Sektion 3: Fragen und Diskussion

Herr Schröder, LWL-Archivamt, betont in Anknüpfung an Frau Schwarz die Bedeutung von Mentoring für die Weiterqualifikation von Mitarbeiter*innen. Herr Senk, LVR-AFZ, ergänzt hierzu, dass für Quereinsteiger auch die lokale bzw. regionale Vernetzung der Kommunalarchivarinnen und -archivare auf Kreisebene sehr wertvoll ist und in der Praxis oft weiterhilft. Ferner wirbt er unter Bezugnahme auf den Beitrag von Frau Mülders für die Ausbildung von FaMIs auch in kleinen und mittelgroßen Archiven.

Frau Becker und Frau Schwarz äußern sich auf Nachfrage von Frau Eibl über ihre Eindrücke, was Reformbedarfe in der Archivausbildung angeht. Betont werden Nutzen und Notwendigkeit von Kooperation – sowohl zwischen den ausbildenden Institutionen als auch in Fachkreisen. Frau Schwarz plädiert zudem für eine größere Durchlässigkeit zwischen den verschiedenen Qualifikationen. Frau Becker stimmt dieser Forderung grundsätzlich zu, sieht allerdings auf der normativen Seite größere Hürden.

Aus dem Publikum kommt die Frage nach einem grundständigen Studiengang Archivwissenschaft. Frau Becker beklagt den Mangel an empirischen Forschungen zu diesem Thema und verweist darauf, dass die Zahl an Lehrstühlen für Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft in der Vergangenheit stark zurückgegangen sei, allerdings auch, weil es den Lehrstuhlinhaber*innen vielfach an archivspezifischem Fachwissen mangele. Ferner verweist sie auf die wirkmächtige Tradition der verwaltungsinternen Archivausbildung. Frau Schwarz beklagt die Abwicklung des ehemaligen ostdeutschen Studiengangs Archivwissenschaft und das fehlende Promotionsrecht der FH Potsdam. Die Grundlagen für eine starke, innovative Archivwissenschaft in Deutschland fehlten daher.

Frau Eibl dankt den Referent*innen und den Teilnehmer*innen an der Diskussion.

 

Im Anschluss schließt Mark Steinert des 56. Rheinischen Archivtag. Er dankt den Referent*innen, dem Team des Stadtarchivs Krefeld und den weiteren lokalen Akteuren und dem Organisationsteam.

Martina Zech, Stadtarchivarin von Wesseling, lädt abschließend im Namen des Bürgermeisters zum 57. Rheinischen Archivtag nach Wesseling ein. Er wird am 13. und 14. Juni 2024 stattfinden.

Ein Archivar packt aus. Helle und dunkle Seiten des archivischen Personalmanagements

von Dr. Andreas Pilger, Stadtarchiv Duisburg

Herr Dr. Andreas Pilger berichtet auf der Basis seiner Erfahrungen im Personalmanagement und der Bewältigung der archivischen Fachaufgaben im Stadtarchiv Duisburg. Realistisch betrachtet geschehe das Personalmanagement im Archiv nicht in erster Linie nach betriebswirtschaftlichen Kriterien, sondern eher in bürokratischen Bahnen. Dies fordere einen pragmatischen Ansatz. Die pragmatische Realität des archivischen Personalmanagements könne jedoch auch zu guten Ergebnissen führen.

Aufseiten der qualitativen Herausforderungen, vor dem öffentliche Archive stünden, sieht Herr Pilger die Entwicklung des Personals. Seit über 20 Jahren sei die Personalstärke durch Personalabbau im öffentlichen Dienst stetig im sinken. Hinzu komme auch ein demographischer Wandel, sodass seit über 15 Jahren jährlich immer mehr Menschen in den Ruhestand gehen würden. Insbesondere im archivischen Bereich stehe einem immer größeren Bedarf an Fachpersonal einer im besten Falle gleichbleibenden Anzahl an Ausbildung gegenüber.

Im Bereich der quantitativen Herausforderungen sieht Herr Pilger im Bereich des Aufgabenspektrums kommunaler Archive ein Wachstum. Alte Aufgaben bekämen eine neue Bedeutung und neue Aufgaben kämen hinzu. Diesem Anstieg stehe entgegen, dass es zunehmend weniger Personal gebe, die diese Aufgabe erfüllen könnten. Herr Pilger gibt jedoch zu bedenken, dass einige dieser Aufgaben erst durch die archivische Diskussion groß gemacht worden wären. Diese könnten demnach auch wieder verringert werden. Für einige Aufgaben würde in jedem Fall archivisches Fachpersonal benötigt. Dazu gehöre beispielsweise die digitale Transformation der Verwaltung, den Bereich der Bewertung oder die Beratung in der Schriftgutverwaltung. Andere Aufgaben hingegen könnten auch von nicht-fachlichem Personal übernommen werden, wie beispielsweise die Öffentlichkeitsarbeit, die Nutzerbetreuung oder die Bearbeitung von Anfragen. Eine kritische Selbstbetrachtung in jedem einzelnen Archiv sei hier vonnöten. 

Ein weiterer Baustein für das archivische Personalmanagement im Stadtarchiv Duisburg sei die Ausbildung von Fachpersonal. Dazu würden sowohl FaMIs als auch im Rahmen der Auftragsausbildung mit dem LVR Diplom-Archivarinnen und Diplom-Archivare gehören. Dieser Weg sei jedoch nur längerfristig zu beschreiten, da mit der eigenen Ausbildung nicht auf ad-hoc-Bedarfe reagiert werden könne. Zudem sei sie mit finanziellen und personellen Kosten verbunden. Ferner ginge mit der Ausbildung eine Verjüngung des Teams einher. Daher sei ein Wissensmanagement zu beachten, damit erworbene Kenntnisse im Archiv nicht verloren gingen.

Am Beispiel der Fachaufgabe “Nutzung” präsentiert Pilger die Möglichkeit, wie archivische Linienaufgaben durch fachfremdes Personal übernommen werden könnten. So habe man beispielsweise gute Erfahrungen mit FSJlern oder studentischen Aushilfen gemacht. In einigen Bereichen seien nicht einmal Fortbildungen vonnöten.

Daneben bestünden archivische Projektaufgaben wie beispielsweise die “Bewertung von Bauakten”. Bei manchen wiederkehrenden Standardprojekten werde stetiges Personal benötigt. Entsprechende Großprojekte könnten auch gegenüber der Trägerverwaltung argumentativ für einen Ausbau von Stellen genutzt werden. Für eine entsprechende Personalbedarfsplanung seien insbesondere Kennzahlen nützlich. Untermauert mit beispielsweise Zahlen aus BKK-Empfehlungen könnten damit auch Trägerverwaltungen überzeugt werden. Zwar würden Projektstellen in der öffentlichen Verwaltung in der Regel nur befristet aufgestellt, jedoch bestünden Chancen, diese im Laufe der Zeit zu verstetigen. Für solche Projektstellen würde meist kein fachlich ausgebildetes Personal gefunden werden können. Dieser Situation müsste sich das Archivwesen jedoch stellen. Fachfremd qualifiziertes Personal wie Historikerinnen und Historiker (also Quereinsteiger) könnte beziehungsweise müsste entsprechende Aufgaben hingegen übernehmen, da sie ansonsten nicht mehr bewältigt werden könnten. Die Erfahrung zeige zudem, dass mit einer entsprechenden Begleitung die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht darunter leiden müsse. Facharchivarinnen und Facharchivare würden dadurch keineswegs obsolet werden.

Auf die Pertinenz kommt es (diesmal) an! Bachelor- und Masterabsolvent*innen einschätzen und auswählen

von Prof. Dr. Karin Schwarz, Fachhochschule Potsdam

Einleitend erläutert Frau Prof. Dr. Schwarz die augenzwinkernde Bedeutung ihres Vortragstitels: Bei der Auswahl von Kandidat*innen für die Besetzung archivischer Stellen solle es um “Sachbetreffe” gehen – vielfältige und individuelle Kompetenzen, die der beruflichen Praxis zuträglich sind, nicht allein starre Kriterien. Diese Forderung nach Offenheit auch gegenüber unbekannten Ausbildungswegen sei eine Schlussfolgerung aus der Offenlegung des sogenannten “Thomas-Kreislaufs”, wonach in Auswahlverfahren Personen mit strukturell ähnlichen Hintergründen bevorzugt werden (“Thomasse wählen Thomasse aus”). Diese Erkenntnis wirke sich heute bereits vielfach auf Stellenausschreibungen aus: an die Stelle eines traditionellen herkunftsbezogenen Anforderungskatalogs träten zunehmend inhaltsbezogene Zusammenstellungen geforderter Kompetenzen.

