BKK präsentiert und Veränderungsvorschläge aufgegriffen.

Dr. Lessing erkundigte sich, ob sich bereits eine Resonanz auf das Positionspapier abzeichnete.

Herr Quadflieg räumte ein, dass sich außerhalb der BKK-Jahresversammlung noch keine breite Resonanz abzeichne. Allerdings seien die wichtigsten Adressaten auf dem Deutschen Städtetag erreicht worden, da es bei der Vorstellung in dessen Kulturausschuss zu positiven Rückmeldungen kam.

Abschließend bat Herr Quadflieg im Namen der BKK um Kritik und sonstiges Feedback zum Positionspapier, damit künftig eine regelmäßige Weiterentwicklung und Aktualisierung erfolgen kann.

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Gregor Patt, LVR-AFZ, Pulheim-Brauweiler

Archivkonzeptionen, Gutachten und fachliche Stellungnahmen: Eckpfeiler einer leistungsfähigen Archivberatung

Die Verschriftlichung von Stellungnahmen und Gutachten gehört neben der Beratung vor Ort, der Beantwortung von Anfragen, der Mitarbeit in Arbeitskreisen und Gremien, der Durchführung von und Mitwirkung an Fortbildungsveranstaltungen, der Erarbeitung von Beiträgen für archivfachliche Publikationen und Tagungen sowie der praktischen Archivpflege insbesondere in Adelsarchiven seit Jahrzehnten zu den Hauptaufgaben der Archivberatungsstelle des LVR. Jahr für Jahr entstehen dutzende von umfangreichen Archivkonzeptionen, Gutachten zur Eignung von Magazinräumen und Stellungnahmen zu anderen archivfachlichen Fragen. Dennoch handelt es sich um das Aufgabenfeld des LVR-AFZ über das auch unter Archivar*innen im Verbandsgebiet des LVR am wenigsten bekannt ist. Denn die Erarbeitung erfolgt nicht nur kostenlos, sondern auch streng vertraulich. Inwiefern die Verbesserung der archivfachlichen Situation vor Ort (auch) auf Gutachten und schriftliche Stellungnahmen zurückzuführen ist, ist in aller Regel nur dem jeweiligen Archivträger bekannt.  

Ziel des Vortrags ist es, diese Kenntnislücke zu schließen. Ausgehend von der Frage, wann und wo das LVR-AFZ überhaupt gutachterlich aktiv werden darf, wird das methodische Vorgehen erläutert. Es wird dargestellt, auf welchen Kennzahlen und Daten die Ausführungen und Berechnungen beruhen. Dabei wird gezeigt, welch zentrale Bedeutung dem (meist) interkommunalen Vergleich zukommt, aber auch, wann es sinnvoll ist, den quantifizierenden, normen- und kennzahlenbasierten Zugang zugunsten der qualitativen Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls zurückzustellen. Idealerweise gewinnen die Zuhörer*innen einen ersten Eindruck, ob und wann die Erstellung eines archivfachlichen Gutachtens sinnvoll sein könnte.


Vita:

  • 2003–2008 Studium der Mittelalterlichen und Neueren Geschichte, der Politischen Wissenschaft und des Öffentlichen Rechts an den Universitäten Bonn und Fribourg
  • 2012 Promotion an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
  • 2012–2013 Wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf, Dez. Sondersammlungen
  • 2013–2015 Ausbildung zum höheren Archivdienst in Stuttgart, Ludwigsburg, Mannheim und Marburg
  • 2015–2016 Dozent und Koordinator für die Geschichtswissenschaftlichen Fächer an der Archivschule Marburg, Hochschule für Archivwissenschaft
  • Seit August 2016 Referent im Sachgebiet Archivberatung des LVR-AFZ
  • Seit 2019 Leiter des Teams Archivberatung, Aus- und Fortbildung des LVR-AFZ

Abstract zum Vortrag von Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Jubiläen – Zwischen Belastungsgrenze und Innovationsschub, Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Der Beitrag stellt nach einer begrifflichen Klärung des „historischen Jubiläums“ Ausrichtung und Ziele der diesjährigen Feierlichkeiten zur 650-jährigen Wiederkehr der Krefelder Stadtrechtsverleihung vor. Dies geschieht auch im Vergleich zu früheren Jubiläumsfeierlichkeiten. Angesichts der heute zu beobachtenden rückläufigen Tendenz, in diesen Anlass historische Themen einzubeziehen, stellte sich Frage, wie sich das Stadtarchiv positioniert, im speziellen Fall nicht zuletzt auch aufgrund einer in der Vorbereitungsphase schwierigen Personalsituation. Es werden die einzelnen Beiträge des Archivs im Jubiläumsjahr vorgestellt und gefragt: Welcher nach außen wahrnehmbare Stellenwert kommt dem Angebot des Archivs zu?