Die Studiengänge “B.A. Archiv”, “B.A. Bibliothekswissenschaft” und “B.A. Informations- und Datenmanagement” an der FH Potsdam sind zulassungsfrei; sie alle qualifizieren für den gehobenen Dienst. Für die Studiengänge “M.A. Archivwissenschaft” und “M.A. Digitales Datenmanagement”, die für den höheren Dienst qualifizieren, müssen sich Bewerber*innen einem Auswahlverfahren unterziehen; ferner müssen sie einschlägige Berufserfahrungen und – da es sich um berufsbegleitende Studiengänge handelt – eine Anstellung nachweisen. Inwiefern Absolventen eine Beamtenlaufbahn offensteht, ist von den Situationen in den Bundesländern abhängig und derzeit sehr unterschiedlich.

Bereits im Bachelorstudiengang Archiv können Studierende eigenständig Akzente setzen und ein individuelles Profil schärfen, beispielsweise durch die Wahl der Archive für die verpflichtenden Praktika oder durch die Auswahl des Themas der Abschlussarbeit. Diese spezifischen Schwerpunkte sind auch im abschließend ausgestellten Bachelorzeugnis ablesbar.

Der Masterstudiengang Archivwissenschaft bietet vielfältige Möglichkeiten, selbstständig Schwerpunkte zu wählen. Bei der Wahl der Themen der Masterarbeiten wird darauf geachtet, dass diese nicht ausschließlich auf die Situation des eigenen Arbeitgebers zugeschnitten sind, sondern auch verallgemeinerbare und vergleichende Aspekte beinhalten.

Durch die Kombination beispielsweise des Bachelors Archiv und des Masterstudiengangs Informationswissenschaften können Studierende ihre Qualifikationen vertiefen und ein individuelles Profil ausprägen. Auch der Bachelor Bibliothekswissenschaft vermittelt archivische Grundkompetenzen. Stärker auf die Wirtschaft ausgerichtet ist der Bachelor Informations- und Datenmanagement, wobei auch hier eine größere Zahl der Studierenden eine kulturwissenschaftliche Affinität aufweist.

Abschließend lenkt Frau Prof. Schwarz den Blick auf die Bewerber*innensicht. Sie verweist hier auf tendenziell unterschiedliche Perspektiven der Geschlechter auf Stellenausschreibungen und Arbeitgeber. Zunehmend sei der Wunsch, sich mit dem eigenen Arbeitgeber identifizieren zu können, ein maßgeblicher Motivationsfaktor. Nicht zuletzt sei auch eine dem Studienabschluss angemessene Stelleneingruppierung ein entscheidender Faktor, um Bewerber*innen ansprechen und gewinnen zu können.

Managementkompetenzen in der verwaltungsinternen Ausbildung Marburger Prägung – Inhalte und Vermittlung

von Dr. Irmgard Christa Becker, Archivschule Marburg

Frau Dr. Becker präsentiert, wie Managementkompetenzen in der Marburger Ausbildung vermittelt werden. Entsprechende Kompetenzen seien überall dort notwendig, wo komplexe Aufgaben zu erfüllen seien. Daher würden Managementkompetenzen zunehmend seit den 1990er Jahren innerhalb der Ausbildung angeboten.

Die Rahmenbedingungen der verwaltungsinternen Ausbildung würden durch die entsprechenden Ausbildungsordnungen gesteckt. Ausbildungsträger seien in erster Linie die staatlichen Archive des Bundes und der Länder, teilweise in Kooperation mit anderen Stellen wie beispielsweise den Landschaftsverbänden in NRW. Die Ausbildung dauere für den gehobenen Dienst (Fachhochschulstudium) insgesamt drei Jahre, für den höheren Dienst (Referendariat) zwei Jahre. Beide Ausbildungsstränge seien geteilt in einen berufspraktischen Teil in den Ausbildungsarchiven sowie einen Fachstudienteil an der Archivschule. Einzelheiten seien in den Ausbildungsordnungen sowie den entsprechenden Modulhandbüchern geregelt. Dennoch bestünden Unterschiede in den einzelnen Ausbildungsteilen, die von Bund und Ländern übernommen werden würden.

Am Beispiel des Landes NRW präsentiert sie eine mögliche Ausgestaltung des Studiums: Dazu würden berufspraktische Studien im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsausbildung an den Hochschulen des öffentlichen Dienstes gehören. Da diese in jedem Bundesland anders ausgestaltet sei, müsste an der Archivschule teilweise für eine Angleichung der Kenntnisse gesorgt werden. Dies betreffe auch und insbesondere Managementkompetenzen, wie sie in zwei Modulen im Umfang von etwa 30 Stunden gelehrt werden würden.

Für die Ausbildung des höheren Dienstes bestehe seit der Reform des Studienganges das Ziel, die Referendarinnen und Referendare zu Fach- und Führungspersonal (beziehungsweise je nach Ausbildungsordnung des Bundeslandes zu Führungs- und Fachpersonal) auszubilden. Einzelheiten seien im Modulhandbuch geregelt. Dazu gebe es im praktischen Ausbildungsteil ein eigenes Modul unter dem Namen “Archivorganisation und Archivmanagement”. Insgesamt seien dort etwa 35 Unterrichtsstunden vorgesehen. In der Ausgestaltung gebe es jedoch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Bereich der Fachstudien an der Archivschule hingegen seien für das Modul “Verwaltungs- und Archivmanagement” mit acht Lehrveranstaltungen mit 150 Unterrichtsstunden zuzüglich 90 Stunden Selbststudium vorgesehen. 

Als Fazit formuliert Frau Dr. Becker einige Wünsche zur Weiterentwicklung der Fachausbildung: Demnach müssten im Fachhochschulstudium Verwaltungskompetenzen stärker berücksichtigt werden, da dies auch der Realität in vielen Kommunalarchiven entspreche; bislang sei das breite Aufgabenspektrum des gehobenen Dienstes nicht komplett in der Ausbildung abgebildet. Zudem sollten die Ausbildungsanteile in den einzelnen Bundesländern stärker vereinheitlicht werden. Im Bereich des Referendariats würde es sich empfehlen, eine stärkere Verbindung zwischen fachbezogenen und allgemeinen Managementkompetenzen zu ermöglichen. Übergreifend sei es wichtig, ein Gespür bei der Zusammenarbeit mit der Trägerverwaltung eines Archivs zu entwickeln. Zudem plädiert sie für eine engere Zusammenarbeit der einzelnen Ausbildungsträger und der Archivschule.

Aktiv gegen den Fachkräftemangel: FaMI-Ausbildung im Kreisarchiv Heinsberg

von Anja Mülders, Kreisarchiv Heinsberg

Das Kreisarchiv Heinsberg ist ein relativ kleines Kreisarchiv im ländlichen Raum; der Fachkräftemangel ist in der Region ein erhebliches Problem. Dieser schwierigen Ausgangssituation sucht das Archiv schon seit längerem, durch die eigene Ausbildung von FaMIs entgegenzuwirken.

Das Kreisarchiv verwahrt ausschließlich die Überlieferung der Kreisverwaltung, nicht der kreisangehörigen Kommunen. Für Nutzer*innen ist neben dieser Überlieferung insbesondere die umfangreiche Zeitungssammlung von Relevanz. Die Personalausstattung stellte sich ursprünglich als erheblich zu niedrig dar. Neben einer detaillierten Feststellung des Bedarfs stellten die Ermittlung von Stärken und Schwächen die Basis für eine vorausschauende Personalplanung dar.

Anfänglich erhielt das Archiv nur sporadische personelle Unterstützung (Praktikanten, Ehrenamtler, vereinzelte Unterstützung beispielsweise durch Hausmeister); die Einstellung von weiterem archivischen Fachpersonal des gehobenen oder höheren Dienstes stellte für den Archivträger aus Kostengründen keine Option dar.

Die Einführung des Ausbildungsberufs “Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv” im Jahr 1998 brachte eine realistische Option mit sich, dieser Problematik entgegenzutreten. Da die Anwerbung bereits ausgebildeter Fachkräfte dieses Berufs auf dem freien Arbeitsmarkt unrealistisch war, kam de facto nur die selbstständige Ausbildung durch das Kreisarchiv in Frage. Erforderliche Bedingungen hierfür waren u.a. der Erwerb der Ausbildereignung, die Schaffung räumlicher Voraussetzungen und die Berücksichtigung des für die Ausbildung erforderlichen Zeitbedarfs. Seit 2007 konnte das Kreisarchiv regelmäßig FaMIs ausbilden, zumeist für den Eigenbedarf, aber auch für kreisangehörige Kommunen. Eine Garantie, dass die ausgebildeten Fachkräfte jedoch selbst auch längerfristig im Ausbildungsarchiv (oder auch im Ausbildungsberuf) arbeiten wollen, ist freilich nicht von vornherein gegeben.

Langfristig hat das Kreisarchiv Heinsberg seine Personalproblematik durch die Ausbildung von FaMIs deutlich verbessern können. Frau Mülders betont den Wert einer offensiven Werbung für den Ausbildungsberuf – beispielsweise bei Archivführungen und der Zusammenarbeit mit Schülerinnen und Schülern – wie auch die Vernetzung und das Einholen von Unterstützung, die sie durch die LVR-Archivberatung sowohl mit Blick auf das Schaffen von Rahmenbedingungen für die Ausbildung als auch für eine kontinuierliche Evaluierung der Gesamtsituation und personellen Bedarfe des Kreisarchivs erhalten hat. Zugleich betont Frau Mülders die Notwendigkeit, die Attraktivität des Archivs als Arbeitsplatz durch flankierende Maßnahmen stets aufrechtzuerhalten und zu verbessern, um Fachkräfte motivieren und halten zu können.

Sektion 3: Heute für morgen sorgen – Moderne Personalentwicklung

Moderation: Dr. Sabine Eibl, Landesarchiv NRW

Frau Dr. Sabine Eibl eröffnet die Sektion mit der Beobachtung, dass das Archivwesen sich seit längerem in einem Fachkräftemangel befinde, der sich in Zukunft noch verschärfen werde. Neue Wege seien daher gefragt, sich damit auseinanderzusetzen, damit der Fachkräftebedarf gedeckt werden könne. Diese seien zum Teil schon in Form von Ausbildungskooperationen beschritten worden. In der folgenden Sektion können weitere Ideen präsentiert werden, um sich dem Problem zu stellen.

Gesprächsrunde 3: Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende

Impulse: Annika Hansen und Ilona Schröder (Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland), Monika Marner (LVR-AFZ)

Moderation: Thea Fiegenbaum (LVR-AFZ)

Frau Fiegenbaum begrüßt alle Teilnehmenden zur Gesprächsrunde 3 “Digitale Fort- und Weiterbildungsangebote für Archivmitarbeitende”. Spätestens seit Corona seien digitale Weiterbildungsmöglichkeiten wichtiger geworden, auch für Mitarbeitende in Archiven. Zu Beginn macht Frau Fiegenbaum eine kleine Umfrage zum bisherigen Erfahrungsstand des Plenums: Wer hat bereits an digitalen Angeboten zum Thema Archivarbeit teilgenommen? Wer hat selbst schon digitale Angebote erarbeitet oder plant dies demnächst? Die Rückmeldung ergibt, dass die meisten Anwesenden in der Vergangenheit an digitalen Fort- und Weiterbildungsangebote teilgenommen haben. Bei der eigenen Konzeption und Umsetzung sieht es anders aus: Kaum jemand hat selbst digitale Angebote für den Bereich Archiv erarbeitet oder hat dies in näherer Zukunft vor.

Bevor die Gesprächsrunde anhand zweier Impulse eingeleitet wird, benennt Frau Fiegenbaum einige Leitfragen für die Gesprächsrunde: Brauchen wir digitale Angebote im Archivwesen und welche Themen sind für Weiterbildungsangebote wichtig? Welche Tools benötigen wir oder stehen schon zur Verfügung? Wie können digitale Angebote auch mit geringen Ressourcen – zum Beispiel in kleineren Archiven – umgesetzt werden? Wie ist die Resonanz und lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Frau Fiegenbaum begrüßt die Referentinnen und leitet zum 1. Impuls über.

Impuls 1: Lernvideos “Einführung in die Schriftgutverwaltung” des Archivs der Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR)

Das Angebot findet sich auf YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=HYgqgQTpgtQ

In Vertretung für Ruth Rockel-Boeddrig übernehmen die Kolleginnen Annika Hansen und Ilona Schröder (beide Archiv der EKiR) den Impuls und stellen sich kurz vor.

Auslöser für das im letzten Jahr vom Archiv der EKiR erarbeitete digitale Angebote war die Corona-Situation. Zuvor wurden zum Thema Schriftgutverwaltung Zentrallehrgänge sowie regionale Lehrgänge auf Kreisebene als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Während Corona brauchte man etwas Schnelleres, was nicht mehrtägig ist. Dazu kam als weiteres Thema die Einführung von DMS.

Zielgruppe für das Angebot sind in erster Linie kirchliche Mitarbeitende. Diese Gruppe ist an sich allerdings nicht homogen: Es handelt sich um Mitarbeitende auf unterschiedlichen hierarchischen Ebenen, mit unterschiedlichen Ausbildungen, mit unterschiedlichem Vorwissen und verschiedenen Skills, die sie mitbringen. Wichtig war für das Archiv der EKiR der Einheitsaktenplan, der für alle gültig ist und alle Teilnehmenden miteinander verbindet. Nutzende des Aktenplans bringen jedoch sehr unterschiedliche Voraussetzungen mit.

Bei der Planung müsse man sich darüber im Klaren sein, welcher Bedarf herrscht. Onlineangebote sollten grundsätzlich zeitsparend sein. Sie sollten für Interessierte und Teilnehmende einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren sein. Wichtig sei ein möglichst niederschwelliger Einstieg mit kleinen Videos bzw. kleinen Themenpäckchen (kurz + kompakt).

Niederschwellig bedeutet z. B. Power Points mit Audiodateien (Dauer ca. 15min.) Diese werden auf der eigenen Website bereitgestellt. Der Einheitsaktenplan wird zudem online als Datei zum Download bereitgestellt. Bei einem Relaunch der eigenen Website wurde gleichzeitig ein eigener YouTube-Kanal ins Leben gerufen. Hier sind nach aktuellem Stand bereits drei Videos veröffentlicht (Einheitsaktenplan, Wie baue ich eine Registratur auf?, Wie baue ich eine digitale Registratur auf ohne DMS?).

Frau Schröder und Frau Hansen geben einen Ausblick: Zum Thema “Novellierung des Kassationsplan” soll es ein weiteres Video geben. Künftig seien außerdem begleitende Zoom-Meetings denkbar, um eine bessere Interaktion mit den Nutzenden zu ermöglichen. Die zur Verfügung stehenden YouTube-Videos werden nur “konsumiert”, fördern aber keinen Austausch und bieten keinen Raum für Interaktion.

Eine Herausforderung ist die Erwartungshaltung der Teilnehmenden. Beide Referentinnen weisen ausdrücklich darauf hin, wie wichtig es ist, sich bei der Entwicklung digitaler Weiterbildungsangebote zu verdeutlichen, was erwartet wird und was zu leisten ist. Als besonders wichtig wird daher auch ein sich an das digitale Angebot anschließender Evaluationsbogen erachtet, der für Verbesserungen und Weiterentwicklungen genutzt werden sollte.

Frau Fiegenbaum dankt für den Impuls und die Vorstellung des Beispiels und leitet über zur Rückfragerunde ins Plenum.

Frage aus dem Plenum: Besteht die Zielgruppe aus Betreuenden von Pfarrarchiven?

Antwort: Ja, hauptsächlich. Alle, die mit Schriftgutverwaltung betraut sind. Aber z. B. auch Ehrenamtliche und Quereinsteiger*innen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie lange dauert es, ein 15minütiges Video zu machen?

Antwort von einem Kollegen aus dem Archiv der EKiR: Die Erstellung eines Videos dauert ca. drei Tage bis zu einer Woche. Frau Schröder ergänzt, dass so gut ein Video auch ist, es nicht die Präsenzveranstaltung ersetzt.

Frage aus Plenum: Wie lange machen Sie diese Videos bzw. digitalen Angebote schon?

Antwort der Referentinnen: Die ersten Videos wurden Ende 2022 veröffentlicht. Da der Zeitraum noch nicht so lange ist, können zur Resonanz kaum Aussagen gemacht werden. Aber es kamen zunehmend mehr Anfragen nach digitalen Formaten bzw. Fortbildungen.

Frage von Frau Fiegenbaum: Wie werden Videos vom Archiv der EKiR beworben?

Antwort von Frau Schröder: Homepage, Twitter, Facebook, auf allen zur Verfügung stehenden Kanälen.

Es wird zum 2. Impuls übergeleitet, den Monika Marner vom LVR-AFZ übernimmt.

Impuls 2: E-Learning-Angebote “Bestandserhaltung” und “Notfallvorsorge”, entstanden unter Mitwirkung des LVR-AFZ

Das Angebot findet sich unter: www.bestandserhaltung.eu

Frau Marner stellt die beiden E-Learning Kurse zur Notfallvorsorge und Bestandserhaltung (aus 2022) vor. Der Kurs “Bestandserhaltung” (erarbeitet von 2014-2016) vermittelt den grundlegenden Umgang mit Archivgut. Der Kurs “Notfallvorsorge” (erarbeitet 2022) vermittelt Wissen, was in einem Notfall bzw. Katastrophenfall im Archiv(magazin) zu tun ist, sowie grundsätzlich zum Thema Notfallprävention. Zwischen beiden Kursen habe sich vor allem technisch viel getan.