Vita:

  • 1990 – 1996 Studium der Fächer Geschichte und Philosophie (Lehramt) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (Abschluss 1. Staatsexamen)
  • 2000 Promotion zu einem landesgeschichtlichen Thema (Petrus Simonius Ritz (1562–1622). Lebensbilder einer bürgerlich–adligen Familie am Niederrhein vom ausgehenden Mittelalter bis zum Ende der Frühen Neuzeit)
  • 2000 – 2002 Ausbildung zum höheren Archivdienst an der Archivschule Marburg (2. Staatsexamen)
  • 2002 – 2009 Dezernent in der Alten Abteilung des Landesarchivs NRW, Düsseldorf
  • Seit 2009 Direktor des Stadtarchivs Krefeld
  • Mitgliedschaften: Brauweiler Kreis e.V., Gesellschaft für Rheinische Geschichtskunde
  • Vorstandszugehörigkeiten: Verein für Heimatkunde Krefeld e.V., Förderkreis Dr. Isidor Hirschfelder Gesellschaft Krefeld e.V., Deutsche-Dante-Gesellschaft, Historischer Verein für den Niederrhein (Schriftführer)
  • Publikationen zu landesgeschichtlichen Themen, Schwerpunkt: Herzogtümer Jülich-Kleve-Berg im 16./17. Jh.

Abstract zum Vortrag von Dr. Gerd Schneider, freiberuflicher Unternehmensberater, Leipzig

Strategische Anforderungen an das Archivmanagement, Resümee aus rund 25 Jahren Projektarbeit in Archiven

In den vergangenen 25 Jahren hat sich in den Archiven sehr viel zum Positiven verändert. Die Zahl der Archive, in denen betriebswirtschaftliches Denken Einzug gehalten hat, ist größer geworden, die Zahl der Archivleitungen, die sich sogar in öffentlichen Beiträgen gegen eine „Ökonomisierung des Archivwesens“ ausgesprochen hat, wurde geringer.

Trotzdem ist aus Sicht des Referenten keine der grundlegenden archivstrategischen Fragestellungen auch nur annähernd gelöst. Das Verständnis dafür ist zwar gewachsen, die entsprechenden Lösungen stecken aber fast alle noch in den Kinderschuhen. Daran sind nicht nur, aber auch die Archive selbst mit Schuld.

Das gravierendste Problem ist die mangelhafte Bestandserhaltung. Seit 1850 wird in erster Linie holzschliffhaltiges Papier benutzt, mehr als 90 % der Bestände der meisten Archive bestehen aus diesem Material. Diese Unterlagen zerfallen weitgehend in 200 bis 300 Jahren. Ernst zu nehmende Maßnahmen zur Bestandserhaltung gibt es kaum, Kapazitäten und Mittel sind viel zu gering.

Ungenügend gelöst sind die gesamten Prozesse der Bewertung und Aussonderung von Registraturgut und die nachfolgende Übernahme der archivwürdigen Unterlagen. Die Prozesse werden in ihrer Bedeutung unterschätzt und in der Folge kaum aktiv gesteuert. Kaum ein Archiv weiß, wie die Situation in den Registraturen wirklich ist. In der Folge bauen sich gravierende und über Jahrzehnte immer mehr zunehmende Aussonderungsstaus auf, sind Aufbewahrungsfristen längst abgelaufen und Registraturräume nicht selten zu mehr als 50 % mit Altakten belegt.

Die Prozesse der Erschließung sind noch immer nicht angemessen organisiert. Es gibt nicht selten noch immer gravierende Erschließungsrückstände, die zum Abbau notwendigen Aufwände sind nicht bekannt, Strategien fehlen. Trotzdem wird noch immer oft zu tief erschlossen, die entsprechenden Kapazitäten fehlen dann an anderen Stellen.

Die größte aktuelle strategische Herausforderung ist die digitale Langzeitarchivierung. Neben aus Sicht des Referenten noch lange nicht gelösten archivfachlichen Fragestellungen fällt auf, dass es inzwischen eine große Zahl von fachlichen und technischen Lösungen gibt, die oftmals weitgehend parallel entwickelt wurden und werden. Statt zu kooperieren und die Kapazitäten wirtschaftlich zu bündeln, gibt es jede Menge Insellösungen.

Ein weiterer offener Punkt sind die Kosten der Langzeitarchivierung. Die Hauptkosten entstehen vermutlich durch die regelmäßige Konvertierung der digitalen Unterlagen, insbesondere dann, wenn man auch die älteren Versionen aufbewahrt. Es fehlen hier zuverlässige betriebswirtschaftliche Überlegungen. Besonders teuer wird es, wenn man digitalisierte analoge Unterlagen zusätzlich aufbewahrt.

Eine letzte strategische Baustelle besteht im Umgang mit den analogen Unterlagen nach der flächendeckenden Einführung der digitalen Vorgangsbearbeitung. Wird die eAkte flächendeckend eingeführt, werden die abliefernden Stellen versuchen, ihre analogen Magazine sehr schnell zu leeren. Es mehren sich die Anzeichen für schnellere Aussonderungsprozesse. Das bedeutet, dass die Archive innerhalb kürzester Zeit mit riesigen Mengen Registraturgut konfrontiert werden, dass zu bewerten und auszusondern ist.

Zusammenfassend fehlen noch immer vielerorts ernst zu nehmende datenbasierte strategische Archivkonzepte, es fehlt der Mut zur offenen Ansprache der existenziellen archivischen Probleme und als Voraussetzung dafür auch eine umfassende Archivstatistik, die diesen Namen verdient.


Vita:

  • 1972 bis 1977 Studium der Mathematik in Donezk (Ukraine)
  • ab 1977 Assistent an der mathematischen Fakultät der Universität Leipzig.
  • 1978 Wechsel zum Institut für Verwaltungsorganisation Leipzig, dort Projekte in der staatlichen und kommunalen Verwaltung der DDR
  • 1985 Promotion
  • 1989 Leiter eines Lehrstuhls für Verwaltungsorganisation der öffentlichen Verwaltung
  • Nach Schließung des Instituts Ende 1990 ab 1991 bis 2000 Unternehmensberater bei Mummert+Partner Hamburg. Hier Management- und Organisationsprojekte in einer Vielzahl von Bundesländern
  • 2000 Wechsel zur amerikanischen Beratungsgesellschaft Arthur Andersen. Nach deren weltweiter Auflösung als Folge des ENRON-Skandals in den USA 2002 mit der deutschen Beratungssparte Wechsel zu Deloitte. Von dort aus 2003 Rückkehr zu Mummert Consulting. Die Gesellschaft fusionierte 2005 mit dem französischen Unternehmen Steria zu Steria Mummert und 2014 nach einer weiteren Fusion zu Sopra Steria SE. Ab 2000 lag der Schwerpunkt auf Strategie- und Management-Projekten in einer Vielzahl von Bundesressorts
  • 2000 erstes Archivprojekt zur Optimierung der Aufbau- und Prozessorganisation sowie zur Personalbedarfsermittlung in den Staatsarchiven NRW im Auftrag des NRW-Finanzministeriums
  • Danach bis zur Gegenwart ca. 30 Projekte mit ähnlichen Themenstellungen und zunehmend auch zu strategischen Fragen in Staatsarchiven des Bundes und der Länder sowie in Kommunal- und Kirchenarchiven, Projekte auch in der Schweiz und in Luxemburg. In letzter Zeit mehrere Bestandserhebungen in Registraturen verschiedener Bundesländer und in Kommunen mit Schlussfolgerungen für die zu erwartenden Mengen an Archivgut
  • 2 Beiträge im „Archivar“ 2004 und 2021 zu grundsätzlichen archivischen Fragestellungen. Da die Auftraggeber der Projekte die Eigentumsrechte an den Untersuchungsergebnissen hatten, konnte leider kaum publiziert werden
  • Seit 2000 außerdem Spezialisierung auch Beratungen im Raum der Kirchen, auch hier ca. 30 Projekte in einer Vielzahl evangelischer Landeskirchen sowie in Erzbistümern und Bistümern

Abstract zum Vortrag von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?, Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln

Unternehmen bieten auf dem Markt ihre Produkte und Dienstleistungen an. Im günstigen Fall werden diese von anderen Marktteilnehmern erworben. Diese befinden sich im Wettbewerb miteinander. Archive bieten ebenfalls Produkte und Dienstleistungen an, nehmen aber nicht am Wirtschaftsmarkt teil. Unternehmen müssen gewinnorientiert arbeiten, Archive sind keine Profit Center. Bei genauem Hinsehen steckt mehr „Unternehmen im Archiv“ als vielen bewusst ist. Unternehmen unterliegen dem ständigen Wandel, Archive stehen eher für Beständigkeit. Dennoch können Archive von Unternehmen lernen. Welche neuen Wege in der Wirtschaft sind für Archive interessant? Welche wirtschaftlichen Anforderungen sind auf Archive übertragbar? Was können aber auch Unternehmen von Archiven lernen? Bei der Digitalisierung sind die Archive Vorreiter – wie steht es mit Transformation, Nachhaltigkeit, Agilität, New Work?


        Vita:

  • 1991 Magisterexamen Mittelalterliche und Neuere Geschichte Uni Köln
  • 1999 Diss. Uni Köln
  • Seit 1990 Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln
  • Seit 2000 Vorstandsmitglied und Direktor
  • Seit 1996 Vorstandsmitglied in der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e. V. (VdW). 1998-2022 Vorsitzender Fachgruppe 5 im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare, lange Jahre Beirat “Archivar”; Vorsitzender des Interdisziplinären Arbeitskreises für Handwerksgeschichte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH)
  • Mitglied in mehreren Vorständen und Gremien von Kulturfördervereinen, Stiftungen und Berufsverbänden Vorsitzender des Kölner Stiftungen e. V. und des Stiftungsrates der Stegerwald-Stiftung
  • Autor von zahlreichen Beiträgen zur rheinischen Wirtschafts- und Sozialgeschichte

Abstract zum Vortrag von Frau Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

Studierende wählen ihre Studieninhalte zunehmend eigenständig und entwickeln ihre Fachkompetenzen entlang eigener Motivationen. Bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern kommt es darauf an, die gewählten Schwerpunkte und daraus entstandenen Kompetenzen zu erkennen, anstatt bestimmte Abschlüsse zum Auswahlkriterium zu machen. Von einem bestimmten Studienabschluss kann nicht mehr auf vollständig gleichförmige Studieninhalte geschlossen werden. Der Vortrag zeigt auf worin der archivfachliche Kern und die Kür der informationswissenschaftlichen Studiengänge an der FH Potsdam liegen, insbesondere in Bezug auf Managementkompetenzen und informationswissenschaftliche Fertigkeiten, und wie diese in Bewerbungsverfahren schnell erkannt und zur Geltung kommen können.


Vita:

  • Abitur am Stadtgymnasium Dortmund
  • 1990–1997 Magisterstudium Universität Trier
  • 1997–2004 Promotion Universität Trier im  Fach Geschichte
  • 2003–2005 Assessorin des Archivdienstes Archivschule Marburg und im Landesarchiv NRW
  • 2005 – 2006 Mitarbeiterin Landesarchiv NRW, Düsseldorf
  • 2006 – 2007 freiberufliche Tätigkeit im Adelsarchiv der Grafen Kerssenbrock auf Schloss Brincke, Münster
  • 2007 – 2012 Professurvertretung für Archivwissenschaft
  • seit 2012 Professorin für Archivwissenschaft
    • Lehrgebiete: Bewertung und Überlieferungsbildung, Digitale Archivierung, Erschließung, Records Management, Archivbenutzung
  • 2016 – 2021 Dekanin des Fachbereichs Informationswissenschaften, Mitglied des Präsidialkollegiums
  • 2021 – 2022 Vizepräsidentin für Studium, Lehre und Internationales (VP SLI).

 

Abstract zum Vortrag von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen, Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Neue Gesetze sowie Novellierungen bereits gültiger Rechtsgrundlagen bringen oft Veränderungen in das Dienstgeschäft eines Archivs, die im Arbeitsalltag mitberücksichtigt werden müssen. Kommen jedoch dazu globale Ereignisse (Pandemie, Wirtschaftskrise, Krieg usw.), ist nicht mehr nur mit „einfachen“ Veränderungen zu rechnen, sondern mit einer kompletten neuen Welt. Als Beispiel dafür kann die Digitalisierung der Arbeitsprozesse erwähnt werden, die durch die Pandemie der letzten Jahre beschleunigt wurde.