Beide Kurse wurden zusammengeführt und sind nun frei im Netz über die Website www.bestandserhaltung.eu erreichbar. Das Webangebot zur Notfallvorsorge könne komfortabler betreut und auch leichter bearbeitet werden (via WordPress). Der Kurs zur Notfallvorsorge sei ein sogenanntes Web-based Training. Die wichtigsten Elemente sind: Texte und Übungen (z. B. Situationen, Fälle); Anleitungsvideos; Dokumente zum freien Download (z. B. Muster zum Anpassen für eigene Institution) sowie Zeitzeug*inneninterviews.

Die „Fortbildung als Plattform“ sei ein künftig anvisiertes Ziel. Wünschenswert ist für Frau Marner eine Anpassung des ersten Kurses an den zweiten, was allerdings noch eines Aufwandes in der Umsetzung bedarf.

Frau Marner berichtet kurz von ihrem Eindruck bei der diesjährigen Messe „LEARNTEC“ in Karlsruhe. Sie war insofern inspirierend, weil man sehen konnte, welche Tools und digitale Plattformen auf dem Markt erhältlich sind. Über WordPress könne schon vieles umgesetzt werden, dies sei aber mitunter etwas kniffelig.

Wieder wird nach dem Impuls in die Diskussion im Plenum übergeleitet.

Frage aus dem Plenum: Wird es noch Erläuterungen zu den im Notfallvorsorgemodul eingestellten Videos geben?

Antwort von Frau Marner: Nein, das sei nicht vorgesehen, dafür sind Texte da. Die Videos veranschaulichen bzw. begleiten die zuvor auf Textbasis gegebenen Informationen.

Frau Eitelmann (StA Leichlingen) lobt den Kurs „Notfallvorsorge“ und „Bestandserhaltung“, gerade auch für Quereinsteiger*innen im Archiv wie sie selbst.

Frage aus Plenum: Wie lange ist die Dauer eines Kurses?

Antwort von Frau Marner: Der Kurs “Bestandserhaltung” sei etwas kürzer als der Kurs “Notfallvorsorge”, aber mindestens eine Stunde sollte eingeplant werden. Die Nutzung des Kurses ist flexibel händelbar; Lerneinheiten können jederzeit unterbrochen und wiederaufgenommen werden. Auch können Nutzende die Module frei wählen und sich die Reihenfolge selbst aussuchen. Beide Kurse seien grundsätzlich frei zugänglich (kostenlos). Zielgruppe sind alle Personen, die mit Archiven oder anderen kulturellen Einrichtungen betraut sind.

Frage aus Plenum: Ist geplant, einen weiteren Kurs zu einem anderen archivischen Thema zu konzipieren? Und würde man so etwas als Archiv selbst planen, könnte man mit Förderungen durch das LVR-AFZ rechnen?

Antwort von Frau Marner: Nach aktuellem Stand gibt keine konkreten Planungen beim LVR-AFZ für die Entwicklung eines neuen Moduls in naher Zukunft. Fördermöglichkeiten für die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote durch Archive müssten in konkretem Einzelfall erörtert werden.

Frage aus Plenum: Gibt es bereits von anderen Archiven Videos, wo z. B. gezeigt wird, wie eine Akte gereinigt wird?

Antwort von Frau Marner: Es gibt zum Beispiel kleine Videos vom Landesarchiv NRW. Man findet auch auf YouTube immer mal wieder solche Videos.

Anmerkung aus Plenum: Es gibt viele Angebote, die aber nicht einfach auffindbar sind. Es sollte eine Zusammenführung, eine Art Übersicht über verfügbare digitale Weiterbildungsangebote geben.

Frage von Frau Fiegenbaum an das Plenum: Hat jeder vom Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, solche digitalen Angebote überhaupt zu nutzen (z. B. Head-Set, Kamera, Zugangsvoraussetzungen).

Es zeigt sich, dass die Grundausstattung vorhanden zu sein scheint. Allerdings ist es ein Problem, dass Institutionen unterschiedliche Tools für Videokonferenzen nutzen. Aus dem Homeoffice ist der Zugang in der Regel einfacher.

Frau Fiegenbaum sammelt Themenvorschläge für digitale Formate aus dem Plenum: Bewertung, rechtliche Fragestellungen (also Rechtsfälle), allgemeine Einführung ins Archivwesen (für nicht-archivisches Personal: Was ist ein Archiv? Was wird in einem Archiv gemacht?), Umsetzung von IPM.

Frau Marner erläutert, dass Präsenzveranstaltungen wieder mehr in den Fokus genommen werden. Es ist vorstellbar, dass man einmal im Jahr eine digitale Sprechstunde veranstaltet, um sich auszutauschen über vergangene Themen in stattgefundenen Fortbildungen oder auch Nachfragen.

Bitte aus Plenum zum Archivportal NRW: „How to do“-Anleitung: Was muss ich tun, welche Dateien muss ich wie generieren, um sie ins Archivportal NRW einzuspeisen. In diesem Zusammenhang wird der schlechte Support des Archivportals bemängelt. Es gebe aber schriftliche Anleitungen zur Benutzung des Archivportals. Das LVR-AFZ bietet für die rheinischen Archive dazu bereits Schulungen an, bisher als Präsenzveranstaltung auf Ebene der archivischen Arbeitsgemeinschaften im Rheinland. Bitte aus Plenum an das AFZ-LVR, hier digitale Angebote zu erweitern.

Frage aus Plenum: Gibt es einen Trend, was sich Kursteilnehmende wünschen, z. B. lieber digitale Veranstaltungen oder wieder mehr in Präsenz?

Antwort von Frau Marner: Subjektiv empfunden kommen kurze Formate online sehr gut an. Veranstaltungen, die mehrtägig sind, würde Frau Marner aufgrund der Anstrengung die ganze Zeit am PC sitzen zu müssen, eher nicht durchführen wollen.

Stimme aus Plenum dazu: Es wurden höhere Teilnahmezahlen bei hybrid durchgeführten Veranstaltung registriert. Aber es müsse dann auch technisch alles einwandfrei laufen, damit es eine gut annehmbare Veranstaltung wird. Herr Stumpf vom LWL-Archivamt benennt das Problem, dass Mitarbeitende bei hybrider Veranstaltung keine Dienstreisegenehmigung mehr erhalten, da digitale Teilnahme kostengünstiger ist. In Westfalen werden daher Angebote in Präsenz bevorzugt, weil das Miteinander und die Gespräche am Rande in digitaler Form nicht möglich sind (auch wenn in Präsenz natürlich mehr Kosten anfallen).

Insbesondere die Zusammenführung und Auffindbarkeit aller digitalen Fortbildungsangebote im Bereich Archiv wird von den Teilnehmenden als wünschenswert erachtet. Frau Fiegenbaum schließt die Gesprächsrunde und dankt den Referentinnen für die Impulse sowie allen Teilnehmenden herzlich für die rege Beteiligung. Die Erarbeitung und Umsetzung digitaler Angebote werde die Archivfachcommunity in den kommenden Jahren weiter beschäftigen, um Wissenstransfer zu ermöglichen und insbesondere Quereinsteiger*innen den Einstieg in archivische Tätigkeiten zu erleichtern. 

Gesprächsrunde 2: Digitale Langzeitarchivierung mit DA NRW

Impuls von Nicola Bruns, Historisches Archiv der Stadt Köln, und Alica Kann, Geschäftsstelle da nrw

Moderation: Dr. Thomas Krämer, LVR-AFZ

Die Gesprächsrunde wurde von Dr. Krämer mit dem Hinweis begonnen, die digitale Langzeitarchivierung bilde auf absehbare Zeit eine massive Herausforderung für Archive, einschließlich für die Landesarchive und größten Kommunalarchive. Es sei unbedingt erforderlich dementsprechend zu handeln, dies dulde keinen Aufschub. Die Bedeutung seiner Worte wurde durch die überaus rege Beteiligung mit einem Plenum von über 70 Personen unterstrichen.

Zur Veranschaulichung von Herausforderungen der dLZA führte er beispielhaft die Eingänge riesiger Dateimengen und Ordnerstrukturen, die bevorstehende Umstellung des Personenstandswesens auf XPSR und die vom Fachverfahren SORMAS bei den kommunalen Gesundheitsämtern während der Corona-Pandemie in riesiger Menge erfassten Infektionsdaten an. Im letztgenannten Fall drohen die überaus kurzen Aufbewahrungsfristen mit leicht programmierbaren Löschroutinen eine fatale Dynamik zu entwickeln.

Als ein bereits verfügbares und belastbares System zu dLZA stellte Herr Krämer die Angebote des DA.NRW vor und lud das Plenum zum regen Austausch mit den teilnehmenden Spezialist*innen: Nicola Bruns vom Historisches Archiv der Stadt Köln, Tim Knoche (Stadt Köln), Alica Kann und Jonathan Willing (beide Geschäftsstelle DA.NRW), ein.

Zunächst gab Frau Kann einen Überblick der Struktur des DA.NRW, welches auf einer Vereinbarung der nordrhein-westfälischen Landesregierung mit dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) beruht. Deren Ziel ist die dauerhafte Erhaltung und Bewahrung digitaler Kulturinhalte, welche sparten- und institutionenübergreifend ermöglicht werden soll.

Als Lösungsansätze biete das DA.NRW mit DNS und DiPS kommunal zwei Optionen an, die je nach den Anforderungen der Einrichtung ausgewählt werden können und grundsätzlich auch miteinander kombinierbar sind. DiPS kommunal wendet sich schwerpunktmäßig an Kommunalarchive, DNS ist auf breitere Nutzer*innengruppen ausgelegt und erfreut sich besonders bei Bibliotheken und Museen wachsender Beliebtheit.

Diese zielgruppengerechten Gesamtpakete stellen Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, Tools für Ingest, Formatmigration und -prüfung bereit. Die Lösungen wurden zukunftssicher gestaltet, insbesondere durch ihren kostendeckenden, aber nicht gewinnorientierten Betrieb über öffentliche Einrichtungen der Länder und Kommunen. Diese stellen auch technische Unterstützung sowie Experten für die Teilnehmerinstitutionen bereit, die in breitem wissenschaftlichem Austausch stehen und in der maßgeblichen Arbeitsgemeinschaft NESTOR aktiv sind. Zusätzlich sind Handlungsempfehlungen und Handreichungen verfügbar. Alle teilnehmenden Institutionen können sich über Gremienarbeit in die Weiterentwicklung einbringen. Zudem werden die Lösungen des DA.NRW regelmäßiger Qualitätssicherung und Selbstevaluation unterzogen. Die Datensicherung erfolgt in mehreren räumlich getrennten Speicherknoten.

Die jährlichen Teilnahmekosten an DiPS kommunal belaufen sich auf 19.100 € und beinhalten ein Basispaket von 500 GB revisionssicherem Speicher. Für DNS existiert kein jährlicher Servicepreis, die erstmalige Einrichtung und -weisung kostet 4.800 €, hinzukommen monatliche Speichergebühren zwischen 0,38-0,59 € pro GB. Zusatzkosten können durch Beratung und Schnittstellenentwicklung entstehen.

Frau Bruns stellte DiPS kommunal näher vor: Die Speicherung des digitalen Archivguts erfolgt über die Rechenzentren der beiden Betreiber, dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und der Stadt Köln. Die ursprünglich an größeren Archiven als Initiatoren ausgerichtete Struktur ermöglicht nun ganz bewusst kleineren Archiven, primär Kommunalarchiven, die Teilnahme. Diese können durch die Möglichkeit der Mandantenzusammenlegung dem Langzeitarchivverbund besonders kostengünstig beitreten. Derzeit besteht der Nutzerkreis von DiPS kommunal aus 61 teilnehmenden Einrichtungen in NRW und darüber hinaus.

Die Einlieferung (Ingest) des Archivguts der Mandaten erfolgt über sichere Verbindungen (Netz des Bundes u. ä.), bei nicht oder schwach strukturierten Daten steht hierfür das Werkzeug PitPlus zur Verfügung, vorstrukturierte Daten aus DMS werden durch den E-Akten-Kanal domea eingelesen. Zur Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden Unterarbeitskreise innerhalb des Verbundes gebildet und die Ergebnisse allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Hierfür werden sogenannte “Lastenhefte” erstellt, die eine archivfachliche Konfiguration der Inhalte festlegen. Die Software-Hersteller der DMS und Fachverfahren werden in diesen Prozess eingebunden, von ihnen programmierte Schnittstellen werden nach den Kriterien des Lastenheftes geprüft. Schwerpunktmäßig erarbeiten die DiPS kommunal-Unterarbeitskreise konkrete Anpassungen für die Verbundteilnehmer. Für die allgemeine Entwicklung von Aussonderungsschnittstellen für DMS greifen Sie auf die Arbeit des NESTOR-Verbundes zurück. Weitere wichtige Aussonderungslösungen werden für Ratsinformationssysteme, Melde-, Personenstands- und Gewerberegister sowie für Verzeichnisse des Bau- und Katasterwesens entwickelt. Die Entwicklertätigkeit innerhalb von DiPS kommunal erstreckt sich darüber hinaus auf die Zugriffsmöglichkeiten für Archiverschließungssoftware und den Nutzerzugang.

Dr. Krämer eröffnete die anschließende Diskussion mit der Beantwortung einiger vorgab zugesandter Fragen:

  • Sollte ein Archiv mit der dLZA warten bis die Ausleseschnittstelle fertiggestellt ist?

E-Akten und Daten aus Fachverfahren können ohne eine solche Schnittstelle generell nicht übernommen werden. Stattdessen können aber schwach oder unstrukturierte Daten (von CDs, Dateiablagen u. ä.) über PitPlus in DiPS kommunal eingelesen und bearbeitet werden. Nicht zu große Bestände dieser Art eignen sich, um sich mit dessen Abläufen und Werkzeugen vertraut zu machen.

  • Wie sollte bei einer hybriden Aktenführung verfahren werden?

Generell bleiben Übernahmen möglich, wobei die digitale Teilüberlieferung in die dLZA-Lösung eingespeist wird, das analoge Archivgut wird in gewohnter Weise bearbeitet und magaziniert. Allerdings muss auf beide Überlieferungsformen in den Metadaten der dLZA und der Findmittel verwiesen werden. Zudem werden hybride Bestände in der Erschließungssoftware zusammengeführt.

  • Was ist zu tun, wenn nur Teilakten ins dLZA überführt werden, jedoch die Restakten aufgrund bestehender Aufbewahrungsfristen vorläufig im DMS verbleiben?

Die Teilakten können nur nacheinander ins dLZA übernommen werden, eine spätere Wiederzusammenführung ist in DiPS kommunal technisch nicht vorgesehen. Jedoch ist eine solche über die Erschließungssoftware im Findmittel möglich.

  • Wird neben den Angeboten des DA NRW zusätzliche Pre-Ingest-Software benötigt?

Empfehlenswert sind zusätzliche Tools zur Formaterkennung und -validierung. Für sehr umfangreiche Dateiablagen gibt es zudem Analysesoftware, welche vor der eigentlichen Bewertung einen ersten Überblick über Struktur, Laufzeit, Umfang und verwendete Formate erlauben. Es ist anzumerken, dass PitPlus etwa 80%  aller gängigen vorstrukturierten Daten erkennen und deren Ingest vornehmen kann. In komplizierteren Fällen sollten IT-Fachleute hinzugezogen werden.

Frau Enßle (StA Duisburg) fragte:

  • Wie ist es um die Zugänglichkeit von im dLZA erfassten Unterlagen in ferner Zukunft bestellt?

Alle digitalen Archivgüter werden in langzeitstabile Formate migriert, welche nach derzeitigen Kenntnisstand in den nächsten Jahrzehnten funktionsfähig bleiben werden. Wichtig sei die Vermeidung proprietärer und die Verwendung archivfähiger Formate. Es wird regelmäßig eine erneute Migration in zeitgemäße Formate notwendig sein, welche in den Metadaten vermerkt wird. Dabei wird in DiPS kommunal immer auch die unveränderte Originaldatei (“Repräsentation 0”) bewahrt.

  • Wächst die Datei infolge mehrfacher Datenmigration immer weiter an?

Ja, aber nur in geringem Umfang, insbesondere die zusätzlichen Metadaten vergrößern die Dateien nur minimal. In ferner Zukunft könnte allerdings eine Entfernung älterer Migrationsstufen notwendig werden.

Herr Entius (StA Brühl) erkundigte sich:

  • Welches Format wird zur dLZA von Bildern empfohlen?

Während lange tiff empfohlen wurde, bilden derzeit jpeg und jpeg2000 aufgrund ihrer geringeren Speichermenge den Standard. Letztlich sei es jedoch eine Bewertungsentscheidung, ob der Qualität oder dem kompaktem Umfang der Vorzug gegeben werde.

  • Kann es passieren, dass sich nach einem Migrationsschritt das Dateivolumen verdoppelt?

Ja, dies ist möglich.

Frau Oelze (StA Aachen) erläuterte, dass die Aachener Stadtverwaltung ihr System bald von ALRIS 3 und ALRIS 4 umstelle, DiPS kommunal aber noch nicht die Entwicklung einer Ausleseschnittstelle für ALRIS 3 abgeschlossen habe:

  • Wird eine Migration der Daten möglich sein? Welche Datenbanken sind hierin eingebunden?

Einfache Migrationen der Daten innerhalb des DMS bzw. eine für beide Versionen taugliche Ausleseschnittstelle sollen erarbeitet werden.

  • Programmieren Hersteller inzwischen automatisch Schnittstellen für die örtlich verwendeten Fachverfahren?

Dies hängt ganz individuell vom Hersteller ab.