Was hat dies mit der Arbeit eines Archivs zu tun? Ein Archiv ist eine Institution einer Behörde mit der Pflicht der Erfüllung von durch Spezialgesetze bereits definierten Aufgaben. Ein Archiv ist, knapp gesagt, ein „Muss“ und kein „Nice to have“ einer Verwaltung und hat aufgrund des breiten Spektrums seiner Aufgaben eine vielfältige Funktion:

  • Es ist Dienstleister für Informationsmanagement nach innen für seinen Träger und nach außen für die Öffentlichkeit;
  • Es kontrolliert, prüft und bei Bedarf unterstützt seine Träger, um eine ordentliche Schriftgutverwaltung und Aktenführung sicherzustellen;
  • Es ist Verwahrer von Kulturerbe und daher auch erster Ansprechpartner für Forschungsprojekten jedweder Art;
  • Und viel mehr noch…

Ohne Archive sind Verwaltungen funktionsunfähig und ist eine Gesellschaft orientierungslos.

Dazu kommt, dass die Arbeiten eines Archivs mehrere Epochen gleichzeitig berücksichtigen müssen, da die dort dauerhaft aufbewahrten Informationen auf ein breiteres Spektrum von Medien gespeichert sind (in Normalfällen von mittelalterlichen Pergamenten bis zu digitalen Clouds). Dies darf insbesondere bei der Einführung von digitalen Aktenführung in einer Verwaltung nicht vergessen werden, weil während in den Ämtern die digitale Vorgangsbearbeitung die bisher genutzten Papierakten ersetzen wird, werden in einem Archiv die digitalen Akten (oder besser gesagt Archivgüter) die bereits dort aufbewahren analogen Archivgüter lediglich begleiten; diese müssen weiterhin so aufbewahrt werden.

Deshalb braucht ein Archiv für die gesetzkonforme Erfüllung seiner Pflichtaufgaben nicht nur eine Anpassung seiner Organisation und Infrastruktur an den neuen Gegebenheiten, sondern und insbesondere zusätzliche Arbeitskräfte, die diese neuen Aufgaben wahrnehmen werden.

Anhand von Beispielen aus dem Entwicklungsplan des Stadtarchivs Chemnitz wird hier erläutert, wie ein Archiv versucht, diese Herausforderung mit Berücksichtigung ihrer Priorisierungen und der Notwendigkeiten neuer Infrastrukturen sowie mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen und dies in einer Stadt die 2025 Kulturhauptstadt Europas wird


 

Vita: 

  • 2010 Archivabschluss
  • 2011 Promotion in Klassische Philologie;
  • seit 2017 Leiter des Stadtarchivs Chemnitz
  • 2017-2018 Themengruppenleiter „Industriekultur“ für „Kultur Raum geben: Kulturstrategie der Stadt Chemnitz 2018-2030“
  • seit 2019 Vorstandsmitglied des Landesverbandes Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA)
  • seit 2021 Mitglied des Steering Committee der „Section of Local Municipal and Territorial Archives“ beim ICA und Vorsitzender der Arbeitsgruppe „Archive“ bei Sächsischem Städte- und Gemeindetag (SSG)
  • seit 2022 Mitglied des Gesamtvorstands des VdA und VdA-Vertreter beim Nationalkomitee Blue Shield Deutschland

Abstract zum Vortrag von Marc Holtmann, Stadtarchiv Amsterdam, Abteilung Barrierefreiheit und digitale Innovation

Archives as Platforms

 The Stadsarchief Amsterdam has set as its goal to make all archival research possible online worldwide. To achieve this, the Stadsarchief started around 2005 by setting up a work process for mass digitisation and establishing a scanning on demand service. Since then, 50 million scans have been made available online and 25,000 scans are added every week. Although this has now become a permanent part of the service, accessibility to the archives with only scans is still limited to online images. In addition to scanning, the City Archives therefore focuses on making archives more accessible through crowdsourcing in which volunteers take over names and descriptions of deeds in an online platform (Vele Handen). One major project is making 2 kilometres of notarial archives accessible. During the implementation of this project, it became clear that manually entering entities for such a large archive is labour-intensive and would take many years. In cooperation with University of Innsbruck, Transcribus was then implemented as a tool to make the handwritten text automatically searchable. Where previously the crowd indexed entities, help is now sought with computer learning to read handwritten text. This technology has been used to make Notarial Archives and now other sources are going to be transcribed made searchable via this technology. This enables a new world of research. The City Archive sees an archive institution as a node in a worldwide network of linkable information. The City Archive’s new infrastructure is therefore Linked Data-based, making many new applications possible. In doing so, the archive transforms from “place where you go physically or digitally” to a much more platform-oriented approach. The City Archives becomes primarily a supplier of reliable data, which can be used in all kinds of ways and for all kinds of purposes. Via the website, but also via APIs. Organisationally, the City Archive has made an adjustment by bringing the entire digital chain into one department: accessibility and digital innovation. The department takes care of the entire chain of collecting, ingesting, preserving, optimising and publishing information. This also involves modern, accelerated ways of transferring municipal and private archives. In doing so, two goals are realised: optimising the accessibility of original paper archives, and ensuring sustainable accessibility of digital born information. Both are managed and published by the City Archive, based on the idea of a platform for all forms of use.