Frau Donath (Universitätsarchiv Duisburg-Essen) interessierte:

  • Werden in DiPS konmunal überhaupt noch Akten gebildet oder nur noch “Archival Information Packages” (AIP)?

Bei AIPs kann es sich um Akten handeln, aber genauso gut können sie andere inhaltliche Einheiten (z. B. Vorgänge, mehrere Akten, auch in hoher Anzahl) beinhalten. In der Archivterminologie entspricht eine AIP eher einer “Verzeichnungseinheit” (VZE). Die innere Struktur einer inhaltlichen Einheit muss dem Bedarf der Archivierenden angepasst werden.

Panel B: Fragen und Diskussionen

Rückfrage an Frau Richter, wieviel Zeit sie investiert hat. Sie antwortet, dass für 20 lfm Archivgut etwa 24 Arbeitsstunden für die Kartierung der Akten aufgewandt worden sind.

Nachfrage an Herrn Cecconi, wie er das Hauptamt und die Kämmerei zur Mitarbeit eingebunden bekommen hat. Er antwortet, dass entscheidende Faktoren die Übernahme des Bauaktenarchivs und die daraus resultierenden Kapazitätsprobleme sowie weitere größere Übernahmemengen waren. Ebenso hat die Erarbeitung eines generellen Konzeptes für die Kulturabteilung Chemnitz dazu beigetragen, das Stadtarchiv in der Verwaltung in den Fokus zu rücken.

Weitere Nachfrage an Herrn Cecconi, wie das konkrete Vorgehen in der weiteren Standortsuche aussieht. Er antwortet, dass bei der Begutachtung von möglichen Objekten v.a. die einschlägigen DIN-Normen als Kriterien dienen. Nach der Berechnung der möglichen Nutzung wird die Entscheidung über Neubau oder Adaption getroffen. Sollte bis zum kommenden Jahr keine Lösung gefunden werden können, müsse der Stadtrat eine neue Entscheidung dazu treffen.

Nachfrage an Frau Richter, ob sich eine solche Kartierung auch für “weniger” zentrale Bestände lohnen würde bzw. sich Prioritäten hierfür entwickeln lassen könnten. Sie antwortet, dass sich dies vor allem aus dem allgemeinen Zustand eines Bestandes heraus entwickeln lasse. Bei stärker beschädigten Beständen lohne eine Kartierung eher als bei anderen. Allerdings sei möglicherweise die Förderfähigkeit von Restaurierungsmaßnahmen schon ein Entscheidungskriterium. Sinnvoll ist natürlich auch die Auswahl nach Nutzungsfrequenz sowie die Perspektive auf eine stärkere Nutzung, z.B. aufgrund von Jubiläen oder Projekten.

Herr Schneider merkt an, dass der Aufwand der Kartierung selbstverständlich mit steigender Größe des Bestandes immer aufwändiger wird. Als Beispiel führt er die Kalkulation der Schäden des Stadtarchivs Köln nach dem Einsturz an. Auf Grundlage von Bestandsstatistiken wurde eine grobe Schätzung über die Bergungsmengen erstellt. Diese wurden anschließend in drei verschiedene Schadensklassen eingeschätzt. Damit wurde eine grobe Kostenkalkulation für die Restaurierung der Archivalien erstellt. Berücksichtigt wurde hierbei auch die Möglichkeit, Schäden durch Hilfskräfte restaurieren zu lassen.

Nachfrage an Frau Richter, ob die Kartierung nicht auch stichprobenartig möglich wäre. Sie antwortet, dass dies von der Größe des Bestandes abhänge. Bei kleineren Beständen sei das detaillierte Vorgehen durchführbar. Bei größeren sei sicherlich auch eine Stichprobenmethode sinnvoll.

Weitere Rückfrage an Frau Richter, was passiere, wenn eine KEK-Förderung für das Projekt ausbleiben würde? Sie antwortet, dass sie in diesem Fall im kommenden Jahr einen neuen Anlauf nehmen würde. Ansonsten würde sich die Restaurierung über einen längeren Zeitraum hinziehen.

Das Schadenskataster als Steuerungsinstrument am Beispiel des Stadtarchivs Jülich

von Susanne Richter, Stadtarchiv Jülich

Frau Susanne Richter stellt den Nutzen eines Schadenskatasters als Steuerungsinstruments für die Kernaufgabe “Bestandserhaltung” vor. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass im Laufe der Nutzung immer wieder beschädigte Akten auftauchen, jedoch kein einheitlicher Überblick darüber existiere, was getan worden ist oder was noch getan werden müsse, um entsprechende Schäden zu beheben.

Beispiel ist der Bestand III des Stadtarchivs Jülich (Stadtverwaltung bis zum Zweiten Weltkrieg) mit über 700 Akteneinheiten. Zu den besonders stark geschädigten Akten gehörten solche zur Besatzungszeit nach dem Ersten Weltkrieg. Ein Teil der Akten sei bereits konservatorisch bearbeitet worden, jedoch habe es bis 2019 keinen Überblick darüber gegeben, wie groß die Schäden seien und welche Unterlagen bereits behandelt worden seien.

Da vor Ort keine Kenntnisse im Bereich der Schadenskartierung vorgelegen hätten, sei die Archivberatung des LVR um Rat gefragt worden. Personal aus dem Bereich der Restaurierung hätten das Personal des Stadtarchivs Jülich in einer ersten Kartierung begleitet, sodass entsprechendes Know-how im Archiv aufgebaut werden konnte. Insbesondere die Einschätzung der Schimmelschäden sei hilfreich gewesen.

Zwischen Sommer 2022 und Frühjahr 2023 sei eine Kartierung des Bestandes durchgeführt worden. Ziel sei es gewesen, erste Kenntnisse zur Vorbereitung eines KEK-Antrages zum Erhalt der Besatzungsakten zu erheben. Im Rahmen der Kartierung seien die Schäden beziehungsweise Schadensklassen in einer Excel-Liste sowie im Archivinformationssystem erfasst worden. Für die Einheitlichkeit der Kartierung sei es wichtig, dass dieselben Personen die Kartierung durchführten.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass von den Besatzungsakten ein nicht unerheblicher Teil nicht mehr in die Benutzung gegeben werden könne. Um die Benutzbarkeit eines größeren Teils der Akten wieder zu gewährleisten, sei geplant, zunächst die Schadensklassen II und III restaurieren zu lassen. Ein kombinierter Antrag bei LISE und KEK sei gestellt. Die Förderbescheide lägen jedoch noch nicht vollständig vor.

Zusammenfassend hält Frau Richter fest, dass eine Schadenskartierung für die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für die Restaurierung sehr hilfreich sei. Auf dieser Basis könnten auch Kostenvoranschläge erstellt werden. Dabei sollten jedoch auch die Umfänge der Akten in Zentimetern erfasst werden, da Restaurierungswerkstätten diese für eine Kostenkalkulation bräuchten. Um den Arbeitsaufwand gering zu halten, sollte die Kartierung bereits bei der Erfassung erfolgen, wenn die Akten ohnehin auf dem Schreibtisch lägen. Schadensinformationen und auch eventuelle Behebungen der Schäden gehören für Frau Richter in das Archivinformationssystem, damit diese Informationen langfristig auch bei Personalwechseln zur Verfügung stünden.

Prioritäten: Transparent setzen und konsequent umsetzen

von Dr. Paolo Cecconi, Stadtarchiv Chemnitz

Herr Dr. Cecconi präsentiert heute die Etablierung und Umsetzung des Archiventwicklungsplan des Stadtarchiv Chemnitz, welcher 2017 nach einer Umstrukturierung innerhalb der Stadtverwaltung angestoßen worden ist.

Ausgangspunkt war eine IST-Analyse des Archivs im Jahr 2017. Untersucht wurden u.a. die Zukunft der verschiedenen Standorte und die ausbleibenden Arbeitszeiten der damaligen Mitarbeitenden, Integration neuer Gesetze und Aufgaben und anstehende Großprojekte der kommenden Jahre. Kurzfristige Baustellen waren v. a. die Einbindung  und Vernetzung des Archivs in die Kulturlandstrategie mit Blick auf das anstehende Stadtjubiläum und die Erhebung Chemnitz zur Kulturhauptstadt Europas 2025. Langfristig waren insbesondere die Sicherung von Personalressourcen über die Verrentung der aktuellen Mitarbeitenden hinaus und die Planung des benötigten Neubaus.

Für die Personalplanung ging er von den Pflichtaufgaben des Archivs aus und formulierte gegenüber der Verwaltung sogar einen Mehrbedarf für neue Aufgaben wie die digitale Langzeitarchivierung. Für die Planung eines neuen Standortes ging das Stadtarchiv von einer Kalkulation der in Zukunft zu übernehmenden Akten aus und plante auf dieser Grundlage den Bedarf. Auch in der Digitalen Agenda der Stadt Chemnitz hat sich das Archiv als eine tragende Säule zur Digitalisierung der Stadtverwaltung aktiv eingebracht.