Vita:

  • 2006 – 2010 Member Advisory Board Knowledge Bank, DEN (Digital Heritage Netherlands)
  • seit 2007 Lecturer in Archivistics (Digitization), Hogeschool van Amsterdam
  • 2001 – 2023 Projectmanager Imagebank, City Archives Amsterdam
  • 2003 – 2021 Senior Projectmanager Digitization and Digital Services, City Archives Amsterdam
  • seit 2022 – Board Member, KVAN (Dutch Society for Archivist)
  • seit 2021 Head of Accessibility and Digital Innovation, City Archives Amsterdam

Abstract zum Vortrag von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich    

Das Stadtarchiv Jülich hat im letzten Jahr im Vorfeld einer geplanten größeren Restaurierungsmaßnahme die Schäden eines gesamten Bestandes kartiert. Der Vortrag gibt Auskunft über Arbeitsaufwand, Vorgehensweise und Erkenntnissen aus dieser Maßnahme.


Vita:

  • 1996 Abschluss des Studiums der Geschichte und Anglistik an der Universität Köln
  • 1996–2019 freiberufliche Tätigkeit als Lektorin und Layouterin für Veröffentlichungen verschiedener Archive und Historischer Vereine
  • 2009–2020 Mitarbeiterin im Museum Zitadelle Jülich
  • Ab 2018 Mitarbeiterin im Stadtarchiv Jülich
  • Seit 2021 als Archivleiterin
  • 2023 Abschluss des berufsbegleitenden Studiums der Archivwissenschaften an der FH Potsdam

Abstract zum Vortrag von Dr. Stefan Schröder, LWL-Archivamt Münster

Patient wach und orientiert?“ – Zum Stand des Archivmanagements, Dr. Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

Seit 25 Jahren ist der Begriff „Archivmanagement“ im deutschen Archivwesen präsent und inhaltlich unter verschiedenen Bezeichnungen mehr oder weniger etabliert. Einblicke in den „Input“ (Ausbildung, Fortbildung) und den „Output“ (v.a. Literatur) werden durch statistische Ergebnisse einer vor Kurzem durchgeführten Umfrage in deutschsprachigen Archiven ergänzt, um sich so der erzielten Wirkung, dem „Outcome“ anzunähern. Der Schwerpunkt des Vortrags wird auf dem nichtstaatlichen, insbesondere kommunalen Archivwesen liegen.


 

Vita:

  • Studium der Neueren und Mittelalterlichen Geschichte und Romanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster
  • 2000 Direktpromotion
  • dafür seit 1994 Nutzer in Archiven weltweit
  • seit 1997 Praktikum und befristete Tätigkeiten in verschiedenen Archiven
  • seit 1999 im Stadtarchiv Greven
  • seit 2002 dort als Leiter tätig („Quereinsteiger“)
  • 2011-2014 berufsbegleitender Fernstudiengang Master Archivwissenschaft an der Fachhochschule Potsdam, Masterarbeit „Archivmanagement in kleinen Archiven“
  • seit März 2017 Referent im LWL-Archivamt für Westfalen, Tätigkeit in der Archivberatung für rund 50 kommunale Archive, Archivpflege für rund 20 Adelsarchive. Verantwortlich für archivische Fachsoftware, mitverantwortlich für Social Media.
  • Seit 2017 Dozent für das Modul „Archivmanagement“ im Fernstudiengang und in der Fernweiterbildung der FH Potsdam
  • Mitglied im VdA-Arbeitskreis „Offene Archive“