Alle diese Maßnahmen und Herausforderungen und Lösungen haben im Archiventwicklungskonzepts des Stadtarchiv einen einheitlichen Rahmen erhalten. Dieser wurde für einen Horizont von sechs Jahren gemeinsam mit dem Hauptamt und der Kämmerei erarbeitet und durch einen Ratsbeschluss offiziell beschlossen. Die Coronakrise hat allerdings die Umsetzung des Plans in der Realität erschwert. Die vorhandenen Ressourcen stimmten nicht mehr mit der Planung überein, neue Aufgaben traten hinzu. Dennoch ist heute ein Umsetzungsstand von rund 70% erreicht. Ungeklärt ist beispielsweise die Lösung der Standortfrage.

 

Wieviel Unternehmen steckt im Archiv?

von Dr. Ulrich S. Soénius, Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv

Herr Dr. Ulrich Soénius fokussiert sich in seinem Beitrag auf Impulse, wie wirtschaftliche und unternehmerische Denkweisen in ein Archiv eingebracht werden können. Dabei stößt er auf die Frage, ob Archive Unternehmen seien. Es fehlen zwar entscheidende Faktoren wie die Produktion von Waren und Leistungen, jedoch ließen sich Ähnlichkeiten finden. Es finde eine Wertschöpfung statt und es würden auch Dienstleistungen angeboten. Daher könnten Archive von Unternehmen lernen.

Unternehmen ständen regelmäßig neuen Produkten, neuen Technologien oder auch neuen Themen gegenüber. Ebenso stünde es mit Archiven, weshalb von den Unternehmen entsprechende Strategien übernommen werden könnten. Dazu gehöre beispielsweise die Entwicklung eines Leitbildes. Ebenso könne eine gemeinsame Zieldefinition nach den SMART-Kriterien helfen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Zu den Zielen könnte die Zukunftsfähigkeit des Archivs gehören.

Herr Soénius plädiert dafür, auch das Thema Nachhaltigkeit für Archive zu betrachten. Vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeitsziele der UN wäre das Ziel einer hochwertigen Bildung erstrebenswert.

Archive könnten auf dem Feld der Transformation in die digitale Welt ein Beispiel für andere Unternehmen sein. Durch die Herausforderung der Digitalen Langzeitarchivierung seien Archive gezwungen, sich mit diesem Thema zu befassen.

Herr Soénius spricht sich für eine Agilität dergestalt aus, dass Archive proaktiv handeln und nicht darauf warten, dass bestimmte Themen von außen an sie herangetragen werden. Dies habe zudem einen “Überraschungseffekt” nach außen.

Panel B: Methoden und Instrumente zur Archiventwicklung

Moderation: Dr. Magnus Dellwig, Stadtarchiv Oberhausen

Dr. Magnus Dellwig berichtet aus seiner eigenen Erfahrung in einer Stadtverwaltung. Viele städtische Verwaltungsstellen hätten gelernt, ihre Bedürfnisse gezielt bei den Entscheidungsträgern vorzubringen und für sie positive Ergebnisse zu erzielen. Vor diesem Hintergrund möchte er Thesen für die spätere Diskussion präsentieren:

  1. Archivmanagement ist am erfolgreichsten, wenn es nicht nur als Führungsaufgabe verstanden wird. Unterschiedlichste Fachkenntnisse innerhalb des Archivs müssen zusammengeführt werden, um nach Außen besser kommuniziert werden zu können.
  2. Je kleiner die Organisationseinheit, desto wichtiger ist das ganzheitliche Auftreten gegenüber dem Träger.
  3. Visionen helfen bei der Entwicklung des Archivs. Durch die Überlegungen zu einem Idealtypus “Archivmanagement” könne die eigene Arbeit verbessert werden.

Jubiläen – Zwischen Belastungsgrenze und Innovationsschub

von Dr. Olaf Richter, Stadtarchiv Krefeld

Blog-Beitrag von Laura Michelbrink, M.A.

Anlässlich der 650-Jahrfeier der Krefelder Stadtrechtsverleihung setzte sich Dr. Richter mit der veränderten Rolle des Stadtarchivs bei vergangenen und heutigen Jubiläumsfeiern auseinander. Es stellen sich Fragen bezüglich der Möglichkeiten und Schwierigkeiten, das Archiv in der Öffentlichkeit zu stärken und damit auch bei der Behördenbetreuung voranzubringen: Ein Spannungsfeld zwischen Belastungsgrenze und Innovation.

Jubiläumsfeiern sind besondere Anlässe historischer Vergegenwärtigung, insbesondere im Unterschied zu Gedenktagen. Sie haben einen anderen Charakter als Gedenktage: Sie werden in größeren Zyklen begangen – man denke etwa an die 200-Jahrfeier der Französischen Revolution 1989. Jubiläen feiern immer auch Dauer, sie feiern Stabilität – denn es wäre auch denkbar, dass der Anlass nicht mehr bestünde (wenn etwa eine Gemeinde nach einem Krieg nicht mehr existiert). Die negative Alternative zum Jubiläum stellt somit das Vergessen dar. Diesem entgegenzuwirken, ist unter anderem Aufgabe der Archivar*innen. Ebenso wie Gedenktage sind Jubiläen Ergebnisse sozialer Aushandlungsprozesse. Beide tragen zur Identitätsstiftung bei und besitzen eine emotional erlebbare Komponente. Freilich gehen Jubiläen auch mit ökonomischen Aspekten einher: Münzen werden geprägt, Förderprogramme oder Stiftungen ins Leben gerufen usf.

Welche Rolle haben nun Archive bei Jubiläen? Zum einen ist da der offenkundige Rückgriff auf historische Quellenüberlieferung. Daneben gehören Archive – neben Museen, dem Stadtmarketing usf. – auch zu denen, die diese Aktivitäten ausrichten. Archive müssen ihr Angebot in einen von Politik und Verwaltung vorgegebenen Rahmen integrieren, müssen sich zwischen konkurrierenden Angeboten durchsetzen. Dabei gilt es das Alleinstellungsmerkmal des Archivs zu unterstreichen: Einzigartige historische Quellen zu präsentieren und zu deuten.

Dies lässt sich klassisch – mittels Veranstaltungen, Führungen, Ausstellungen – oder durch rein digitale Angebote umsetzen. Darüber hinaus bieten Jubiläen für Archive die Chance zum Rückblick auf die eigene Institution: Auf die bisherige Archivarbeit und Beiträge zur Forschung, Öffentlichkeitsarbeit; aber auch, um das Archiv einer kritischen Betrachtung zu unterziehen. Nicht zuletzt eröffnen sie die Möglichkeit für Neues. Z. B. für innovative, besondere Veranstaltungen: Konzerte oder ein Escape Room im Archiv sind solche Ideen. Damit gingen eine erhöhte Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit und eine neue Stellung des Archivs im Stadtgefüge einher. Die realistische Betrachtung zeigt freilich: Das Tagesgeschäft steht nicht still.

Wie sieht nun das Krefelder Jubiläum in diesem Jahr aus? Die Federführung der Feierlichkeiten wurde vom städtischen Marketing übernommen. Das historische Erinnern stellt keinen Schwerpunkt dar. Angebote der niedrigschwelligen Gedenkkultur stehen für das Archiv im Fokus: Ziel ist, einen möglichst großen Personenkreis einzubeziehen. Partizipation wird insgesamt großgeschrieben: So konnten Bürger*innen dem Stadtmarketing Ideen vorschlagen. Ein Beispiel ist das Projekt „Vom Gastarbeiter zum Krefelder“ durch die türkische Community, die das Archiv u.a. begleitet. Weitere Aktionen stellen unter anderem Flüge mit Heißluftballons und größere Festivitäten am Uerdinger Rheinufer dar. Auch das jährliche Kulturfest stand unter dem Motto des Jubiläums.

Wie hat sich das Archiv bei all dem einbringen können? Ursprünglich sollte eine größere Ausstellung zur Stadtgeschichte ins Leben gerufen werden – diese musste allerdings wegen Stellenvakanzen abgeändert werden. Seit dem 19. Januar 2023 gibt es außerdem im Archivfoyer eine Ausstellung des Künstlers Martin Lersch: Diese bietet eine fiktive Stadtansicht Krefelds im Jahr 1373 – kreiert auf Basis der wenigen bekannten Daten zur damaligen Siedlung, begleitet von einer kleinen Archivalienschau. Darüber hinaus gibt es eine Onlinereihe zur Stadtgeschichte: Über das Jahr hinweg werden mehrmals Beiträge zu historischen Themen veröffentlicht, z. B. zum Stadtwappen oder zur Namensgebung. Diese sind auf ein Laienpublikum zugeschnitten und prominent auf der städtischen Website vertreten. Darüber hinaus erscheinen in diesem Jahr drei weitere Krefelder Studien, u. a. zur Geschichte der Dionysuskirche (Bd. 18), eine „Kleine Geschichte Krefelds“ ist in Arbeit und vieles mehr. Generell beteiligt sich das Archiv an einer Vielzahl kultureller und politischer Veranstaltungen und bemüht sich um Aktivität im Social Media Bereich.

Fazit: Es gilt zu versuchen, mit vorhandenen Möglichkeiten und einem nicht primär auf historische Themen ausgerichtetem Programm dennoch mit historischen Themen ein möglichst großes Publikum zu erreichen und damit auch für das Archiv zu werben. Eine geschichtslose Stadt ist eine gesichtslose Stadt. Freilich muss auch konstatiert werden, dass ein Großteil der Bevölkerung sich nicht oder nur am Rande für die Arbeit in Archiven interessiert. Die Breitenstrahlkraft manch anderer Events wird nicht erreicht werden können. Es gilt weiterhin, die Qualität der archivischen Arbeit aufrechtzuerhalten und das eigene Angebot zielgruppenkonform zu präsentieren, ohne dass dabei das eigene Profil verloren geht. Ziel bleibt es in diesem Jahr, das Angebot des Archivs in der Krefelder Bevölkerung bekannter zu machen.

Frau Marner (LVR-AFZ) erkundigte sich nach der arbeitsmäßigen Mehrbelastung durch das Jubiläum und inwieweit sich dieses in den nächsten Jahren auswirken werde.

Dr. Richter räumte zwar eine grundsätzliche Mehrbelastung ein, verwies aber auf einige glückliche Koinzidenzen mit den Publikationszeitpunkten bereits vorher in Arbeit befindlicher Werke. Außerdem konnte die Arbeitslast des Archivs durch die breite Verteilung auf viele Mitarbeitende gut bewältigt werden. Die Zukunftsperspektive sei positiv, u. a. könnten viele Projekte wieder aufgegriffen werden, die im Zuge der Corona-Pandemie unterbrochen werden mussten.

Stadtarchiv vs. Institut für Stadtgeschichte? Recklinghausen als Beispiel für eine komplementäre Konzeption.

von Dr. Matthias Kordes, Institut für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen

Blog-Beitrag von Vincent Camillo Ries, M.A.

Dr. Kordes erläuterte die Möglichkeiten institutioneller Zusammenlegungen von städtischen Archiv- und Museumsinstitutionen am Beispiel des „Instituts für Stadtgeschichte/Stadt- und Vestisches Archiv Recklinghausen“. [Die „Vest Recklinghausen“ ist ein in der gleichnamigen Stadt und Umgebung weiterhin gebräuchlicher historischer Territorialbegriff.] Zunächst hob Dr. Kordes heraus, dass es in Recklinghausen nicht zur Fusion, sondern zur „Aneinanderfügung“ zweier paralleler geschichtskultureller Institutionen gekommen sei. Beide Einrichtungen seien in den 1920er Jahren gegründet worden und Ausdruck eines kulturinfrastrukturellen Nachholbedarfs der rasant angewachsenen Ruhrgebietsstädte nach dem Ersten Weltkrieg. Über Jahrzehnte hinweg wurde die Leitung des Stadtarchivs nebenamtlich durch Studienräte übernommen. Erst seit 2001 wurde ein hauptamtlicher Leiter mit Fachausbildung eingesetzt.

Das stadthistorische Museum existierte zwischen 1922 und 1945 sowie zwischen 1986 und 2014. Angesichts einer technisch und konzeptionell veralteten Dauerausstellung, nur mittlerer dreistelliger jährlicher Besucherzahlen und fehlenden Leitungspersonals wurde seit 2005 eine langwierige kommunalpolitische Diskussion zur Zukunft des Hauses geführt. Eine Begutachtung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen empfahl die Schließung. Stattdessen kam es jedoch zur Aneinanderfügung von Archiv und Museum unter dem organisatorischen Dach des Archivs.

Exklusiv zur Neukonzeption und Betreuung der Dauerausstellung wurde eine zusätzliche 2/3 Stelle aus dem Fachbereich Kunstgeschichte besetzt und kulturpolitische Ziele definiert:

  1. Rettung Museumssubstanz
  2. Stärkung und Weiterentwicklung von Archiv und Museum
  3. Erzielung von Synergieeffekten aus der Zusammenwirkung beider Institutionen
  4. Reichweitensteigerung zur Gewinnung weiterer Archivnutzer*innen und Museumsbesucher*innen

Als Vorbild diente das 1992 durch Umstrukturierung des dortigen Stadtarchivs geschaffene „Institut für Stadtgeschichte“ in Frankfurt am Main. In Recklinghausen soll die neue Institution einen gleichberechtigten Platz neben der Kunsthalle und dem Ikonenmuseum einnehmen, wenngleich auch mit deutlich geringerem Budget.

Die Doppelkonstruktion birgt ein großes öffentlichkeitswirksames Potenzial bei Geschichtsdarstellung und –vermittlung im Sinne der „Public History“ und ermöglicht neue Formen der Interaktion. Dabei soll insbesondere ein nicht einschlägig vorgebildetes Publikum erreicht werden. Als Form der „Citizen Science“ sollen Bürger*innen im Rahmen des Kulturentwicklungsprogramms an wissenschaftlichen Projekten beteiligt werden. Dabei kann auch an die Arbeiten der seit den 1980er Jahren bestehenden Geschichtswerkstatt angeknüpft werden, die bereits die montangeschichtliche Erforschung eines Stadtteils durchführte.

Die kommunale Doppelkonstruktion aus Archiv und Museum berge jedoch Risiken: Es können zu einer Überdehnung der eigenen Handlungsfelder mit zu großen Schnittmengen zu anderen Institutionen, wie etwa der Volkshochschule, kommen. Außerdem könne das Stadtarchiv zunehmend in einen Sog zur Übernahme freiwilliger Aufgaben der Kulturpflege geraten und so das archivische Kerngeschäft seine öffentliche Wahrnehmbarkeit einbüßen. Außerdem ist bei Projekten, welche eine breite bürgerschaftliche Beteiligung anstreben auf die Begrenzung durch Verwaltungsfachgesetz und Datenschutz zu beachten. Letzteres sei angesichts der erwogenen Einbettung des neuen Archivgesetzes in des NRW-Kulturgesetz hochaktuell.

Zur Minimierung dieser Gefährdungspotenziale wurden einige grundlegende Voraussetzungen geschaffen: Museum und Archiv verfügen jeweils über voneinander unabhängige Satzungen, so dass die modulare Struktur des Institutes gewahrt bleibt. Eine organisatorische Entkoppelung beider Einrichtungen bleibt jederzeit möglich. Dies wird auch durch getrennte Bestandsverzeichnungen berücksichtigt. Außerdem müsse die Position der Institutsleitung, unter Berufung auf das Archivgesetz als kommunale Pflichtaufgabe, stets mit einer/einem Facharchivar*in besetzt sein. Zusätzlich wird die Schärfung des Profils auch durch den Austausch mit gleichartigen Institutionen in der Geschichtslandschaft des Ruhrgebiets, wie etwa das „Stadtarchiv – Bochumer Institut für Stadtgeschichte“ und das „Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen“ begünstigt.

Die Gefahren musealer und archivischer Mischinstitutionen zeichnet sich am Beispiel einer Kommune des südlichen Sauerlandes ab, wo anstelle einer/eines ursprünglich vorgesehenen hauptamtlichen Facharchivar*in des höheren Dienstes nur eine 1/3-Stelle zugunsten einer Museumsleitung in Vollzeit geschaffen wurde. Eine solche Entscheidung bedrohe die Ausführung archivischer Kernaufgaben substanziell.

Abschließend betonte Dr. Kordes, dass eine Verbindung von Archiv und Museum immer wieder neu ausgehandelt werden müsse. Die hier auftretenden Spielräume seien sehr weit, manchmal zu weit. Selbst bei unangefochtener Stellung einer hauptamtlichen Archivleitung bestehe keine Garantie für eine tragfähige Entwicklung des Archivs.

Daher appellierte Dr. Kordes solchen scheinbar innovativen Konstruktionen mit gesunder Skepsis zu begegnen, da stets die Bestandserhaltung als archivisches Kerngeschäft im Blick behalten werden müsse. Als letzte Verteidigungslinie sei man unbedingt auf ein starkes Archivgesetz angewiesen.

Dr. Lessing erkundigte sich, wie die alltägliche Aufteilung des Personals nach Archiv- und Museumsaufgaben erfolge.

Dr. Kordes erläuterte, dass das Archivpersonal weiterhin primär in seinem Kernbereich eingesetzt werde und bei Bedarf kleinere Aufgaben im Museumsbetrieb übernehme. Die eigens hierfür angestellte Kunsthistorikerin sei hingegen ausschließlich museal tätig.